circolare spese ospitalità rappresentanza novembre 2011.d…

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COMUNE DI REGGIO EMILIA
Reggio Emilia, 7.11.2011
Prot. Segr.gen n. 53/2011
Ai Dirigenti
Ai Funzionari
OGGETTO: Regolamentazione spese di ospitalità e di rappresentanza
Al fine di razionalizzare la spesa e di utilizzare in modo appropriato ed inerente la normativa relativa
alle spese di ospitalità e di rappresentanza nonché suddividere le due tipologie di spesa, si rende necessario
ribadire alcuni concetti e modalità operative a valere dalla data della presente circolare.
Per quanto riguarda le spese di ospitalità si fa presente che il Comune non può sostenere costi
relativi a spese di ospitalità per soggetti ai quali è stato conferito un incarico retribuito. Il compenso pattuito,
pertanto, deve essere comprensivo delle spese di pernottamento e ristoro che l’incaricato deve sostenere
provvedendo autonomamente al pagamento delle stesse (da specificare nel disciplinare d’incarico). Infatti
l’evoluzione normativa fiscale a partire dal 2006 ha chiarito che il pagamento diretto da parte del Comune
delle spese di ospitalità è da considerarsi quale compenso in natura da assoggettare allo stesso regime fiscale
del corrispettivo pattuito (cfr Agenzia delle Entrate, Circolare n. 28 del 4/8/2006, punto 38; Circolare n.11/E
del 16/2/2007, punto 7.2; DL n. 223/2006 che ha modificato il comma 5 dell’art.54 del Testo unico imposte
sui redditi).
Si ritiene invece ammissibile sostenere spese di pernottamento e ristoro per ospiti che partecipano a
iniziative presso la nostra Amministrazione a titolo gratuito, in assenza di rapporto di lavoro e/o prestazione
con il Comune. In tal caso si ritiene possibile, in via del tutto eccezionale, prevedere che la persona sia
accompagnata a pranzo da un Amministratore o, in assenza di questo, dal Dirigente del Servizio o da una
persona sola dallo stesso indicata. Nella lettera-contratto (vedi allegato A) che prevede la prestazione a titolo
gratuito, devono essere quantificate le spese di ospitalità a carico dell’Ente: spese di trasporto da
corrispondere direttamente all’agenzia di viaggio, spese per il ristoro e il pernottamento da corrispondere ai
ristoranti e alberghi convenzionati ai prezzi concordati nel limite del trattamento di missione previsto per gli
Amministratori dal D.L. 78/2010 e dalla successiva intesa in sede di “Conferenza Stato-città ed autonomie
locali (€ 40,00 per il pasto ed € 144,00 per il pernottamento)
Pertanto, al Servizio Finanziario, relativamente alle spese di ospitalità, dovranno pervenire
liquidazioni con allegati i disciplinari di incarico o le lettere-contratto, per consentire la verifica dei requisiti
richiesti.
Nel caso di spese di rappresentanza da intendersi, secondo la giurisprudenza della Corte dei Conti,
come spese che si fondano “sulla effettiva esigenza per l'Ente di manifestarsi all'esterno e di intrattenere
pubbliche relazioni con soggetti estranei, al fine di mantenere o accrescere il prestigio dell'Amministrazione
e richiamare l'attenzione di soggetti qualificati, oltre che dell'opinione pubblica in generale” (Corte dei
Conti, Sezione controllo Regione Molise n. 462 del 2 settembre 1992), occorre debitamente motivare dette
spese in determina, con precisi riferimenti soggettivi, temporali e modali che consentano una adeguata
valutazione della rispondenza ai fini pubblici delle spese, assumendo impegni specifici e, dal 2012, su
capitoli dedicati alla luce degli adempimenti richiesti dal DL 138/2011, art. 16, c.12, e del DL 78/2010, art.
6, c.8.
Si allega alla presente circolare una esemplificazione di quelle che possono qualificarsi “spese di
rappresentanza” (allegato B).
In ogni caso, sia che si tratti di semplice ospitalità oppure di rappresentanza, in sede di liquidazione
delle spese occorre allegare alla fattura l’attestazione allegata (allegato C).
Infine, per quanto concerne il ricorso a rinfreschi o catering, si ricorda che tale tipologia di spesa è da
considerarsi ammissibile esclusivamente in occasione di eventi che rientrino nei presupposti sopra indicati
per le spese di rappresentanza (esigenza di manifestarsi all’esterno, intrattenere pubbliche relazioni con
soggetti estranei, mantenere e/o accrescere il prestigio dell’Amministrazione).
Da ciò si desume che sono da ritenersi ammissibili, a titolo esemplificativo, in occasione di
inaugurazioni, mostre, convegni ecc. con assoluta esclusione di incontri tra soggetti appartenenti alla sola
Amministrazione, compresi i rappresentanti dell’ente presso enti, aziende o istituzioni.
Per quanto concerne l’ammontare della spesa ammissibile per tali fattispecie si richiama all’esigenza
di rispettare i principi di ragionevolezza, proporzionalità e contenimento della spesa pubblica.
Certi della Vostra collaborazione l’occasione è gradita per porgere cordiali saluti.
Il Segretario generale
Il Direttore generale
Dr. Domenico Rebuttato
Dr. Mauro Bonaretti
ALLEGATO A
Alla c.a. …………………………..
Oggetto: ……………………………………
Gentilissima/Egregio ……………,
ringraziandoLa anticipatamente per il Suo contributo alla realizzazione dell’iniziativa …………..., siamo con la presente a
riepilogarLe i Suoi appuntamenti in merito:
[ESEMPIO]
a)
Venerdì 6 Maggio 2010 – Ore **** – Chiostri di San Pietro
Inaugurazione - Verde, bianco e rosso. Una fotografia dell’Italia
b) ……………………………
La informiamo inoltre che sarà nostra cura occuparci dell’organizzazione della Sua trasferta e di tutto quanto concerne
l’ospitalità per le seguenti giornate …………………………….
Le spese relative a trasferta, vitto e alloggio oppure vitto e alloggio nell’ambito dello svolgimento dell’iniziativa in
oggetto saranno da considerarsi a carico del Comune di Reggio Emilia; si intendono come tali le spese strettamente
necessarie e legate alla durata della collaborazione, che il Comune sosterrà in maniera diretta nel limite del budget di
euro …….….. come previsto da regolamentazione interna dell’Ente.
Non sarà in alcun modo possibile procedere ad alcun rimborso spese a piè di lista.
RingraziandoLa per l’attenzione e la collaborazione, rimaniamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e
necessità.
I nostri più cordiali saluti.
Il Dirigente
______________________________
PER PRESA VISIONE E ACCETTAZIONE
Data _____________________________
Firma _____________________________________
ALLEGATO B
TIPOLOGIE SPESE DI RAPPRESENTANZA AMMISSIBILI E TIPOLOGIE ESCLUSE
Sono da considerarsi spese di rappresentanza le seguenti tipologie di spesa:
a) Addobbi floreali per gli uffici di rappresentanza dell’Ente
b) Piccole consumazioni, rinfreschi, colazioni di lavoro, servizi fotografici, di stampa, di pubbliche
relazioni, traduzioni, addobbi e impianti vari in occasione di visite ufficiali di personalità di rilievo
estranee all’Ente
c) Stampe di inviti, addobbi e impianti vari, servizi fotografici e di videoregistrazione, pranzi,
colazioni, rinfreschi, trasporti, piccoli doni a contenuto simbolico, in occasione di cerimonie ufficiali
dell’Ente, alle quali partecipano autorità e/o personalità rappresentative estranee all’Ente
d) Riconoscimenti (targhe, medaglie, oggetti simbolici) a personalità e/o membri di delegazioni italiane
o straniere in visita all’Ente o in occasione di visite all’estero compiute da rappresentanti dell’Ente
e) Spese di ospitalità, comprese le spese di viaggio, per autorità di particolare rilievo e personalità in
campo culturale, scientifico, sociale, economico e sportivo che prestano collaborazione a titolo
gratuito e per gli accompagnatori in rappresentanza dell’Ente
La suddetta elencazione non ha carattere esaustivo, né tassativo, ed è quindi suscettibile di applicazione
analogica laddove si ravvisi la finalità della spesa alla proiezione all’esterno dell’immagine del Comune in
rapporto ai propri fini istituzionali ((Corte dei conti, Sezione controllo Regione Molise n. 371/C del 29
dicembre 1994), per il mantenimento e l’accrescimento del suo prestigio.
Sono da considerarsi escluse le seguenti tipologie di spesa:
1. colazioni di lavoro e consumazioni varie effettuate da Amministratori e dipendenti dell’Ente in
occasione dello svolgimento della normale attività (riunioni, commissioni, …) per la quale
percepiscono il trattamento di missione o il gettone di presenza;
2. colazioni e/o cene esclusivamente tra soggetti appartenenti all’Amministrazione, compresi i
rappresentanti dell’ente presso enti, aziende o istituzioni;
3. omaggi ad amministratori o dipendenti.
ALLEGATO C
COMUNE DI REGGIO EMILIA
Con la presente si attesta che la/le fatture allegate sono relative a spese di ospitalità del
Sig.__________________________________ presente a Reggio Emilia in data _____________ in
qualità di ___________________________________________________________________________1
per partecipare all’iniziativa ___________________________________________________________2 .
Le fatture sono relative a:
pernottamento presso hotel/albergo _____________________________________ per € ____________
pranzo/cena presso ristorante __________________________________________per € ____________.
Al pranzo era presente in rappresentanza dell’Amministrazione _______________________________3.
Si attesta che la personalità sopra indicata non ha percepito alcun compenso per la partecipazione
all’iniziativa di cui sopra.
Il Dirigente
1
Specificare qualifica della persona es. relatore a convegno, ecc.
Specificare iniziativa a cui ha partecipato l’ospite
3
Specificare nome dell’Amministratore o del Dirigente o della persona dallo stesso indicata
2