Dematerializzazione - Forges

DEMATERIALIZZAZIONE,
DOCUMENTO DIGITALE
E PROCEDIMENTI:
UN APPROCCIO ORIENTATO
AI RISULTATI
Alessandro Adamo
[email protected]
Marketing manager Public Sector
Microsoft Italia
In collaborazione con itConsult
9-12 maggio 2011
COME VEDIAMO IT & SETTORE PUBBLICO
 Forte attenzione verso contenimento e razionalizzazione della spesa
 "Keeping the lights on… " (Gartner)
 Le promesse dell’eGovernment ... e il nuovo CAD
 Un importante ruolo guida delle Amministrazioni Pubbliche per uscire
dalla crisi
Nel frattempo nel panorama IT:
 Il Web 2.0 (nuove applicazioni di CRM, Open Government, Open Data)
 …il Cloud Computing
 Una opportunità per la Pubblica Amministrazione
LA NOSTRA OFFERTA PER LA PA
• Una iniziativa per l’innovazione nella PA:
Connected Government Framework (ex Citizen Service
Platform)
• Obiettivi
• Aiutare gli Enti Pubblici a implementare il Codice della PA Digitale
• Superare la logica dell’eGovernment così come è stato realizzato in Italia negli
ultimi anni con un:
• Approccio integrato e di piattaforma
• Superamento della logica di sviluppo delle soluzioni “ad isola” (strumenti
software diversi per gestire processi differenti)
• Non solo portali e front-office ma anche “backoffice” inteso non solo
come soluzioni legacy applicative ma anche come soluzioni per
l’efficienza dei processi
• Rapidità nella messa in esercizio dei progetti
CHE COS’È
CONNECTED GOVERNMENT FRAMEWORK
Connected Government Framework è un
insieme di componenti, Building Block, detti
Template, che rendono possibile una
perfetta integrazione dei principali prodotti
e servizi Microsoft nell’ottica di facilitare la
creazione di soluzioni per la Pubblica
Amministrazione e servizi per il
cittadino e le imprese.
Prodotti Microsoft
- SharePoint  il documento al centro
- Dynamics CRM  il cittadino al centro
- Servizi on the Cloud
Partner
Solutions
Microsoft
Products
& Services
Templates
Connected Government
Framework
ULTERIORI ELEMENTI DELLA NOSTRA
PROPOSTA
• Obiettivo del Connected Government Framework
− Condividere le migliori esperienze internazionali
− Una architettura di riferimento orientata ai servizi
− Una piattaforma estendibile (con la garanzia
della manutenibilità ed evoluzione nel tempo)
− Il CRM come elemento di discontinuità nelle
offerte di eGov (gestione integrata delle pratiche)
− Pronto per una logica Cloud Computing e
Web 2.0
− Favorire lo sviluppo da parte dei partner locali di
soluzioni basate sul Framework per creare un
approccio modulare ed evolutivo all’innovazione
per un Ente pubblico
ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO…1
Una piattaforma per la dematerializzazione
•
•
•
•
Collaborazione e condivisione di dati e documenti
Document management e workflow/procedimenti
• Integrazione con soluzioni di Protocollo Informatico a norme DigitPA e
Archiviazione Ottica Sostitutiva di terze parti
Dalla logica del File System alla “Just in time Intranet” (spazi di lavoro
condivisi)
...fino alla corporate memory dell’organizzazione pubblica (Intranet
dipartimentali e comunali)
• Integrazione con Piano esecutivo di Gestione
• Intranet organizzativa
Gestione dei documenti secondo le norme vigenti in materia di Protezione dei
dati, sicurezza e privacy
ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO…2
Moduli elettronici: l’eGovernment possibile
Uno strumento facile, sicuro ed efficace per sviluppare
soluzioni per erogare servizi di III e IV livello ai cittadini
•
•
•
•
Gestione completa modulistica elettronica
Possibilità di pubblicare moduli sul web/chioschi (es. DIA)
Associabile ad un workflow di back- end approvativo
Creazione automatica di processi a seguito di lettura
semantica di e-mail, sms, messenger.
Funzionalità di Business Intelligence
Balanced Scorecard e cruscotti direzionali
Il Portale istituzionale del Comune
Gestione efficente del sito web del Comune (Web Content management)
Gestione completa di tutte le comunicazioni con i cittadini
Gestione integrata delle pratiche del cittadino
Estensione a funzionalità di Collaborazione in tempo reale/VoIP
ARCHITETTURA DEL FRAMEWORK
(UN MODELLO IBRIDO)
Portale per i cittadini
Public
Cloud
Hosted
Portal
PUBLIC CLOUD
Public
Data
Feeds
Cittadini
Citizen
Identity
Hosted CRM and
Case
Management
Search
Government
Data Feeds
Government
Hosted Portal
PRIVATE CLOUD
Dipendenti
pubblici
Document
Management
Government Data Center
Portale Ente Pubblico
ESEMPI DI SERVIZI AL CITTADINO
IN ITALIA E NEL MONDO
- CASI DI STUDIO -
SERVIZI INNOVATIVI PER IL CITTADINO
IN ITALIA E NEL MONDO
Comune di Milano
Milano più “Semplice” con il numero 020202: il Contact Center del Comune di
Milano risponde a quasi due milioni di chiamate all’anno.
Elementi distintivi
Il sistema, unico in Italia, semplifica le relazioni tra Amministrazione e City User, consentendo
all’Ente di monitorare l’andamento delle richieste, pianificare gli interventi di assistenza,
affrontare i picchi di produzione interna, eliminare le code agli sportelli e avviare le pratiche
amministrative con ticket elettronici di lavorazione, consentendo anche risparmi di carta.
Dynamics CRM, Piattaforma Live, Virtual Earth
Regione Veneto
Migliorare i rapporti con il cittadino può significare diventare più efficienti e
rapidi nelle risposte. Su questo concetto ha lavorato Regione Veneto
nell’implementare un progetto innovativo di comunicazione integrata che
coinvolge portale istituzionale, intranet, strumenti di collaborazione e
comunicazione istantanea.
Elementi distintivi
L’utilizzo esteso di una piattaforma IT integrata ha permesso di creare una soluzione di
comunicazione integrata che da un lato ha reso sempre disponibili e facilmente reperibili
tutte le informazioni e i documenti necessari all’attività quotidiana dei dipendenti della
Regione, dall’altro ha evitato che queste informazioni circolassero inutilmente intasando rete
e storage aziendale.
Office, SharePoint, Communications Server, Exchange
WWW.EYEONEARTH.EU
Users can see reported
issues on a map and
other users’ comments
…
…see report basic info…
Here we have the empty
application just created ready
to go!!!
IN CONCLUSIONE
• Una visione d’insieme sull’innovazione degli Enti Pubblici
che nasce da esperienze internazionali con Enti locali di
tutto il mondo.
• Superare le logiche dell’eGov 1.0 per portare in esercizio
soluzioni in tempi rapidi, più semplici, più flessibili e con
costi competitivi.
• Il valore di una piattaforma integrata per la
dematerializzazione e per i servizi al cittadino.
PER MAGGIORI APPROFONDIMENTI
Sito internazionale ufficiale sul Connected Gov Framework
www.microsoft.com/cgf
Sito per PA italiano
www.pubblicamministrazione.ms
CONTATTI
Alessandro Adamo
Marketing manager settore pubblico
[email protected]
Dematerializzazione,
Documento Digitale e
Procedimenti: una risposta
pratica alle sfide
dell’Amministrazione Digitale
Paolo De Franceschi,
Area Manager Nord Est
In collaborazione con:
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Gestire il dato Non Strutturato
 Le linee guida della nuova Amm.ne Digitale
comportano la gestione di una mole
crescente di
–
–
–
–
Documenti, e-mail, fax, …
Dati provenienti da fonti disomogenee
Processi, procedure, prassi
Basi di conoscenza
 Sono informazioni importanti quanto i dati
strutturati
– Trasversali all’organizzazione
 Vanno gestiti in maniera strategica, con un
approccio organizzativo E tecnologico
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Organization Intelligence
 Approccio strategico trasversale
– Non limitarsi a rispondere alla singola mera
esigenza
– Attuare un Disegno Strategico applicabile
all’intera organizzazione
 Documento informatico e gestione flussi
documentali
 Dematerializzazione
 Firme e identità digitali
 Organization Intelligence
– modella, sviluppa, valorizza l’intelligenza di
ciascuna organizzazione, facendo leva sui
Processi che la governano, le Competenze
che occorrono per eseguire i processi, e i
Contenuti che i processi producono
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L’Azienda
 it Consult, produttore di software
di Urbino, è il leader di mercato su
Organization Intelligence
– Gestione Documentale, Business Process,
Enterprise Content, Knowledge Management
 Attiva sull’intero territorio nazionale e in
espansione internazionale
 Partner di riferimento di Microsoft per BPM,
KM, Gestione Documentale, Archiviazione,
Protocollo Informatico
– Microsoft Partner Gold
–
–
–
–
–
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Independent Software Vendor (ISV)
Content Management
Portals and Collaboration
Search
Digital Marketing
L’Azienda (2)
 Approccio innovativo e metodologia integrate
 Piattaforma software per
Organization Intelligence
 Sito web: articoli, white paper, blog
 Corsi presso Università (Urbino, UniCal, ...) e
Master (STOA’, ALMAWEB, …), Ricerca
scientifica (Progetti e Dottorati di Ricerca
UnivPM)
 Convegni Knowledge Box
(dal 2002)
 Citata da Gartner
– Product Map Europea per ECM
– Case Study su Marina Militare Italiana
– …
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Quali Funzionalità
Protocollo Informatico
Video
Dematerializzazione
Context-Aware
Virtualizzazione Posta
Audio
Conservazione
Aggregazione
Imaging
Archiviazione
Business Process Management
Persone al centro
Content Management
Semantic
Organization Intelligence
Convergenza
Knowledge Management
Documenti
Usabilità
Gestione Documentale
Semplicità
Search
Social Software
Collaboration
Form Elettronici
Records Management
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Processi
Unified Communication
Competenze
Scansioni e OCR
Piattaforma trasversale
Gestione
Processi
(workflow)
Gestione
Document.
(BPM)
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Funzionalità verticali
…
Protocollo
Informatico
Archiviazione
Documentale
Portale del
Cittadino
Gestione
Processi
(workflow)
Gestione
Document.
Dematerializzazione
(BPM)
Conservazione
Sostitutiva
Posta
Virtuale
Firma Digitale
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Piattaforma e Vertical
Gestione Processi
(BPM)
…
Workflow
Documentali
…
Gestione della
Conoscenza (KM)
Portale
Intranet/Extranet
…
Gestione Documentale
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Protocollo
Informatico
…
Portale del
Cittadino
…
Firma
Digitale
Archiviazione
Documentale
…
Conservazione
Sostitutiva
…
Dematerializz.
Ufficio Postale
Virtuale
Collaborazione, Search
Integrazione con Office
…
Cloud Computing
Microsoft SharePoint (1)
 La piattaforma di riferimento è Microsoft SharePoint
– Windows SharePoint Foundation
– SharePoint Server
 Caratteristiche Funzionali:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
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Portale di collaborazione intranet/extranet/internet
Gestione documentale avanzata (Metadati, categorizzazione,
versioning, …)
Ricerca avanzata e selettiva
OCR automatico full text anche su files scanditi
Repository centralizzato
Strong Security (integrazione con Active Directory e Right
Management Server)
Architettura flessibile, scalabile e fault tolerant
Integrazione nativa con Microsoft Office System
…
Microsoft SharePoint (2)
Business Connectivity Services
InfoPath Form Services
External Lists
Workflow
SharePoint Designer
Visual Studio
API Enhancements
REST/ATOM/RSS
PerformancePoint Serv.
Excel Services
Chart Web Part
Visio Services
Web Analytics
SQL Server Integration
PowerPivot
Social Relevance
Phonetic Search
Navigation
FAST Integration
Enhanced Pipeline
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Ribbon UI
SharePoint Workspace
SharePoint Mobile
Office Client and Office Web App Integr.
Standards Support
Tagging, Tag Cloud, Rating
Social Bookmarking
Blogs and Wikis
My Sites
Activity Feeds
Profiles and Expertise
Org Browser
Enterprise Content Types
Metadata and Navigation
Document Sets
Multi-stage Disposition
Audio and Video Content Types
Remote Blob Storage
List Enhancements
In pratica:
la PA del futuro richiede…
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Il progetto iniziale
Testo Unico DPR 445/2000
Protocollo
Informatico
Formazione
Piattaforma josh
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Gestione
Documentale
L’evoluzione
Codice Amministrazione Digitale
Protocollo
Informatico
Analisi
Formazione
procedure
e titolario
Piattaforma
josh
Piattaforma
josh
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Workflow
Sportello
Gestione
per
Unico
Documentale
erogazione
prestazioni
Cittadino
josh VPO!
Portale
josh
Protocollo Informatico
Sportello Virtuale Polifunzionale
Pubblicazione Albo Pretorio
Richieste servizi on line
Accesso on line ai
procedimenti
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PEC E SMS
Workflow (procedimenti amministrativi,
backoffice)
Misura del servizio
Gestione Documentale (atti, concessioni ecc.)
josh
 Piattaforma software per Organization
Intelligence :
– Business Process Management (BPM)
– Knowledge Management (KM)
– Enterprise Content / Document Management
(ECM/DM)
 Disegno, Esecuzione e Monitoraggio di tutti
i processi aziendali, documentali e non
 Capitalizzazione del Know-how
 Permette di Gestire in autonomia i processi
aziendali e la loro evoluzione
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josh Archive!
 Archiviazione Documentale e
Conservazione Sostitutiva
– Scansione dei documenti
– Archiviazione automatica, classificazione in
SharePoint con realizzazione di fascicoli virtuali
– Integrazione con ambienti ERP (SAP, AS400,
Navision ...) per ricongiungimento del documento
digitale con la registrazione nel gestionale
– Firma e Memorizzazione su dispositivo digitale
 Dematerializzazione
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josh Protocol!
 Piattaforma software per il Protocollo
Informatico a Norma Cnipa/DigitPA
– Copertura di tutti i livelli dello standard
Cnipa/DigitPA compreso il Workflow
Documentale ed il BPR
– Strumento di scansione e firma digitale dei
documenti
– Fascicolazione
– Dematerializzazione
– Conservazione sostitutiva
 Integrato con josh per sfruttare tutte le
caratteristiche di WF/BPM e per una totale
copertura dell’Organization Intelligence
della PA
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josh VirtualPostOffice!
 Sistema di postalizzazione massiva
– Totalmente integrato con il sistema di Gestione
Documentale
– Completamente integrato in SharePoint,
utilizzabile direttamente da Microsoft Office
– Possibilità di gestione per centri di costo,
consuntivazione e contabilizzazione dell’attività
postale
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Protocollazione
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Registro di Protocollo
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Elenco dei Fascicoli
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Contenuto di un Fascicolo
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Processo (Iter) di Approvazione
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Processo (Iter) di Smistamento
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Portale Servizi Cittadino Imprese
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SUAP:sportello unico att.produttive
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Focus sulle persone della PA
 I sistemi di Organization Intelligence sono
richiesti, usati e in gran parte governati da
funzionari NON IT (organizzazione,
direzioni, resp. di AOO, …)
– Le tecnologie e le metodologie non sono rivolte
necessariamente agli specialisti informatici
 A supporto della gestione dei processi che
possono cambiare spesso
– Per affrontare e risolvere il nodo dei tempi di
risposta al business da parte dell’IT quando i
processi cambiano
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I Plus, in sintesi
 Approccio complessivo all’Organization
Intelligence: Business Process, Knowledge
e Document Management
– Gestione del dato non strutturato in maniera
trasversale all’organizzazione
 Piattaforma Software basata su standard
di mercato, in particolare su Microsoft
SharePoint
 Vertical che soddisfano esigenze di legge,
di dematerializzazione, di completa
integrazione della gestione documentale
con i processi dell’organizzazione
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Grazie per l’attenzione
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