Manuale IntranetDPS per Responsabili

Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Manuale per l'uso di IntranetDPS
Responsabile
Accesso ................................................................................................................................................................... 2 Elenco trattamenti............................................................................................................................................ 4 Incaricati ............................................................................................................................................................ 12 Stampa nomine incaricato......................................................................................................................... 14 Procedura amministrativa interna ........................................................................................................ 17 1 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Accesso
Accedere il sito: https://dps.uniud.it con le proprie credenziali di posta elettronica SEMEL
2 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Selezionare l'unità su cui si vuole agire cliccando sulla descrizione disponibile nel box
"Unità per cui si ha un incarico con mansioni di amministrazione"
Se correttamente selezionato comparirà il nome dell'unità impostata
3 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Elenco trattamenti
Selezionare la sezione "Gest. Trattamenti"
Verificare i trattamenti accedendone i dettagli con un doppio click sulla descrizione
(tralasciare il Tab Dispositivi che per ora non deve essere compilato)
Aggiungere eventuali trattamenti cliccando sull'icona con il segno di addizione verde
"Nuovo" in fondo a destra.
4 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Descrizione delle tab da verificare/aggiornare
Tab Generale
5 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Tab Finalità
6 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Tab Modalità
7 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Tab Natura
8 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Tab Comunicazione
9 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Tab Interessati
10 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Tab Misure
NON si compili il tab Dispositivi
11 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Incaricati
Scegliere la sezione in alto a sinistra: Gest. Incaricati
Trasportare dal box Elenco utenti Disponibili a Elenco incaricati i colleghi che trattano dati
nella propria struttura
12 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Se nella struttura trattano dati colleghi incardinati in altre strutture si allarghi la ricerca dei
colleghi disponibili spuntando il Tipo di ricerca "non limitata"
Accedere la sezione Assegnazioni per associare i trattamenti agli incaricati:
1. scegliere l'Oggetto "Trattamenti" nel box centrale di sinistra;
2. selezionare l'incaricato nel box centrale di destra e trascinarlo nel box in alto;
3. selezionare i trattamenti di cui è incaricato il collega appena selezionato e trascinarli
nel box al fondo
13 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Stampa nomine incaricato
Riaccedere la sezione Gest. Incaricati, cliccare sul bottone Rendi/Revoca tutti stampabili,
selezionare il collega per cui stampare la lettera di incarico, cliccare su Stampa Lettera
14 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Cliccare su Genera Lettera, cliccare sull'iconda Acrobat Reader della colonna Download
Stampare la lettera da firmare da parte del responsabile, consegnare all'incaricato, ritirare
la lettera firmata per presa visione e fascicolare presso la struttura.
15 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna 16 Manuale IntranetDPS per Responsabili e procedura amministrativa interna Procedura amministrativa interna
Le nomine del responsabile agli incaricati possono essere stampate dal programma
IntranetDPS (https://dps.uniud.it, credenziali di posta elettronica Semel).
Le nomine vanno consegnate all'incaricato che le verificherà e potrà chiederne la modifica
al fine di renderne il contenuto più aderente alla propria realtà lavorativa.
Una volta raggiunta la versione finale della lettera si dovrà trattenerne una copia firmata
per presa visione, fascicolarla nella propria struttura senza protocollazione e conservarla
mettendole a disposizione per eventuali controlli sia interni che da parte di autorità
esterne.
Per i responsabili di strutture in cui si svolgono attività di ricerca proponiamo l'utilizzo in
IntranetDPS di un incaricato generico "Personale Docente, Ricercatore e collaboratori alla
ricerca di Struttura" e di un trattamento generico "Attività di ricerca di competenza".
Questo genererà una lettera di incarico generica da consegnare a tutti coloro che svolgono
attività di ricerca in dipartimento in qualità di responsabile/capogruppo/referente della
ricerca.
La figura così incaricata che dovesse trattare poi effettivamente dati personali per progetti
o per attività istituzionale dovrà descrivere tale trattamento utilizzando un modulo
presente in rete con cui sottoscrive il codice di deontologia per il trattamento dei dati per
scopi scientifici e statistici e lo fa sottoscrivere anche a tutti i collaboratori della ricerca
(che trattano dati) e ai futuri incaricati che per future ricerche useranno i dati personali.
Le schede sono due a seconda che il trattamento avvenga in un progetto:
(http://www.uniud.it/ateneo/organizzazione/servizi_personale/dati_personali/Modello%20
Progetto%20di%20ricerca%20con%20trattamento%20dati%20personali.docx)
o per compito istituzionale:
(http://www.uniud.it/ateneo/organizzazione/servizi_personale/dati_personali/Modello%20
Attivita%20di%20ricerca%20con%20trattamento%20dati%20personali.docx).
I link alle schede si trovano al fondo della pagina
web: http://www.uniud.it/ateneo/organizzazione/servizi_personale/dati_personali
L'adesione al codice di deontologia implica il rispetto della normativa privacy e quindi
l'applicazione di concetti come Informativa, Consenso, Gestione lecita, minima. La firma da
parte dei collaboratori dei moduli in cui viene dettagliato il trattamento dati per ricerca o
attività istituzionale è equivalente ad una nomina ad incaricato per il trattamento dati.
Tali schede devono essere fascicolate nella struttura di riferimento del ricercatore capo fila
dello studio, senza protocollazione, nel caso di progetti si dovranno allegare anche al testo
del progetto, e conservarle mettendole a disposizione per eventuali controlli sia interni che
da parte di autorità esterne.
Tutti i casi particolari (ad esempio responsabili esterni, ads stranieri) vanno segnalati a
[email protected]
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