La stampa dei registri contabili per l`anno 2014

LA STAMPA DEI
REGISTRI CONTABILI PER L' ANNO 2014
a cura di Celeste Vivenzi
Entro il 31 Dicembre 2015 i contribuenti che tengono la contabilità con sistemi
“meccanografici” devono procedere alla stampa dei registri contabili dell'anno 2014.
Sempre entro tale data deve essere aggiornato e sottoscritto, dall'imprenditore o dal legale
rappresentante dell'impresa , il libro degli inventari (la sottoscrizione è condizione
necessaria per la sua validità).
La norma che disciplina la “ tenuta dei registri contabili “ è stata dettata dalla Legge 357-94
che ha stabilito il termine di stampa entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la trasmissione
telematica delle dichiarazioni fiscali (ovvero dal 30 settembre) e quindi , relativamente all'anno
2014, l'ultimo giorno utile è il 31 .12 . 2015.
REGISTRI INTERESSATI ( regole valide per i soggetti ordinari, per i professionisti e per i
semplificati) :
libro giornale; libro inventari;partitari /mastrini; Registri iva (fatture, corrispettivi , acquisti
ecc.).
REGOLE DI TENUTA E DI CONSERVAZIONE : tutti i registri contabili devono essere tenuti
secondo le regole di una ordinata contabilità ovvero senza spazi in bianco,senza abrasioni e
cancellazioni e in presenza di cancellature queste devono essere visibili.
Per la conservazione occorre attenersi alle seguenti disposizioni:
a)ai fini civilistici : i registri devono essere conservati per 10 anni dalla data dell'ultima
registrazione ;
b) ai fini fiscali : -in assenza di accertamento per 4 anni decorrenti dal 31.12 dell'anno in cui
è stata presentata la dichiarazione a cui si riferiscono ; - in presenza di accertamento fino
alla sua definizione ( che potrebbe in via generale essere maggiore anche del termine civile).
LA REGOLARE TENUTA DEL REGISTRO DEI BENI AMMORTIZZABILI
Per il registro in oggetto ( se tenuto in forma meccanografica)il termine per la stampa è il
31.12.2015 tuttavia deve essere aggiornato entro il termine per l'invio della dichiarazione
fiscale ovvero entro il 30 settembre 2015.
I soggetti in contabilità semplificata possono registrare in via alternativa gli Ammortamenti
anche sul registro iva acquisti e i soggetti in contabilità ordinaria sul registro inventari ( nel
caso bisogna essere in grado di fornire gli stessi dati indicati nel registro dei beni
ammortizzabili e non la sola quota di ammortamento effettuata).
LA REGOLARE TENUTA DEI REGISTRI CONTABILI IN CASO DI ISPEZIONE
Molto importante è ricordare che, in caso di verifica fiscale, la contabilità tenuta in modo
meccanografico , anche in difetto di stampa , è considerata regolare se :
a)il contribuente dimostri che i dati contabili sono aggiornati e che sia in grado di stampare , a
richiesta del verificatore e in sua presenza , i registri richiesti ;
b)non siano scaduti i termini per l'invio della dichiarazione telematica annuale.
Nota : art.7 comma 4-ter Decreto legge n. 357-94 : A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro
contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei
termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni
annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino
aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli
organi competenti e in loro presenza.”
LE SCRITTURE AUSILIARIE- PARTITARI E MASTRINI
E' consigliabile la stampa dei mastrini di conto e delle schede clienti/fornitori e , secondo
autorevole giurisprudenza (Cassazione n. 2250-2003) tali scritture dovrebbero essere firmate
dall'imprenditore o dal Legale rappresentante della società.
Tali scritture devono essere stampate senza numerazione e in assenza di bollo.
Nota : in merito all'obbligo di stampa vi è da dire che la Cassazione (sent. n. 21513/2010 e n. 21512/2010) ha
anche assunto una posizione contraria alla precedente tesi negando la natura di scrittura ausiliaria ai mastrini
di conto / schede clienti e fornitori ( tale tesi farebbe propendere per la possibilità di non procedere alla
stampa dei partitati).
LA VIDIMAZIONE LIBRI SOCIALI (Assemblee , Cda , Soci)
La legge n. 383/2001 stabilisce che i libri sociali obbligatori ex art. 2421 c.c. (libri: dei soci;
delle obbligazioni, delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblea, ecc.) ed ogni altro
libro/registro la cui bollatura sia prevista da norme speciali , prima di essere messi in uso,
devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio, a norma
dell’art. 2215 del codice civile (numerazione progressiva e bollatura su ogni foglio presso la
Cciaa o presso un Notaio ).
IL LIBRO INVENTARI
Come disposto dall’art. 2215 del codice civile: “ il libro degli inventari deve essere
numerato progressivamente e non è soggetto né a bollatura né a vidimazione ; si
possono utilizzare registri manuali, a modulo continuo o a fogli singoli mobili
numerati progressivamente senza alcun obbligo di bollatura e di vidimazione ( non
lasciare spazi in bianco, abrasioni e se è necessaria una cancellazione va eseguita in modo
tale che quanto cancellato risulti leggibile).
L'inventario è soggetto all’imposta di bollo, assolta mediante l’apposizione di marche da bollo
sulle pagine effettivamente utilizzate (ogni 100 pagine nella misura di euro 16, per le
società di capitali e di euro 32 per le società di persone e le imprese individuali ).
L’imposta di bollo deve essere assolta in via preventiva, ossia prima di effettuare le
annotazioni sulla prima pagina o sulle successive cento .
CONTENUTO DEL LIBRO INVENTARI: ASPETTI CIVILI E FISCALI
L'inventario, oltre agli elementi prescritti dal codice civile o da leggi speciali, ai sensi del
secondo comma dell’art.15/600, deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in
categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo.
Ove dall'inventario non si rilevino gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e la
loro ubicazione, devono essere tenute a disposizione dell'ufficio delle imposte le
distinte che sono servite per la compilazione dell'inventario .
Nella prassi, il libro inventari si compone di una parte analitica, contenente la
composizione quali-quantitativa del patrimonio aziendale, ovvero l’indicazione e la
valutazione delle attività e delle passività patrimoniali, secondo categorie omogenee
per natura e valore con l’indicazione della relativa consistenza; - una parte sintetica,
contenente il bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota integrativa).
Art. 2217 c.c.:“ l'inventario deve redigersi all'inizio dell'esercizio dell'impresa e successivamente ogni anno, e
deve contenere l'indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all'impresa, nonché delle
attività e delle passività dell'imprenditore estranee alla medesima.
L'inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite, il quale deve dimostrare con
evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite.
LA SOTTOSCRIZIONE DEL LIBRO INVENTARI
L'inventario, riportato nell’apposito libro, va sottoscritto
dal titolare dell’impresa
individuale o dal rappresentante legale della società ; occorre anche ricordare che non
è possibile in caso di verifica stampare il registro in presenza dei funzionari
dell'amministrazione (cosa possibile invece per le scritture contabili).
L’inventario va conservato per 10 anni dall'ultima registrazione e la conservazione può
essere effettuata anche su supporti ottici o magnetici che ne garantiscano la certezza della
data e la non modificabilità dei dati .
Nota : la Cassazione con la sentenza n. 15863/2001 ha stabilito che “in caso di omessa redazione
dell’inventario di inizio/fine esercizio, l’ufficio può procedere ad accertamento induttivo del reddito d’impresa .
IMPOSTA DI BOLLO DOVUTA PER I REGISTRI CONTABILI
Inventari e giornale : (l'imposta di bollo può essere assolta anche tramite pagamento con il
modello F23 codice tributo 458T ) per tali registri l'imposta è la seguente :
-Società di capitali: marca da bollo euro 16,00 ogni 100 pagine e tassa
governative da 309,87 euro a 516,46 euro;
concessione
-Società di persone, imprese individuali, soc. cooperative: marca da bollo euro
per 100 pagine;
32,00
-Registri iva: non sono soggetti a vidimazione e ad imposta di bollo.
Nota : la Legge n.383-2001 ha abolito l’obbligo di vidimazione o bollatura iniziale per i libri e
i registri contabili (libro giornale, libro degli inventari e registri , libro cespiti, registri IVA degli
acquisti e delle fatture emesse, registro dei corrispettivi,dichiarazioni d'intento,registro
emergenza per misuratore fiscale ecc.
LA REGOLARIZZAZIONE DELL'IMPOSTA DI BOLLO
Le nuove marche da bollo ovvero i contrassegni telematici dopo l’apposizione sui registri
devono essere annullati (con timbro , barratura,firma,data ecc.).
I contrassegni recano la data di emissione e per tale motivo, se si provvede alla stampa dei
registri del 2014 entro il 31.12.2015, senza aver precedentemente acquistato le relative
marche ,queste recheranno una data successiva al termine ultimo per la stampa ( ad
esempio gennaio 2016).
Tuttavia , anche in presenza di tale evenienza, i registri vengono considerati regolari e il
contribuente può provvedere
alla regolarizzazione dell’imposta di bollo tramite il
meccanismo del ravvedimento operoso.
Dal punto di vista pratico occorre procedere in questo modo (si rammenta che la sanzione
ammonta al 100% dell’imposta di bollo dovuta):
1)versare la sanzione con Modello F23 codice tributo 675 T così determinata: - nella misura
di 1-10 del 100% se il ravvedimento viene fatto entro 30 giorni dalla scadenza ovvero euro
1,60 ; nella misura di 1-8 del 100% se il ravvedimento viene effettuato oltre i 30 gg. ma
entro un anno ovvero euro 2,00 ;
2)provvedere al versamento degli interessi calcolati a giorni nella misura del 0,50% / anno
con codice tributo 731T.
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DELLE SCRITTURE CONTABILI
Le scritture contabili, il libro giornale, il libro degli inventari, i mastri, il registro dei beni
ammortizzabili e i registri dell'iva possono essere conservati in modo elettronico secondo
precise disposizioni dettate dal Dm. 17.06.2014 che ha modificato il precedente D.M. Del
23.01.2004 .
I Contribuenti che si avvalgono delle modalità di archiviazione elettronica sono tenuti
all’applicazione dell’imposta di bollo (€. 16,00 o 32,00 a seconda della tipologia del
contribuente) ogni 2.500 registrazioni e al versamento tramite F24 telematico entro il termine
di 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.
Nota : L'art . 6 del D.M. 17.06.2014 dispone quanto segue :
1)L’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti e’ corrisposta mediante versamento nei modi
di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, 241, con modalità esclusivamente telematica.
2)Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante
l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Le fatture elettroniche
per le quali e’ obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di
assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto.
3) L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto delPresidente della Repubblica
26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, e’ dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.”
Il termine per il versamento dell’Imposta di Bollo è stabilito entro 120 giorni dalla chiusura dell’Esercizio. Infine
conferma che il calcolo è basato sull’equazione di un bollo ogni 2.500 registrazioni contabili (non righe del Libro
Giornale) .
Imposta dovuta sul Libro Giornale : (1 bollo da 16,00 Euro ogni 2.500 Registrazioni contabili (non righe del
Libro Giornale).
Imposta dovuta sul Libro Inventari : (1 bollo da 16,00 Euro ogni 2.500 registrazioni contabili.
Imposta dovuta sulle Fatture di vendita : bollo da 2,00 Euro, da apporre ad ogni fattura esente IVA con totale
superiore ai 77;57 Euro ( anche quelle elettroniche da trasmettere alla Pubblica Amministrazione).
Si precisa che l’Imposta di Bollo, dovuta sul Libro Giornale e sul Libri Inventari, si deve sommare a quella
dovuta sulle fatture per inserire un solo rigo nel modello F24 Telematico Codice Tributo
“2501” denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del
decreto 17 giugno 2014”.
Coloro che preferiscono comunque mantenere la procedura della modalità virtuale tramite autorizzazione,
ovviamente possono procedere con questa modalità anche per gli anni futuri, eseguendo i versamenti con
modello F24 Telematico, utilizzando però i seguenti Codici Tributo: “2505” denominato “BOLLO VIRTUALE –
RATA”; “2506” denominato “BOLLO VIRTUALE – ACCONTO”; “2507” denominato “BOLLO VIRTUALE –
Sanzioni”; “2508” denominato “BOLLO VIRTUALE – Interessi”.
I soggetti interessati alla scelta del metodo annuale possono procedere alla disdetta dell’autorizzazione e
unificare le due modalità di assolvimento delle Imposte, con la il versamento ai sensi dell’Art.6 del DMEF 17
Giugno 2014.
ASPETTI SANZIONATORI
Come noto, ai sensi dell’art. 9 del D.Lgs.471/97 è punito con la sanzione amministrativa da
euro 1.000,00 a eiro 8.000,00 chi non tiene o non conserva le scritture contabili, i documenti
e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di IVA , ovvero i libri, documenti
e i registri per la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della
legge tributaria.
Detta sanzione si applica altresì a chi, in sede di accesso, rifiuta di esibire o dichiara di non
possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture
indicati, ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti
certa l’esistenza.
Nota : l ’art. 9, comma 3 stabilisce inoltre che la sanzione può essere ridotta fino alla metà del minimo, qualora
le irregolarità rilevate nei libri e nei registri o i documenti mancanti siano di scarsa rilevanza, sempreché non ne
sia derivato ostacolo all’accertamento delle imposte; ovvero che la sanzione è applicata in misura doppia, se
vengono accertate evasioni di imposte dirette e Iva complessivamente superiore nell'esercizio a 50.000,00
euro.
CELESTE VIVENZI