Creare un modello E-Mail

32 / 2008
Modelli E-Mail
in Outlook XP
il modo veloce per lettere standard via e-mail
in collaborazione con
Rag.Anton Estfeller, Ufficio Finanziamento scolastico
Hai notato spesso che ti ripeti nella corrispondenza via E-Mail? Ti è successo
In questa edizione:
di scrivere E-Mail ripetitive per ricorrenze simili… cosí si cerca in Outlook nella
cartella "Posta inviata" la mail da sovrascrivere. Ma c‘è una soluzione piú
„elegante“ come puoi immaginare ... per scrivere p.es.
Comandi alternativi per
aprire un nuovo messaggio ......... 2
Creare un modello E-Mail ............ 2
• lettere di disdetta a partecipanti
Aprire il modello tramite
il comando "Scegli modulo" ......... 3
• inviti a riunioni ricorrenti
Creare icona pulsante
per aprire un modello ................. 4
Modificare l'icona pulsante .......... 5
• avvisi di pubblicazione
Creare tasto pulsante
per aprire i modelli ..................... 6
• scadenza di un termine oppure trasmissione di dati a fine
mese
Creare una macro per
aprire un modello ....................... 8
Puoi usare la E-Mail impostata e salvarla come modello allo stesso modo
Spedire direttamente il modello
tramite icona pulsante .............. 10
come i modelli in Word, per poi richiamarli al bisogno. Noi ti facciamo vedere come!
Inserire la macro in
un'icona pulsante ....................... 9
2
Comandi alternativi per aprire un nuovo messaggio
Il pulsante Nuovo (fig.1) appare solo, se hai scelto una
tra queste cartelle: Bozze, Posta eliminata, Posta in
arrivo, Posta in uscita e Posta inviata. Comandi alternativi sono:
•
•
•
il comando di menù File / Nuovo / Nuovo messaggio di posta elettronica (fig.2);
fig.1
i tasti di scelta rapida Strg + N, se sono attive le
cartelle suddette;
i tasti di scelta rapida Strg + maiuscolo + M,
da qualsiasi cartella attiva di Outlook.
fig.2
Creare un modello E-Mail
1. Prima di tutto devi creare una cartella nuova nell'
Esplora risorse, p.es. Modelli E-Mail (fig.1).
2. Dopodichè apri una nuova mail in Outlook e
digita i dati della lettera, che in futuro rimarranno
invariati (indirizzo, oggetto, titolo, testo standard,
saluto). Non è necessario inserire la firma quando
apri una nuova mail, se nelle opzioni di Outlook hai
già scelto di inserirla automaticamente; se questo
non l'hai fatto, inserisci anche la firma
oppure
apri una mail già esistente.
fig.1
3. Scegli File / Salva con nome… e cerca la cartella
Modelli E-Mail (fig.2), che hai creato all'inizio del
lavoro.
4. Dai un nome al modello e scegli come Tipo file:
Modello Outlook (*.oft) (fig.2).
5. Clicca su Salva, chiudi la finestra Salva con nome... e chiudi anche la mail.
Se questo nuovo modello è stato creato però non
ancora inviato, chiudendolo appare il messaggio
(fig.3), che ti chiede se vuoi salvare le modifiche. Outlook però ha già salvato il modello stesso, ti chiede un'altra volta, se vorresti salvarlo anche nella cartella
Bozze. Decidi tu come vorresti fare.
Come descritto sopra puoi creare vari modelli per tutte
le mail, che devi usare frequentemente.
fig.2
fig.3
3
Aprire il modello tramite il comando "Scegli modulo…"
1. Scegli nella barra del menú di Outlook File / Nuovo / Scegli modulo… (fig.1)
2. Seleziona nella finestra di dialogo la freccia nel
campo Cerca in: e scegli Modelli utente nel file
system (fig.2)
3. Ora clicca sul pulsante Sfoglia…
fig.2
fig.1
4. Sfoglia in questa finestra di dialogo Vai alla cartella (fig.3), affinché non trovi la cartella contentente
i Modelli di Outlook (fig.4), conferma poi con OK.
fig.4
fig.3
Ora saranno visualizzati i tuoi modelli salvati (fig.5).
5. Seleziona il modello su cui vuoi lavorare e confer-
fig.5
ma con Apri. Ora puoi completare o cambiare il
modello e inviarlo con il comando Invia (fig.6).
fig.6
4
Creare icona pulsante per aprire un modello
Per aprire i modelli di Outlook, si possono creare delle
icone pulsanti. Tramite queste icone, il modello verrà aperto con un solo clic.
1. Scegli in Outlook Strumenti / Personalizza… e
poi la cartella Comandi (fig.1).
2. Seleziona nel campo Comandi: il comando Messaggio, lascia premuto il tasto destro del
mouse e trascina il simbolo nella barra di menù
di Outlook (fig.2).
3. Nel momento, nel quale visualizzerai la barra verticale d’inserimento (fig.2) nella barra, rilascia il
mouse. Verrà inserita l'icona del Messaggio (fig.3).
fig.1
fig.2
4. Clicca con il tasto destro del mouse nell'icona e
scegli Assegna collegamento ipertestuale e poi
Apri… (fig.4)
fig.3
5. Nella parte Cerca in: segui il percorso, finchè trovi
la cartella Modelli E-Mail (fig.5).
6. Poi scegli il modello, al quale vuoi assegnare
l'icona pulsante. Nella parte Indirizzo: puoi visualizzare il link che apre il modello. Conferma con
OK.
7. Chiudi la finestra Personalizza.... Ora, cliccando
sull'icona creata, verrà aperto il modello scelto.
fig.4
fig.5
5
Modificare l'icona pulsante
Adesso vogliamo modificare l'aspetto dell'icona
pulsante creata, poichè esiste già nella barra standard, simbolo analogo per un altro comando.
1. Clicca nuovamente in Outlook su Strumenti /
Personalizza… e poi con il tasto destro del
mouse nell'icona creata (fig.1) per aprire il modello.
2. Nel menù di scelta rapida, che ti appare, scegli
Modifica icona pulsante....(fig.1) L'editor di pulsanti ti fa vedere, in forma ingrandita, l'immagine
dell'icona (fig.2).
3. Clicca sul pulsante Cancella e il l'immagine esistente verrà cancellata.
4. Adesso, con un clic su un colore e poi un clic
nelle caselle della parte Immagine puoi creare
un'icona personalizzata (fig.3).
5. Noi abbiamo cercato di disegnare un topo per
ricordarci che questa icona aprirà il modello per
la pubblicazione del Landmaus. Clicca su OK e
visualizzerai l'icona creata da te.
fig.1
fig.2
fig.3
6. Se non ti senti abbastanza creativa/o puoi scegliere da una lista un'icona predefinita . Il comando
Strumenti / Personalizza… deve sempre essere
attivato. Clicca nuovamente con il tasto destro
del mouse nell'icona creata e scegli Cambia icona pulsante (fig.4). Sicuramente troverai un disegno
che ti piace.
fig.4
6
Creare tasto pulsante per aprire i modelli
Se usi frequentemente modelli diversi ti consigliamo di
non creare un simbolo per ogni
modello, dato che troppi simboli potrebbero creare confusione. È consigliabile creare un
tasto per aprire la lista di modelli.
fig.1
1. Clicca con il tasto destro del mouse nella barra
del menù e scegli Personalizza… (fig.1).
2. Scegli la cartella Comandi e clicca sotto Categorie: Nuovo menu. Nella parte destra, sotto Comandi: clicca su Nuovo menu (fig.2), lascia premuto il tasto sinistro del mouse e tira questo
comando nella barra di menù. Appena potrai
fig.2
fig.3
visualizzare la barra verticale d’inserimento, rilascia il tasto del mouse. Il pulsante Nuovo menu
è stato creato (fig.3).
3. Finchè la finestra di dialogo sopra descritta Personalizza… è attiva, puó essere sovrasscritto il
CONSIGLIO:
Se p.es. prima della
lettera "o" nel nome del
modello viene inserito
"&" puoi richiamare il
modello usando la
combinazione di tasti Alt + o.
fig.4
Nuovo menu. Clicca con il tasto destro del
mouse nel pulsante Nuovo menu e cambia le
parole Nuovo menu vicino a Nome: in Modelli
(fig.4). Conferma con il tasto Enter.
4. Scegli nella finestra di dialogo Personalizza sotto
Categorie: File e seleziona accanto a destra sotto Comandi: Messaggio. Tira il comando Messaggio, tenendo premuto il tasto sinistro del
mouse sul pulsante Modelli. Tenendo premuto
ancora il mouse, sotto il pulsante Modelli apparirà un quadretto. Sposta ora la barra
d’inserimento in questo quadretto e lascia il
mouse (fig.5). Il comando Messaggio è stato aggiunto al pulsante Modelli (fig.6).
fig.5
fig.6
7
5. Clicca con il tasto destro del mouse su Messaggio (fig.7) . Con questo menu di scelta rapida
puoi:
a)
b)
digitare il nome per il modello sotto Nome:
Anche qui, come descritto nel consiglio sulla
pagina precedente, puoi aggiungere il simbolo "&" per aprire il modello con il tasto
Alt + lettera digitata subito dopo il simbolo. Questa lettera poi apparirà sottolineata
nella lista dei modelli, e
assegnare un collegamento ipertestuale.
fig.7
6. Scegli Assegna collegamento ipertestuale e poi Apri… Cerca sotto Cerca
in: la cartella dei Modelli E-Mail e selezione il modello che vuoi aprire ciccando sul pulsante Modelli (fig.8) . Conferma con OK.
7. Per tutti gli altri modelli che vuoi aprire
con il pulsante Modelli, ripeti i passi dei
punti 4., 5. e 6.
8. Chiudi la finestra Personalizza.... ed
ora clicca sul pulsante Modelli. Adesso ti
apparirà l'elenco dei tuoi modelli, che in
questo modo si lasciano aprire comodamente (fig.9).
fig.9
fig.8
8
Creare una macro per aprire il modello
Per aprire il modello puoi creare una macro e collegarla poi ad un simbolo.
1. Attiva prima di tutto l’ambiente VBA (Visual Basic
for Application = linguaggio di programmazione)
con il tasto ALT + F11.
2. Quando apparirà la finestra di dialogo delle macro,
clicca su Attiva macro (fig.1).
3. Ora sei nel Visual Basic- Editor. Se la parte destra della finestra non è attiva (grigia) allora clicca
sul simbolo Visualizza codice (fig.2).
4. Con il tasto destro del mouse vai su Mircrosoft
Office Outlook Oggetti e seleziona Inserisci… /
Modulo (fig.3).
fig.1
fig.2
fig.3
5. Nella finestra (fig.4) puoi vedere come viene visualizzato un progetto.
6. Inserisci il codice seguente (fig.5) nella finestra a
destra del modulo. Chiaramente devi cambiare
l’indirizzo e mettere l’indirizzo e il nome del tuo
modello.
fig.4
Public Sub ModelloNachrichtLandmaus()
Dim oMail As Outlook.MailItem
Set oMail = Application.CreateItemFromTemplate("H:\NomeFile.oft")
oMail.Display
End Sub
fig.5
fig.5
ATTENZIONE:
Se vuoi richiamare piú modelli con un macro devi creare il macro con rispettivamente l’indirizzo e il nome di ogni
modello (vedi esempio nella pagina seguente (fig.6)).
9
fig.6
Inserire la macro in un'icona pulsante
1. Fai un clic con il tasto destro del mouse in uno
spazio della barra degli strumenti e vai su Personalizza…
2. In questa finestra di dialogo vai nella scheda Comandi e nel campo Categorie: vai su Macro. A
destra vedrai i macro creati da te (fig.1) .
3. Seleziona un macro e trascinalo con il tasto
sinistro del mouse nella barra degli strumenti di
Outlook. Appena si visualizza la barra di inserimento (fig.2) lascia il tasto del mouse e il tuo ma-
fig.2
cro verrá inserito con l’icona in quel pun-
to(fig.3).
fig.3
fig.1
4. Per cambiare nome clicca con il tasto destro del
mouse sull’icona del macro e nel menu a scelta
rapida seleziona Nome e piú sotto Solo testo
(sempre) (fig.4).
In questo modo puoi inserire tutti gli altri macro
come icone nella barra degli strumenti.
fig.4
10
5. Chiudi ora la finestra Personalizza e anche Outlook. Rispondi con SÍ per memorizzare il Progetto VBA (fig.5).
6. Fai ripartire Outlook e prova ad aprire i tuoi nuovi modelli e a cambiarli a tuo piacimento prima di
spedirli.
fig.5
Spedire direttamente il modello tramite icona pulsante
Hai creato un modello che non deve essere cambiato ogni volta prima di essere inviato? Basta inserire il comando di invio nel codice scritto precedentemente. Segui come descritto in fig.1 .
Public Sub ModelloNachrichtLandmaus()
Dim oMail As Outlook.MailItem
Set oMail = Application.CreateItemFromTemplate("H:\NomeFile.oft")
oMail.Display (sostituire con) oMail.Send
End Sub
fig.1
Siccome nel modello di Outlook sono stati inseriti
degli indirizzi E-Mail, Outlook ti chiede ancora il
consenso per motivi di sicurezza se deve spedire la
mail.
Nella finestra con la domanda se consenti
l’operazione devi selezionare Sí (fig.2).
fig.1