Presentazione incontro RGA del 22 gennaio 2014

PRIN bando 2009
Procedura di Audit
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
1
N° progetti da auditare nel 2014
Programma
PRIN 2009
FIRB IDEAS
Dipartimento
N°
DAD
1
DAUIN
1
DENERG
3
DET
7
DIATI
2
DIMEAS
4
DISAT
2
DISEG
1
DISMA
3
DIST
3
DISMA
1
Scadenza
progetto
Fine
Rendiconto
/Inizio audit
Termine finale
audit
17/10/2013
31/01/2014
31/07/2014
04/02/2014
04/05/2014
04/08/2014
28
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
2
… punto della situazione ….
 pubblicati i DDG n° 136 del 03.12.2013 e n° 1 del 15.01.2014 con cui è stato nominato e
successivamente modificato il Gruppo Audit;
 definita la composizione dei sottogruppi;
 definito il calendario definitivo degli audit;
 i RA stanno verificando i rendiconti compilati dai RS e caricando nella tasca informatica della
procedura a loro riservata le scansioni della documentazione richiesta dal MIUR. Scadenza:
31.01.2014;
 avvenuto un primo incontro del Gruppo Audit il 08.01.2014;
 preparato materiale di lavoro (vademecum + check-list) per i sottogruppi;
 in corso di predisposizione lo schema di rapporto di audit;
 creata l’area comune G:\collaborazioni\Audit-PRIN-FIRB in cui è iniziato il caricamento della
documentazione di spesa (progg. Bignardi, Jacazio, Pastrone, Raparelli, Bellomo, Monegato,
Rondoni);
 attivato l’account di posta elettronica [email protected] che sarà l’unico canale da
utilizzare nel corso degli audit;
 organizzati 3 incontri formativi con i componenti dei sottogruppi (2 già svolti in data 14 e 20
gennaio, il terzo si terrà il 24.01);
 predisposto l’elenco della documentazione;
 predisposte e inviate la prime 9 lettere di annuncio audit;
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
3
Come saranno condotti gli audit
D.D.G. n° 136 del 03.12.2013 e n° D.D.G 1 del 15.01.2014, tutti gli audit saranno condotti con il
lavoro di un Gruppo Audit formato da:
1.Laura Fulci (Supporto alla Ricerca e al Trasferimento Tecnologico);
2.Nicola Piserchia (Amministrazione, Pianificazione e Finanza);
3.Davide Scozzafava (Supporto alla Ricerca e al Trasferimento Tecnologico);
4.Nicoletta Roz (Affari Legali);
5.Mauro Cecchi (Pianificazione Acquisti e Procurement);
6.Manuela Sciandra (Coordinamento responsabili gestionali);
7.Carla Lumini (Risorse Umane, Organizzazione, Trattamenti Economici e Previdenziali);
8.Santino Sapone (Amministrazione, Pianificazione e Finanza);
9.Stefania Piazza (Distretto del Dipartimento di lngegneria Gestionale e della Produzione).
Tale Gruppo coordinerà le effettive azioni di controllo avvalendosi del supporto operativo di tre gruppi di
lavoro, ciascuno dei quali si farà carico di auditare circa 10 progetti. I tre gruppi saranno costituiti da
personale dipartimentale e personale SARTT.
Ogni sottogruppo inizierà la propria attività di audit interno dopo il 31 gennaio 2014 e durerà per circa
11 settimane, in base ad un rigoroso calendario degli audit da svolgere.
La fine degli audit è prevista per fine giugno.
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
4
Come saranno condotti gli audit
Sottogruppo 1
Sottogruppo 2
Sottogruppo 3
Alessandro BERIA
SaRTT
Daniela BRUNENGO
SaRTT
Francesca NARDILLI
SaRTT
Monica BARZOTTO
DAD
Lucia PAPPANI
DISAT
Ivana DONETTO
DAUIN
Stefania DE SANTIS
DAD
Silvia ZOPPA
DISAT
Antonella FALCONE
DAUIN
Elena ROSSI
DAD
Elena PERTUSATO
DISAT
Mara GAVIGLIO
DAUIN
Laura RAVAROTTO
DAD
Fernanda PIZZOCCARO
DISEG
Sabrina SEGATI
DET
Serenella BRESSAN
DAD
Enrica BARZOTTO
DISEG
Paola BIGLIA
DET
Paolo MORIONDO
DAD
Ivana CALABRESE
DISMA
Roberta MELCHIORRE
DET
Fulvio BOCCARDO
DAD
Cinzia BOVIS
DET
Antonietta CERRATO
DAD
Sabrina GIOLITTO
DET
Laura OTTONELLO
DENERG
Silvana PERIN
DIST
Annamaria
ARCIDIACONO
DENERG
Emma PRUNOTTO
DIST
Tiziana CIANNI
DIMEAS
Lorenzo CALIA
DIMEAS
DAUIN, DIATI, DISAT, DISMA
DET, DIST
DAD, DENERG, DIMEAS, DISEG
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
5
Come saranno condotti gli audit
Sottogruppo 1
Febbraio
L
3
M M
4
5
G
6
V
7
Marzo
S
D
1
2
8
9
L
3
M M
4
5
G
6
V
7
Aprile
S
D
1
2
8
9
L
7
Maggio
M M
G
V
S
D
L
1
2
3
4
5
6
8
9 10 11 12 13 5
M M
6
7
Giugno
G
V
S
D
L
1
2
3
4
8
9 10 11 2
M M
G
V
S
D
1
3
4
5
6
7
8
10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15
17 18 19 20 21 22 23 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22
24 25 26 27 28
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30
31
26 27 28 29 30 31
23 24 25 26 27 28 29
30
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
6
Come saranno condotti gli audit
Sottogruppo 2
Febbraio
L
3
M M
4
5
G
6
V
7
Marzo
S
D
1
2
8
9
L
3
M M
4
5
G
6
V
7
Aprile
S
D
1
2
8
9
L
7
Maggio
M M
G
V
S
D
L
1
2
3
4
5
6
8
9 10 11 12 13 5
M M
6
7
Giugno
G
V
S
D
L
1
2
3
4
8
9 10 11 2
M M
G
V
S
D
1
3
4
5
6
7
8
10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15
17 18 19 20 21 22 23 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22
24 25 26 27 28
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30
31
26 27 28 29 30 31
23 24 25 26 27 28 29
30
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
7
Come saranno condotti gli audit
Sottogruppo 3
Febbraio
L
3
M M
4
5
G
6
V
7
Marzo
S
D
1
2
8
9
L
3
M M
4
5
G
6
V
7
Aprile
S
D
1
2
8
9
L
7
Maggio
M M
G
V
S
D
L
1
2
3
4
5
6
8
9 10 11 12 13 5
M M
6
7
Giugno
G
V
S
D
L
1
2
3
4
8
9 10 11 2
M M
G
V
S
D
1
3
4
5
6
7
8
10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15
17 18 19 20 21 22 23 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22
24 25 26 27 28
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30
31
26 27 28 29 30 31
23 24 25 26 27 28 29
30
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
8
Come saranno condotti gli audit
~ -30/40 gg
1 - Lettera di annuncio AUDIT
(data entro cui inserire la documentazione, data incontro RS/RA con gruppo Audit,
persona di riferimento)
~ -15 gg
2 - Il Referente sottogruppo monitora il salvataggio della documentazione nell’area comune
X (2gg)
3 - Sottogruppo effettua l’audit e redige la bozza di rapporto di audit
4 - Il Referente del sottogruppo, se necessario, richiede documentazione integrativa.
Nel caso di problemi particolare SaRTT coinvolge la competenza specifica del Gruppo AUDIT
+ 5 gg
5 - Il sottogruppo incontro il Gruppo Audit, analisi della bozza del rapporto di audit
6 - Il Gruppo Audit incontra il RS e il RA del progetto
+ 5 gg
7 - L’Unità di Audit fa il rapporto definitivo che verrà sottoscritto dal Gruppo Audit
Entro il 31/07
8 - Sulla base di tale rapporto si produce la dichiarazione da inviare al MIUR
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
9
Come saranno condotti gli audit
NR
Tipo
Dip.
1
PRIN
DISMA
2
PRIN
3
Responsabile
Data
Scansioni
Data Inizio
Audit
Data Exit
Meeting
Prot.
Data Lettera
MONEGATO Giovanni
517.IX.8 - int
15 gennaio 2014
27 gennaio
3 febbraio
11 febbraio
DIST
MELA Alfredo
520.IX.8 - int
15 gennaio 2014
27 gennaio
4 febbraio
12 febbraio
PRIN
DIMEAS
PASTRONE Dario Giuseppe
523.IX.8 - int
15 gennaio 2014
27 gennaio
5 febbraio
13 febbraio
4
PRIN
DAUIN
TADEI Roberto
525.IX.8 - int
15 gennaio 2014
6 febbraio
17 febbraio
25 febbraio
5
PRIN
DET
KNAFLITZ Marco
526.IX.8 - int
15 gennaio 2014
6 febbraio
18 febbraio
26 febbraio
6
PRIN
DIMEAS
BIGNARDI Cristina
527.IX.8 - int
15 gennaio 2014
6 febbraio
19 febbraio
27 febbraio
7
PRIN
DISAT
LAVAGNO Andrea
528.IX.8 - int
15 gennaio 2014
17 febbraio
3 marzo
11 marzo
8
PRIN
DET
COSTANZO Giovanni Antonio
532.IX.8 - int
15 gennaio 2014
17 febbraio
4 marzo
12 marzo
9
PRIN
DENERG
TENCONI Alberto
536.IX.8 - int
15 gennaio 2014
17 febbraio
5 marzo
13 marzo
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
10
Come saranno condotti gli audit
Responsabile
Prot.
Data
Lettera
Data
Scansioni
Data Inizio
Audit
Data Exit
Meeting
NR
Tipo
Dip.
10
PRIN
DIATI
SANTAGATA Ezio
3 marzo
17 marzo
25 marzo
11
PRIN
DIST
TRISCIUOGLIO Marco
3 marzo
18 marzo
26 marzo
12
PRIN
DIMEAS
JACAZIO Giovanni
3 marzo
19 marzo
27 marzo
13
PRIN
DISAT
TULLIANI Jean Marc Christian
17 marzo
31 marzo
8 aprile
14
PRIN
DET
BIANCO Andrea
17 marzo
1 aprile
9 aprile
15
PRIN
DENERG
SANTARELLI Massimo
17 marzo
2 aprile
10 aprile
16
PRIN
DISMA
BELLOMO Nicola
31 marzo
14 aprile
28 aprile
17
PRIN
DET
CASETTI Claudio Ettore
31 marzo
15 aprile
29 aprile
18
PRIN
DIMEAS
RAPARELLI Terenziano
31 marzo
16 aprile
30 aprile
19
PRIN
DIATI
ZANETTI Mariachiara
14 aprile
5 maggio
13 maggio
20
PRIN
DET
GIACCONE Paolo
14 aprile
6 maggio
14 maggio
21
PRIN
DISEG
BARLA Marco
14 aprile
7 maggio
15 maggio
22
PRIN
DISMA
RONDONI Lamberto
5 maggio
19 maggio
27 maggio
23
PRIN
DET
GRAGLIA Roberto
5 maggio
20 maggio
28 maggio
24
PRIN
DENERG
MILLO Federico
5 maggio
21 maggio
29 maggio
25
PRIN
DET
VALLAN Alberto
19 maggio
3 giugno
11 giugno
26
PRIN
DAD
ROMEO Emanuele
19 maggio
4 giugno
12 giugno
27
FIRB
DISMA
DELITALA Marcello Edoardo
3 giugno
16 giugno
26 giugno
28
PRIN
DIST
TIEPOLO Maurizio
3 giugno
17 giugno
25 giugno
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11
Predisposizione della documentazione
La documentazione inerente ogni singola spesa deve essere unita in un unico file denominato con il n° della
riga e salvato nell’apposita cartella, in un’area condivisa (G:\collaborazioni\Audit-PRIN-FIRB), relativa alla
tipologia di spesa e al progetto a cui si riferisce.
Esempio:
N.
C-1
Modalità di
acquisizione
Descrizione
del bene
Beni di
nuovo
acquisto
Microscopio
Fornitore
N°
fattura
Data
fattura
Importo
fattura
N° mandato
di
pagamento
Data
mandato di
pagamento
Periodo di utilizzo
(M)
(calcolato
da sistema)
% utilizzo
nel
progetto
(P)
Costo attribuito
al progetto
(C)=(M/T)xFxP
XXXX
45
15/09/
2012
8.000,00
8
10/11/2012
397
80
2.320,37
Per la spesa indicata dovrà essere prodotto UN UNICO file pdf denominato C-1 contenente, IN ORDINE,
TUTTA la documentazione che lo riguarda:
Buono d’ordine; Fattura; DURC (valido al momento del pagamento) ed eventuale EQUITALIA; Verbali di
collaudo/accettazione (laddove previsto); Buoni di carico; Mandato informatico MIF; Quietanza; Dichiarazione
responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto; Contratto di comodato gratuito
o altra documentazione equivalente qualora l’attrezzatura non sia in loco
La documentazione così organizzata permetterà di rendere più agevole e spedito l’audit
interno e un eventuale successivo audit da parte del MIUR.
SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei
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