Diapositiva 1 - Dipartimento di Matematica e Informatica

Osservatorio Permanente sul RFId del Politecnico di Milano
Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione
Progetto di Collaborazione
“Le tecnologie RFId per la Pubblica Amministrazione”
Deliverable Fase 2 (conclusione della ricerca)
Roma, 21 Febbraio 2007
1
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
2
Gli ambiti applicativi “più promettenti”
• Analisi degli ambiti applicativi dell’RFId nella PA:
• Italia: “Osservatorio RFId ed. 2005-06”: evidenze casi nella PA
• Estero: Ricerca su fonti indirette
• Visione d’assieme documentata nel 1° deliverable, “2006-07-31 Presentazione intermedia CNIPA v1.6”
• Valutazione qualitativa (e dove possibile quantitativa) dei
benefici attesi e dei costi negli ambiti applicativi giudicati di
maggiore interesse:
• La gestione degli asset
• Il supporto operations
3
Le applicazioni sugli oggetti nella PA italiana:
il supporto operations e l’asset management
Esecutiva
Processo
Pilota
Primi approcci
alla tecnologia
Supporto
Operations
Sanità
4
1
4
Gestione ambiente
infrastrutture e beni
culturali
7
4
7
Difesa e Forze
Armate
1
Giustizia
Logistica di
magazzino
Supporto alle
attività
ospedaliere
(es.preparazione
farmaci)
Trasporti
4
Asset managem.
Attività a supporto delle
attività logistiche (es.
depositi di dispositivi
medici o di reperti
archeologici)
3
6
5
Attività
amministrative di
diretta interazione
col cittadino
1
Attività
amministrative
interne
2
2
4
3
Gestione di oggetti di
valore (es. libri,
documenti, beni
aziendali, …)
1
Istruzione
1
1
2
1
Supporto alle attività
dell’organizzazione.
Es:
•Tariffazione puntuale
•Localizzazione veicoli
•Gestione manutenzione
•Ricerca documenti
•Gestione biblioteche
6
1
2
2
4
3
4
Il supporto operations e l’asset management:
le realtà oggetto di studio
Esecutiva
Processo
Pilota
Primi approcci
alla tecnologia
Supporto
Operations
Trasporti
Asset managem.
Identificazione dei
container – Agenzia
delle Dogane
Sanità
Gestione ambiente
infrastrutture e beni
culturali
Logistica di
magazzino
7
4
Difesa e Forze
Armate
Giustizia
1
Istruzione
5
Attività
amministrative di
diretta interazione
col cittadino
1
Attività
amministrative
interne
2
2
6
7
1
1
4
3
Controllo dei reperti
archeologici - MiBAC
1
Gestione delle biblioteche –
Biblioteca di Economia
Univ.degli Studi di Torino
2
6
1
1
Gestione dei beni
mobili – Ufficio del
Consegnatario PoliMI
2
2
4
3
5
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
6
La metodologia d’analisi
• Mappatura dei processi
• Scenario tecnologico attuale (AS IS)
• Nuovi scenari tecnologici con impiego di RFId o di un’altra tecnologia
di identificazione automatica (TO BE)
• Costruzione del modello di
valutazione dei costi e dei
benefici secondo un approccio del
tipo Activity Based Costing (ABC)
• Per ogni attività si individuano le risorse coinvolte (es.
materiali, manodopera)
• Per ogni risorsa si valuta il “consumo” nella specifica
attività mediante l’individuazione di opportuni driver
(es. tempo per eseguire un’attività)
• Sulla base del consumo si alloca il costo delle risorse
alle attività ed al processo complessivo
• Acquisizione dei dati necessari per parametrizzare il modello alla specifica
realtà considerata
• Utilizzo del modello: analisi dei risultati
• Analisi di sensitività su alcuni parametri rilevanti per l’analisi (es. dati di
struttura e di flusso)
• I modelli costruiti in excel sono:
• Generali: è possibile cambiare i dati in input e applicarli a nuove realtà
oggetto di studio, purché condividano la struttura dei processi di base;
• Completi: sono stati considerati tutti i principali costi e benefici
7
associati a ciascun nuovo scenario tecnologico
I benefici ed i costi analizzati
Sono stati analizzati in modo completo i benefici associati alle applicazioni
RFId
Benefici
Intangibili
Tangibili
Δ Efficienza
Δ Efficacia
Δ Produttività
Δ Qualità
interna
Δ Costi
(stessi volumi)
Δ Ricavi
(+ volumi
a pari risorse)
Δ Qualità
esterna
Δ Ricavi
(Δ volumi)
Analisi del Workload necessario per
eseguire le attività oggetto di studio.
Si traduce nella valutazione
economica del ritorno
dell’investimento mediante
opportuni indicatori (NPV, Tempo di
pay back)
Δ Immagine
Δ Tempestività
Δ Margini
(Δ prezzo)
Δ Informazioni Δ Soddisfazione Δ Conformità
a leggi
utenti
Δ Capacità di
pianificazione
e controllo
Mediante opportuni KPI (Key
Performance Indicators) si è
provveduto, ove possibile, ad
un’analisi quantitativa dei
benefici di efficacia (es. livello
di servizio, tempo dedicabile
allo studio del reperto)
Δ Flessibilità
(gestione dei
cambiamenti)
Benefici per loro natura
difficilmente quantificabili:
si è effettuata una
valutazione qualitativa
mediante opportuni KPI
(es. migliore controllo)
• Sono stati considerati i costi:
• Di investimento nella nuova infrastruttura tecnologica (es. HW, SW,
manodopera per taggatura del pregresso, etc.);
• Di esercizio (materiali di consumo, manodopera).
8
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
9
La presentazione del lavoro eseguito
• Si riassumono i risultati relativi all’analisi della Biblioteca Centrale di
Economia – Univ degli Studi di Torino. Il dettaglio nell’allegato “2007-1-1 –
Biblio Economia definitivo.zip”
• Si introduce il lavoro eseguito per i restanti tre ambiti di analisi:
• Gestione dei reperti archeologici (Caso MiBAC – Santuario Ercole Vincitore)
• Gestione dei beni mobili nella PA (Caso Ufficio del Consegnatario PoliMI)
• Identificazione dei container (Caso Agenzia delle Dogane – Porto di Venezia)
• Il dettaglio del lavoro eseguito per queste tre realtà è presentato
nell’allegato “Tesi Francesco Adamo.doc”, che illustra la costruzione del
modello e discute i risultati ottenuti;
• Si rimanda altresì ai modelli excel costruiti, e circolati in allegato:
• “Modello MiBAC - Santuario.zip”
• “Modello Consegnatario PoliMI.zip”
• “Modello dogane – Porto Venezia.zip”
10
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
11
Il modello per la gestione delle biblioteche
COSTO OPERATIVO TOTALE DELLA BIBLIOTECA
• Il modello PoliMI per
la valutazione
dell’investimento
RFId nel comparto
bibliotecario è stato
applicato alla
Biblioteca Centrale
di Economia
dell’Università degli
Studi di Torino
Fissato il reference al valore dello scenario aperto
• I maggiori benefici di efficienza si ottengono:
180.000
160.000
37125
37949
140.000
34498
€/anno x
120.000
100.000
58920
56026
46393
80.000
1253
1440
13313
60.000
1871
4157
9482
Costo attività di back-office
Costo attività di front-office
Costi dei materiali
Costo revisione inventariale
Costo del reference
40.000
57.000
57.000
57.000
Aperto
Bar-code
RFId
20.000
-
• Durante la revisione inventariale
• Nelle attività di front-office (soprattutto durante il prestito e il riordino)
• Per quanto riguarda i benefici di efficacia:
• Diminuiscono i tempi di attesa per l’utente
• Si incrementa il livello di servizio (es. reference) offerto dal personale
bibliotecario
• Si incrementa il controllo del patrimonio (revisione inventariale più frequente)
• Si rimanda all’allegato “2007-1-1 – Biblio Economia definitivo.zip” per
un’analisi di dettaglio del lavoro eseguito
12
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
13
Il modello per la gestione dei reperti archeologici (1/7)
• Il modello di valutazione sviluppato è stato applicato al Santuario d’Ercole
Vincitore presso Tivoli (Roma) che ospita, al suo interno, uno dei più
importanti magazzini per la raccolta dei reperti archeologici tutelati dalla
Soprintendenza per i Beni Archeologici del Lazio
• Sulla base delle soluzioni RFId proposte, i risultati si riferiscono a due
scenari tecnologici che sono stati analizzati:
• Scenario RFId su cassette: prevede l’apposizione di tag RFId per identificare i
contenitori di plastica che conservano i reperti
• Scenario RFId su cassette e su reperti: prevede l’apposizione di tag RFId per
identificare sia i contenitori di plastica sia i singoli reperti archeologici
• Per la costruzione dello strumento di valutazione sono valse le seguenti
considerazioni:
• L’analisi avviene sulle sole attività differenziali
• Valgono le seguenti ipotesi di struttura:
• Il personale interno è riallocabile ad altre mansioni
• L’accesso a ciascun magazzino avviene attraverso un unico varco. Non è possibile, cioè,
entrare, uscire o prelevare un reperto dalla struttura passando per un ingresso non
controllato
14
Il modello per la gestione dei reperti archeologici (2/7)
• Il modello analizza dettagliatamente le seguenti attività:
Attività per la gestione del reperto
Attività
preliminari alla
catalogazione
Prelievo di un
reperto dal
magazzino
Catalogazione
Restituzione
del reperto
Conservazione
del reperto
Analisi dei processi per
l’amministrazione ordinaria dei
reperti archeologici. Include le attività
preliminari di studio e restauro degli
oggetti fino alla loro inventariazione e
conservazione nei depositi
Visita al
deposito per lo
studio di un
reperto
Ricognizione
inventariale
Analisi delle attività
legate alla presenza di
visitatori interessati allo
studio di alcuni reperti
conservati presso la
struttura
Analisi delle attività legate
al prelievo e alla
successiva restituzione di
un reperto archeologico
ceduto in prestito ad altre
amministrazioni pubbliche
o ad enti privati
Analisi delle attività elementari
costituenti il processo di revisione
e aggiornamento dell’inventario
che si ipotizza avvenga con
cadenza annuale e sulla totalità del
patrimonio iscritto nell’inventario
• Si rimanda all’allegato “Modello MiBAC definitivo.zip” per il dettaglio della15
mappatura dei processi
Il modello per la gestione dei reperti archeologici (3/7)
• Il modello di valutazione è alimentato da una serie di dati in input suddivisi
nelle seguenti categorie:
• Dati di flusso e di patrimonio
• Dati relativi alla struttura
• Tempi elementari delle principali attività modellizzate
• Altri dati operativi
• Parametri ricavati
• I più significativi dati di flusso e di patrimonio sono:
• Numero totale reperti in inventario: numero di reperti opportunamente
classificati e presenti nell’inventario della struttura [reperti]
• Numero totale cassette presenti in inventario: numero complessivo di contenitori
adibiti alla conservazione dei reperti inventariati attualmente utilizzati
[cassette]
• Numero medio reperti inventariati: rappresenta il numero medio degli oggetti
che annualmente vengono aggiunti annualmente al magazzino [reperti/anno]
• Numero medio reperti in prestito: quantità media dei beni archeologici concessi
in prestito ad altri enti per studio, eventi,… [reperti/anno]
•…
16
Il modello per la gestione dei reperti archeologici (4/7)
• Agli scenari RFId sono
associati benefici legati
all’efficienza, in particolare
per le attività di ricognizione
inventariale
4.000
3919
-
3.500
3.000
€/anno
• Se rapportati
all’investimento per la
realizzazione
dell’infrastruttura
tecnologica, tali benefici non
sono sufficienti a generare
ritorni economici positivi
Costo operativo totale del magazzino
4.500
Costo dei materiali
2.500
2.000
1899
3.880
Ricognizione
inventariale
5
1.500
1.000
1.873
Attività per la
gestione del reperto
618
55
500
38
Attuale
527
20
35
RFId su cassette RFId su cassette
e su reperti
In entrambi gli scenari RFId si ottengono NPV negativi, e valori del tempo di
pay-back attualizzato(*) incompatibili con qualsiasi pratica gestionale
17
(*) Nel foglio Excel il PBT è calcolato nelle due versioni attualizzato e non attualizzato
Il modello per la gestione dei reperti archeologici (5/7)
• La valutazione economica fornisce i seguenti risultati:
Scenario
NPV [€]
PBT [anni]
RFId su cassette
-22.783 L’investimento non è ripagato se non
in tempi molto lunghi
RFId su cassette e reperti
-24.915 L’investimento non è ripagato se non
in tempi molto lunghi
• E’ stata eseguita analisi di sensitività lungo le seguenti direzioni:
• Tempi della ricognizione inventariale: incremento dei tempi nello scenario
attuale
• Patrimonio dei beni inventariati e flussi annui (inventariazione, prestiti,…):
incremento di tali dati
• Costo del tag RFId: riduzione del 40%
• Anche negli scenari RFId creati per sensitività si ottengono NPV negativi e
tempi di payback molto elevati
18
(*) Pay Back Time
Il modello per la gestione dei reperti archeologici (6/7)
Risoluzione tracking utente
• È stato definito un indicatore denominato grado di conoscenza delle responsabilità
rappresentato nel seguente schema di analisi:
• Il numero di operazioni per
reperto registrate:
Alta
RFId su
cassette
Media
RFId su
cassette e
su reperti
Attuale
Basso
Medio
Alto
Numero di operazioni per reperto registrate
Quantità di informazioni a
disposizione per bene
archeologico riguardo alle
operazioni che lo stesso ha
subito durante il suo ciclo di
vita all’interno della struttura
Grado di controllo che viene
effettuato sugli accessi degli
utenti autorizzati (personale
interno, personale esterno,
visitatori) ai depositi
• Nello scenario RFId su
cassette aumenta rispetto
alla situazione attuale perché
è registrato qualsiasi
movimento che la cassetta
contenente il reperto ha
subito
• Nello scenario RFId su
cassette e su reperti aumenta
rispetto ad entrambi gli
scenari grazie alla possibilità
di seguire tutti gli
spostamenti che un bene ha
subito durante il periodo di
permanenza nella struttura
• La risoluzione del tracking
utente:
• In entrambi gli scenari RFId il
controllo accessi è migliorato
dalla presenza di un sistema
costituito da badge in
dotazione agli utenti e varchi
19
di rilevamento istallati presso
gli ingressi
Il modello per la gestione dei reperti archeologici (7/7)
• Le tecnologie RFId comportano una riduzione dei costi operativi annui del
Santuario d’Ercole Vincitore. L’impatto assume, però, un ruolo marginale a
causa delle dimensioni piuttosto ridotte dei flussi (oggetti inventariati ogni
anno e numero visitatori che hanno accesso alla struttura). Tali benefici non
sono, dunque, sufficienti a giustificare l’investimento come dimostrato dai
valori assunti dall’NPV e dal tempo di pay-back
• È fondamentale rilevare l’importanza assunta dai benefici che la
radiofrequenza apporta ad altri parametri di valutazione come la conoscenza
aggiornata del proprio inventario oppure il controllo delle responsabilità che
rappresentano elementi critici in un contesto dove la priorità è la tutela del
patrimonio archeologico. Ad entrambi gli scenari RFId è, infatti, associato un
aumento delle informazioni memorizzate per reperto e la possibilità di
associare una determinata azione su un oggetto ad un utente
20
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
21
Il modello per la gestione dei beni mobili (1/7)
• Il modello di valutazione sviluppato è stato applicato all’Ufficio del
Patrimonio del Politecnico di Milano
• La definizione degli scenari tecnologici è finalizzata al confronto tra due
differenti tecnologie di identificazione automatica:
• Scenario codice a barre: prevede l’associazione di etichette barcode ai beni che
rientrano nel patrimonio dell’ente pubblico
• Scenario RFId: prevede che ciascun oggetto venga univocamente identificato da
un transponder RFId riscrivibile
• Lo strumento di valutazione è stato costruito tenendo conto delle seguenti
considerazioni:
• L’analisi avviene sulle sole attività differenziali
• Valgono le seguenti ipotesi di struttura:
• Il personale dell’ufficio del consegnatario è riallocabile ad altre mansioni
• Vengono considerati esclusivamente i beni che hanno valore contabile superiore ai 500
euro, iscritti dunque nel “registro dei beni mobili” dell’ente pubblico
22
Il modello per la gestione dei beni mobili (2/7)
• Il modello analizza dettagliatamente le seguenti attività:
Attività per la gestione
ordinaria dei beni mobili
Inventariazione
Modifiche
all’inventario
Dismissione di
un bene
Ricognizione
inventariale
Analisi delle attività per la
revisione inventariale e il
rinnovo del registro contabile
che, per legge, deve essere
svolta con cadenza almeno
quinquennale
Gestione della
manutenzione
Esame delle attività legate alla
gestione della manutenzione
ordinaria e straordinaria di
strumenti tecnici, di dispositivi
che necessitano di un controllo
o di un aggiornamento periodico
(PC, condizionatori,….) e dei
beni regolati dal decreto 626
Analisi dei processi per l’amministrazione
ordinaria dei beni mobili. Comprende l’insieme
delle attività che spazia dall’iscrizione del bene nel
registro inventariale fino alla sua dismissione
attraverso l’emissione di un “buono di scarico”
• Si rimanda all’allegato “Modello Consegnatario definitivo.zip” per il
dettaglio della mappatura dei processi
23
Il modello per la gestione dei beni mobili (3/7)
• Il modello di valutazione è alimentato da una serie di dati in input suddivisi
nelle seguenti categorie:
• Dati di flusso e di patrimonio
• Dati relativi alla struttura
• Tempi elementari delle principali attività modellizzate
• Altri dati operativi
• Parametri ricavati
• I più significativi dati di flusso e di patrimonio sono :
• Patrimonio totale di beni mobili: numero oggetti gestiti dalla struttura iscritti
nell’inventario dei beni mobili (aventi valore superiore ai 500 euro) [beni]
• Numero medio nuovi carichi nell’inventario: numero medio di nuovi beni che
annualmente sono iscritti nel registro dei beni mobili gestito dal consegnatario
[beni/anno]
• % beni mancanti dal processo di ricognizione: valore percentuale dei beni iscritti
nel registro risultati in media mancanti a seguito di un processo di ricognizione
inventariale
• Valore medio di un bene del patrimonio: valore economico medio, espresso in
euro, di un bene facente parte del patrimonio della struttura [€/bene]
•…
24
Il modello per la gestione dei beni mobili (4/7)
Costi correnti annui per l'ufficio del consegnatario
€/anno
• Il contributo apportato da entrambe le
tecnologie di identificazione
automatica alle attività di gestione
ordinaria e di gestione della
manutenzione risulta marginale visti i
valori ridotti che caratterizzano il
flusso dei beni annuo
• I maggiori benefici di efficienza si
ottengono sulla ricognizione
inventariale. Anche rapportato alla
tecnologica con codice a barre, l’RFId
permette una maggiore riduzione dei
tempi e proporzionalmente dei costi
necessari alla realizzazione del
processo
475
5
321
507
Costi materiali
135
Gestione
manutenzione
Gestione ordinaria
9
405
269
243
65
43
39
Attuale
Barcode
RFId
Costi per la ricognizione inventariale
10.000
8813
9.000
190
Materiale per il
rinnovo
338
8.000
€/revisione
Se rapportati all’investimento, i benefici
ottenibili non sono, in entrambi gli
scenari tecnologici, sufficienti a
generare valore economico.
Si ottengono NPV negativi e tempi di
pay-back attualizzato molto elevati
500
450
400
350
300
250
200
150
100
50
-
7.000
Rinnovo
inventario
6.000
Ricognizione
5.000
4.000
8.285
3311
380
327
3.000
2.000
2.604
1.000
724
306
418
Attuale
Barcode
RFId
25
Il modello per la gestione dei beni mobili (4/7)
• La valutazione economica fornisce i seguenti risultati:
Scenario
Bar code
RFId
NPV [€]
PBT [anni]
-3.319
9
-10.740
22
• E’ stata eseguita analisi di sensitività lungo le seguenti direzioni:
• Patrimonio dei beni
inventariati e flussi
annui (nventariazione,
modifiche
all’inventario,…):
incremento di tali dati
Caso “dimensione
patrimonio media”
Scenario
Bar code
RFId
NPV [€]
PBT [anni]
Caso “Dimensione
patrimonio alta”
NPV [€]
PBT [anni]
3.526
3
17.127
3
-16.143
12
-21.892
8
• Costo del tag RFId: riduzione del 40%
Caso “Ufficio patrimonio
PoliMI”
Scenario
RFId
NPV [€]
-6.380
PBT [anni]
12
Caso “dimensione
patrimonio media”
NPV [€]
-4.845
PBT [anni]
8
Caso “Dimensione
patrimonio alta”
NPV [€]
305
PBT [anni]
3
• Gli scenari RFId non presentano indicatori economici positivi, a meno di forti
decrementi del costo del tag e di patrimoni di grandi dimensioni (100.000+26
beni)
(*) Pay Back Time
Il modello per la gestione dei beni mobili (6/7)
• Il modello di valutazione, sulla base di alcune considerazioni qualitative, include il
calcolo dei seguenti due indicatori di performance:
• Numero ricognizioni a parità di workload: valuta quante volte è possibile effettuare la
revisione inventariale nel rispetto dei vincoli di risorse (tempo per la realizzazione
dell’intero processo) che la struttura in esame è disposta a dedicare
Attuale
Soglia max
(ore/uomo)
accettabilità
Codice a
barre
RFId
1920:00:00
Totale per la ricognizione
inventariale (ore/uomo)
1483:48:20
925:41:40
707:05:00
Numero di ricognizioni a
parità di workload
1
(1,3)
2
(2,07)
2
(2,71)
Sia la soluzione con codice a barre
che quella RFId offrono la possibilità
di effettuare, a parità di risorse
messe a disposizione, una
ricognizione inventariale completa in
più nell’arco dei cinque anni previsti
dalla normativa
• Grazie alla possibilità di effettuare una ricognizione inventariale in più, si ritiene che ad entrambi
gli scenari tecnologici (BarCode, RFId) si possa associare una diminuzione dei furti sul patrimonio
gestito. La stima di questo valore può essere fatta in modo soggettivo: il modello fornito nel
foglio Excel aiuta a calcolare con rapidità il corrispettivo risparmio economico legato
all’ipotizzata diminuzione dei furti
27
Il modello per la gestione dei beni mobili (7/7)
• L’entità dei benefici economici sulle attività di gestione ordinaria e di
gestione della manutenzione legati all’introduzione delle tecnologie RFId
riveste un ruolo marginale a causa dei valori molto bassi che caratterizzano il
flusso di beni annuo
• L’impatto dell’RFId sui tempi e sui costi della ricognizione inventariale è
rilevante, ma tali benefici non contribuiscono in maniera decisiva al risultato
offerto dagli indicatori di valutazione economica (NPV e tempo di pay-back)
vista la cadenza quinquennale con la quale tale processo viene eseguito
• Grazie ad un controllo più puntuale e frequente, le tecnologie basate sulla
radiofrequenza permettono di incrementare l’affidabilità e la credibilità del
registro di beni che l’Ufficio del Patrimonio gestisce. A parità di risorse
dedicate, rispetto allo scenario attuale è possibile, infatti, eseguire una
volta in più la ricognizione inventariale o in alternativa eseguire più
frequentemente revisioni parziali sugli ambienti giudicati più critici
28
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
29
Il modello per la gestione doganale dei container (1/8)
• Il modello di valutazione sviluppato è stato applicato al Porto di Venezia
• I risultati fanno riferimento a due differenti scenari tecnologici analizzati
nel dettaglio:
• Scenario sigillo elettronico – progetto pilota: progetto di collaborazione tra
Agenzia delle Dogane e gestore del terminal (terminalista) che prevede l’uso di
sigilli elettronici RFId riutilizzabili apposti sui container al momento dello sbarco
e prelevati all’atto dello sdoganamento
• Scenario sigillo elettronico – integrazione di filiera: si ipotizza che ciascun
container giunga nel porto già dotato di sigillo elettronico perché istallato a
monte della filiera
• Per la costruzione dello strumento di valutazione sono valse le seguenti
considerazioni:
• L’analisi avviene per le sole attività di import
• L’analisi avviene sulle sole attività differenziali
• Valgono le seguenti ipotesi di struttura:
• Il personale del porto e del retroporto è riallocabile ad altre mansioni
• Non viene fatta alcuna distinzione tra le tipologie di container
30
Il modello per la gestione doganale dei container (2/8)
• Il modello analizza dettagliatamente le seguenti attività:
Attività di sbarco –
Visto sbarcare
Attori:
• Agenzia delle Dogane
• Terminalista
Sdoganamento in
linea
Attori:
• Agenzia delle Dogane
• Terminalista
Gestione del
retroporto
Attori:
• Agenzia delle
Dogane
• Terminalista
Circuito doganale
di controllo
Attori:
• Agenzia delle
Dogane
Merci a
“groupage”
Attori:
• Agenzia delle
Dogane
Sdoganamento non
in linea
Attori:
• Agenzia delle Dogane
• Terminalista
Uscita dal terminal –
Visto uscire
Analisi dei processi per la gestione
dei container all’interno della struttura
del retroporto eseguiti dagli attori
dell’Agenzia delle Dogane e in parte
da quelli del terminalista
Attori:
• Agenzia delle Dogane
Analisi delle attività svolte all’interno del terminal
portuale dagli attori dell’Agenzia delle Dogane e in
parte di quelle del terminalista che spaziano dallo
sbarco del container dalla nave fino ai controlli svolti
presso i gate di uscita per lo sdoganamento definitivo o
il trasferimento al retroporto
Analisi dei processi
per la gestione dei
container a
“groupage”,
contenenti, cioè, al
loro interno piccole
partite provenienti da
mittenti diversi
Esame delle attività di controllo
(CDC) sulle merci che può essere
eseguita in qualsiasi momento del
ciclo di vita di un container all’interno
del porto o del retroporto
• Si rimanda all’allegato “Modello dogane definitivo.zip” per il dettaglio
della mappatura dei processi
31
Il modello per la gestione doganale dei container (3/8)
• Il modello di valutazione è alimentato da una serie di dati in input suddivisi
nelle seguenti categorie:
• Dati di flusso dei container
• Dati relativi alla struttura
• Dati del costo della manodopera
• Tempi elementari delle principali attività modellizzate
• Altri dati operativi
• I più significativi dati di flusso dei container sono:
• Numero medio container sbarcati: valore medio su base annua del numero di
container provenienti via mare e sbarcati nel terminal [container/anno]
• % container sdoganati in linea
• % container sdoganati non in linea
• % container destinati al magazzino del terminal
• % container destinati al retroporto
• % container ritirati su gomma
• % container ritirati su ferro
• % controllo fisico sui container
• % container sbarcati del tipo a “groupage”
•…
32
Il modello per la gestione doganale dei container (4/8)
L’analisi dell’investimento per l’Agenzia delle Dogane mostra che:
• Perdita di valore per le attività interne a
causa dell’aumento dei tempi per svolgere
le principali operazioni (visto sbarcare,
controlli sulle merci,…)
• Aumento della manodopera ai varchi di
uscita per il prelievo del sigillo elettronico
• Costo annuo per l’acquisto dei materiali
per il rinnovo del parco sigilli
Costo operativo annuo
188282
200.000
2.250
180.000
160.000
140.000
€/anno
• La realizzazione dello scenario sigillo
elettronico – progetto pilota non risulta
economicamente conveniente in quanto
provoca un aumento dei costi operativi
annui per le attività esaminate. Questo
aumento è dovuto a:
120.000
Costo dei materiali
27.166
Aumento/riduzione
manodopera
116752
-
100.000
80.000
69.698
Attività ai varchi
77.849
60.000
89.169
40.000
Attività interne
34536
4.192
20.000
38.904
30.344
Scenario Attuale Sigillo Elettronico - Sigillo Elettronico Progetto Pilota
Integrazione di
filiera
• Nello scenario sigillo elettronico – integrazione di filiera, grazie al minor investimento
necessario alla realizzazione dell’architettura RFId e i notevoli vantaggi sui costi operativi annui
in tutte le attività esaminate, si ottiene una profittabilità elevata e un tempo di payback
attualizzato molto basso
Scenario
NPV[€]
Tempo di PayBack [anni]
Sigillo elettronico – progetto pilota
-341811
-
Sigillo elettronico – integrazione di filiera
174167
1
33
Il modello per la gestione doganale dei container (5/8)
L’analisi dell’investimento per il gestore del terminal mostra che:
Costi per la gestione del magazzino del terminalista
60.000
50.000
40.000
€/anno
• In entrambi gli scenari tecnologici
il costo delle attività esaminate si
riduce a zero perché completamente
automatizzate dalla tecnologia RFId
30.000
54.223
20.000
• A fronte di tale beneficio e
considerato l’investimento che anche
il terminalista deve sostenere per
l’infrastruttura tecnologica si
ottengono i seguenti risultati:
10.000
Scenario Attuale
Scenario
NPV[€]
Sigillo elettronico – progetto
pilota
107269
1
Sigillo
elettronico
integrazione di filiera
107269
1
–
Tempo di PayBack [anni]
Sigillo Elettronico - Progetto
Pilota
Sigillo Elettronico Integrazione di filiera
L’analisi si è concentrata su quei
processi che sono totalmente
automatizzati dall’infrastruttura RFId
riducendo a zero i tempi e i costi
operativi ad essi associati
34
Il modello per la gestione doganale dei container (6/8)
• E’ stata eseguita analisi di sensitività lungo le seguenti direzioni:
• Flussi di container in import e sulla presenza di retroporto: incremento dei flussi
e introduzione di un retroporto (non presente a Venezia)
Analisi investimento per
Agenzia delle Dogane
Scenario
NPV[€]
PBT (*)
[anni]
Analisi investimento
per Terminalista
NPV[€]
PBT
[anni]
Sigillo
elettronico
progetto pilota
–
-912.910
-
556.553
1
Sigillo
elettronico
integrazione di filiera
–
2.753.185
1
556.553
1
• Modalità di trasporto dei container (ferro, gomma): variazioni delle
percentuali relative alle due modalità
• Incrementando la percentuale di trasporto su ferro, i risultati economici
per l’Agenzia delle Dogane permangono negativi nello scenario “Progetto
Pilota” e positivi nello scenario “Integrazione di filiera”, mentre i benefici
per il terminalista permangono positivi
35
(*) Pay Back Time
Il modello per la gestione doganale dei container (7/8)
• Il modello di valutazione include anche il calcolo dei seguenti indicatori di
performance:
• Riduzione del tempo di rework: diminuzione del tempo dedicato alle attività di ripetizione
delle operazioni svolte sul sistema informativo (doganale o del terminalista) provocate da
un’immissione errata dei dati
• Livello di servizio: riduzione del tempo di processamento da parte del personale ai varchi
(Guardia di Finanza) e la conseguente stima, attraverso la teoria delle code, del tempo
trascorso dagli autotrasportatori in attesa ai gate di uscita via gomma
% sul tempo di
rework
Scenario Sigillo
elettronico – Progetto
pilota
Scenario Sigillo
elettronico –
Integrazione di filiera
-100%
-100%
% sul tempo speso
in coda dagli
autotrasportatori
- 72%
-96%
•Grazie alle operazioni di
identificazione automatica, che
avvengono attraverso i reader posti
sui varchi o con l’ausilio di PDA, gli
scenari RFId riducono a zero il
tempo di rework
•In percentuale, entrambi gli scenari
tecnologici contribuiscono ad una
notevole riduzione del tempo in
coda degli autotrasportatori
36
Il modello per la gestione doganale dei container (8/8)
• Il valore economico generato dal progetto pilota è negativo. Il risultato
insoddisfacente è condizionato dall’impatto subito dalle principali attività
conseguente all’ipotesi di partenza che prevede l’apposizione del sigillo elettronico
al momento dello sbarco e la sua successiva rimozione all’atto dello sdoganamento
• Nell’ipotesi di integrazione di filiera, il minor investimento necessario alla
realizzazione dell’infrastruttura tecnologica e i notevoli vantaggi sui costi operativi
annui contribuiscono al raggiungimento di una profittabilità molto elevata
• Sono soddisfacenti i benefici di costo che ottiene il terminalista grazie alla completa
automazione delle attività esaminate. Andrebbe esplorata un’opzione di condivisione
dei costi e dei benefici dell’investimento nello scenario “Pilota”
• Agli scenari con sigillo elettronico è associata una riduzione del tempo dedicato al
rework e del tempo speso in coda dagli autotrasportatori per le operazioni di
controllo e di accettazione all’uscita dal porto
È necessario interpretare la realizzazione dell’infrastruttura RFId come un’importante
opzione strategica per il futuro il cui valore è tanto più elevato quanto più diverrà
concreta in tempi brevi l’ipotesi di utilizzare i sigilli elettronici a monte
37
Agenda
• Ripresa: gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia di valutazione
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
38
Conclusioni (1/4)
• Le applicazioni RFId dimostrano un elevato potenziale per il miglioramento
delle attività di gestione delle biblioteche e per un maggior controllo del
patrimonio librario
• Nelle restanti realtà analizzate (gestione reperti archeologici, gestione beni
mobili ed identificazione container) la loro adozione sembra essere piuttosto
“prematura”, soprattutto se si considera il ritorno di investimento
• I motivi di questa affermazione sono da ricercarsi in:
• (1/3) Condizioni strutturali
• (2/3) Problemi congiunturali
• (3/3) Non criticità dei processi impattati dall’RFId
continua
39
Conclusioni (2/4)
Perché “premature”?
• (1/3) Condizioni strutturali: è pressoché impossibile ottenere ritorni
economici dalla realizzazione in locale di un’applicazione con una chiara
vocazione globale. E’ necessaria un’azione integrata di filiera, ad es.:
– Tag applicato dal produttore del container prima dell’utilizzo presso il porto
– Tag applicato dal produttore del farmaco prima dell’utilizzo in ospedale
– Tag applicato dal produttore / rivenditore del bene per abilitare l’asset management
Messaggio: non ha senso fare delle “fughe solitarie”
• (2/3) Problemi congiunturali: il costo dell’infrastruttura tecnologica può
diventare “insostenibile” in realtà caratterizzate da una piccola scala dei
processi impattati, ad es.:
– Pochi beni archeologici movimentati
– Pochi nuovi asset inventariati
Allo stesso modo, eventuali ristrettezze di budget tipicamente spostano l’enfasi
sul fattore ritorno economico, rendendo non desiderabili quelle applicazioni il cui
impatto si concentri, principalmente, sulle prestazioni di efficacia.
Messaggio: se il focus è l’efficienza, focalizzarsi su processi di larga scala
continua
40
Conclusioni (3/4)
(segue)
• (3/3) Non centralità dei processi impattati dall’RFId: è più difficile trovare
giustificazione all’investimento in RFId tutte quelle volte che l’applicazione non
si concentra su attività core della PA in esame (come è il caso del processo di
gestione dei beni mobili). Nelle applicazioni su attività non core è più difficile
individuare il cui prodest:
– Talvolta sono attività già date in outsourcing, come le ricognizioni inventariali;
– Il “cliente“ della PA non percepisce un servizio / valore aggiunto
Concentrandosi sulle attività core è più facile raggiungere il giusto mix di
incremento prestazionale (efficienza + efficacia) che porta a giustificare
l’adozione del RFId.
Messaggio: cercare applicazioni nella tecnologia, partendo dalle attività
core
41
Conclusioni (4/4)
• Nel proporre un investimento in tecnologia RFId nelle PA è quindi
necessario:
• valutare con precisione se vi siano le condizioni di ostacolo richiamate ai
punti precedenti, ed in caso come sia possibile aggirarle/rimuoverle
• realizzare che i benefici vanno individuati sia nelle aree di efficienza che
di efficacia. Laddove si lavori su attività core, è più facile trovare il
giusto bilanciamento di miglioramento di efficienza e di efficacia. E’
questa la chiave di introduzione delle tecnologie RFId (es. sanità)
• per queste due classi di benefici, tentare sempre una valutazione
quantitativa o, in seconda battuta, qualitativa mediante opportuni KPI
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Agenda
• Gli ambiti applicativi “più promettenti”
• La metodologia
• Le analisi di dettaglio
• La gestione delle biblioteche: Biblioteca Centrale di Economia
Università degli Studi di Torino
• La gestione dei reperti archeologici: MiBAC – Santuario d’Ercole
Vincitore
• La gestione dei beni mobili nella PA: Consegnatario PoliMI
• L’identificazione dei container: Agenzia delle Dogane – Porto di
Venezia
• Conclusioni
• Allegati
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Allegati
• “Tesi Francesco Adamo.doc” contiene la descrizione delle evidenze consegnate
durante la fase intermedia dell’accordo di collaborazione e la descrizione dettagliata
del lavoro eseguito per i tre ambiti di analisi. Per ciascuno di essi si analizzano: il
contesto, gli scenari tecnologici, la mappatura dei processi, il modello costruito e i
KPI analizzati, i risultati e i messaggi.
• “2007-1-1 – Biblio Economia definitivo.zip” è il documento preparato durante lo
studio della Biblioteca Centrale di Economia – Univ. degli Studi di Torino. Evidenzia le
caratteristiche della struttura, i risultati del modello ed i messaggi emersi dall’analisi
• “Modello MiBAC definitivo.zip” è il modello excel costruito per l’analisi della gestione
dei reperti, e parametrizzato al caso del Santuario d’Ercole Vincitore.
• “Modello Consegnatario definitivo.zip” è il modello excel costruito per l’analisi della
gestione dei beni mobili per l’Ufficio del Consegnatario, e parametrizzato sulla realtà
del Politecnico di Milano.
• “Modello dogane definitivo.zip” è il modello excel costruito per l’analisi
dell’identificazione dei container presso una dogana portuale, e parametrizzato sui
dati del Porto di Venezia in base ai requisiti evidenziati dall’Agenzia delle Dogane.
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