Incontro con le OO.SS. di IGC del 30 maggio e 3 giugno 2003

Le attività dei cantieri
Incontro con le OO.SS. di IGC del 30 maggio e 3 giugno 2003
Cantieri IGC -
Visione complessiva
Fase 1
Fase 2
Raggiungimento risultati
cantieri Ia ondata
Pianificazione
Implementazione
cantieri di Ia ondata
Obiettivi e attività
Garanzie
Garanzie
Legali
Legali
Segmentazione
Segmentazione
Organizzazione
Controlli interni
Controlli interni
Controllo gestione
Controllo gestione
Spese amm.ve
Piano di impresa
Risultati
Organizzazione
Spese amm.ve
Immobili
Immobili
Sistemi
Sistemi
Attività dei gestori
Presa in
carico
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
2
Stock
Recupero
Chiusura
Ottimizzazione
modalità di
lavoro
Responsabilità di progetto
 Intesa (Dott. Brambilla)
 IGC (Dott. Faggella e Ing. Pierantoni)
 Bain
COMITATO
GUIDA
Project
Management
 Moroni
Supporto
specialistico
Segmentazione
Sistemi
Informativi
Legali
Esterni
Immobili
Aloise
Angius
Brenna
Della Lucilla
Del Vecchio
Di Cianni
Di Sevo
Marciò
Petronella
Pezzuto
Redaelli
Rossi
Ruina
Sgarrella
Tricarico
Montecuccoli
Moretti
Callegari
De Nicolais
Supporto
metodologico
Bain
Garanzie
Struttura
Organizzativa
Controlli
Altre spese
amministrative
Laudati
Moroni
Tucci/Aliverti
Paglia
Servizi
centrali
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
3
Garanzie – Risultati ottenuti
• Completata la verifica e certificazione su più di 30.000 posizioni, pari
all’85% del valore di bilancio e al 41% delle posizioni di proprietà di IGC
–contestuale raccolta centralizzata dei dati, su supporto cartaceo, non gestiti
attualmente dalla procedura garanzie (GB)
–Inserimento delle informazioni da supporto cartaceo a database, per il
successivo trasferimento in procedura GB modificata
• Definiti con ISS gli adeguamenti alla procedura garanzie per gestire
anche i nuovi campi (rilascio da ISS pianificato per il 30 maggio)
–Nuova procedura rilasciata da Sydema ed in fase di test presso ISS
–Definito l’adeguamento della relativa normativa
L’aggiornamento del prossimo invio di pratiche sarà fatto dai
gestori direttamente in procedura, senza ricorso al modulo
cartaceo
• Completato il recupero in Centrale Rischi delle mancate segnalazioni
relative alle garanzie (personali e reali) per il periodo gennaio –
novembre 2002 e la data del 30 giugno verrà pienamente rispettata
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
4
Garanzie – Tempistica controllo garanzie:
valori al 20 maggio
Controllo valore di bilancio
100%
Controllo Numero pratiche
Curva obiettivo
50%
Curva obiettivo
90%
45%
80%
40%
Curva
consuntivo
70%
60%
30%
50%
25%
40%
20%
30%
15%
20%
10%
10%
5%
0%
0%
1° sett.
5° sett.
9° sett
15-mag
Curva
consuntivo
35%
20-mag
1° sett.
E’ stato aggiornato l’ 84,8%
del valore di bilancio vs. il 91% previsto
per il 9 maggio . +0,3% rispetto alla
settimana precedente
5° sett.
9° sett
15-mag
E’ stato aggiornato il 41,1%
delle posizioni vs. il 47% previsto per il
9 maggio. +0,8% rispetto alla
settimana precedente
Ci sono ca 3.000 moduli, pervenuti dopo il 9 maggio (scadenza 5°
invio), ancora da caricare a sistema
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
20-mag
5
Obiettivi di completamento per UL
UL con % di completamento obiettivi di
n° posizioni inferiore all’85% all’ 8 maggio
UL
Milano Rev.
Milano 1
Trapani
Sassari
Messina
Milano 2
Vicenza
Venezia
Milano 3
Pavia
Ascoli
Varese
Genova
Catania
Bergamo
Viterbo
Cagliari
Palermo
Brescia
%
08-mag
36%
52%
54%
57%
58%
58%
61%
61%
65%
67%
69%
69%
74%
74%
74%
75%
75%
76%
77%
%
20-mag
36%
55%
56%
59%
63%
62%
65%
62%
66%
68%
74%
75%
77%
78%
87%
80%
79%
78%
87%
%
UL
08-mag
Caserta
78%
Padova
79%
Firenze
80%
Napoli
80%
Foggia
80%
Treviso
80%
Brindisi
80%
Monza
80%
Bari
81%
Andria
82%
Milano Fond.
82%
Cosenza
83%
Torino
84%
UL con % di completamento obiettivi di
n° posizioni superiore all’85% all’8 maggio
%
20-mag
90%
84%
84%
86%
82%
93%
86%
89%
85%
87%
83%
86%
90%
UL
Taranto
Udine
Sanremo
Verona
Bologna
Foligno
Milano 7
Roma
Como
Piacenza
Rossano
Milano 6
Salerno
Reggio C.
10 UL che all’ 8 maggio erano al di sotto
dell’85%, hanno ora superato questa
soglia
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
%
08-mag
85%
86%
86%
87%
87%
87%
87%
87%
88%
88%
89%
89%
89%
90%
%
20-mag
96%
89%
88%
93%
96%
89%
89%
91%
94%
93%
95%
94%
96%
99%
UL
Catanzaro
Potenza
Pisa
Galatina
Locri
Parma
Rieti
Milano 4
Pescara
Spoleto
Castello
Outs.2
Outs.1
%
08-mag
91%
91%
92%
94%
94%
94%
96%
99%
99%
99%
100%
100%
100%
%
20-mag
95%
96%
100%
97%
97%
99%
100%
100%
99%
99%
100%
100%
100%
Le UL che hanno superato il 95% sono
passate da 6 a 16 (escluso Outsourcing)
6
Dettaglio completamento –
Invio numero : Dati
5° invio
1
N° Posizioni
Scadenza
14-feb
Dati al 20 maggio
stato
certificata
da certificare
cancellata
58
Totale
complessivo
esclusa
%
Complet.
4.325
162
115
4.660
96,52%
Nominale Tot
9.387.682,13 2.807.990.211,26
104.857.092,71
1.299.722,83
2.923.534.708,93
96,41%
Esp Lorda
3.457.108,91 1.238.677.203,66
34.786.253,97
968.479,46
1.277.889.046,00
97,28%
Bilancio Tot
2.864.304,99
993.714.067,06
30.364.205,58
713.607,48
1.027.656.185,11
97,05%
2
N° Posizioni
39
7.883
416
152
8.490
95,10%
Scadenza
Nominale Tot
5.609.408,95 1.620.637.129,89
105.180.226,77
1.400.239,73
1.732.827.005,34
93,93%
28-feb
Esp Lorda
2.325.395,03
659.259.213,15
31.209.496,71
923.241,86
693.717.346,75
95,50%
Bilancio Tot
1.822.255,12
493.606.508,93
23.336.118,34
619.651,28
519.384.533,67
95,51%
3
N° Posizioni
12
6.905
944
91
7.952
88,13%
Scadenza
Nominale Tot
925.596,28
843.536.827,15
123.596.737,84
773.290,90
968.832.452,17
87,24%
14-mar
Esp Lorda
435.619,61
313.083.527,90
42.513.157,00
529.975,34
356.562.279,85
88,08%
Bilancio Tot
313.579,13
222.040.858,76
29.962.810,65
346.381,43
252.663.629,97
88,14%
4
N° Posizioni
15
5.992
1.362
79
7.448
81,71%
Scadenza
Nominale Tot
1.193.637,59
548.154.175,45
163.215.192,52
657.244,86
713.220.250,42
77,12%
11-apr
Esp Lorda
345.807,49
180.804.666,30
45.080.958,48
349.102,36
226.580.534,63
80,10%
Bilancio Tot
284.051,22
122.092.635,88
30.795.956,53
213.516,03
153.386.159,66
79,92%
5
N° Posizioni
Scadenza
Nominale Tot
9-maggio
Da inviare
34
4.076
3.398
93
7.601
55,30%
2.045.561,59
205.149.030,67
263.763.077,23
729.329,36
471.686.998,85
44,08%
Esp Lorda
275.138,55
50.702.666,74
39.811.335,60
182.100,45
90.971.241,34
56,24%
Bilancio Tot
188.682,73
29.542.571,26
23.700.939,22
45.154,04
53.477.347,25
55,68%
N° Posizioni
1
906
39.497
1.166
41.570
4,99%
Nominale Tot
73.763,41
43.849.027,28
3.105.443.115,02
9.886.564,41
3.159.252.470,12
1,70%
Esp Lorda
15.519,45
8.481.946,68
458.670.245,10
2.061.853,75
469.229.564,98
2,25%
0,00
3.299.055,33
196.728.168,68
438.978,79
200.466.202,80
1,86%
159
30.087
45.779
1.696
77.721
41,10%
19.235.649,95 6.069.316.401,70
3.866.055.442,09
14.746.392,09
9.969.353.885,83
61,22%
Esp Lorda totale
6.854.589,04 2.451.009.224,43
652.071.446,86
5.014.753,22
3.114.950.013,55
79,07%
Bilancio Tot totale
5.472.873,19 1.864.295.697,22
334.888.199,00
2.377.289,05
2.207.034.058,46
84,83%
Bilancio Tot
Conteggio di Posizione totale
Nominale Tot totale
Si raccomanda di portare a termine il 5° invio in via prioritaria
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
7
Garanzie – Prossimi passi
• Rilascio ai gestori nuova procedura per la gestione garanzie e
aggiornamento relativa normativa
• Travaso dei dati raccolti su modulo dal Database temporaneo alla nuova
procedura Garanzie
• Prosecuzione attività di certificazione: attività continuativa, nell’ambito
della normale attività di gestione delle pratiche
–Termine verifica portafoglio di proprietà
–A seguire, verifica portafoglio gestito
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8
Controllo di Gestione – Risultati ottenuti e Prossimi passi
Risultati ottenuti
• Attivazione processo di produzione sistematica, con cadenza mensile, del
Tableau de Bord, attraverso procedure di alimentazione e di calcolo
semiautomatiche
–raccolta in un unico database dei dati relativi al portafoglio ceduto e gestito
e integrazione delle informazioni di profilo contabile con quelle gestionali
–disponibili estrazioni da host dei dati di bilancio
–Report del Tableau de Bord disponibili a livello Società / Area / Unità Legale
/ Gestore
• Predisposta la preparazione mensile di un file e di un tabulato per Area /
UL / Gestore contenente l’elenco delle posizioni di proprietà e in gestione
–In fase di test su 4 UL pilota, per verificare la completezza e fruibilità delle
informazioni fornite
Prossimi passi
• Ampliamento reportistica del Tableau de Bord
• Riduzione numero di interventi manuali per la creazione dei report
• Avvio realizzazione datawarehouse
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
9
Sistemi informativi – Risultati ottenuti
• Postazione Unica: realizzata; roll-out sulle UL in corso (termine previsto
il 30 giugno 2003)
• Screen scarping: realizzato per le funzionalità di gestione incassi e
parcelle
• Pratica Elettronica: in corso di realizzazione la personalizzazione
dell’applicativo secondo le specificità di IGC; pianificato l’avvio in
produzione su unità pilota per fine giugno 2003
• CSP: rilascio dell’applicativo a tutte le filiali target con roll out
• Controllo di Gestione:
–Attivata una prima versione di Tableau de Bord basata su applicativo access
–In corso di valutazione, unitamente a ISS, una proposta di un fornitore
esterno per la realizzazione di un Datawarehouse per avere una base unica
normalizzata di dati che sia di base a tutti i report gestionali, a tutti i livelli
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10
Controlli Interni – Risultati ottenuti
• Creata e attivata la struttura di Controlli Interni
–definito il funzionigramma, assegnate le risorse
–definito il perimetro di azione e le principali attività
• Definito il piano di intervento dei Controlli Interni per il 2003 e definita
una modalità standard di pianificazione degli interventi in base
all’individuazione delle priorità
• Individuate le aree di intervento per i controlli in loco vs. controlli a
distanza, con le relative checklist
• Formalizzato il primo set di indicatori per i controlli a distanza e
individuati i relativi database per l’estrazione dei dati di supporto
• Iniziate le attività ispettive in loco
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11
Organizzazione – Risultati ottenuti
• La nuova struttura organizzativa (Direzione Centrale ed Aree Territoriali) è
stata resa totalmente operativa
• In corso la razionalizzazione della rete di UL
–accorpate nel 2003 le UL: Viterbo, Città di Castello, Pavia, Spoleto e
Sanremo; Caserta a giugno, Brindisi giugno / luglio
• Implementato per il CSP il processo di reporting su percentuali e tempi di
attraversamento; a valle del roll out, sono state individuate le principali
aree di intervento (es. automazione reportistica)
• Implementata con successo la segmentazione operativa nell’ambito
dell’Unità Crediti Speciali di Milano
–Creazione di unità dedicate a particolari tipologie di pratiche
• Relativamente alle competenze territoriali sono state individuate le
posizioni per le quali l’attuale allocazione è difforme da quella teorica in
base al collegamento UL-filiale Banca
–Avviato lo spostamento delle prime pratiche (oltre 300) da UL MI1 verso UL
del Centro e del Sud
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12
Organizzazione – Prossimi passi
• Individuazione e creazione di ulteriori poli per la gestione di posizioni di
Credito Speciale
–Creazione di centri di competenza
–Accentramento posizioni
–Copertura territoriale
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13
Segmentazione – Risultati ottenuti
• Definiti i cluster gestionali/organizzativi che raggruppano posizioni
omogenee in base ai parametri caratteristici
- modalità di gestione
- carichi di lavoro e livello di complessità
- valore delle posizioni
• Per ogni cluster sono state individuate:
- priorità/differenziazione di lavoro delle pratiche
- bilanciamento carichi di lavoro
- Principali indicatori di performance (KPI)
• Individuate ca. 2.500 posizioni di proprietà IGC di valore nominale inferiore
a <16.000 € “potenzialmente cedibili”
• Avviata l’implementazione della segmentazione su una UL pilota (Milano 1)
–In corso la riportafogliazione sia interna sia esterna alla UL
–Prossima estensione del pilota ad altre UL
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14
Logiche e driver di segmentazione – 3 assi principali
Rischio
•Valore di
Bilancio
Potenziale
•Valore
Nominale
Importi
Driver
segmentazione
Attività
/processi
standardizzabili
Livello
di complessità /
impegno pratica
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Forme
tecniche
•Crediti speciali
Processi
•Procedure
concorsuali
Nuove
pratiche
•Sofferenze sorte
negli ultimi 12
mesi
Pratiche
complesse
15
•N. garanzie
•Collegamenti
•N. e tipo
rapporti
Segmentazione
gestionale ed
organizzativa
Dimensionamento
Cluster per modalità / processo di gestione
Nuove
Pratiche
Crediti Speciali
Con garanti
In essere
Concorsuali
Senza Garanti
Breve termine
Non
concorsuali
• 5 cluster omogenei per modalità / processo di gestione
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16
Cluster per valore: il portafoglio di proprietà
Dati al 31/03/2003; sono escluse le pratiche classificate come Crediti Speciali
NERE
(ca. 3.400)
Segmentazione “Nere”
Massima Attenzione
+
Valori nominali (€)
800.000
Alto Rischio e Opportunità
298
+
500.000
Plusvalore Nere
200.000
Segmentazione “Rosse”
ROSSE
(ca. 40.000)
Plusvalore Rosse
+
30.000
Residuali
BLU
(ca. 26.000)
15.000
Segmentazione “Blu”
25.000
100.000
250.000
Valori di bilancio (€)
+
Basso Rischio e
Opportunità
Piccole
• 7 cluster omogenei per valore (rischio / opportunità)
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17
Progetto pilota: cluster gestionali / organizzativi
Combinando i 5 cluster per modalità / processo di gestione con
quelli per valore, si ottengono i cluster gestionali sotto riportati
< 15.000
nominale
Basso
Rischio &
Opportunità
Residuali
Plusvalore
1
4
2
Crediti Speciali
2
Piccole (15.000€)
3
Massima attenzione
(>250.000€ bilancio e
800.000 nominale)
3
9
5
6
7
8
4
Conc. no garanti
5
Basso Rischio & Opp.
7
6
& Plusvalore Nere
(<100.000€ bilancio e
>500.000 nominale)
Plusvalore rosse
(<25.000€ bilancio e
>30.000 e < 500.000
nominale)
18
Alto Rischio e Opp.
(>100.000€ bilancio e
200.000 nominale)
(<25.000€ bilancio e
30.000 nominale)
• 9 cluster gestionali
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Massima
Attenzione
1
Crediti Speciali
Concorsuali no
Garanti
Breve / Non
concorsuali
Concorsuali con
Garanti
Alto
Rischio &
Opportunità
8
Concorsuali con garanti
9
Residuali
Progetto pilota: segmentazione organizzativa
< 15.000
nominale
Basso
Rischio &
Opportunità
Residuali
Crediti Speciali
Massima
Attenzione
4
2
9
3
5
6
7
8
1
Gestori
Nere
3
7
Gestori
Rosse
6
8
9
• 4 segmenti di gestori
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
Alto Rischio e
Opportunità &
Plusval. Nere
1
Concorsuali no
Garanti
Breve / Non
concorsuali
Concorsuali con
Garanti
Gestori
Crediti
Speciali
Plusvalore
Rosse
19
Gestori
Blu
2
4
5
Segmentazione portafoglio proprietà
Dati al 31-03-2003
Valori in M.ni€
100%
76.657
9.852
2.137
90%
Nere
80%
70%
Crediti
Speciali
Rosse
60%
50%
40%
30%
Blu
20%
10%
0%
Numero
Val.
Nominale
Val.
Bilancio
• Le posizioni Blu (34% in numero) corrispondono al 4% ca. in valore
nominale e di bilancio
• Le posizioni nere (4% in numero) rappresentano il 45% in valore nominale
e 44% in valore di bilancio
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
20
Segmentazione – Prossimi passi
• Chiusura riportafogliazione pratiche in Unità pilota Milano 1
–Trasferimento pratiche all’interno dell’Unità pilota
• Formalizzazione normativa per riportafogliazione e trasferimento pratiche
• Definizione strumenti a supporto riportafogliazione
• Avvio Roll-Out pilota su altre UL
Intesa Gestione Crediti – 30/5/2003
21
Legali esterni – Risultati ottenuti
• L’albo aziendale è stato definito ed è costituito da ca. 400 legali
rispetto ai ca. 3.000 utilizzati nel 2002
–i nuovo incarichi possono essere affidati esclusivamente agli avvocati
aderenti al suddetto Albo
• Il tariffario aziendale è in vigore per gli Avvocati aderenti all’Albo; in
particolare il tariffario genera 3 vantaggi chiave:
–diminuzione dei costi unitari delle azioni legali
–drastica riduzione della varianza delle parcelle
–possibilità di monitorare efficacemente gli impegni di budget
• Attivata una unità centrale dedicata alla verifica delle fatture
–definiti processi/realizzati strumenti informatici di supporto
–da aprile è in corso la fase pilota su 5 U.L. (Milano e Crediti Speciali)
–da metà maggio il pilota è stato esteso ad ulteriori 10 UL
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Legali esterni – Prossimi passi
• Estensione a tutta le rete processo di controllo fatture
• “Fine tuning” Albo Avvocati
–Emissione dell’Albo alle UL
–Successivi aggiornamenti periodici in base alle segnalazioni raccolte dai
Responsabili di UL e valutate dai Capi Area
• Revisione processi decisionali finalizzata alla razionalizzazione del
ricorso all’attività giudiziale ed emissione circolare
–Incidere anche sulla “quantità” di incarichi legali
• Censimento sistematico degli incarichi affidati a partire da gennaio
2003
–In corso di predisposizione le modalità di rilevazione delle informazioni
(modulo cartaceo vs. software)
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Altre spese amministrative – Risultati ottenuti e Prossimi passi
Risultati ottenuti
• Identificato il perimetro a livello societario di “Altre spese amministrative”
aggredibili: circa 9 mio euro
• Definite le modalità di intervento (azioni) per le diverse tipologia di spesa
considerate “aggredibili”
–Contratti di locazione
–Spese telefonia
–Visure
–Pubblicità d’asta
–…
• Ridefinizione delle logiche di gestione del ciclo passivo e del nuovo
regolamento di spesa
–Bozza condivisa dai Servizi Organizzazione ed Amministrazione e Controllo
Prossimi passi
• Finalizzazione fase di implementazione nuovi processi/strumenti (SAP MM e
normativa) di gestione del ciclo passivo
–Bonifica anagrafe
–Piano di formazione SAP
• Implementazione interventi di efficientamento sugli ambiti di spesa
• Attivazione e coordinamento sistematico con la funzione Acquisti di Gruppo
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Immobili – Risultati ottenuti
• Definita la struttura del database immobiliare, per censire tutti gli
immobili a garanzia di sofferenze con lo scopo di procedere alla loro
valorizzazione
–Il database sarà integrato nella Pratica Elettronica
• Definito lo schema di perizia standard per IGC, gestita nell’ambito della
pratica elettronica
–individuati i campi a “popolamento automatico” (dati rivenienti da Syges,
COLT/MUF e modulo di presa in carico)
–condivisa struttura e modalità di alimentazione (manuale) con Cantiere
Pratica Elettronica
• Finalizzata l’analisi dei costi IGC relativi alle perizie effettuate nell’anno
2002
• Inviato un questionario alle UL per mappare le consuetudini dei diversi
tribunali relativamente alle pubblicità d’asta
• Avviata la condivisione delle attività di Cantiere con Intesa Immobiliare
finalizzata al pieno sfruttamento delle sinergie fra le 2 strutture nell’area
immobili
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Immobili – Prossimi passi
• Definizione programma di reperimento dati disponibili su immobili a
garanzia, per popolare il database immobiliare
• Definizione regole e modalità effettuazione perizie, valutazione costi /
affidabilità soluzioni:
–periti interni
–perizia elettronica
–Albo Periti Banca
–Intesa Immobiliare
• Efficientamento costi pubblicità d’Asta
–Concentrazione pubblicità su operatori convenzionati (processo influenzato
da usi dei Tribunali)
–Avvio di test pilota su UL
• Sviluppo partnership con intermediari immobiliari
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Ottimizzazione modalità di lavoro
Analisi principali
opportunità
Definizione interventi
/ funzionalità pratica
elettronica
Implementazione e
test su pilota
- Fasi di progetto
Individuare le aree prioritarie di intervento in termini di:
• gestione manuale delle attività, mancanza di supporti
• opportunità di accentramento
• opportunità di miglioramento del tasso di recupero
Formalizzare gli interventi da effettuare, evidenziando:
• le funzionalità da introdurre in pratica elettronica
• gli interventi sulla normativa e sulla struttura
organizzativa al fine di rendere operative le soluzioni
proposte
Test degli interventi realizzati:
• verifica “sul campo” su una o più Unità Legali pilota,
definendo le modalità di roll-out per la Rete IGC
Il nuovo modello operativo deve essere realizzato a stretto contatto
con lo sviluppo di pratica elettronica e testato sull’Unità Legale pilota
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Attività fase 2
– Ottimizzazione modalità di lavoro
• Sono state avviate le attività di studio per l’ottimizzazione
delle modalità di lavoro dei gestori
• Attività con forte impatto e coinvolgimento delle strutture di
rete e con esigenza di sperimentazione sul campo
• Ambiti di intervento in corso di analisi
– Flusso operativo gestione posizioni
– Gestione della documentazione
– Rinnovo pratiche
– Gestione allarmi
– Gestione scadenze
– Richiesta informazioni
– Gestione dei legali esterni
– Reporting
– Altri strumenti di supporto
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Valutazione possibilità di
• Razionalizzare processi
operativi
• Automatizzare attività manuali
• Accentrare attività particolari
/ a basso valore aggiunto
• Creare strumenti di supporto