ROTARY CLUB TRADATE REGOLAMENTO

ROTARY CLUB TRADATE Distretto 2040 del R. I. Via Donizetti, 17 -­‐ 21040 TRADATE (VA) -­‐ c. f. 95022180129 REGOLAMENTO approvato nella riunione del 30 novembre 2009 Art. 1 Elezione del presidente e dei consiglieri § 1 -­‐ Ad una riunione normale, un mese prima di quella per l'elezione dei dirigenti, il presidente della riunione invita i soci del club a designare i candidati alla carica di presidente e alla carica di sei consiglieri. Le segnalazioni devono essere presentate, almeno 15 (quindici) giorni prima dell'assemblea elettiva, alla commissione dei past president. I candidati designati sono iscritti, in ordine alfabetico, su due schede, una per l’elezione del presidente ed una per l’elezione dei consiglieri, e sottoposti al voto dell'assemblea annuale. Il candidato a presidente che raccoglie il maggior numero di voti è dichiarato eletto presidente. I sei candidati al consiglio che raccolgono il maggior numero di voti sono dichiarati eletti consiglieri. Per l'elezione del presidente e dei consiglieri, nel caso di parità di voti, sarà eletto il socio che vanta la maggiore anzianità rotariana; qualora vi sia parità di anzianità rotariana prevale quella anagrafica. Il presidente così eletto entra a far parte del consiglio direttivo in qualità di presidente eletto per l’anno che inizia il 1° luglio immediatamente successivo alla sua elezione ed assume l’ufficio di presidente il 1° luglio immediatamente successivo all’anno in cui è stato membro del consiglio direttivo in qualità di presidente eletto. § 2 -­‐ Il presidente ed i consiglieri così eletti formano, insieme al presidente uscente, il consiglio direttivo. Entro una settimana dalla sua elezione, il consiglio direttivo eletto si riunisce ed elegge, scegliendoli fra i soci del club, anche se già eletti consiglieri: a) un vice presidente b) un segretario c) un tesoriere d) un prefetto Se il vice-­‐presidente, il segretario ed il tesoriere eletti a questa riunione non sono membri del consiglio direttivo, essi ne diventano membri ex officio nell'annata per la quale sono stati eletti alla loro carica, con le responsabilità ed i privilegi inerenti all'appartenenza al consiglio. § 3 -­‐ Il consiglio direttivo provvederà a occupare eventuali vacanze al proprio interno o all’interno di qualsiasi altro ufficio o di qualsiasi altro ufficio designato. Art. 2 Consiglio Direttivo L'organo amministrativo di questo club è costituito dal consiglio direttivo, di cui fanno parte il presidente, i 6 (sei) consiglieri eletti in conformità dell'Art. 1, § 1, del presente regolamento, e, se non già eletti consiglieri come sopra, il vice presidente, il presidente eletto, il segretario, il tesoriere e l’ex presidente. Art. 3 Mansioni dei dirigenti § 1 -­‐ Presidente. Presiede le riunioni del club e del consiglio ed esplica le altre mansioni normalmente inerenti alla sua carica. § 2 -­‐ Presidente eletto. Ha il compito di servire nel consiglio direttivo del club ed esplica le altre mansioni a lui affidate dal presidente del club o dal consiglio stesso. § 3 -­‐ Vicepresidente. Presiede le riunioni del club e del consiglio direttivo in assenza del presidente ed esplica le altre mansioni normalmente connesse al suo ufficio. § 4 -­‐ Segretario. Ha i compiti di: tenere aggiornato l'albo dei soci, registrare le presenze alle riunioni, diramare gli avvisi di riunione del club, del consiglio direttivo e delle commissioni, redigere e conservare i verbali di dette riunioni, compilare i rapporti richiesti dal RI, compresi i rapporti semestrali sull’effettivo, da trasmettere alla segreteria del RI al 1° luglio e al 1° gennaio di ogni anno, come pure i rapporti rateali da trasmettere alla Segreteria del RI al 1° ottobre a al 1° aprile per ogni socio attivo ammesso al club dopo l'inizio del semestre luglio-­‐dicembre o gennaio-­‐giugno; compilare i rapporti sui mutamenti dell'effettivo, da trasmettere alla Segreteria del RI; compilare il rapporto mensile di assiduità alle riunioni del club, da trasmettere al governatore entro i 15 giorni successivi all'ultima riunione del mese; riscuotere e trasmettere al RI l’importo relativo agli abbonamenti al ROTARIAN; svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo ufficio. § 5 -­‐ Tesoriere. Ha il compito di custodire i fondi, rendendone conto al club annualmente e in qualsiasi altro momento gli venga richiesto dal consiglio, e di svolgere le altre mansioni connesse al suo ufficio. Al termine dell’incarico, il tesoriere trasmette al tesoriere entrante o al presidente tutti i fondi, i libri contabili e qualsiasi altro oggetto di proprietà del club. § 6 -­‐ Prefetto. Svolge le mansioni normalmente connesse a questo incarico e altre eventualmente decise dal presidente o dal consiglio direttivo. Art. 4 Riunioni § 1 -­‐ Riunione annuale. La riunione annuale del club si tiene il primo lunedì del mese di dicembre di ogni anno; in tale occasione saranno eletti il presidente per il secondo anno successivo e i consiglieri per l'anno successivo. § 2 -­‐ Riunione settimanale del club. Le riunioni settimanali del club si tengono nella giornata di lunedì. Ogni spostamento o annullamento di una riunione, deciso dal consiglio direttivo, sarà notificato a tutti i soci del club. Ogni socio attivo non dispensato, sarà considerato presente o assente ad una riunione nella misura in cui la sua presenza si estenderà o no ad almeno il sessanta percento (60%) della durata della riunione stessa, presso questo o qualsiasi altro club. § 3 -­‐ Sia per la riunione annuale che per le riunioni ordinarie settimanali, il quorum è rappresentato da un terzo dei soci. § 4 -­‐ Le riunioni ordinarie del consiglio direttivo saranno tenute il primo lunedì di ogni mese. Riunioni speciali del consiglio saranno convocate con debito preavviso dal presidente ogni qualvolta lo ritenga necessario o su richiesta di due (2) membri del consiglio. § 5 -­‐ Il quorum del consiglio direttivo è costituito dalla maggioranza dei suoi membri. Art. 5 Quote sociali § 1 -­‐ Ogni socio del club, per considerarsi tale, deve versare la quota di ammissione di € 250,00 (euro duecentocinquanta/00). La tassa di ammissione non è dovuta: dal socio che proviene da un altro Club; dal socio ex-­‐rotaractor che è stato membro di uno o più Rotaract per almeno quattro anni ed abbia cessato di essere socio del Rotaract per aver raggiunto il limite massimo di età per l’affiliazione al Rotaract § 2 -­‐ La quota sociale annua ammonta ad € 1.250,00 (euro milleduecentocinquanta/00) ed è pagabile in due (2) rate semestrali, il 1° luglio e il 1° gennaio. L’importo di $ 6 (dollari Stati Uniti sei) di ogni rata semestrale andranno a favore dell’abbonamento annuale a ROTARIAN. § 3 -­‐ I soci che al momento dell’ammissione al club non hanno compiuto il 35-­‐esimo anno di età, corrisponderanno il 50% (cinquanta per cento) della quota sociale annua e ciò fino al termine dell’anno rotariano nel quale il 35-­‐esimo anno di età è stato compiuto. § 4 -­‐ Il consiglio direttivo può deliberare che i soci appartenenti a determinate classifiche corrispondano una quota associativa annua ridotta fino al 50% (cinquanta per cento) § 5. Le quote sociali sono personali e non trasmissibili a terzi per alcun motivo. Art. 6 Sistema di votazione § 1. Le decisioni riguardanti il club, secondo quanto previsto dallo statuto e dal presente regolamento, saranno prese con votazione a viva voce, ad eccezione dell'elezione del presidente e dei consiglieri, che avverrà a scrutinio segreto. § 2. Ogni socio attivo, in regola con il pagamento delle quote sociali, ha diritto ad un voto in ogni occasione prevista al precedente § 1. Articolo 7 Commissioni § 1 -­‐ Le commissioni attuano gli obiettivi annuali e a lungo termine del club, in base alle quattro vie d’azione del Rotary. Le commissioni ordinarie sono le seguenti: commissione effettivo: è incaricata di preparare e mettere in atto un piano complessivo per l’ammissione di nuovi soci al club e la conservazione dell’effettivo; commissione relazioni pubbliche: è incaricata di mantenere i contatti con l'esterno e di promuovere i progetti e le attività del club; commissione amministrazione: è incaricata delle attività relative al funzionamento del club; commissione progetti: si occupa dei programmi ordinari e della preparazione e messa in opera di progetti educativi, umanitari e di formazione a livello locale e internazionale; commissione Fondazione Rotary: sviluppa un piano d'azione a sostegno della Fondazione Rotary, sia dal punto di vista finanziario che della partecipazione attiva dei soci ai programmi umanitari. Il consiglio direttivo del club può istituire anche altre commissioni ritenute necessarie e può assegnare ad altri soci del club particolari incarichi da svolgere nell’ambito dell’attività delle commissioni ordinarie. § 2 -­‐ Al fine di assicurarne la continuità amministrativa, le commissioni sono formate da almeno tre componenti nominati dai consigli direttivi che si succedono alla direzione del club, come al successivo § 3. I componenti delle commissioni restano pertanto in carica tre anni e rappresentano nel consiglio direttivo la commissione di cui fanno parte. § 3 -­‐ Nella prima riunione successiva a quella di nomina dei dirigenti, il consiglio direttivo elegge un componente di ciascuna commissione scegliendolo tra i membri del consiglio stesso, su proposta del presidente. I membri così eletti entreranno a far parte delle commissioni dal 1° luglio successivo e per la durata di tre anni, assumendone la coordinazione nel terzo anno. § 4 -­‐ a. Il presidente entrante è responsabile della nomina dei coordinatori e dei membri delle commissioni quando vi siano posti vacanti, e deve riunirsi con le commissioni all'inizio del suo mandato per pianificare insieme le attività del club. b. Il presidente del club è membro di diritto di tutte le commissioni e, come tale, gode di tutti i diritti derivanti da tale partecipazione. a. Ogni commissione deve riunirsi almeno una volta al mese con le formalità e le modalità stabilite dal suo coordinatore pro tempore. b. Ogni commissione svolge le mansioni previste dal regolamento e quelle supplementari eventualmente assegnatele dal presidente o dal consiglio direttivo. A meno che non siano investite di particolari poteri dal consiglio, le commissioni non possono prendere iniziative prima di aver presentato in merito una relazione al consiglio e di averne ricevuta l’approvazione. c. Il coordinatore della commissione è responsabile del regolare andamento e delle attività della commissione, deve controllarne i lavori comunicando al consiglio le attività svolte. Art. 8 Commissione consultiva § 1 -­‐ È istituita la commissione dei past president composta da tutti i soci che nel club abbiano ricoperto la carica di presidente. La partecipazione di ciascun membro alla commissione durerà fintanto che sia mantenuta la qualifica di socio attivo. Coordinatore della commissione è il socio attivo che ha ricoperto la carica di presidente del club nell’anno rotariano più lontano nel tempo. § 2 -­‐ La commissione è: a. organo incaricato della raccolta delle segnalazioni delle candidature alla elezione del presidente e dei consiglieri, della definizione delle candidature e della predisposizione delle schede per le suddette elezioni; b. organo consultivo del presidente in carica e del presidente eletto per l’attività del club. In relazione ai suddetti compiti, la commissione si riunisce una volta all’anno almeno 15 (quindici) giorni prima dell’assemblea elettiva e tutte le volte che sia richiesto dal presidente del club al suo coordinatore, indicando le materie da discutere. Art. 9 Compiti delle commissioni § 1 -­‐ I compiti delle commissioni sono determinati e modificati dal presidente del club in carica in base ai documenti rilevanti del RI. § 2 -­‐ La commissione che si occupa dei programmi deve fare in modo che i progetti per l'anno rotariano si svolgano nella sfera dell'azione professionale, dell'azione d’interesse pubblico e dell'azione internazionale. § 3 -­‐ Ciascuna commissione deve avere un mandato specifico, obiettivi chiaramente delineati e un piano d’azione che deve essere stabilito all’inizio dell’anno. Deve essere compito principale del presidente entrante proporre raccomandazioni per quanto riguarda le commissioni, il loro mandato e gli obiettivi del club nonché i progetti da sottoporre al consiglio prima dell’inizio dell’anno, come sopra indicato. Art. 10 Esoneri I soci che presentino al consiglio una domanda scritta, motivata da ragioni valide e sufficienti, possono ottenere un permesso che li esonera dalla partecipazione alle riunioni del club per un determinato periodo di tempo. Tale permesso evita al socio di perdere la propria affiliazione al club, ma non può farlo considerare presente alle riunioni mancate dello stesso. Se il socio dispensato non partecipa alla riunione settimanale di un altro club, sarà considerato assente, a meno che la sua assenza, se autorizzata in base a quanto stabilito all’art. 8, c. 2(b) dello statuto, non sia considerata ai fini del computo delle presenze alle riunioni del club. Art. 11 Finanze e patrimonio § 1 -­‐ Finanze a. All'inizio di ogni anno finanziario, il consiglio prepara un preventivo delle entrate e delle uscite per l'anno in questione. Questo preventivo rappresenta il limite massimo di spesa per le rispettive voci, salvo diversa decisione del consiglio. b. Il tesoriere deposita tutti i fondi del club in una banca designata dal consiglio. c. Ogni pagamento del club deve essere effettuato tramite assegni o bonifici bancari firmati dal tesoriere o dal segretario ovvero per contanti, in ogni caso in base ad autorizzazioni di pagamento firmate da due (2) dirigenti del club. d. Una volta all’anno, tutte le operazioni finanziarie del club saranno sottoposte a revisione contabile condotta da un socio attivo del club, scelto ogni volta dal consiglio tra quanti abbiano ricoperto la carica di tesoriere. e. Entro il 30 ottobre di ogni anno il tesoriere in carica nell’ultimo anno rotariano precedente presenta per lo stesso anno rotariano, al consiglio in carica, un rendiconto della gestione. Il consiglio destina l’avanzo di gestione al patrimonio del club e propone come coprire l’eventuale perdita. Il rendiconto è sottoposto all’approvazione dei soci in occasione della riunione annuale di cui all’art. 4, § 1 del presente regolamento. f. I dirigenti che abbiano in carico o controllino fondi del club devono prestare garanzia, qualora ne siano richiesti dal consiglio; le spese relative all’operazione sono a carico del club. g. L'anno finanziario del club comincia il 1° luglio e termina il 30 giugno successivo e, per l’esazione delle quote sociali, viene diviso in due (2) semestri che vanno rispettivamente dal 1° luglio al 31 dicembre e dal 1° gennaio al 30 giugno. Il pagamento delle quote pro capite e degli eventuali abbonamenti alla rivista ufficiale saranno effettuati entro il 1° luglio e il 1° gennaio di ogni anno, in base al numero dei soci del club nelle date sopra indicate. § 2 -­‐ Patrimonio a. Il patrimonio del club è costituito da tutti i beni che pervengono allo stesso a qualsiasi titolo ed accettati dal consiglio direttivo, compresi gli avanzi di gestione ed al netto delle perdite secondo la decisione assunta dai soci nell’assemblea annuale. b.
In caso di scioglimento del club, per qualsiasi causa, il patrimonio è devoluto ad ente od associazione avente le stesse finalità. Art. 12 Procedure di ammissione al club § 1 -­‐ Il nome di un potenziale socio, proposto da un socio attivo del club, viene comunicato per iscritto al consiglio tramite il segretario. Un ex socio, o un socio proveniente da un altro club può essere proposto come socio attivo dall’ex club o dal club di provenienza. In questa fase, la proposta deve essere trattata con la massima riservatezza, eccetto quanto disposto in questa procedura. § 2 -­‐ Il consiglio si assicura che la proposta soddisfi tutti i requisiti contemplati dallo Statuto del club in materia di classifiche e ammissione. § 3 -­‐ Il consiglio approva o respinge la proposta entro 30 giorni dalla sua presentazione, informando il proponente della decisione tramite il segretario del club. § 4 -­‐ Se la decisione del consiglio è favorevole, il candidato viene informato degli obiettivi del Rotary, come anche dei privilegi e alle responsabilità derivanti dall’affiliazione dopodiché viene invitato a firmare il modulo di proposta e a fornire i propri dati e la classifica proposta perché siano comunicati al club. § 5 -­‐ Se entro sette (7) giorni dalla pubblicazione dei suddetti dati il consiglio non riceve obiezioni scritte e motivate, dai soci (attivi) del club, il candidato pagherà la quota d'ammissione prevista da questo regolamento (a meno che non sia proposto come socio onorario) e sarà quindi considerato ammesso al club. Qualora fossero presentate obiezioni, il consiglio voterà in proposito alla riunione successiva. Se la candidatura sarà approvata nonostante le obiezioni, il candidato pagherà la quota d'ammissione prevista da questo regolamento (a meno che non sia proposto come socio onorario) e sarà quindi considerato ammesso al club. § 6 -­‐ Dopo l’ammissione, il presidente del club provvederà alla presentazione del nuovo socio al club; il segretario gli consegnerà la tessera del club, comunicando i suoi dati al RI e la commissione effettivo fornirà il materiale da consegnare al nuovo socio in occasione della sua presentazione al club, assegnandogli inoltre un socio incaricato di assisterlo nel processo di inserimento. § 7. -­‐ Ogni socio attivo che rispetti le norme dello statuto del club, del presente regolamento e dello statuto e regolamento del RI, fa parte del club senza limiti temporali. Art. 13 Risoluzioni Nessuna risoluzione o mozione che impegni il club sarà presa in considerazione dal medesimo se non dopo essere stata presa in esame dal consiglio. Tali risoluzioni o mozioni, se presentate ad una riunione del club, saranno deferite al consiglio senza discussione. Art. 14 Ordine del giorno delle riunioni Apertura. Presentazione dei rotariani in visita. Corrispondenza ed annunci. Eventuali rapporti delle commissioni. Ripresa di eventuali argomenti non ancora esauriti. Nuovi argomenti. Relazione o presentazione in programma. Chiusura. Art. 15 Emendamenti Questo regolamento può essere emendato nel corso di una qualsiasi riunione ordinaria alla quale sia presente il numero legale dei partecipanti ai sensi dell’ Art. 4, § 3 di questo regolamento, dai due terzi (2/3) dei voti dei soci presenti, purché ogni socio abbia ricevuto notifica degli emendamenti proposti almeno dieci (10) giorni prima della riunione. Il regolamento non può essere modificato da emendamenti o aggiunte che siano in conflitto con lo statuto del club o con lo statuto o il regolamento del RI. Art. 16 Notifiche Ogni notifica ai soci è validamente fatta, all’indirizzo indicato da ciascuno, con uno dei seguenti mezzi di comunicazione: lettera, fac-­‐simile, posta elettronica. Le notifiche indirizzate alla generalità dei soci sono validamente fatte anche mediante pubblicazione sul bollettino del club.