TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU Tietotekniikan koulutusohjelma Tietoliikennetekniikka

TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikan koulutusohjelma
Tietoliikennetekniikka
Tutkintotyö
Petteri Sohlman
OHJEITA JA HARJOITUKSIA NAVISION 3.60 ERP-JÄRJESTELMÄN KÄYTÖSTÄ
Työn ohjaaja
Työn teettäjä
Tampere 2007
Jorma Punju
Ammeraal Beltech Oy, valvojana Tarja Paukkunen
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka
Tietoliikennetekniikka
Sohlman, Petteri
Ohjeita ja harjoituksia Navision 3.60 ERP-järjestelmän käytöstä
Tutkintotyö
28 sivua
Työn ohjaaja
Jorma Punju
Työn teettäjä
Ammeraal Beltech Oy, valvojana Tarja Paukkunen
Maaliskuu 2007
Hakusanat
Navision, ERP, toiminnanohjausjärjestelmä
TIIVISTELMÄ
Tämän tutkintotyön tarkoituksena on koota ohjeita ja harjoituksia Navision 3.60
ERP-järjestelmän käytöstä Ammeraal Beltech Oy:n toimeksiannosta. Kyseinen
ohjelmisto on ollut yrityksessä käytössä vasta vuoden 2006 alkupuolelta lähtien,
joten yrityksen työntekijöillä on edelleen ongelmia ohjelmiston päivittäisen käytön
kanssa. Tämän ohjekokoelman valmistuminen ja käyttöönotto toivottavasti
helpottavat ohjelmiston käyttöä sekä mahdollistavat uusien työntekijöiden aiempaa
itsenäisemmän ohjelmiston käytönopiskelun.
Tämän tutkintotyön pääpaino oli ohjeissa ja harjoituksissa Navision 3.60 käytöstä.
Tutkintotyö sisältää HTML-kielellä tehdyn käyttöliittymän sekä PDF- ja PPTmuotoon tallennettuja ohjeita ja harjoituksia. Ohjeiden ja harjoitusten aihealueina
ovat Navision 3.60:n tärkeimmät osat kuten oston-, myynnin- ja varaston
toiminnot. Lisäksi työssä käsitellään ohjelmiston peruskäyttöä. Ohjeiden aiheet
valittiin vastaamaan Ammeraal Beltech Oy:n käytössä olevia ohjelmiston osaalueita. Tutkintotyöraportissa kerrotaan taustaa toimeksiannon tehneestä yrityksestä
sekä tutkintotyön tekemisestä.
Ohjeet ja harjoitukset ovat laadittu mahdollisimman yksinkertaisiksi, mutta silti
sisällöltään kattaviksi. Kuvia on käytetty erittäin paljon havainnollistamaan niin
ohjeita kuin harjoituksia.
TAMPEREEN POLYTECHNIC
Computer Systems Engineering
Telecommunications Engineering
Sohlman, Petteri
Instructions and exercises for using Navision ERP system
Engineering Thesis
28 pages
Thesis Supervisor
Jorma Punju
Commissioning Company Ammeraal Beltech Ltd, Supervisor: Tarja Paukkunen
March 2007
Keywords
Navision, ERP, Enterprise Resource Planning
ABSTRACT
The Main purpose of this thesis was to make and then put together instructions and
exercises to help the users of Navision 3.60 in Ammeraal Beltech Ltd. It will also
help new employees in trying to learn how to use this ERP system. The content of
these instructions and exercises are in the everyday use of the program. This thesis
contains the most important parts of Navision 3.60, which are sales, purchases and
inventory. Some basic techniques and skills are also included.
This thesis also includes a user interface written in HTML language. It is intended
to be as simple and easy to use as possible. All instructions and exercises can be
used by opening the user interface and then clicking a file with the left button of
the mouse. All those instructions and exercises were saved in either PDF or PPT
format. This will guarantee the functionality of this thesis in nearly every PC. The
instructions and exercises include a lot of screenshots from Navision 3.60 itself to
make them easy to follow.
ALKUSANAT
Tämä tutkintotyö on tehty Tampereen Ammattikorkeakoulun Tietotekniikan
koulutusohjelmassa. Idea tutkintotyön aiheesta syntyi omien havaintojeni
perusteella kesällä 2006, kun suoritin Ammeraal Beltech Oy:ssä tutkintooni
kuuluvaa työharjoittelua. Työskennellessäni ERP-järjestelmän pääkäyttäjänä
huomasin, että kyseisellä yrityksellä voisi olla tarvetta tämän kaltaiselle projektille.
Koska työsuhteeni jatkui työharjoittelujakson jälkeen, oli Navision 3.60 hyvin
luonnollinen valinta tutkintotyöni aiheeksi. Uskon tämän tutkintotyöprosessin
olleen hyödyllinen sekä itselleni että työnantajalleni.
Haluan kiittää kaikkia henkilöitä, jotka ovat edesauttaneet tutkintotyöni
valmistumisessa.
Tampere, Maaliskuussa 2007
Petteri Sohlman
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
5 (28)
SISÄLLYSLUETTELO
TIIVISTELMÄ................................................................................................................................2
ABSTRACT ....................................................................................................................................3
ALKUSANAT.................................................................................................................................4
SISÄLLYSLUETTELO ..................................................................................................................5
1 YRITYKSEN KUVAUS..............................................................................................................6
1.1 Ammeraal Beltechin historia ja nykyisyys........................................................................6
1.2 Ammeraal Beltech Suomessa ............................................................................................7
1.3 Ammeraal Beltechin toimiala ja tuotteet ...........................................................................7
1.4 Navision 3.60 Ammeraal Beltech:ssä................................................................................8
1.5 Navision 3.60 Ammeraal Beltech Oy:ssä..........................................................................9
2 NAVISION ERP-JÄRJESTELMÄN KUVAUS .........................................................................9
2.1 Yleistä tietoa Navisionista.................................................................................................9
2.2 Navisionin käyttämät objektit..........................................................................................11
2.3 Tietokannan rakenne .......................................................................................................12
3 TUTKINTOTYÖN SISÄLTÖ ...................................................................................................12
3.1 Syyt tutkintotyön aiheen valintaan ..................................................................................12
3.2 Tutkintotyön sisältämät osiot ..........................................................................................13
3.3 Tutkintotyön sisällön rajaus ............................................................................................14
3.4 Tutkintotyön eteneminen vaihe-vaiheelta .......................................................................15
4. TUTKINTOTYÖN KÄYTTÖLIITTYMÄ ...............................................................................16
4.1 Käyttöliittymän ulkoasu ..................................................................................................16
4.2 Käyttöliittymän sisältö.....................................................................................................17
4.3 Käyttöliittymän toiminta .................................................................................................17
5. OHJEITA NAVISION 3.60 KÄYTTÄMISEKSI .....................................................................18
5.1 Ohjeiden käyttötarkoituksia.............................................................................................18
5.2 Ohjeiden sisältö ...............................................................................................................19
5.3 Ohjeiden ulkoasu .............................................................................................................19
5.4 Esimerkkejä ohjeiden ulkoasusta.....................................................................................20
6. HARJOITUKSIA NAVISION 3.60 -JÄRJESTELMÄN OPETTELUUN...............................22
6.1 Harjoituksien käyttötarkoitus ja sisältö ...........................................................................22
6.2 Esimerkkejä harjoitusten ulkoasusta ...............................................................................24
7. YHTEENVETO ........................................................................................................................26
LÄHTEET .....................................................................................................................................28
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
6 (28)
1 YRITYKSEN KUVAUS
1.1 Ammeraal Beltechin historia ja nykyisyys
Hollantilaisen Thomas Ammeraal:in perustama hihna-alan yritys Ammeraal liittyi
osaksi hollantilaista pörssiyhtiötä, Gamma Holding:ia, vuonna 1990. Vuonna 2000
Gamma Holding hankki omistukseensa myös saksalaisen Verseidag AG:n.
Verseidag AG oli vuonna 1990 laajentanut toimintaansa hihna-alalle Verseidag
Beltech:in nimellä. Olikin hyvin luonnollista, että Ammeraal ja Verseidag Beltech
yhdistettiin vuonna 2001 yhdeksi suureksi yritykseksi. Yrityksen nimeksi tuli
samalla Ammeraal Beltech. Tällä hetkellä Ammeraal Beltech on yksi maailman
suurimmista hihna-alan yrityksiä.
Ammeraal Beltechin omistava hollantilainen Gamma Holding toimii 7 eri
liiketoiminnan alalla. Yhdistävänä tekijänä niille kaikille on se, että ne käyttävät
teollisuustekstiilejä valmistamiensa tuotteidensa päämateriaalina. Gamma
Holdingin pääkonttori sijaitsee Helmondissa, Hollannissa. Yrityksen tuotteita
valmistetaan ja myydään kuudessa maanosassa, joten ainoastaan Etelämanner on
vielä valloittamatta.
Ammeraal Beltechin pääkonttori on Hollannin pohjoisosassa sijaitsevassa pienessä
kunnassa nimeltä Heerhugowaard. Samalla paikkakunnalla sijaitsee myös yksi
yrityksen suurimmista tuotantolaitoksista. Ammeraal Beltech:llä on tytäryhtiöitä 25
maassa ja tuotantolaitoksia 7 maassa ympäri maailman. Vaikka yritys on varsin
nuori, niin vanhimmat tytäryhtiöt ovat perustettu jo ennen 1800-luvun puoliväliä.
Erinomaisen jakeluverkon ansiosta Ammeraal Beltechin tuotteet ovat saatavilla
jopa 150 maassa. Työntekijöitä Ammeraal Beltech:llä on maailmanlaajuisesti tällä
hetkellä yli 1600.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
7 (28)
1.2 Ammeraal Beltech Suomessa
Vuonna 1985 Tampereella perustettu Tammerteke’s Oy siirtyi yrityskaupassa
Ammeraal:in omistukseen vuonna 1999. Yrityksen nimi muuttui Ammeraal
Beltech Oy:ksi vuonna 2001, samalla kun koko konserni muutti nimensä. Jo ennen
yrityskauppaa Tammerteke’s Oy toimi Ammeraal-kuljetinhihnojen maahantuojana
Suomessa. Tästä johtuen mitään suuria muutoksia ei tuotteiden osalta yrityskaupan
yhteydessä tapahtunut. Muuten yrityksen toiminta on kuitenkin muuttunut suuresti.
Jo pelkästään pörssiyhtiön mukanaan tuomat velvoitteet ovat tuoneet muutoksia
vanhoihin toimintatapoihin. Kuitenkin yrityskaupan myötä mahdollisuudet ja
valmiudet menestyä Suomen ja myös muun maailman markkinoilla kasvoivat
hurjasti. Tämä johtui mm. tuotekatalogin kasvusta sekä parantuneista yhteyksistä
toimittajiin ja asiakkaisiin. Myös yhteistyö eri maissa sijaitsevien tytäryhtiöiden
kanssa edesauttaa Ammeraal Beltech Oy:n toimintaa.
Tällä hetkellä Ammeraal Beltech Oy:n päätoimipaikka ja -varasto ovat
Tampereella Sarankulmassa. Lisäksi sillä on toimipisteitä myös 5 muulla
paikkakunnalla, jotka ovat Turku, Vantaa, Kouvola, Seinäjoki sekä Haukipudas.
Yrityksessä työskentelee vakituisesti noin 30 työntekijää. Suurin osa heistä on
töissä Tampereen toimipisteessä.
1.3 Ammeraal Beltechin toimiala ja tuotteet
Ammeraal Beltechin hihnoja voidaan käyttää todella laajasti täyttämään
teollisuuden tarpeita. Yritys toimiikin useiden erilaisten teollisuudessa käytettävien
hihnojen toimittajana, asentajana sekä maahantuojana. Ammeraal Beltechin
tuotevalikoimasta löytyy esimerkiksi hammashihnat, kuljetinhihnat, moduulihihnat
ja tehonsiirtohihnat. Näitä voidaan räätälöidä kolien, ohjausnauhojen, reikien ja
muiden lisäosien ja työstöjen avulla vastaamaan asiakkaiden tarpeita. Liikevaihdon
kannalta suurimpana yksittäisenä ryhmänä ainakin Suomessa ovat kuljetinhihnat.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
8 (28)
Ammeraal Beltechin asiakkaina ovat oikeastaan kaikki mahdolliset teollisuuden
toimialat ruokateollisuudesta paperiteollisuuteen ja tekstiiliteollisuudesta
elektroniikkateollisuuteen. Yrityksen tuotevalikoimasta löytyy erikseen kehiteltyjä
hihnoja moniin eri tarkoituksiin. Tämä takaa tuotteiden toimivuuden kussakin
käyttötarkoituksessa ja -kohteessa. Eri toimialojen osuudet Ammeraal Beltechin
kokonaisliikevaihdosta vaihtelevat suuresti sekä maa- että paikkakuntakohtaisesti.
1.4 Navision 3.60 Ammeraal Beltech:ssä
Navision 3.60 on Ammeraal Beltechin sisäisen ohjeistuksen mukaan ainoa
toiminnanohjausjärjestelmä, joka yrityksen sisällä voidaan ottaa käyttöön. Siksi
myös Suomessa otettiin kyseinen järjestelmä osaksi päivittäistä työntekoa vuoden
2006 alusta. Järjestelmälle oli olemassa selvä tarve, sillä yrityksen toiminta kasvoi
jatkuvasti. Tällä hetkellä Navision 3.60 on käytössä 10 Ammeraal Beltech:in
tytäryhtiössä. Tulevaisuudessa myös muut tytäryhtiöt tulevat ottamaan kyseisen
järjestelmän käyttöönsä.
Ammeraal Beltechillä on oma järjestelmän pääkäyttäjä Navisionille, joka toimii
Hollannista käsin. Hänen vastuulla on kaikkien maiden järjestelmät. Tämän lisäksi
osalla tytäryhtiöistä on olemassa omat maakohtaiset pääkäyttäjät. Heidän roolina
on toimia yhteydenpitäjänä koko yrityksen pääkäyttäjään sekä helpottaa hänen
työtaakkaa ratkomalla pienempiä ongelmia..
Yrityksen erikoisesta tuotevalikoimasta johtuen, Ammeraal Beltechin versiota
Navision:sta on räätälöity hyvin paljon, jotta se vastaisi yrityksen tarpeita. Tämä
johtaa väistämättä siihen, että ohjelma ei toimi aina halutulla tavalla tai ainakaan se
ei toimi yhteneväisesti muiden yritysten käyttämien Navision-versioiden kanssa.
Siksi on ensiarvoisen tärkeää, että yrityksen sisällä on olemassa kunnolliset ohjeet
järjestelmän käytöstä. Myös Navisionin uuteen versioon päivittäminen on
huomattavasti normaalia hankalampaa räätälöinnistä johtuen. Käytännössä kaikki
räätälöinnit pitää tehdä uudelleen versionvaihdon yhteydessä. Onkin syytä miettiä
tarkasti kuinka suuria räätälöintejä järjestelmään kannattaa tehdä.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
9 (28)
1.5 Navision 3.60 Ammeraal Beltech Oy:ssä
Suomessa Navision-palvelin on sijoitettu Ammeraal Beltech Oy:n Tampereen
toimipisteeseen. Siellä työntekijät voivat ottaa yhteyden palvelimelle lähiverkon
avulla. Muissa toimipisteissä Navisionia käytetään etätyöpöytäyhteyden avulla.
Tämä tuo mukanaan epävarmuustekijöitä, sillä työpisteen ja palvelimen välissä voi
olla välimatkaa jopa 500km. Tietoliikenneyhteyksien toimiminen on tässä
tapauksessa ensiarvoisen tärkeää, sillä pienikin katkos saattaa aiheuttaa työnteon
keskeytymisen. Tietoturvasta tietoliikenneyhteyksien osalta on huolehdittu
laitteistopalomuurien avulla, jotka löytyvät jokaisesta toimipisteestä. Tämän lisäksi
kaikki yhteydet on salattu.
Navision-palvelimella on yksi tietokanta, jossa on kaksi yritystä. Ne ovat
varsinaiseen käyttöön tarkoitettu Live ja testaukseen tarkoitettu Testi. Koska ne
ovat samassa tietokannassa ja jakavat samat ohjelmaobjektit, ei Testiä voi käyttää
uusien ohjelmaobjektien testaukseen. Jos käyttäjä muuttaa Testissä olevaa
ohjelmaobjektia, niin sama objekti muuttuu myös Live:ssä. Tämä tarkoittaa
käytännössä sitä, että Testi soveltuu ainoastaan järjestelmään syötettävän tiedon
testaukseen. Varsinaista järjestelmätestausta varten on Ammeraal Beltech Oy:ssä
kaksi kannettavaa tietokonetta, joissa voidaan pyörittää ainoastaan testaukseen
tarkoitettuja tietokantoja. Nämä tietokannat eivät ole missään yhteydessä yrityksen
varsinaiseen tietokantaan, joten palvelimella olevat tärkeät tiedot eivät voi
korruptoitua tekstauksesta johtuen.
2 NAVISION ERP-JÄRJESTELMÄN KUVAUS
2.1 Yleistä tietoa Navisionista
Navision on relaatiotietokantapohjainen toiminnanohjausjärjestelmä keskisuurille
ja kasvaville yrityksille. Toiminnanohjausjärjestelmää voidaan kutsua myös sen
englanninkielisellä nimellä ERP-järjestelmäksi (Enterprise Resource Planning).
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
10 (28)
Tämän kaltaisten järjestelmien tarkoituksena on parantaa yrityksen kilpailukykyä ja
yhtenäistää yrityksen toiminnot yhden ohjelmiston alle. Seurauksena on tietokanta,
joka sisältää niin yrityksen asiakkaat, toimittajat, tuotteet, varaston, logistiikan kuin
muutkin tärkeät tiedot ja toiminnot. Tämä helpottaa suuresti yrityksen prosessien
tehostamista ja tiedon löytymistä. Myös yrityksen toiminnan seuraaminen sekä
erilaisten raporttien ja tilastojen saaminen helpottuu, kun kaikki tiedot ovat samassa
tietokannassa. Tämä on ensiarvoisen tärkeää pörssiyhtiöille, joilta vaaditaan
kunnollista raportointia yrityksen tilasta kuukausittain.
Navision on erittäin helposti muokattavissa yrityksen tarpeiden mukaiseksi.
Esimerkiksi Ammeraal Beltech Oy:n käyttämä versio Navision 3.60:sta on
räätälöity vastaamaan yrityksen tarpeita. Näin voidaan ottaa huomioon yritysten
yksilölliset tarpeet. Lisäksi kaikkia järjestelmän osia ja ominaisuuksia ei tarvitse
ottaa käyttöön samanaikaisesti, vaan niitä voidaan lisätä järjestelmään
myöhemmin, yrityksen muuttuneiden tarpeiden mukaisesti. Navisionin
käyttöönotto saattaakin sujua helpommin, jos aluksi käytössä on vain yrityksen
kannalta järjestelmän tärkeimmät osa-alueet ja muut osat otetaan käyttöön vasta
myöhemmässä vaiheessa.
ERP-järjestelmän käyttöönottoon on syytä valmistautua huolellisesti. Jos
yrityksellä on käyttöönottohetkellä tarpeeksi sekä tietoa, taitoa että muita
resursseja, niin kaiken pitäisi sujua suunnitellusti. Vastaavasti jos resursseja ei ole
tarpeeksi, voi Navisionin käyttöönotto aiheuttaa suuria ongelmia, jotka jatkuvat
vielä käyttöönoton jälkeenkin. Nämä ongelmat näkyvät niin prosessien
hidastumisena, järjestelmän antamina virheellisinä tietoina sekä mahdollisesti myös
yleisen työmoraalin laskuna. Huolellinen valmistautuminen onkin ensiarvoisen
tärkeää, kun uutta toiminnanohjausjärjestelmää otetaan käyttöön. Uuden
järjestelmän käyttöönotto ja ylläpito vaativat suuria resursseja myös taloudellisesti.
Aivan ensimmäiseksi onkin syytä miettiä tarkkaan ja varmistua siitä, että
järjestelmän käyttö aikaansaa tarpeeksi positiivisia asioita peittämään sen
aiheuttamat kulut.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
11 (28)
2.2 Navisionin käyttämät objektit
Navision rakentuu viidestä erityyppisestä objektista. Nämä tyypit ovat taulukot,
lomakkeet, raportit, dataportit, koodiyksiköt. Näillä kaikilla on tärkeä tehtävä
Navisionin toiminnassa.
Taulukoita käytetään tiedon tallentamiseen tietokantaan. Tietokanta sisältää
tyypillisesti useita taulukoita, kuten Asiakkaat ja Nimikkeet. Asiakas-taulun
sisältämiä kenttiä voisivat olla esimerkiksi Asiakkaan nimi, Katuosoite ja
Puhelinnumero. Vastaavasti Nimike-taulun kenttiä voisivat olla Nimikkeen
numero, Nimikkeen kuvaus ja Määrä.
Lomakkeita käytetään sekä tiedon syöttämisessä tietokantaan että sen lukemisessa.
Ne ovatkin tavalliselle käyttäjälle Navisionin näkyvin osa raporttien ohessa.
Lomakkeiden tulee olla mahdollisimman hyvin muotoiltuja tietojen syöttämisen ja
löytymisen kannalta, jotta käyttäjä voi keskittyä itse työhön.
Raporttien avulla saadaan Navisionista erilaisia tulostuksia. Ne voivat olla listoja
kuten Asiakaslista tai yhteenvetoja kuten Myyntitilauksen vahvistus. Raportit ovat
erittäin tärkeässä osassa kun seurataan yrityksen toimintaa ja yritetään löytää siitä
puutteita tai parannettavaa. Ne ovat tärkeitä myös jokapäiväisessä
yritystoiminnassa, sillä myös kuitit ja muut jokapäiväisemmät tulosteet ovat
raportteja. Raportit voivat olla joko paperille tai ruudulle tulostettavia.
Dataporttien avulla voidaan siirtää tietoa Navisionin tietokantaan tai sieltä pois.
Esimerkiksi oikein muotoillusta Excel-taulukosta voidaan siirtää tietoa Navisioniin
.csv –tiedostona.
Koodiyksiköt sisältävät funktioita, joita voidaan käyttää useissa eri objekteissa.
Tämä vähentää tarvittavan koodin määrää, sillä kyseistä koodia ei tarvitse kirjoittaa
kuin yhden kerran. Koodiyksiköiden luomisessa käytetään C/AL-kieltä.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
12 (28)
2.3 Tietokannan rakenne
Navisionin tietokanta rakentuu neljästä erilaisista osista. Ne ovat yritykset
(companies), taulukot (tables), tietueet (records) ja kentät (fields). Tietokanta voi
sisältää useita yrityksiä, yritys sisältää useita eri taulukoita, yksi taulukko sisältää
useita tietueita ja yksi tietue sisältää useita eri kenttiä.
Yritykset ovat suurimpia loogisia tietokantojen osia Navisionissa. Niitä voidaan
kutsua tietokantojen alikansioiksi. Niiden avulla pystytään jaottelemaan suuria
määriä tietoa tietokannan sisällä. Yritysten avulla voidaan myös luoda järjestelmä,
jossa on erillään virallinen tietokanta sekä tietokanta jota käytetään testaamiseen.
Yritykset voivat sisältää sekä yksityisiä objekteja että muiden yritysten kanssa
jaettuja objekteja. Esimerkiksi eri yrityksillä voi olla täysin eri sisältö tauluissa,
mutta silti ne käyttävät samoja raportteja.
Taulut ovat kaksiulotteisia matriiseja, joihin tallennetaan tietueita. Tietueet ovat
taulukoiden rivejä eli esimerkiksi Asiakas-taulun tietueina voisi olla
asiakasyritykset.
Tietokannan pienin looginen osa on kenttä. Siihen voidaan tallentaa jokin
yksittäinen tieto, kuten Nimi, Päivämäärä tai Määrä. Navisionin käyttämä C/SIDEtietokanta sisältää kymmenen erilaista tyyppiä, jolla tietoa voidaan tallentaa
kenttään.
3 TUTKINTOTYÖN SISÄLTÖ
3.1 Syyt tutkintotyön aiheen valintaan
Navision 3.60 toiminnanohjausjärjestelmä on ollut käytössä Ammeraal Beltech
Oy:ssä vuoden 2006 alusta lähtien. Sen käyttöönottoa alettiin suunnitella jo vuoden
2002 aikana, mutta suunnitelmat menivät silloin jäihin. Vuoden 2005 kesällä
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
13 (28)
suunnitelmat otettiin uudestaan esille ja tällä kertaa ne myös toteutettiin. Aluksi
Navision otettiin käyttöön ainoastaan Tampereen toimipisteessä, mutta jo saman
vuoden keväällä myös muut toimipisteet Suomessa ottivat sen käyttöön. Tällä
hetkellä ohjelmistolla on yrityksessä noin 30 käyttäjää, joiden koulutus ja opastus
järjestelmän käyttöön ovat olleet hyvin vajavaisia. Siitäkin huolimatta, että
käyttöönottoa valmisteltiin melko pitkään. Suurin osa resursseista meni kuitenkin
aivan muuhun kuin työntekijöiden koulutukseen. Osa työntekijöistä ei ole saanut
kuin ainoastaan minimimäärän koulutusta, vaikka järjestelmä on heille todella
tärkeä työväline. Tästä syystä ohjeista ja harjoituksista tehdyn kokoelman
tekemiseen on ollut suuri tarve.
Tämän tutkintotyön lopputuloksena tulee Ammeraal Beltech Oy:n työntekijöiden
käyttöön erittäin helppokäyttöinen ja selkeä kokoelma, joka sisältää sekä ohjeita
että harjoituksia Navisionista. Niiden tarkoituksena on helpottaa käyttäjien
jokapäiväisiä töitä ja antaa neuvoja mahdollisissa ongelmatilanteissa. Myös
yrityksen mahdollisten uusien työntekijöiden koulutuksessa tämä kokoelma tulee
olemaan erittäin tärkeässä asemassa. Tähän asti mahdollinen koulutus on annettu
ilman kunnollista opetusmateriaalia. Tämä on aiheuttanut yhtenäisten järjestelmän
käyttötapojen puuttumisen ja samalla vaikeuttanut työntekijöiden keskinäistä
kommunikointia ongelmatilanteissa. Lisäksi koulutettaville ei ole jäänyt
minkäänlaista materiaalia mahdollista myöhemmin tapahtuvaa kertausta tai
itseopiskelua varten.
3.2 Tutkintotyön sisältämät osiot
Varsinainen Tutkintotyö koostuu kolmesta eri osasta. Ne ovat ohjeet, harjoitukset
sekä käyttöliittymä, joiden avulla ohjeita ja harjoituksia voidaan lukea.
Käyttöliittymä on tehty HTLM-kielellä ja sitä voidaan käyttää kaikilla internetselaimilla, joten se toimii esimerkiksi Internet Explorer -selaimella. Sen
tarkoituksena on toimia selkeänä ja helposti päivitettävänä pohjana ohjeille ja
harjoituksille. Käyttöliittymän toimivuus yrityksen jokaisella PC:llä on taattu näin
yleisesti tunnettua ja tuettua kieltä käytettäessä.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
14 (28)
Varsinaiset ohjeet on tehty PDF-muotoon, jotta käyttäjät eivät voi niitä itse
muokata. Näin ollen ohjeiden mahdollinen päivittäminen tapahtuu keskitetysti ja
voidaan olla varmoja ohjeiden pysymisestä ajan tasalla. Sen sijaan harjoitukset on
tehty PowerPointin tukemaan PPT-muotoon, koska kyseisen tiedostomuodon
soveltuvuus kyseiseen käyttötarkoitukseen oli parempi kuin PDF:n. Harjoituksia
tehtäessä, käyttäjä joutuu liikkumaan Navision 3.60:n ja harjoituksia pyörittävän
sovelluksen välillä. On varsin järkevää, että yksi dia sisältää aina yhden vaiheen
harjoituksesta. Tämä onkin huomattavasti selkeämpää kuin harjoitusten eri
vaiheiden erottaminen toisistaan vaikkapa sivunvaihdolla PDF-tiedostossa. On
helppoa siirtyä seuraavaan diaan, lukea ohjeet harjoituksen suorittamiseksi ja sen
jälkeen tehdä harjoitus Navisionissa. Näin edetään kunnes koko harjoitus on
suoritettu.
Koko tutkintotyö on koottu yhteen kansioon, joka on jaoteltu muutamiin sopivasti
nimettyihin alikansioihin. Tämä on tehty selvyyden vuoksi erottamaan eri
kokonaisuudet toisistaan. Lisäksi tutkintotyön pääkansiossa on Käyttöohjeet.doc
niminen tiedosto, joka sisältää ohjeet käyttöliittymän päivittämiseen. Tämä tulee
lähinnä kyseeseen, jos myöhemmässä vaiheessa käyttöliittymään lisätään uusia
ohjeita.
3.3 Tutkintotyön sisällön rajaus
Tutkintotyön sisältö on rajattu käsittelemään ainoastaan Navision 3.60
toiminnanohjausjärjestelmää. Muita toiminnanohjausjärjestelmiä ei tässä
tutkintotyössä ole otettu huomioon. Syynä ovat jo pelkästään yhden järjestelmän
laajuus ja tutkintotyön tilanneen yrityksen eli Ammeraal Beltech Oy:n tarpeet ja
toiveet. Samalla tavoin ohjeiden ja harjoitusten sisältö on rajattu ainoastaan niihin
järjestelmän osiin ja niiden versioihin, jotka ovat käytössä Ammeraal Beltech
Oy:ssä. Navision 3.60 on helposti yrityksen tarpeisiin räätälöitävä järjestelmä. Sitä
onkin muokattu varsin paljon vastaamaan Ammeraal Beltech Oy:n tarpeita.
Räätälöintien seurauksena tämän tutkintotyön sisältö ei suoraan sovellu minkään
muun yrityksen käyttöön. Pienellä muokkauksella tästä tutkintotyöstä saisi
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
15 (28)
yleispätevän ohjeen Navisionin käytöstä, josta voisi olla apua myös muille samaa
järjestelmää käyttäville yrityksille..
3.4 Tutkintotyön eteneminen vaihe-vaiheelta
Pitkien mietintöjen jälkeen alkoi syntyä ideoita, kuinka koota sekä ohjeita ja
harjoituksia Navision 3.60 käytöstä yhteen nippuun. Alkuperäiset suunnitelmat
yhdestä tekstidokumentista tuntuivat huonoilta, sillä tiedon löytäminen yhdestä
isosta dokumentista voi olla hankalaa. Ongelman ratkaisuksi muodostuikin pienin
osiin pilkotut ohjeet. Uusi ongelma oli niiden kasaaminen yhteen nippuun. Tämä
saatiin ratkaistua suunnittelemalla käyttöliittymä niiden avaamiseksi. Kun
tutkintotyön valvoja vielä hyväksyi idean, toteutus saattoi alkaa.
Varsinainen tutkintotyön tekeminen alkoi ohjeiden ulkoasun ja sisällön
tarkemmalla suunnittelulla. Tekstinkäsittely-ohjelmalla oli helppo kokeilla erilaisia
asetteluja ohjeille ja sen jälkeen valita paras. Ensimmäisen ohjeen valmistumisen
jälkeen alkoi käyttöliittymän suunnittelu. Paperille tehtyjen hahmotelmien pohjalta
valmistui ensimmäinen versio käyttöliittymästä. Se sisälsi kaiken tarvittavan
informaation, mutta ulkoasu oli vielä keskeneräinen. Lopullinen ulkoasu valmistui
useiden kokeilujen ja tuleville käyttäjille tehtyjen kyselyiden jälkeen.
Käyttöliittymän valmistuttua alkoi varsinainen ohjeidenteko-prosessi. Ohjeiden
aiheet valittiin niin, että ne vastasivat mahdollisimman hyvin Ammeraal Beltech
Oy:n työntekijöiden tarpeita. Tämän tutkintotyön puitteissa ei käsitelty aivan
kaikkia järjestelmän osia, mutta myöhemmin tehdyt ohjeet on helppo liittää
tutkintotyönä valmistuneeseen osuuteen.
Jäljellä oli vielä harjoitusten ja tutkintotyöraportin tekeminen. Harjoituksia ei
tutkintotyön luovutukseen mennessä ollut vielä ohjelman kaikista osista, sillä
niiden suunnittelu ja järkevä toteutus vaatii valtavasti aikaa ja tietoa niin ohjelmasta
kuin yrityksen sisäisistä asioista. Koska tietokanta muuttuu koko ajan, on erittäin
vaikea suunnitella järkeviä harjoituksia jotka toimivat myös tulevaisuudessa.
Viimeisenä valmistui tämä tutkintotyöraportti, jossa pyritään selvittämään kuinka
ja minkä takia tutkintotyön on tehty
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
16 (28)
4. TUTKINTOTYÖN KÄYTTÖLIITTYMÄ
4.1 Käyttöliittymän ulkoasu
Käyttöliittymä on varsin tärkeä osa kokonaisuutta, joka muodostaa tämän
tutkintotyön. Sen toimivuus ja toteutus ovat tärkeässä roolissa kun Ammeraal
Beltech Oy:n työntekijät alkavat käyttämään ohjeita ja harjoituksia. Tästä johtuen
myös sen suunnitteluun ja toteutukseen on käytetty riittävästi resursseja.
Kuva 1 Käyttöliittymän ulkoasu
Käyttöliittymän ulkoasua suunniteltaessa tärkeimmät kriteerit sille olivat
yksinkertaisuus, selkeys ja Ammeraal Beltech Oy:n suosimien värien käyttö
(kuva 1). Kun käyttöliittymä on tehty mahdollisimman selkeäksi, varmistetaan
helppo käytettävyys ja toimivuus. Väreinä siinä on käytetty ainoastaan tumman
sinistä, harmaata, mustaa sekä valkoista.. Nämä samat värit ovat käytössä myös
Ammeraal Beltech Oy:n logossa. Yrityksen sisäinen politiikka värienkäytön
suhteen on hyvin selkeä. Logossa näkyviä värejä tulee käyttää aina kun se on
mahdollista. Näin lomakkeista, internet sivuista ja muista dokumenteista tulee
ulkoasultaan yhdenmukaiset.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
17 (28)
Kun valkoinen on käyttöliittymän pohjavärinä, niin tumman sinistä, harmaata ja
mustaa sopivasti käyttämällä saadaan aikaiseksi todella selkeä kokonaisuus.
Otsikot ja muut tekstit erottuvat hyvin taustasta ja käyttäjä voi keskittyä
olennaiseen..
4.2 Käyttöliittymän sisältö
Käyttöliittymäikkuna on jaettu kolmeen osaan (kuva 1). Tämän jaon tarkoituksena
on rajata eri osa-alueet omiin osiinsa ja pitää kokonaisuus hyvässä järjestyksessä.
Ensimmäinen osa on ikkunan yläreunassa oleva vaakasuora otsikkopalkki, josta
näkyy yrityksen nimen ja logon lisäksi, tekijän nimi sekä milloin käyttöliittymä on
edellisen kerran päivitetty.. Ikkunan alaosa on lisäksi jaettu pystysuorasti kahteen
eri osaan. Vasemmalla puolella ovat ohjeet ja oikeassa reunassa harjoitukset.
Ohjeille varattu alue on jaettu vielä viiteen osaan, jotta ohjeet voidaan lajitella
sopiviin kokonaisuuksiin. Nämä viisi kokonaisuutta ovat Perusteet, Osto, Myynti,
Varasto ja Muut. Kuudentena olisi voinut olla pääkäyttäjän toimet, mutta sitä ei
toteutettu ainakaan tämän tutkintotyön puitteissa. Tarvittaessa kyseisen osuuden
lisääminen mukaan onnistuu pienellä vaivalla myöhemmässäkin vaiheessa.
Käyttöliittymästä on jo suunnitteluvaiheessa karsittu pois kaikki turha tieto, jotta se
olisi ulkoasultaan ja sisällöltään mahdollisimman selkeä. Näin lopputulos sopii
mahdollisimman hyvin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa.
4.3 Käyttöliittymän toiminta
Käyttöliittymän toiminta on kaiken kaikkiaan varsin yksinkertaista. Se saadaan
käyttöön helposti pikakuvakkeesta hiiren vasemmanpuolimaisella napilla.
Käyttöliittymä aukeaa siihen internet-selaimeen, mikä on valittu kyseisellä
tietokoneella oletusselaimeksi. Kun käyttöliittymä on auennut, näkyvät ohjeet ja
harjoitukset auenneessa ikkunassa linkkeinä. Painamalla hiiren vasenta nappia
linkin kohdalla, aukeaa valittu ohje tai harjoitus aina uuteen ikkunaan. Näin samaan
aikaan voi tarvittaessa olla auki useampiakin ohjeita. Tämä on varsin hyödyllistä,
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
18 (28)
jos samaan aikaan haluaa avata kaksi eri ohjetta tai vaihtoehtoisesti ohjeen ja siihen
liittyvän harjoituksen. Käyttöliittymä suljetaan selaimesta ja tottumuksista riippuen
joko valitsemalla Tiedosto ja sieltä Lopeta tai painamalla ikkunan oikeassa
yläkulmassa olevaa rastia.
5. OHJEITA NAVISION 3.60 KÄYTTÄMISEKSI
5.1 Ohjeiden käyttötarkoituksia
Ohjeiden tarkoituksena on auttaa Ammeraal Beltech Oy:n työntekijöitä heidän
käyttäessään Navision 3.60 toiminnanohjausjärjestelmää. Koska kyseinen
järjestelmä on suurelle osalle yrityksen työntekijöistä erittäin tärkeä työkalu, on
myös sen hallinta tärkeää.
Nämä ohjeet tulevat auttamaan Ammeraal Beltech Oy:n työntekijöitä päivittäisissä
työtehtävissä sekä mahdollisissa ongelmatilanteissa. Muiden työntekijöiden aikaa
säästyy, kun heidän ei tarvitse neuvoa ongelman eteen joutunutta henkilöä.
Ohjeiden valmistumisen myötä hän voi tarkistaa oikean menettelytavan ohjeista
itsenäisesti. Myös työntekijän sairaspoissaolon aikana on korvaavan työntekijän
helpompi suoriutua väliaikaisista työtehtävistä, kun työvaiheet on listattu ohjeisiin.
Lisäksi näitä ohjeita voidaan tulevaisuudessa käyttää uusien työntekijöiden
koulutuksessa ja kyseisen järjestelmän käyttöön opastamisessa eräänlaisena
opetusmateriaalina.
Mahdollisissa työntekijöiden vaihdoksia ajatellen on hyvä olla järjestelmän
käyttöohjeita kirjallisessa muodossa. Tämä estää tietotaidon katoamisen kokonaan
tilanteessa, jossa työntekijä jättää yrityksen yllättäen. Ennen näiden ohjeiden
valmistumista ei Ammeraal Beltech Oy:llä ole ollut minkäänlaista kirjallista
selvitystä järjestelmän käytöstä. Vaara arvokkaan tietotaidon katoamisesta onkin
ollut varsin suuri.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
19 (28)
5.2 Ohjeiden sisältö
Ohjeet on jaoteltu sopivan kokoisiin kokonaisuuksiin. Yksi ohje sisältää aina yhden
Navisionin osa-alueen tai toiminnon. Ne pyrkivät olemaan tarpeeksi laajoja, jotta
niissä on riittävästi tietoa. Samalla ne kuitenkin pyrkivät olemaan tarpeeksi
suppeita, jotta tiedon omaksuminen tapahtuu helposti. Liian suuren määrän tietoa
kokoaminen yhteen dokumenttiin vaikeuttaa myös kulloinkin tarvittavan tiedon
hakua.
Ohjeiden sisältö on rajattu niihin järjestelmän osiin, jotka ovat käytössä Ammeraal
Beltech Oy:llä. Navision 3.60 on helposti räätälöitävä ohjelma, joten kukin yritys
voi hankkia siitä tarvitsemansa osat. Lisäksi hankittuja järjestelmän osia voi
muokata yrityksen tarpeita vastaaviksi. Tästä syystä tämän tutkintotyön sisältämät
ohjeet eivät sellaisenaan toimi muiden yritysten käyttämään Navisioniin. Pienellä
muokkauksella niistä voisi tehdä yleispätevät tai pelkästään jonkun toisen yrityksen
tarpeita ja järjestelmää vastaavat.
Ohjeet on lajiteltu käyttöliittymässä viiteen osa-alueeseen. Nämä ovat perusteet,
osto, myynti, varasto ja muut. Ohjeet onkin helppo jaotella näiden osa-alueiden alle
ja samalla ne on helppo löytää tarvittaessa.
5.3 Ohjeiden ulkoasu
Kaikki ohjeet on tehty saman formaatin mukaisesti. Ne on alun perin tehty MS
Word -ohjelmalla ja muutettu tutkintotyötä varten PDF XChange Lite 3 -ohjelmalla
PDF-muotoon. Tämä estää ohjeiden muokkaamisen ja päivittämisen muilta kuin
ohjelman pääkäyttäjältä, jolla on hallussa alkuperäiset muokattavissa olevat
tiedostot. PDF-muotoon tallennettujen tiedostojen etuna onkin se, että niitä ei voi
muokata. Näin varmistutaan siitä, että ohjeet ovat kaikilla yrityksen työntekijöillä
yhdenmukaiset. Myös MS Word -dokumentteihin tulevat ylimääräiset merkinnät,
kuten merkinnät kirjoitusvirheistä, jäävät pois näkyvistä. Virheen tai mahdollisen
muutostarpeen havaittuaan, käyttäjä ilmoittaa asiasta järjestelmän pääkäyttäjälle,
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
20 (28)
joka tekee ohjeeseen tarvittavan muutoksen. Koska ohjeet sijaitsevat yrityksen
palvelimella kansiossa joka on jaettu kaikille käyttäjille, on kaikilla työntekijöillä
käytössä ajan tasalla olevat versiot.
Ulkoasultaan ohjeet pyrkivät olemaan lukijoiden kannalta mahdollisimman
havainnolliset ja selkeät. Fonttina on käytetty ainoastaan Arial:ia ja Times New
Romania. Nämä lienevät yleisimmät IT-maailmassa käytetyt fontit.
Kuvia on ohjeissa käytetty runsaasti niiden mukanaan tuoman havainnollisuuden
vuoksi. Niitä on muokattu lisäämällä niihin nuolia, tekstejä ja muita tehokeinoja
tarkentamaan saatavaa informaatiota. Näin lukijat saavat kuvista kaiken
mahdollisen tiedon irti. Muokkaamattomista kuvista myös halutun tiedon
löytäminen olisi huomattavasti vaikeampaa. Lisäksi kuvat on pyritty rajaamaan
niin, että aiheeseen kuulumaton tieto ei niissä näy. Näin kuvien tarkkuus on hyvä
ilman, että kuvakokoa kasvatetaan valtavan suureksi.
5.4 Esimerkkejä ohjeiden ulkoasusta
Alla on muutamia kuvia ohjeista selostuksen kera. Niiden tarkoituksena on
selkeyttää luvun 5 sisältöä.
Kuva 2 Ohjeiden ylätunniste, otsikot sekä leipäteksti
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
21 (28)
Ohjeiden ylätunnisteessa on vasempaan reunaan tasattuna Ammeraal Beltech:in
logo (kuva 2). Vastaavasti oikeaan reunaan tasattuna on Yrityksen nimi,
paikkakunta, ohjeen tekijän nimi sekä päivämäärä. Ylätunniste loppuu
poikkiviivaan, joka toimii selkeänä erottajana itse ohjeen ja ylätunnisteen välissä.
Ohjeiden pääotsikoiden fonttina on isoin kirjaimin kirjoitettu Arial 16. Pienempien
otsikoiden fontti on Arial 13, jossa on tehosteena lihavointi. Nämä otsikot ovat
sopivasti suurempia kuin leipätekstissä käytetty Times New Roman 12.
Kuva 3 Tehosteiden käyttöä kuvien havainnollistajina
Kuvissa on käytetty monenlaisia tehosteita helpottamaan kuvien tulkintaa ja
lisäämään informaation määrää. Numerot, nuolet ja alueiden värjäys ovat vain osa
kuvissa käytetyistä tehosteista (kuva 3). Niiden tarkoituksena on kiinnittää lukijan
huomio juuri niihin kohtiin, missä tärkeä informaatio kulloinkin on. Tämä
helpottaa kuvien tulkintaa huomattavasti. Myös kuviin lisätyt numerot helpottavat
lukijaa, kun hän yrittää ymmärtää tekstin ja kuvien yhteyttä toisiinsa. Tekstissä on
aina numeroa vastaava kohta, jossa on selvitetty asiaa sanallisesti.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
22 (28)
Kuva 4 Kuva valikosta
Valikoiden takaa tapahtuvista valinnoista kertominen selkeytyy, kun tilanteesta on
ohjeessa sopiva kuva. Otsikko, mistä valikko on auennut, näkyy kuvassa harmaalla
pohjalla ja valikosta tehtävä valinta näkyy sinisellä pohjalla sekä hiiren osoittimen
osoittamana (kuva 4).
6. HARJOITUKSIA NAVISION 3.60 -JÄRJESTELMÄN OPETTELUUN
6.1 Harjoituksien käyttötarkoitus ja sisältö
Tutkintotyöhön kuuluu myös harjoituksia sisältävä osuus. Näiden harjoituksien
tarkoituksena on toimia oppimateriaalina vasta Navisionin 3.60 käyttöön
tutustuville henkilöille. Nämä harjoitukset keskittyvät perusteisiin ja antavat
aloittelijoille mahdollisuuden perehtyä Navisionin toimintaan. Kokeneemmat
käyttäjät tuskin hyötyvät niiden suorittamisesta, sillä perustaidot on opittu jo
aiemmin. Heille riittäneekin, jo opittujen taitojen lisäksi, ohjeista saatava
informaatio työtehtävien onnistuneeseen suorittamiseen.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
23 (28)
Harjoituksien tekemisessä on muutamia haasteita, jotka pitää ottaa suunnittelu- ja
toteutusvaiheessa huomioon. Suurimpana haasteena on erillisen harjoitusten
suorittamiseen tarkoitetun tietokannan puuttuminen.. Ammeraal Beltech Oy:n
käytössä olevien Live- ja Testi-tietokantojen tiedot muuttavat, joten myös
harjoitusten pitäisi muuttua samalla. Jos tietokannassa olevaan tietoon tulee sopiva
muutos, niin harjoituksen ohjeidenmukainen suorittaminen voi tulla
mahdottomaksi. Ajan puutteen vuoksi harjoitus-osuudesta ei tullut niin kattavaksi
kuin tutkintotyötä aloitettaessa oli tarkoitus. Koska pohjatyö on nyt tehty, niin
tulevaisuudessa kyseistä osuutta voi tarvittaessa kasvattaa kattavammaksi.
Tutkintotyön valmistumiseen mennessä oli valmiina kaksi harjoitusta. Näissä
harjoitellaan Navision 3.60 käytössä tarvittavia perustaitoja. Valmiit harjoitukset
sisältävät tehtäviä liikkumista valikosta ja näkymästä toiseen sekä suodattimien
käytöstä. Näiden molempien asioiden hallinta on järjestelmän käytön kannalta
erittäin tärkeää. Liikkumisen järjestelmän sisällä oppii jokainen käyttäjä lähes
väkisin ennemmin tai myöhemmin. Sen sijaan suodattimien käyttö ja sen myötä
myös oppiminen voi jäädä väliin, jos käyttäjällä ei ole tarvittavia perustaitoja. On
myös hyvä muistaa, että usein saman asian voi Navisionissa tehdä usealla eri
tavalla. Joskus itse opitut tavat eivät ole ne tehokkaimmat ja tilanteeseen
sopivimmat. Sen takia perusasioiden huolellinen opettelu kannattaa.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
24 (28)
6.2 Esimerkkejä harjoitusten ulkoasusta
Kuva 5 Harjoituksen etusivu
Harjoituksilla on yhtenäinen ulkoasu. Esityksen ensimmäinen dia on eräänlainen
etusivu, jossa näkyy sekä harjoituksen että harjoituksen tekijän nimi ja muut tärkeät
tiedot (kuva 5).
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
25 (28)
Kuva 6: Ohjeet harjoituksen suorittamiseksi
Itse harjoitus alkaa toisesta diasta (kuva 6). Siinä kerrotaan mikä on harjoituksen
tarkoitus ja sen jälkeen annetaan ohjeet kuinka toimia. Ohjeet ovat numeroitu, jotta
ne on helppo yhdistää seuraavissa dioissa oleviin kuviin.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
26 (28)
Kuva 7 Vaihevaiheelta ohjeen ensimmäinen osa
Kolmannesta diasta eteenpäin harjoitus sisältää kuva-dioja, joissa näkyy
vaihevaiheelta kuinka harjoitus suoritetaan (kuva 7). Valikoista tai ikkunoista on
aina merkattu punaisella se kohta, josta päästään tehtävässä eteenpäin.
7. YHTEENVETO
Tutkintotyön lopputuloksena valmistui Ammeraal Beltech Oy:n tilaamana
kokoelma ohjeita sekä muutamia harjoituksia Navision 3.60 ERP-järjestelmän
käytöstä. Tutkintotyön sisältämä materiaali lanseerataan käyttöön maaliskuun
alussa 2007. Tämän materiaalin pääasialliset tarkoitukset ovat auttaa yrityksen
työntekijöitä ongelmatilanteissa sekä toimia opetusmateriaalina uusille
työntekijöille. Se tulee sijaitsemaan yrityksen palvelimella ja on näin kaikkien
Ammeraal Beltech Oy:n työntekijöiden käytettävissä.
Kun nykyinen ERP-järjestelmä jossain vaiheessa päivitetään uudempaan versioon,
tulee eteen myös näiden ohjeiden ja harjoituksien päivitys. Suurin vaiva tulee
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
27 (28)
olemaan uusien kuvakaappauksien tekemisessä, sillä suurimmat käyttäjälle näkyvät
muutokset tulevat olemaan uuden järjestelmän ulkoasussa. Tämä
järjestelmäpäivitys ei kuitenkaan ole ajankohtainen vielä vuoden 2007 aikana.
Tulevaisuudessa ainakin ohjeiden ja toivottavasti myös harjoituksien määrä tulee
kasvamaan. Viikoittain ilmenee järjestelmän osa-alueita, jotka kaipaisivat kirjallisia
ohjeita. Uusien ohjeiden sisältöön tulee vaikuttamaan käyttäjien antama palaute ja
toiveet. Uudet ohjeet on onneksi helppo liittää osaksi jo valmistunutta
kokonaisuutta.
Pääkäyttäjän toimista ei valmistunut yhtään ohjetta tämän tutkintotyön puitteissa.
Tarkoitus kuitenkin olisi, että nekin olisivat saatavilla tulevaisuudessa. Ne saattavat
kuitenkin olla ainoastaan valittujen käyttäjien käytettävissä niiden mahdollisesti
sisältämien tietojen arkaluontoisuuden vuoksi. Tämä osa-alue on tässä vaiheessa
vielä suunnitteluvaiheessa.
Tarkoituksena on, että koko Ammeraal Beltech konserni tulee ottamaan
tulevaisuudessa käyttöönsä täysin yhtenäisen ERP-järjestelmän. Silloin eri maiden
käyttämissä versioissa ei enää olisi eroavaisuuksia. Jos näin todella tulee
tapahtumaan, niin silloin näille ohjeille voisi löytyä todella suuri määrä halukkaita
käyttäjiä. Tämä edellyttäisi ohjeiden muokkaamista ja kääntämistä englanniksi. Se
saattaisi olla huolellisesti toteutettuna kaiken vaivannäön arvoinen urakka. Nyt
valmistunut materiaali tulisi toimimaan hyvänä pohjana tälle projektille.
TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU
Tietotekniikka, tietoliikennetekniikka
Petteri Sohlman
TUTKINTOTYÖ
28 (28)
LÄHTEET
1
Application Designer’s Guide. Microsoft Business Solutions ApS,
Tanska. 2003. 542 s.
2
Installation & System Management: Microsoft® Business Solutions–
Navision® Database Server. Microsoft Business Solutions ApS,
Tanska. 2003. 174 s.