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PIANIFICARE LA CAMPAGNA 5XMILLE PER LE ORGANIZZAZIONI DI VOLONTARIATO Con la pubblicazione dei materiali tratti dalle esperienze formative realizzate in questi anni, il Centro Servizi per il Volontariato-VOLABO intende proporre alle Organizzazioni di Volontariato, ai volontari e agli operatori del non profit, degli strumenti didattici per approfondire quei temi che hanno suscitato particolare interesse all’interno, appunto, dei percorsi di formazione. Strumenti didattici e formativi che, in modo divulgativo e semplificato, con linee guida, esercitazioni e spunti di riflessione possano accompagnare non solo chi è in formazione ma anche chi voglia approcciare ad una tematica o metodologia in modo auto formativo, individualmente o in gruppo, in associazione o in contesti partecipativi. L’intento è quello offrire l’occasione di avvicinarsi al tema proposto non solo da un punto di vista teorico, ma anche da un punto di vista pratico: - a livello teorico, per colmare conoscenze basilari; per comprendere meglio una tematica, un metodo; per apprendere un “lessico” che non crei confusione ma sia la base di partenza per agire con cognizione; per trovare spunti di riflessione; - a livello pratico per approcciare ad un “come si fa” che permetta di non lasciare idee, obiettivi solo alla buone intenzioni; per provare ad esercitarsi nell’acquisire o migliorare, competenze, capacità. Il csv VOLABO, anche attraverso i propri servizi formativi si prefigge di promuovere il processo di crescita delle odv e dei volontari: -come cittadini attivi e solidali -come organizzazioni capaci di coniugare mission, risorse, progettualità e azione -come ruolo sussidiario e politico. Testi: a cura di MBS srl (produzione originale) Elaborazione didattica e coordinamento redazionale: Paola Atzei, Ramona Leto - Area Formazione di VOLABO Grafica: ED-line Pubblicazione 2011 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE INDICE Presentazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1 Che cos’è il 5Xmille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2 La Mappa delle Relazioni. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3 La Pianificazione Strategica della campagna 5Xmille . . . . . . . . . . . .19 3.1 Individuazione degli interlocutori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.2 Identificazione degli strumenti di comunicazione . . . . . . . . . . 23 3.3 Comunicazione e promozione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.3 Piano temporale delle attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41 3.4 Monitoraggio e valutazione della campagna 5 X mille . . . . .. 43 Esercitazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 Bibliografia/Sitografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 3 Con questa pubblicazione Volabo-Centro Servizi per il Volontariato si rivolge alle Organizzazioni di Volontariato e del Non Profit che utilizzano il 5Xmille come opportunità di raccolta fondi, di promozione della propria Organizzazione tra i contribuenti, potenziali donatori e per il perseguimento di attività solidaristiche e di volontariato. Anche per il 5Xmille è necessaria una strategia efficace di comunicazione e non improvvisare con azioni sporadiche e slegate tra loro. I risultati migliori si possono ottenere con un lavoro di elaborazione e pianificazione di una strategia seppur semplice e con gli strumenti più adeguati per un messaggio capillare rivolta ai donatori locali. Tra le azioni prioritarie, fondamentale conoscere la mappa relazionale dell’associazione e di tutti i volontari che ne fanno parte, per svilupparla e potenziarla con i differenti target di portatori d’interesse a cui rivolgersi. La riuscita di una buona campagna di 5Xmille si baserà anche sulla capacità di monitorare e valutare le singole fasi e azioni e il piano nel suo complesso. Questi i temi e le tecniche che, all’interno della pubblicazione tracciano un percorso di base per realizzare in modo pratico e concreto, alla portata di ogni organizzazione non profit e del volontariato non professionista, una campagna di 5Xmille. “Pianificare la campagna 5Xmille” è il frutto della documentazione didattica del corso di formazione realizzato da volabo con MBS- Bologna, società di consulenza e formazione. E’ indirizzata non solo ai partecipanti che hanno frequentato il corso ma anche a tutti i volontari e gli operatori che, da non professionisti, vogliano migliorare il modo di fare raccolta fondi per la propria realtà non profit. Per un approfondimento complessivo sugli aspetti culturali, metodologici e progettuali al Fund raising, si propone la lettura di “Fund raising: Saper chiedere saper dare” (scaricabile dal sito www.volabo.it sezione materiali didattici della Formazione e Innovazione), pubblicazione didattica rielaborata dai corsi di formazione sui temi del F.R, di Volabo. Area Formazione-Innovazione csv VOLABO FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 6 CHE COS’E’ IL 5XMILLE FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE CHE COS’È IL 5XMILLE Il 5Xmille è un meccanismo che permette ai contribuenti (persone fisiche) di destinare a favore di determinati soggetti del privato sociale una parte delle imposte (comunque dovute) sui redditi prodotti. Il fatto che le imposte siano “comunque dovute” mette in luce come il 5Xmille non sia un’imposta aggiuntiva ma vada ad erodere quanto dovuto allo Stato per destinarlo ad attività e soggetti specifici. La destinazione della quota del 5Xmille è complementare (cioè si aggiunge) all’opzione del più “classico” 8Xmille destinato allo Stato e alle confessioni religiose. Il 5Xmille è stato introdotto a titolo iniziale e sperimentale per il 2006 (legge 23 dicembre 2005, n. 266) Per l’anno finanziario 2011, il 5Xmille è destinato alle seguenti finalità: • Sostegno degli enti del volontariato: - Enti del volontariato di cui alla legge 266 del 1991 - Onlus - Organizzazioni non lucrative di utilità sociale (articolo 10 del Dlgs 460/1997) - Associazioni di promozione sociale iscritte nei registri nazionale, regionali e provinciali (articolo 7, commi da 1 a 4, legge 383/2000) - Associazioni riconosciute che operano nei settori indicati dall’articolo 10, comma 1, lettera a) del Dlgs 460/1997 - Fondazioni riconosciute che operano nei settori indicati dall’articolo10, comma 1, lettera a) del Dlgs 460/1997 • Finanziamento agli enti della ricerca scientifica e dell’università • Finanziamento agli enti della ricerca sanitaria • Sostegno delle attività sociali svolte dal Comune di residenza del contribuente • Sostegno alle associazioni sportive dilettantistiche riconosciute ai fini sportivi dal Coni a norma di legge che svolgono una rilevante attività di interesse sociale. 8 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE IL 5Xmille è uno strumento di fund raising Il fundraising è la capacità dell’organizzazione di creare relazioni di FIDUCIA E DI RECIPROCITÀ fra chi chiede risorse economiche, materiali e umane in coerenza con lo scopo statutario e chi è potenzialmente disponibile a donarle. Così il 5Xmille non è semplicemente una opportunità fiscale da cogliere, ma è anche una importante opportunità di raccolta fondi e coinvolgimento dei propri volontari. La finalità della campagna 5xmille La finalità della campagna 5Xmille è orientare le persone fisiche alla decisione di destinare il 5Xmille delle loro imposte alla organizzazione Non Profit. La difficoltà della campagna si situa non nel convincere delle persone alla destinazione (questo è facilmente raggiungibile perchè le imposte sarebbero comunque versate allo Stato, non risparmiate), piuttosto nell’emergere rispetto ai competitor. Si dovranno quindi privilegiare le relazioni esistenti e, per il coinvolgimento del pubblico generico, si dovrà puntare necessariamente su una strategia comunicativa efficace. Perciò, per raggiungere gli obiettivi della campagna 5Xmille sarà quindi fondamentale tenere presente l’approccio che contraddistingue la raccolta fondi: costruire relazioni di fiducia tra l’Organizzazione, i suoi volontari e chi potenzialmente può destinare il proprio 5Xmille Per approfondimenti http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/portal/entrate/home http://www.vita.it/guide/view/49/91227 9 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Tetto di 400.000.000,00 di euro Dei 400 milioni di euro destinati al 5Xmille nel 2011, 100 milioni saranno destinati in particolare per la ricerca e l’assistenza ai malati di sclerosi. “Le risorse complessive - si legge nella bozza del decreto – sono quantificate nell’importo di euro 400.000.000; a valere su tale importo, una quota pari a 100 milioni di euro è destinata ad interventi in tema di sclerosi amiotrofica per ricerca e assistenza domiciliare dei malati” RENDICONTAZIONE 5XMILLE L’obbligo per gli Enti del terzo settore, di rendere conto della destinazione delle somme percepite quali quote del 5Xmille dell’Irpef è stato introdotto per la prima volta nella finanziaria 2008 (legge 4 dicembre 2007, n.244). La rendicontazione dovrà essere effettuata secondo lo schema proposto dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali che ha predisposto un modello di rendiconto, accompagnandolo a “Linee guida” che chiariscono termini, modalità, ambito di competenza ed ogni altro onere a cui sono tenuti i soggetti beneficiari, nonchè le sanzioni previste in caso di inadempimento. Per approfondimenti http://www.lavoro.gov.it/Lavoro/md/AreaSociale/CinquePerMille/Rendicontazione.htm 10 LA MAPPA DELLE RELAZIONI FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE LA MAPPA DELLE RELAZIONI Se il 5Xmille è uno strumento relazionale, è opportuno prendere consapevolezza che ognuno di noi è un network Mediamente ogni persona ha 10 relazioni stabili 100 relazioni frequenti 1.000 relazioni occasionali ANCHE LA NOSTRA ORGANIZZAZIONE HA UN NETWORK DI RELAZIONI, CHE CHIAMIAMO MAPPA RELAZIONALE La mappa relazionale è la rete di contatti che circondano l’organizzazione, costituita da persone, organizzazioni, associazioni, istituzioni, imprese: ➜ attualmente in relazione con l’organizzazione ➜ che lo sono state in passato ➜ che potranno esserlo in futuro. OCCORRE CHIEDERCI ➜ ➜ ➜ ➜ Chi c’è intorno a noi? Le persone della mia mappa relazionale chi sono? Qual è il legame che ci unisce? Qual è il loro potenziale relazionale? OCCORRE PRENDERE CONSAPEVOLEZZA ➜ di tutti i target e gli interlocutori presenti all’interno della nostra mappa relazionale ➜ del legame che ci unisce a ciascun target ➜ del potenziale relazionale di ciascun target. 12 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE MODELLO: MAPPA DELLE RELAZIONI N= Nucleo dell’associazione 1° Cerchio= tipologia di interlocutori particolarmente legati all’Organizzazione 2° Cerchio= contatti importanti presenti nella mappa relazionale dell’Organizzazione 3° Cerchio= contatti presenti ma da fidelizzare 4° Cerchio= contatti poco presenti con cui l’Organizzazione dovrà definire strategie di incontro IL PRIMO CERCHIO Chi segue la raccolta fondi deve partire dalla conoscenza delle persone che circondano l’organizzazione: le persone che rappresentano il nucleo ed il primo cerchio intorno ad esso. 13 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE OGNUNO DI NOI È UN NETWORK ESEMPIO DI MAPPA RELAZIONALE DI UN SOGGETTO Famiglia Istruzione Carriera IO Vita sociale Religione Tempo libero Politica La mappa delle relazioni è costituita da persone, ogni persona ha priorità ed interessi, che condizionano la donazione 2 fratelli imprenditori 2 figli all’università Vice presidente Cam. Comm Laurea in economia Diploma di ragioniere Famiglia Istruzione Molti amici imprenditori Vita sociale Ospite agli eventi più importanti Carriera IO Religione Cattolica praticante Tempo libero golf storia medioevale 14 Presidente CNA Politica Simpatizzante per il partito democratico Rispettato ed aperto al confronto FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Qual è il potenziale relazionale? Per una mappatura efficace, sarebbe utile non solo indicare i soggetti che gravitano attorno all’Organizzazione, ma anche il loro POTENZIALE RELAZIONALE, soprattutto in funzione del progetto. La sfida della relazione mantenere i soggetti nel nucleo e rendere il legame sempre più forte ampliare costantemente la mappa relazionale 15 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE ESERCITAZIONE 1: elaborate la vostra mappa relazionale N= Nucleo dell’associazione 1° Cerchio= tipologia di interlocutori particolarmente legati all’Organizzazione 2° Cerchio= contatti importanti presenti nella mappa relazionale dell’Organizzazione 3° Cerchio= contatti presenti ma da fidelizzare 4° Cerchio= contatti poco presenti con cui l’Organizzazione dovrà definire strategie di incontro 16 ESERCITAZIONE 2: elaborate la vostra mappa relazionale FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 17 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 18 LA PIANIFICAZIONE STRATEGICA DELLA CAMPAGNA 5XMILLE FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE LA PIANIFICAZIONE STRATEGICA DELLA CAMPAGNA 5XMILLE La pianificazione strategica è il processo con il quale si fissano gli obiettivi e si indicano i mezzi, gli strumenti e le azioni per raggiungerli in una prospettiva di medio/lungo periodo. Questa non elimina l’incertezza sul futuro ma rende i processi gestionali più coordinati e razionali. La pianificazione prende avvio per rispondere ad obiettivi ben precisi e poggia le sue basi su tutto ciò che l’organizzazione è, su ciò che ha vissuto, sull’esperienza fatta, sulle sue capacità e potenzialità. La pianificazione è un processo che comprende le seguenti operazioni: ➜ definizione degli obiettivi strategici ➜ elaborazione della campagna 5xmille (interlocutori, strumenti, risorse, azioni, tempistica); ➜ definizione delle procedure per il monitoraggio e la valutazione della campagna. La pianificazione strategica DA DOVE PARTIAMO? 20 LA STRADA DA PERCORRERE 1 2 QUALI SONO GLI OBIETTIVI DA RAGGIUNGERE? COME ARRIVARE AGLI OBIETTIVI PREFISSATI? FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE DA DOVE PARTIAMO? 1 Gli obiettivi della campagna 5Xmille ➜ valorizzare la mappa relazionale avviando un dialogo efficace con tutti i target ➜ accrescere il numero delle preferenze per il 5Xmille orientando le persone fisiche alla decisione di destinare il 5Xmille delle proprie imposte alla nostra organizzazione. ➜ emergere rispetto ai competitors Si dovranno quindi privilegiare le relazioni esistenti e, per il coinvolgimento del pubblico generico, si dovrà puntare necessariamente su una strategia comunicativa efficace. LA STRADA DA PERCORRERE 2 La pianificazione, deve coinvolgere i volontari e si basa su ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ gli interlocutori da coinvolgere gli strumenti di comunicazione da realizzare le attività da svolgere lo sviluppo temporale delle attività del budget da utilizzare le risorse umane necessarie 21 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE L’output della pianificazione INDIVIDUAZIONE DEGLI INTERLOCUTORI 1. TARGET DIRETTI I target diretti sono tutti gli interlocutori a cui chiedere in modo diretto la destinazione del 5Xmille delle imposte 2. TARGET INDIRETTI I target indiretti sono i così detti “pivot”, ossia interlocutori che hanno un grande potenziale relazionale da coinvolgere nella promozione della campagna 5Xmille ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ 22 Associazioni di categoria Studi professionali Caf Imprese Mass media FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE IDENTIFICAZIONE DEGLI STRUMENTI DI COMUNICAZIONE STRUMENTI ON– LINE STRUMENTI OFF-LINE In relazione alle risorse disponibili è necessario selezionare gli strumenti più appropriati per rendere una campagna 5xmille efficace Gli strumenti sono funzionali a: 1) Fidelizzare le relazioni già in essere, alimentando la fiducia verso l’organizzazione 2) Creare nuove opportunità per entrare in relazione con nuovi interlocutori STRUMENTI ON - LINE ➜ ➜ Sito internet Newsletter on line Sito internet OBIETTIVI ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ comunicare con la propria mappa comunicare con nuovi possibili interlocutori raccogliere nuovi nominativi aggiornare rendicontare raccogliere fondi interagire con gli stakeholder STRATEGIA ➜ tenere il sito costantemente aggiornato con le news, i progetti, e gli eventi da realizzare; ➜ rendere il sito chiaro e completo di tutte le informazioni che riguardano la vita dell’organizzazione, altrimenti si rischia di dare un’immagine parziale; ➜ crearlo con un sistema di interattività, ovvero che consenta di ricevere informazioni, di registrarsi, di partecipare in vario modo alla vita dell’organizzazione, alle sue iniziative. TARGET ➜ tutti 23 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 24 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 25 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Newsletter on line OBIETTIVI ➜ ➜ ➜ ➜ comunicare fidelizzare le relazioni rendicontare raccogliere fondi ATTENZIONE 1. Comunicare un’esigenza / una buona causa 2. Non essere autoreferenziali 3. Facilitare lo scambio di esperienze 4. Agevolare la donazione / bollettino postale 5. Ampia diffusione 6. Rendicontare gli obiettivi raggiunti STRUMENTI OFF - LINE ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ 26 Pagina pubblicitaria Post it Newsletter cartacea Cartolina Manifesto / locandina Tessera / biglietto da visita Espositore FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Pagina pubblicitaria Blocchetto post it 27 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Newsletter cartacea 28 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Cartolina 29 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Manifesto 30 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Tessera / biglietto da visita Gli espositori Espositore da terra Espositore da tavolo 31 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE COMUNICAZIONE E PROMOZIONE Persone fisiche e imprese Tutte le campagne, sia di sensibilizzazione che di raccolta fondi nascono da uno studio all’interno della ONP. Prima di iniziare a creare qualunque cosa (sito internet, banner, brochure, volantino, etc..) dobbiamo rispondere a queste semplici domande: ➜ ➜ ➜ ➜ ➜ Che cosa vogliamo comunicare all’esterno? A chi ci rivolgiamo? Quale è il nostro pubblico di riferimento? Quale linguaggio vogliamo/ preferiamo utilizzare? Quale è l’immagine che più ci rappresenta? Abbiamo uno slogan che si ripete in tutte la comunicazione? Cosa bisogna assolutamente comunicare ➜ ➜ ➜ ➜ Codice Fiscale in bella vista e chiaro il nome dell’organizzazione per intero indicare in maniera chiara dove inserire il numero di Codice Fiscale e la firma uno slogan che metta in luce il valore che si sostiene scegliendo la nostra organizzazione NB: per le associazioni che si occupano di sanità è importante indicare dove inserire il codice fiscale per non correre il rischio di essere scambiati per ente di ricerca ➜ informare le persone sulla compilazione dei modelli CUD 730 e UNICO ➜ specificare che non ha alcun costo ma semplicemente che si indica allo stato dove destinare una parte delle imposte ➜ non sostituisce l’8x1000 ➜ qual è la buona causa scelta ➜ l’indirizzo web dove trovare maggiori informazioni. È IMPORTANTE COMUNICARE IL PROGETTO FINANZIATO CON L’ULTIMO 5XMILLE RICEVUTO 32 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Esempi di comunicazione della buona causa 33 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE IMPORTANTE ALL’INTERNO DI OGNI STRUMENTO CHIEDERE DI DIVULGARE LA NOTIZIA IL PASSAPAROLA 34 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE LA PROMOZIONE A COSTO ZERO VERSO LE PERSONE FISICHE Lo strumento più importante per la promozione a costo zero è senza dubbio IL PASSAPAROLA Partendo dal presupposto che ciascun volontario è un punto di riferimento importante per la vostra organizzazione, sensibilizzateli e motivateli a Coltivare la relazione di fiducia tra le persone e l’associazione PER PROMUOVERE IL 5XMILLE ORGANIZZAZIONE DEL MATERIALE IN SEDE Può sembrare banale ma spesso non lo è, bisogna fare in modo che il materiale del 5Xmille sia ben visibile a chiunque entri in sede È importante che il materiale della campagna 5Xmille sia ben visibile a chiunque entri in sede, ai volontari, amici e donatori... DISTRIBUZIONE DEL MATERIALE IN SEDE Ricordarsi di consegnare sempre il materiale del 5Xmille e spiegare la modalità passaparola di ogni strumento È importante che a chiunque (sia a chi richiede il materiale del 5Xmille sia a chi non lo richiede) sia distribuito il materiale di comunicazione 35 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE COINVOLGIMENTO DEI VOLONTARI Coinvolgere tutti nella promozione del materiale del 5Xmille al fine di incentivare il passaparola Definire una RIUNIONE al fine di coinvolgere le persone più attive nella promozione della campagna attraverso: Spiegazione della Campagna 5Xmille (se necessario preparate delle slide ad hoc e del materiale) cartellina con materiale promozionale e vademecum (anche questi preparati ad hoc) SPIEGAZIONE A CHI LO RICHIEDE Ogni volontario dovrà essere pronto a spiegare la modalità di compilazione dei moduli per ciò che riguarda il 5Xmille Può essere utile predisporre per questo dei fac simile da tenere in sede in modo tale da semplificare il lavoro CREARE ACCORDI CON MEDIA Effettuare una richiesta specifica di spazio gratuito ai contatti delle maggiori concessionarie italiane che gestiscono sia spazi su testate locali e nazionali: ➜ ➜ ➜ ➜ Rusconi pubblicità RCS Mondadori Publikompass Azioni ➜ Impostare un DB con i contatti delle concessionarie pubblicitarie ➜ Contattarle telefonicamante ➜ Inviare email con lettera di richiesta formale e tipologia di layout stampa 36 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE NELLA PROMOZIONE A COSTO ZERO VI POTRANNO AIUTARE I SOCIAL NETWORK (ESEMPIO FACEBOOK) ➜ Diversificazione dei canali di comunicazione anche per la raccolta fondi: fundraising multicanale; ➜ Face book è diventato uno dei più importanti canali di comunicazione; ➜ Youtube (esiste anche Youtube non profit) importante strumento di comunicazione gratuito, accessibile a tutti; Nel Fund Raising i Social network e gli strumenti di comunicazione on line diventeranno sempre più importanti e molti pensano che sostituiranno la comunicazione cartacea ed in particolare il direct mail (DM) (ESEMPIO YOUTUBE) 37 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE NELLA PROMOZIONE A COSTO ZERO VI POTRANNO AIUTARE LE NEWSLETTER ONLINE NELLA PROMOZIONE A COSTO ZERO VI POTRANNO AIUTARE LE VOSTRE INIZIATIVEPIANIFICATI O QUELLI DEL VOSTRO TERRITORIO Occorre definire quali siano le iniziative (propri o promossi da altre Organizzazioni nel territorio) in cui poter promuovere il 5Xmille dell’ODV. 38 INIZIATIVE A CALENDARIO TIPOLOGIA INIZIATIVA (cena, festa, concerto,etc) LUOGO PERIODO PARTNER (eventuali) ESERCITAZIONE: usate questa tabella per pianificare le iniziative a calendario e potenziali NOTE FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 39 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Campagna 5Xmille presso le imprese Agli imprenditori non sarà richiesto un impegno in termini economici, ma la disponibilità a: 1 - Veicolare la comunicazione del 5Xmille presso tutti i dipendenti 2 - Proporre il sostegno della campagna 5Xmille anche a fornitori e clienti ALCUNE MODALITÀ PER LA PROMOZIONE DEL 5XMILLE INVIO LETTERA A DIPENDENTI/CLIENTI/FORNITORI/COLLABORATORI Modalità L’azienda avrà a disposizione una lettera che informerà i destinatari di questa collaborazione e suggerirà loro la destinazione del 5Xmille. La lettera potrebbe essere co-firmata dall’azienda e dall’associazione, ed inviata insieme al materiale grafico promozionale POSTAZIONI DEDICATE ALL’INTERNO DELL’AZIENDA Modalità L’azienda potrà predisporre aree dedicate alla divulgazione della campagna 5Xmille in punti strategici ben visibili dai dipendenti e dagli ospiti INCONTRI Modalità Incontri con i dipendenti dell’azienda partner, al fine di spiegare le attività dell’associazione VOLANTINAGGIO Modalità La distribuzione dei volantini potrà svolgersi nei luoghi di passaggio dei dipendenti, ad esempio durante l’orario di uscita/entrata, presso una postazione BANNER Modalità Inserimento del banner dedicato al 5Xmille all’interno del sito internet dell’azienda partner E-MAIL “PASSAPAROLA” Modalità Invio di una e-mail dedicata al 5Xmille attraverso la rete intranet aziendale. Conterrà un invito ad essere inoltrata così che ogni dipendente potrà decidere a sua volta di promuovere la campagna “girandola” a colleghi, parenti e amici 40 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE COME RINGRAZIARE LE AZIENDE PARTNER PERGAMENA DI RINGRAZIAMENTO è doveroso ringraziare con un piccolo attestato l’azienda partner RINGRAZIAMENTO ALL’INTERNO DEL SITO INTERNET La pagina dedicata al 5Xmille ospiterà uno spazio in cui saranno inseriti i nomi delle aziende partners CREAZIONE DI UN PANNELLO CON I LOGHI DEI PARTNERS DELLA CAMPAGNA 5XMILLE Tale pannello sarà esposto durante alcuni eventi importanti per ringraziare le aziende che hanno sostenuto la campagna ARTICOLO ALL’INTERNO DELLA NEWSLETTER DELL’ORGANIZZAZIONE PIANO TEMPORALE DELLE ATTIVITÀ ➜ Altro elemento fondamentale della pianificazione è lo sviluppo temporale delle attività ➜ Una corretta pianificazione deve contestualizzare ciascuna attività in un determinato spazio temporale, indicando inizio, sviluppo e termine di ognuna di queste TEMPI E SCADENZE Riportiamo il calendario delle scadenze fiscali Il lavoro sulla realizzazione della campagna dovrà essere in sincronia con le scadenze fiscali di seguito indicate 41 42 Strumento di promozione Es. Brochure Attività di promozione dello strumento Festa della cooperativa Target Soci, amici e familiari dei soci, nuovi contatti etc. 1 mese Tempi previsti per la realizzazione dello strumento 12 gennaio Scadenza per la realizzazione Compilare il seguente schema inserendo rispetto al target le attività e gli strumenti da creare i tempi previsti ecc. Definire anche un responsabile per ogni azione e strumento. ESERCITAZIONE: La pianificazione delle azioni per la campagna 5Xmille Referente CDA + Grafico Responsabilità FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DELLA CAMPAGNA Al fine di migliorare la capacità di pianificare nel lungo periodo e non solo per l’anno in corso è opportuno che ogni volontario sia coinvolto anche nel monitoraggio e nella valutazione della campagna. Monitoraggio L’associazione dovrà avere un controllo continuo del materiale distribuito durante il periodo promozionale. Ogni volontario saprà quanto materiale ha distribuito e dove. In particolare una persona volontaria avrà il compito di compilare le tabelle: 1. Tenere traccia del materiale distribuito 2. Monitorare i contatti 43 ESERCITAZIONE 1. Tenere traccia del materiale distribuito FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 44 ESERCITAZIONE 2. Monitorare i contatti FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 45 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE VALUTAZIONE Purtroppo non è possibile valutare la campagna 5Xmille rispetto al numero di adesioni ed all’importo ricevuto, poiché i dati vengono comunicati dall’agenzia delle entrate dopo due anni circa. Tuttavia una valutazione va fatta rispetto al modo in cui abbiamo lavorato ma anche rispetto al materiale distribuito, grazie all’analisi dei punti di forza e di debolezza. POSSIAMO E DOBBIAMO VALUTARE LA CAMPAGNA DA UN PUNTO DI VISTA QUALITATIVO Come? CON UN’ANALISI SWOT, OSSIA UN’ANALISI DEI PUNTI DI FORZA, DEBOLEZZA, OPPORTUNITÀ E MINACCE COMPILATE LA VOSTRA ANALISI SWOT FATE ATTENZIONE AI FATTORI ESTERNI MINACCE ED OPPORTUNITÀ LA MATRICE SWOT Punti di forza: Mission di forte impatto Forte progettualità Forte forza valoriale e motivazionale Forte mappa relazionale Minacce: Riduzione progressiva delle risorse economiche esistenti Difficoltà di coinvolgere nuovi volontari 46 Punti di debolezza: Eccessivo carico di lavoro per i due dipendenti Area fund raising insistente e occasionale Difficoltà di diffusione della comunicazione Mission di nicchia Opportunità: Possibilità di affacciarsi a nuovi possibili donatori Possibilità di riprendere vecchie relazioni e di conoscere e coinvolgere nuovi pubblici FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE CON QUESTA ANALISI L’ORGANIZZAZIONE PUÒ: ➜ ➜ ➜ ➜ sviluppare approcci di fund raising che rinforzano i suoi punti di forza evitare quelle aree di debolezza o trovare il modo per compensarle misurare le opportunità che si presentano sviluppare modi diversi per gestire le minacce che si presentano Nuova Pianificazione ATTIVITÀ DA SVOLGERE SU I contenuti della comunicazione ➜ definire il messaggio chiave della campagna ➜ idea creativa (slogan) ➜ comunicazione della destinazione dei fondi Selezionare gli interlocutori della campagna ➜ target diretti ➜ target indiretti Gli strumenti di comunicazione ➜ cartoncino passaparola ➜ newsletter ➜ volantino Modalità di promozione ➜ passaparola ➜ internet ➜ eventi ➜ sms promozionale Prima di ripianificare la vostra campagna: ➜ controllate le spese dell’anno precedente per ottimizzare i costi ➜ controllate che il materiale possa essere riutilizzato ➜ decidere se mantenere la stessa campagna di comunicazione dell’anno precedente MA SOPRATTUTTO FATE TESORO DELLA VOSTRA ANALISI SWOT 47 ESERCITAZIONE: elaborate la vostra mappa relazionale FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 48 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 49 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 50 ESERCITAZIONI FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE ESERCITAZIONE 1: elaborate la vostra mappa relazionale N= Nucleo dell’associazione 1° Cerchio= tipologia di interlocutori particolarmente legati all’Organizzazione 2° Cerchio= contatti importanti presenti nella mappa relazionale dell’Organizzazione 3° Cerchio= contatti presenti ma da fidelizzare 4° Cerchio= contatti poco presenti con cui l’Organizzazione dovrà definire strategie di incontro 52 INIZIATIVE A CALENDARIO TIPOLOGIA INIZIATIVA (cena, festa, concerto,etc) LUOGO PERIODO PARTNER (eventuali) ESERCITAZIONE 2: usate questa tabella per pianificare le iniziative a calendario e potenziali NOTE FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 53 54 Strumento di promozione Es. Brochure Attività di promozione dello strumento Festa della cooperativa Target Soci, amici e familiari dei soci, nuovi contatti etc. 1 mese Tempi previsti per la realizzazione dello strumento 12 gennaio Scadenza per la realizzazione Compilare il seguente schema inserendo rispetto al target le attività e gli strumenti da crearer i tempi previsti ecc. Definire anche un responsabile per ogni azione e strumento. ESERCITAZIONE: La pianificazione delle azioni per la campagna 5Xmille Referente CDA + Grafico Responsabilità FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE ESERCITAZIONE 1. Tenere traccia del materiale distribuito FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 55 ESERCITAZIONE 2. Monitorare i contatti FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 56 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE Bibliografia Matteini, Maggioli, Spazzoli, Mauriello, “Manuale di Fund Raising e Comunicazione Sociale” – Edizione Maggioli 2009 David A. Aaker “Brand Equity – La Gestione del Valore della Marca” – Franco Angeli 2009 Davide Cavazza “Campagne per le organizzazioni non profit” – EMI 2006 Sitografia www.mbsfundraisingblog.com www.quistelliblog.wordpress.com www.internet-fundraising.it www.valeriomelandri.it www.albertoghione.wordpress.com www.lucianozanin.it www.fundraisingnow.wordpress.com www.odvfundraising.wordpress.com www.fundraisingmix.blogspot.com www.fundraisingkmzero.it www.beafundraiser.it www.agenziaentrate.gov.it/wps/portal/entrate/home www.vita.it/guide/view/49/91227 www.lavoro.gov.it/Lavoro/md/AreaSociale/CinquePerMille/Rendicontazione.htm 57 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE note 58 FUND RAISING: PIANIFICARE UNA CAMPAGNA 5XMILLE 59 VOLABO è il Centro Servizi per il Volontariato della provincia di Bologna ed ha l’obiettivo di promuovere localmente l’azione volontaria e la cultura della solidarietà offrendo gratuitamente servizi per lo sviluppo, la progettazione e la promozione delle iniziative delle Organizzazioni di Volontariato iscritte e non iscritte al registro provinciale. Via Scipione Dal Ferro 4 | 40138 Bologna | tel. 051 340328 | fax 051 341169 | E-mail: [email protected] | Web: www.volabo.it C.F. 91223750372 | Affidato ad A.S.Vo. | Associazione per lo Sviluppo del Volontariato (Delibera COGE del 04/04/2003)