manuale del prefetto di un rotary club

ROTARY INTERNATIONAL
DISTRETTO 2100
Calabria - Campania - Territorio di Lauria
MANUALE DEL PREFETTO
DI UN ROTARY CLUB
ROTARY INTERNATIONAL
Distretto 2100 – Italia
Campania, Calabria e Territorio di Lauria
IL MANUALE DEL
PREFETTO DI UN CLUB
ROTARY
PRESENTAZIONE
Questo documento che trae spunto da altre pubblicazioni e da fonti
rotariane dÕinformazione specifica ha lo scopo di raccogliere quelle
Carissimi
indicazioni ePrefetti,
regole che, se applicate, consentono il regolare ed
apprezzato
svolgimento
di
ogni
nostra
manifestazione,
sia
nell’augurarvi un buon lavoro durante questo nostro anno di coistituzionale che pubblica.
mune impegno Vi esorto a svolgere la Vostra importante fun-
Questa raccolta di norme a cui viene dato il nome ÒManuale del
zione con competenza, impegno e cortesia; molto nella riuscita
PrefettoÓ serve a dare risposta alla domanda che spesso viene posta
delle varie manifestazioni rotariane che si andranno ad orgain sede di programmazione delle manifestazioni: che cosa stabilisce
nizzare nei Vostri Club dipenderà in larga misura dalla Vostra
il cerimoniale rotariano?
sapiente azione.
LÕesigenza di avere certezza e conoscenza delle regole del Òbon tonÓ
Fatelo secondo il motto “ Insieme nel dialogo per il servizio e la
rotariano ha spinto gli organi distrettuali a proporre lÕuso del
pace”
presente cerimoniale rotariano.
Anche se la conoscenza delle regole del Òbon
tonÓFasano
rotariano
Marcello
Governatore 2012-13
demandato ai Prefetti dei Club, quali perfetti Òmaestri di cerimoniaÓ
la responsabilitˆ dellÕapplicazione delle norme che sono alla base del
successo di ogni manifestazione.
Galanteria, cortesia e buone maniere non hanno tempo, esse
valgono e vengono apprezzate oggi come ieri e contraddistinguono
un comportamento signorile.
Francesco Socievole
Governatore 2009-10
Distretto
2100
PS. Ringraziamenti vanno al PDG Francesco
Socievole
per poter mutuare
questo manuale e per il suo lavoro svolto.
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PROTOCOLLO DISTRETTUALE
PREFETTO DISTRETTUALE
PARISI ACHILLE Salerno Est
Coniuge
Indirizzo
Città
Tel.
mobile
Email
VIA PAOLO GRISIGNANO, 15
84127 SALERNO
089.754152
338.8912075
[email protected]
CO-PREFETTI DISTRETTUALI CAMPANIA
CERVO FRANCESCO Caserta - Terra di Lavoro
Coniuge
Indirizzo
Città
Tel.
mobile
Email
Coniuge
Indirizzo
Città
Tel.
mobile
Email
Coniuge
Indirizzo
Città
Tel.
mobile
Email
VIA N. SANNITICA - PARCO GAMMA
81100 CASERTA
0823.302194
348.1543865
[email protected]
SALITO ALDO Campagna Valle del Sele
ANTONIETTA
VIA DESIDERIO, 1
84025 EBOLI SA
0828.333712
327.7937409
[email protected]
CO-PREFETTI DISTRETTUALI CALABRIA
CHITI ALESSANDRO Cosenza Nord
MARIA FRANCESCA
VIA RICCARDO MISASI, 101
87100 COSENZA
0984.22628
329.0925632
[email protected]
OMBRES MARIA Amantea
Coniuge
Indirizzo
Città
Tel.
mobile
Email
VIA S. ELIA 11/A
87032 AMANTEA CS
0982.424665
347.1559206
[email protected]
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CONSIDERAZIONI GENERALI SUL
CERIMONIALE
Con il termine "Cerimoniale" si intende la raccolta delle norme
e delle consuetudini che consentono lo svolgimento corretto ed
ordinato delle varie manifestazioni che, nel nostro caso, sono quelle
rotariane limitate a livello di Club e di Distretto.
La conoscenza ed il rispetto del Cerimoniale consentono di
dare risposta ai vari interrogativi, che nascono durante la
preparazione delle manifestazioni, permettendo di avere risultati
finali corretti e ripetibili nel tempo.
Questa raccolta di indicazioni è dedicata in particolare ai
"Prefetti" che, nella loro funzione di “maestri delle cerimonie”, sono
responsabili della applicazione delle norme scritte e delle
consuetudini che costituiscono la base della riuscita di ogni
manifestazione rotariana.
Sono però stati inseriti anche altri suggerimenti, di ordine
generale e particolare, che dovrebbero essere patrimonio di tutti i
rotariani in quanto una corretta conoscenza ed applicazione delle
norme e delle abitudini diminuisce le incertezze, annulla eventuali
conflitti, genera serenità.
La normativa che viene presa a riferimento e che regola la
materia delle precedenze nelle cerimonie è quella riportata nel R.D.
16/12/1927 n. 221 e nelle successive modifiche ed integrazioni
apportate anche da circolari della Presidenza del Consiglio dei
Ministri (Circolare n° 92019/12840/6 del 26/12/1950).
Fondamentale nell’azione del Prefetto è la conoscenza del
cerimoniale, al quale egli dovrà adeguarsi per la sistemazione degli
ospiti secondo il grado che loro compete.
Da tenere presente innanzitutto che il padrone di casa, cioè
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colui che ospita, è al centro della riunione; altra avvertenza da non
dimenticare è che la carica passata è più importante di quella futura.
In particolare, in ambito rotariano, la carica attuale ha la
precedenza sulla posizione successiva (cioè su chi è incoming);
la carica successiva ha la precedenza su quella passata (cioè
sui past); infine la carica passata ha la precedenza su quella
futura, cioè su chi è designato.
Nel caso di persone aventi la stessa carica, conta l'anzianità di
servizio nel Rotary e non l'età; al coniuge presente compete lo
stesso rango della personalità.
Il conferenziere prende sempre posto alla destra del
Presidente (unica eccezione quando sia presente alla riunione il
Governatore in visita ufficiale).
Le Autorità pubbliche avranno la precedenza rispetto agli ospiti
rotariani, fatta eccezione per il Governatore.
In presenza di Ospiti, specialmente se numerosi, si consiglia al
Prefetto di predisporre appositi cartellini segnaposto e di
accompagnare gli Ospiti stessi, ricorrendo se necessario all’aiuto di
altri rotariani, sino alle posizioni loro assegnate.
Nelle cerimonie, al tavolo della presidenza, il posto centrale
viene occupato da chi presiede la manifestazione; alla sua destra si
pone la personalità più elevata intervenuta in forma ufficiale e, se
presente, il coniuge prenderà il posto alla sinistra del Presidente,
mentre il coniuge del Presidente prenderà posto alla destra
dell’ospite più importante. Si alternano poi, a destra ed a sinistra, le
altre personalità presenti secondo l'ordine di precedenza stabilito
dalla normativa sopra menzionata.
Qualora il tavolo fosse a due facce, il posto d’onore è quello di
fronte a chi regge la presidenza (della tavola)
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L’AZIONE DEL PREFETTO
Il Prefetto è il responsabile dei rapporti sociali ed in particolare
di quelli all’interno del Club, soprattutto quando si presentano
situazioni particolari, come in tema di precedenza, che possono dar
luogo ad incomprensioni tra soci.
L’argomento potrebbe sembrare puramente formale, è invece
molto importante perché è una forma di rispetto reciproco senza il
quale non possono sussistere: piena comprensione, ordinata e civile
convivenza, vera amicizia.
Vi sono norme di precedenza e di comportamento imposte
dall’età, dalle qualifiche professionali, dai rapporti che ci legano alle
persone e con le quali veniamo quotidianamente a contatto; norme
imposte anche dalla posizione gerarchica, perché il rotariano accetta
pienamente ed incondizionatamente ogni forma di autorità, sempre
che questa nasca da un libero consenso e sia esercitata senza
alcuna violenza, così come rispetta la fede, le ideologie e le
convinzioni di ciascuno.
Le riunioni rotariane costituiscono il biglietto da visita che
presentiamo agli ospiti, siano essi rotariani o non, per cui ci incombe
l’obbligo di organizzarle alla perfezione, curandone tutti i complessi
aspetti, adottando le norme protocollari previste e tenendo conto
delle abitudini e tradizioni dei sodalizi, quando non in contrasto con
il cerimoniale e senza varie interpretazioni personali spesso errate.
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ASPETTI GENERALI
L'ordinato svolgersi delle manifestazioni e delle riunioni conviviali e non - e tra queste specialmente quelle con ospiti e con
relatori, riveste importanza basilare perchè è l'immagine del Rotary
che viene coinvolta direttamente.
Il Prefetto, quale maestro delle cerimonie, è responsabile delle
pubbliche relazioni specialmente quelle all'interno del Club e le
riunioni e manifestazioni devono essere preparate in tempo utile e
curate in ogni particolare per far sì che queste si svolgano nel
rispetto dell'orario stabilito e in una atmosfera di serenità e di
amicizia.
L'organizzazione delle riunioni diventa quindi uno degli aspetti
più significativi della sua azione:
deve curare la scelta del locale e l’adeguatezza degli spazi per le
varie attività (aperitivo, conviviale, ecc.) in modo che l’ambiente
risulti accogliente e riservato soprattutto per consentire al
Presidente, ai soci ed agli eventuali oratori di parlare senza
essere disturbati da persone estranee;
deve predisporre l'addobbo della sala per le riunioni esponendo
le bandiere, il labaro, i fanions del Club sui tavoli nonché tutti
quelli scambiati con altri Club;
deve stabilire i posti a tavola, concordare i menù e, sentito il
direttivo, verificare che i costi si mantengano in limiti equi e
proporzionati:
deve, di norma, trovarsi sul luogo delle riunioni con congruo
anticipo per poter sovrintendere agli ultimi preparativi.
Alla sua iniziativa è affidata la soluzione di problemi
organizzativi, contrattempi o difficoltà e deve pertanto avere senso
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di organizzazione, spirito di iniziativa e sensibilità.
Come un perfetto padrone di casa, provvede all’accoglienza
degli Ospiti, alla segnalazione del loro nominativo al Presidente e, in
collaborazione con il Segretario, alla consegna delle cartoline di
presenza ai rotariani visitatori.
Controlla che il tavolo della presidenza sia completo invitando,
se necessario, i Soci ad occupare i posti rimasti vuoti.
E' responsabile della attrezzatura tecnica: microfono
funzionante, apparecchiatura per consentire l'ascolto degli inni e
quanto altro occorrente.
Nel corso delle riunioni sovrintende allo svolgimento del
servizio interessandosi che i soci e gli ospiti si trovino a proprio agio.
Recepisce critiche e proposte per migliorare il servizio e cerca
di assecondare particolari esigenze di menù che alcuni soci od ospiti
possano avere.
E' opportuno che abbia a disposizione un modello prestampato
con il nome dei soci del Club per registrarne la presenza e dotato di
spazi per la registrazione degli ospiti, dei soci che li hanno invitati e
della provenienza, classifica, cariche e onoreficenze degli eventuali
rotariani. Si dovrà preoccupare di raccogliere la firma di tutti i
presenti sulla “ruota” che, inziando sempre dal Presidente dovrà
ruotare in senso orario; nei tavoli successivi si dovrà iniziare dal
rotariano più alto in grado o, a parità di grado, dal più anziano.
In caso di presenza di rotariani stranieri in visita al Club, si
attiverà per affiancarli a soci che ne conoscano la lingua allo scopo
di metterli a loro agio.
In occasione di serate importanti il Prefetto provvede, se ne
ricorre l'opportunità, per un servizio fotografico e nei convegni o
manifestazioni di rilievo per la registrazione degli interventi anche ai
fini della preparazione di un servizio stampa e/o degli atti.
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ASPETTI PARTICOLARI
Organizzazione delle manifestazioni rotariane
Il Prefetto cura le formalità vere e proprie del cerimoniale per
la sistemazione degli Ospiti, secondo il grado che loro compete
ricordando che:
il Presidente del Club ospitante occupa sempre il centro del
tavolo. Alla sua destra si porrà l’ospite di più alto rango come da
protocollo delle precedenze in un Club rotariano;
in caso di persone aventi la stessa carica rotariana, conta
l'anzianità di servizio rotariana, non quella anagrafica;
il coniuge assume lo stesso rango dell’altro coniuge quando lo
accompagna;
il conferenziere è l'ospite d'onore e prende sempre il posto alla
destra del Presidente (unica eccezione quando vi è il
Governatore in visita ufficiale);
un eventuale altro ospite, anche se di rango superiore, viene
fatto sedere alla sinistra del Presidente, il terzo ospite, in ordine
di rango, viene posto alla destra del conferenziere e così via;
se ci sono Autorità pubbliche, queste vengono anteposte, con
l'eccezione del Governatore, agli ospiti rotariani. Per le riunioni in
cui siano presenti personalità di riguardo, si consiglia di
contrassegnare i posti a queste destinati con cartellini nominativi
ed a provvedere ad accompagnarle sino alle posizioni loro
assegnate.
Se le Autorità presenti superano la disponibilità dei posti al
tavolo della presidenza, si prepareranno altri tavoli alla destra ed alla
sinistra del tavolo di Presidenza (tavoli cosiddetti di "rispetto"),
sistemando gli ospiti al tavolo di destra o di sinistra in funzione del
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rango desunto dalla consultazione degli elenchi e tabelle più avanti
pubblicate.
In questi casi è opportuno preparare un quadro segnaletico
dei posti attribuiti, da apporre prima dell'ingresso della sala, per
evitare di costringere gli ospiti a vagare tra i tavoli alla ricerca del
posto loro assegnato.
Quando le Autorità sono molte ed appartenenti a vari settori
della vita pubblica nazionale, per individuare il rango degli ospiti e
stabilire le precedenze, bisogna rifarsi alla suddivisione delle
gerarchie secondo le quattro categorie fondamentali delle Autorità
dello Stato, della Magistratura, delle Forze Armate e della Chiesa e,
dentro a queste, individuare esattamente il rango dell'ospite.
Svolgimento delle riunioni conviviali normali
Sul tavolo, davanti al Presidente, è posta la campana e,
immediatamente alla destra di questa, il guidoncino del Club.
La cerimonia rotariana propriamente detta inizia con il tocco
della campana.
Il Presidente prende la parola su vari temi esponendoli in
questo ordine:
Presentazione dei Rotariani in visita da altri Club, presentazione
degli ospiti del Club e di quelli dei Soci (se pochi è bene salutarli
con breve applauso uno alla volta, se molti il Presidente inizierà il
saluto di benvenuto premettendo che li nominerà prima tutti e
richiederà al termine un applauso cumulativo);
Comunicazioni sulle attività del Club e del Distretto;
Affari (soltanto in caso di necessità e per il minimo
indispensabile);
Informazioni rotariane (es. lettera del Governatore, tema del
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mese, ecc.);
Argomenti particolari;
Presentazione del Relatore;
Relazione e sua discussione;
Conclusioni e ringraziamenti;
Commiato col tocco della campana.
Si ricorda che in una riunione con oratore, questo sarà
presentato per primo, seguiranno poi le presentazioni delle Autorità
rotariane partendo da quelle di grado superiore. Segue la
presentazione delle altre Autorità ed ospiti con la menzione di
eventuali coniugi.
L’ordine degli interventi, nel caso di più relatori, parte dalla
carica minore fino ad arrivare a quella più importante.
La riunione è sempre conclusa dall’Autorità rotariana più
importante dopo la quale non è ammesso alcun altro intervento se
non quello di chiusura della riunione da parte del Presidente del Club
col suono della campana.
Visita Ufficiale del Governatore
La visita ufficiale del Governatore è il momento più
significativo nella vita del Club. In questa occasione la maggiore
Autorità Rotariana del Distretto viene a rendersi conto di persona
delle attività del Club, portando i suggerimenti della sua esperienza,
utili alla realizzazione dei programmi stabiliti dal Club attraverso le
diverse vie di azione nonché il messaggio del Presidente
Internazionale.
La relativa conviviale è riservata ai soli Soci, eventualmente
accompagnati dai rispettivi coniugi qualora ciò sia nelle abitudini del
Club e/o gradito al Governatore.
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Non è opportuno, anzi è sconsigliato, ospitare in detta
circostanza un relatore ufficiale come pure ospiti personali dei Soci.
Il Presidente del Club avrà cura di informarsi se il Governatore
gradisce o meno la presenza di invitati istituzionali non rotariani alla
conviviale e ricorderà a tutti i Soci, anche con comunicazione scritta,
che la visita del Governatore costituisce l’unico avvenimento del Club
che preveda per ogni socio l’obbligo di presenza.
Sul tavolo della Presidenza dovrà essere posto, se possibile,
anche il guidoncino del Governatore.
Il Presidente del Club occupa il posto centrale, il Governatore
siede alla sua destra, il coniuge alla sinistra del Presidente, il
coniuge
del
Presidente
alla
destra
del
Governatore.
Successivamente, alternandosi a destra e sinistra, eventuali altre
personalità e coniugi secondo il rango.
Ricorderà di invitare i Presidenti di Club Rotaract ed Interact
se presenti.
Al termine della conviviale il Presidente prende per primo la
parola, quindi la cede al Governatore per il suo intervento. Dopo il
Governatore non dovrebbero esserci più interventi se non del
Presidente per i saluti e la chiusura della serata.
Manifestazioni Interclub
Nelle riunioni Interclub devono essere esposti gli stendardi di
tutti i Club partecipanti e devono essere presenti, sul tavolo della
Presidenza, i relativi guidoncini.
Nella disposizione dei posti al tavolo della Presidenza, il
Presidente del Club ospitante sta al centro, alla sua destra sta il
conferenziere della serata, alla sua sinistra il Governatore se
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presente o, in sua assenza, il suo Rappresentante, quindi, alternati a
destra ed a sinistra, i Presidenti degli altri Club nel rispetto della loro
anzianità di fondazione.
In queste manifestazioni il Prefetto del Club ospitante, in
accordo e in collaborazione con i Prefetti degli altri Club presenti,
dovrà attivarsi per migliorare la conoscenza e l’affiatamento tra i
Soci dei diversi Club.
Manifestazioni Distrettuali
Nelle manifestazioni distrettuali deve essere esposta la
bandiera del Rotary, quella nazionale e quella europea nonché lo
stendardo del Distretto.
E' necessario che siano predisposti e collocati ben in evidenza,
ai vari ingressi della città sede della manifestazione e nei pressi
dell'edificio ove la manifestazione stessa ha luogo, grossi cartelli
direzionali con il simbolo del Rotary.
Al tavolo della Presidenza devono essere sistemati, davanti ai
singoli posti, cartellini indicanti i nominativi dei presenti.
Prima dell'inizio dei lavori, l'apertura formale della
manifestazione ha luogo con il tocco della campana, seguita
dall'onore alle bandiere con gli inni nazionali e quello Rotariano,
ascoltati in piedi da tutti i presenti.
In chiusura dei lavori, le manifestazioni hanno termine con
l'onore alle bandiere, seguito dal tocco finale della campana.
Cerimonia di presentazioni di nuovi Soci
La cerimonia di presentazione di uno o più nuovi Soci
rappresenta un momento importante per la vita del Club e per il
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Socio che deve essere ammesso. La serata quindi deve avere un
tono particolare e, non essendo prevista dal Manuale di Procedura
alcuna cerimonia, essa viene affidata alle tradizioni dei singoli Club e
deve, comunque, prevedere i seguenti punti:
annuncio da parte del Presidente della presentazione di un
nuovo Socio ed invito al Socio presentatore ad illustrarne
brevemente il curriculum;
lettura da parte del Presidente della rituale formula di
ammissione al Club (All. 1)
terminata la presentazione, il Presidente invita davanti a sè il
nuovo Socio, gli appunta il distintivo e gli consegna la copia
dell'Annuario, dello Statuto e del Regolamento del Club, del
Manuale di Procedura e di quello del Cerimoniale, ed eventuale
altro materiale rotariano;
successivamente il nuovo Socio, secondo l’usanza del Club, può
pronunciare brevi parole di impegno a servire secondo gli ideali
del Rotary.
Cena degli auguri
A questa importante manifestazione, nel rispetto delle
consuetudini, ogni singolo Club può invitare personalità Rotariane,
Autorità Cittadine nonché i Presidenti di altri Club di servizio (se
esiste la reciprocità di invito), con coniugi.
Inoltre molti Soci del Club possono invitare ospiti, il che
comporta una numerosa partecipazione di commensali e la
necessità, quindi, di predisporre ed organizzare la conviviale con
maggiore attenzione.
Particolare cura dovrà essere posta nella preparazione degli
addobbi e nella definizione del menù.
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Per la sistemazione al tavolo della Presidenza o a quelli di
"rispetto" attenersi alle disposizioni descritte sopra. Ricordare che i
coniugi vengono alternati in posizioni di precedenza corrispondenti
al rango della personalità.
Poiché è logico pensare che i Soci del Club accompagnati da
ospiti desiderino stare in loro compagnia, è bene che i commensali
prenotati vengano preassegnati a tavoli numerati. I nomi dei Soci e
dei loro ospiti ed il corrispondente tavolo loro destinato verranno
esposti in un quadro illustrativo da porre prima dell'ingresso alla
sala. I Soci devono quindi comunicare in anticipo il numero dei loro
invitati.
Conviviale per il Passaggio delle Consegne
Viene così definita quella che, normalmente, rappresenta
l’ultima conviviale dell'anno Rotariano, al termine della quale il
Presidente passa idealmente nelle mani del Presidente Incoming il
testimone di quella staffetta che, anno dopo anno, deve far
proseguire la corsa del Rotary verso ulteriori traguardi.
Al tavolo della presidenza il Presidente uscente occupa il posto
centrale, alla sua destra sta il conferenziere, alla sua sinistra il
Presidente incoming e via via gli altri secondo le precedenze più
volte precisate.
Se il conferenziere non è previsto, il posto d'onore accanto al
Presidente viene occupato da quello incoming.
La riunione si svolge secondo lo schema già esposto per le
conviviali normali, con la sola differenza che, dopo la eventuale
relazione e sua discussione, il Presidente uscente pronuncia parole
di circostanza, al termine delle quali passa il collare delle insegne
Rotariane al suo successore che, a sua volta, consegna al Presidente
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uscente il distintivo di Past-President e quindi prende la parola.
Al termine del suo intervento, entrambi impugnano il
martelletto e concludono la serata col tocco della campana.
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REGOLE GENERALI
Distintivo
I Rotariani hanno il dovere di portare sempre il distintivo del
Rotary ed i distintivi di particolari riconoscimenti rotariani (tra i quali
il Paul Harris) specie in occasione di manifestazioni rilevanti. In
questi ultimi casi i Presidenti di Club indosseranno il collare.
Stendardo e bandiere
Nel luogo della riunione conviviale o delle altre manifestazioni
rotariane devono trovarsi esposti: lo stendardo del Club, la bandiera
nazionale, la bandiera di eventuali Stati esteri compresi nel Distretto,
la bandiera europea, la bandiera del Rotary International e il
guidoncino del Rotary Club in adozione. In occasione di
manifestazioni distrettuali, oltre ai simboli prima elencati, devono
essere presenti anche lo stendardo del Distretto e quello del
Governatore.
Nel caso sia presente un Senior Leader rotariano o straniero o
una qualificata rappresentanza, rotariana o non, di altra nazione,
sarà opportuno, collocare la bandiera di tale nazione tra le bandiere
della Comunità Europee e quella italiana.
Le disposizioni in materia sono:
la bandiera nazionale occupa il posto d’onore ed è alzata per
prima e ammainata per ultima.
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La disposizione in caso di più bandiere, comunque, è la seguente
(ponendosi di fronte alle bandiere e considerando A la più
importante):
tre bandiere
B A C (Europa – Italia – Rotary)
quattro bandiere
C B A D (Europa – Stato estero – Italia –
Rotary)
cinque bandiere
D B A C E (Europa – Stato estero – Italia –
Stato estero – Rotary)
In presenza di pennone, il posto d'onore, in caso di due
bandiere, è quello superiore.
In un interno le aste delle bandiere devono trovare posto alla
destra ed anteriormente al tavolo della presidenza.
(Vedasi in terza di copertina esempio fotografico di corretta
disposizione delle bandiere).
Inni
Per l'esecuzione degli inni nei luoghi dove si effettuano le
manifestazioni si usa la medesima precedenza data alle bandiere.
L'ordine di esecuzione è il seguente:
inno nazionale;
inno europeo;
inno del Rotary International.
L’inno nazionale, accompagnato dal canto dell’Assemblea,
deve essere suonato in occasione della visita del Governatore e nelle
altre riunioni importanti, seguito dall’inno europeo e da quello
rotariano.
Nel caso di rappresentanza straniera, non di singolo
ospite,l’inno del Paese rappresentato dovrà essere suonato prima
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dell’inno nazionale, che sarà seguito da quello europeo e da quello
rotariano.
È doveroso ascoltare gli inni stando in piedi, sugli
attenti e rivolti verso le bandiere.
In chiusura di esecuzione, se alla manifestazione sono presenti
ospiti non rotariani, è opportuno indicare verbalmente i riferimenti
degli inni.
Rapporti tra soci
È consuetudine, tra Rotariani darsi del tu. Tale abitudine mette
i soci nelle migliori condizioni per instaurare rapporti di cordiale
amicizia e saranno i più anziani che si avvicineranno ai più giovani
ed ai nuovi arrivati.
Si ricorda, tuttavia, che si tratta di una consuetudine e che
questa è facoltativa da parte dei Rotary Club e dei singoli Rotariani.
Ospiti del Rotary Club
In occasioni particolari (come la "Cena degli Auguri" o speciali
manifestazioni di interesse pubblico) sono invitati, con le Autorità, i
Presidenti di altri Club di servizio (se esiste reciprocità di inviti per
manifestazioni simili) con la precisazione che questi hanno la
precedenza sui Presidenti di Associazioni non di servizio.
Rapporti con le Autorità locali
È buona norma, all'inizio del mandato, che il Presidente del
Club renda visita al Sindaco della città dove ha luogo il Club, al
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Prefetto se la città è capoluogo di provincia ed al Presidente della
Regione se il Club ha sede nel capoluogo di Regione
Ruota rotariana
La "ruota rotariana" delle presenze deve circolare sempre in
senso orario, iniziando dalla persona sistemata alla sinistra del
Presidente, che è l'ultimo a firmarla.
In occasione della visita ufficiale del Governatore è invece il
Presidente ad iniziare la serie delle firme ed è il Governatore ad
apporre l'ultima firma (chiude).
Campana
Il suono della campana da parte del Presidente segna l'inizio
ed il termine della riunione.
È buona norma che in conclusione di una riunione ci si levi in
piedi solo dopo il suono della campana.
Fumatori
Si rimanda a quanto recita il Regolamento del Rotary
International (art. 2.040): "… i soci e i loro ospiti sono esortati ad
astenersi dal fumo durante le riunioni e le altre funzioni organizzate
in nome del R.I.".
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ALCUNI PRINCIPI CHE VANNO SEMPRE
TENUTI PRESENTI
1) Al Governatore in carica va sempre riservato il posto d'onore fatta
eccezione per l’eventuale contemporanea presenza di un relatore.
2) Nell'ordine rotariano le cariche passate precedono in ogni caso
quelle future.
3) E’ opportuno invitare sempre il Governatore e gli altri dirigenti del
Rotary, in carica o passati, alle manifestazioni di rilievo,
commemorative, etc..
4) L’ordine di precedenza va rispettato anche negli indirizzi di saluto,
ossia, se si tratta di una riunione rotariana, il primo nome da
citare ed il primo saluto sarà per il Governatore e poi via via per
le altre personalità.
5) Nel caso della visita ufficiale al Club, dopo l’intervento del
Governatore nessun altro dovrà prendere la parola, se non il
Presidente solo allo scopo di ringraziare tutti e chiudere la
conviviale.
6) E’ opportuno, in Conviviali interclub - alla presenza di particolari
ospiti - in cerimonie pubbliche - nella visita ufficiale del
Governatore, che il Presidente del Club indossi il “collare”.
22
L’ISTITUTO DELLA RAPPRESENTANZA
Cerimonia ufficiale
Al rappresentante, in questo caso, spettano gli onori riservati
alla Personalità rappresentata, anche se sono presenti alla
Cerimonia, in qualità di invitati, Personalità di rango più elevato.
Una Autorità impedita ad intervenire ad una Cerimonia
ufficiale può farsi rappresentare da persona che abbia rango
pari o immediatamente inferiore.
Riunione conviviale
Nelle riunioni conviviali, invece, l’invito è rivolto alla persona e
non alla carica; di conseguenza le precedenze tengono conto del
rango personale contrariamente a quanto avviene nelle cerimonie
nelle quali la precedenza è attribuita in relazione alla carica.
TABELLE DELLE PRECEDENZE
Malgrado siano stati previsti molteplici casi, è evidente che la
trattazione non può considerarsi esauriente e onnicomprensiva. E’
bene comunque aver riguardo agli indirizzi di carattere generale di
seguito riportati:
rispettare, finché possibile, l’ordine delle precedenze, tra le
personalità indicate nelle tabelle di questo manuale;
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tenere presente, nei riguardi di coloro che non vi figurano, che:
 vi sono preminenze di ordine sociale e culturale che conviene
sempre prendere in considerazione alla pari di chiunque riesca
ad imporsi alla pubblica stima con il proprio lavoro e le proprie
capacità;
 si deve accordare una precedenza di cortesia alle persone
investite di un incarico di alto valore spirituale e
rappresentativo;
 i giovani cedono sempre il passo alle persone anziane: è
questa una regola basilare alla quale non vi è ragione di
derogare;
 i titoli nobiliari, anche se non riconosciuti per i cittadini italiani,
danno diritto per gli stranieri a particolari precedenze quando
ciò sia giuridicamente sancito dal loro Paese;
 la persona in onore della quale viene offerto un pranzo o un
ricevimento ha la precedenza sugli altri ospiti;
 a parità di rango, la precedenza spetta agli stranieri e alle
persone ospitate per la prima volta.
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ORDINE DI PRECEDENZA DEL R.I. (PROTOCOLLO)
(Riferimento al disposto del Man. Proc. 2007 pag.67)
A tutte le riunioni, manifestazioni e ricevimenti del R.I., come
anche in tutte le sue pubblicazioni, la presentazione e assegnazione
dei posti a sedere di tutti i Dirigenti del R.I. e delle sua Fondazione,
siano essi in carica, precedenti o futuri, e dei rispettivi coniugi
devono seguire il sottoindicato ordine:
il Presidente del R.I. (o suo rappresentante)
il Presidente-eletto del R.I.
il Vice-Presidente del R.I.
il Tesoriere del R.I.
il Direttore R.I. della Zona
gli altri Direttori
gli ex-Presidenti (in ordine di anzianità)
il Presidente del Consiglio di Amministrazione della Fondazione
il Presidente Eletto del Consiglio di Amministrazione della
Fondazione
il vice-Presidente del Consiglio di Amministrazione
gli altri amministratori della F.R.
il Presidente in carica, il Presidente uscente, il vice-Presidente
ed il Tesoriere onorario del RIBI
il Segretario Generale
il Presidente-designato
gli ex-Direttori (in ordine di anzianità)
25
gli ex amministratori della F.R. (in ordine di anzianità)
gli ex-Segretari Generali (in ordine di anzianità)
i Direttori-eletti
i Governatori Distrettuali
i membri delle Commissioni del R.I. e della Fondazione, i
membri delle Task Force, i
Consulenti, i Rappresentanti, gli
Istruttori e i membri dei gruppi d’appoggio (compresi i
Coordinatori regionali dell’Effettivo ed i Coordinatori regionali
della Fondazione Rotary)
i Direttori designati
gli ex-Governatori (in ordine di anzianità)
gli amministratori-entranti della F.R.
i Governatori-eletti.
Le persone aventi più di una carica dovranno essere
considerate in funzione di quella più elevata. I coniugi sono
considerati con il medesimo rango.
Spetta al Governatore organizzare, promuovere e
presiedere tutte le riunioni ufficiali del Distretto, a meno che
diversamente indicato.
26
PRECEDENZE NEL CLUB ROTARIANO IN PRESENZA DI
AUTORITA’ CIVILI, RELIGIOSE E MILITARI
Presidente R.I.
Direttore R.I. della Zona*
Governatore del Distretto*
Direttori del R.I.*
Presidente della Repubblica
Sindaco della città
Presidente del Senato
Presidente della Camera dei Deputati
Presidente del Consiglio dei Ministri
Presidente della Giunta Regionale
Presidente della Corte Costituzionale
Presidente della Corte di Cassazione
Ministro
Cardinale
Ambasciatore
Past Direttori R.I.*
Generale di Corpo d’Armata o Ammiraglio di Squadra
Governatori di altri distretti
Presidente Gruppo Italiano dei P.D.G.
Prefetto
Assessori regionali
27
Presidente della Corte d’Appello
Presidente dell’Amministrazione Provinciale
Rettore Università
Generale o Ammiraglio di Divisione
Procuratore Generale
Ex Governatori del Distretto
Generale di brigata o Contrammiraglio
Questore
Consoli
Governatore Eletto
Ex Governatori di altri Distretti
Intendente di Finanza
* Per il Governatore del Distretto e per i Direttori del R.I., attuali o
degli anni precedenti, si applicano le regole del Cerimoniale anche
nei propri Club di appartenenza.
28
ORDINE DELLE PRECEDENZE NEL DISTRETTO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Governatore Distrettuale
Cariche del R. I. secondo il precedente protocollo
Ex Governatori Distrettuali
Governatore Distrettuale eletto
Governatore Distrettuale nominato
Segretario Distrettuale
Tesoriere Distrettuale
Istruttore Distrettuale
Assistente del Governatore
Presidente Commissione Distrettuale
ORDINE DELLE PRECEDENZE IN UNA RIUNIONE
UFFICIALE DI UN ROTARY CLUB
Nelle manifestazioni ufficiali rotariane ospitate in un Club,
l’ordine delle precedenze, sulla base del quale organizzare la
riunione, è il seguente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Il Presidente del Rotary Club ospite
L’oratore ufficiale
I Dirigenti del Rotary International
Il Governatore in carica non in visita ufficiale
Le Autorità eventualmente invitate
Gli ex Governatori (in ordine di anzianità di carica rotariana)
I collaboratori del Governatore in carica (Istruttore
Distrettuale, Assistenti,
membri dello staff distrettuale)
8. I dirigenti del Club in carica (Presidenti Eletti, Vice-Presidenti,
29
Segretario,
Tesoriere,
Prefetto,
Presidente
delle
Commissioni di Club, altri membri del Consiglio Direttivo).
9. Ex Assistenti del Governatore,
10. Rotariani
11. Alumni della Fondazione Rotary
12. Famiglie dei Rotariani
La persona invitata ad una Conviviale non può delegare altri
a rappresentarla.
I coniugi eventualmente presenti godono dello stesso ordine di
precedenza.
Di norma l’Assistente che partecipa alla Conviviale a seguito di
riunioni preparatorie o di lavoro di Club, non è per ciò stesso un
delegato del Governatore ma un autorevole membro del suo staff.
In tali occasioni quindi non gode dei diritti di precedenza che
spettano al Governatore.
30
CONVIVIALE ROTARIANA CON VISITA UFFICIALE DEL
GOVERNATORE
Nelle riunioni indette in occasione della visita ufficiale del
Governatore, alle quali solitamente non devono partecipare né
relatore né ospiti con la sola eccezione, se d’uso, dei consorti dei
rotariani, l’ordine delle precedenze e della sistemazione al tavolo
della Presidenza devono essere le seguenti:
1) Presidente del Club ospite
2) Alla sua destra il Governatore
3) Alla sua sinistra, se presente, un ex Governatore
4) L’Assistente del Governatore
5) Il Vice Presidente del Club ed eventualmente gli altri
Dirigenti in carica del Club stesso.
Se alla riunione partecipano i coniugi, questi vanno intervallati
nella disposizione di cui sopra con lo stesso ordine di rango.
CONVIVIALE ROTARIANA IN INTERCLUB CON VISITA
DEL GOVERNATORE
Trattandosi di visita in interclub, per la quale valgono le stesse
considerazioni di cui sopra, è evidente che la posizione dei Presidenti
31
di tutti i Club debba essere “paritaria”; pertanto alla sinistra del
Presidente del Club ospitante (che è quello con maggior anzianità
rotariana riferita alla data di consegna della carta costitutiva,) dovrà
sedere il Presidente del 2° Club e così via per cui l’ordine delle
precedenze e della sistemazione al tavolo della Presidenza devono
essere le seguenti:
1) Presidente del Club ospitante
2) Alla sua destra il Governatore
3) Alla sua sinistra il Presidente del 2° Club
4) Alla destra del Governatore il Presidente del 3° Club
5) Alla destra del Presidente del 2° Club, se presente, l’ex
Governatore e se questi manca, l’Assistente del Governatore.
In caso contrario l’Assistente del Governatore dovrà essere
collocato alla sinistra del Presidente del 3° Club.
Se ad una riunione rotariana partecipano due o più
PDG, prevale l’ordine, nelle precedenze e nei saluti, della
rispettiva loro anzianità di carica.
Se alla riunione partecipano i coniugi, questi vanno intervallati
nella disposizione di cui sopra con lo stesso ordine di rango.
32
ALLEGATI
Allegato N. 1
FORMULA RITUALE DI AMMISSIONE DI UN NUOVO
SOCIO NEL CLUB (pronunciata dal Presidente nel corso della
cerimonia di presentazione)
"A nome del Consiglio Direttivo e dei soci del Club di
…………. e con sommo piacere, ti do il mio più caloroso benvenuto
nel Rotary. Siamo lieti della tua presenza non soltanto in nome
dello spirito di amicizia che anima i Rotariani, ma anche per il
solido contributo che, siamo certi, apporterai al nostro Club,
aiutandoci a portare a termine i tanti progetti volti a rendere la
nostra Comunità, il nostro Paese ed il Mondo intero, un posto
migliore in cui vivere.
Il Rotary non è una organizzazione politica, ma tutti i
Rotariani si interessano in prima persona a tutto ciò che riguarda i
doveri di un buon cittadino e alla elezione alle cariche pubbliche di
uomini e donne di valore.
Il Rotary non è una organizzazione caritativa, sebbene le sue
attività siano l'esempio della carità e del sacrificio di coloro che
ritengono avere la precisa responsabilità di aiutare chi ha bisogno.
Il Rotary non è una organizzazione religiosa, ma si fonda su
quei principi eterni che hanno fatto da punto di riferimento morale
attraverso i secoli.
Il Rotary è una organizzazione che accoglie gli esponenti di
varie professioni e settori di attività, impegnati a sostenere standard
professionali di altissimo livello. I Rotariani sono convinti che
33
l'amicizia e la pace nel mondo siano obiettivi raggiungibili grazie
all'azione concertata di uomini accomunati da un ideale di servizio al
prossimo.
Oggi caro …...... sei stato cooptato quale nuovo socio del
Rotary Club di…………. , in quanto i tuoi consoci ti considerano un
leader nel tuo settore di attività e in quanto manifesti le qualità
intellettuali e umane che ti consentiranno di interpretare e
diffondere al meglio il messaggio del Rotary. Tu sei un
rappresentante della tua professione in questo Club e qualsiasi
informazione sul valore educativo riguardante la tua occupazione
deve ovviamente pervenirci da te.
Al contempo diventi Ambasciatore della tua Classifica
Professionale, e contiamo su di te per portare i principi e gli ideali
di servizio, a cui ci ispiriamo, a coloro che esercitano la tua
professione.
La comunità conoscerà e giudicherà il Rotary anche
attraverso la tua persona, che incarna il carattere e l'ideale di
servizio della organizzazione, e ti accettiamo come socio in quanto
siamo certi che i nostri principi saranno al sicuro nelle tue mani.
Speriamo inoltre che il tuo contributo infonda in noi Rotariani
un continuo desiderio di miglioramento ed è con questa speranza
che ti consegno il Distintivo del Rotary e ti offro la mano in segno
dell'amicizia rotariana.
E inoltre, è con grande piacere che ti appunto il distintivo e ti
consegno questa cartella contenente informazioni sul Rotary, che
spero avrai modo di leggere.
Cari amici, invito tutti voi a presentarvi quanto prima al
nuovo socio."
34
Allegato N. 2
CONVIVIALE
ROTARIANA
CON
PRESENZA
DI
AUTORITA’ CIVILI, RELIGIOSE E MILITARI – ESEMPI DI
TAVOLE IMBANDITE
A titolo esplicativo, si propongono esempi di partecipazione
di Autorità provinciali, come può facilmente verificarsi in un convivio
di Club, in provincia. In ordine alfabetico, sono considerate le
seguenti presenze, per i tre casi:
11
C
E
A
*
9
7
5
3
1
B
* * *
*
* * *
A
2
6
8
* * * * *
Modello n. 1
*
4
10
*
12
*
*
D
*
F
Presidente del Club
B Governatore Distrettuale
C Presidente entrante
D Governatore entrante
E Vice Presidente
F Segretario
1. Presidente della Regione
2. Prefetto
3. Sindaco
4. Vescovo
5. Presidente della Provincia
35
6.
7.
8.
9.
Presidente del Tribunale
Questore
Comandante Presidio Militare
Comandante Provinciale o Intermedio dell'Arma dei
Carabinieri
10. Comandante Gruppo o Tenenza della Guardia di Finanza
11. Dirigente del Centro Servizi Amministrativi
12. Posto di riserva
Si possono inserire personalità rotariane (come il Vice
Presidente o il Governatore entranti) tra le Autorità pubbliche a
partire dai numeri 6 - 7.
Questa soluzione potrà essere adottata a giudizio del Prefetto.
17 15 13 11 9 7 5 3 1 C B A D
2 4 6 8 10 12 14 16 18 19
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
H
*
E
I
A
B
C
D
E
F
G
H
36
*
G
*
*
L
*
*
F
Modello n. 2
Presidente del Club
Governatore Distrettuale
Consorte del Presidente del Club
Consorte del Governatore
Vice Presidente del Club
Segretario
Governatore entrante
Consorte del Governatore entrante
I Presidente entrante
L Consorte del Presidente entrante
1. Presidente della Regione
2. Prefetto
3. Consorte del Prefetto
4. Consorte del Presidente della Regione
5. Sindaco
6. Vescovo
7. Consorte del Presidente della Provincia
8. Consorte del Sindaco
9. Presidente del Tribunale
10. Presidente della Provincia
11. Consorte del Procuratore della Repubblica
12. Consorte del Presidente del Tribunale
13. Questore
14. Procuratore della Repubblica
15. Consorte del Comandante Provinciale o Intermedio dell'Arma dei
Carabinieri
16. Consorte del Questore
17. Assessore Provinciale
18. Comandante Provinciale o Intermedio dell'Arma dei Carabinieri
19. Consorte dell'Assessore Provinciale
37
13 9
5
1
* * *
*
A
2
6
* * *
10 14
*
*
*
*
Modello n. 3
A
B
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
38
* * *
*
15 17 7
3
* * *
B
4
8
12 16
Presidente R.C. ospitante
Consorte del Presidente R.C. ospitante
Deputato al Parlamento
Governatore Distrettuale
Prefetto
Sindaco
Consorte del Governatore
Consorte del Sindaco
Consorte del Presidente del Tribunale
Consorte del Prefetto
Vescovo
Presidente del Tribunale 11Segretario Distrettuale
Segretario Distrettuale
Consorte del Presidente del R.C. ospitato
Presidente del R.C. ospitato
Consorte del Segretario Distrettuale
15 Consorte del Vice Presidente R.C. ospitato
16 Vice Presidente R.C. ospitante
Come già detto, il numero degli ospiti di riguardo può essere
tale da non poterli mettere tutti al tavolo della Presidenza.
Altri tavoli, rotondi o rettangolari, verranno deputati alla loro
sistemazione utilizzando le seguenti disposizioni:
(I numeri si riferiscono al livello del rango del commensale,
precisando che il numero 1 è il più elevato)
Colori ufficiali per la stampa
Blu Pantone 286 C
Giallo Pantone 129 C
Oro Pantone 871 C
39
INDICE
PRESENTAZIONE….……………………………………........................…
INTRODUZIONE…………………………….………….......................……
CONSIDERAZIONI GENERALI SUL CERIMONIALE...................…
L’AZIONE DEL PREFETTO….………………………….......................…
ASPETTI GENERALI
ASPETTI PARTICOLARI
3
4
5
7
REGOLE GENERALI……………................………….........……………… 18
PRINCIPI CHE VANNO SEMPRE TENUTI PRESENTI.................… 22
L’ISTITUTO DELLA RAPPRESENTANZA
TABELLE DELLE PRECEDENZE
ORDINE DI PRECEDENZA DEL R.I.
PRECEDENZE NEL CLUB ROTARIANO
ORDINE DELLE PRECEDENZE NEL DISTRETTO
ORDINE DELLE PRECEDENZE IN UNA RIUNIONE UFFICIALE DI UN
R.C.
CONVIVIALE ROTARIANA CON VISITA UFFICIALE DEL
GOVERNATORE
CONVIVIALE ROTARIANA IN INTERCLUB CON VISITA DEL
GOVERNATORE
ALLEGATI …………………...................................……..………………
33
All. 1 FORMULA RITUALE DI AMMISSIONE DI UN NUOVO SOCIO
NEL CLUB
All. 2 CONVIVIALE ROTARIANA CON PRESENZA DI AUTORITA’
CIVILI, RELIGIOSE E MILITARI –
Esempi di tavole imbandite
BIBLIOGRAFIA ESSENZIALE
Il “Manuale di Procedura” del Rotary International
Il “Manuale del Presidente del Rotary Club”
La letteratura specifica del R.I.(Quaderni per le Commissioni)
COSENTINO MARCO, FILIPPONE THAULERO STEFANO, Il buon Cerimoniere,
Gangemi, Roma 1999
 SANTANTONIO MICHELE, Il Cerimoniale nelle Pubbliche Relazioni, Gesualdi,
Roma 1988
 SGRELLI MASSIMO, Il Cerimoniale, Master, Roma 1998



−
40
Le bandiere vanno disposte davanti ed alla destra del tavolo di Presidenza, in tal
modo chi relaziona e presiede, rendendo onore alle bandiere, non volta le spalle al
pubblico in sala.