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Manuale Banditore Gara Busta Chiusa
MANUALE PER STAZIONE APPALTANTE GARE TELEMATICHE Versione 1.0 1 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 INDICE 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 4 4.1 5 5.1 5.2 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 PREMESSA ..................................................................................... 5 GLOSSARIO E ACRONIMI UTILIZZATI ........................................................5 REQUISITI TECNOLOGICI RICHIESTI .........................................................5 SOGGETTI COINVOLTI.............................................................................6 RUOLI E AUTORIZZAZIONI.......................................................................7 PROCESSI DI GARA TELEMATICA................................................... 8 PROCESSO DI COTTIMO TELEMATICO........................................................8 PROCESSO DI PROCEDURA APERTA ........................................................ 10 PRIMO ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO ................................. 13 ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO ........................................................ 13 POLITICA DI GESTIONE DELLE PASSWORD .............................................. 16 ANAGRAFICA IMPRESE COTTIMI TELEMATICI ............................. 16 ANAGRAFICA SPECIFICA........................................................................ 18 ASSEGNAZIONE DELLA GARA TELEMATICA.................................. 19 AUTORIZZAZIONE SUL PROCEDIMENTO................................................... 19 ASSEGNAZIONE DEL PROCEDIMENTO...................................................... 20 5.2.1 Ricerca e selezione dei procedimenti per l’assegnazione ............................. 20 5.2.2 Creazione del gruppo di assegnatari ........................................................ 21 5.2.3 Visualizzazione del gruppo di assegnatari ................................................. 23 5.2.4 Modifica del gruppo di assegnatari........................................................... 24 GESTIONE DELLA GARA TELEMATICA .......................................... 25 DATI DI TESTATA ................................................................................. 26 6.1.1 Dati di base ......................................................................................... 27 6.1.2 Partner................................................................................................ 28 6.1.3 Offerente offerte (solo per cottimo telematico) .......................................... 29 6.1.4 Documenti ........................................................................................... 31 DATI DI POSIZIONE .............................................................................. 32 6.2.1 Dati di posizione – Dati di base ............................................................... 33 6.2.2 Dati di posizione – Documenti................................................................. 34 DEFINIZIONE ALLEGATI OBBLIGATORI PER L’IMPRESA .............................. 34 CONTROLLARE LA GARA TELEMATICA ...................................................... 36 SALVARE LA GARA TELEMATICA.............................................................. 38 FIRMARE LA GARA TELEMATICA.............................................................. 39 6.6.1 Creare il documento di sintesi dell’appalto ................................................ 39 6.6.2 Firmare e ricaricare il documento di sintesi dell’appalto .............................. 40 PUBBLICARE LA GARA TELEMATICA......................................................... 43 6.7.1 Procedure ad invito ............................................................................... 45 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 2 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 6.7.2 7 RICHIESTE CHIARIMENTI e MESSAGGISTICA.............................. 46 7.1 7.2 CONSULTARE RICHIESTE DI CHIARIMENTO.............................................. 46 RISPONDERE ALLE RICHIESTE DI CHIARIMENTO....................................... 47 7.2.1 Procedure ad invito ............................................................................... 47 7.2.2 Procedure pubbliche (con bando) ............................................................ 49 7.3 SOSPENSIONE DEL PROCEDIMENTO........................................................ 49 7.3.1 Procedure ad invito ............................................................................... 50 7.3.2 Procedure pubbliche (con bando) ............................................................ 51 7.4 RIATTIVAZIONE DEL PROCEDIMENTO...................................................... 52 7.4.1 Procedure ad invito ............................................................................... 52 7.4.2 Procedure pubbliche (con bando) ............................................................ 53 7.5 ANNULLAMENTO DEL PROCEDIMENTO ..................................................... 54 7.5.1 Procedure ad invito ............................................................................... 54 7.5.2 Procedure pubbliche (con bando) ............................................................ 56 7.6 PROROGA DEL PROCEDIMENTO .............................................................. 56 7.6.1 Procedure ad invito ............................................................................... 56 7.6.2 Procedure pubbliche (con bando) ............................................................ 57 7.7 REVOCA DEL PROCEDIMENTO ................................................................ 58 7.7.1 Procedure ad invito ............................................................................... 58 7.7.2 Procedure pubbliche (con bando) ............................................................ 59 7.8 8 INFORMATIVA PROCEDIMENTO............................................................... 59 APERTURA BUSTE E GENERAZIONE GRADUATORIA ..................... 63 8.1 APERTURA BUSTE ................................................................................. 63 8.1.1 RICERCA APPALTO ................................................................................ 65 8.1.2 APERTURA PLICHI................................................................................. 67 8.1.3 APERTURA BUSTE AMMINISTRATIVE ....................................................... 68 8.1.4 APERTURA BUSTE TECNICHE .................................................................. 70 8.1.5 APERTURA BUSTE ECONOMICHE ............................................................. 71 8.2 8.3 8.4 ANALISI OFFERTE ED EVENTUALI INVALIDAZIONI..................................... 73 GENERAZIONE GRADUATORIA SIMULATA (INTERNA)................................. 74 GENERAZIONE GRADUATORIA................................................................ 75 8.4.1 9 Procedure pubbliche (con bando) ............................................................ 46 SORTEGGIO OFFERTE UGUALI ................................................................ 75 VERBALE DI GARA ....................................................................... 76 10 10.1 10.2 11 11.1 11.2 LETTERA DI ESITO PROCEDURA ................................................ 80 PROCEDURE DI COTTIMO TELEMATICO ................................................ 80 PROCEDURE PUBBLICHE (CON BANDO) ................................................ 84 ACCETTAZIONE OFFERTA IMPRESA AFFIDATARIA E CHIUSURA 84 ACCETTARE OFFERTA AFFIDATARIA DEFINITIVA .................................... 84 CHIUSURA APPALTO .......................................................................... 85 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 3 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 VERIFICA ACCESSI PROCEDIMENTO ......................................... 88 RICERCA E SELEZIONE PROCEDIMENTI PER LA VERIFICA ....................... 88 CLASSIFICAZIONE ACCESSI................................................................ 89 VERIFICA ACCESSI IN VISUALIZZAZIONE ............................................. 92 VERIFICA ACCESSI IN MODIFICA......................................................... 93 VERIFICA INVIO COMUNICAZIONI ....................................................... 95 VERIFICA ATTIVITA’ DI GESTIONE DELLE ASSEGNAZIONI....................... 96 13 ELENCO COMUNICAZIONI PEC .................................................. 97 14 FIRMA DIGITALE E MARCATURA DEI DOCUMENTI..................... 99 14.1 14.2 FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI ....................................................... 99 MARCATURA TEMPORALE DEI DOCUMENTI.......................................... 101 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 4 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 1 PREMESSA Il presente documento illustra il processo di gestione di una procedura di gara telematica, descrivendo in dettaglio i passi che la Stazione appaltante deve effettuare sul sistema SAP-SRM per la gestione della procedura. 1.1 GLOSSARIO E ACRONIMI UTILIZZATI Nel seguito sono riportati alcuni termini, sigle e abbreviazioni utilizzate all’interno del manuale accompagnati dal relativo significato. Termine Significato SAP-SRM Applicativo “Supplier Relationship Management”. E’ la soluzione applicativa, il “Sistema Telematico” che la Provincia Autonoma di Trento adotta per la gestione delle procedure telematiche di scelta del contraente per l'affidamento di lavori in economia mediante il sistema del cottimo fiduciario. Gestore del Sistema Il Gestore del sistema e' Informatica Trentina S.p.A., e' incaricato della conduzione tecnico-informatica del sistema, provvede alla sicurezza informatica, logica e fisica del sistema, rivestendo il ruolo di responsabile della sicurezza e di amministratore di sistema, ed e' inoltre responsabile di tutte le misure stabilite dalla normativa vigente in tema di sicurezza dei trattamenti personali. Stazione appaltante Le Amministrazioni aggiudicatici e altri soggetti aggiudicatori Struttura competente Struttura competente alla realizzazione dei lavori e alla stipulazione e sottoscrizione degli atti negoziali. Utenza L'utenza che consente l'accesso e la partecipazione al Sistema Telematico. A ciascuna utenza vengono associati specifici profili di sistema, secondo le operatività necessarie da effettuare. 1.2 REQUISITI TECNOLOGICI RICHIESTI Per poter accedere al Sistema Sap-Srm e per poter successivamente gestire le procedure di gara telematica sono da verificare e rispettare i seguenti requisiti tecnologici: a. Disponibilità di un personal computer con Internet Explorer (versioni 5.5, 6.0 e 7.0); b. Disponibilità di un collegamento ad internet; c. Possesso di un dispositivo (kit) per l’apposizione della firma digitale sui documenti informatici (solo per ruolo “Dirigente”, “Sostituto del Dirigente” e “Delegato del Dirigente”). d. Acrobat Reader (gratuito e scaricabile dal sito www.adobe.it) per leggere i documenti; e. Java Runtime Environment (JRE):versione uguale o superiore alla versione 5.0 update 8(1.5.0_08) liberamente scaricabile da internet all’indirizzo: http://java.com/en/download/installed.jsp) f. Per il corretto accesso e navigazione all'interno dell'applicazione si sconsiglia di utilizzare proxy. In particolare si invita a non utilizzare proxy "non-trasparent", o con token di autenticazione NTLM che potrebbero generare malfunzionamenti. In ogni caso si declina ogni responsabilità qualora non si rispetti tale indicazione. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 5 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 1.3 SOGGETTI COINVOLTI I soggetti coinvolti a vario titolo in una procedura di gara telematica sono: Struttura competente si occupa di: - Redigere la documentazione tecnica Individuare le imprese da invitare alla procedura (per le procedure ad invito) Stipulare e sottoscrivere gli atti negoziali con l’impresa affidataria (fuori sistema) Stazione appaltante si occupa di: - Creare le negoziazioni e pubblicare il bando di ara (o inviare gli inviti per le procedure ad invito) - Pubblicare o inviare le risposte ai quesiti - Gestire le comunicazioni inerenti la procedura di gara - Aprire le buste - Visualizzare e valutare le offerte presentate - Invalidare le offerte telematiche - Generare la graduatoria provvisoria - Affidare la procedura di gara - Verbalizzare i risultati di gara - Verificare la documentazione prodotta dall’affidataria provvisoria (fuori sistema) Impresa (legale rappresentante con potere di firma) si occupa di: - Registrarsi al sistema Visualizzare i documenti di gara Inviare le richieste di chiarimento Predisporre e inviare l’offerta a sistema Gestore del Sistema si occupa di: Gestore Registrazione al sistema Invio quesiti Presentazione offerta Pubblicazione gara (bando o inviti) Gestione procedimento Apertura buste Struttura competente Abilita impresa Impresa Gestire tecnicamente il sistema telematico Fornire assistenza applicativa sull’utilizzo del sistema telematico SAP-SRM (CSD: 0461-800786) Stazione appaltante - @ @ Gestisce aggiornamento dati @ Redazione doc. tecnica Firma digitale @ Pec Valutazione offerte Affidamento @ @ Stipula contratto Determina dirigenziale Figura 1 – Processo e soggetti coinvolti Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 6 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 1.4 RUOLI E AUTORIZZAZIONI Nella gestione delle procedure di gara sono richiesti i seguenti ruoli utente con particolare riferimento alle operazioni eseguibili nell’applicazione SAP-SRM: Dirigente: autorizzato a compiere tutte le operazioni di gara; Sostituto del Dirigente: equivalente al Dirigente in caso di assenza del Dirigente e soggetto a nomina di tipo continuativo all’interno della Struttura; Delegato del Dirigente: con nomina su particolare procedura, gara o per periodo di validità fino alla scadenza delle condizioni previste sul mandato di delega. Assistente del Dirigente: autorizzato a compiere tutte le operazioni di gara non legate a responsabilità specifiche (non autorizzato alle operazioni di Apertura buste e Generazione graduatoria) Le nomine sono previste extra-sistema e riportate mediante assegnazione agli utenti del ruolo ricoperto. L’attribuzione del ruolo determinerà la possibilità di eseguire le attività a sistema come meglio specificato in seguito. Con riguardo all’assegnazione dei ruoli utente sopra citati a sistema non sono presenti controlli specifici che verifichino l’accesso contemporaneo a sistema sia del Dirigente che del Sostituto che del Delegato. Inoltre, in relazione a tutti i ruoli utente, si ritiene di evidenziare le seguenti limitazioni: L’attribuzione dei ruoli (Dirigente, Sostituto del Dirigente e Delegato) ad un utente è a carico del gestore del sistema al quale vanno comunicati i ruoli e, nel caso di Delegato, le deleghe da implementare nell’applicazione; È possibile impostare un periodo di validità associato al ruolo, alla scadenza del quale il sistema può attribuire in modalità automatica un nuovo ruolo all’utente; Non sono previste integrazioni con il sistema attualmente preposto alla gestione delle delibere PAT. In generale si ritiene di evidenziare che le comunicazioni per l’attribuzione, la decadenza e/o la modifica delle cariche rimangono extrasistema e che non esiste un sistema approvativo per la gestione delle cariche. Il Gestore del sistema dovrà ricevere apposita comunicazione e provvedere alla gestione dei ruoli utente. Le tipologie di utenti e di attività che possono svolgere si riassumono come segue in funzione dell’appartenenza alle diverse strutture: Attività STAZIONE APPALTANTE DIRIGENTE SOSTITUTO Creazione gara Assegnazione gara Scelta fornitori Pubblicazione Gestione chiarimenti Report mail inviate Apertura buste Generazione graduatoria Invio lettere esito Tabella 1 - Autorizzazioni Stazione appaltante DELEGATO ASSISTENTE X X X Con riferimento al ruolo di assistente si evidenzia che le operazioni di selezione fornitori (per le procedure ad invito), pubblicazione, gestione chiarimenti e invio lettere di esito procedura sono da considerarsi meramente operative, nel senso che, pur implicando responsabilità specifiche, in uno scenario integrato con firma digitale non prevedono la possibilità per l’assistente di inviare documenti in modo autonomo, se non dopo che gli stessi siano stati firmati digitalmente dal Dirigente o di chi per esso abbia il potere di impegnare la spesa nei rapporti della Struttura di riferimento con terzi. Qualora esegua le tipologie di operazioni sopra indicate, pertanto, tutti i documenti relativi alle attività saranno firmati dal Dirigente o dal preposto del momento. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 7 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 2 PROCESSI DI GARA TELEMATICA Il processo di una gara telematica sui LLPP viene descritto in tutte le sue varianti nei successivi paragrafi 2.1 PROCESSO DI COTTIMO TELEMATICO Il processo di una gara telematica sui LLPP con affidamento mediante cottimo fiduciario può essere schematizzato come indicato nella figura seguente: Configurazione cottimo Gestione imprese • Gestione candidature cartacee • Redazione elaborati progettuali • Creazione e aggiornamento • Scelta impresa elenco imprese Gestione procedimento Apertura buste e affidamento • Richieste di chiarimento • Comunicazioni procedimento • Presentazione offerte. • Apertura buste e formazione graduatoria • Affidamento e lettere esito procedura Di seguito, un dettaglio sulle singole fasi del processo per l’affidamento di LLPP mediante cottimo fiduciario: a) Invio candidatura impresa su carta 1. L’impresa invia su carta la propria candidatura ad essere invitata ai cottimi telematici. La candidatura viene effettuata mediante l’invio, su carta, di una dichiarazione, a firma del Rappresentante legale (o da diversa persona fisica che abbia la rappresentanza legale dell’impresa), che contenga almeno i seguenti dati per poter eseguire l’eventuale invito telematico: Casella Pec per la ricezione delle comunicazioni certificate; Nome e Cognome del Rappresentante Legale (o diversa persona fisica che abbia la rappresentanza legale dell’impresa); Ragione sociale e Codice fiscale dell’impresa Indirizzo impresa Numero telefono impresa Il semplice invio della candidatura cartacea non determina l’invito “automatico” ai cottimi fiduciari telematici; verranno registrate a sistema solo le imprese che la struttura competente valuti opportuno invitare ad un cottimo fiduciario telematico. 2. b) La struttura competente procede alla valutazione della candidatura cartacea per l’eventuale invito ad uno o più cottimi telematici. Nel caso in cui la struttura competente ritenga opportuno invitare l’impresa ad un cottimo fiduciario telematico, provvede (fuori dal sistema) a inserire l’impresa nella lista delle imprese da invitare al cottimo telematico, attività e decisione che rimane di responsabilità del Dirigente della struttura competente. L’impresa viene preliminarmente registrata a sistema e riceve la comunicazione contenente le utenze e la password di primo accesso. Unitamente alle imprese da invitare al cottimo fiduciario telematico, la struttura competente invia alla stazione appaltante la documentazione prevista per l'allestimento e l’avvio di un procedimento di gara mediante cottimo fiduciario telematico. Le comunicazioni inerenti il procedimento di cottimo fiduciario tra struttura competente e stazione appaltante avvengono mediante comunicazioni gestite esternamente all’applicazione SAP-SRM. Creazione ambiente di gara: Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 8 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 c) d) e) f) 3. L’Assistente crea il documento di gara e procede a impostare tutti i campi necessari per determinare le regole di svolgimento, le caratteristiche della gara, i termini temporali, i controlli sulle offerte e l’elenco degli invitati (a cura della struttura competente). 4. Prima di procedere alla pubblicazione del cottimo telematico, è possibile salvare i dati inseriti e procedere alla pubblicazione in un secondo momento. Pubblicazione della gara: 5. Il dirigente o il sostituto del dirigente o il delegato firmano digitalmente il documento di gara e gli allegati (prima della pubblicazione). I documenti che vengono firmati digitalmente devono necessariamente avere un formato PDF per essere caricati a sistema come documenti validi. Il sistema consente di caricare anche documenti che non hanno formato PDF, ma solo se non firmati digitalmente. 6. Pubblicazione della gara ed invio contestuale alle imprese invitate alla gara delle mail di invito (con posta elettronica certificata). Anteprima/ Gestione dei chiarimenti: 7. Il documento di gara rimane modificabile per tutta la durata del procedimento (da un punto di vista normativo sarebbe opportuno non effettuare modifiche se vi sono offerte già presentate a sistema; nell’eventualità in cui la scelta sia comunque quella di procedere con le modifiche, il consiglio è quello di informare tutti gli invitati alla procedura consentendo loro nell’eventualità di presentare una nuova offerta sostitutiva della precedente). 8. Entro la data/ora di “Termine chiarimenti” possono pervenire con modalità telematica le richieste di chiarimento inerenti il procedimento di gara; le risposte saranno inviate sempre tramite sistema a tutti le imprese invitate. Svolgimento della gara: 9. Le imprese presentano le loro offerte secondo le regole impostate e la tipologia di gara. 10. E’ possibile modificare la propria offerta presentata fino al Termine presentazione delle offerte (“Data fine”). 11. Le offerte devono essere presentate apponendo sul documento di offerta la firma digitale. Analisi offerte ed eventuali invalidazioni: 12. g) Redazione classifica: 13. A seguito della valutazione/invalidazione delle offerte, si crea la graduatoria interna delle offerte (non visibile alle imprese, ma utile per il responsabile del procedimento per valutare come si sono classificate le imprese e verificare eventualmente la presenza di offerte con uguale ribasso %). 14. Se si riscontrano offerte di uguale valore è possibile procedere con le operazioni di sorteggio a sistema. Sono disponibili dei report per visualizzare come si sono classificate le imprese 15. 16. h) i) Alla scadenza, il responsabile procede alla valutazione delle offerte pervenute. In questa fase si possono invalidare le offerte e inserire una motivazione di esclusione dell’impresa). Tutte le operazioni possono essere verbalizzate nel verbale delle operazioni, che può essere inviato successivamente alle imprese, unitamente alla lettera di esito procedura Affidamento ed esito procedura: 17. Il responsabile della procedura procede alle operazioni di affidamento del cottimo tramite lettera di esito procedura che viene generata automaticamente dal sistema e che aggrega la lettera di affidamento, la lettera di esclusione e l’informativa sulla graduatoria del cottimo . 18. Si genera automaticamente una lettera di esito procedura e, dal sistema, è possibile inviare una comunicazione certificata alle imprese offerenti. Chiusura: 19. L’ultimo passo del processo di gara consiste nella accettazione dell’offerta affidataria (sulla cui documentazione sono state eseguite le verifiche con esito positivo) e alla chiusura del cottimo Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 9 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 fiduciario da parte del responsabile. Da questo momento il cottimo telematico non sarà più modificabile. Stazione appaltante Gestione candidature cartacee Creazione e agg.to albi imprese Impresa Selezione imprese Configurazione cottimo Pubblicazione cottimo Assegnazione cottimo Gestione chiarimenti Svolgimento negoziazione @ Ricezione inviti Invito al cottimo Gestione chiarimenti @ Avviso risposta quesiti @ Notifica offerta presentata Presentazione offerta @ Richiesta documentazione Ricezione comunicazione @ Lettera esito procedura Ricezione esito procedura Apertura buste Analisi offerte e invalidazione Firma digitale @ Pec Graduatoria e affidamento Verbale e chiusura gara Figura 2 – Sintesi del processo di gara telematica mediante cottimo fiduciario telematico 2.2 PROCESSO DI PROCEDURA APERTA Il processo di una gara telematica sui LLPP con affidamento mediante procedura aperta può essere schematizzato come indicato nella figura seguente: Configurazione appalto • Redazione elaborati progettuali • Pubblicazione bando su sito Stazione appaltante Registrazione imprese Gestione procedimento Apertura buste e affidamento • Gestione autocandidature di • Richieste di chiarimento • Comunicazioni procedimento • Presentazione offerte • Apertura buste e formazione registrazione al sistema • Creazione e aggiornamento dati imprese Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. graduatoria • Affidamento e lettere esito procedura 10 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Di seguito, un dettaglio sulle singole fasi del processo per l’affidamento di LLPP mediante cottimo fiduciario: a) b) c) Creazione ambiente di gara: 1. L’Assistente crea il documento di gara e procede a impostare tutti i campi necessari per determinare le regole di svolgimento, le caratteristiche della gara, i termini temporali, i controlli sulle offerte. 2. Prima di procedere alla pubblicazione dell’appalto pubblico, è possibile salvare i dati inseriti e procedere alla pubblicazione in un secondo momento. Pubblicazione del’appalto: 3. Il dirigente o il sostituto del dirigente o il delegato firmano digitalmente il documento di gara e gli allegati (prima della pubblicazione). I documenti che vengono firmati digitalmente devono necessariamente avere un formato PDF per essere caricati a sistema come documenti validi. Il sistema consente di caricare anche documenti che non hanno formato PDF, ma solo se non firmati digitalmente. 4. Pubblicazione della gara all’interno del sistema SAP SRM, apponendo sul documento di sintesi dell’appalto la firma digitale. 5. Contestuale pubblicazione del bando di gara sul sito della Stazione appaltante. (eventuale) Registrazione impresa tramite autocandidatura 6. L’impresa visualizza il bando di gara sul sito della Stazione appaltante. 7. L’impresa – se non già registrata al sistema SAP SRM – provvede all’invio della richiesta di registrazione al sistema, per poter visualizzare la documentazione di gara caricata all’interno dell’appalto pubblico telematico. La candidatura viene effettuata mediante: - - la compilazione dell’autocandidatura telematica, così come descritto nel “Manuale per Candidatura del Fornitore” par. 3.1 e 3.2, facendo attenzione ad indicare obbligatoriamente i seguenti dati: Casella Pec per la ricezione delle comunicazioni certificate; Nome e Cognome del Rappresentante Legale (o diversa persona fisica che abbia la rappresentanza legale dell’impresa); Ragione sociale e Codice fiscale dell’impresa Indirizzo impresa Numero telefono impresa l’invio, su carta, della documentazione cartacea, così come descritto nel “Manuale per Candidatura del Fornitore” par. 4. La comunicazione di approvazione dell'avvenuta registrazione verrà inviata dal Gestore del Sistema via email alla Casella Pec specificata durante le fasi di registrazione. d) Visualizzazione documentazione di gara e gestione dei chiarimenti 8. 9. 10. Una volta registrata al sistema SAP SRM l’impresa può accedere al sistema SAP SRM e ricercare l’appalto pubblico telematico, nonché visualizzare e scaricate tutta la documentazione di gara allegata. Entro la data/ora di “Termine chiarimenti” possono pervenire con modalità telematica le richieste di chiarimento inerenti il procedimento di gara; le risposte: - saranno inviate tramite sistema se di carattere specifico, mediante la comunicazioni di Infomativa procedimento; - saranno gestite mediante pubblicazione di avviso pubblico sul sito della Stazione appaltante, se di carattere generale. L’appalto rimane modificabile per tutta la durata del procedimento. Nel caso di modifiche all’appalto, è necessario provvedere a pubblicare specifico avviso pubblico sul sito della Stazione appaltante. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 11 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 e) f) Svolgimento della gara: 11. Le imprese presentano le loro offerte secondo le regole impostate e la tipologia di gara. 12. E’ possibile modificare la propria offerta presentata fino al Termine presentazione delle offerte (“Data fine”). 13. Le offerte devono essere presentate apponendo sul documento di offerta la firma digitale. Apertura buste, analisi offerte ed eventuali invalidazioni 14. 15. g) h) i) Alla scadenza il responsabile provvede alle fasi di apertura buste: - Nel caso di criterio di aggiudicazione al prezzo più basso, l’apertura delle buste viene eseguita procedendo per ogni offerta pervenuta all’apertura delle buste amministrative e, successivamente, solo dopo aver valutato la documentazione amministrativa di tutte le offerte pervenute, procedendo all’apertura delle buste economiche delle sole offerte che sono state ammesse alla fase successiva. - Nel caso di criterio di aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa, l’apertura delle buste viene eseguita procedendo per ogni offerta pervenuta all’apertura delle buste amministrative e, successivamente, solo dopo aver valutato la documentazione relativa alla fase precedente (amministrativa e tecnica) procedendo sequenzialmente all’apertura delle buste tecniche ed economiche delle sole offerte che sono state ammesse alla fase successiva (tecnica ed economica). Il responsabile, procedendo alla valutazione delle offerte pervenute, può procedere all’invalidazione delle offerte non ritenute idonee e inserire una motivazione di esclusione dell’impresa dalla graduatoria di gara. Stesura graduatoria: 16. A seguito della valutazione/invalidazione delle offerte, si crea la graduatoria di gara (non direttamente visibile alle imprese, ma riportata nel verbale delle operazioni di gara). 17. Nel caso di offerte di uguale valore o pari punteggio è possibile procedere con le operazioni di sorteggio a sistema, che riclassificano le offerte paritetiche in modo casuale (le operazioni di riclassificazione casuale vengono tracciate nel verbale di gara). 18. Tutte le operazioni di gara possono essere verbalizzate nel verbale delle operazioni, che può essere inviato successivamente alle imprese, unitamente alla lettera di esito procedura. Affidamento ed esito procedura: 19. Il responsabile della procedura procede alle operazioni di affidamento dell’appalto tramite specifica lettera di esito procedura generata automaticamente dal sistema. 20. La lettera di esito procedura può essere inviata tramite specifica comunicazione certificata alle imprese offerenti. Chiusura: 21. L’ultimo passo del processo di gara consiste nella accettazione dell’offerta affidataria (sulla cui documentazione sono state eseguite le verifiche con esito positivo) e alla chiusura dell’appalto pubblico da parte del responsabile. Da questo momento l’appalto telematico non sarà più modificabile. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 12 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Stazione appaltante Impresa Configurazione appalto Pubblicazione appalto pubblico Assegnazione appalto Pubblicazione bando su sito Pubblicazione avviso su sito Registrazione al sistema Gestione chiarimenti Svolgimento negoziazione Visualizzazione appalto pubblico Visualizzazione bando su sito Gestione chiarimenti @ Avviso risposta quesiti @ Notifica offerta presentata Presentazione offerta @ Richiesta documentazione Ricezione comunicazione @ Lettera esito procedura Ricezione esito procedura Apertura buste Firma digitale @ Pec Attività eventuale Analisi offerte e invalidazione Graduatoria e affidamento Pubblicazione avviso su sito Verbale e chiusura gara Figura 3 – Sintesi del processo di gara telematica mediante procedura aperta 3 PRIMO ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO 3.1 ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO L’accesso al sistema telematico può essere fatto direttamente dal sito internet http://www.mercurio.provincia.tn.it (Home page sito Mercurio) oppure dalla sezione “Link utili” del portale dell’Agenzia per i Servizi all’indirizzo internet http://www.appalti.provincia.tn.it Link di accesso alla home page del sito Mercurio, per l’accesso al sistema telematico Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 13 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Dall’Home-Page del sito internet http://www.mercurio.provincia.tn.it, cliccare sul pulsante “Entra” e accedere ai servizi di e-procurement (sezione “Accedi ai Servizi di e-procurement”), inserendo le utenze provvisorie ricevute nella e-mail di avvenuta registrazione al sistema SAP-SRM. Figura 4 – Home page sito Mercurio Figura 5 – Accesso ai servizi di e-procurement Inserire ID Utente Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 14 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Inserire PASSWORD di primo accesso (da modificare obbligatoriamente) Selezionare LOGON Figura 6 – Schermata di Logon 1. L’utente non è modificabile, rimane quello assegnato nella comunicazione di avvenuta registrazione 2. Inserire la password ricevuta tramite e-mail nel campo “Password attuale” 3. Scegliere una nuova password ed inserirla nel campo “Nuova password”. Le regole da seguire nella scelta della password sono dettagliate nel paragrafo 3.2 - POLITICA DI GESTIONE DELLE PASSWORD. 4. Confermare la nuova password nel campo “Ripetere password” 5. Premere il tasto “Modificare”. Figura 7 – Cambio password Il messaggio avvisa del cambiamento della password. Premendo “Cont.” si accede al sistema Figura 8 – Messaggio di corretto cambio password La fase di accesso è conclusa; per navigare all’interno del sistema utilizzare il menù utente sulla sinistra. NB: Una volta selezionata la voce di menù a cui si è interessati è possibile anche lavorare con lo schermo intero, chiudendo il menù di sinistra. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 15 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 IMPORTANTE: Da questo momento in poi in ogni attività eseguita sul sistema SAP SRM non usare i tasti del browser di internet, ma utilizzare gli appositi link nelle pagine o tasti di navigazione previsti dal sistema SAP-SRM. Entrati nell’applicazione, sulla sinistra dello schermo è visualizzato il menu attraverso il quale è possibile accedere alle varie funzionalità offerte dal sistema. Per attivare la visualizzazione con lo schermo intero Per uscire dall’applicazione SAPSRM in modo corretto Per richiamare il Menù utente in qualsiasi momento Pubblicare gara: per creare, visualizzare e pubblicare e i cottimi telematici Figura 9 – Menù iniziale 3.2 POLITICA DI GESTIONE DELLE PASSWORD Di seguito le regole da seguire nella gestione della password personale: - Sono consentiti tutti i caratteri alfanumerici - Il sistema distingue i caratteri maiuscoli da quelli minuscoli - La lunghezza della password deve essere di 8 caratteri - All’utente è richiesto dal sistema di modificare la password scaduti i 60 giorni di calendario di possesso della precedente. Non è possibile riutilizzare password uguali alle 5 precedentemente utilizzate - Dopo 7 tentativi di accesso con password errata l’utenza viene automaticamente bloccata dal sistema. 4 ANAGRAFICA IMPRESE COTTIMI TELEMATICI (Voce di menu: Gestione appalti – Ricercare fornitori per invito). L’utente può verificare se vi sono fornitori abilitati per la categoria “Cottimi Lavori Pubblici” di proprio interesse utilizzando il report di “Ricercare Fornitori per invito” disponibile nel proprio menu. Lo stesso report permette di invitare le imprese alle gare telematiche se si dispone di un documento gara già creato e con stato “In attesa”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 16 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Cottimi e lavori pubblici * Ricerca fornitori in entrambi gli elenchi con criteri di ricerca specifici sui dati di anagrafica. Restituisce come risultato le imprese presenti negli elenchi (Centrali o specifici della propria Organizzazione) ma con la possibilità di filtrare gli stessi secondo i dati di anagrafica: - anagrafica centrale (categoria e classifica SOA) - anagrafica specifica del gruppo acquisti (ambito territoriale, specializzazione e status fornitore). Scegliere ove ricercare i fornitori: - Elenchi Centrali selezionare “Fornitori Centrali Acquisti” - Elenchi Specifici selezionare l’Organizzazione alla quale si appartiene Categoria merceologica “Cottimi lavori pubblici” Figura 10 - Ricerca Fornitori Dopo aver avviato la ricerca con l’apposito tasto “Cerca” si visualizzano i seguenti risultati: Visualizzare l’anagrafica del fornitore (dati comuni) Cliccare sulla ragione sociale Visualizzare l’anagrafica (dati specifici) Cliccare su dettaglio Esempio di anagrafica Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 17 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 11 - Anagrafica Fornitori 4.1 ANAGRAFICA SPECIFICA (Voce di menu: Dati anagrafici – Fornitori – Requisiti tecnico-economici). In questa sezione è possibile alimentare i dati relativi all’anagrafica del fornitore specifica per il Gruppo acquisti cui appartiene l’utente inserendo il numero del BP del fornitore. I dati inseriti sono visibili e utilizzabili solo dagli utenti del Gruppo acquisti che alimentano i dati. Requisiti tecnico economici - Per alimentare i dati specifici dei fornitori inserire il Codice Fornitore (Business Partner) + “Modificare” - Per visualizzarli semplicemente inserire il Codice Fornitore (Business Partner) + “Visualizza” - E’ possibile visualizzare i dati specifici dei fornitori per un singolo Gruppo acquisti ricercando, oltre al Codice Fornitore (Business Partner), anche il Gr. Acquisti + “Visualizza” Figura 12 - Transazione per caricare dati anagrafica specifica In particolare per la voce “Specializzazione”, avendo scelto di non gestire preliminarmente una tabella con tutti i codici specializzazioni, l’elenco dei valori inseriti andrà a popolarsi progressivamente sulla base dei valori e dei codici inseriti a sistema all’interno della singola impresa. Giudizio Gestitoe in anagrafica Centrale Certificazioni SOA Gestite in anagrafica Centrale Altre Certificazioni Gestite in anagrafica Centrale Anagrafica specifica I dati qui alimentati sono riservati in modifica al gruppo acquisti al quale si appartiene Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 18 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Ambito territoriale/Ubicazione Si specificano gli ambiti territoriali di fornitura dell’impresa/ditta Specializzazioni Si specificano le specializzazioni dell’impresa Figura 13 - Dettaglio dati anagrafica (centrale e specifica per Gruppo acquisti) 5 ASSEGNAZIONE DELLA GARA TELEMATICA (Voce di menu: Gestione appalti – Assegnazione procedimento). Gli utenti autorizzati all’utilizzo della voce di menù “Assegnazione procedimento” hanno la possibilità di assegnare la gara telematica ad uno o più utenti registrati sul sistema telematico, appartenenti all’Organizzazione acquisti per cui risulta autorizzato l’utente che sta procedendo con l’assegnazione. 5.1 AUTORIZZAZIONE SUL PROCEDIMENTO L’operazione di assegnazione ha l’obiettivo di “blindare” il procedimento e consentirne la visibilità, la modifica, l’invio e la visualizzazione delle comunicazioni ad esso inerenti ai soli utenti definiti come assegnatari della procedura di gara telematica. Nel caso in cui tale opzione non venga attivata, non andando a popolare il gruppo degli assegnatari del procedimento, le autorizzazioni alla gara saranno di tipo “non blindato” e tutti gli utenti autorizzati per l’Organizzazione acquisti della gara telematica potranno visualizzarne i dati e inviare comunicazioni. Le attività che, in vario modo, sono soggette al controllo di assegnazione della gara telematica, e che quindi, in caso di procedimento “blindato”, potranno essere a disposizione dei soli utenti assegnatari, sono le seguenti: Elaborare gara Ricerca fornitori per invito (per le procedure ad invito) Generazione documento sintesi appalto per firma Caricamento documento sintesi appalto firmato Invio comunicazione Risposta Chiarimenti Invio comunicazione Sospensione appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Riattivazione appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Annullamento appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Proroga appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Informativa procedimento Visualizzazione documento sintesi gara firmato Visualizzazione Monitor PEC Apertura buste Visualizzazione documento sintesi offerta firmato Simulazione ranking Visualizzazione ranking simulato Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 19 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Generazione ranking Generazione verbale di gara Caricamento verbale di gara firmato Visualizzazione verbale di gara firmato Generazione lettera esito Visualizzazione comunicazioni e allegati (lettere esito) Invio comunicazione Revoca appalto (per le procedure ad invito) Verifica accessi per procedimento 5.2 ASSEGNAZIONE DEL PROCEDIMENTO Prima di procedere alle operazioni di assegnazione del procedimento è necessario creare la gara telematica e salvarla in bozza, anche se incompleta di qualsiasi dato (vd. par. 6). L’utente che dispone della voce di menù “Assegnazione procedimento” ha la possibilità di definire (in creazione, in inserimento o in cancellazione) gli utenti assegnatari dei procedimenti di competenza della/e organizzazioni acquisti sulle quali risulta autorizzato, per i soli utenti assegnatari che abbiano autorizzazione alla gestione di procedimenti (in visibilità o modifica) per la/e medesima/e Organizzazioni acquisti. Per procedere all’assegnazione del procedimento, l’utente seleziona la funzionalità “Assegnazione procedimento” dal menu posto nella parte sinistra dello schermo. 5.2.1 Ricerca e selezione dei procedimenti per l’assegnazione Nella prima sezione visualizzata nella parte superiore della schermata, utilizzando i filtri di ricerca disponibili, è possibile ricercare i procedimenti di gara telematica per i quali definire/modificare il gruppo di assegnatari ovvero per i quali consultare le assegnazioni già presenti. Figura 14 – Ricerca dei procedimenti da assegnare o per cui consultare le assegnazioni già presenti I criteri di ricerca dei procedimento sono: Numero identificativo del procedimento (sul sistema Sap); Nome del procedimento; Stato del procedimento (non è possibile creare/modificare assegnazioni su procedimenti con stato “Cancellato”, ma solo visualizzare eventuali precedenti assegnazioni); Data di elaborazione del procedimento; Utente assegnatario del procedimento. Premendo il tasto “Avvio” si avvia la ricerca delle gare già create a sistema, per le quali l’utente è autorizzato ad effettuare o visualizzare l’assegnazione. La lista dei procedimenti ricercati è consultabile all’interno della sezione “Selezione Gara/Procedimento”, in cui sono consultabili i dati identificativi della gara (numero identificativo, nome, tipologia, Organizzazione e Gruppo acquisti, Data/ora termine presentazione offerte, Stato procedimento). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 20 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 15 – Lista dei procedimenti ricercati Per procedere alla creazione/modifica/visualizzazione del gruppo di assegnatari del procedimento è necessario selezionare la riga corrispondente al procedimento di interesse. È ammessa la sola selezione singola del procedimento di gara telematica da assegnare. Non è invece ammessa la selezione multipla di più righe (più procedimenti), poiché risulta possibile elaborare per l’assegnazione solo singoli procedimenti. Cliccando sulla riga corrispondente al procedimento di interesse si accede alla sezione “Assegnazione utenti abilitati per gara/procedimento”, in cui è possibile procedere con le operazioni di assegnazione. Figura 16 – Selezione del procedimento di interesse 5.2.2 Creazione del gruppo di assegnatari Se per il procedimento di interesse non è ancora stato definito un gruppo di utenti assegnatari, la sezione “Assegnazione utenti abilitati per gara/Procedimento” consentirà di creare l’assegnazione, definendo l’elenco degli utenti abilitati alla gestione della gara telematica. L’inserimento di un nuovo utente può essere fatto: cliccando sul pulsante “Aggiungi riga”; Figura 17 –Inserimento di un assegnatario Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 21 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 attivando l’help di ricerca degli utenti assegnatari, nella colonna “Nome utente”; Figura 18 – Help di ricerca degli utenti assegnatari ricercando e selezionando l’utente da aggiungere all’assegnazione del procedimento, nella finestra “Nome utente con documento di modifica”; Figura 19 –Ricerca e selezione degli utenti assegnatari aggiornando i dati relativi all’utente inserito, mediante selezione del tasto “Invio” dalla tastiera ovvero procedendo direttamente al salvataggio dei dati di assegnazione (pulsante “Salvare”). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 22 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 20 –Aggiornamento dei dati e/o salvataggio dell’assegnazione Figura 21 –Richiesta salvataggio dell’assegnazione Figura 22 –Conferma salvataggio dell’assegnazione Qualora non si volessero salvare i dati relativi all’assegnazione in elaborazione, è possibile uscire dall’assegnazione, abbandonando la sezione di “Assegnazione utenti abilitati per gara/procedimento” con il pulsante “Annullare”. Figura 23 –Annullamento operazioni di assegnazione 5.2.3 Visualizzazione del gruppo di assegnatari Se per il procedimento di interesse risulta già definito un gruppo di utenti assegnatari, la sezione “Assegnazione utenti abilitati per gara/Procedimento” mostrerà l’elenco degli utenti abilitati alla gestione della gara telematica in quel momento, evidenziando il “Nome utente” e il “Nome/Cognome utente” di ciascuno di essi. La tipologia di utente (“Tipo utente”) è di default “Assegnatario” ed evidenzia che quel determinato utente, su quello specifico procedimento ha l’autorizzazione in visibilità, modifica, invio e visualizzazione delle comunicazioni di cui al par. 5.1. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 23 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 24 –Visualizzazione delle assegnazioni È possibile esportare l’elenco degli assegnatari del procedimento cliccando sul pulsante “Esportazione” >>”Export to Spreadsheet”. Figura 25 –Esportazione degli utenti assegnatari del procedimento 5.2.4 Modifica del gruppo di assegnatari Se per il procedimento di interesse risulta già definito un gruppo di utenti assegnatari, la sezione “Assegnazione utenti abilitati per gara/Procedimento” dà la possibilità di procede alla modifica delle assegnazioni già effettuate, mediante inserimento di nuovi utenti assegnatari (vd. par. 5.2.2) ovvero mediante cancellazione di uno o più utenti assegnatari, fino alla potenziale cancellazione dell’intero gruppo di utenti assegnatari. La cancellazione di un assegnatario può essere eseguita selezionando la riga ad esso relativa e cliccando successivamente sul pulsante di cancellazione “Cancellare riga”, accertandosi di salvare correttamente i dati di assegnazione modificati. La cancellazione di un assegnatario può essere eseguita anche, contestualmente all’inserimento di un nuovo utente assegnatario, sovrascrivendo l’assegnatario già presente, mediante sostituzione del “Nome utente” e successivo salvataggio dei dati. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 24 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 26 –Cancellazione di un assegnatario 6 GESTIONE DELLA GARA TELEMATICA (Voce di menu: Gestione appalti – Elaborare gara). CREARE GARA: Il banditore seleziona la funzionalità “Elaborare Gara” dal menu posto nella parte sinistra dello schermo. Nella prima sezione visualizzata nella parte superiore della schermata, utilizzando il menù a tendina “Selezionare un tipo di operazione”, selezionare la voce “Massimo ribasso” o “Prezzo Unitario” e cliccare sul tasto “Creare”. RICERCARE DOCUMENTO DI GARA: La seconda sezione “Cercare Appalto”, viene utilizzata per ricercare le gare mediante impostazione dei filtri di ricerca; premendo il tasto “Inizio” si avvia la ricerca delle gare già create a sistema. E’ possibile anche ricercare una gara inserendo nell’apposita stringa il numero o il nome della gara stessa. Cercare una gara: impostare i filtri di ricerca e poi “Avvio” Figura 27 – Creazione Gara La ricerca di una gara può essere fatta anche attraverso l’inserimento del codice CIG identificativo della procedura, come di seguito illustrato. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 25 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 28 – Ricerca per codice CIG Per ogni tipologia di gara, i dati che possono essere inseriti sono suddivisi in “Dati di Testata” (date di riferimento, testi, allegati, ecc.) validi per la gara in generale e “Dati di Posizione” (date di consegna, quantità, testi, allegati, ecc.) relativi al dettaglio di una specifica posizione di gara. 6.1 DATI DI TESTATA I Dati di Testata della gara sono suddivisi in più sezioni di seguito descritte: Stato e Versioni si aggiornano sulla base di modifiche apportate al documento Sezione dedicata alla documentazione di gara Sezione ove inserire i fornitori (per le procedure ad invito) e visualizzare le offerte da loro presentate Anagrafica del Banditore Per impostare i parametri (date) di gara Figura 29 – Sezione "Dati di testata" Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 26 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 6.1.1 Dati di base Nei Dati di Base si definiscono le caratteristiche generali della gara; in particolare per la creazione di una procedura di gara telematica è opportuno valorizzare i seguenti campi: Nome del campo Descrizione del campo Nome della Gara il numero viene attribuito automaticamente dal sistema, mentre il nome della gara può essere modificato. In automatico il sistema inserisce un nome legato all’utente che sta creando la gara e alla data/ora di creazione della gara stessa. attribuito automaticamente dal sistema in funzione del tipo di gara selezionato in fase di creazione non è necessario compilarlo (se alimentato aiuta la ricerca) “Appalto NON pubblico” (per le procedure ad invito) “Appalto pubblico” (per le procedure aperte) valorizzata in automatico dal sistema Tipo di operazione Categoria prodotto Tipo di pubblicazione Organizzazione acquisti responsabile Gruppo acq. Responsabile Data inizio Data fine Data/ora di apertura Fine del periodo di vincolo Divisa Informazioni prezzo dettagliate Necessarie offerte tutte le pos. per Offerente aut. a vis. pond. L'off. può essere modificata Documento successivo Offerente autorizz. a agg. pos. Data di creazione Tipologia di apertura buste 2 valorizzata in automatico dal sistema. Data/ora entro la quale le imprese devono presentare offerta Solo se trascorsa tale data/ora sarà possibile aprire le buste a sistema (apposita funzionalità descritta in seguito) Corrisponde al periodo di validità dell’offerta EUR Euro (divisa UME) Nessun prezzo (per i LLPP) Prezzi semplici (per le forniture di beni e servizi) flag 1 da valorizzare qualora si voglia obbligare le imprese a presentare offerte per tutte le posizioni (lotti) indicate nella gara flag da valorizzare per permettere alle imprese di modificare le offerte presentate, presentandone di nuove fino alla data di “termine presentazione offerta” Ordine di acquisto o contratto Permette all’impresa di aggiungere posizioni Campo data/ora automatico “Nessuna apertura” “Apertura plichi” “Apertura 2 step” “Apertura 3 step” Cosa valorizzare (manuale/automatico) Automatico, (modificabile) Automatico Consigliato Richiesto Automatico Automatico (modificabile) Richiesto Richiesto Automatico Consigliato Automatico Richiesto 1 Flag: corrisponde al visto segnato Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 27 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Nome del campo Descrizione del campo Valore previsto Esprimere in € il valore contrattuale della gara Data/ora a partire dalla quale l’impresa può presentare le offerte (invio offerta), dopo averle eventualmente abbozzate. Data/ora entro la quale le imprese possono richiedere chiarimenti (apposita funzionalità descritta in seguito); il responsabile del procedimento risponderà entro i termini stabiliti. obbligo valido a livello di testata: obbliga le imprese ad inserire almeno un allegato nei dati generali del documento di offerta. valorizzata quando si pubblica la graduatoria (apposita funzionalità descritta in seguito) Specificare il codice CIG della procedura Valorizzare per annullare il procedimento Valorizzare per sospendere il procedimento (o riattivarlo mediante deselezione) Inizio Validità Fine Validità Data termine anteprima Ora termine anteprima Data termine chiarimenti Ora termine chiarimenti Obbligo allegati Data e ora generazione ranking Codice CIG Procedimento annullato Procedimento Sospeso Cosa valorizzare (manuale/automatico) Consigliato Consigliato Automatico Consigliato Tabella 2 - Campi parametri (N.B.: i campi indicati a sistema con asterisco rosso sono obbligatori) (N.B.:nella tabella sono evidenziati i campi che hanno diverso trattamento in relazione alla diversità di procedura o alla diversità dell’oggetto dell’appalto). 6.1.2 Partner In questa sezione si visualizzano i dati del Partner (utente) che predispone la gara. In automatico il sistema rileva l’utente che crea il documento di gara. Il Sistema propone come Richiedente colui che ha creato il documento di gara Dest. Merci – Indirizzi Forn. – Ubicazione Sono campi da utilizzare se si dispone di un sistema integrato con ciclo passivo. 2 Il significato di dettaglio del campo relativo alla tipologia di apertura buste e le sue implicazioni viene descritto al par. 8. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 28 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 30 – Dati di Testata – Partner 6.1.3 Offerente offerte (solo per cottimo telematico) In questa sezione possono essere inserite le imprese da invitare nelle procedure ad invito. Il documento di gara che si aggiorna sulla base dei tempi trascorsi, parametri e offerte presentate, ripropone in questa schermata anche le offerte presentate dalle imprese. COME INSERIRE LE IMPRESE INVITATE Per l’invito delle imprese alla gara possono è indispensabile che si siano già svolte le seguenti attività: 1. la stazione appaltante è stata incaricata extrasistema di inserire le imprese (su indicazione della Struttura competente); 2. la stazione appaltante crea il cottimo telematico Parcheggia il documento di cottimo; Utilizza la transazione “Ricercare fornitori per invito” e sceglie le imprese secondo invito casuale o discrezionale. Ricerca fornitori in Entrambi gli elenchi con criteri di ricerca specifici sui dati di anagrafica. * Restituisce come risultati i fornitori presenti negli elenchi (Centrali o specifici della propria Organizzazione) ma con la possibilità di filtrare gli stessi secondo i dati di anagrafica: - anagrafica generale (categoria, classifica e ambito territoriale) - anagrafica specifica del gruppo acquisti (specializzazione e status fornitore). Scegliere ove ricercare i fornitori: - Elenchi Centrali selezionare “Fornitori Centrali Acquisti” - Elenchi Specifici selezionare l’Organizzazione alla quale si appartiene Categoria merceologica “Lavori Pubblici” Figura 31 - Ricerca Fornitori per invito La possibilità di utilizzo della transazione specifica per l’invito delle imprese alle gare è solamente antecedente alla data ora di pubblicazione. Diversamente può essere utilizzata unicamente per visualizzare (senza invitare) gli elenchi delle imprese registrate per le diverse categorie merceologiche disponibili a sistema. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 29 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Dati di dettaglio Nr. Inviti Nr. Agg. Imp. Ultima Gara Importo complessivo Azione Anagrafica del fornitore Cliccare sulla Ragione Sociale per accedere ai dati del Fornitore Figura 32 - Anagrafica Fornitori Il dettaglio dell’impresa (cliccando sull’icona si visualizzano i dati qualificativi). IMPORTANTE: il fatto che un’impresa sia stata selezionata con invito casuale piuttosto che discrezionale sarà tracciato all’interno del verbale delle operazioni. - Invito casuale: specificando il numero delle imprese che si desidera invitare in modo “non discrezionale”, il sistema avvia una selezione secondo un algoritmo casuale e cliccare su “invito casuale”. Invito casuale - Specificare il numero dei fornitori da invitare. Cliccare su “Invito casuale” Attendere Messaggio: “Fornitori invitati correttamente”. Figura 33 - Invito casuale - Invito singolo: selezionare l’impresa/e di proprio interesse e cliccare su “invito singolo”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 30 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Invito singolo - Selezionare con un “visto” le imprese di interesse. Cliccare su “Invito singolo”. Attendere Messaggio: “Fornitori invitati regolarmente”. Figura 34 - Invito singolo Nota operativa: nel caso dell’invito delle imprese si evidenzia che è di responsabilità degli utenti che hanno la transazione per l’invito delle imprese alle gare (quali Delegato e/o Sostituto) a non procedere se il Dirigente è presente (per quanto riguarda il Sostituto) o ha richiesto di operare (per quanto riguarda il Delegato). Il sistema non effettua alcun controllo aggiuntivo di tipo puntuale sull’utente che sta inserendo le imprese all’interno del documento di gara telematica. Sia il Dirigente, sia il Delegato che il Sostituto dispongono nel sistema applicativo della transazione per l’invito e quindi, potenzialmente, possono inserire le imprese all’interno della gara con stato “In attesa”. 6.1.4 Documenti In questa sezione si inseriscono eventuali testi (appunti interni visualizzabili solo dalla stazione appaltante oppure testi visualizzabili dalle imprese invitate alla gara ed allegare dei documenti alla testata del documento di gara. In particolare la schermata è suddivisa in due parti: Testi e Allegati. IMPORTANTE: gli allegati che costituiscono la documentazione di gara (firmati digitalmente o meno) possono essere caricati a sistema prima o dopo la generazione del documento in formato .pdf della gara. Laddove anche gli allegati di gara siano da firmare digitalmente, per una maggior efficienza del processo di firma, si consiglia di: - procedere ad alimentare tutti i valori a livello di testata e posizione; - generare il documento di sintesi del cottimo (in formato .pdf); - inviare alla firma del Dirigente/Sostituto/Delegato congiuntamente sia il documento in formato .pdf della gara sia gli altri documenti allegati alla gara. SEZIONE TESTI Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 31 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Sezione testi Testo com. pos. vac.: permette al banditore di segnalare un testo al fornitore (il testo sarà inserito anche nella mail di invito) Figura 35 – Dati di Testata – Documenti – Testo SEZIONE ALLEGATI Nella sezione “Allegati” il banditore inserisce gli allegati che poi saranno visualizzati dalle imprese (disciplinare di gara, capitolato speciale, schede tecniche, ecc.). Sezione Allegati Cerca e aggiungere: permette di selezionare i documenti di gara (si consiglia versione .pdf). Se i documenti sono firmati digitalmente il sistema effettua un controllo sul dimensionamento massimo pari a 4 MB per allegato. Figura 36 – Dati di Testata – Documenti – Allegati IMPORTANTE: nel caso in cui dovessero riscontrarsi problemi nel caricare allegati verificare i requisiti di sistema (Java RE) o contattare il Gestore del Sistema. 6.2 DATI DI POSIZIONE I Dati Posizione della gara telematica, nella schermata di riepilogo (“riepilogo Posizioni”) contengono i principali dati economici di sintesi. Nel caso di affidamento di LLPP le posizioni non indicheranno le singole lavorazioni che compongono l’opera, ma bensì l’intera opera da eseguire. Nella tabella visualizzata sono raccolte le principali informazioni relative alla singola posizione: Numero posizione: identificativo della posizione della gara telematica (per le gare telematiche sui LLPP sarà sempre presente una sola posizione) Descrizione: descrizione della posizione della gara telematica Categoria prodotto: esplorando il menù a tendina si visualizzano le categorie di prodotto; cliccando sui puntini di sospensione il sistema rimanda a schermata per la ricerca di altre categorie, selezionare “Lavori Pubblici”. Quantità: quantità e unità di misura della gara telematica. Esplorando il menù a tendina, selezionare l’indicatore della quantità (a corpo, a misura, a corpo e a misura); cliccando sui puntini di sospensione si visualizzano tutte le unità di misura. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 32 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Dettaglio Posizione Per ogni Posizione è disponibile il dettaglio Posizioni Compilare i campi: Descrizione Categoria prodotto “LAVORI PUBBLICI” Quantità Figura 37 – Dati di Posizione – Riepilogo 6.2.1 Dati di posizione – Dati di base Cliccando sull’icona oppure il link-numero posizione nella colonna “posizione” della tabella di riepilogo, si entra nel dettaglio della posizione, dove è possibile inserire i dati economici di dettaglio della gara telematica (Sezione Dati Posizione – Dati di Base) Link per uscire dalle gara DETTAGLIO della POSIZIONE Indietro al riepilogo posizioni per uscire dal dettaglio Dettagli economici del cottimo telematico: “Importo a Ribasso”: importo a base di gara che l’impresa dovrà ribassare; “Oneri di sicurezza”: oneri della sicurezza, che vanno ad aggiungersi all’importo a base di gara, che verrà ribassato dall’impresa, per la definizione del valore complessivo di affidamento. Figura 38 – Dati di Posizione – Dettaglio Posizione Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 33 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 6.2.2 Dati di posizione – Documenti In questa sezione si inseriscono eventuali testi (appunti interni visualizzabili solo dalla Stazione appaltante oppure testi visualizzabili dalle imprese) ed allegare dei documenti alla posizione del documento di gara). Per il funzionamento si rimanda al paragrafo 6.1.4 “Documenti”. 6.3 DEFINIZIONE ALLEGATI OBBLIGATORI PER L’IMPRESA Nella sezione ‘Attributi’ possono essere definite - sia a livello di testata che nel dettaglio della singola posizione - le tipologie di documenti che l’impresa sarà obbligatoriamente tenuta ad allegare all’offerta telematica. Tali documenti sono già suddivisi in categorie e sottocategorie. Di seguito, l’elenco delle tipologie/gruppi e i documenti specifici predefiniti 3: - - Gruppo: Documenti amministrativi o Dichiarazioni Sostitutive Art. 38 o Dichiarazioni Subappalto Gruppo: Documenti Economici o Analisi Prezzi Telematica o Elenco Prezzi o Lista Categorie Gruppo: Documenti Tecnici o Curriculum Vitae o Scheda Referenze Professionali L’obbligatorietà può essere definita contemporaneamente a livello di testata del documento di gara ed a livello di posizione. Nota: L’obbligo di inserimento allegati è svincolato dalla modalità di apertura buste appalto selezionata in fase di preparazione gara “Tipologia di apertura buste”. Tuttavia, la visibilità degli allegati che l’impresa sarà obbligata a classificare tra le categorie/sottocategorie è vincolata alle fasi di apertura buste (amministrativa, tecnica, economica). A) Ricerca attributi documentali La ricerca degli attributi documentali può essere eseguita accedendo al TAB “Attributi” dei dati di testata dell’appalto, selezionando il “Gruppo” (Categoria) di documenti per cui si vuole procedere dal menù a . tendina e cliccando sul pulsante A seconda del tipo di apertura buste impostata nei dati di testata dell’appalto telematico la ricerca degli attributi documentali all’interno dei “Gruppi” (Categorie), verrà ristretta alle categorie corrispondenti. - Per una procedura di gara con tipologia di apertura buste “Apertura plichi” (apertura unica e simultanea di tutte le buste) sarà possibile ricercare attributi documentali di tipo amministrativo; - Per una procedura di gara con tipologia di apertura buste “Apertura due step” (apertura separata della busta amministrativa, rispetto a quella economica) sarà possibile ricercare attributi documentali di tipo amministrativo ed economico; Il numero dei documenti associati a ciascuna categoria/gruppo – amministrativo, tecnico, economico – può essere ampliato contattando il Gestore del Sistema. 3 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 34 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 39 –Ricerca degli attributi per “Gruppo” (Categoria) per una gara con “Apertura due step” - Per una procedura di gara con “Apertura tre step” (apertura separata della busta amministrativa, rispetto a quella tecnica e rispetto a quella economica) sarà possibile ricercare attributi documentali di tipo amministrativo, tecnico ed economico. Attributi documentali che, se inseriti, determinano per l’impresa l’obbligo di allegare i relativi documenti all’offerta (classificandoli nelle rispettive sottocategorie di attributi documentali definite per l’appalto). Gruppo (Categoria): permette di ricercare gli attributi documentali per la definizione dei documenti obbligatori per l’impresa. Il campo si alimenta in dipendenza del “Tipo apertura buste” definito in testata. Figura 40 – Dati di Testata – Attributi. Ricerca attributi documentali B) Inserimento attributi documentali L’inserimento degli attributi documentali può essere eseguito spuntando il documento di interesse nella sezione dei risultati della ricerca e cliccando sul pulsante . Pulsante per l’inserimento degli attributi documentali selezionati, nei dati di testata dell’appalto telematico. L’aggiunta degli attributi determina per l’impresa l’obbligo di allegare all’offerta telematica le tipologie di documenti definiti tramite gli attributi documentali. Figura 41 – Dati di Testata – Attributi. Inserimento documenti obbligatori richiesti Gli attributi inseriti vengono rilevati nella sezione “Attributi nel liv. testata”, e viene evidenziata la tipologia di attributo (ad es. “Documenti amministrativi di gara richiesti”). Eventualmente, ripetere le operazioni precedenti per ogni tipologia/gruppo di documenti. La cancellazione degli attributi può eventualmente essere eseguita, dopo il loro inserimento, mediante selezione del pulsante di cancellazione (“bidone”). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 35 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 42 – Dati di Testata – Attributi. Documenti obbligatori inseriti correttamente ATTENZIONE: Il semplice inserimento degli attributi equivale di per sé alla definizione delle tipologie di documenti obbligatoriamente richiesti all’impresa (distinti in categorie di documenti amministrativi, tecnici, economici). Non va selezionato l’indicatore di “Inserimento obblig.”, che invece viene utilizzato per definire i controlli di obbligatorietà nella compilazione, da parte dell’impresa, degli attributi automatici nel caso di valutazione con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Figura 43 – Dati di Testata – Elenco completo documenti che obbligatori per l’inserimento dell’offerta Figura 44 – Dati di Posizione – Elenco completo documenti che obbligatori per l’inserimento dell’offerta 6.4 CONTROLLARE LA GARA TELEMATICA Se la propria gara telematica è completa, prima di procedere alla firma digitale della stessa e alla successiva pubblicazione è possibile controllarla. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 36 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Utilizzando l’apposito tasto “CONTROLLARE ( ), il sistema effettua alcuni controlli (es. mancato inserimento del termine di presentazione delle offerte); se il Sistema rileva delle incompletezze le segnala mediante la messaggistica presente a fondo pagina. Le tipologie di messaggi che il sistema può fornire sono di 3 tipi: Messaggi di avviso (color verde) Sono messaggi di avviso per l’utente, di tipo informativo e non bloccanti per la pubblicazione della gara telematica. Messaggi di alert (color giallo) Sono messaggi di attenzione per l’utente ma non sono bloccanti per la pubblicazione della gara telematica. Messaggi bloccanti (color arancio) Sono messaggi di attenzione per l’utente, bloccanti per la pubblicazione della gara telematica. Le casistiche più frequenti di messaggi attivabili tramite il pulsante “Controllare” sono le seguenti: • Mancato inserimento del Temine di presentazione delle offerte (“Data fine”): il sistema segnala che al’interno della gara telematica non è stato valorizzato il termine di presentazione delle offerte. • Mancato inserimento della quantità di posizione: il sistema segnala che al’interno della gara telematica, nella sezione “Dati di posizione” non è stata valorizzata la quantità della posizione. • Mancato inserimento della categoria di posizione: il sistema segnala che al’interno della gara telematica, nella sezione “Dati di posizione” non è stata valorizzata la categoria (Lavori Pubblici) della posizione. • Mancato inserimento dell’importo soggetto a ribasso: il sistema segnala che al’interno della gara telematica, nella sezione “Dati di posizione>>Dati di base” non è stato valorizzato l’Importo soggetto a ribasso. • Dimensioni del file ridotte: il sistema segnala che le dimensioni del file sono ridotte. E’ opportuno che l’utente controlli se il file caricato a sistema ha un contenuto significativo. • Mancato inserimento di invitati (per il cottimo telematico): il sistema segnala che per la procedura di cottimo non sono state inserite imprese invitate alla procedura. • Mancato inserimento della tipologia di apertura buste: il sistema segnala che per la gara telematica deve essere dichiarata la tipologia di apertura buste: Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 37 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 • Mancata firma del documento di sintesi della gara telematica: l’utente può pubblicare la gara telematica solo dopo aver obbligatoriamente firmato e ricaricato a sistema il documento di sintesi dell’appalto. Accanto alle casistiche sopra riportate, in fase di controllo della gara telematica, si possono evidenziare casistiche di anomalie segnalate mediante la messaggistica di sistema, legate specificamente alla firma digitale della documentazione allegata all’appalto. Di seguito le casistiche possibili: • I documenti firmati digitalmente, non sono in formato .pdf: il sistema, considerando i documenti che l’utente può caricare all’interno della gara telematica, accetta solo documenti che abbiano formato PDF e che siano firmati digitalmente (con estensione .pdf.p7m o .pdf). Figura 45 – Documenti firmati digitalmente, non in formato pdf. • I documenti firmati digitalmente, hanno dimensioni maggiori di 4 megabyte: il sistema, considerando i documenti che l’utente può caricare all’interno della gara telematica, accetta solo documenti che siano firmati digitalmente e abbiano dimensioni non maggiori di 4 megabyte. Figura 46 – Documenti firmati digitalmente, con estensione maggiore di 4MB. • I documenti sono firmati digitalmente, ma con certificato di firma scaduto o non supportato: il sistema, considerando i documenti che l’utente può caricare all’interno della gara telematica, accetta solo documenti che siano firmati digitalmente con certificato non revocato e validamente rilasciato da CA (Certification Authority) accreditate presso il CNIPA, che il sistema è in grado di supportare (vedi par. 14.1 - FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI. Figura 47 – Documenti firmati digitalmente con certificato scaduto. 6.5 SALVARE LA GARA TELEMATICA Al termine delle operazioni è necessario salvare la propria gara telematica attraverso il pulsante “PARCHEGGIARE” ( ). Un messaggio avvisa che la gara è stata salvata in memoria. Figura 48 – Gara telematica – Conferma salvataggio. L’attività di salvataggio (“Parcheggio”) della propria gara telematica è un’operazione preliminare alla firma digitale del documento di sintesi dell’appalto per la pubblicazione dello stesso da parte della stazione appaltante (Vedi paragrafo 6.6- FIRMARE LA GARA TELEMATICA). In ogni momento, tuttavia, l’utente può salvare la gara telematica che sta elaborando a sistema, tramite il pulsante “Parcheggiare”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 38 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 6.6 FIRMARE LA GARA TELEMATICA (Voce di menu: Firma digitale - Appalti – Firma digitale appalto). Sinteticamente, il processo di firma digitale della gara telematica è descritto nella figura sotto riportata. Doc. sintesi cottimo appalto Dati appalto Documento firmato digitalmente Documento in formato pdf Doc. sintesi appalto Figura 49 – Sintesi del processo di firma del documento di sintesi dell’appalto. 6.6.1 Creare il documento di sintesi dell’appalto Conclusa la fase di inserimento dei dati di gara (testi, documentazione firmata digitalmente, importo soggetto a ribasso e oneri della sicurezza) dopo averne controllato la completezza e averlo salvato in memoria, è possibile scaricare dal sistema il “Documento di sintesi dell’appalto”, che andrà firmato digitalmente e ricaricato a sistema, per poter procedere con la pubblicazione della gara telematica stessa. Per creare il documento di sintesi dell’appalto da firmare digitalmente utilizzare l’apposita voce di menù “Firma digitale appalto”. Valorizzando il campo “Numero Documento” con il numero della gara telematica salvata sul sistema e avendo cura di controllare che sia selezionata l’opzione “Gara”, mediante la selezione del pulsante “Prepara doc. per firma” il sistema crea un documento con estensione .pdf che riepiloga i dati della gara telematica precedentemente salvata. Creare pdf di sintesi dell’appalto Inserire il numero dell’appalto Selezionare “Gara” Cliccare su “Prepara doc. per firma” Figura 50 – Creazione documento di sintesi dell’appalto. In questa fase del processo di firma digitale della gara telematica il sistema controlla eventuali incompletezze negli allegati della gara telematica e le segnala mediante la messaggistica presente nella schermata di gestione della firma digitale. Le casistiche di messaggi attivabili in questa fase di firma digitale (creazione del documento di sintesi dell’appalto) sono le stesse descritte al paragrafo 6.4 - CONTROLLARE LA GARA TELEMATICA. Se tutti i controlli effettuati dal sistema hanno esito positivo, alla selezione del pulsante “Prepara doc. per firma” il sistema crea il documento di sintesi dei dati dell’appalto, il cui contenuto è riportato nella figura sottostante. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 39 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 51 – Documento di sintesi dell’appalto Tale documento contiene i principali dati della procedura di gara, economici e di riferimento alla documentazione di gara, e certifica che la gara telematica è stata firmata digitalmente a sistema da parte del Dirigente della Stazione appaltante o dal Delegato o Sostituto del Dirigente. 6.6.2 Firmare e ricaricare il documento di sintesi dell’appalto Il documento di sintesi dell’appalto, una volta creato, deve essere salvato in locale sul proprio personal computer e firmato digitalmente. Per la parte relativa alla firma digitale del documento di sintesi dell’appalto si rimanda alle operazioni specificate nella sezione del manuale dedicata alla firma dei documenti (paragrafo 14.1 -FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI). Una volta firmato digitalmente, il documento di sintesi dell’appalto dovrà essere ricaricato a sistema per poter poi pubblicare la gara telematica nei confronti delle imprese. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 40 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Caricare pdf sintesi appalto firmato digitalmente Inserire il numero dell’appalto Selezionare “Gara” Cliccare “sfoglia” e rilevare il documento di sintesi con estensione .p7m o .pdf (firmato digitalmente) Cliccare “Carica doc e Firma” l’appalto risulta ora pronto per la pubblicazione. Figura 52 – Carica documento di sintesi dell’appalto, firmato digitalmente. In questa fase del processo di firma digitale dell’appalto il sistema controlla eventuali incongruenze e le segnala mediante la messaggistica presente nella schermata di gestione della firma digitale. Le casistiche più frequenti di messaggi attivabili in questa fase di firma digitale dell’appalto sono le seguenti: • L’utente non dispone dei poteri di firma: il sistema, considerando i documenti che l’utente può caricare all’interno della gara telematica, accetta solo documenti che abbiano formato PDF e che siano firmati digitalmente (con estensione .pdf.p7m o con estensione .pdf), con certificato contenente uno dei codici fiscali associati all’utente che sta elaborando la gara telematica (presumibilmente quello del Dirigente, o Sostituto o Delegato del Dirigente). • Il documento creato dal sistema, non corrisponde al documento firmato ricaricato sul sistema: il sistema, in fase di ricaricamento (upload) del documento di sintesi, controlla che venga caricato il medesimo documento creato in precedenza dal sistema, firmato digitalmente (estensione .p7m o .pdf). Figura 53 – Errore nel confronto dei documenti di sintesi. • Prima di ricaricare il documento di sintesi dell’appalto, la Stazione appaltante ha effettuato modifiche sull’appalto: il sistema segnala che il documento di sintesi deve essere rigenerato perché, dopo averlo creato, la Stazione appaltante ha apportato modifiche al cottimo sul sistema. In questo caso c’è incoerenza tra i dati modificati dall’utente e memorizzati dal sistema, e il documento di sintesi firmato digitalmente che si sta cercando di caricare dalla transazione di “Firma digitale appalto”. Figura 54 – L’appalto è stato modificato e il documento di sintesi deve essere ricreato. Se tutti i controlli effettuati dal sistema hanno esito positivo, alla selezione del pulsante “Carica doc. e Firma” il sistema conferma il caricamento corretto del documento di sintesi e segnala, con un messaggio, Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 41 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 la necessità di elaborare l’appalto per poterlo pubblicare nei confronti delle imprese (voce di menù “Pubblicare gara ”). Figura 55 – Conferma caricamento del documento di sintesi. Figura 56 – Necessità di elaborare l’appalto per la pubblicazione. Il documento di sintesi dell’appalto, firmato digitalmente dal Dirigente (o Sostituto o Delegato del Dirigente) è visualizzabile e/o scaricabile dal sistema, accedendo alla voce di menù “Visualizzare doc. firmati”, selezionando, tra le opzioni disponibili, la “Gara” e inserendo il numero dell’appalto firmato digitalmente. Figura 57 –Schermata di visualizzazione dei documenti firmati digitalmente Cliccando sul pulsante “Eseguire” e successivamente sull’icona del documento ( ) il sistema visualizza il documento di sintesi dell’appalto, che è disponibile per la consultazione e/o il salvataggio sul proprio personal computer. Figura 58 –Schermata di selezione del documento di sintesi dell’appalto Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 42 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 59 –Visualizzazione o salvataggio del documento di sintesi dell’appalto Il documento di sintesi firmato digitalmente è consultabile e scaricabile dopo la pubblicazione dell’appalto. Dato che la sezione per la consultazione del documento di sintesi dell’appalto firmato digitalmente è a disposizione anche delle imprese, nel caso in cui l’utente della stazione appaltante cercasse di ricercarlo prima della pubblicazione il sistema visualizza il seguente messaggio bloccante: Figura 60 – Il documento di sintesi dell’appalto non è ancora stato pubblicato 6.7 PUBBLICARE LA GARA TELEMATICA (Voce di menu: Gestione appalti – Elaborare gara). Come descritto nei paragrafi precedenti, dopo aver salvato la propria gara telematica (appalto in stato “In attesa”) e dopo aver caricato il documento di sintesi firmato digitalmente, per poter procedere con la pubblicazione è necessario entrare in modifica dell’appalto: • direttamente dalla schermata di ricerca delle gare telematiche, tramite l’icona ; • oppure all’interno dell’appalto, dopo essere entrati in visualizzazione tramite l’icona , tramite il pulsante “Modificare” ( ). Per pubblicare un appalto “IN ATTESA” selezionare l’icona e poi PUBBLICARE. In alternativa si accede all’appalto e poi si effettuano le seguenti operazioni: 1 – Cliccare il tasto “MODIFICARE” 2 – Non modificare l’appalto nei valori che obbligano a rigenerare il documento di sintesi. 3 – Cliccare su “PUBBLICARE” Figura 61 – Pubblicazione appalto parcheggiato - Modificare. Una volta entrati in modifica dell’appalto è possibile pubblicarlo nei confronti delle imprese tramite il pulsante “PUBBLICARE” ( ). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 43 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 62 – Pubblicare l’appalto telematico Figura 63 – Pubblicazione appalto NOTA BENE: Non è possibile pubblicare l’appalto telematico se, dopo essere entrati in modifica, vengono apportate modifiche ai seguenti valori all’interno dell’appalto: 1. Termine di presentazione delle offerte (“Data fine”); 2. Indicatori di sospensione o annullamento dell’appalto (“Procedimento Sospeso” o “Procedimento annullato”); 3. Importo soggetto a ribasso o Oneri della sicurezza (“Importo a Ribasso” o “Oneri di sicurezza”) 4. Quantità o unità di misura (“Quantità”) Qualsiasi modifica all’appalto che determini un aggiornamento di tali valori è interpretato dal sistema come una modifica allo stato della firma digitale del documento di sintesi, che pertanto va rigenerato e firmato nuovamente, secondo quanto descritto al paragrafo 6.6 - FIRMARE LA GARA TELEMATICA. Pertanto se, dopo aver caricato il documento di sintesi dell’appalto firmato digitalmente, trovandosi in una delle casistiche sopra riportate: 1. fosse necessario apportare delle modifiche all’appalto il cui stato è “in attesa”, non è possibile procedere con la pubblicazione diretta del’appalto, ma, dopo aver modificato i dati della procedura, è necessario proseguire con un ulteriore salvataggio e una nuova firma del documento di sintesi. 2. dopo essere comunque entrati in modifica dell’appalto, si volesse pubblicarlo senza effettuare modifiche, è possibile uscire dalla schermata di modifica dell’appalto cliccando sul pulsante “Indietro alla videata iniziale” e procedere con la sua pubblicazione, come precedentemente descritto. La modifica di valori diversi dai sopracitati non determina invece la modifica dello stato di firma digitale e il documento di sintesi dell’appalto non deve necessariamente essere rigenerato. Ad esempio, dopo aver caricato il documento di sintesi dell’appalto firmato digitalmente, è possibile caricare i documenti allegati (firmati digitalmente dal Dirigente) come descritto al par. 6.1.4 e procedere alla pubblicazione senza dover rigenerare il documento di sintesi. L’accesso in visualizzazione al documento di sintesi dell’appalto telematico, firmato digitalmente dal Dirigente della Stazione appaltante o dal Delegato o Sostituto del Dirigente è possibile accedendo alla voce di menù “Visualizzare doc. firmati”, selezionando, tra le opzioni disponibili, la “Gara” e inserendo il numero dell’appalto. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 44 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 64 –Schermata di visualizzazione dei documenti firmati digitalmente Cliccando sul pulsante “Eseguire” e successivamente sull’icona del documento ( ) il sistema visualizza il documento di sintesi dell’appalto telematico, che è disponibile per la consultazione e/o il salvataggio sul proprio personal computer. Figura 65 –Schermata di selezione del documento di sintesi dell’appalto telematico Figura 66 –Visualizzazione o salvataggio del documento di sintesi dell’appalto telematico 6.7.1 Procedure ad invito Nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”, ad esempio per i cottimi telematici) contestualmente alla pubblicazione dell’appalto si ha l’invio automatico e simultaneo a tutte le imprese inserite nell’appalto telematico di una e-mail (con posta certificata) con la quale si notifica l’invito alla contrattazione in questione. Tale mail avrà elementi di testo fissi (quali l’indicazione di come trattare la gestione di chiarimenti) e variabili (come il nome e numero della gara, la stazione appaltante, il link all’ambiente in cui si svolgerà la procedura. Le e-mail di pubblicazione saranno inviate alle imprese invitate alla procedura di gara, all’indirizzo e-mail specificato per ogni impresa all’interno dei Dati di testata – Offerente/offerte, nella sezione dei “Dati di output” dell’impresa. Il sistema propone in automatico l’indirizzo e-mail dichiarato dall’impresa in sede di candidatura ovvero modificato nell’anagrafica fornitore. La stazione appaltante può, eventualmente, modificare l’indirizzo email di destinazione per l’impresa in relazione alla specifica gara telematica. Per le ulteriori procedure telematiche ad invito, cui dovesse essere invitata la medesima impresa, il sistema proporrà nuovamente l’indirizzo e-mail di anagrafica dell’impresa. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 45 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Selezionare i dati di output per l’offerente cliccando sull’icona Figura 67 – Accesso ai dati di output dell’impresa Modificare eventualmente l’indirizzo di anagrafica dell’impresa proposto in automatico dal sistema. Tale modifica determinerà l’inoltro di tutte le comunicazioni di gara al nuovo indirizzo e-mail di destinazione definito nei dati di output dell’impresa, per il procedimento di cottimo in esame. Figura 68 – Modifica e-mail dell’impresa per le comunicazioni inerenti la procedura 6.7.2 Procedure pubbliche (con bando) Nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) la pubblicazione dell’appalto non comporta l’invio automatico di nessuna comunicazione, ma solamente la possibilità per le imprese registrate al sistema di e-procurement di visualizzare l’appalto telematico e la documentazione ad esso allegata, per poter valutare se procedere con la propria offerta. 7 RICHIESTE CHIARIMENTI e MESSAGGISTICA 7.1 CONSULTARE RICHIESTE DI CHIARIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Gestione messaggi). Nell’intervallo temporale che intercorre tra la pubblicazione dell’appalto ed il termine del periodo di termine richiesta chiarimenti dello stesso, è possibile per un’impresa inviare alla Stazione appaltante una o più richieste di chiarimento. L’impresa, inserito il testo ed eventuali documenti allegati (firmati digitalmente o meno), invia la richiesta alla stazione appaltante. Si ricorda che i testi (richieste di chiarimento e risposte) saranno tracciate sul verbale delle operazioni se lo si desidera. Oggetto della comunicazione Allegato da scaricare Figura 69 – Gestione Comunicazioni – Richiesta di chiarimento Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 46 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 La Stazione appaltante viene allertata della richiesta di chiarimento inviata dal fornitore mediante una notifica richiesta chiarimenti, inviata tramite e-mail non certificata (comunicazione NON PEC): TIPO MAIL FASE DEL PROCESSO DESTINATARI Notifica richiesta chiarimenti Richiesta chiarimenti Stazione appaltante Oggetto: Richiesta Chiarimenti per l'Appalto xxxx Gentile utente, si informa che è presente un nuovo messaggio di richiesta/risposta di/ad un chiarimento per gare o aste all'interno della propria casella di "Gestione messaggi " sulla piattaforma e-procurement. Per visualizzare il nuovo messaggio è possibile accedere alla piattaforma e-procurement tramite il seguente link: https://www.mercurio.provincia.tn.it/home.asp Distinti saluti, Il Gestore del sistema Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. Le modalità di invio della notifica richiesta chiarimenti sono le seguenti: • • se per la gara telematica sono definiti degli utenti assegnatari, le notifiche richieste chiarimenti verranno inviate all’indirizzo e-mail degli utenti assegnatari, per i procedimenti di propria competenza; se per la gara telematica non sono definiti degli utenti assegnatari, le notifiche richieste chiarimenti verranno inviate all’indirizzo e-mail degli utenti appartenenti al Gruppo Acquisti della gara telematica e, se diverso, all’utente che per ultimo ha modificato la gara (ultimo pubblicatore). 7.2 RISPONDERE ALLE RICHIESTE DI CHIARIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Invio comunicazioni procedimento). Ricevuta una o più richieste di chiarimento, la stazione appaltante può rispondervi. Le modalità con cui la Stazione appaltante può rispondere alle richieste di chiarimento sono diverse a seconda del tipo di procedura telematica, pubblica o ad invito. 7.2.1 Procedure ad invito Nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”, ad esempio per i cottimi telematici) si distingue tra risposte ai quesiti di interesse particolare o generale. Se di interesse particolare di una specifica impresa, la risposta alla richiesta di chiarimento, sarà inviata solo all’impresa interessata dal quesito, all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) specificato durante le fasi di registrazione al sistema, utilizzando la comunicazione di “Informativa Procedimento”, secondo le modalità descritte al par. 7.8 - INFORMATIVA PROCEDIMENTO, ricercando le imprese a cui inviare la comunicazione tra le imprese invitate alla procedura telematica. Se il quesito inviato da una delle imprese invitate, invece, è di interesse generale, la Stazione appaltante può inviare le risposte alle richieste di chiarimento, tramite la voce di menù “Invio comunicazioni procedimento”, inserendo il numero del’appalto, il testo ed eventuali documenti allegati (firmati digitalmente mediante il dispositivo per la firma digitale dei documenti). Nel dettaglio, verificare che sia selezionata l’opzione “Gare”, inserire il numero dell’appalto telematico (ricevuto nella mail di invito alla procedura telematica) e cliccare sul bottone “Inviare”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 47 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 1 – Scegliere la tipologia “Gare” 2 – Inserire numero di appalto (attenzione a spazi vuoti) 3 - Selezionare “INVIARE” per attivare la schermata per le risposte alle richieste di chiarimento Figura 70 – Selezione appalto telematico. Nella schermata successiva, inserire il testo di chiarimento ed eventualmente allegare file firmati digitalmente, selezionandoli dal proprio personal computer tramite il pulsante ”Sfoglia” e caricandoli a sistema cliccando sul pulsante “Allega”. 1 – Inserire il testo del chiarimento 2 – Inserire eventuali allegati con il tasto “Sfoglia” e poi “Allega” 3 – Selezionare “INVIARE” Figura 71 – Invio chiarimenti. I file allegati possono essere rimossi, dopo averli caricati, selezionando l’indicatore di spunta a fianco del nome e cliccando su “Elimina”. Al termine, per inviare il chiarimento, cliccare sul tasto “Inviare”. Il sistema conferma l’avvenuta operazione visualizzando il pop-up “il messaggio è stato inviato”. Figura 72 – Pop-Up di conferma Invio Chiarimento. Nota: gli allegati dei chiarimenti possono essere firmati digitalmente o meno: se sono firmati digitalmente il sistema comunque non effettua tutti i controlli che, per gli allegati, sono eseguiti al caricamento all’interno del documento di gara. N.B. Nel momento di invio del chiarimento, all’impresa viene inviata una mail di notifica, tramite posta elettronica certifica, per la consultazione della risposta a sistema. Il contenuto della comunicazione è riportato al paragrafo 13 – ELENCO COMUNICAZIONI PEC. Il contenuto della comunicazione di risposta alle richieste di chiarimento (i testi e gli eventuali documenti allegati) può essere visualizzato a sistema dall’impresa all’interno della “Gestione Messaggi”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 48 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Dalla “Gestione Messaggi” della Stazione appaltante è possibile consultare tutti i chiarimenti inviati dalla stazione appaltante. Oggetto della comunicazione Allegato da scaricare Figura 73 – Gestione Comunicazioni – Risposta alle richieste di chiarimento 7.2.2 Procedure pubbliche (con bando) Anche nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) si distingue tra risposte ai quesiti di interesse particolare o generale. Se di interesse particolare di una specifica impresa, la risposta alla richiesta di chiarimento, sarà inviata solo all’impresa interessata dal quesito, all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) specificato durante le fasi di registrazione al sistema, utilizzando la comunicazione di “Informativa Procedimento”, secondo le modalità descritte al par. 7.8 - INFORMATIVA PROCEDIMENTO, ricercando le imprese a cui inviare la comunicazione tra le imprese registrate al sistema di e-procurement. Se il quesito inviato da una delle imprese invitate, invece, è di interesse generale, la Stazione appaltante può evidenziare le risposte alle richieste di chiarimento, fuori dal sistema Sap-Srm, tramite pubblicazione sul proprio sito Internet di apposito Avviso pubblico, ovvero (anche in modo integrativo), allegando all’appalto telematico la documentazione necessaria. 7.3 SOSPENSIONE DEL PROCEDIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Invio comunicazioni procedimento). Per sospendere il procedimento di gara è necessario accedere al documento di gara e modificare lo stato da pubblicato a sospeso. La procedura corretta consiste nel: 1. Accedere al documento di gara e cliccare il tasto “Modificare” 2. Selezionare l’indicatore di “Procedimento sospeso” ” e salvare le modifiche, procedendo poi con le operazioni di firma dell’appalto e cliccando sul tasto “Parcheggiare” (Vd. Figura 74 Procedimento sospeso) Nel documento di gara (sezione “dati testata >> Dati di base”), selezionare “Procedimento sospeso” e procedere alla pubblicazione della modifica. Figura 74 - Procedimento sospeso 3. Procedere con le operazioni di firma del documento di sintesi dell’appalto L’utente può pubblicare la nuova versione sospesa dell’appalto solo dopo aver obbligatoriamente firmato e ricaricato a sistema il documento di sintesi. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 49 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 4. Accedere al documento di gara e pubblicarlo (tasto “Pubblicare”) entrando in modifica 5. Informare le imprese della sospensione, secondo le modalità di seguito indicate. 7.3.1 Procedure ad invito Nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”) le imprese vengono informate della Sospensione del procedimento mediante invio alle imprese della comunicazione di Sospensione. In corrispondenza della sospensione dell’appalto telematico, la stazione appaltante invia a tutte le imprese invitate una comunicazione che informa della sospensione intervenuta all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) specificato durante le fasi di registrazione. Nella e-mail è specificata l’impossibilità, per le imprese invitate all’appalto telematico sospeso, di presentare offerte nell’intervallo di sospensione. Il contenuto della comunicazione è riportato al paragrafo 13 – ELENCO COMUNICAZIONI PEC. La comunicazione alle imprese delle modifiche apportate è di responsabilità della stazione appaltante, e dovrebbe essere consecutiva alle modifiche in un breve periodo di tempo, dato che le modifiche e il blocco alla sottomissione dell’offerta da parte delle imprese nel caso di sospensione, sono immediate e immediatamente visibili a sistema alle imprese. Le attività sono tracciate sul verbale delle operazioni. Per inviare la comunicazione, inserire il numero dell’appalto e segnare “Sospensione Procedimento”. E’ possibile inserire allegati alla comunicazione che possono essere firmati digitalmente o meno. Nota: come nel caso dei chiarimenti, gli allegati che motivano la sospensione possono essere firmati digitalmente o meno: se sono firmati digitalmente il sistema comunque non effettua tutti i controlli che, per gli allegati, sono eseguiti al caricamento all’interno del documento di gara. Figura 75 - Comunicazione di sospensione Il contenuto della comunicazione di sospensione viene proposto dal sistema con un testo fisso, che è modificabile e/o integrabile dall’utente Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 50 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 1 – Confermare il testo della comunicazione o inserire testo aggiuntivo 2 – Inserire eventuali allegati con il tasto “Sfoglia” e poi “Allega” 3 – Selezionare “INVIARE” Figura 76 – Contenuto della comunicazione di sospensione Il contenuto della comunicazione di sospensione (i testi e gli eventuali documenti allegati) può essere visualizzato a sistema consultando la “Gestione Messaggi”. Figura 77 –Gestione Messaggi – Comunicazione di Sospensione dell’appalto La ricerca degli appalti telematici sospesi è possibile selezionando l’indicatore di “Procedimento sospeso”, oppure inserendo direttamente nei criteri di ricerca il numero dell’appalto telematico sospeso. Figura 78 – Ricerca appalto sospeso 7.3.2 Procedure pubbliche (con bando) Nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) le imprese vengono informate della Sospensione del procedimento, fuori dal sistema Sap-Srm, tramite pubblicazione sul proprio sito Internet di apposito Avviso pubblico, ovvero (anche in modo integrativo) allegando all’appalto telematico la documentazione necessaria. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 51 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 7.4 RIATTIVAZIONE DEL PROCEDIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Invio comunicazioni procedimento). Per sospendere il procedimento di gara è necessario accedere al documento di gara e modificare lo stato da sospeso a riattivato. Per riattivare il procedimento di gara è necessario: 1. Accedere al documento di gara e cliccare il tasto “Modificare” 2. Deselezionare l’indicatore di “Procedimento sospeso” e salvare le modifiche, procedendo poi con le operazioni di firma dell’appalto e cliccando sul tasto “Parcheggiare” (Vd Figura 79 Procedimento riattivato) Nel cottimo (sezione “dati testata >> Dati di base”), togliere il visto “Procedimento sospeso” e procedere alla pubblicazione della modifica. Figura 79 - Procedimento riattivato 3. Procedere con le operazioni di firma del documento di sintesi dell’appalto L’utente può pubblicare la nuova versione riattivata del cottimo solo dopo aver obbligatoriamente firmato e ricaricato a sistema il documento di sintesi del’appalto. 4. Accedere al documento di gara e pubblicarlo (tasto “Pubblicare”) entrando in modifica Dal momento della riattivazione dell’appalto per le imprese ritorna attiva la possibilità di presentare offerte verso la Stazione appaltante. 5. Informare le imprese della sospensione, secondo le modalità di seguito indicate. 7.4.1 Procedure ad invito Nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”) le imprese vengono informate della Riattivazione del procedimento mediante invio alle imprese della comunicazione di Riattivazione. In corrispondenza della riattivazione dell’appalto telematico, la Stazione appaltante invia a tutte le imprese invitate una comunicazione che informa della intervenuta riattivazione, all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) specificato durante le fasi di registrazione. Il contenuto della comunicazione è riportato al paragrafo 13 – ELENCO COMUNICAZIONI PEC. La comunicazione alle imprese delle modifiche apportate è di responsabilità della Stazione appaltante, e dovrebbe essere consecutiva alle modifiche in un breve periodo di tempo, dato che le modifiche e lo sblocco alla sottomissione dell’offerta da parte delle imprese nel caso di riattivazione, sono immediate e immediatamente visibili a sistema alle imprese. Le attività sono tracciate sul verbale delle operazioni. Per inviare la comunicazione, inserire il numero dell’appalto e segnare “Riattivazione Procedimento”. E’ possibile inserire allegati alla comunicazione che possono essere firmati digitalmente o meno come ad esempio le lettere motivazionali. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 52 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Nota: come nel caso dei chiarimenti, gli allegati che motivano la riattivazione possono essere firmati digitalmente o meno: se sono firmati digitalmente il sistema comunque non effettua tutti i controlli che, per gli allegati, sono eseguiti al caricamento all’interno del documento di gara Figura 80 - Comunicazione riattivazione procedimento Il contenuto della comunicazione di riattivazione viene proposto dal sistema con un testo fisso, che è modificabile e/o integrabile dall’utente 1 – Confermare il testo della comunicazione o inserire testo aggiuntivo 2 – Inserire eventuali allegati con il tasto “Sfoglia” e poi “Allega” 3 – Selezionare “INVIARE” Figura 81 – Contenuti della comunicazione di riattivazione procedimento Il contenuto della comunicazione di riattivazione (i testi e gli eventuali documenti allegati) può essere visualizzato a sistema consultando la “Gestione Messaggi”. Figura 82 –Gestione Messaggi – Comunicazione di Riattivazione del cottimo 7.4.2 Procedure pubbliche (con bando) Nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) le imprese vengono informate della Riattivazione del procedimento, fuori dal sistema Sap-Srm, tramite pubblicazione sul proprio sito Internet di apposito Avviso pubblico, ovvero (anche in modo integrativo) allegando all’appalto telematico la documentazione necessaria. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 53 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 7.5 ANNULLAMENTO DEL PROCEDIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Invio comunicazioni procedimento). La stazione appaltante, qualora sia necessario, può annullare definitivamente la procedura telematica. Per annullare il procedimento di gara è necessario accedere al documento di gara e modificare lo stato da pubblicato ad annullato. La procedura corretta consiste nel: 1. Accedere al documento di gara e cliccare il tasto “Modificare” 2. Selezionare l’indicatore di “Procedimento Annullato” e salvare le modifiche, procedendo poi con le operazioni di firma del cottimo e cliccando sul tasto “Parcheggiare” (Vd Figura 83) Nel documento di gara (sezione “dati testata >> Dati di base”), selezionare “Procedimento annullato” e procedere alla pubblicazione della modifica. Figura 83 - Procedimento annullato 3. Procedere con le operazioni di firma del documento di sintesi dell’appalto 4. Accedere al documento di gara e pubblicarlo (tasto “Pubblicare”) entrando in modifica L’utente può pubblicare la nuova versione annullata dell’appalto solo dopo aver obbligatoriamente firmato e ricaricato a sistema il documento di sintesi. 5. Concludere l’appalto, procedendo con la chiusura dello stesso (stato “Concluso”), mediante il pulsante di chiusura ( ). 6. Informare le imprese dell’annullamento, secondo le modalità di seguito indicate. 7.5.1 Procedure ad invito Nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”) le imprese vengono informate dell’Annullamento del procedimento mediante invio alle imprese della comunicazione di Annullamento. In corrispondenza dell’annullamento dell’appalto telematico, la stazione appaltante invia a tutte le imprese invitate una comunicazione che informa dell’intervenuto annullamento, all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) specificato durante le fasi di registrazione. Il contenuto della comunicazione è riportato al paragrafo 13 – ELENCO COMUNICAZIONI PEC. La comunicazione alle imprese delle modifiche apportate è di responsabilità della Stazione appaltante, e dovrebbe essere consecutiva alle modifiche in un breve periodo di tempo, dato che le modifiche e lo sblocco alla sottomissione dell’offerta da parte delle imprese nel caso di annullamento, sono immediate e immediatamente visibili a sistema alle imprese. Le attività sono tracciate sul verbale delle operazioni. Per inviare la comunicazione, inserire il numero dell’appalto e segnare “Annullamento Procedimento”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 54 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 E’ possibile inserire allegati alla comunicazione che possono essere firmati digitalmente o meno come ad esempio le lettere motivazionali. Nota: come nel caso dei chiarimenti, gli allegati che motivano l’annullamento possono essere firmati digitalmente o meno: se sono firmati digitalmente il sistema comunque non effettua tutti i controlli che, per gli allegati, sono eseguiti al caricamento all’interno del documento di gara. Figura 84 - Comunicazione di annullamento. Il contenuto della comunicazione di annullamento viene proposto dal sistema con un testo fisso, che è modificabile e/o integrabile dall’utente 1 – Confermare il testo della comunicazione o inserire testo aggiuntivo 2 – Inserire eventuali allegati con il tasto “Sfoglia” e poi “Allega” 3 – Selezionare “INVIARE” Figura 85 – Contenuti della comunicazione di annullamento procedimento Il contenuto della comunicazione di annullamento (i testi e gli eventuali documenti allegati) può essere visualizzato a sistema consultando la “Gestione Messaggi”. Figura 86 – Gestione Messaggi – Comunicazione di Annullamento del cottimo La ricerca degli appalti telematici annullati è possibile solo valorizzando il criterio di ricerca “Stato” con la dicitura “Concluso” e selezionando l’indicatore di “Procedimento annullato”, oppure inserendo il numero dell’appalto telematico annullato. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 55 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 87 – Ricerca appalto annullato 7.5.2 Procedure pubbliche (con bando) Nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) le imprese vengono informate dell’Annullamento del procedimento, fuori dal sistema Sap-Srm, tramite pubblicazione sul proprio sito Internet di apposito Avviso pubblico, ovvero (anche in modo integrativo) allegando all’appalto telematico la documentazione necessaria. 7.6 PROROGA DEL PROCEDIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Invio comunicazioni procedimento). La stazione appaltante, qualora sia necessario, può prorogare l’appalto telematico, mediante lo spostamento della scadenza per la presentazione delle offerte a sistema (“Data fine”) e il salvataggio dei dati mediante il pulsante “Parcheggiare”. L’utente può pubblicare la nuova versione prorogata dell’appalto solo dopo aver obbligatoriamente firmato e ricaricato a sistema il documento di sintesi dell’appalto. Terminate le operazioni di firma del documento di sintesi del’appalto, accedere al documento di gara e pubblicarlo (tasto “Pubblicare”) entrando in modifica. Le imprese possono essere informate della Proroga dell’appalto, secondo le modalità di seguito indicate. 7.6.1 Procedure ad invito Nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”) le imprese vengono informate della Proroga del procedimento mediante invio alle imprese della comunicazione di Proroga. In corrispondenza della proroga dell’appalto telematico, la Stazione appaltante invia a tutte le imprese invitate una comunicazione che informa della intervenuta proroga, all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) specificato durante le fasi di invio della candidatura cartacea. Il contenuto della comunicazione è riportato al paragrafo 13 – ELENCO COMUNICAZIONI PEC. La comunicazione alle imprese delle modifiche apportate è di responsabilità della Stazione appaltante, e dovrebbe essere consecutiva alle modifiche in un breve periodo di tempo, dato che le modifiche e lo sblocco alla sottomissione dell’offerta da parte delle imprese nel caso di riattivazione, sono immediate e immediatamente visibili a sistema alle imprese. Le attività sono tracciate sul verbale delle operazioni. Per inviare la comunicazione, inserire il numero dell’appalto e segnare “Proroga Procedimento”. E’ possibile inserire allegati alla comunicazione che possono essere firmati digitalmente o meno come ad esempio le lettere motivazionali. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 56 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Nota: come nel caso dei chiarimenti, gli allegati che motivano la proroga possono essere firmati digitalmente o meno: se sono firmati digitalmente il sistema comunque non effettua tutti i controlli che, per gli allegati, sono eseguiti al caricamento all’interno del documento di gara Figura 88 - Comunicazione proroga Il contenuto della comunicazione di proroga viene proposto dal sistema con un testo fisso, che è modificabile e/o integrabile dall’utente 1 – Confermare il testo della comunicazione o inserire testo aggiuntivo 2 – Inserire eventuali allegati con il tasto “Sfoglia” e poi “Allega” 3 – Selezionare “INVIARE” Figura 89 – Contenuti della comunicazione di proroga procedimento Il contenuto della comunicazione di proroga (i testi e gli eventuali documenti allegati) può essere visualizzato a sistema consultando la “Gestione Messaggi”. Figura 90 –Gestione Messaggi – Comunicazione di Proroga dell’appalto 7.6.2 Procedure pubbliche (con bando) Nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) le imprese vengono informate della Proroga del procedimento, fuori dal sistema Sap-Srm, tramite pubblicazione sul proprio sito Internet di apposito Avviso pubblico, ovvero (anche in modo integrativo) allegando all’appalto telematico la documentazione necessaria. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 57 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 7.7 REVOCA DEL PROCEDIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Invio comunicazioni procedimento). La stazione appaltante, qualora sia necessario, può revocare l’appalto telematico. Le imprese possono essere informate della Revoca dell’appalto, secondo le modalità di seguito indicate. 7.7.1 Procedure ad invito Nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”) le imprese vengono informate della Revoca del procedimento mediante invio alle imprese della comunicazione di Revoca. In corrispondenza della revoca dell’appalto telematico, la Stazione appaltante invia a tutte le imprese invitate una comunicazione che informa della intervenuta revoca, all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) specificato durante le fasi di invio della candidatura cartacea. Il contenuto della comunicazione è riportato al paragrafo 13 – ELENCO COMUNICAZIONI PEC. Le attività sono tracciate sul verbale delle operazioni. Per inviare la comunicazione, inserire il numero dell’appalto e segnare “Revoca Procedimento”. E’ possibile inserire allegati alla comunicazione che possono essere firmati digitalmente o meno come ad esempio le lettere motivazionali. Nota: come nel caso dei chiarimenti, gli allegati che motivano la revoca possono essere firmati digitalmente o meno: se sono firmati digitalmente il sistema comunque non effettua tutti i controlli che, per gli allegati, sono eseguiti al caricamento all’interno del documento di gara Figura 91 - Comunicazione revoca Il contenuto della comunicazione di revoca viene proposto dal sistema con un testo fisso, che è modificabile e/o integrabile dall’utente Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 58 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 1 Inserire del testo libero 2 Inserire eventuali allegati con il tasto “Sfoglia” e poi “Allega” 3 – Selezionare “INVIARE” Figura 92 – Contenuti della comunicazione di revoca procedimento Il contenuto della comunicazione di revoca (i testi e gli eventuali documenti allegati) può essere visualizzato a sistema consultando la “Gestione Messaggi”. Figura 93 –Gestione Messaggi – Comunicazione di Revoca dell’appalto 7.7.2 Procedure pubbliche (con bando) Nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) le imprese vengono informate della Revoca del procedimento, fuori dal sistema Sap-Srm, tramite pubblicazione sul proprio sito Internet di apposito Avviso pubblico, ovvero (anche in modo integrativo) allegando all’appalto telematico la documentazione necessaria. 7.8 INFORMATIVA PROCEDIMENTO (Voce di menu: Gestione Comunicazioni – Invio comunicazioni procedimento). La stazione appaltante, qualora sia necessario, può utilizzare la comunicazione di “Informativa Procedimento” per inviare comunicazioni a contenuto vario, sia in fase di negoziazione dell’appalto (prima della “Data fine”), sia nelle fasi successive di valutazione delle offerte. La comunicazione di “Informativa Procedimento” può essere utilizzata per inviare comunicazioni a singole imprese, ricercandole tra quelle invitate all’appalto ovvero tra quelle semplicemente registrate sul sistema di e-procurement. Nel caso di procedure telematiche ad invito (“Appalto NON pubblico”) la comunicazione di “Informativa Procedimento” verrà inviata all’indirizzo Pec inserito nei dati di Output dell’impresa invitata alla procedura, come evidenziato di seguito. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 59 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 94 – Dati di Output dell’impresa invitata alla gara telematica Nel caso di procedure telematiche pubbliche (“Appalto pubblico”) la comunicazione di “Informativa Procedimento” verrà inviata all’indirizzo Pec di anagrafica dell’impresa (Dati personale del business partner). Per inviare la comunicazione, inserire il numero dell’appalto e segnare “Informativa Procedimento”. E’ possibile inserire allegati alla comunicazione che possono essere firmati digitalmente o meno come ad esempio le lettere motivazionali. Le attività sono tracciate sul verbale delle operazioni. Nota: gli allegati alla comunicazione possono essere firmati digitalmente o meno: se sono firmati digitalmente il sistema comunque non effettua tutti i controlli che, per gli allegati, sono eseguiti al caricamento all’interno del documento di gara Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 60 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 95 - Comunicazione Informativa Procedimento Per la comunicazione di “Informativa Procedimento” non viene proposto nessun testo fisso; la Stazione appaltante può compilare il testo della comunicazione, nonché integrare l’Oggetto della comunicazione in modo discrezionale, compilando i relativi campi testuali. 1 – Inserire discrezionalmente il testo dell’oggetto; 2 – inserire discrezionalmente il testo della comunicazione 3 – Inserire eventuali allegati con il tasto “Sfoglia” e poi “Allega” 4 – Selezionare le imprese Il pulsante “INVIARE” non è ancora attivo Figura 96 – Contenuti della comunicazione di proroga procedimento Selezione delle imprese invitate La comunicazione di “Informativa Procedimento” può essere utilizzata per inviare comunicazioni a singole imprese, ricercandole tra quelle invitate all’appalto, nel caso di gara telematica ad invito (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”). ” il sistema visualizza le imprese invitate alla procedura Cliccando sul pulsante “ telematica. La schermata dà la possibilità di visualizzare e selezionare, mediante il pulsante di “Conferma”, una o più imprese cui inviare la comunicazione Pec. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 61 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 97 – Ricerca e selezione delle imprese invitate alla gara telematica Selezione delle imprese registrate al sistema di e-procurement La comunicazione di “Informativa Procedimento” può essere utilizzata per inviare comunicazioni a singole imprese, ricercandole tra quelle registrate al sistema di e-procurement, nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”). ” il sistema visualizza la schermata di ricerca delle Cliccando sul pulsante “ imprese registrate sul sistema Sap-Srm, proponendo diversi criteri di ricerca: - Ragione sociale - Partita iva - Località - Numero business partner interlocutore (legale rappresentante) impresa - Nominativo interlocutore (legale rappresentante) impresa La schermata, dopo aver eseguito la ricerca, dà la possibilità di visualizzare e selezionare, mediante il pulsante di “Rileva”, l’impresa cui inviare la comunicazione Pec. Figura 98 – Ricerca e selezione delle imprese registrate al sistema Dopo aver ricercato le imprese cui inviare la comunicazione di “Informativa Procedimento” confermando la selezione delle stesse, viene attivato il pulsante di “Inviare” nella schermata per l’inoltro della comunicazione Pec. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 62 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Dopo la selezione delle imprese cui inviare la comunicazione viene attivato il pulsante “INVIARE” Figura 99 – Invio comunicazione di Informativa Procedimento Il contenuto della comunicazione di “Informativa Procedimento” (i testi e gli eventuali documenti allegati) può essere visualizzato a sistema consultando la “Gestione Messaggi”. Figura 100 –Gestione Messaggi – Comunicazione di Informativa Procedimento 8 APERTURA BUSTE E GENERAZIONE GRADUATORIA 8.1 APERTURA BUSTE (Voce di menu: Gestione appalti – Apertura buste). La stazione appaltante (nella figura del Dirigente, o Sostituto o Delegato del Dirigente) non può accedere alle offerte inviate dalle imprese se non dopo l’apertura delle buste attivabile, mediante la funzione “Aprire buste”: solo dopo che è trascorso il Termine per la presentazione delle offerte (“Data fine”) solo dopo che è trascorsa la data di apertura delle buste (“Data/ora di apertura”) eventualmente indicata nei dati di testata dell’appalto telematico. Figura 101 – Offerta ricevuta Figura 102 – Pop-Up – Mancata autorizzazione Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 63 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 La tipologia di apertura buste è definita selezionando una delle opzioni del campo “Tipologia apertura buste” nella testata del documento di gara: TP0 TP1 TP2 TP3 – – – – Nessuna Apertura Apertura plichi Apertura due step Apertura tre step. Figura 103 – Predisposizione gara – Tipologia Apertura Buste. Tipologia Apertura Buste TP0 – Nessuna Apertura TP1 – Apertura plichi TP2 – Apertura due step TP3 – Apertura tre step Descrizione Non esiste un’apertura buste definita a sistema, da eseguire manualmente e in modo specifico. Le offerte e gli allegati di qualunque tipologia/gruppo saranno visibili: 1. sin dal momento della presentazione dell’offerta da parte dell’impresa, se definita solo la “Data fine” nella testata dell’appalto; 2. automaticamente, per tutte le offerte presentate, allo scadere della “Data/ora di apertura”, se è stata definita nei dati di testata dell’appalto. E’ prevista un’unica apertura buste. 1. Apertura buste a livello di appalto o, alternativamente, a livello di singola offerta: in seguito a questa apertura buste è possibile vedere le offerte e tutte le tipologie di allegati inseriti dal fornitore. Sono previste due aperture buste. 1. Apertura buste amministrative e tecniche a livello di appalto: in seguito a questa apertura è possibile accedere alle singole offerte e visualizzare gli allegati di tipo amministrativo e tecnico ma non è possibile visualizzare quanto offerto dal fornitore 2. Apertura buste economiche a livello di singola offerta: in seguito a questa apertura, sarà possibile visualizzare anche gli allegati di tipo economico e quanto offerto dal fornitore sul documento di offerta. Sono previste tre aperture buste. 1. Apertura buste amministrative a livello di singola offerta: in seguito a questa apertura sono visualizzabili gli allegati di tipo amministrativo inseriti dall’impresa 2. Apertura buste tecniche a livello di singola offerta: in seguito a questa apertura è possibile visualizzare gli allegati di tipo tecnico ma non è possibile visualizzare quanto offerto dal fornitore 3. Apertura buste economiche a livello di singola offerta: in seguito a questa apertura, è possibile visualizzare anche gli allegati di tipo economico e quanto offerto dal fornitore sul documento di offerta. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 64 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Allo scadere della data e ora impostate nel campo “Data/ora di apertura” di testata dell’appalto ovvero, se non compilato, dopo la data e ora impostate nel campo “Data fine” si procede con l’apertura delle buste attraverso le funzionalità messe a disposizione dall’apposita voce di menù “Apertura buste”. Selezionato l’appalto, si aprono le buste a livello di appalto (solo nel caso in cui è prevista un’unica apertura dei plichi di offerta) e/o le buste – amministrative, tecniche ed economiche - a livello di singola offerta. Di seguito sono descritti i passi da seguire per aprire le differenti tipologie di buste di un appalto. L’esempio esposto si riferisce ad un’apertura buste in tre step che prevede: 1. apertura buste amministrative 2. apertura buste tecniche 3. apertura buste economiche. 8.1.1 RICERCA APPALTO Selezionata la voce di menu “Apertura buste”, ricercare attraverso i campi “Descrizione”, “Stato” o “Periodo” l’appalto oppure inserire direttamente il numero di gara (“Numero operazione”) per la quale si . vuole procedere all’apertura buste e cliccare sul pulsante Figura 104 – Apertura Buste – Ricerca appalto Il sistema restituisce una lista degli appalti che soddisfano i criteri di ricerca inseriti; cliccare sull’appalto selezionato per accedere alle funzionalità di apertura buste. Figura 105 – Apertura Buste – Riepilogo appalti ricercati Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 65 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Nella prima sezione della schermata di “Apertura buste” sono indicati i dati che si riferiscono all’apertura buste dell’appalto selezionato: N. operazione: indica il codice dell’appalto Descrizione: indica il nome dell’appalto Descrizione categoria apertura: indica il tipo di apertura buste dell’appalto Data e ora minima apertura: indica la data definita in fase di predisposizione appalto in seguito alla quale possono essere aperte le buste (coincide con la “Data fine” o, se definita nei dati di testata, con la “Data/ora di apertura”). Dati Appalto Apertura Buste Singola Offerta Figura 106 – Apertura Buste – Sezioni schermata Cliccando sul pulsante Il pulsante Il pulsante si ritorna alla schermata di selezione appalto per apertura buste. visualizza un pop-up con il significato delle singole icone utilizzate. visualizza la regola di apertura buste definita per l’appalto selezionato. Figura 107 – Apertura Buste – Legenda e regole di apertura buste Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 66 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Nota: Il sistema verifica sempre che la sequenza di apertura buste coincida con quella indicata nella fase di predisposizione di gara. Qualunque sequenza impropria è segnalata dal sistema con messaggi di errore. In particolare: - l’apertura delle buste amministrative (o “apertura plichi” nel caso di apertura unica delle offerte senza distinzione di buste) è soggetta al solo controllo della Data e ora minima di apertura; - l’eventuale apertura separata delle buste tecniche è soggetta al controllo che tutte le buste amministrative siano state aperte e valutate. Finché le buste amministrative di tutte le offerte presentate non siano state aperte non è possibile procedere con nessuna delle apertura successive, su nessuna offerta presentata; - l’eventuale apertura separata delle buste economiche è soggetta al controllo che tutte le buste amministrative (e/o tecniche nel caso di apertura a tre step) siano state aperte e valutate. 8.1.2 APERTURA PLICHI Le buste amministrative possono essere aperte simultaneamente per tutte le offerte pervenute solo nel caso di appalto con tipo di apertura buste valorizzato a “Apertura plichi”. Figura 108 – Apertura Buste – Apertura massiva o singola dei plichi Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 67 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 In tale casistica per la Stazione appaltante è possibile, alternativamente: - procedere all’apertura dei plichi in modo massivo per tutte le offerte presentate, mediante selezione del pulsante “ - ”; procedere all’apertura dei plichi in modo separato per ogni offerta presentata, mediante selezione dell’icona , in corrispondenza di ogni offerta presentata. In entrambe le casistiche sopra descritte il sistema procede con l’apertura (massiva o sequenziale) dei plichi e traccia la data/ora di apertura delle offerte. Figura 109 – Apertura Buste – Tracciatura data/ora di apertura Nelle offerte, in seguito all’apertura dei plichi, sono visualizzabili tutte le tipologie di allegati dell’impresa. 8.1.3 APERTURA BUSTE AMMINISTRATIVE Le buste amministrative devono essere aperte per ogni singola offerta pervenuta. Procedere all’apertura delle buste amministrative in modo separato per ogni offerta presentata, mediante selezione dell’icona , in corrispondenza di ogni offerta presentata. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 68 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 110 – Apertura Buste – Apertura buste amministrative Il sistema visualizza un pop-up con la descrizione che l’operazione è irreversibile con la richiesta di confermare l’operazione di apertura. Figura 111 – Pop-up Conferma operazione di apertura buste amministrative Cliccare su per procedere con l’operazione di apertura. Il sistema indica che l’apertura è stata effettuata disabilitando il pulsante di apertura busta amministrativa e visualizzando la data e ora di apertura. 1 Apertura buste amministrative e valutazione Figura 112 – Conferma apertura buste amministrative Nelle offerte, in seguito all’apertura delle buste amministrative sono visualizzabili solamente i documenti di tipo amministrativo (o eventuali allegati standard) allegati dall’impresa. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 69 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 113 – Offerta – allegati amministrativi 8.1.4 APERTURA BUSTE TECNICHE Le buste tecniche devono essere aperte per ogni singola offerta pervenuta. Procedere all’apertura delle buste tecniche in modo separato per ogni offerta presentata, mediante selezione dell’icona successiva. , in corrispondenza di ogni offerta presentata, validamente ammessa alla fase Figura 114 – Apertura Buste – Apertura buste tecniche Il sistema visualizza un pop-up con la descrizione che l’operazione è irreversibile con la richiesta di confermare l’operazione di apertura. Figura 115 – Pop-up Conferma operazione di apertura buste tecniche Cliccare su per procedere con l’operazione di apertura. Il sistema indica che l’apertura è stata effettuata disabilitando il pulsante di apertura busta tecnica e visualizzando la data e ora di apertura. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 70 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 2 Apertura buste tecniche e valutazione Figura 116 – Conferma apertura buste tecniche Nelle offerte, in seguito all’apertura delle buste tecniche sono visualizzabili anche i documenti di tipo tecnico – oltre a quelli di tipo amministrativo o standard - allegati dall’impresa. Figura 117 – Offerta – allegati amministrativi e tecnici 8.1.5 APERTURA BUSTE ECONOMICHE Le buste economiche devono essere aperte per ogni singola offerta pervenuta. Procedere all’apertura delle buste economiche in modo separato per ogni offerta presentata, mediante selezione dell’icona successiva. , in corrispondenza di ogni offerta presentata, validamente ammessa alla fase Figura 118 – Apertura Buste – Apertura buste economiche Il sistema visualizza un pop-up con la descrizione che l’operazione è irreversibile con la richiesta di confermare l’operazione di apertura. Figura 119 – Pop-up Conferma operazione di apertura buste economiche Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 71 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Cliccare su per procedere con l’operazione di apertura. Il sistema indica che l’apertura è stata effettuata disabilitando il pulsante di apertura busta economica e visualizzando la data e ora di apertura. 3 Apertura buste economiche e completamento fasi di apertura buste Figura 120 – Conferma apertura buste economiche Nelle offerte, in seguito all’apertura delle buste economiche sono visualizzabili tutte le tipologie di allegati dell’impresa. Figura 121 – Offerta – allegati amministrativi e tecnici La procedura di apertura buste è ora completata. Nella schermata di Apertura buste viene data evidenza, oltre delle data/ora di ogni singola apertura, anche del messaggio di completamento della procedura di apertura buste. Figura 122 – Apertura buste completata Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 72 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 8.2 ANALISI OFFERTE ED EVENTUALI INVALIDAZIONI (Voce di menu: Gestione appalti – Elaborare gara). In questa fase si possono invalidare le offerte (Rifiuto) con inserimento della causa di invalidazione nella nota di testo. N.B. Quando si invalida un’offerta è possibile l’inserimento della causa di invalidazione nella nota di testo nella apposita sezione della posizione dell’offerta. Dal documento di offerta cliccare su “Modificare”e procedere selezionando l’indicatore di invalidazione (“Respinto”). Figura 123 – Indicatore di invalidazione della posizione di offerta Inserire successivamente la motivazione dell’invalidazione con apposita nota di testo nella sezione “Documenti” dei dati di posizione dell’offerta. 1A) La sezione ove inserire il motivo dell’invalidazione, in modo che l’impresa non possa consultarla a sistema, ma compaia nel verbale di gara, che le sarà inviato, è “Nota di approvazione”. 1B) Se si desidera far visualizzare il motivo dell’invalidazione anche a sistema (dopo la generazione della graduatoria) allora la sezione da utilizzare è “Osservazioni dell’acquirente”. 2) Infine salvare cliccando il tasto “Mett. In attesa offerta”. Figura 124 - Motivare l'invalidazione Successivamente ( selezionare il pulsante di salvataggio dei dati di invalidazione dell’offerta ). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 73 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Il sistema avvisa dell’esito positivo delle operazioni di invalidazione con apposito messaggio, ma non controlla che all’interno della “Nota di approvazione” (o “Osservazioni dell’acquirente”) della posizione venga effettivamente inserito una motivazione di invalidazione. Figura 125 – Messaggio di conferma dell’invalidazione E’ possibile verificare se la posizione dell’offerta è stata invalidata tramite il report di ”Graduatoria simulata”. Il sistema non avvisa l’impresa esclusa che l’offerta è stata rifiutata, ma la comunicazione avverrà, anche per l’impresa esclusa dal cottimo, al momento dell’invio della lettera di esito procedura. 8.3 GENERAZIONE GRADUATORIA SIMULATA (INTERNA) (Voce di menu: Gestione Appalti – Generare graduatoria). Dopo l’apertura delle buste, nella fase di valutazione delle offerte, attraverso la Voce di menu “Generare graduatoria”, è possibile “simulare” la generazione della graduatoria ad esclusivo uso interno del responsabile del procedimento. L’attività risulta estremamente utile anche per verificare la presenza di offerte uguali (stesso ribasso); in questo ultimo caso (solo però in fase di generazione della graduatoria pubblica) è possibile avviare un sorteggio automatico sulle offerte uguali il cui esito sarà tracciato anche nel verbale delle operazioni. E’ possibile simulare una graduatoria interno. Impostare i parametri: Simulazione ranking Ordinamento per prezzo crescente Nr. appalto a uso Figura 126 - Generazione Graduatoria Interna Tale transazione genera un report di graduatoria NON visibile alle imprese ma ai soli Dirigenti/Sostituti/Delegati/Assistenti mediante un apposito report indicato di seguito, inserendo come dato di input il numero dell’appalto. (Voce di menu: Gestione Appalti – Graduatoria simulata). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 74 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 127 – Attivazione report di graduatoria simulata – Selezione appalto Figura 128 – Contenuti report di graduatoria simulata 8.4 GENERAZIONE GRADUATORIA (Voce di menu: Gestione Appalti – Generare graduatoria). In seguito alla valutazione/invalidazione delle offerte, il responsabile del procedimento può generare la graduatoria delle offerte. L’attività di generazione della graduatoria è manuale ed è effettuata dal Dirigente per ogni singolo appalto. La generazione della graduatoria è un’attività necessaria per valorizzare il verbale delle operazioni e la lettera di esito procedura; tuttavia la graduatoria generata a sistema sarà visibile alle imprese solo all’interno della lettera di esito procedura. Non può essere generata una graduatoria per una negoziazione ancora attiva (mancato raggiungimento del termine di presentazione delle offerte e mancata apertura delle buste) nel caso di gara che prevede un’apertura buste formale. 8.4.1 SORTEGGIO OFFERTE UGUALI Il sorteggio delle offerte prime in graduatoria (con uguale offerta economica o punteggio complessivo) risultanti dal report di graduatoria simulata può essere lanciato in modalità automatica e casuale a cura del responsabile del procedimento, con successiva memorizzazione delle attività di sorteggio eseguite per inserimento nel verbale delle operazioni di gara. In fase di generazione della graduatoria deve essere valorizzato, per procedere al sorteggio, l’indicatore di ”. Qualora sia valorizzato, viene composta la graduatoria in modo da “ estrarre casualmente l’offerta vincente, tra le offerte prime in graduatoria (con stato “A” e ranking “1”). L’indicatore che genera il sorteggio delle offerte non può essere attivato (nel senso che può essere valorizzato ma non ha alcun effetto) nel caso di graduatoria simulata e nel caso di aggiornamento della graduatoria, successivo alla prima generazione. Il responsabile del procedimento può visualizzare la graduatoria definitiva all’interno del sistema, sfruttando le funzionalità del verbale di gara (documento, questo, che può essere generato in ogni momento, in base ai dati inseriti a sistema – Vd. 9 - VERBALE DI GARA). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 75 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Per generare la graduatoria da comunicare alle imprese mediante lettera di esito procedura, impostare i parametri: Generazione ranking Gara Ordinamento per prezzo crescente N.B. Selezionare “Attività sorteggio per offerte uguali” per avviare il sorteggio casuale su offerte con uguale posizione in graduatoria. Figura 129 – Generazione graduatoria con sorteggio casuale 9 VERBALE DI GARA (Voce di menu: Gestione Appalti - Verbale di gara/asta) La stazione appaltante può, attraverso l’applicativo, generare il verbale delle operazioni di gara che potrà essere eventualmente essere firmato e caricato all’interno dell’applicazione, oltreché (se la stazione appaltante lo desidera) inviato alle imprese, unitamente alla lettera di esito procedura. La creazione del verbale di gara si compone di alcuni passi principali: 1. Inserimento del numero di appalto 2. Selezione delle informazioni da inserire e relativi testi descrittivi 3. Generazione del verbale in formato pdf 4. (Eventuale) Firma del verbale di gara al di fuori del sistema 5. Caricamento del Verbale di gara (transazione disponibile solo se Firmato) 6. Visualizzazione del Verbale di gara archiviato 1. Inserimento del numero di appalto: Nella prima schermata valorizzare il campo testo “Numero appalto” inserendo il numero del’appalto, selezionare la tipologia di appalto (“Gara”)e cliccare sul pulsante “Esegui”. Generare il verbale Inserire il numero dell’appalto Selezionare gara Cliccare “Esegui” Figura 130 - Genera Verbale Il sistema verifica che il numero di appalto inserito esista nel sistema e che sia “visibile” solamente agli utenti che hanno le autorizzazioni a visualizzare l’appalto a cui fa riferimento; in caso contrario sono visualizzati i messaggi: “Appalto selezionato inesistente” oppure “Utente non autorizzato”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 76 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 2. Selezione delle informazioni da inserire e relativi testi descrittivi Cliccato il tasto “Esegui” si visualizza la seconda pagina (vedi Figura 131) nella quale si selezionano le informazioni, in formato tabellare, da inserire nel verbale commentate da testi liberi e titoli di sezione. E’ altresì possibile forzare il cambio pagina per ogni sezione indicata per migliorare la formattazione finale. Ogni singola sezione è quindi costituita da: “Selezione dell’indicatore di spunta” per l’inserimento delle informazioni presenti a sistema in forma tabellare: se vengono segnalate le caselle corrispondenti, saranno rilevate le informazioni relative (ad esempio la selezione dell’indicatore relativo a “oggetto della gara” rileva la tabella contenente i dati della posizione dell’appalto). Titolo della sezione: prevalorizzato con una dicitura di default, modificabile dall’utente Testo Libero: prevalorizzato in base all’ultima versione creata (vuoto la prima volta); campo in cui inserire eventuali diciture di dettaglio. Inoltre, nella parte inferiore della schermata (vedi Figura 132) è possibile inserire la data che verrà visualizzata sulla prima pagina del verbale generato. “Indicatore di spunta” per l’inserimento della sezione Se viene selezionato, nel verbale sarà rilevata la sezione e le tabelle relative Titolo della sezione Le stringhe sono modificabili Testo libero Campi liberamente compilabili Nuova pagina Se segniamo la casella, alla fine della pagina del verbale sarà immessa una “interruzione di pagina”. Figura 131 - Inserimento dati verbale Genera Verbale Avviare la creazione del verbale la cui prima pagina riporterà Luogo e data qui Figura 132 - Inserimento dati verbale – parte seconda Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 77 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 3. Generazione del verbale in formato pdf Durante la generazione del verbale il sistema effettua vari controlli e riporta i dati aggiornati a sistema. Se non viene generata la graduatoria (anche simulata), pertanto, non vengono visualizzate le informazioni relative alle offerte preservando così la correttezza e la trasparenza dei processi di gara. Cliccando sul tasto “Genera verbale” (vedi Figura 132) viene generato il verbale e visualizzato in un’altra finestra in formato pdf. Figura 133 – Verbale generato 4. (Eventuale) Firma del verbale di gara al di fuori del sistema Salvare una copia del verbale in formato pdf (in automatico il sistema propone, quale nome di salvataggio del documento, la dicitura “verbale_nr.gara”) ed eventualmente firmarlo digitalmente al di fuori del sistema SAP-SRM. La firma del documento, avviene al di fuori del sistema SAP SRM utilizzando la procedura di firam descritta al par. 14.1 - FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI. 5. Caricamento del Verbale di Gara (Upload) I passi da seguire per la fase di caricamento del verbale (solo se firmato) sono: 1. Inserimento del numero di appalto 2. Selezione del file tramite il pulsante “Sfoglia…” 3. Caricamento del verbale tramite il pulsante “Carica Verbale”. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 78 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Archiviare il verbale (solo se firmato digitalmente) Inserire il numero dell’appalto Selezionare Gara Per il caricamento del verbale cliccare su “Sfoglia” Selezionare “Carica verbale” Figura 134 – Archiviazione del verbale Durante la fase di caricamento il sistema controlla: l’utente che carica il verbale deve appartenere al gruppo acquisti del Dirigente ed al suo utente deve essere associato anche il medesimo codice fiscale contenuto nella smartcard di chi ha firmato digitalmente il documento; il file deve essere firmato (anche se a sistema non è impostato il controllo sull’’obbligatorietà della firma); il file originale (che è stato firmato) deve essere in formato pdf; la dimensione del file deve essere inferiore a 4 mb. il certificato di firma deve essere valido (non scaduto). 6. Visualizzazione del Verbale di Gara archiviato (Voce di menu: Firma digitale - Appalti –Visualizzare doc. firmati). Per visualizzare i verbali di gara firmati digitalmente e archiviati nella apposita sezione, selezionare il tipo documento “Verbale per Gara”, inserire il “Numero documento” e selezionare il pulsante “Eseguire”. Visualizzare documenti firmati Segnare il tipo di documento Inserire il nr. del documento Selezionare “Eseguire” Figura 135 – Visualizzare documenti archiviati Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 79 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 10 LETTERA DI ESITO PROCEDURA (Voce di menu: Gestione Appalti – Lettere esito procedura) 10.1 PROCEDURE DI COTTIMO TELEMATICO Nel caso di gara telematica ad invito mediante cottimo (Tipo di pubblicazione “Appalto NON pubblico”) successivamente alla generazione della graduatoria e alla creazione del verbale delle operazioni di gara, è possibile scaricare dal sistema e inviare alle imprese, le lettere di esito procedura che sono previste in forma unica per le comunicazioni di affidamento, non affidamento e di esclusione. Con la lettera di esito procedura, la Stazione appaltante provvede a informare ogni impresa offerente della propria posizione in graduatoria mediante una comunicazione certificata (verso l’indirizzo dichiarato dall’impresa in fase di candidatura cartacea) contenente la lettera di esito procedura, un documento in formato .pdf, firmato digitalmente dal Dirigente (o Sostituto o Delegato) della stazione appaltante. All’interno di tale lettera le imprese possono vedere se le proprie offerte sono state ammesse in graduatoria provvisoria, quale posizione hanno raggiunto e quale sia l’impresa che risulta affidataria dell’appalto telematico. Quest’attività è possibile solo se a sistema è stata generata la graduatoria, che verrà comunicata alle imprese all’interno della lettera di esito procedura. Inserire il numero dell’appalto e cliccare “Invia”. Inserire il numero dell’appalto e cliccare “Invia”. Figura 136 - Lettere di esito procedura. Si attiva una schermata ove compilare i dati come in figura. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 80 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Titolo: modificabile Protocollo nr.: da inserire Data: modificabile Testo:il testo qui inserito viene visualizzato nella mail che comunica l’affidamento/non affidamento/esclusione Procedere con la creazione della lettera (si genera un pdf da firmare digitalmente). Figura 137 - Generare lettera di esito procedura Il sistema genera un documento PDF, si veda di seguito la descrizione del contenuto, che va firmato digitalmente esternamente all’applicazione SAP-SRM. Il contenuto della lettera è organizzato secondo la seguente modalità: testo fisso con alcuni dati variabili compilati in automatico dal sistema (num. appalto, titolo, data apertura buste) impresa affidataria con riferimento alla ragione sociale, sede ed importo totale affidato comprensivo degli oneri di sicurezza (l’impresa viene determinata ricercando l’impresa in posizione 1 nella graduatoria definitiva generata a sistema) testo fisso contenente alcuni riferimenti relativi alle attività per la stipula del contratto, alla normativa sull’accesso agli atti e sui tempi per la presentazione di eventuali ricorsi. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 81 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 138 – PDF Lettera esito procedura Il documento PDF generato e firmato digitalmente viene caricato sul sistema con riferimento al numero di appalto ed inviato automaticamente alle imprese offerenti, unitamente (se la stazione appaltante lo desidera) al verbale delle operazioni di gara, che può essere allegato (solo se firmato digitalmente) alla comunicazione di esito procedura. In fase di caricamento del file firmato digitalmente sul sistema vengono eseguiti tutti i controlli disponibili per la firma digitale. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 82 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 • Caricare con “Sfoglia” e “Allega” la lettera firmata digitalmente • Cliccare “INVIO” per indirizzare la comunicazione a tutte le imprese offerenti Figura 139 – Caricamento del PDF Lettera esito procedura La mail, inviata dal sistema SAP-SRM tramite posta elettronica certificata, è destinata alle imprese che hanno partecipato alla gara (presentando offerta) e contiene un testo fisso ed in allegato la lettera di esito procedura firmata digitalmente. Non è prevista la firma digitale sul testo della mail. Nota: il testo di motivazione inserito a sistema in fase di esclusione delle imprese non viene riportato nella lettera di esito procedura, ma, in caso di esclusione l’impresa viene invitata a collegarsi all’applicazione SAP SRM per visualizzare all’interno della propria offerta le motivazioni dell’esclusione. Nella tabella successiva sono riepilogate le attività ed i sistemi coinvolti: # DESCRIZIONE ATTIVITÀ ATTORE SISTEMA 1 Generazione lettera in PDF Dirigente/Sostituto/Delegato/Assistente SAP-SRM 2 Firma digitale lettera Dirigente/Sostituto/Delegato Software firma digitale 3 Caricamento lettera Dirigente/Sostituto/Delegato/Assistente SAP SRM 4 Controlli firma e marcatura temporale In automatico dal sistema SAP-SRM 5 Invio mail di posta elettronica certificata alle imprese In automatico dal sistema SAP-SRM 6 Verifica dell’esclusione Impresa SAP-SRM 7 OPZIONALE: Ricerca lettere di esito procedura per gara Dirigente/Sostituto/Delegato/Assistente SAP SRM motivazioni Tabella 3 - Attività correlate alla Lettera di esito procedura. La comunicazione di esito procedura, oltre a informare le imprese della graduatoria provvisoria, ha anche una valenza informativa della graduatoria definitiva della procedura telematica, perché la graduatoria provvisoria pubblicata nella lettera di esito procedura non subirà tendenzialmente modifiche nella sua composizione, salvo che le verifiche sulla documentazione prodotta dall’impresa affidataria abbiano esito negativo, onde per cui la stazione appaltante provvederà ad aggiornare la graduatoria provvisoria di Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 83 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 sistema e ad informare singolarmente, fuori sistema, l’impresa esclusa – di cui ha provveduto a invalidare l’offerta – e l’impresa che segue in graduatoria, a cui provvederà ad affidare provvisoriamente il cottimo telematico. Come le altre tipologie di comunicazione che possono contenere allegati firmati digitalmente, la comunicazione di esito procedura è visualizzabile a sistema accedendo alla voce di menù “Gestione Messaggi”. Il contenuto della comunicazione è riportato al paragrafo 13 - ELENCO COMUNICAZIONI PEC. Selezionare il messaggio Allegato da scaricare Figura 140 – Gestione Messaggi – Lettera di esito procedura 10.2 PROCEDURE PUBBLICHE (CON BANDO) Nel caso di gara telematica pubblica (Tipo di pubblicazione “Appalto pubblico”) le imprese possono essere informate dell’Affidamento del procedimento, utilizzando la comunicazione di “Informativa Procedimento”, secondo le modalità descritte al par. 7.8 - INFORMATIVA PROCEDIMENTO, ricercando le imprese a cui inviare la comunicazione tra le imprese registrate al sistema di e-procurement, e allegando alla comunicazione Pec la documentazione di riferimento. La comunicazione di Informativa Procedimento viene inviata all’indirizzo Pec con cui risulta registrata l’impresa sul sistema di e-procurement (Dati personale del business partner). Dell’affidamento dell’appalto può eventualmente essere data evidenza, fuori dal sistema Sap-Srm, tramite pubblicazione sul sito Internet della Stazione appaltante di apposito Avviso pubblico. 11 ACCETTAZIONE OFFERTA IMPRESA AFFIDATARIA E CHIUSURA 11.1 ACCETTARE OFFERTA AFFIDATARIA DEFINITIVA Nel caso di ulteriori invalidazioni si rimanda al paragrafo 8.2 - “ANALISI OFFERTE ED EVENTUALI INVALIDAZIONI”. La stazione appaltante procede con le verifiche sulla documentazione prodotta dall’affidataria provvisoria (derivante dalla generazione della graduatoria a sistema). Se le verifiche condotte hanno esito positivo, per l’affidamento definitivo dell’appalto è necessario accettare l’offerta dell’impresa che risulta affidataria e su cui sono state condotte positivamente le verifiche. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 84 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Per affidare in modo definitivo l’appalto e chiudere la procedura si procede ad accettare l’offerta dell’affidataria su cui le verifiche della documentazione prodotto hanno dato esito positivo. Procedura: • Accedere all’offerta • Cliccare “Modificare” • Cliccare “Accettare” Figura 141 – Affidamento definitivo – Offerta accettata Il sistema avvisa con un messaggio l’accettazione dell’offerta, che, nel caso in esame, equivale all’affidamento dell’appalto all’impresa affidataria. Figura 142 – Richiesta conferma dell’accettazione Figura 143 – Messaggio di conferma dell’accettazione Lo stato dell’offerta cambia da “Offerta presentata” a “In approvazione” e infine “Offerta accettata”. 11.2 CHIUSURA APPALTO L’ultima fase del processo di gara consiste nella chiusura della stessa da parte del Dirigente, Sostituto o Delegato cliccando sul tasto “Chiudere”. In questo caso la gara cambia stato e di seguito non è più possibile modificare né il documento di gara né le relative offerte. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 85 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Per chiudere l’appalto (che sarà archiviato nei documenti con stato “concluso”) cliccare su “Chiudere” E’ possibile inviare la comunicazione a tutti i fornitori sulla chiusura; la mail informa gli utenti riportando anche i vincitori (ragione sociale) e i prezzi di aggiudicazione. Figura 144 – Chiusura – Pulsante Funzione Un messaggio chiede di confermare la chiusura dell’intero processo di gara; premere Ok. Figura 145 – Richiesta conferma chiusura del procedimento Figura 146 – Messaggio di conferma chiusura dell’appalto Alla chiusura della procedura di gara lo stato dell’appalto telematico cambia da “Pubblicato” a “Concluso”. Figura 147 – Chiusura dell’appalto (stato “Concluso”) Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 86 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 La ricerca degli appalti telematici conclusi è possibile solo valorizzando il criterio di ricerca “Stato” con la dicitura “Concluso”, oppure inserendo direttamente il numero dell’appalto telematico concluso. Figura 148 – Ricerca dell’appalto concluso (stato “Concluso”) Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 87 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 12 VERIFICA ACCESSI PROCEDIMENTO (Voce di menu: Gestione appalti – Verifica accessi per procedimento). Gli utenti autorizzati all’utilizzo della voce di menù “Verifica accessi per procedimento” hanno la possibilità di verificare per un procedimento di gara la lista degli accessi in visualizzazione/modifica/invio comunicazioni/gestione assegnazioni in relazione al procedimento selezionato. La funzione risulta essa stessa soggetta ai vincoli di autorizzazione di cui al par. 5.1, quindi nel caso di procedimento “blindato” la verifica sarà permessa ai soli utenti definiti come assegnatari della procedura di appalto telematico. Per procedere alla verifica degli accessi intervenuti sul procedimento, l’utente seleziona la funzionalità “Verifica accessi per procedimento” dal menu posto nella parte sinistra dello schermo. 12.1 RICERCA E SELEZIONE PROCEDIMENTI PER LA VERIFICA Nella prima sezione visualizzata nella parte superiore della schermata, utilizzando i filtri di ricerca disponibili, è possibile ricercare i procedimenti telematici per i quali si desidera consultare l’elenco degli accessi. Figura 149 – Ricerca dei procedimenti per la consultazione degli accessi I criteri di ricerca dei procedimento sono: Numero identificativo del procedimento (sul sistema Sap); Nome del procedimento; Stato del procedimento; Data di elaborazione del procedimento; Utente assegnatario del procedimento: ovviamente, in base ai controlli autorizzativi definiti sul sistema, nel caso di procedimenti “blindati” per l’utente che esegue la ricerca sarà possibile ricercare solo i procedimenti per cui esso risulti assegnatario e, all’interno di questi, eventualmente quelli per cui altri utenti siano definiti come co-assegnatari del medesimo procedimento. Premendo il tasto “Avvio” si avvia la ricerca delle gare già create a sistema, per le quali l’utente è autorizzato a visualizzare l’elenco degli accessi intervenuti. La lista dei procedimenti ricercati è consultabile all’interno della sezione “Risultato ricerca”, in cui sono consultabili i dati identificativi della gara (numero identificativo, nome, tipologia, Organizzazione e Gruppo acquisti, Stato procedimento, Data/ora termine presentazione offerte, numero offerte presentate). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 88 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 150 – Lista dei procedimenti ricercati Per procedere alla visualizzazione dell’elenco degli accessi al procedimento è necessario selezionare la riga corrispondente al procedimento di interesse. È ammessa la sola selezione singola del procedimento di cottimo da verificare. Non è invece ammessa la selezione multipla di più righe (più procedimenti), poiché risulta possibile elaborare per la verifica solo singoli procedimenti. Cliccando sulla riga corrispondente al procedimento di interesse si accede alla sezione “Accessi registrati per gara”, in cui è possibile procedere con la verifica delle operazioni eseguite sul procedimento. Figura 151 – Selezione del procedimento di interesse 12.2 CLASSIFICAZIONE ACCESSI Accedendo alla sezione “Accessi registrati per gara”, il sistema propone in visualizzazione l’elenco degli accessi al procedimento di default senza nessuna classificazione/raggruppamento degli eventi (“nessuna”). Figura 152 – Selezione tipo classificazione È possibile per l’utente classificare gli eventi e raggrupparli secondo diversi criteri singoli: per Tipo evento: le tipologie di evento possibili sono: o “Visualizzazione”, evidenziata con l’icona , propone all’utente tutti gli eventi che hanno comportato un accesso ai dati del procedimento in visualizzazione; o , propone all’utente tutti gli eventi che hanno comportato “Modifica”, evidenziata con l’icona un accesso ai dati del procedimento con contestuale modifica; Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 89 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 o “Comunicazione mail”, evidenziata con l’icona , propone all’utente tutti gli eventi che hanno comportato l’invio dal sistema di comunicazioni inerenti il procedimento; o , propone all’utente tutti gli eventi che hanno “Assegnazione”, evidenziata con l’icona comportato la creazione, modifica o visualizzazione del gruppo di assegnatari del procedimento. per Utente: dell’utente viene evidenziato nome e cognome; per Data; per Contesto: per contesto si intende l’ambito di riferimento che ha riguardato l’evento tracciato dal sistema. Le tipologie di contesto possibili sono: o Gara: riguarda eventi che afferiscono al procedimento in generale, non specificatamente legati a singole sezioni della gara telematica (es. creazione gruppo di assegnatari, visualizzazione gara, verifica accessi per procedimento, apertura buste, generazione della graduatoria, invio comunicazioni…); o Gara [Organizzazione acquisti]: riguarda eventi che dell’Organizzazione acquisti/Gruppo acquisti del procedimento; o Gara [Dati di base]: riguarda eventi che afferiscono alla sezione “Dati di base” dei dati di testata del procedimento; o Gara [Partner]: riguarda eventi che afferiscono alla sezione “Offerente/offerte” dei dati di testata del procedimento, che comportano l’aggiunta o cancellazione di fornitori da invitare al procedimento; o Gara [Allegati]: riguarda eventi che afferiscono alla sezione “Documenti” dei dati di testata del procedimento, che comportano l’aggiunta, cancellazione, modifica descrizione degli allegati o dei testi del procedimento; o Gara [Attributi dinamici]: riguarda eventi che, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, afferiscono alla sezione “Attributi” dei dati di testata del procedimento, e comportano l’aggiunta o cancellazione di attributi tecnici definiti per la testata del procedimento; o Gara [Ponderazione]: riguarda eventi che, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, afferiscono alla sezione “Ponderazione” dei dati di testata del procedimento, e comportano l’aggiunta, modifica dei fattori di ponderazione, della funzione di ponderazione e dei pesi percentuali degli attributi tecnici definiti per la testata del procedimento; o Gara [Stato]: riguarda eventi che afferiscono allo stato del procedimento, che comportano un cambio di stato del procedimento (es. Pubblicazione, Chiusura…); o Gara > Posizione X [Dati di base]: riguarda eventi che afferiscono alla sezione “Dati di base” dei dati di posizione del procedimento; o Gara > Posizione X [Partner]: riguarda eventi che afferiscono alla sezione “Partner” dei dati di posizione del procedimento, che comportano l’aggiunta, modifica o cancellazione del richiedente della posizione; o Gara > Posizione X [Allegati]: riguarda eventi che afferiscono alla sezione “Documenti” dei dati di posizione del procedimento, che comportano l’aggiunta, cancellazione, modifica descrizione degli allegati o dei testi del procedimento; o Gara > Posizione X [Attributi dinamici]: riguarda eventi che, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, afferiscono alla sezione “Attributi” dei dati di posizione del procedimento, e comportano l’aggiunta o cancellazione di attributi tecnici definiti per la posizione del procedimento; Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. afferiscono alla modifica 90 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 o Gara > Posizione X [Ponderazione]: riguarda eventi che, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, afferiscono alla sezione “Ponderazione” dei dati di posizione del procedimento, e comportano l’aggiunta, modifica dei fattori di ponderazione, della funzione di ponderazione e dei pesi percentuali degli attributi tecnici definiti per la posizione del procedimento; o Offerta: riguarda eventi che afferiscono al procedimento in generale, ma con specifico riferimento all’ambito delle offerte (es. eventi che comportano l’apertura delle buste economiche, la visualizzazione degli allegati economici, la visualizzazione del monitor comunicazioni Pec per le notifiche di offerta presentata); In modo similare, è possibile classificare gli eventi e raggrupparli secondo diversi criteri combinati: per Tipo evento/Data; per Data/Contesto; per Tipo evento/Data/Contesto. Ogni evento potrà successivamente essere visualizzato esplodendo il dettaglio del raggruppamento. Figura 153 – Classificazione “per Tipo evento/Data/Contesto” È possibile esportare l’elenco degli eventi visualizzati cliccando sul pulsante “Esportazione” >>”Export to Spreadsheet”. Figura 154 –Esportazione degli eventi visualizzati per il procedimento Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 91 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 12.3 VERIFICA ACCESSI IN VISUALIZZAZIONE Gli accessi al procedimento in “Visualizzazione” sono evidenziati dal sistema con l’icona . Il sistema propone all’utente tutti gli eventi che hanno comportato un accesso ai dati del procedimento in visualizzazione, con l’evidenziazione dell’attività che è stata fatta (colonna “Descrizione”). Gli eventi che, a titolo non esaustivo, vengono tracciati dal sistema sono i seguenti: “Visualizzazione gara”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento ha consultato il procedimento a sistema dalla funzione di “Pubblicare gara”. “Verifica accessi per gara”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento ha consultato la funzione di “Verifica accessi per procedimento”. “Visualizzazione allegati busta economica”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha visualizzato gli allegati economici relativi all’offerta, con evidenziazione del codice offerta di riferimento (colonna “Codice offerta”). “Simulazione ranking”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha simulato il ranking a sistema per il procedimento. “Visualizzazione Ranking Simulato”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha visualizzato il ranking simulato, consultando il report “Graduatoria simulata”. “Generazione del file .pdf dell'appalto da firmare digitalmente”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha generato e scaricato dal sistema il documento di sintesi del procedimento, da firmare digitalmente. “Download del file firmato della gara”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha visualizzato il documento di sintesi del procedimento firmato digitalmente dal Dirigente e consultabile all’interno dei documenti firmati digitalmente. “Download del file firmato dell'offerta”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha visualizzato il documento di sintesi dell’offerta firmato digitalmente dall’impresa e consultabile all’interno dei documenti firmati digitalmente. “Download del file firmato del verbale dell’appalto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha visualizzato il verbale di gara firmato caricato sul sistema all’interno dei documenti firmati digitalmente. “Visualizzazione comunicazioni PEC”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha visualizzato le comunicazioni PEC inerenti il procedimento, consultando la funzione “Monitor comunicazioni PEC”. “Visualizzazione comunicazioni e allegati”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha visualizzato le comunicazioni inerenti l’esito della procedura di cottimo fiduciario telematico, consultando la funzione “Download lettere esito”. “Stampa lettera di esito procedura”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha generato dal sistema la lettera di esito procedura da firmare digitalmente. “Caricamento a sistema del file .pdf dell'appalto firmato digitalmente”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha caricato a sistema il documento di sintesi del procedimento, adeguatamente firmato digitalmente. “Caricamento file .PDF del Verbale di Gara a sistema”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha caricato a sistema il verbale di gara, adeguatamente firmato digitalmente. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 92 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 “Visualizzazione/Generazione del Verbale di gara”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a visualizzare i dati del procedimento, ha generato dal sistema il verbale di gara. 12.4 VERIFICA ACCESSI IN MODIFICA Gli accessi al procedimento in “Modifica” sono evidenziati dal sistema con l’icona . Il sistema propone all’utente tutti gli eventi che hanno comportato un accesso ai dati del procedimento con contestuale modifica, con l’evidenziazione dell’attività che è stata fatta (colonna “Descrizione”), ed eventualmente il valore precedente e successivo alla modifica (colonne “Valore precedente” e “Nuovo valore”). Gli eventi che, a titolo non esaustivo, vengono tracciati dal sistema sono i seguenti: “Organizzazione acquisti responsabile”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato l’Organizzazione acquisti del procedimento. “Gruppo acq. responsabile”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato il Gruppo acquisti del procedimento. “Termine ultimo per la presentazione dell'offerta”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la data della Data fine del procedimento (data ultima per la presentazione delle offerte). “Data/ora della scadenza offerta”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato l’ora della Data fine del procedimento (data ultima per la presentazione delle offerte). “Nome del documento BBP”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato il Nome del procedimento. “Data e ora di apertura dell'appalto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la Data/ora di apertura prevista del procedimento. “Data e ora termine anteprima”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la Data/ora termine anteprima del procedimento. “ID categ. prodotto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la categoria merceologica di testata o di posizione del procedimento. “Codice Cupat”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato il codice CUPAT/CIG di riferimento del procedimento. “Obbligo allegati”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha attivato/disattivato l’indicatore di obbligo allegati di testata del procedimento. “Valore di riferimento interno”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato il valore di riferimento interno di testata del procedimento. “Nuova aggiunta/Offerente” + “Nuova aggiunta/Interlocutore”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha aggiunto una nuova impresa (con relativo contatto) da invitare al procedimento di gara. “Nessuna selezione INBOX per il partner” + “Numero partner”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha cancellato una impresa (con relativo contatto) da invitare al procedimento di gara. “Testo esteso testata”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha creato/modificato il testo esteso di testata del procedimento (“Testo com. pos. vac.”), evidenziando se si tratta di creazione (“Testo creato”) o di modifica (“Testo modificato”). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 93 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 “Nuova aggiunta” (Contesto Gara [Allegati] o Gara > Posizione X [Allegati]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha aggiunto un allegato di testata o di posizione del procedimento. “Indicatore di cancellazione documento acquisti (SRM)” (Contesto Gara [Allegati] o Gara > Posizione X [Allegati]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha cancellato un allegato di testata o di posizione del procedimento. “Business Document Service: valore attributo” (Contesto Gara [Allegati] o Gara > Posizione X [Allegati]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la descrizione di un allegato di testata o di posizione del procedimento. “Nuova aggiunta” (Contesto Gara [Attributi dinamici] o Gara > Posizione X [Attributi dinamici]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha aggiunto un attributo tecnico di testata o di posizione del procedimento. “Indicatore di cancellazione documento acquisti (SRM)” (Contesto Gara [Attributi dinamici] o Gara > Posizione X [Attributi dinamici]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha cancellato un attributo tecnico di testata o di posizione del procedimento. “Indicatore di cancellazione documento acquisti (SRM)” (Contesto Gara [Attributi dinamici] o Gara > Posizione X [Attributi dinamici]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha cancellato un attributo tecnico di testata o di posizione del procedimento. “Nota per un attributo dinamico” (Contesto Gara [Attributi dinamici] o Gara > Posizione X [Attributi dinamici]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha modificato la descrizione di un attributo tecnico di testata o di posizione del procedimento. “Valore funzione” (Contesto Gara [Ponderazione] o Gara > Posizione X [Ponderazione]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha modificato i valori ammessi per un attributo tecnico di testata o di posizione del procedimento (campo “Valori parametro per attributo”). “Tipo di funzione di ponderazione” (Contesto Gara [Ponderazione] o Gara > Posizione X [Ponderazione]): traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha modificato il tipo di funzione di ponderazione definita per un attributo tecnico di testata o di posizione del procedimento (campo “Funzione di ponderazione”). “Peso punteggio economico %”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, nell’ambito delle gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha modificato il peso del punteggio economico di posizione (campo “Peso punteggio economico”). “Descrizione posizione”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la descrizione della posizione del procedimento. “Quantità in unità di misura ord. acq.”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la quantità della posizione del procedimento. “UM dell'ordine d'acquisto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato l’unità di misura della posizione del procedimento. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 94 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 “Data di consegna della posizione”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato la data di consegna prevista della posizione del procedimento. “Obbligo allegati posizione”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha attivato/disattivato l’indicatore di obbligo allegati di posizione del procedimento. “Testo esteso posizione”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha creato/modificato il testo esteso di posizione del procedimento (“Testo com. pos. vac.”), evidenziando se si tratta di creazione (“Testo creato”) o di modifica (“Testo modificato”). “Base asta”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato l’Importo soggetto a ribasso di posizione del procedimento (campo “Importo a Ribasso”). “Oneri: definisce quali posizioni sono oneri (no edit)”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha modificato gli oneri della sicurezza di posizione del procedimento (campo “Oneri di sicurezza”). “Pubblicato Nuova aggiunta” + “In approvazione Indicatore: stato non attivo”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha pubblicato (o ripubblicato) il procedimento. “Procedimento Sospeso” + “Numero versione”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha attivato/disattivo l’indicatore di sospensione del procedimento. “Procedimento Annullato” + “Numero versione”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha attivato/disattivo l’indicatore di annullamento del procedimento. “Concluso Nuova aggiunta”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha concluso il procedimento. “Cancellato Nuova aggiunta”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha cancellato il procedimento. “Apertura busta amministrativa”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, ha aperto la busta amministrativa, con evidenziazione del codice offerta (colonna “Codice offerta”). “Apertura busta tecnica”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, ha aperto la busta tecnica, con evidenziazione del codice offerta (colonna “Codice offerta”). “Apertura busta economica”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento, ha aperto la busta economica, con evidenziazione del codice offerta (colonna “Codice offerta”). “Generazione ranking”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha generato la graduatoria a sistema per il procedimento. 12.5 VERIFICA INVIO COMUNICAZIONI Gli accessi al procedimento di tipo “Comunicazione mail” sono evidenziati dal sistema con l’icona . Il sistema propone all’utente tutti gli eventi che hanno comportato l’invio dal sistema di comunicazioni inerenti il procedimento, con l’evidenziazione della tipologia di comunicazione che è stata fatta (colonna “Descrizione”). Gli eventi di comunicazione che, a titolo non esaustivo, vengono tracciati dal sistema sono i seguenti: Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 95 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 “Invio mail di Annullamento dell'appalto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di annullamento del procedimento. “Invio lettera di esito procedura”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di esito procedura. “Invio mail di Proroga dell'appalto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di proroga date del procedimento. “Invio mail di Riattivazione dell'appalto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di riattivazione del procedimento. “Invio mail di Risposta chiarimenti”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di risposta chiarimenti inerente il procedimento. “Invio mail di Sospensione dell'appalto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di sospensione del procedimento. “Invio mail di Revoca dell'appalto”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di revoca del procedimento. “Invio mail di Informativa Procedimento”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a modificare i dati del procedimento ha inviato la comunicazione di informativa procedimento. 12.6 VERIFICA ATTIVITA’ DI GESTIONE DELLE ASSEGNAZIONI Gli accessi al procedimento di tipo “Assegnazione” sono evidenziati dal sistema con l’icona . Il sistema propone all’utente tutti gli eventi che hanno comportato la creazione, modifica o visualizzazione del gruppo di assegnatari del procedimento, con l’evidenziazione dell’attività che è stata fatta (colonna “Descrizione”). Gli eventi che, a titolo non esaustivo, vengono tracciati dal sistema nell’ambito delle attività di assegnazione del procedimento, sono i seguenti: “Creazione assegnazione procedimento.”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a gestire le assegnazioni nell’ambito dei procedimenti di una determinata Organizzazione acquisti, ha creato ex-novo il gruppo di assegnatari del procedimento. “Modifica assegnazione procedimento.”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a gestire le assegnazioni nell’ambito dei procedimenti di una determinata Organizzazione acquisti, ha modificato la composizione del gruppo di assegnatari del procedimento. “Visualizzazione assegnazione procedimento.”: traccia la data/ora in cui uno specifico utente autorizzato a gestire le assegnazioni nell’ambito dei procedimenti di una determinata Organizzazione acquisti, ha visualizzato la composizione del gruppo di assegnatari del procedimento. Nel caso di creazione e modifica delle assegnazioni del procedimento il sistema evidenzia, nel dettaglio, la composizione degli assegnatari salvata sul sistema in corrispondenza dell’evento di creazione/modifica. Per consultare il dettaglio della composizione è necessario cliccare sul link attivo presente nella colonna “Descrizione” dell’evento. Figura 155 –Evento di creazione assegnazione Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 96 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 Figura 156 –Visualizzazione dettaglio assegnazione 13 ELENCO COMUNICAZIONI PEC Nella tabella di seguito sono indicate le comunicazioni che vengono gestite dal sistema telematico durante il processo di cottimo fiduciario nei confronti delle imprese, mediante invio con Posta elettronica certificata: TIPO MAIL FASE DEL PROCESSO DESTINATARI Registrazione al sistema Registrazione al sistema telematico Imprese invitate Oggetto: Registrazione partner eseguita correttamente Gentile utente, La informiamo che si è provveduto a registrare l’utenza per l’accesso al sistema telematico “Mercurio” – portale di eprocurement della Provincia Autonoma di Trento. I dati da utilizzare per accedere al sistema sono i seguenti: Utente (UserID dell'interlocutore): NOMEUTENTE Password (per logon con UserID): password Numero partner dell'organizzazione: 0000019313 Numero partner dell'interlocutore: 0000019314 Al primo accesso è richiesta la modifica obbligatoria della Password sopra riportata. La lunghezza della password deve essere di 8 caratteri. Il sistema distingue i caratteri maiuscoli da quelli minuscoli. Sono consentiti tutti i caratteri alfanumerici. All'utente è richiesto dal sistema di modificare la password scaduti i 60 giorni di calendario di possesso della precedente. Non è possibile riutilizzare password uguali alle 5 precedentemente utilizzate. Dopo 7 tentativi di accesso con password errata l'account viene automaticamente bloccato dal sistema; in tal caso si rende necessario richiedere lo sblocco dell'account. Per accedere al sistema è possibile utilizzare il seguente link: http://www.mercurio.provincia.tn.it Cordiali saluti, Il Gestore del sistema Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. Invito Pubblicazione del cottimo telematico Imprese invitate Oggetto: AFFIDAMENTO BENI/SERVIZI O LAVORI GARA 000000xxxx Si invita codesta spettabile Ditta “Xxxxx”, qualora interessata, a partecipare alla trattativa telematica di cui in oggetto indetta da “Xxxxxxxxxxx”, pubblicata sulla piattaforma di e-procurement. DATI TRATTATIVA Amministrazione appaltante: “Xxxxxx" Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 97 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 TIPO MAIL FASE DEL PROCESSO DESTINATARI Titolo gara telematica: "Cottimo Fiduciario Telematico" Numero gara telematica: xxxx Termine di presentazione dell'offerta: gg.mm.anno hh:mm:ss Codice Cig: xxxxxx A partire dalla presente comunicazione, la documentazione di gara è consultabile accedendo al sistema di e-procurement tramite il seguente link: http://www.mercurio.provincia.tn.it/home.asp MANUALISTICA E SUPPORTO La manualistica di supporto all'utilizzo della piattaforma telematica è disponibile al seguente indirizzo Internet: http://www.mercurio.provincia.tn.it Per qualsiasi problema di carattere tecnico inerente l'utilizzo del Sistema, che possa verificarsi nel corso dell'utilizzo dello stesso, è possibile contattare il Gestore del Sistema al seguente numero telefonico: 0461-800786 Distinti Saluti. Nome Cognome Referente [email protected] Stazione appaltante Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. Proroga procedimento Proroga del cottimo telematico Imprese invitate Oggetto: Comunicazione Proroga Appalto n. xxxx Con la presente si comunica che il termine per la presentazione delle offerte per la gara telematica in oggetto è prorogato dalle ore 00:00:00 del giorno xxx alle ore 00:00:00 del giorno xxx. Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. (altro testo se inserito dalla stazione appaltante) Annullamento procedimento Annullamento del cottimo telematico Imprese invitate Oggetto: Comunicazione Annullamento Appalto n. xxxx Con la presente si comunica che la gara telematica in oggetto, per le motivazioni consultabili a sistema, viene annullata in via di autotutela. Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. (altro testo se inserito dalla stazione appaltante) Sospensione procedimento Sospensione del cottimo telematico Imprese invitate Oggetto: Comunicazione Sospensione Appalto n. xxxx Con la presente si comunica che la gara telematica in oggetto, per le motivazioni sotto riportate, è sospesa; fino a nuova comunicazione non sarà pertanto possibile sottomettere offerte a sistema. Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. (altro testo se inserito dalla stazione appaltante) Riattivazione procedimento Riattivazione del cottimo telematico Imprese invitate Oggetto: Comunicazione Riattivazione Appalto n. xxxx Con la presente si comunica che la gara telematica in oggetto è stata riattivata ed è pertanto nuovamente possibile sottomettere offerte a sistema, entro il termine di scadenza delle ore 00:00:00 del giorno gg.mm.anno. Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. (altro testo se inserito dalla stazione appaltante) Revoca procedimento Revoca del cottimo telematico Imprese invitate Oggetto: Comunicazione Revoca Appalto n. xxxx Testo libero inserito dalla stazione appaltante Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 98 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 TIPO MAIL FASE DEL PROCESSO DESTINATARI Notifica risposta chiarimenti Risposta ai chiarimenti Imprese offerenti Oggetto: Risposta Chiarimenti per l'Appalto xxxx Gentile utente, si informa che è presente un nuovo messaggio di richiesta/risposta di/ad un chiarimento per gare o aste all'interno della propria casella di "Gestione messaggi " sulla piattaforma e-procurement. Per visualizzare il nuovo messaggio è possibile accedere alla piattaforma e-procurement tramite il seguente link: https://www.mercurio.provincia.tn.it/home.asp Distinti saluti, Il Gestore del sistema Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. Notifica risposta chiarimenti Risposta ai chiarimenti Imprese offerenti Oggetto: Risposta Chiarimenti per l'Appalto xxxx Gentile utente, si informa che è presente un nuovo messaggio di richiesta/risposta di/ad un chiarimento per gare o aste all'interno della propria casella di "Gestione messaggi " sulla piattaforma e-procurement. Per visualizzare il nuovo messaggio è possibile accedere alla piattaforma e-procurement tramite il seguente link: https://www.mercurio.provincia.tn.it/home.asp Distinti saluti, Il Gestore del sistema Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. Notifica offerta presentata Invio offerta Imprese offerenti Oggetto: Appalto 000000xxxx - Offerta xxxxxxxxxx presentata L'Offerta nr. xxxxxxxxxx per l'appalto nr. xxxxxx – Cottimo Fiduciario Telematico - è stata presentata correttamente in data gg.mm.anno alle ore hh:mm Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. Notifica offerta ritirata Ritiro offerta Imprese offerenti Oggetto: Appalto 000000xxxx - Offerta xxxxxxxxxx ritirata L'Offerta nr. xxxxxxxxxx per l'appalto nr. xxxxxx – Cottimo Fiduciario Telematico - è stata ritirata correttamente in data gg.mm.anno alle ore hh:mm Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. Comunicazione esito procedura Affidamento cottimo telematico Oggetto: Lettera esito procedura numero xxxx Questo messaggio viene generato automaticamente. Si prega di non rispondere. (testo inserito dalla stazione appaltante) 14 FIRMA DIGITALE E MARCATURA DEI DOCUMENTI 14.1 FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI Di seguito viene descritto il procedimento per l’apposizione della firma digitale sulla documentazione, in formato pdf, da allegare al cottimo, ovvero del documento di sintesi del cottimo. Tutte le operazioni di seguito descritte illustrano il processo di firma digitale effettuato in locale (cioè sul proprio personal computer) tramite l’applicativo Dike, il software di firma di Infocert (https://www.firma.infocert.it).Con alcune differenze legate alla diversa interfaccia dei prodotti di firma Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 99 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 disponibili in commercio, tale processo è, comunque, da considerarsi in generale sufficientemente rappresentativo delle attività necessarie per apporre la firma digitale su un documento informatico. Descrizione delle attività di firma in locale Salvare una copia del documento in formato pdf (documento da allegare all’offerta e/o documento di sintesi creato dal sistema). La firma del documento avviene al di fuori del sistema SAP-SRM utilizzando un lettore di smartcard, una smartcard validamente abilitata alle operazioni di firma ed un software di firma digitale (ad esempio il prodotto Dike - Digital Key). Di seguito sono riportati a titolo di esempio i passi da seguire per firmare un documento con Dike: 1. Selezione del documento salvato sul proprio computer 2. Selezione della cartella di destinazione del documento firmato 3. Inserimento PIN e PSW 4. Generazione del documento firmato. Figura 157 – Firma dei documenti utilizzando Dike (Digital Key). Alla data attuale il Sistema Telematico Sap-Srm supporta certificati di firma emessi dai seguenti certificatori accreditati, iscritti all’Elenco Pubblico dei Certificatori tenuto presso il CNIPA: - Actalis S.p.A. - Cedacri S.p.A. - Consiglio Nazionale Forense - Consiglio Nazionale del Notariato - In.Te.S.A. S.p.A. - I.T. Telecom S.r.l. - Lombardia Integrata S.p.A. Servizi Infotelematici per il Territorio - Banca Monte dei Paschi di Siena S.p.A. - Postecom S.p.A. - SOGEI S.p.A. - Infocert S.p.A. - Aruba Posta Elettronica Certificata S.p.A. Eventuali utenti che, per le operazioni di firma digitale dei cottimi telematici, dovessero possedere e utilizzare certificati emessi da certificatori di firma digitale diversi dai sopraelencati, per poter validamente pubblicare i propri cottimi telematici dovranno necessariamente contattare il Gestore del Sistema al numero 0461-800786, affinchè il Sistema Telematico possa essere adeguato. In ogni caso i certificati supportati dal sistema possono essere emessi solo dai certificatori ufficiali, accreditati da DigitPA (ex CNIPA) - http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 100 Manuale per Stazione appaltante Procedura aperta Versione 1.0 14.2 MARCATURA TEMPORALE DEI DOCUMENTI Qualora sia necessario attribuire ad un documento certezza circa il momento in cui questo è stato redatto ed è divenuto valido, si ricorre alla sua marcatura temporale. Per “marca temporale” si intende una evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. L’apposizione della marca temporale su un documento è una tecnica che consente di attribuire data certa ad un documento informatico, prolungandone la validità. Consiste nella generazione da parte di una Autorità di certificazione (Time Stamping Authority), terza parte fidata, di una ulteriore firma digitale, aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore, cui è associata l’informazione relativa a una data e un’ora certa. Mediante l’apposizione del riferimento temporale emesso dal Certificatore è possibile opporre a terzi la validità del documento marcato temporalmente. Nell’ambito del sistema informatico Sap-Srm l’apposizione della marca temporale viene eseguita in automatico dal sistema stesso, su tutti i documenti sottoscritti con firma digitale dall’impresa, nelle fasi di presentazione dell’offerta telematica. Diversamente dalla firma digitale dei documenti, in questo ambito non sono pertanto richieste attività specifiche a cura degli utenti. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 101