scrivania digitale

SCRIVANIA DIGITALE
Soluzione per la dematerializzazione dei documenti
del ciclo passivo.
© Copyright Kelyan Spa
La soluzione per la
dematerializzazione dei
documenti del ciclo passivo.
I
Kelyan
Specializzata nella realizzazione
di soluzioni che migliorano
l’efficienza e il costo dei processi
aziendali
Presenta
benefici
della
trasformazione
dei
documenti cartacei in documenti digitali
sono ormai ben noti.
Kelyan ha sviluppato una soluzione in
grado di automatizzare il processo di
controllo e di inserimento in prima nota
delle fatture passive, indipendentemente
dai canali di ricezione delle fatture e dai
volumi di documenti trattati: Scrivania
Scrivania Digitale
Digitale.
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Scrivania Digitale consente
l’automazione del ciclo passivo dalla
ricezione alla registrazione della
fattura tramite:
•
L’acquisizione delle fatture passive
direttamente dalla fonte;
•
La gestione dei differenti formati;
•
Il riconoscimento delle informazioni
chiave contenute per la specifica
classificazione documentale;
•
L’integrazione con le informazioni dal
database aziendale e l’inserimento di
informazioni complementari;
•
La conferma delle informazioni o la loro
correzione;
•
La registrazione automatica delle
fatture nel sistema gestionale o ERP;
•
L'automazione dei controlli e dei
processi di autorizzazione;
•
L'archiviazione del documento e la
sua eventuale conservazione a norma;
Scrivania Digitale
Più spazio disponibile, più
trasparenza, velocità ed
efficienza nei processi, miglior
gestione delle informazioni,
maggior controllo e sicurezza,
minore impatto ambientale.
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SCRIVANIA DIGITALE
Vantaggi
•
Semplicità nella digitalizzazione e classificazione dei documenti: componenti di
riconoscimento caratteri, analisi semantica e interfaccia ad elevata usabilità.
•
Memorizzazione di eventuali correzioni dell’ operatore per future interpretazioni
ed indicizzazioni.
•
Possibilità di associare ai documenti informazioni aggiuntive: Firma Digitale,
Protocollo IVA.
•
Maggior rapidità nei processi: automatismi ed esperienza tattile permettono una
forte riduzione di errori, costi e anche del personale addetto, con minimi sforzi di
formazione e bassi costi di setup.
•
Archiviazione digitale del
documento validato e
successivamente può essere
portato in Conservazione
Sostitutiva; Il tutto all’interno del
Cloud Kelyan.
•
Ritorno dell’Investimento: Forte
riduzione del personale addetto e
dei costi di archiviazione
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SCRIVANIA DIGITALE
Funzionamento
Scrivania Digitale è un sistema dotato di due macro funzioni cooperanti:
Acquisizione multicanale e
lavorazione di documenti
elettronici.
•
•
•
•
•
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•
•
Scambio di informazioni
strutturate con i sistemi
gestionali aziendali.
I flussi di documenti vengono acquisiti dalle diverse fonti che li producono.
Il servizio di lettura ottica (OCR) estrae e riconosce le informazioni chiave per la
specifica classe documentale.
Le informazioni sono integrate con quanto presente nei database in azienda.
Per particolari documenti/processi, il sistema associa informazioni aggiuntive, ad
esempio la Firma Digitale.
Il documento e gli indici estratti sono presentati all’utente per conferma o
correzione.
Il sistema memorizza gli eventuali input derivanti dall’operatore per future
interpretazioni e indicizzazioni.
Il documento validato viene registrato su un archivio Cloud portato in
conservazione sostitutiva.
I documenti acquisiti possono essere legati ai sistemi gestionali per successive
lavorazioni e condivisioni.
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SCRIVANIA DIGITALE
Acquisizione Documenti & Servizio Cloud OCR
Il sistema controlla l'arrivo delle fatture via mail/PEC, le indicizza in automatico e le
raggruppa in appositi faldoni virtuali. Le fatture cartacee vengono scannerizzate
tramite dispositivo collegato ed inviate automaticamente ad un servizio esterno
che crea i rispettivi documenti digitali.
Il servizio garantisce il 100% di riconoscimento dei dati attraverso l’integrazione con
una specifica attività di verifica ed eventuale correzione da parte di personale
umano.
I documenti e i dati rilevati sono restituiti
entro un termine predefinito alla Scrivania
Digitale: l’operatore addetto alla
lavorazione in azienda potrà visualizzarli in
appositi faldoni virtuali, controllarli e
confermare la classificazione finale.
Eventuali input manuali sono notificati al
sistema, che li memorizza e, in funzione
della casistica maggiormente ricorrente, li
auto apprende come nuove regole di
indicizzazione e classificazione.
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SCRIVANIA DIGITALE
Automazione di Processo
A seguito dell'attività di riconoscimento, il sistema esegue una serie di controlli
automatici che permettono di verificare la congruità delle fatture e il
ricongiungimento con bolle e/o ordini già inseriti nel sistema gestionale, in modo da
automatizzare il processo di registrazione in prima nota e la relativa attribuzione dei
sotto conti per la contabilità analitica.
Il sistema mette in evidenza tutti i documenti per i quali sono state rilevate anomalie,
in modo da poterli verificare e correggere. In base all'anomalia rilevata, si può
scatenare un processo di workflow che permette di ridurre i tempi di approvazione e
il rilevamento di dati mancanti.
I risultati della lavorazione del documento
saranno visibili all’utente, che potrà eseguire
attività di verifica, conferma, correzione o
completamento dei dati, attraverso il touch
screen dei dispositivi mobile.
Eventuali correzioni e integrazioni eseguite
dall’operatore saranno registrate nel sistema
per future interpretazioni.
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Firma Digitale & Protocollo IVA
Attraverso un servizio Cloud, il sistema
sarà in grado di aggiungere ulteriori
informazioni al documento acquisito.
Sarà infatti possibile:
•
•
Apporre una firma digitale e/o una
marca temporale sul documento
per
congelare
l’istante
di
ricevimento. Sono abilitate modalità
di firma locale con token e di firma
remota.
Apporre un timbro virtuale per
eventuali esigenze fiscali legate alla
conservazione sostitutiva.
Archiviazione & Conservazione
Sostitutiva
Il documento validato sarà archiviato
digitalmente in uno spazio Cloud
dedicato, dotato di strumenti di ricerca
che permettono il ritrovamento facile
ed
immediato
di
tutta
la
documentazione acquisita.
Mediante opportune profilazioni, sarà
consentito l’accesso ai documenti
archiviati anche ad utenti esterni.
Il
documento
potrà
successivamente
portato
conservazione sostitutiva.
essere
in
Processi più Veloci
Archiviazione Sicura
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