ORDINE AVVOCATI RIMINI Di seguito i chiarimenti pervenuti da

ORDINE AVVOCATI RIMINI
Di seguito i chiarimenti pervenuti da Lextel in ordine al funzionamento della casella PEC fornitaci
da Legalmail, in seguito ad una richiesta formale inviata dalla Commissione PCT, motivata dalla
preoccupatissima segnalazione, da parte di un’iscritta, la quale, avendo smarrito una email
certificata “in entrata” ed essendosi rivolta al numero verde di assistenza tecnica, si era sentita
rispondere che non sarebbe stato possibile recuperare alcuna informazione.
Ecco i chiarimenti.
Dapprima una chiarificazione che ritengo ovvia, ma che può essere utile ricordare a tutti:
“Prima alcune precisazioni:
Nelle Vostre domande si parla di “messaggi” e di “email” inviate o ricevute, quindi specifichiamo
innanzitutto che una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del
mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema
potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene
fornita la ricevuta di avvenuta consegna), diamo perciò per assodato che quanto cercherò di chiarire
di seguito è valido esclusivamente per trasmissioni da pec a pec.
Domanda
- nel caso un nostro iscritto, assegnatario di un Vostro indirizzo PEC, venga a sapere dell'inoltro a
detto indirizzo di un messaggio che, però, non gli risulta pervenuto, quale tipo di certificazione (o di
diversa attestazione o informazione) può ottenere da Voi e in che modo?
Risposta
Vale la risposta alla domanda seguente;
in questo caso però sarà il mittente a dover dimostrare che ha inoltrato il messaggio presentando la
ricevuta di accettazione (per l’inoltro) e la ricevuta di consegna (per la certezza di consegna del
messaggio).
in alternativa credo che l’avvocato destinatario possa richiedere al proprio gestore una traccia della
consegna; per ulteriori dettagli si veda la risposta alla domanda 2.
Domanda
qualora un nostro iscritto, dopo aver inviato la PEC, si senta eccepire dal destinatario del
messaggio, che nulla è stato inviato, quale tipo di certificazione (o di diversa attestazione o
informazione) può ottenere da Voi e in che modo?
Risposta
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio
provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento
della spedizione ed i destinatari; le informazioni sono disponibili sia in formato testo, sia in formato
xml.
Inoltre, non appena effettuata la consegna, il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di
consegna firmata dal gestore che attesta:
la consegna
data e ora di consegna
contenuto consegnato.
Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il
messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata
fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è
stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che
distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato
cartaceo.
Le due ricevute, di accettazione e di consegna, sono a disposizione del mittente all’interno della
casella di posta certificata e conferiscono al messaggio inoltrato lo stesso valore legale di
una raccomandata con avviso di ricevimento.
Non è quindi necessario chiedere alcunché al gestore in quanto le attestazioni dell’inoltro e della
consegna del messaggio sono, come detto sopra, a disposizione del mittente.
Domanda
in caso di svuotamento della casella PEC sul Vostro server, e di perdita accidentale delle copie dei
messaggi detenute in locale, quale tipo di certificazione (o di diversa attestazione o informazione)
può ottenere da Voi e in che modo?
Risposta
I messaggi pec sono mantenuti sui server del gestore, InfoCert nel caso di caselle di posta certificata
rilasciate da Lextel, purchè non cancellati o scaricati in locale dall’utente. sarà sempre possibile
accedere alla casella attraverso l’apposita web mail per consultare i messaggi.
In caso di perdita accidentale dei messaggi detenuti in locale, se gli stessi non sono stati scaricati dai
server, come sopra detto, basterà accedere via web mail per consultarli.
In caso di cancellazione dai server invece non sarà più possibile recuperare i messaggi ma soltanto
un “log” che riporti i principali eventi riguardanti la trasmissione; tali dati sono resi disponibili dai
gestori previa richiesta, infatti i gestori di posta certificata sono obbligati a registrare tutti i
principali eventi che riguardano la trasmissione per 30 mesi da fornire come prova da parte degli
interessati. Nel caso di caselle di posta certificata rilasciate da Lextel SpA, il gestore è InfoCert,
eventuali richieste dovranno essere inoltrate al gestore direttamente o tramite Lextel (in caso di
caselle rilasciate da Lextel).
Domanda
Si segnala, da parte di alcuni utenti, che l'attivazione della funzione di "Archivio di sicurezza" non
ha prodotto alcun salvataggio di messaggi, seppur selezionate le varie tipologie nella relativa
cartella. Come si spiega?
Risposta
In questo caso è necessario analizzare i singoli casi e testare le funzionalità sulle quali si riscontra il
problema, dovreste quindi fornirci i recapiti degli utenti per i quali si verifica la disfunzione in
modo di poterli contattare per gli approfondimenti del caso.
In sintesi raccomando i seguenti accorgimenti:
1) in caso di gestione della PEC “in locale” sul proprio PC, mediante “client” di posta elettronica
(tipo Outlook, Outlook express, Thunderbird, Windows Mail, ecc. ecc.), impostare (o far impostare
dal proprio tecnico di fiducia) la funzione “conserva una copia del messaggio sul server”. In tal
caso, però, controllare periodicamente presso il proprio gestore che la casella di posta non si stia
riempiendo. In tal caso procedere allo svuotamento osservando la raccomandazione di cui al punto
n. 2
2) effettuare periodicamente (o far effettuare) dei backup delle email di posta certificata scaricata
sul proprio PC.
3)
attivare (o far attivare) il servizio “Archivio di sicurezza” del Vostro account di posta
elettronica direttamente sul sito internet di Legalmail (previo accesso mediante le proprie
credenziali), contattando Lextel nel caso detto Archivio resti vuoto nonostante l’attivazione del
servizio.