reati contro la pubblica amministrazione

MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
AI SENSI DEL
D. LGS. 231/2001
DI
CONSIP S.P.A. a socio unico
*****
PARTE SPECIALE A
REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
FCR/FCR/PERS/PUB/ITG/118683.1
IL RISCHIO SPECIFICO DEI REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (ARTT. 24, 25 D.LGS.
231/2001)
Allo scopo di evitare e prevenire la realizzazione dei reati previsti dagli artt. 24 e 25 del
d.lgs. 231/2001 [di seguito anche "Rischio Specifico"] ed in conformità con le politiche
aziendali, nonché in attuazione dei principi di trasparenza, efficienza e buon governo, i
Destinatari del Modello Consip dovranno rispettare e uniformarsi alle prescrizioni di
seguito riportate in ogni singolo atto o rapporto intrattenuto, a qualunque fine, con la
Pubblica Amministrazione.
Definizione di "Pubblica Amministrazione":
I soggetti pubblici: membri delle istituzioni della Repubblica Italiana, le amministrazioni
pubbliche (i.e. aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo), le
regioni, le province ed i comuni e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie,
le istituzioni scolastiche, le camere di commercio, industria, artigianato ed agricoltura, gli
enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le aziende e gli enti del servizio
sanitario nazionale;
I pubblici ufficiali: coloro che hanno la facoltà di formare e manifestare la volontà della
pubblica amministrazione ovvero esercitare poteri autoritativi o certificativi, nell'ambito
di una potestà di diritto pubblico;
Gli incaricati di pubblico servizio: coloro che prestano un servizio pubblico ovvero
esercitano un' attività nelle forme delle pubblica funzione, anche in assenza dei poteri
tipici di quest'ultima, purché non siano meri esecutori di semplici mansioni d'ordine o di
opera meramente materiale;
Le Autorità Pubbliche di Vigilanza: enti nominativamente individuati per legge, dotati di
particolare autonomia e imparzialità, preposti alla tutela di alcuni interessi di rilievo
costituzionale, tra i quali la libertà di Concorrenza, la tutela dei Mercati Finanziari, la
tutela della sfera di Riservatezza professionale e personale, la vigilanza sui Lavori
pubblici, ecc..
I Destinatari del Modello Consip intrattengono rapporti (i) da un lato, con le Pubbliche
Amministrazioni che si affidano a Consip per usufruire di servizi in ambito informatico, di
servizi di consulenza e per soddisfare le proprie necessità di approvvigionamento e (ii)
dall’altro, con il mercato dei fornitori di beni e servizi ai quali Consip si rivolge per
esigenze del MEF ed in generale delle Pubbliche Amministrazioni. Rapporti quotidiani così
configurati, pur legittimi e fisiologici, producono un alto grado di sensibilità rispetto al
Rischio Specifico.
Le attività di impresa esercitate da Consip spesso rientrano nell'ambito della funzione
pubblica, di conseguenza i Destinatari, purché non siano meri esecutori di semplici
mansioni d'ordine o fornitori di opera meramente materiale, sono convenzionalmente
considerati incaricati di pubblico servizio.
Il dipendente/collaboratore di Consip, incaricato di svolgere la funzione di Commissario di
Gara, assume a pieno diritto la veste di pubblico ufficiale.
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1.
I reati di cui al Rischio Specifico
Art. 316-bis codice penale - Malversazione a danno dello Stato
Il reato è costituito dalla condotta di chi, estraneo alla Pubblica Amministrazione, avendo
ottenuto dallo Stato o da altro ente pubblico o dall'Unione Europea contributi, sovvenzioni
o finanziamenti destinati a favorire iniziative dirette alla realizzazione di opere o allo
svolgimento di attività di pubblico interesse, non li destini alla predette finalità.
Art. 316-ter codice penale - Indebita percezione di erogazioni ai danni dello Stato
Il reato è costituito dalla condotta di chi, salvo che il fatto costituisca il reato previsto
dall'art. 640-bis c.p. (i.e., truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche:
cfr. oltre), mediante l'utilizzo o la presentazione di dichiarazioni o di documenti falsi o
attestanti cose non vere, ovvero mediante l'omissione di informazioni dovute, consegue
indebitamente per sé o per altri contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre
erogazioni dello stesso tipo, comunque denominate, concessi o erogati dallo Stato o da
altri enti pubblici o dall'Unione Europea.
Art. 317 codice penale - Concussione
Il reato è commesso dal pubblico ufficiale o dall'incaricato di un pubblico servizio il quale,
abusando della sua qualità o dei suoi poteri, costringe o induce taluno a dare o a
promettere indebitamente, a lui o ad un terzo, denaro o altra utilità.
Tale ipotesi di reato si differenzia da quella di corruzione poiché in questa fattispecie il
privato subisce la condotta intimidatoria del pubblico ufficiale / incaricato di un pubblico
servizio.
Art. 318 codice penale - Corruzione per un atto d'ufficio
Qualora un pubblico ufficiale, per compiere un atto del suo ufficio, riceve, per sé o per un
terzo, in denaro o altra utilità, una retribuzione che non gli è dovuta o ne accetta la
promessa, compie il reato di cui alla fattispecie incriminatrice.
Art. 319 codice penale - Corruzione per un atto contrario ai doveri d'ufficio
Il pubblico ufficiale che, per omettere o ritardare (o per aver omesso o ritardato) un atto
del suo ufficio, ovvero per compiere (o per aver compiuto) un atto contrario ai doveri di
ufficio, riceve, per sé o per un terzo, denaro o altra utilità o ne accetta la promessa,
compie il reato di cui alla fattispecie incriminatrice.
Art. 319-ter codice penale - Corruzione in atti giudiziari
Il reato si configura allorché i fatti di corruzione, descritti agli artt. 318 e 319, siano
commessi con la specifica finalità di favorire o danneggiare una parte in un processo
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civile, penale o amministrativo. La pena è aumentata se dal fatto deriva l'ingiusta
condanna di taluno.
Art. 320 codice penale - Corruzione di persona incaricata di un pubblico servizio
La condotta rilevante per il reato è costituito dal fatto di cui all'art. 319 c.p. (cfr. sopra)
qualora commesso dall'incaricato di un pubblico servizio; quello previsto dall'art. 318 c.p.
(cfr. sopra), qualora l'autore rivesta la qualità di pubblico impiegato.
Art. 322 codice penale - Istigazione alla corruzione
Il reato è commesso da chi offre o promette denaro o altra utilità non dovuti ad un
pubblico ufficiale o ad un incaricato di un pubblico servizio che riveste la qualità di
pubblico impiegato per indurlo a compiere un atto del suo ufficio, qualora l'offerta o la
promessa non sia accettata.
Art. 640, comma 2, n. 1 codice penale - Truffa aggravata
Il reato è commesso da chi, con artifizi o raggiri, inducendo taluno in errore, procura a sé
o ad altri un ingiusto profitto a danno dello Stato o di un altro ente pubblico.
Art. 640-bis codice penale - Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni
pubbliche
La condotta rilevante è costituita dal fatto di cui all'art. 640 c.p. (Truffa), finalizzata al
conseguimento di contributi, finanziamenti, mutui agevolati ovvero altre erogazioni
comunque denominate, concesse o erogate da parte dello Stato, di altri enti pubblici o
delle Comunità europee.
Art. 640-ter codice penale - Frode informatica
Il reato è commesso da chi, alterando in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema
informatico o telematico o intervenendo senza diritto con qualsiasi modalità su dati,
informazioni o programmi contenuti in un sistema informatico o telematico o ad esso
pertinenti, procura a sé o ad altri un ingiusto profitto con danno dello Stato o di altro ente
pubblico.
2.
Aree sensibili nell'ambito dei reati contro la Pubblica Amministrazione
2.1 Area gestione delle Risorse Umane, (esemplificazione su attività rilevanti o a
campione):
a. selezione ed assunzione del personale, (di concerto con le singole Aree/Direzione
interessate);
b. comunicazioni agli Enti pubblici preposti previste dalle vigenti normative;
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c. individuazione di aziende terze per la selezione/formazione del personale;
d. gestione del foglio rilevazione delle presenze e comunicazione dei relativi dati alla
società incaricata dell’elaborazione delle buste paga.
e. gestione della liquidazione della parte variabile della retribuzione.
2.1.1 Possibili condotte illecite contro la P.A.
Nell'ambito della gestione di tali attività, ad esempio, le risorse interne della Società
incaricate della selezione ed assunzione del personale potrebbero privilegiare l'assunzione
di candidati legati alla P.A., al fine di ottenere da pubblici ufficiali benefici nell'interesse
e/o a vantaggio di Consip.
2.1.2 La Direzione Risorse Umane e Organizzazione è responsabile del rischio relativo
per come sopra definito.
2.2 Area informatica, (esemplificazione su attività rilevanti o a campione):
a. gestione informatica della contabilità generale;
b. gestione di sistemi, reti e servizi informatici. In particolare:
b.2
gestione degli applicativi informatici della Società (SIAC, SIPAI, SIGI, ecc.);
b.3
gestione del portale www.acquistinretepa.it e sviluppo dei servizi internet;
b.4
gestione di sistemi, reti e servizi informatici (gestione del sistema di
acquisti elettronici, e-procurement, con particolare riferimento alla
realizzazione del mercato elettronico ed alle gare telematiche);
b.5
sviluppo e gestione del Data Warehouse;
b.6
attività svolta con l’utilizzo di strumenti di lavoro informatici e telematici
di supporto;
b.7
gestione delle informazioni riservate.
2.2.1 Possibili condotte illecite contro la P.A.
Nell'ambito della gestione delle attività svolte in esecuzione delle Convenzioni stipulate
con il MEF (es., Convenzione DAPA, Convenzione IT) comportamenti non conformi
potrebbero mirare ad alterare, nell’interesse o a vantaggio di Consip, il funzionamento dei
sistemi informatici ovvero i dati presenti in tali sistemi – es., sistema SIPAI - causando un
danno indiretto al MEF o ad altra Pubblica Amministrazione.
2.2.2 L'Amministratore Delegato ed ogni singola Area/Direzione coinvolta nelle
sopracitate esemplificazioni (Direzione Business Support – Area Standard e Sistemi
Informativi Interni; Direzione Sistemi Informativi; Direzione Infrastrutture IT;
Direzione Finanza Pubblica; DAPA) sono responsabili del relativo rischio.
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2.3 Area pianificazione, (esemplificazione su attività rilevanti o a campione):
a. elaborazione dei documenti di pianificazione previsti nelle singole Convenzioni;
b. elaborazione dei documenti finalizzati alla reportistica prevista nelle singole
Convenzioni;
2.3.1 Possibili condotte illecite contro la P.A.
Nell'ambito della gestione di tali attività, ad esempio, le risorse interne della Società
potrebbero ricevere / indurre a farsi consegnare o promettere denaro o altra utilità, allo
scopo, nella redazione del piano annuale o triennale DAPA e/o IT, di: (i) aumentare
ingiustificatamente la previsione, contenuta nel Piano, relativa alle risorse necessarie per
il raggiungimento degli obiettivi della Convenzione DAPA; (ii) rilevare esigenze
informatiche del MEF e della Corte dei conti in realtà inesistenti, al fine di aumentare il
volume delle relative attività affidate alla gestione di Consip nel settore IT.
2.3.2 L'Amministratore Delegato ed ogni singola Area/Direzione coinvolta nelle
sopracitate esemplificazioni (Area Pianificazione & Controllo; Planner - Area
Contabilità Generale e Bilancio; Direzione Sistemi Informativi; Direzione
Infrastrutture IT; Direzione Finanza Pubblica; DAPA) sono responsabili del relativo
rischio.
2.4 Area gestione e controllo, (esemplificazione su attività rilevanti o a campione):
a. attività di rilevazione/recepimento dei fabbisogni delle Amministrazioni con
riguardo alle iniziative di cui alla Convenzione DAPA;
b. attività di rilevazione/recepimento dei fabbisogni del MEF e della Corte dei conti
con riguardo alle iniziative di cui alla Convenzione ICT;
c. studi di fattibilità delle iniziative di cui alla Convenzione ICT, anche al fine di
evidenziarne preliminarmente convenienze o criticità;
d. attività di verifica delle comunicazioni interne sulla necessità di acquisizioni di
beni e servizi;
e. definizione delle strategie di gara, anche mediante il supporto di consulenti
esterni;
f. acquisizione, ove necessario, dei pareri delle Autorità di Vigilanza;
g. individuazione della procedura/strumento giuridico per l'acquisizione di beni e
servizi;
h. monitoraggio degli obiettivi di Convenzione;
2.4.1 gestione delle procedure di acquisto, a costo Consip ed a rimborso (anche mediante
il ricorso al Mercato Elettronico):
a. redazione della documentazione di gara (bando, avviso di gara, disciplinare
completo degli allegati, ecc.);
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b. gestione e controllo sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di
certificazione/atti di notorietà prodotti in fase di gara e dai relativi aggiudicatari,
ai fini della partecipazione/aggiudicazione della gara o del subappalto;
c. gestione dei procedimenti amministrativi ex L.241/1990 a seguito dei controlli di
cui sopra;
d. selezione e designazione dei Presidenti e dei Commissari di Gara;
e. partecipazione alle Commissioni di Gara/trattative multiple;
f. gestione delle informazioni riservate;
g. proposta di esclusione di un concorrente;
h. individuazione della migliore offerta e selezione del contraente;
i. gestione degli accessi alla documentazione di gara/trattativa;
j. designazione e adempimenti del Responsabile del Procedimento ex art. 10
L.163/2006;
k. controlli in materia di subappalto, in particolare in relazione alla documentazione
prodotta con la richiesta di autorizzazione;
l. verifiche relative alla documentazione presentata dall’aggiudicatario per la stipula
di un contratto/convenzione;
2.4.2 gestione dei contratti/convenzioni con i fornitori di beni o prestatori di servizi e
gestione dei rapporti con i singoli fornitori/prestatori:
a. stipula dei contratti/convenzioni con fornitori di beni o prestatori di servizi;
b. monitoraggio della regolare esecuzione, da parte dei fornitori, delle prestazioni di
cui alle convenzioni ed ai singoli contratti (stato avanzamento lavori e costi);
c. gestione dei rapporti con i fornitori e - ove necessario - con i referenti delle
Amministrazioni interessate, con particolare riferimento alla gestione delle relative
informazioni e comunicazioni;
d. decisioni su aspetti economici collegati a contratti/convenzioni con i fornitori di
beni/prestatori di servizi (es. applicazione delle penali e/o success fees previste
dagli accordi economici);
e. attività di Direzione dei Lavori dei contratti “di grande rilievo”, in base ai criteri e
modalità stabiliti dalle circolari DigitPA;
f. attività di collaudo;
g. attività di verifica progetti ICT “rilevanti” ovvero che prevedano particolari
criticità (tecnico/strategiche) per l’Amministrazione;
2.4.3 amministrazione del Sistema di Pianificazione delle Attività Informatiche (SIPAI) e
relativa rendicontazione;
2.4.4 supporto al MEF e/o alle altre Amministrazioni per l'introduzione e realizzazione di
nuovi strumenti di acquisto e per la definizione ed attuazione di nuove disposizioni
normative;
2.4.5 gestione dei procedimenti giudiziari.
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2.4.6 Possibili condotte illecite nell'attività di rilevazione delle esigenze della P.A.
I Destinatari potrebbero compiere atti corruttivi o di truffa ai danni di Enti Pubblici,
nell'ambito dei rapporti con esponenti delle Pubbliche Amministrazioni ed in esecuzione
delle convenzioni applicabili.
Allo stesso tempo, i Destinatari potrebbero rivestire essi stessi il ruolo di soggetti corrotti
(con riferimento a comportamenti di controparti private), allorché accettino o inducano
taluno a fornire loro denaro o altra utilità per alterare i dati relativi a progetti di spesa
destinati al MEF o ad altro ente pubblico, ovvero comunicare a questi ultimi soggetti
fittizie necessità di acquisto.
Analoghe condotte di corruzione passiva potrebbero essere poste in essere dai Destinatari
nel corso dell'individuazione dei fabbisogni della P.A. o dell'elaborazione di studi di
fattibilità, laddove rilevino, in cambio di denaro o altra utilità, esigenze della P.A. non
veritiere o privilegino determinati tipi di prodotti o servizi forniti da controparti private a
scapito di altri, senza una reale convenienza o altra ragione adeguatamente comprovante
il vantaggio degli Enti Pubblici di riferimento.
2.4.7 Possibili condotte illecite nell'attività di acquisizione di beni e servizi e gestione
dei contratti nonché dei rapporti con i fornitori
In particolare, le attività relative alla gestione del sistema SIPAI potrebbero prestarsi, a
mero titolo esemplificativo, ad azioni di rendicontazione non veritiera finalizzate ad
indurre in errore il MEF sui rimborsi dovuti alla Società (con eventuale concretizzazione
della fattispecie di truffa) ovvero all' alterazione dei dati ivi presenti nell’interesse o a
vantaggio di Consip, causando un danno indiretto al MEF o ad altra Pubblica
Amministrazione (frode informatica).
2.4.8 Possibili condotte illecite nell'ambito dei procedimenti giudiziari
Nel corso di procedimenti giudiziari civili, penali o amministrativi, le risorse interne di
Consip (anche attraverso i consulenti esterni della Società) potrebbero porre in essere
condotte corruttive, offrendo denaro o altra utilità a pubblici ufficiali operanti nell'ambito
dell'amministrazione della Giustizia, al fine di favorire la Società.
2.4.9 L'Amministratore Delegato ed ogni singola Area/Direzione coinvolta nelle
sopracitate esemplificazioni sono responsabili del relativo rischio.
2.5 - Area amministrazione e contabilità, (esemplificazione su attività rilevanti o a
campione):
a. gestione della contabilità aziendale e dei libri contabili e fiscali;
b. gestione delle risorse finanziarie necessarie per le attività oggetto delle
Convenzioni (corrispettivi e rimborsi a carico del MEF);
c. redazione del bilancio d’esercizio / bilancio trimestrale DAPA / budget aziendale;
d. redazione del Tableau de bord;
e. richiesta e gestione di contributi/finanziamenti pubblici/twinning;
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f. rapporti con la società di revisione.
2.5.1 Possibili condotte illecite contro la P.A.
Con riferimento alla gestione delle suddette attività, comportamenti di indebita
percezione di erogazioni ai danni dello Stato e di malversazione nell'ambito della gestione
di finanziamenti pubblici potrebbero configurarsi allorquando la Società dovesse ottenere
sovvenzioni a seguito di dichiarazioni non veritiere (i.e. con riferimento ad un numero
fittizio di partecipanti a corsi di formazione interna finanziati da enti pubblici o al numero
di dipendenti appartenenti a categorie speciali assunti dalla Società).
2.5.2 L'Amministratore Delegato ed ogni singola Area/Direzione coinvolta nelle
sopracitate esemplificazioni (Area Contabilità Generale e Bilancio; Area
Pianificazione & Controllo; Planner; Dirigente Preposto alla redazione dei documenti
contabili e societari) sono responsabili del relativo rischio.
2.6 - Gestione rapporti con il MEF, con gli altri enti pubblici ed Autorità Pubbliche di
Vigilanza (esemplificazione su attività rilevanti o a campione):
2.6.1 gestione dei rapporti con Autorità Pubbliche di Vigilanza e altri enti pubblici
(DigitPA, AGCM, Autorità per i lavori pubblici, ecc.); adempimenti relativi alle verifiche
ispettive e al monitoraggio da parte di tali Autorità:
a. elaborazione ed invio al DigitPA dei rapporti sul monitoraggio dei contratti di grande
rilievo nel settore informatico, nonché del rapporto di verifica a chiusura dei
contratti;
b. sottoposizione al DigitPA della documentazione delle gare relative a beni e servizi
informatici di importo superiore a quello fissato dalla normativa applicabile, per
l'ottenimento del parere di congruità tecnico economica;
c. sottoposizione all’AGCM della documentazione di gara ai fini della richiesta di
parere con riguardo alle gare europee da bandire nell’ambito del Programma di
razionalizzazione della spesa;
d. gestione dei rapporti con l’Autorità per la vigilanza sui lavori pubblici ed invio
periodico dei prospetti informativi previsti dalla vigente normativa, in merito alle
varie fasi del relativo appalto (inizio lavori, stato avanzamento lavori, collaudo,
ecc.);
2.6.2 gestione dei rapporti con il MEF e con la Corte dei conti; trasmissione della
documentazione ai sensi delle normative applicabili:
a. elaborazione della reportistica per il MEF sull’andamento del Programma e
sull'attuazione del piano annuale delle attività (i.e., relazione trimestrale
sull'andamento del Programma, relazioni periodiche sulle attività di rilevazione dei
fabbisogni di approvvigionamento, relazioni periodiche sulla qualità delle forniture
e sulla attività di monitoraggio circa l'adempimento delle obbligazioni a carico dei
fornitori, rapporti su S.A.L. e S.A.C., flash reports mensili, ecc.);
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b. rapporti con la Corte dei conti e trasmissione periodica alla medesima di
documenti di rilevanza aziendale e finanziaria (i.e., (i) conti consuntivi e bilanci di
esercizio; (ii) verbali delle riunioni consiliari e del collegio sindacale; (iii) contratti
idonei a produrre effetti patrimoniali, economici o finanziari di elevato rilievo
gestionale; (iv) atti e documenti contabili generali diversi dal bilancio di esercizio;
c. trasmissione al Magistrato delegato dalla Corte dei conti delle informazioni
necessarie per la redazione, della relazione annuale al Parlamento sulla Società .
2.6.3 Possibili condotte illecite nella gestione dei rapporti con le Autorità Pubbliche di
Vigilanza e relative verifiche ispettive
I Destinatari potrebbero offrire denaro o altra utilità a funzionari di Autorità Pubbliche di
Vigilanza (es., DigitPA, AGCM) al fine di indurli a compiere atti contrari ai loro doveri
d'ufficio, nell’interesse o a vantaggio della società.
Nell'ambito di verifiche ispettive da parte di pubblici ufficiali (i.e. Guardia di Finanza,
etc.), i Destinatari potrebbero essere indotti ad offrire denaro o altra indebita utilità al
fine di indurre gli ispettori ad ignorare eventuali inadempimenti di legge ovvero ad
omettere / attenuare l'irrogazione di sanzioni.
2.6.4 Possibili condotte illecite in sede di invio della documentazione obbligatoria ai
sensi della normativa applicabile al MEF, alla Corte dei conti o ad altri enti pubblici
Fattispecie di truffa potrebbero essere configurabili qualora i Destinatari, in occasione
della predisposizione di documenti o dati da inoltrare al MEF, alla Corte dei conti o ad
altro ente pubblico fornissero informazioni non veritiere (i.e. supportate da
documentazione fittizia), al fine di ottenere un profitto.
2.6.5 L'Amministratore Delegato ed ogni singola Direzione coinvolta nelle sopracitate
esemplificazioni sono responsabili del relativo rischio.
2.7 - Area gestione corrispondenza e merci, (esemplificazione su attività rilevanti o
campione):
a. ricezione delle domande di partecipazione alla gara;
b. gestione del flusso della corrispondenza e della merce;
c. gestione degli archivi;
d. attività svolta con l’utilizzo di strumenti di lavoro informatici e telematici.
2.7.1 Possibili condotte illecite contro la P.A.
Nell'ambito della gestione di tali attività, i Destinatari preposti alla gestione della
corrispondenza e delle merci, nella propria veste di incaricati di pubblico servizio e
nell'interesse o vantaggio della Società, potrebbero ricevere o sollecitare denaro o altre
utilità per intervenire in modo fraudolento sui documenti ricevuti (es., modificare la data
di ricezione) ovvero per estrarre indebitamente copia di documenti riservati.
I medesimi Destinatari, nella propria veste di incaricati di pubblico servizio e nell'interesse
o vantaggio della Società, potrebbero operare fraudolentemente sui sistemi informativi di
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supporto (es., modificando/alterando i dati relativi ai documenti ricevuti da società
terze), commettendo l'illecito di frode informatica.
2.7.2 Ogni singola Direzione coinvolta nelle sopracitate esemplificazioni (Segreterie
di Direzione; Direzione Legale – Ufficio Tecnico di Gara; Direzione Business Support)
sono responsabili del relativo rischio.
3.
Canoni comportamentali per la prevenzione del Rischio Specifico in relazione alla
realtà aziendale di Consip
E’ fatto divieto ai Destinatari di porre in essere comportamenti e atti che possano
rientrare nelle condotte descritte nei Rischi Specifici, ovvero concorrere o contribuire a
dare causa, o favorirne anche indirettamente, o per interposta persona, le relative
fattispecie criminose.
Ciascuna funzione e/o Direzione/Area aziendale, è responsabile dell’archiviazione e della
conservazione di tutta la documentazione prodotta, anche se priva di rilevanza esterna,
nell’ambito della propria attività. Ogni processo deve esser costantemente tracciato e
gestito in assoluta trasparenza.
Nelle attività svolte da ciascuna funzione e/o Direzione/Area aziendale deve essere
preservato il principio generale della "segregazione delle funzioni" tra coloro che
"decidono", coloro che "eseguono" ed i soggetti destinati al "controllo" ex post.
3.1 Rapporti con la Pubblica Amministrazione
Tutti i Destinatari del Modello sono tenuti, nella gestione dei rapporti – diretti ed indiretti
– con il MEF e con la Pubblica Amministrazione, a rispettare le regole di comportamento
che seguono:
3.1.1 L'instaurazione ed il mantenimento da parte dei Destinatari di qualsiasi rapporto con
la Pubblica Amministrazione, nonché la gestione di qualsiasi attività per conto di Consip
che comporti lo svolgimento di una pubblica funzione o di un pubblico servizio, devono
essere caratterizzati dal pieno rispetto dei ruoli istituzionali e delle previsioni di legge
esistenti in materia, delle norme comportamentali richiamate nel Codice Etico della
Società nonché della presente Parte Speciale, dando puntuale e sollecita esecuzione alle
sue prescrizioni ed agli adempimenti richiesti.
3.1.2 L'instaurazione ed il mantenimento di qualsiasi rapporto con i terzi, nell'ambito di
tutte le attività relative allo svolgimento di una pubblica funzione o di un pubblico
servizio, devono essere caratterizzati dal massimo grado di trasparenza a garanzia del
buon andamento e dell'imparzialità della funzione o servizio.
3.1.3 I rapporti instaurati da esponenti della Società con soggetti terzi incaricati di una
pubblica funzione o di un pubblico servizio, devono essere gestiti in modo uniforme e nel
pieno rispetto delle disposizioni aziendali applicabili.
3.1.4 I rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere gestiti esclusivamente da
soggetti qualificati e idonei.
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3.1.5 Nel caso in cui dovessero verificarsi eventi straordinari, ossia criticità relative
all'applicazione del Modello, non risolvibili nell’ambito della ordinaria gestione dei
rapporti con la Pubblica Amministrazione, i Destinatari sono tenuti a segnalare
immediatamente l'accaduto ai rispettivi superiori gerarchici e, contemporaneamente,
all’Organismo di Vigilanza per le azioni del caso, ciascuno per le proprie rispettive
competenze.
3.1.6 Il personale non deve dar seguito a qualunque tentativo di estorsione o concussione
in cui sia coinvolto un funzionario della Pubblica Amministrazione. Ogni notizia al
riguardo, se non riportata a mezzo denuncia all'Autorità, deve essere riportata al superiore
diretto e, contemporaneamente, all'Organismo di Vigilanza, per i provvedimenti e le azioni
di rispettiva competenza.
3.1.7 La stipula da parte delle Società di contratti / convenzioni con Pubbliche
Amministrazioni deve essere condotta in conformità con la normativa vigente, nonché con
i principi, i criteri e le disposizioni dettate dalle disposizioni organizzative e dalle
procedure aziendali
3.1.8 Gli adempimenti nei confronti del MEF e delle altre Pubbliche Amministrazioni e la
predisposizione della relativa documentazione devono essere effettuati nel rispetto delle
previsioni di legge esistenti in materia, delle norme comportamentali richiamate nel
Codice Etico e delle prescrizioni della presente Parte Speciale.
3.1.9 Gli adempimenti nei confronti del MEF e delle altre Pubbliche Amministrazioni
devono essere effettuati con la massima diligenza e professionalità in modo da fornire
informazioni chiare, accurate, complete, fedeli e veritiere, evitando e comunque
segnalando, nella forma e nei modi idonei, situazioni di conflitto di interesse. I relativi
documenti devono essere elaborati in modo puntuale, chiaro, oggettivo ed esaustivo.
3.1.10 Tutta la documentazione, anche se a valore endoprocedimentale e/o priva di
rilievo esterno, deve essere verificata da parte del responsabile competente.
3.1.11 Nei casi in cui adempimenti o comunicazioni siano effettuate utilizzando sistemi
informatici / telematici della Pubblica Amministrazione, sono vietati alterazioni o
interventi sui sistemi utilizzati di qualunque tipo o genere. Nessuna alterazione è
considerata di interesse per Consip.
3.2 Rapporti con le Autorità Pubbliche di Vigilanza
3.2.1 La gestione di qualsiasi rapporto con i rappresentanti delle Autorità Pubbliche di
Vigilanza deve essere curato da almeno due soggetti di adeguato livello o inquadramento.
Comportamenti difformi, infatti, potrebbero aggravare i Rischi Specifici.
3.2.2 la Società adotta adeguate procedure e definisce le regole più opportune al fine di
assicurare il tempestivo adempimento delle esigenze dell'Autorita di Vigilanza.
3.2.3 In presenza di visite ispettive da parte di pubblici ufficiali o di incaricati di pubblico
servizio (es., giudiziarie, tributarie, amministrative, ecc.), i contatti devono avvenire in
presenza di almeno due soggetti appartenenti all’organizzazione della Società, ove
possibile di pari livello gerarchico.
3.2.4 Del procedimento relativo a ciascuna visita ispettiva sono redatti appositi verbali,
che, se di competenza, vengono inoltrati all’Organismo di Vigilanza e da quest'ultimo
debitamente conservati.
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3.3 Gestione di informazioni sensibili
3.3.1 Le informazioni raccolte dai Destinatari nel corso dei propri rapporti con le
Pubbliche Amministrazioni, qualunque sia il ruolo ricoperto, ovvero nell'ambito di qualsiasi
attività che comporti lo svolgimento di una pubblica funzione o di un pubblico servizio,
dovranno sempre intendersi come “riservate e confidenziali”. Tali informazioni non
dovranno mai essere comunicate a terzi.
3.3.2 In particolare, i Destinatari che, a qualunque titolo, partecipino ai lavori delle
Commissioni di Gara sono tenuti al segreto e ad astenersi dal divulgare le informazioni
acquisite durante i lavori della Commissione
3.4 Processi di assunzione del personale
3.4.1 L’assunzione, da parte della Società, di personale o collaboratori deve seguire
regole di valutazione della professionalità, preparazione tecnica ed esperienza maturate.
La retribuzione complessiva deve essere in linea con quanto già applicabile a figure di
analoga funzione e responsabilità.
3.4.2 In ogni caso, nell'ambito del processo di assunzione, è fatto divieto di favorire
soggetti i quali, direttamente o indirettamente, svolgano attività o ruoli legati alla
Pubblica Amministrazione.
3.4.3 Contatti e colloqui finalizzati al reclutamento delle risorse, anche con contratti
speciali e/o temporanei, devono svolgersi in presenza di almeno due dipendenti Consip.
3.5 Acquisizione di beni e/o servizi
3.5.1 I processi deliberativi per le acquisizioni di beni e servizi o appalti di lavori, sia a
costo Consip che a rimborso, devono essere posti in essere nel rigoroso rispetto delle
disposizioni di legge applicabili in relazione alla procedura aziendale necessaria, con
riferimento alla tipologia e al valore dei beni e/o servizi.
3.5.2 I Destinatari che partecipano alle Commissioni di Gara in qualità di membri e i
segretari, devono agire nel rispetto della normativa vigente, delle procedure aziendali
applicabili e delle prescrizioni del Codice Etico, nonché tenere un comportamento
improntato al rigore, all'imparzialità e alla riservatezza.
3.5.3 I Destinatari che partecipano alle Commissioni di Gara sono tenuti a respingere
qualsiasi tipo di pressione indebita e ad evitare trattamenti di favore verso partecipanti
alla gara, situazioni di privilegio o conflitti di interesse di qualsiasi tipo. Di tali tentativi è
fatta tempestiva comunicazione all'Organismo di Vigilanza.
3.5.4 I Destinatari che prendono parte alle Commissioni di Gara si astengono dall'assumere
decisioni o dallo svolgere attività inerenti alle proprie mansioni, in tutti i casi in cui
versino in situazioni di conflitto rispetto agli interessi pubblici della Società o delle
Amministrazioni per conto delle quali la gara è indetta. Costituiscono, a titolo
esemplificativo ma non esaustivo, situazioni di conflitto di interessi:
a. la cointeressenza, anche attraverso prossimi congiunti - palese od occulta - del
dipendente di Consip in attività di soggetti terzi partecipanti alla procedura di
acquisto e la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la
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realizzazione di interessi contrastanti con quelli pubblici delle Amministrazioni per
conto delle quali la Società opera;
b. ove non esplicitamente vietato, l'utilizzo di informazioni acquisite nello svolgimento
di attività lavorative, in contrasto con gli interessi pubblici delle Amministrazioni per
conto delle quali la Società opera;
c. la titolarità di interessi economico-finanziari concreti e diretti potenzialmente in
contrasto con gli interessi pubblici della Società o delle Amministrazioni per conto
delle quali la Società opera mediante la procedura di acquisto.
3.5.5 I Destinatari che prendono parte alle Commissioni di Gara si astengono, in ogni caso
in cui esistano ragioni di convenienza e di opportunità, dall'assumere decisioni o svolgere
attività che possano interferire con la capacità di agire in modo imparziale ed obiettivo.
3.5.6 I Destinatari che prendono parte alle Commissioni di Gara, ove ricorrano i
presupposti di cui alle precedenti disposizioni, sono tenuti a darne immediatamente
comunicazione scritta all'Organismo di Vigilanza.
3.5.7 E' fatto divieto ai Destinatari che prendono parte alle Commissioni di Gara di
partecipare a qualsiasi incontro anche informale con soggetti interessati ad acquisire
informazioni sulla gara indetta da Consip.
3.5.8 In ogni caso, qualunque sia la procedura applicata ai fini delle acquisizioni di beni e
servizi o esecuzione di lavori, a costo Consip ovvero a rimborso, la scelta dei fornitori deve
sempre basarsi su criteri di massima oggettività e trasparenza.
3.6 Gestione omaggi, regali ed elargizioni
3.6.1 In quanto rappresentanti della Società, i Destinatari non devono in nessun caso
cercare di influenzare il giudizio di alcun dipendente o rappresentante della Pubblica
Amministrazione, o soggetto ad esso collegato, promettendo o elargendo denaro, doni o
prestiti, né offrendo altri incentivi illegali.
3.6.2 In ogni caso, è fatto divieto ai Destinatari di distribuire omaggi e regali al di fuori di
quanto previsto dalla prassi aziendale. Si considera irregolare ogni forma di regalia
eccedente le normali pratiche commerciali e di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire,
per valore o apprezzamento, trattamenti di favore di qualunque tipo.
3.6.3 Gli omaggi consentiti si caratterizzano sempre per l'esiguità del valore, o perché
esclusivamente volti a promuovere l'immagine della Società.
3.6.4 E' fatto divieto ai Destinatari, nell'ambito dello svolgimento per conto di Consip di
una pubblica funzione o di un pubblico servizio, di ricevere o sollecitare elargizioni in
denaro, omaggi, regali o vantaggi di qualsiasi altra natura.
3.6.5 Qualunque dipendente di Consip che riceva omaggi o vantaggi di qualsiasi natura
non compresi nelle fattispecie consentite è tenuto, secondo le procedure aziendali
all'uopo stabilite, a darne comunicazione all'Organismo di Vigilanza, che procede con le
valutazioni del caso.
3.6.6 Per garantire la conformità alle regole appena enunciate, su regali e/o omaggi potrà
essere preventivamente acquisito il parere del proprio responsabile, che nei casi opportuni
dovrà interpellare l’Organismo di Vigilanza.
3.6.7 La documentazione prodotta nell’ambito della gestione degli omaggi deve essere
debitamente conservata.
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3.7 Rilascio di dichiarazioni (e trasmissione di documenti) alla P.A. e Autorità di
Vigilanza
3.7.1 E' fatto assoluto divieto ai Destinatari di rilasciare dichiarazioni e/o trasmettere
informazioni non veritiere, eventualmente in collusione o a beneficio di fornitori privati,
specie se nell’ambito dei processi connessi con la rilevazione delle esigenze della P.A.
3.7.2 E' fatto assoluto divieto ai Destinatari, in relazione alle attività di Consip soggette a
rimborso, di rilasciare dichiarazioni e/o trasmettere informazioni non veritiere allo scopo
di ottenere dalla Pubblica Amministrazione il rimborso di somme non dovute per attività
inesistenti e/o spese non effettivamente sostenute.
3.7.3 E' fatto assoluto divieto ai Destinatari di presentare qualsiasi dichiarazione non
veritiera nei confronti di enti ed organismi pubblici nazionali o comunitari, al fine di
conseguire qualsiasi tipo di erogazione pubblica, contributo o finanziamento agevolato.
3.7.4 Ove non documentato nel bilancio di esercizio di riferimento, la funzione aziendale
competente deve rilasciare relativo rendiconto di ogni contributo o finanziamento
agevolato erogato o riconosciuto a Consip.
3.7.5 Le comunicazioni ed i versamenti effettuati agli enti previdenziali ed assistenziali
(ad esempio: INPS, INAIL, assistenza integrativa personale) devono essere veritieri e
corretti. I soggetti incaricati della predisposizione delle informazioni e del successivo invio
delle stesse sono tenuti ad assicurare la veridicità dei dati e la correttezza dei metodi
utilizzati per la loro rilevazione.
3.7.6 Qualunque violazione o semplice disapplicazione dei precetti che precedono deve
essere oggetto di informativa tempestiva al Direttore/Responsabile di Area competente e
all'Organismo di Vigilanza.
3.8 Utilizzo di denaro pubblico
3.8.1 E' fatto divieto ai Destinatari di utilizzare le somme di denaro ricevute a qualsiasi
titolo dalle Pubbliche Amministrazioni con le quali intrattengono rapporti e/o da qualsiasi
altro organismo pubblico nazionale o comunitario, per scopi diversi da quelli ai quali tali
somme sono destinate.
3.8.2 In tutti i casi in cui la Società ricorra a sovvenzioni o finanziamenti da parte della
Pubblica Amministrazione (es., per l’organizzazione di corsi di formazione o
aggiornamento dedicati ai dipendenti), gli incaricati della predisposizione della
documentazione a supporto della partecipazione al bando devono assicurare la correttezza
e completezza delle informazioni riportate nella documentazione allegata. I responsabili
della gestione e dell’utilizzo delle risorse ottenute dovranno assicurare che tali risorse
vengano utilizzate nel rispetto della destinazione ad esse attribuita.
3.9 Pagamenti e movimentazioni finanziarie
3.9.1 Le funzioni aziendali preposte alle attività di monitoraggio e supervisione delle
attività di Consip in cui si registrano movimenti finanziari di qualunque tipo1 devono porre
1
es. registrazione e pagamento di fatture passive, emissione di fatture attive per le attività soggette a rimborso da parte
del MEF, destinazione delle somme ricevute da Consip a titolo di rimborso sulla base delle convenzioni applicabili,
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particolare attenzione all'esecuzione dei connessi adempimenti e riferire immediatamente
alla Direzione/Area competente e all'Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di
irregolarità.
3.9.2 Ogni soggetto terzo operante in regime di outsourcing per conto di Consip è tenuto
ad adempiere tutte le richieste di approfondimento e di chiarimenti avanzate dalla
Società.
3.9.3 Nessun tipo di pagamento in nome e per conto di Consip può essere effettuato in
contanti o in natura. Sono fatte salve le disposizioni aziendali che regolano l'utilizzo della
piccola cassa.
3.10 Incarichi a soggetti esterni
3.10.1 Gli incarichi conferiti a collaboratori e/o consulenti esterni devono essere sempre
redatti per iscritto, con l'evidenziazione di tutte le condizioni applicabili e l'indicazione
del compenso pattuito e devono, in applicazione del principio della separazione delle
funzioni, essere proposti, verificati e approvati da almeno due soggetti appositamente a
ciò delegati dalla Società.
3.10.2 Nel testo dei contratti stipulati con collaboratori e/o consulenti esterni deve
essere contenuta un’apposita dichiarazione con cui gli stessi affermino di essere a
conoscenza della normativa di cui al d.lgs. 231/2001, nonché un’apposita clausola che
regoli le conseguenze della eventuale violazione.
3.10.3 Ciascun ente o soggetto terzo, incaricato della gestione in regime di outsourcing di
attività relative all'analisi del ciclo operativo della Società (es. gestione di paghe e
contributi) è responsabile dell’archiviazione e della conservazione di tutta la
documentazione prodotta nell’ambito della propria attività.
4.
Flussi Informativi verso l’Organismo di Vigilanza
4.1 Le funzioni organizzative di Consip nonché i soggetti esterni all’organizzazione
aziendale cui sia stata affidata in outsourcing la gestione di funzioni ricomprese nel ciclo
operativo della Società, i quali, nello svolgimento della propria attività, si trovino a dover
gestire rapporti con esponenti della Pubblica Amministrazione o con soggetti a diverso
titolo legati alla stessa, provvedono a comunicare all’Organismo di Vigilanza, con la
periodicità [almeno semestrale] definita da quest’ultimo, le seguenti informazioni minime:
4.1.1 con riferimento alla gestione dei rapporti con le Autorità Pubbliche di Vigilanza:
situazioni particolarmente rilevanti che abbiano dato origine a rilievi / richieste di
riscontri da parte delle Autorità, relativamente a comunicazioni effettuate dalle Società,
dettagliando:
a. Autorità Pubblica di Vigilanza;
b. struttura aziendale coinvolta;
c. oggetto della comunicazione;
d. data della comunicazione;
destinazione di qualsiasi finanziamento, contributo o erogazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni o da enti pubblici
comunitari, ecc.
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e. tipo di rilievo formulato / riscontro richiesto dall’Autorità.
4.1.2 con riferimento ad ogni altra tipologia di rapporti con rappresentanti della Pubblica
Amministrazione:
a. criticità emerse nel corso del processo: adempimenti non andati a buon fine, rilievi
effettuati nel corso di visite ispettive e relative sanzioni comminate, richieste
illecite subite dal personale da parte di funzionari della Pubblica Amministrazione
e non, ecc.;
b. omaggi e liberalità, di valore non esiguo, di cui abbiano beneficiato pubblici
ufficiali o incaricati di pubblico servizio;
c. ogni nuova attività e/o ogni variazione alle attività a rischio esistenti di propria
competenza;
d. ogni deroga, violazione o sospetto di violazione rispetto alle modalità esecutive
e/o comportamentali disciplinati dal presente Modello, dalle norme di legge in
materia, nonché dalle prescrizioni del Codice Etico.
L’Organismo di Vigilanza, nell’ambito dello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali
di monitoraggio sull’effettiva attuazione del Modello e sull’osservanza delle Parti Speciali,
riceve periodicamente tempestivi e completi resoconti e documenti da parte di ciascuna
funzione e/o Direzione/Area aziendale di Consip, così come specificatamente definito
nelle singole procedure aziendali. L’Organismo di Vigilanza, ove lo ritenga opportuno,
promuove attività di approfondimento e verifica.
4.1.3 In aggiunta ai flussi informativi specificamente definiti nelle procedure aziendali, in
conformità ai principi comportamentali del Modello, l'Organismo di Vigilanza acquisisce,
tra gli altri, i seguenti documenti/informazioni:
a. dalle funzioni competenti, su richiesta (ai fini di controlli a campione), copia dei
verbali dei processi di individuazione dei Commissari di Gara;
b. su richiesta specifica e motivata, copia dei verbali dei lavori della Commissione di
Gara o documentazione relativa alle procedure di acquisto di Consip (gare o
trattative);
c. dall'UTG, con cadenza semestrale, un rapporto sintetico con l'evidenza di tutte le
richieste di autorizzazione al subappalto pervenute nel periodo di riferimento, dei
controlli effettuati e del relativo esito;
d. su richiesta specifica e motivata, dalle funzioni competenti, la lista dei documenti
e la copia della corrispondenza intrattenuta con le Autorità Pubbliche di Vigilanza;
e. dal responsabile della Area Standard e Sistemi Informativi Interni in possesso della
relativa qualificazione, la tabella di sintesi dei rilievi emersi nel periodo di
riferimento del rapporto di monitoraggio per il DigitPA;
f. dall'Area Contabilità Generale e Bilancio, copia della corrispondenza con funzionari
o uffici pubblici diversa da quella relativa ad adempimenti fiscali periodici o
relativi ad attività meramente esecutiva o di controllo e certificazione (es.
equitalia);
g. su richiesta specifica e motivata, dall'Area Contabilità Generale e Bilancio (aree
Ciclo Attivo e Ciclo Passivo), evidenza dei movimenti finanziari in entrata ed in
uscita effettuati nell'ambito dei processi e nel corso del periodo di riferimento;
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h. dall'Area Contabilità Generale e Bilancio comunicazione su ogni movimento
finanziario transfrontaliero effettuato;
i. su richiesta specifica e motivata, dalle funzioni e Direzioni/Aree aziendali
competenti, l’elenco degli incarichi di consulenza conferiti a terzi, con indicazione
dell’oggetto delle particolari professionalità richieste, e segnalazione delle
procedure che non hanno seguito il regolare iter autorizzativo;
j. dalle funzioni competenti, un report relativo ai contratti di fornitura, con
fornitore anomalo o iter irregolare;
k. su richiesta specifica e motivata, dalla Direzione Risorse Umane e Organizzazione,
una copia delle domande di partecipazione a gare per l’ottenimento di
finanziamenti pubblici per la formazione del personale.
L'Organismo di Vigilanza effettua periodicamente controlli a campione sui database dei
sistemi informativi che supportano la esecuzione di tutte le attività oggetto della presente
Parte Speciale.
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