Gestire con sicurezza tracciamento, monitoraggio e consegna

Corrispondenza & Spedizioni
Management & Tracking
Prendere il controllo
dei colli in entrata
Gestire con sicurezza tracciamento, monitoraggio e consegna
Diciamo addio ai
colli perduti o
smarriti
L’informazione è fondamentale.
Tutti i corrieri lo sanno.
Applicano un codice a
barre a ciascun collo,
lo scansionano e lo
tracciano in ciascuna
fase della spedizione,
inviano e-mail e
aggiornamenti ai
destinatari per tenerli
informati. Ma solo fino
a quando non
effettuano la consegna
nella tua mailroom.
E poi?
Avere in sede un collo contrassegnato come
“ricevuto” è solo metà dell’ardua battaglia.
L’obiettivo finale è recapitarlo tempestivamente al
legittimo destinatario nella sede prevista. I registri
cartacei e i processi manuali non sono in grado di
gestire questo traffico. Ora, però, è possibile
automatizzare ogni singola fase e avere accesso
alle informazioni necessarie per mantenere il
controllo. È possibile monitorare lo stato operativo
del collo in tempo reale. Gestire il flusso di lavoro.
Comunicare la posizione del collo nel ciclo di
spedizione. E mettere fine una volta e per tutte ai
colli perduti o smarriti.
Diamo il benvenuto al
tracciamento dei colli in entrata.
Prendi in mano la situazione laddove
termina il lavoro dei corrieri:
• Fornisci un preciso stato operativo
• Assicura la catena di custodia
• Aumenta la soddisfazione
• Evita estenuanti ricerche
• Aiuta a ridurre il numero dei colli
smarriti
2
Aspettative
elevate.
“Lo staff dell’ospedale si aspetta che tracci le
consegne interne dei colli come se fossi
FedEx.”
— Direttore, Gestione dei Materiali,
di un importante ospedale pediatrico
Nelle aziende che ricevono oltre 100 colli al
giorno, una buona parte di essi non giunge
tempestivamente al legittimo destinatario.
I corrieri più importanti
offrono un eccellente
tracciamento della
spedizione, permettendo
sovente ai destinatari
finali di sapere quando il
collo è arrivato in
azienda. Ma se la
consegna non è
tempestiva, la
frustrazione aumenta.
Un recente studio ha evidenziato che ogni giorno il
2,5 % dei colli in entrata vengono smarriti, oppure
ne viene ritardata la consegna. E il loro numero
sale al 3% nelle aziende multisito.
Tali disguidi rappresentano una fonte di stress,
sono una vera minaccia per le scadenze e mettono
a dura prova la buona volontà del cliente.
Registrando e tracciando manualmente i colli,
aumenta drasticamente il rischio che vengano
perduti, rubati o smarriti.
Oltre ai costi aggiuntivi delle telefonate e delle
ricerche manuali, bisogna calcolare i costi elevati
legati alla necessità di sostituire quanto è andato
perduto. Negli ospedali, ad esempio, la situazione
può farsi critica. Ogni anno circa il 15% di tutte le
radiografie viene perso o smarrito. Poiché la
diagnosi deve essere immediata, è necessario
ripetere le lastre, il che comporta una perdita di
tempo e oneri maggiori.
Impatto dei colli persi
100 colli
250 colli
500 colli
1.000 colli
650
1.625
3.250
6.500
Maggiore è il numero dei colli ricevuti ogni giorno, maggiore
è il numero di quelli perduti, smarriti o rubati ogni anno
3
È arrivato il momento
di prendere il
controllo.
Automatizzare il tracciamento dei colli in
entrata per eliminare preoccupazioni,
problemi e sgradite sorprese.
Grazie agli strumenti e
alle tecnologie
odierne, è facile
assicurasi che ciascun
collo raggiunga la
destinazione finale.
Registrando,
tracciando e gestendo
in ogni fase i colli in
entrata, è possibile
visualizzare in tempo
reale lo stato operativo
della consegna.
Il tracciamento dei colli in entrata comincia al
momento della consegna da parte del corriere:
• Invia un’e-mail e un messaggio di notifica
dell’avvenuta consegna del collo
• Automatizza la tua area di ricevimento
• Esamina le richieste dei colli mancanti
• Crea registri e manifesti interni di
consegna
• Ricevi gli avvisi per i colli urgenti
• Reindirizza i colli e assegna
destinatari alternativi
La tua impresa è composta da un unico
sito di grandi dimensioni, da più siti, o
da più edifici in un’unica sede? Le
tecnologie odierne consentono di
soddisfare facilmente ogni esigenza.
• Flessibilità e precisione straordinarie
Le aziende si aspettano la consegna tempestiva e
puntuale della corrispondenza interna.
Il 25%
• Tecnologia sicura per il database
• Reporting avanzato per una maggiore
affidabilità
• Sofisticato sistema di notifica con
aggiornamenti automatici di stato
entro 2 ore
Il 52%
entro 4 ore
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Conoscere lo
stato di ogni
collo, sempre.
Pensa ai vantaggi della tracciabilità dei colli in
entrata per la tua azienda.
Aumento della produttività:
Tutela integrità e sicurezza:
• Elimina gli errori dovuti a grafia
illeggibile
• Documenti la catena di custodia
• Garantisci la prova dell’avvenuto recapito
• Riduci il tempo necessario a rispondere
alle telefonate di richiesta di stato
• Comunicazioni automatizzate
• Fotografa colli sospetti e chiedi
conferma al destinatario prima di
procedere alla consegna
• Traccia sia le borse della corrispondenza,
sia il singolo contenuto di ciascun contenitore
• Prendi decisioni più consapevoli
relativamente allo stato della consegna
Fornisci informazioni accurate:
Facilita i reclami per danni:
• Cerca lo stato operativo di un preciso collo • Fotografa i colli danneggiati
• Dimostra progressi rispetto agli accordi
sul livello di servizio.
• Condividi la prova visiva con il
mittente/spedizioniere tramite e-mail
• Prepara budget precisi
• Accelera i tempi per la richiesta di
risarcimento
• Esegui accurate valutazioni annuali
delle prestazioni
Migliora
Efficienza
Produttività
Velocità di
elaborazione
Soddisfazione
Riduci
Migliora
Richieste relative Responsabilizzazione
allo stato operativo
Sicurezza della
Tempi di ricerca
corrispondenza
Costi
Compliance
Percentuale di errori Catena di custodia
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Automatizzare
lo stato del collo
in ogni fase.
Dal momento in cui un collo arriva in sede fino al
momento della consegna, il tracciamento in
entrata aiuta a svolgere il lavoro rapidamente e
con una bassissima percentuale di errori. Un
semplice processo fa sì che l’azienda consegni
la corrispondenza con efficienza ottimale.
01. Check in
02. Manifesto
03. Consegna
• Il vettore esterno consegna
il collo al tuo centro di
distribuzione della
corrispondenza
• Scansiona i colli
direttamente nel sistema
per avere la prova di data
e ora in cui ciascun collo
è stato ricevuto
• Trasferisci le consegne da
effettuare sugli acquisitori
dati palmari
• Crea automaticamente
un manifesto di consegna
cartaceo o elettronico
• Definisci i percorsi di
consegna in base a
itinerari stabiliti da regole
consolidate
• Programma automaticamente
le consegne in base ai
punti di consegna o ai
reparti
• Registra lo stato di recapito
ai punti di consegna o ai
destinatari finali:
• Fotografa i colli per poter
eventualmente consultare
queste prove in futuro
– Riuscito
– Tentato
– Rifiutato
– Ritirato nella mailroom
• Invia una notifica tramite
e-mail per informare il
destinatario che la sua
corrispondenza/il suo collo
è in consegna
Oggi disponiamo di affidabili funzioni di verifica
e segnalazione che ci consentono di accedere
in tempo reale a preziose informazioni.
• Trasferisci i dati automaticamente
dagli acquisitori dati palmari al
sistema centrale
• Ricerche sullo stato operativo tramite web
• Dimostra l’avvenuta riduzione dei costi e
la maggiore accuratezza delle consegne
• Crea report per soddisfare i requisiti degli
Accordi sul livello di servizio
– Registri di ricevimento e recapito
– Dettagliati verbali dei danni
– Analisi dell’attività durante il percorso
– Report di produttività
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Migliorare le prestazioni in molti modi diversi.
“Questo sistema è
estremamente
valido e ci consente
di fornire un servizio
migliore ai nostri
clienti in un settore
in cui il fattore
tempo è
determinante e in
cui le comunicazioni
devono essere
gestite
rapidamente.”
– Responsabile strutture, AIG
Settore
Sfida per l’azienda
Vantaggi
Assicurazioni
Occorre soddisfare severi requisiti normativi.
Spesso le aziende sono decentralizzate e
frammentate: alcune ricevono
quotidianamente, e anche di notte, oltre 1.000
consegne tra lettere e colli.
• Supporto al processo di compliance
Occorre affrontare le pressioni dei requisiti
normativi, tra cui anche quelli di Sarbanes
Oxley e Dodd-Frank. La perdita di un
documento può causare un blocco dell’attività
con conseguente perdita di produzione,
insoddisfazione dei clienti e persino sanzioni.
• Rapidità di elaborazione
Servizi finanziari
Sanità
Gestione di sistemi complessi senza margine
di errore. Spesso questi sono in funzione 24
ore su 24, 7 giorni su 7, con il personale in
continuo movimento. Lo smarrimento di
forniture mediche, di relazioni urgenti o di
corrispondenza importante può mettere a
repentaglio la vita stessa dei pazienti.
• Riduzione dei costi
• Aumento della produttività
• Riduzione degli errori
• Mantenimento di un audit trail e supporto
del processo di compliance
• Verifica dell’effettivo arrivo della
corrispondenza al destinatario
• Visualizzazione in tempo reale dello stato
operativo dei colli
• Maggiore controllo
• Riduzione di rischi, perdite e costi
• Tutela di privacy e riservatezza
• Documentazione della catena di custodia
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“ Abbiamo eliminato il
problema di colli
persi, mancanti,
rubati e non
recapitabili
risparmiando ingenti
somme di denaro che
venivano addebitate
sul budget della
Gestione materiali.”
Settore
Sfida per l’azienda
Vantaggi
Settore legale
Tempestività e precisione sono fondamentali.
Affidavit, deposizioni e documenti del tribunale
devono arrivare entro i tempi prescritti. I documenti
cartacei di cruciale importanza devono essere
consegnati alla persona giusta. La catena di
custodia deve essere documentata. Comunicazioni
perse, smarrite, in ritardo o sviate possono causare
onerosi ritardi processuali, insoddisfazione dei clienti
e perdita di produttività.
• Documentazione e tutela della catena di custodia
• Incremento della rapidità
• Verifica del legittimo destinatario
Università
Le università sono sotto pressione per gestire le spese
e garantire al contempo l’esperienza di eccellenza
necessaria ad attirare gli studenti ed essere competitivi
rispetto ad altre facoltà. Devono gestire frequenti
cambiamenti di orari, l’avvicendamento degli studenti e
l’evoluzione dei programmi di studio. I libri di testo, i
care package, ossia i pacchetti che le famiglie inviano
agli studenti, e gli acquisti effettuati online mettono a
dura prova il personale della mailroom.
• Visualizzazione in tempo reale dello stato
operativo dei colli
• Risposta tempestiva alle richieste
• Consegna più rapida
• Miglioramento del grado di soddisfazione tra
facoltà, staff e studenti
• Comunicazione automatica con i destinatari
Campus aziendale
Laddove il personale lavora in più edifici, la
tracciabilità automatizzata è un’esigenza impellente.
Molte aziende ricevono ogni giorno più di 1.000
consegne tra colli e corrispondenza; altre ne
ricevono più di 10.000.
• Rapidità di elaborazione
• Riduzione degli errori
• Semplificazione del processo di recapito
• Miglioramento dell’efficienza operativa
• Rispetto dei requisiti degli Accordi sul livello di
servizio
• Aumento della soddisfazione del cliente
Vendita al dettaglio
Ogni giorno arrivano campioni di prodotti legati a un
preciso periodo dell’anno, consegne dei fornitori e
materiale promozionale. I campioni persi o consegnati
in ritardo possono bloccare un’esposizione di vendita o
un servizio fotografico comportando spese impreviste e
mancati introiti. I negozianti devono poter contare sulla
responsabilizzazione dei fornitori in merito alla
consegna tempestiva e a una fatturazione precisa.
• Visualizzazione in tempo reale dello stato
operativo dei colli
• Risposte rapide e accurate alle richieste
• Riduzione del tempo impiegato dal personale
per cercare i colli perduti
• Risoluzione degli errori di recapito, garanzia che il
legittimo destinatario riceva puntualmente i colli,
e che questi vengano fatturati con precisione
– Brian Fischer, Responsabile dei
materiali, Providence Yakima
Medical Center
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Mai più panico da
collo perduto.
Diamo il benvenuto a SendSuiteTM Tracking.
Pitney Bowes offre una soluzione completa che garantisce
immediata padronanza e controllo sul tracciamento dei colli in
entrata. Si avrà una panoramica completa di:
• Cosa è stato ricevuto
• A che ora è stato ricevuto
• Identità del mittente e del legittimo destinatario
• Stato operativo attuale all’interno della struttura
• Orario preciso di consegna al legittimo destinatario
SendSuite Tracking crea nuovi standard di precisione e
accuratezza per gestire con sicurezza gli invii postali in entrata. È
parte della nostra promessa aiutare i clienti a soddisfare le richieste
dell’odierno mondo del business, complesso e interconnesso.
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Stati Uniti
3001 Summer Street
Stamford, CT 06926-0700
800 327 8627
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26 Wellington Street East
Suite 500
Toronto, ON M5E 1S2
800 268 3282
[email protected]
Europa/Regno Unito
The Smith Centre
The Fairmile
Henley on Thames
Oxon
RG9 6AB
UK
0800 840 0001
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Australia/Asia-Pacifico
Level 1, 68 Waterloo Road
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Per maggiori informazioni, telefonare allo 800 327 8627
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