Gestione dei documenti in ambiente digitale

Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Gestione dei flussi documentali
in ambiente digitale
A cura di Monica Grossi
Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”
Frascati 13 e 27 gennaio 2010
A cura di Monica Grossi
1
I temi fondamentali
A cura di Monica Grossi
•
Il documento amministrativo e la sua
valenza
•
I flussi documentali: cosa sono e come si
governano (responsabilità e strumenti)
•
Le criticità della fase di transizione: la
gestione dei flussi documentali ibridi
(cartacei/digitali)
•
Focus sulla normativa: il dpr 445/2000 e la
gestione informatica dei documenti
•
La conservazione dei documenti digitali
2
1
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Le innovazioni nei sistemi
documentari.
Considerazioni introduttive
A cura di Monica Grossi
3
Il ruolo del sistema documentario nel mondo
contemporaneo
• componente essenziale di supporto al processo decisionale
• l’innovazione tecnologica offre alla funzione documentaria in
ambiente pubblico e privato un ruolo centrale
A cura di Monica Grossi
4
2
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Le tecnologie al servizio del sistema
documentario
• La gestione dei documenti assume funzione strategica:
– se adotta procedure innovative e strumenti tecnologicamente
avanzati rispondenti alle esigenze di efficiente ed efficace
utilizzo delle informazioni documentarie in un ambiente
distribuito
– se è progettata coerentemente con le esigenze organizzative
delle amministrazoni
A cura di Monica Grossi
5
Sistema documentario e tecnologie: efficienza e
qualità dei processi amministrativi e di lavoro
• favorisce l’efficienza dei flussi e delle decisioni
• garantisce trasparenza e controllo
• richiede investimenti in termini di analisi e progettazione
e riqualificazione del personale e delle strutture
A cura di Monica Grossi
6
3
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Criticità dell’innovazione tecnologica nei
sistemi documentari
A cura di Monica Grossi
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Criticità dell’innovazione tecnologica nei
sistemi documentari
• organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane)
• tecnico-archivistiche (modelli di gestione dei flussi, criteri
di formazione e ordinamento del sistema documentario)
• tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei
prodotti, monitoraggio)
A cura di Monica Grossi
8
4
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Lo stato dei sistemi documentali nel settore
pubblico prima del dpr 445/2000
• complessità del trattamento dei documenti
• assenza di uniformità nelle procedure
Conseguenze:
• proliferazione incontrollata della produzione documentaria
• frammentarietà nell’organizzazione
strumenti di gestione
• de-responsabilizzazione
archivistiche
della
delle
dirigenza
attività
per
le
e
degli
funzioni
• costi elevati e complessità crescente di gestione
A cura di Monica Grossi
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Nuove opportunità di comunicazione e
gestione dei documenti in ambiente digitale
•
Messaging: uso di sistemi di e-mail e di strumenti di trasmissione digitale
•
Web-publishing, e-portal, portal management: sviluppo di tecnologie di rete
per la diffusione di informazioni e di documenti condivisi
•
Allargamento dei confini del sistema documentario e integrazione
nell’ambiente web e in sistemi di gestione integrati e interattivi (groupware,
data warehouse, interactive database systems, ecc.)
Si producono più documenti e stanno cambiando notevolmente
i modi di formazione, di tenuta e di comunicazione
A cura di Monica Grossi
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5
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Alcune questioni cruciali
• Come assicurare la qualità della produzione documentaria?
• Come favorire la comunicazione dei materiali documentari senza
rischiare la ridondanza?
• Come garantire una gestione distribuita senza rinunciare a
strumenti di certificazione e di organizzazione funzionale?
• Come
superare la frammentazione attuale e promuovere
l’interazione e la cooperazione amministrativa?
• Come facilitare e sostenere le funzionalità di ricerca e recupero dei
documenti e delle informazioni senza rinunciare alle informazioni
che identificano il contesto originario di produzione?
A cura di Monica Grossi
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L’intervento normativo sui sistemi documentari pubblici.
Obiettivi
• Trasformare il sistema documentario in un sistema
informativo specializzato e altamente qualificato affidato alla
tecnologia informatica e telematica, mediante:
– l’automazione della registrazione e organizzazione di tutti i documenti
(protocollo informatico, classificazione e fascicolazione digitale)
– lo scambio telematico dei dati di registrazione e l’accesso in rete ai
sistemi di protocollo (la RUPA/SPC, le regole tecniche sulla
interoperabilità per lo scambio dei dati di registrazione e gestione)
– la produzione, trasmissione e conservazione di documenti informatici
(firma digitale e archiviazione ottica sostitutiva, microfilm informatico)
– l’integrazione del flusso di lavoro amministrativo e documentario
(programmi di WFM e telelavoro)
A cura di Monica Grossi
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6
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Documento, gestione documentale, certezza
amministrativa: concetti, principi e metodi
IlIl quadro
quadro concettuale
concettualedi
diriferimento
riferimento
A cura di Monica Grossi
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L’economia delle certezze giuridiche e
documentarie
• nelle società primitive i rapporti giuridici sono sostenuti e
garantiti dalla conoscenza diretta dei fatti e delle relazioni
• lo sviluppo dello Stato moderno e della società industriale
richiede
procedure
normalizzate,
automatismi
che
conferiscono autorevolezza anche agli oggetti documentari, e
che consentono a questi di stare al posto delle cose che essi
rappresentano
A cura di Monica Grossi
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7
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
L’affidabilità dei documenti. Requisiti
• organizzazione e controllo delle responsabilità per la
produzione e la tenuta dei documenti
– sviluppo di procedure e strumenti che identifichino in modo
certo nel tempo e nello spazio i documenti e il collegamento
con le attività cui partecipano.
• controllo sulla forma della rappresentazione documentaria e
sulle relazioni di contesto
– elemento rilevante per dare certezza al documento e garantire
chi lo utilizza
A cura di Monica Grossi
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Certezza giuridica e semplificazione delle
procedure documentarie. Crucialità
• Semplificare le procedure documentarie implica:
– utilizzare strumenti di certezza nuovi, più maneggevoli,
facilmente disponibili e comunicabili, riutilizzabili anche a
distanza (i documenti informatici possono essere trasmessi
per via telematica, pubblicati sul web, riprodotti e modificati
con facilità)
– ri-qualificare il personale ad ogni livello
– predisporre strutture in grado di sostenere quotidianamente i
processi di innovazione
A cura di Monica Grossi
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8
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Definizioni. Il sistema documentario
• l’insieme dei documenti (funzionalmente strutturati e
organizzati) che un soggetto produce/acquisisce
nell’esercizio delle sue funzioni + il complesso delle
regole, procedure e strumenti per la loro gestione e
conservazione.
– In ambito pubblico la complessità implica la progettazione,
la realizzazione e la manutenzione delle regole e degli
strumenti per la creazione e gestione del sistema
documentario, con strutture dedicate e specializzate.
A cura di Monica Grossi
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La gestione dei documenti
• Organizzazione e controllo generale e sistematico sulla
documentazione al fine di disporre del necessario supporto
informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della
propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza
amministrativa. Richiede:
– attendibilità del sistema documentario e dei documenti nel sistema
nella fase di formazione (organizzazione stabile, controllo sulle
responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei
documenti)
– autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accesso
ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo
(conservazione)
– accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità
dei documenti e del sistema documentario)
A cura di Monica Grossi
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9
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
L’organizzazione della gestione documentaria
richiede:
– risorse umane e finanziarie,
strutture e responsabilità
– disposizioni regolamentari e
procedure
– strumenti che supportino le
attività documentarie e
traducano le regole in attività
ordinate e finalizzate
A cura di Monica Grossi
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La progettazione di sistemi documentari informatici
Richiede:
– conoscenza approfondita degli oggetti “archivistici” (natura, finalità,
funzionalità) cui si applica e degli strumenti informatici disponibili
(anche in termini di costi presenti e futuri)
– riflessione coraggiosa sulle procedure e sul metodo tradizionali
– capacità di identificare le linee strategiche dell’innovazione
– determinazione nel coniugare qualità del servizio, evoluzione
tecnologica e trasformazione organizzativa
– consapevolezza della necessità di un lavoro interdisciplinare e della
sua difficoltà
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
L’automazione del sistema
documentario
I requisiti per la gestione documentale
A cura di Monica Grossi
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La gestione dei documenti presuppone la formazione
di “archivi” e di “archivisti”
• I documenti amministrativi non sono entità isolate: sono
parte di un insieme organico e strutturato che rispecchia
l’attività amministrativa
• Snodo cruciale nella formazione di un sistema
documentario: classificazione e fascicolazione (non la
registrazione di protocollo). Richiedono impegnative attività
di ricognizione, analisi e progettazione e capacità
organizzativa per garantire l’efficienza del sistema
documentario nel tempo (aggiornamento).
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
La struttura dell’archivio
• Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti nel corso
delle attività istituzionali sono stabili e non arbitrarie e
sono il risultato del modo concreto in cui l’ente esercita i
propri compiti (attribuzione di competenze e modello
organizzativo)
• Ogni documento, in quanto elemento di un’unità
funzionale, è perciò inserito in uno specifico contesto
giuridico-amministrativo, nella forma di fascicoli (cioè
insiemi di documenti relativi a un medesimo affare o
materia o insiemi di documenti della stessa tipologia
raccolti per un arco temporale definito)
A cura di Monica Grossi
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Centralità delle informazioni di contesto
• contesto documentario (informazioni sulle relazioni documentarie e
sulla formazione dell’archivio)
• contesto giuridico-amministrativo (informazioni sul trattamento dei
documenti nello svolgimento delle attività amministrative:
annotazioni, rapporto con la struttura amministrativa, ecc.)
• contesto tecnologico (informazioni sugli strumenti, sui programmi
ecc.)
A cura di Monica Grossi
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12
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il contesto documentario e archivistico
• La formazione/accumulazione dei documenti d’archivio è anche
formazione delle reciproche relazioni che si costituiscono nello
svolgimento delle attività amministrative di cui i documenti sono
il sottoprodotto
• Le relazioni tra i documenti (vincolo archivistico) sono stabili e
non arbitrarie, in quanto sono la conseguenza della ragione e
dei modi concreti di formazione/accumulazione dei documenti
stabiliti dal soggetto produttore per ragioni organizzative e
funzionali
A cura di Monica Grossi
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Il contesto giuridico-amministrativo nella
gestione dei documenti
• I documenti in quanto insieme documentario di un
soggetto produttore sono connessi a uno specifico
contesto giuridico-amministrativo, costituito dalla struttura
amministrativa e organizzativa del soggetto produttore e
dalle regole che controllano lo svolgimento delle attività e
l’assunzione delle decisioni da parte del soggetto
medesimo
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Requisiti funzionali per la gestione
documentaria informatica
I requisiti archivistici
A cura di Monica Grossi
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Requisiti funzionali per la formazione di un
sistema documentario informatico
• identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionali
e non arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore
• sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e
selezione (Electronic Record Management System /
Electronic Document / Information Management System)
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Attività e strumenti per la gestione
documentaria informatica
– registrazione dei documenti (identificazione univoca e data certa di
acquisizione/formazione):
• registrazione di protocollo per i documenti ricevuti e spediti
• registrazione particolare di altre tipologie documentarie (deliberazioni, fatture,
ecc.)
– classificazione e ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistema
documentario del soggetto (indipendentemente dallo stato di trasmissione e dal
supporto) secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi
funzionali che include, nel caso di documenti cartacei o di documenti informatici
testuali, anche la fascicolazione dei documenti (creazione ordinata e funzionale
di unità correlate al processo decisionale)
– attività di conservazione dei documenti nel tempo e selezione (controllo delle
fasi di gestione dell’archivio e piani di conservazione)
– attività di regolamentazione interna: predisposizione di un manuale di
gestione che descriva il sistema di gestione adottato (regole tecniche)
– un servizio archivistico per la gestione documentaria con finalità di
coordinamento e supervisione affidato a professionalità tecniche
A cura di Monica Grossi
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La funzione certificatoria della registrazione
dei documenti
• attività di identificazione univoca dei documenti.
• finalità principale, giuridica: dare al documento un efficace valore
di prova, svolgendo una funzione di certificazione (registro=atto
pubblico, Cass. 6.10.87)
• garantisce
cittadini
e
amministrazioni
dell’avvenuta
produzione/ricezione del documento con riferimento:
– alla provenienza e alla data di registrazione del documento
– alla certezza e conservazione nel tempo delle informazioni
relative
• fonte conoscitiva certa e garantita del giorno di arrivo o spedizione
di un documento
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Gli elementi della registrazione di protocollo
•
Numero di registrazione (progressivo annuale)
•
Data di registrazione
•
Data del documento e numero di protocollo assegnato dal mittente (solo
per i documenti ricevuti)
•
Mittente/destinatario (persona fisica o giuridica)
•
Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del suo contenuto
(costituisce la base per la classificazione del documento): da prevedere
anche quando manchi l’indicazione esplicita
•
Indice di classificazione (comprende il fascicolo): definito in base al
titolario d’archivio. E’ un elemento sempre meno presente in sede di
registrazione: specializzazione delle funzioni archivistiche
•
Annotazioni: indicazione dei precedenti, indicazione degli allegati (numero,
posizione, descrizione se rilevante), eventuali decisioni sul trattamento del
documento (atti, evidenza, ecc.)
A cura di Monica Grossi
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Attività di base: la classificazione
Ordinamento di TUTTI i documenti che costituiscono il sistema
documentario del soggetto secondo un piano di classificazione
predeterminato
È in grado di gestire il trattamento e il controllo di sistemi ibridi
Fornisce elementi di conoscenza e gestione degli archivi informatici
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
La funzione organizzativa della classificazione
d’archivio
• è strumento per la formazione
dell’archivio, cioè per il corretto
ordinamento di tutti i
documenti prodotti e acquisiti
nello svolgimento dell’attività
amministrativa
A cura di Monica Grossi
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Classificazione = organizzazione funzionale
• Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di
informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione
funzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli, registri)
che riflettono il concreto lavoro amministrativo
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il piano di classificazione. Principi coerenti e
funzionali
• E’ finalizzato ad accorpare i documenti in modo da soddisfare le
esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività
amministrative:
– centralità della corretta formazione dei fascicoli
Non mira al reperimento dei documenti per qualunque tipo di
ricerca, ma al loro recupero in modo funzionale rispetto alle
decisioni assunte o da assumere
Acquisisce una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al
soggetto produttore
A cura di Monica Grossi
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Come classificare…
NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000:
Adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito
delle Aree Organizzative Omogenee
Presentare modalità di articolazione uniformi
per tutta l’amministrazione
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
L’articolazione del piano
Funzioni
I CRITERI PRINCIPALI
Autonomia dalla struttura
Strutturazione su livelli
A cura di Monica Grossi
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Gli elementi descrittivi del piano di classificazione
•
Ogni voce comprende:
–
–
–
–
–
–
un indice (espresso secondo criteri omogenei),
la denominazione della voce,
l’eventuale descrizione integrativa,
i criteri di ordinamento dei fascicoli
l’attribuzione di responsabilità nel caso di voci di ultimo livello,
il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di
conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli
– il collegamento alle informazioni per l’accesso (legge 241/1990) nel
rispetto della tutela dei dati personali (legge 675/1996)
A cura di Monica Grossi
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19
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il fascicolo
•
E’ l’elemento di base del sistema di gestione dei documenti individuato dal
piano di classificazione come insieme dei documenti relativi a un determinato
affare/materia. E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo
logica nel caso di documenti elettronici.
•
Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei fascicoli creata
per ogni voce, la natura, il sistema di ordinamento, i criteri di tenuta
(compresa eventualmente l’opportunità/necessità di supporti sostitutivi o
integrativi di conservazione e selezione e i livelli di accesso) e attribuire il
numero di posizione/repertorio al singolo fascicolo
•
Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un
determinato affare o materia e include documenti ricevuti (originali), spediti
(minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali)
A cura di Monica Grossi
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Il ruolo della regolamentazione delle procedure
interne
• Gli aspetti organizzativi di una funzione trasversale sono cruciali
per governare sistemi informativi documentari sempre più
complessi. In particolare si richiedono:
– responsabilità definite
– regolamentazione diffusa delle procedure.
Sono necessari strumenti generali che descrivano la politica
documentaria
e stabiliscano modalità
di coordinamento interno:
manuali di gestione e
manuali operativi
per la sicurezza
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il manuale di gestione nella normativa
nazionale
• E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne
che:
– stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e
conservazione dei documenti
– definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative
del soggetto produttore
– forniscono le informazioni necessarie a un efficiente
trattamento dei documenti
A cura di Monica Grossi
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Le componenti principali
• Ambito di applicazione del manuale e definizioni
• Modalità di trasmissione e trattamento (eventuale scansione) dei
documenti per tipologie
• Descrizione dei flussi documentali (procedure di acquisizione,
assegnazione, spedizione, circolazione)
• modalità di registrazione e di segnatura
• organizzazione
dell’archivio
corrente
(regole
di
classificazione/fascicolazione e formazione delle serie, relazioni
con la gestione dei procedimenti amministrativi) e di deposito
• regole di selezione, versamento e conservazione
• sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza)
• funzioni di interoperabilità, accesso e privacy
• utilizzo, comunicazione e aggiornamento del manuale
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Le componenti specifiche di un ambiente digitale
•
La gestione della casella di posta elettronica e della posta certificata
•
La conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti
con le esigenze della sicurezza, responsabilità distinte)
•
L’uso della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezza
soprattutto con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli
utenti, mantenimento dei file di log, ecc.)
•
Procedure per la conservazione sostitutiva
•
Uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo,
interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i
meccanismi di firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt)
A cura di Monica Grossi
43
Vantaggi del manuale
• Favorisce:
– la normalizzazione delle procedure e il trattamento sistematico
di criticità generalmente sottovalutate
– la coerenza e l’uniformità dei prodotti documentari
– l’adesione del personale alle politiche di gestione del sistema
informativo documentario
• Deve essere uno strumento flessibile e aggiornato, in grado
di promuovere la condivisione e l’interoperabilità senza
imporre vincoli rigidi e inutili.
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
I requisiti
• Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l’assunzione
di responsabilità) delle strutture interne dell’ente
• E’ condizione essenziale la presenza costante di
professionalità tecniche per assicurare un requisito
essenziale: l’aggiornamento
A cura di Monica Grossi
45
L’innovazione
L’innovazione tecnologica
tecnologica nei
nei
sistemi
documentari
sistemi documentari
Lo
Lo stato
stato della
della normativa
normativa
A cura di Monica Grossi
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23
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Formazione di documenti informatici
(CAD, capo III, art. 40)
1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli
originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente
codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71.
2. Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto
cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo
ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell'economicità.
3. Con apposito regolamento, da emanarsi entro 180 giorni dalla data di entrata in vigore del
presente codice, ai sensi dell'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400, sulla
proposta dei Ministri delegati per la funzione pubblica, per l'innovazione e le tecnologie e del
Ministro per i beni e le attività culturali, sono individuate le categorie di documenti
amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in
relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad
assumere.
4. Il Presidente del Consiglio dei Ministri, con propri decreti, fissa la data dalla quale viene
riconosciuto il valore legale degli albi, elenchi, pubblici registri ed ogni altra raccolta di dati
concernenti stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni, su supporto
informatico, in luogo dei registri cartacei.
A cura di Monica Grossi
47
Il testo unico 445/2000 sulla
documentazione amministrativa
A cura di Monica Grossi
48
24
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Quadro normativo essenziale
• dpr 445/2000 (TU d.a.), capo IV
• dpcm 31 ott. 2000 (reg. tecniche ex 428/1998)
• d.lgs. 82/2005 (CAD, in vigore dal 1.1.2006)
• d.lgs. 159/2006 (modifica CAD)
• d.lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio)
A cura di Monica Grossi
49
L’ambito di applicazione
•
Il dpr 445 e il dpcm 31 ottobre 2000 sono rivolti a tutte le
amministrazioni:
–
–
–
–
amministrazioni statali
enti pubblici nazionali non economici
regioni ed enti locali
comunità montane, le istituzioni universitarie, scuole, ecc.
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
I principi generali
• Aggiornamento della normativa esistente (rd 35/1900) mediante
l’integrazione delle nuove tecnologie in materia di:
– registrazione e organizzazione dei documenti
– accesso allargato
– interoperabilità
– collegamento della registrazione di protocollo alla gestione dei
flussi documentali e amministrativi
A cura di Monica Grossi
51
Finalità specifiche
• Informatizzazione delle procedure e dei sottoprodotti delle
attività
in ambito pubblico e sviluppo di un sistema
informativo unitario per la gestione dei documenti:
– La gestione dei documenti è effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati
– Ciascuna amministrazione individua gli uffici da considerare ai
fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi
aree organizzative omogenee (AOO) al fine di adottare criteri
uniformi e condivisi in materia di:
• classificazione
• organizzazione archivistica e comunicazione interne
A cura di Monica Grossi
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26
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il capo IV del dpr 445: la struttura
Si struttura in 6 sezioni:
1. Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti: requisiti (art. 50), criteri
e condizioni dell’attività di registrazione (artt. 53-57)
2. Accesso ai documenti e alle informazioni di sistema: accesso interno e delle
amministrazioni (artt. 58-60)
3. Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti:
responsabilità e strutture (art. 61), procedure di salvataggio e
conservazione delle informazioni (art. 62), registro di emergenza (art. 63)
4. Sistema di gestione dei flussi documentali : principi e requisiti per
l’integrazione dei flussi amministrativi (artt. 64-66)
5. Disposizioni sugli archivi: modalità di trasferimento e di conservazione (art.
67-69)
6. Attuazione e aggiornamento dei sistemi (art. 70)
A cura di Monica Grossi
53
Definizioni: gestione dei documenti
– Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di
protocollo,
alla
classificazione,
organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi
formati o acquisiti dalle amministrazioni nell’ambito del
sistema di classificazione adottato
A cura di Monica Grossi
54
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Definizioni: sistema di gestione informatica dei
documenti
– Insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle reti
di comunicazione e delle procedure informatiche
utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti
A cura di Monica Grossi
55
Definizioni: sistema di gestione dei flussi
documentali (art. 64)
Il sistema per la gestione dei flussi documentali include i
procedimenti amministrativi ed è finalizzato al miglioramento dei
servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle
amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia
dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
Include il sistema di gestione informatica dei documenti.
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
POSSIBILI
PERCORSI
Informatizzazione gestione documentale
Reingegnerizzazione dei processi
1 - Nucleo minimo protocollo
2 - Gestione documentale
3 - Workflow documentali
4 - BPR
Da GEDOC2 - AIPA
A cura di Monica Grossi
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Nucleo minimo protocollo
1
Registrazione di protocollo, segnatura sul documento e
classificazione
(funzionalità minime ex art. 56 DPR 445/00)‫‏‬
‫‏‬
Gestione documentale
2
Registrazione con scansione dei documenti cartacei,
assegnazione per via telematica al destinatario, classificazione
e fascicolazione dei documenti
Workflow documentali
3
Informatizzazione dei processi documentali in entrata, in uscita e
interni, eventuale integrazione con i workflow relativi ai processi
primari
BPR
4
A cura di Monica Grossi
Reingegnerizzazione dei processi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Le disposizioni di natura organizzativa.
Le AOO (art. 50, c. 4)
• Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica
o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative
omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e
archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree
stesse.
A cura di Monica Grossi
59
Sistema di gestione dei flussi documentali
(art. 64)
• include il sistema di gestione informatica dei documenti
• in ciascuna AOO (in modo coordinato) devono essere
previste:
– modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai procedimenti relativi
– piani di classificazione d’archivio per TUTTI i documenti, inclusi
quelli non protocollati
A cura di Monica Grossi
60
30
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Le disposizioni di natura organizzativa. Il
servizio (art. 61)
• Creazione di un servizio per la gestione informatica dei
documenti
• affidamento del servizio a un dirigente ovvero un funzionario,
comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di
processi di formazione definiti secondo le procedure
prescritte dalla disciplina vigente
A cura di Monica Grossi
61
Compiti del servizio
•
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo
tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
•
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel
rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
•
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di
cui all'articolo 53;
•
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
•
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
•
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli
articoli 67, 68 e 69;
•
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;
•
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale
autorizzato e degli incaricati.
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Le disposizioni di natura organizzativa: gli
strumenti di formazione del sistema documentario
• Sistema di classificazione: obbligo delle amministrazioni a
definire (nella propria autonomia) le modalità di formazione
dell’archivio: piani di classificazione e organizzazione dei
fascicoli
• Piano di conservazione:
– Documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi di
attività ed il destino finale dei documenti archivistici
• Manuale di gestione
A cura di Monica Grossi
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Requisiti del sistema di gestione dei flussi
documentali (art. 65)
• fornisce informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso e'
associato;
• consente il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i
fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, la gestione
delle fasi del procedimento;
• fornisce informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
• consente lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei
flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo
stato e l'iter dei procedimenti complessi.
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Elementi della registrazione di protocollo (art. 53)
• Numero di protocollo generato automaticamente (progressivo annuale, costituito da
almeno 7 cifre numeriche) e immodificabile
• Data di registrazione generata automaticamente e immodificabile
• Mittente per i documenti ricevuti / Destinatario per i documenti spediti (persona fisica o
giuridica), immodificabili
• Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del suo contenuto (costituisce la base per
la classificazione del documento), immodificabile
• Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili
• Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, immodificabile
A cura di Monica Grossi
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La segnatura di protocollo (art. 55)
• è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in
forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti
il documento stesso.
• consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
• deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione di
protocollo
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Art. 18 dpcm 31 ott. 2000
Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi
I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento
trasmesso da una AOO sono contenuti, un’unica volta nell’ambito
dello stesso messaggio, in un file, conforme alle specifiche
dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione
W3C 10 febbraio 1998), compatibile con un file DTD (Document
Type Definition) reso disponibile attraverso il sito internet di cui
all’art. 11, comma 3 del presente decreto. Il file contiene le
informazioni minime di cui al comma 1 del successivo art. 19. Le
ulteriori informazioni definite al comma 2 del predetto articolo
sono incluse nello stesso file.
A cura di Monica Grossi
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Riuso e interoperabilità
• quando il documento è formato e trasmesso con strumenti
informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le
informazioni
di
registrazione
del
documento.
L’amministrazione ricevente può utilizzare tali informazioni
per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo
del documento ricevuto
• circolare AIPA 28/2001 (uso di XML)
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Le disposizioni per la tenuta degli archivi
correnti e di deposito
• Trasferimento periodico (almeno annuale) nell’archivio di
deposito dei fascicoli e delle serie di documenti relativi ad affari
conclusi (art. 67)
• predisposizione di un piano di conservazione degli archivi,
integrato con il sistema di classificazione, che consenta l’ordinata
acquisizione e conservazione dei documenti e la selezione per lo
scarto o la conservazione (art. 68, comma 1)
• controllo della movimentazione dei documenti e dei fascicoli
(art. 68, comma 2)
• Garanzia della tutela dei dati personali
A cura di Monica Grossi
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Le disposizioni per la conservazione degli
archivi storici
• Versamento nella separata sezione d’archivio dei fascicoli e
delle serie documentarie destinate alla conservazione
permanente secondo l’ordine originario che il materiale ha
assunto nella fase di formazione
• Versamento contestuale
dei relativi strumenti
consultazione che garantiscono l’accesso (art. 69)
A cura di Monica Grossi
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di
Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il codice dei beni culturali (d.Lgs 42/2004):
controllo sulla tenuta
• Gli archivi devono essere:
– ordinati (art. 30 c. 4)
– conservati correttamente in sicurezza (art. 30 c. 1), senza danni (art.
20 c. 1), rispettandone l’integrità (art. 20 c. 2) e l’organicità (art. 30 c. 4)
– adibiti a usi compatibili con la loro natura (art. 20 c. 1)
• E’ necessaria l’autorizzazione dell’amministrazione archivistica per
eventuali trasferimenti parziali o totali degli archivi di deposito e
storici anche tra sedi dello stesso ente o per trasferimenti a terzi
(art. 21 c. 1-e) sia nel caso di affidamento di servizi in outsourcing
che per cessione di documenti necessari all’esercizio di
competenze trasferite tra enti
A cura di Monica Grossi
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Il codice dei beni culturali (d.Lgs 42/2004): le
autorizzazioni sui lavori
• L’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sugli
archivi correnti, di deposito e storico (inclusa la
digitalizzazione)
è
subordinata
all’autorizzazione
dell’amministrazione archivistica che deve decidere sulla base
di un progetto che almeno “descriva tecnicamente
l’intervento”, prescrivendo le necessarie cautele (art. 21 cc. 45)
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il codice dei beni culturali (d.Lgs 42/2004): le
violazioni
• Le violazioni (incluso lo scarto di documenti non autorizzato)
sono punite:
– con la nullità degli atti giuridici (art. 164 c. 1)
– con l’arresto da sei mesi a un anno (art. 169 c. 1)
– con l’ammenda da euro 775 a 38734,50 (art. 169 c. 1)
• Si sottolinea che anche la cancellazione di documenti
elettronici è considerato scarto e deve essere quindi
autorizzata
A cura di Monica Grossi
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Il documento informatico
definizioni e criticità
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Il documento nel sistema giuridico italiano
• Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di
atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o,
comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa
(Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa approvato con dpr
445/2000)
A cura di Monica Grossi
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Il documento informatico: alcune conseguenze
•
Il contenuto non può essere letto e compreso direttamente ma - essendo
rappresentato da simboli digitali - deve essere decodificato mediante specifiche
risorse di calcolo
•
L’evoluzione tecnologica condiziona i modi e i costi per la lettura e la
conservazione dei documenti elettronici
•
La macchina colloca fisicamente, secondo la sua logica e in modo trasparente
rispetto all’utente, il documento e le sue componenti
•
Cambia il rapporto tra contenuto e supporto, non più legati da un nesso fisico,
ma collegati solo logicamente: gli strumenti di autenticazione non si applicano al
supporto ma al contenuto che è separabile dal supporto.
•
A causa della obsolescenza tecnologica i documenti informatici sono destinati
ad essere tenuti e conservati nella forma di copie autentiche, o meglio a essere
tenuti nella forma di componenti autentiche in grado di assicurare la
riproduzione
possibile
dei
documenti
informatici.
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
QUALCHE CONCLUSIONE
il sistema documentale ibrido e i modelli di flusso
A cura di Monica Grossi
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I documenti come risorsa
• Cambia il valore e il peso dell’informazione documentaria e
dei documenti:
–
–
–
–
possibilità di riuso illimitato
condivisione delle conoscenze
sviluppo di attività di cooperazione e coordinamento
investimenti necessari = percezione del valore delle nuove fonti
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Dalla gestione informatica dei documenti
all’archivio informatico
• la normativa non considera ancora il nodo della
conservazione permanente e dei costi per la loro migrazione
A cura di Monica Grossi
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Le difficoltà di una fase di transizione
• Sviluppo di archivi ibridi basati sulla prassi della doppia
archiviazione (informatica e cartacea): lascia aperti nodi rilevanti
che devono trovare soluzione:
– costi elevati
– rischio di disallineamento degli archivi e perdita della funzione
di auto-documentazione efficiente e autentica
– tendenza all’eccessiva semplificazione dell’organizzazione
dell’archivio cartaceo
– assenza di una normativa transitoria di integrazione
– assenza di soluzioni adeguate per la funzione conservativa
A cura di Monica Grossi
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Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III
Centralità del ruolo dei dirigenti
• individuazione del responsabile del servizio
• supporto autorevole ai progetti di innovazione documentaria
• verifica della qualità delle applicazioni e dei prodotti:
– definizione del manuale di gestione
– efficiente e corretta formazione dei fascicoli sulla base del piano
di classificazione adottato
– aggiornamento periodico degli strumenti di gestione
A cura di Monica Grossi
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Per saperne di più…
•
Per la gestione informatica dei documenti:
–
–
–
–
–
–
•
http://protocollo.gov.it
www.cnipa.gov.it
www.sspa.it (GdL sulla gestione informatica dei documenti)
www.archivi.beniculturali.it (quadro normativo)
www.astridonline.it (commenti aggiornati)
www.interlex.it
Per la conservazione digitale:
– http://www.interpares.org (progetto InterPARES)
– http://www.erpanet.org (progetto Erpanet)
– http://www.casparpreserves.org (progetto Caspar)
A cura di Monica Grossi
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