Sviluppo e Gestione di Progetti La squadra di progetto
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Sviluppo e Gestione di Progetti La squadra di progetto
Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 Sviluppo e Gestione di Progetti La squadra di progetto docente: Filippo Ghiraldo [email protected] Panoramica dei modelli organizzativi Struttura dell'impresa; Organizzazione del team di lavoro. Materiale didattico sottoposto a copyright ad uso esclusivo degli studenti del corso Sviluppo e Gestione Progetti Università di Padova A.A. 2012-2013. L’utilizzo con altre finalità, in particolare a scopo commerciale, verrà perseguito penalmente ai sensi della normativa vigente a tutela del diritto d’autore. L’autore è a disposizione degli aventi diritto per inserire o correggere citazioni mancanti o erronee. Organizzazioni e Progetti – 1 Organizzazioni e Progetti – 2 La gestione delle risorse umane è un fattore cruciale per il successo di un progetto, particolarmente in progetti “critici“ (es. R&S e Sviluppo Nuovo Prodotto); La struttura dell'organizzazione deputata allo SNP è uno dei fattori più importanti per garantire tassi elevati di successo; Questo è stato sottolineato in un certo numero di imprese sin dagli studi classici (anni ’80) condotti da: Le risorse umane e la loro organizzazione: ¨ Rappresentano l’aspetto più importante e decisivo per il successo di un progetto; ¨ Il successo di un progetto non dipende da un “fuoriclasse”, ma da un team affiatato, motivato, costruttivo; Per questo, come vedremo, il Project Manager più che un bravo tecnico deve essere: ¨ un bravo comunicatore e motivatore; ¨ in grado di trasformare i momenti di conflitto del progetto in momenti di crescita e confronto. ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Materiale didattico sottoposto a copyright ad uso esclusivo degli studenti del corso Sviluppo e Gestione Progetti Università di Padova A.A. 2012-2013. L’utilizzo con altre finalità, in particolare a scopo commerciale, verrà perseguito penalmente ai sensi della normativa vigente a tutela del diritto d’autore. L’autore è a disposizione degli aventi diritto per inserire o correggere citazioni mancanti o erronee. Stanford Innovation Project Booz, Allen & Hamilton Galbraith and the MIT group Larson & Gobeli Kerzner e altri autori Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti A.A. 2012-2013 3 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 4 1 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 Organizzazioni e Progetti – 4 Poiché i progetti sono sviluppati all’interno di un’impresa o organizzazione è importante comprendere: ¨ ¨ © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Organizzazioni e Progetti – 3 I diversi modelli organizzativi adottati nel tempo; Il rapporto tra tali modelli e lo sviluppo di progetti. I diversi modelli organizzativi più o meno adatti allo sviluppo di progetti. I modelli adottati dipendono da molti fattori come: ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ La dimensione dell’impresa (PMI vs. Grande Impresa); Il contesto in cui opera (hi-tech vs. settore maturo); Il tipo di progetto (innovazioni radicali vs. incrementali); La cultura, il paese in cui opera, etc.; Il periodo storico ed il contesto socio-economico. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it A Matrice: Project Team Lo studio dimostra come non esista in assoluto il “modo migliore” di organizzare un progetto di sviluppo nuovo prodotto. Tuttavia lo studio evidenzia come alcune strutture di management funzionino meglio di altre. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti A.A. 2012-2013 ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ Mercati in generale statici e "monolitici" non esigenti Produzioni rigide scarsamente adattabili alla domanda Time-to-market lungo nello sviluppo di progetti Organizzazioni "productiondriven". L'offerta (bassa) condiziona la domanda (alta) Organizzazioni "nazionali" Scarsa incidenza dei servizi e delle tecnologie ICT ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ Mercati molto dinamici e frammentati ed esigenti Produzioni flessibili orientate alla "mass customization" Time-to-market corto nello sviluppo di progetti Organizzazioni "marketdriven". La domanda detta le regole all'offerta (alta) Organizzazioni "globalizzate" Forte incidenza di Web, Social forum e comunicazione A.A. 2012-2013 6 Struttura organizzativa funzionale - 1 Larson & Gobeli hanno studiato differenti modelli manageriali per lo sviluppo di prodotti. Identificandone 5: Funzionale ¨ Nuovo millennio Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 5 Panoramica sui modelli organizzativi • Debole (Functional) • Bilanciata (Balanced) • Forte (Project Matrix) Fino agli anni ‘90 circa 7 E’ funzionale, cioè basata su funzioni distinte, specializzate, ad es. Produzione, Acquisti, Marketing; Si basa sulla divisione del lavoro per raggiungere l’efficienza, evitando ridondanze dei ruoli; La responsabilità è accentrata su pochi individui che gestiscono le situazioni “fuori standard”; Rappresenta una struttura “rigida” e quindi poco reattiva ai cambiamenti; E’ adatta ad ambiti operativi stabili, poco competitivi, con dinamiche di mercato limitate; E’ dunque del tutto inadeguata alla gestione dei progetti. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 8 2 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 Struttura organizzativa funzionale – 3 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura organizzativa funzionale - 2 Direzione Generale Direzione Amministrat. Direzione Acquisti Direzione Stabilimento A Direzione Produzione Direzione Stabilimento B Direzione CED Direzione Stabilimento C Direzione Commerciale Italia Estero Assemblaggio La catena di comando è articolata con centri decisionali di alto livello lontani dalle aree operative Manutenzione Struttura organizzativa funzionale Progettazione Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 Come interno, ad es. nell’area CED; Come esterno, per implementare una software A.A. 2012-2013 10 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it • L’organigramma è tipico di una struttura gerarchico a piramide; • Sottintende una “catena del comando” chiara nella quale ogni dipendente ha chiaro chi sia il suo diretto superiore; • E’ una struttura scarsamente collaborativa: i manager tendono a “riconoscersi” sempre più con la funzione di appartenenza e perdono la “visione globale”; • Il principale difetto risiede nella “rigidità” e nella scarsa reattività al cambiamento. L'organizzazione delle risorse nei progetti ¨ Struttura funzionale: esempio ICT – 1 Caratteristiche A.A. 2012-2013 ¨ Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 9 Struttura organizzativa funzionale – 4 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica Anche per un informatico è fondamentale comprendere le caratteristiche dell’organizzazione al servizio della quale opererà: 11 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 12 3 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura funzionale: esempio ICT – 3 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura funzionale: esempio ICT – 2 A.A. 2012-2013 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 13 Direzione Generale Controllo di Gestione Amministrazione Risorse umane Divisione Prodotti Propri Acquisti Divisione Prodotti Acquisto Acquisti Produzione Commerciale Divisione Servizi Logistica Distribuzione Servizi postvendita Italia Estero Italia Estero Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti A.A. 2012-2013 14 Struttura organizzativa divisionale - 2 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura organizzativa divisionale - 1 A.A. 2012-2013 15 Engineering E’ il caso del Gruppo IPSOA Ogni Business Unit si occupa di una linea di prodotti distinti, spesso veicolati attraverso canali distributivi distinti Direzione Generale Manager Prodotto A Produzione Marketing / Commerciale Engineering Manager Prodotto B Produzione A: SW per imprese B: SW per studi professionali B: Servizi di banche dati per studi professionali Engineering Manager Prodotto C Produzione Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica Marketing / Commerciale Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 16 4 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 L’organizzazione del CNR - 1 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura organizzativa divisionale - 3 Caratteristiche • Questa struttura prevede la suddivisione ed aggregazione delle funzioni in unità organizzative chiamate divisioni o “Business Unit”. • Ogni Business Unit è specializzata per prodotto, mercato di riferimento, mercato geografico. • A differenza della struttura a piramide, favorisce lo sviluppo di competenze manageriali trasversali. • E’ una struttura scarsamente collaborativa quando le Business Unit non sono coordinate con gli obiettivi globali dell’organizzazione e agendo come aziende indipendenti perdono la “visione globale”. • Il principale difetto risiede nella duplicazione delle funzioni con un incremento dei costi di struttura. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 17 Dipartimento Agroalimentare Dipartimento Energia e Trasporti Dipartimento ICT - Tecnologie dell'Informazione e delle Comunicazioni ¨ Apparati e tecnologie per reti telematiche ¨ Data Mining, ontologie e web semantico ¨ Grid e high performance computing ¨ Modellistica e simulazione di sistemi complessi ¨ Multimodal and multidimensional content and media ¨ Progetto interdipartimentale: Bioinformatica ¨ Progetto interdipartimentale: Sicurezza Dipartimento Identità Culturale Dipartimento Materiali e Dispositivi Dipartimento Medicina Dipartimento Patrimonio Culturale Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti 18 Struttura organizzativa per progetti © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it L’organizzazione del CNR - 2 A.A. 2012-2013 A.A. 2012-2013 19 E’ interfunzionale, deve superare le barriere funzionali e gerarchiche; Prevede due tipi manager, quello di “funzione” e quello temporaneo di “progetto”: ¨ ¨ Il manager di funzione ha il compito di assicurare la specializzazione e le competenze della risorsa tipica della funzione; Al project manager spetta invece il compito di sfruttare al meglio le competenze della risorsa all’interno del progetto. Si basa sulla condivisione dell’obiettivo di progetto e sulla motivazione del team per raggiungere l’efficienza; La responsabilità è condivisa a vari livelli dal project manager con tutto il team; Se il team è ben formato e gestito, rappresenta una struttura “flessibile” in grado di adattarsi prontamente ai cambiamenti tipici di un progetto. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 20 5 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 Struttura per progetti pura - 2 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura per progetti pura - 1 Un Project Manager coordina un team composto da risorse provenienti da diverse aree funzionali Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 22 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it A.A. 2012-2013 Struttura per progetti: esempio ICT – 1 I principali vantaggi sono: • La forte interazione tra i membri del team di progetto che fisicamente risiedono nello stesso ufficio; • La capacità di rispondere prontamente alle criticità del progetto grazie alla formale autorità ed autonomia del Project Manager. I principali svantaggi sono: • La duplicazione di competenze all’interno dei vari progetti (come nella struttura divisionale), che comporta un incremento dei costi della struttura; • Spesso uno scarso coordinamento tra i vari progetti; • Necessità di pianificare al meglio il reinserimento dei membri del team nel progetto successivo o nella funzione di appartenenza. L'organizzazione delle risorse nei progetti • L’organizzazione per progetti “pura” modifica profondamente la struttura, ruoli e poteri delle funzioni permanenti; • I manager di funzione non hanno coinvolgimento formale; • I Project teams sono anche definiti “tiger teams” or “venture teams” • Questa configurazione può essere modificata inserendo “in staff” alla Direzione Generale una funzione di Project Management per migliorare il coordinamento tra i vari progetti. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 21 Struttura per progetti pura - 3 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica Caratteristiche A.A. 2012-2013 23 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 24 6 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Tipi di struttura a matrice - 1 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura per progetti: esempio ICT – 2 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 25 Compiti dei Manager di funzione n DEBOLE n n Sviluppare il piano di progetto; Controllare l’avanzamento; Gestire le risorse. n Comunicazione e facilitazione; Supportare la struttura permanente. Sviluppare l’architettura; Definire il piano di progetto; Negoziare l’assegnazione delle risorse; n Controllare l’avanzamento; n Coordinare il lavoro delle interfacce. n n MISTA O EQUILIBRATA n n n FORTE Assegnare le risorse al progetto; Definire le interfacce; Gestire le risorse; Presidiare gli impegni del piano. Assegnare le risorse al progetto; Prendere in carico le risorse al termine del progetto. n n n n n n n n Sviluppare l’architettura; Definire il piano di progetto; Controllare l’avanzamento; Gestire le risorse. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti 26 A.A. 2012-2013 28 Struttura a matrice: esempio ICT – 1 Compiti del Manager di Progetto n A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Tipi di struttura a matrice - 2 STRUTTURA Le strutture che prevedono due tipi di manager vengono anche dette strutture organizzative a matrice. In funzione del “peso” del project manager rispetto al manager di funzione esistono tre tipi di strutture: ¨ Debole, nella quale i ruoli ed i poteri della struttura permanente non vengono modificati ed il project manager è solo un coordinatore; ¨ Equilibrata, nella quale il project manager assume maggiori poteri e parte del controllo sul budget di progetto; ¨ Forte, nella quale il project manager assume il controllo delle risorse rispetto al manager di funzione Esiste anche una struttura per progetti “pura”, nella quale viene costituita una “task-force” completamente dedicata al progetto. A.A. 2012-2013 27 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 7 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura per progetto: Matrice debole - 1 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura a matrice: esempio ICT – 2 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 29 Struttura per progetto: Matrice equilibrata -1 L’organizzazione a “matrice debole” non modifica la struttura, ruoli e poteri delle funzioni permanenti: ¨ Le risorse coinvolte nel progetto sono semplicemente coordinate dal Project Manager; ¨ Le risorse coinvolte nel progetto rispondono ai manager di funzione e danno quindi priorità alle attività “ordinarie”. Il rischio principale è un Project Manager “coordinatore”, dotato di autorità teorica sulle risorse coinvolte nel progetto, senza possederne l’autorità formale. Questa soluzione funziona se il Project Manager è una figura carismatica, la cui competenza, correttezza, affidabilità e naturalmente esperienza sia riconosciuta dal team di progetto e dei manager di funzione. La situazione è mitigata nella struttura a “matrice equilibrata”. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti A.A. 2012-2013 30 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura per progetto: Matrice debole - 2 A.A. 2012-2013 31 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 32 8 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura per progetto: Matrice forte - 2 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Struttura per progetto: Matrice forte - 1 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 Il principale svantaggio è il rischio di conflitti tra Project Manager e Manager di Funzione Questa configurazione può essere modificata inserendo “in staff” alla Direzione Generale una funzione di Project Management per ¨ ¨ Prevenire i conflitti tra Manager di Progetto e di Funzione; Migliorare il coordinamento tra i vari progetti. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it A MATRICE PROJECT TEAM Debole Equilibrata Forte Scarsa o nulla Limitata Bassa Moderata Moderata Alta Alta - Quasi Totale Responsabile del controllo del budget di progetto Manager funzionale Manager funzionale Misto Project Manager Project Manager Ruolo del Project Manager Part-time Part-time Full-time Full-time Full-time Personale Amministrativo del Project Management Part-time Part-time Part-time Full-time Full-time % di tempo che il team dedica al progetto L'organizzazione delle risorse nei progetti L’autorità formale sulle risorse coinvolte nel progetto è in capo al Project Manager e non al Manager della funzione che fornisce la risorsa stessa. A.A. 2012-2013 34 Criteri per la scelta della struttura - 1 FUNZIONALE Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica ¨ 33 Struttura ed influenza sul progetto Autorità del Project Manager L’organizzazione a “matrice forte”modifica la struttura, ruoli e poteri delle funzioni permanenti: A.A. 2012-2013 35 Importanza Dimensioni Tecnologia Durata Progetto Tempi Attività Rischio Complessità BASSA <5 STANDARD BREVE AMPI BASSO LIMITATA Matrice ELEVATA 5 - 20 COMPLESSA MEDIA STRETTI ELEVATO NORMALE Progetti pura MOLTO ELEVATA > 20 NUOVA LUNGA MOLTO STRETTI E VINCOLATI MOLTO ELEVATO ELEVATA Comitato di indirizzo La struttura organizzativa influenza drasticamente la conduzione del progetto ! A sua volta il tipo di progetto definisce la struttura organizzativa E’ importante che il Manager e lo Sponsor del progetto siano consapevoli dei vantaggi e degli svantaggi delle possibili strutture organizzative. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 36 9 Università di Padova - A.A. 2012-2013 Criteri per la scelta della struttura - 2 Modelli organizzativi a confronto: ICT Grimmel e Apple hanno identificato 5 situazioni tipiche nelle quali le strutture a matrice sono più adatte: Un’interessante analisi è riportata in questo articolo (in inglese): ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Quando il principale output dell’organizzazione sono prodotti complessi con uno scheduling vincolato; Quando una progettazione complessa richiede innovazione ed una rapido completamento dei compiti del progetto; Quando diverse e sofisticate competenze sono richieste nella progettazione, sviluppo e test dei prodotti; Quando le competenze devono essere continuamente aggiornate e sviluppate; Quando un mercato molto dinamico richiede cambiamenti significativi in alcune caratteristiche dei prodotti tra le fasi di progettazione e distribuzione Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 37 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica I freni rigenerativi sono un componente fondamentale in ogni veicolo ibrido; Rispetto ad un veicolo tradizionale, i freni rigenerativi catturano l’energia e la re-immettono nel circuito; Nonostante disponibilità di specialisti, lo sviluppo del progetto stentava; Il capo progetto Chris Bangle è riuscito ad accellerare lo sviluppo cambiando: A.A. 2012-2013 ¨ la struttura organizzativa tradizionale; i processi di comunicazione tra le aree chiave del progetto. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti A.A. 2012-2013 38 Conclusione © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Business Case: BMW Hybrid Veichle ¨ The Matrix Organization for Information Technology Departments 39 E’ importante considerare che: • Ogni modello organizzativo presenta vantaggi e svantaggi; • Non esiste un modello organizzativo in assoluto migliore degli altri: • Strutture funzionali rendono più difficoltoso lo sviluppo di progetti; • Strutture “per progetti” portano a sviluppare in modo meno completo le tecnologie; • Ogni organizzazione deve mettere a punto il proprio modello che sia in grado un compromesso tra: • Il motore della performance (attività ordinarie) • Il motore aziendale dell’innovazione (progetti) Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 40 10 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Il Manager del Progetto - 1 La squadra di progetto Ruolo del project manager Alcuni consigli pratici Materiale didattico sottoposto a copyright ad uso esclusivo degli studenti del corso Sviluppo e Gestione Progetti Università di Padova A.A. 2012-2013. L’utilizzo con altre finalità, in particolare a scopo commerciale, verrà perseguito penalmente ai sensi della normativa vigente a tutela del diritto d’autore. L’autore è a disposizione degli aventi diritto per inserire o correggere citazioni mancanti o erronee. © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ A.A. 2012-2013 42 Competenze del Project Manager - 1 Responsabilità • Per definizione il manager gestisce in modo efficace ed efficiente l’attività affidatagli nell’interesse dell’organizzazione. Autorità • Deve avere discrezionalità di utilizzare le risorse affidategli e quindi il potere di manovrare le leve gestionali che influenzano l’utilizzo efficace ed efficiente delle risorse. Coerenza • Deve inoltre esistere consonanza tra gli obiettivi concordati, leve gestionali manovrabili e parametri di valutazione delle prestazioni. L'organizzazione delle risorse nei progetti ¨ Il Project Manager è al vertice dell’organigramma del progetto detta Project Organization Breakdown Structure; All’interno del progetto il Project Manager svolge un ruolo di grande complessità non solo tecnica ma anche politica. Individua, impegna e coordina le risorse per raggiungere l’obiettivo QTC di progetto; Possiede un’autorità gerarchica più o meno forte, a seconda della struttura organizzativa; Mantenendo la visione generale del progetto, deve essere in grado di “mediare” tra differenti aspetti del progetto; E’ in grado di fare delle scelte, ad esempio, accontentarsi di una progettazione meno accurata, nel rispetto dei tempi. Il Project Manager si occupa di progetti “fattibili” e non “perfetti”. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica Il Manager del Progetto - 2 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica ¨ A.A. 2012-2013 43 Il manager di progetto deve possedere tre tipologie di competenze: ¨ Tecniche – Approfondite quanto basta per essere in grado di comunicare con i tecnici specialisti e di capire le loro esigenze; ¨ Gestionali – Per essere in grado di impostare il progetto suddividendolo in un insieme di attività più semplici (WBS); ¨ Relazionali / Comunicazione – Per coordinare e motivare risorse eterogenee, per appianare i conflitti e per comunicare agli interessati i dati sul progetto; Il mix di competenze varia in funzione del contesto organizzativo nel quale egli opera e del progetto. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 44 11 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 Competenze del Project Manager - 3 Nei progetti complessi ed economicamente importanti: ¨ ¨ © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Competenze del Project Manager - 2 giocano un ruolo importante tecnologie che il project manager difficilmente può conoscere in dettaglio; si coinvolgono tecnici di provata esperienza. Per questo: ¨ ¨ gli aspetti gestionali e relazionali sono più importanti degli aspetti tecnici; sono più importanti le conoscenze tecniche generali ed ampie piuttosto che dettagliate ma limitate a specifici settori. Dall’impostazione della WBS, nascono tutti gli altri aspetti gestionali del progetto. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it • Un progetto ben pianificato definisce chiaramente ruoli e responsabilità evitando al PM di svolgere costantemente il ruolo di “pompiere” o “fustigatore” • La gestione “umana” del team consente di identificare in tempo “mal di pancia” delle varie risorse, consente di motivare il gruppo Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti TECNICHE Abilità nella pianificazione e capacità di visione globale; Propensione a cogliere opportunità, attivando nel concreto iniziative importanti ed innovative; n Capacità di selezionare e coordinare risorse tecniche ed umane; n Abilità nel risolvere i problemi e nel risolverli; n Capacità di leadership riconosciuta “sul campo”; n Senso pratico nelal comunicazione e gestione dei conflitti. n n ORGANIZZATIVE E GESTIONALI n n PERSONALI n n n n Flessibilità e capacità di adattamento al cambiamento; Decisione e sicurezza di sé; Capacità di comunicazione e di persuasione; Dinamismo, energia ed un pizzico di “sana” ambizione; Equilibrio, ma anche entusiasmo, fantasia e spontaneità; Ampia gamma di interessi personali. A.A. 2012-2013 46 Le 6 regole d’oro per gestire bene le relazioni Per semplificare la vita al Project Manager è importante porre attenzione a due aspetti: Gestione delle relazioni Competenze tecniche generali e multidisciplinari piuttosto che specialistiche; n Conoscenza di tutti i metodi e strumenti di PM per la pianificazione di un progetto; n Conoscenza di tutti i metodi e strumenti di PM per la gestione degli obiettivi di Tempo, Qualità, Costo. n Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 45 Il ruolo del Project Manager Pianificazione del progetto Competenze e profilo del Project Manager A.A. 2012-2013 47 Il Project Manager deve • Dirigere le persone singolarmente, oltre che come membri del team • Accrescere e stimolare l’impegno sul progetto • Costruire il consenso per stimolare il team • Condividere l’autorità informale con i collaboratori • Incoraggiare la creatività e la propensione al rischio Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 48 12 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici Università di Padova - A.A. 2012-2013 Marketing Manager © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Resp. UT E D D D D F A B Approvazione Offerta A G G A B D E Pianificazione Progetto A B Definizione Specifiche A B Controllo Specifiche E A Definizione Esecuzione A G D Riunioni Valutazione A B Riunioni Validazione F Contatti con cliente E Negoziazione Contratto Firma Contratto B E D C B D B E D C D E D D E B E G B F D D D E E E Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica 49 Resp. Acquisti R&D Manager D Preparazione Offerta Resp. Produzione Project Controller C Project Manager A.A. 2012-2013 Direttore Generale Sviluppare e gestire in modo efficace un progetto significa utilizzare in modo intelligente il potere di delega; Attraverso la delega il Project Manager “investe” la risorsa del team di compiti specifici e responsabilità; Uno strumento formale che consente di “mettere nero su bianco” il concetto del “chi fa che cosa” è la matrice dei compiti e responsabilità Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica D A.A. 2012-2013 Matrice dei Compiti/Responsabilità - 3 Per saperne di più A – Responsabilità generale I riferimenti al testo adottato di questa lezione sono: ¨ © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Matrice dei Compiti/Responsabilità - 2 Amm. Delegato © Copyright 2013 BEP Srl www.innovazionesumisura.it Matrice dei Compiti/Responsabilità - 1 del progetto e rispetto a chi svolge adempimenti su delega; B – Responsabilità operativa ¨ per svolgere adempimenti organizzativo-gestionale su delega; C – Responsabilità specifica ¨ riguardanti attività della WBS; D – Consultazione necessaria ¨ quando è necessario prendere decisioni in una certa fase; E – Consultazione possibile ¨ opportuna, ma non necessaria, per una decisione, parere, etc.; F – Comunicazione obbligatoria ¨ alla persona specificata; G – Approvazione necessaria ¨ da parte della persona coinvolta. Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica L'organizzazione delle risorse nei progetti A.A. 2012-2013 51 ¨ 50 Capitolo 4 – Aspetti organizzativi della gestione dei progetti Ulteriori approfondimenti sono disponibili sul web: ¨ Su Wikipedia alle voci: Project Management Systems development life-cycle ¨ Sul web: “White Paper-The Matrix Organization for Information Technology Departments” di RJ Goodman Technologies Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Informatica A.A. 2012-2013 13