Percorso neo-assunto - AUSL Romagna Rimini

AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 1 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
AZIENDA USL RIMINI
GESTIONE OPERATIVA
PER L’ INSERIMENTO E ADDESTRAMENTO DEL PERSONALE
DIPENDENTE NEOASSUNTO O ASSEGNATO A NUOVE FUNZIONI
AFFERENTE ALLA DIREZIONE ASSISTENZIALE
SOMMARIO
1. Scopo/Obiettivi ..................................................................................................... 2
1.1. Scopo............................................................................................................... 2
1.2. Obiettivi........................................................................................................... 2
2. Campo di applicazione.......................................................................................... 2
3. Modifiche alle revisioni precedenti....................................................................... 2
4. Definizioni ............................................................................................................ 2
5. Matrice delle Responsabilità/Attività.................................................................... 3
6. Il Diagramma di flusso.......................................................................................... 4
7. Descrizione delle Attività...................................................................................... 4
8. Riferimenti e Allegati............................................................................................ 7
8.1. Riferimenti ...................................................................................................... 7
8.2. Allegati ............................................................................................................ 7
9. Indicatori/Parametri di Controllo .......................................................................... 8
10. Lista di Distribuzione............................................................................................ 8
Redazione
Verifica e Approvazione
Emissione
Nome/Funzione
U.O. Direzione assistenziale
D.ssa Antonietta Santullo
Direttore Sanitario
Dr. Eugenio Di Ruscio
U.O. Qualità e Accreditamento
Dr. Saverio Lovecchio
Firma
1
AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 2 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
1.
SCOPO/OBIETTIVI
1.1.
SCOPO
•
•
•
•
1.2.
Garantire una formazione del personale secondo standard condivisi sia in termini di
conoscenze specifiche da acquisire, sia di tempi adeguati al raggiungimento di livelli di
autonomia operativa, compatibili con le necessità assistenziali dei reparti/servizi.
indirizzare il Dirigente ed il Coordinatore assistenziale alla migliore conoscenza dei propri
collaboratori e quindi all’impiego migliore di capacità, conoscenze, inclinazioni ed ad una
mirata azione formativa dove richiesto
definire un sistema di valutazione dell’addestramento che preveda il confronto tra obiettivi
definiti e risultati attesi
indirizzare il professionista al riconoscimento delle proprie attitudini, alla consapevolezza
delle proprie criticità ed alla discussione di eventuali problemi incontrati nello svolgimento
del proprio lavoro
OBIETTIVI
Fornire indicazioni alle strutture organizzative aziendali per:
• Pianificare il percorso di addestramento del personale neoassunto o di quello assegnato a
nuove funzioni tramite la predisposizione di schede di funzione/attività indicanti le
competenze e le conoscenze richieste per garantire la prestazione
• Assicurare che le attività di accoglimento, inserimento ed addestramento del personale
vengano gestite secondo un programma prestabilito che preveda una chiara definizione
della sequenza degli eventi e degli argomenti da trattare, della relativa durata e delle
specifiche responsabilità e modalità di attuazione e valutazione finale
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica a tutti i Dipartimenti/UO dell’Azienda USL di Rimini per l’ inserimento e
addestramento del personale dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale.
3.
MODIFICHE ALLE REVISIONI PRECEDENTI
Rispetto alla revisione 0, le modifiche al documento riguardano il punto sull’attività di inserimento
/addestramento con l’attivazione di turni aggiuntivi allo scopo di garantire il periodo minimo di
addestramento previsto, ed il punto sulla valutazione dell’inserimento/addestramento laddove è
prevista la dichiarazione per iscritto qualora il dipendente contesti la valutazione.
4.
DEFINIZIONI
Accoglienza - L’insieme delle iniziative, attuate dagli uffici amministrativi e dalla Direzione
Assistenziale per consentire al neo assunto di avere le informazioni necessarie al suo rapido ed
efficace inserimento all’interno dell’Azienda. L’accoglienza comprende inoltre l’insieme di
procedure che consentono all’azienda di valutare le potenzialità e le esperienze del neo assunto.
Tra le informazioni essenziali sono da considerare la conoscenza delle procedure di assunzione, i
regolamenti ed i servizi forniti dall’azienda contenuti nell’opuscolo informativo che viene
consegnato al neoassunto.
Allocazione - Processo che ha l’obiettivo di garantire l’assegnazione del neo assunto secondo
criteri di priorità, rassicurando la valorizzazione della professionalità e del ruolo.
Inserimento - Percorso di acquisizione di conoscenze nuove, specifiche della realtà in cui si andrà
ad operare e di adattamento progressivo al lavoro di equipe.
2
AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 3 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
Addestramento - Periodo di affiancamento ad un operatore esperto (tutor) per l'apprendimento
delle modalità pratiche di esecuzione di una particolare attività.
Valutazione - Valutazione del curriculum professionale e del percorso formativo/addestramento
del neoassunto sulla base di criteri predefiniti atti a valutare l’acquisizione delle competenze
professionali.
Coord.
D.A. D.
D.A.O.
TUTOR
P.N.A.
C.I.A
Segret. D.A.
UFF. ASS.
U.O. S.R.U.
Uff. Incent.
RPN
6.
= Coordinatore Infermieristico/tecnico di U.O.
= Dirigente Assistenziale Dipartimentale
= Direzione Assistenziale Ospedaliera
= infermiere/tecnico responsabile dell’addestramento Neo assunto
= Professionista assunto o di nuova assegnazione
= Contratto Integrativo Aziendale
= Segreteria di Direzione Assistenziale
= Ufficio Assunzioni
= Unità Operativa Sviluppo Risorse Umane
= Ufficio Incentivi
= Referente Percorso Neoassunti
MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ/ATTIVITÀ
Responsabilità
Attività
Percorso amministrativo e
1 sanitario per assunzione
2 Prima valutazione del
neoassunto
3 Colloquio e comunicazione
della UO di assegnazione al
neoassunto
4 Aggiornamento elenco
neoassunti e archiviazione
scheda d’ingresso
5 Inserimento dati del
neoassunto nel database
6 Monitoraggio dotazione
dipartimentale
7 Presentazione servizi
aziendali al neoassunto
8 Accoglienza nel Dipartim
/Area dipartimentale.
9 Accoglienza nell’U.O.
10 Attività di inserimento e
addestramento
11 Valutazione periodo
intermedio e finale
12 Superamento o meno del
periodo di prova
13 Archiviazione schede del
percorso inserimento
14 Incontro di orientamento
alla struttura
DAO
UFF.
ASS.
DAD
Coord.
Tutor
Segret
D.A.
RPN
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
C
R
R
C
C
R
C
R
3
AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 4 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
7.
IL DIAGRAMMA DI FLUSSO
DAO
UFF.ASS.
DAD
COORD. INF.
TUTOR
SEGRET DA
RPN
Attivazione
percorso
amministrativo
Prima valutazione
neoassunto
Colloquio e
assegnazione UO
MO24/PG24
Aggiornamento
elenco neoassunti
MO03/PG11
Inserimento dati
nel database
Monitoraggio
potenziamento
dotazione
dipartimentale
Presentazione
servizi aziendali
Accoglienza nel
Dipartimento
MO29/PG25
Accoglienza
nella Unità
Operativa
Attività
inserimento
addestramento
MO29/PG25
MO31/PG25
MO32/PG25
Valutazione
periodo
intermedio e
finale
MO33/PG25
Esito periodo di
prova
MO23/PG25
8.
Archiviazione
schede percorso
Incontro di
orientamento
DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ
1. Percorso amministrativo-sanitario per l’ assunzione - L’ Ufficio assunzioni indirizza il
neoassunto all’espletamento delle pratiche sanitarie ed amministrative necessarie. A
conclusione dell’iter si potrà giungere alla firma del contratto di lavoro.
2. Prima valutazione del personale neoassunto - La D.A.O. contatta telefonicamente il
futuro neoassunto per concordare il colloquio preliminare ad ogni attività di inserimento
ed effettua una prima valutazione. In base alle informazioni acquisite indirizza il la sua
allocazione prioritariamente sulla base di criticità organizzative non trascurando criteri di
valorizzazione professionale ed aspettative personali.
4
AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 5 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
3. Colloquio e comunicazione dell’UO di assegnazione al neoassunto - La D.A.D.
compila la scheda d’ingresso (Modulo24/PG25), previo colloquio, con raccolta di
informazioni generali riguardanti esperienze formative e professionali del personale
neoassunto e/o di nuova assegnazione. Previa conferma dall’Ufficio Assunzioni
dell’avvenuta sottoscrizione del contratto, comunica al neoassunto la data (giorno 1, 10
o il 20 del mese, salvo necessità di garanzia della continuità assistenziale) e l’UO di
destinazione e compila il modulo MO.03/PG11 da inviare all’ U.O. Amministrazione del
Personale (ufficio assenze/presenze), all’U.O. Acquisizione e Sviluppo Risorse Umane
(Ufficio Incentivi), al Servizio MedTraK.
4. Aggiornamento elenco neoassunti, per ruoli e incarichi, per l’anno in corso e
archiviazione scheda d’ingresso - La Segreteria della Direzione Assistenziale
mantiene annualmente aggiornato l’elenco dei neoassunti, con relativa data d’ingresso,
sia per i ruoli che per gli incarichi. Effettua inoltre l’archiviazione delle schede di ingresso
(Modulo 24/PG25).
5. Inserimento dati nel database - Il Referente percorso neoassunti inserisce i dati relativi
ai neoassunti nel database.
6. Monitoraggio potenziamento dotazione dipartimentale - Quando il neoassunto
comporta un ampliamento della dotazione organica, deve essere registrato nel modulo
“monitoraggio potenziamenti (MO.34/PG.25) “ a cura del DAD.
7. Presentazione al neoassunto dei servizi aziendali - La Segreteria della Direzione
Assistenziale presenta al neoassunto i servizi aziendali (mensa, guardaroba,
parcheggio) e consegna le chiavi dell’armadietto spogliatoio, divisa, cartellino
identificativo, contrassegno per il parcheggio.
8. Accoglienza nel Dipartimento/Area dipartimentale – La D.A.D. accoglie
il
neoassunto assegnato dal D.A.O. e gli fornisce informazioni generali in merito al
Dipartimento e alla U.O di assegnazione. Lo informa anche dell’incontro orientativo che
la Direzione organizza in periodo successivo. In questa fase vengono consegnati i
seguenti documenti: 1. Documento di presentazione del Dipartimento; 2. Opuscolo
Informativo Direzione Assistenziale con l’indicazione dell’elenco dei siti web o intranet
aziendali consultabili; 3. materiali informativi riguardanti la sicurezza e salute sul luogo di
lavoro (radioprotezione e D.Lgs. 626/94). Al termine la D.A.D accompagna il soggetto
neo-assunto o di nuova assegnazione presso l’UO di assegnazione e lo presenta al
Coordinatore dell’U.O.
9. Accoglienza nell’Unità Operativa - L’accoglienza avviene secondo quanto previsto
nella scheda accoglimento ed è finalizzata ad informare il dipendente sui regolamenti,
l’organizzazione, gli obiettivi, i rapporti funzionali e gerarchici che regolano l’U.O ed il
dipartimento in cui opera. Il coordinatore consegna il materiale informativo.
Elementi significativi di questa fase sono:
-presentazione e spiegazione della procedura di addestramento-valutazione
-presentazione del neoassunto al tutor
10. Inserimento Addestramento - La fase di addestramento e inserimento è di
responsabilità del tutor, con la supervisione del coordinatore che deve assicurare il
periodo minimo di addestramento: si caratterizza per l’applicazione delle schede di
funzione attività (MO.33/PG.25). Uno strumento utilizzabile, in accordo con il DAD,
consiste nell’attivazione di turni aggiuntivi allo scopo di garantire il periodo minimo di
5
AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 6 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
addestramento previsto, selettivamente su tecniche di particolare complessità sulle
quali il personale non ha ricevuto adeguato addestramento.
Ogni dipartimento individua funzioni specifiche a seconda dei propri obiettivi
assistenziali. Per ogni scheda di funzione vengono descritti gli obiettivi, le
responsabilità e la valutazione, nonché le attività da eseguire in autonomia e/o in
interazione con altri professionisti. Strumenti e metodi atti a garantire la fase di
addestramento sono : l’affiancamento, la simulazione, la pianificazione di lezioni
interne per fornire contenuti clinici assistenziali a supporto di prestazioni ritenute
critiche o ad alta specialità.
La durata della fase di addestramento/inserimento prevista dal regolamento di
applicazione della procedura è in relazione alla complessità di U.O. , alla tipologia del
paziente da assistere, ai vincoli normativi che definiscono la durata del periodo di
prova. Il periodo di addestramento sarà certificato dal tutor come formazione sul
campo. Il Coordinatore dovrà specificare nel giudizio finale se è stata richiesta la
formazione sul campo.
Descrizione della “Scheda di Funzione”(MO33/PG25)
>Nella colonna attività vengono indicate tutte le attività afferenti alle principali funzioni
assistenziali svolte in ogni reparto/Servizio del Dipartimento
>Nella colonna Tempo Min/Max sono indicati i tempi minimi e massimi previsti come
necessari per acquisire autonomia operativa. Tali tempi non sono da intendersi come
sommabili, ma sovrapponibili poiché l’apprendimento di alcune attività è
contemporaneo
>Nella colonna contenuti teorici vengono elencati i contenuti ritenuti prerequisiti
necessari allo svolgimento corretto delle varie attività
>Nella colonna “addestramento pratico “ vengono indicate le modalità con le quali
viene attuato l’addestramento
>Nella colonna documenti di riferimento sono elencati i documenti presenti nelle U.O
per una agevole consultazione
11. Valutazione inserimento/addestramento - Il Coordinatore infermieristico/tecnico in
collaborazione con il Tutor e con la partecipazione del neoassunto o nuovo assegnato,
valuta il processo di inserimento/addestramento applicando la scheda di valutazione
addestramento e attitudinale, specifica per ogni U.O./servizio (MO31/PG25). Qualora il
dipendente contesti la valutazione deve dichiararlo per iscritto.
La fase di valutazione si articola in due tappe:
• Valutazione Intermedia (secondo regolamento interno)
• Valutazione Finale a sei mesi dall’inizio del servizio
In caso di valutazione negativa, la comunicazione all’UO Acquisizione Sviluppo Risorse
Umane, con relazione motivata, deve pervenire: per l’incaricato, una settimana prima
del termine di un mese del periodo di prova; per il ruolo, un mese prima del termine
semestrale del periodo di prova.
Per ogni tappa sono identificate le prestazioni da valutare ed il livello di performance
ritenuto insufficiente-sufficiente-buono-ottimo, come stabilito nel regolamento
applicativo di U.O.. Le valutazioni devono essere presentate e discusse con il neo
assunto.
I tempi che intercorrono tra la valutazione intermedia e quella finale sono tali da
consentire al Coordinatore e al Tutor eventuali interventi di supporto qualora nel corso
della valutazione intermedia emergano da parte del neoassunto difficoltà a raggiungere
gli obiettivi prefissati.
Al termine del periodo di addestramento consegna al neoassunto, per la
compilazione e riconsegna, la scheda di soddisfazione sull’addestramento effettuato
(MO32/PG25).
6
AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 7 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
La valutazione si conclude con la consegna al D.A.D. delle seguenti schede:
- scheda di valutazione addestramento e attitudinale (MO31/PG25)
- scheda soddisfazione (MO32/PG25)
Le schede compilate integrano il curriculum formativo professionale del dipendente.
Il coordinatore conserva una copia della documentazione.
12. Superamento o meno del periodo di prova – Se non viene effettuata, da parte del
DAD, una valutazione negativa con relazione motivata da inviare all’U.O.
Amministrazione del personale (MO23/PG25), il periodo di prova si intende superato.
13. Archiviazione schede del percorso inserimento neoassunto - Il Referente del
percorso neoassunto procede all’archiviazione della scheda di valutazione
addestramento e attitudinale, della scheda di soddisfazione neo-assunto
sull’addestramento effettuato, della eventuale comunicazione di non superamento del
periodo di prova. Tale archiviazione sarà successiva alla registrazione effettuata dai
D.A.D. nei rispettivi database dipartimentali.
14. Incontro di orientamento - La segreteria della D.A., per il tramite dei coordinatori
delle UU.OO., convoca i neoassunti agli incontri periodici di orientamento alla struttura.
Gli incontri di orientamento avvengono con la partecipazione della Direzione
Assistenziale in collaborazione con altre funzioni aziendali (SPPA, Igiene e Sicurezza
Ass.le, Sviluppo risorse umane) come indicato nel catalogo aziendale dell’offerta
formativa alla voce corsi prioritari “inserimento neoassunto”, con assegnazione di
crediti ECM.
9.
RIFERIMENTI E ALLEGATI
9.1.
RIFERIMENTI
•
•
•
•
9.2.
Accreditamento regionale
Contrattazione Integrativa Aziendale
Serie UNI-ISO 9000
CCNL comparto sanità del 01/09/95
ALLEGATI
Scheda di ingresso (MO24/PG25)
Regolamento di U.O per l’applicazione della procedura di inserimento
addestramento dipartimentale
Opuscolo informativo D.A. per neoassunto
Scheda valutazione addestramento e attitudinale (MO31/PG25)
Scheda di soddisfazione (MO32/PG25)
Scheda inserimento/variazione (MO03/PG11)
Scheda di funzione (MO33/PG25)
Comunicazione esito periodo prova (MO23/PG25)
Scheda monitoraggio (MO34/PG25)
7
AZIENDA USL RIMINI
Procedura generale per l’ inserimento e addestramento del personale
dipendente neoassunto o assegnato a nuove funzioni afferente alla
Direzione Assistenziale
Rev. 01
del 14/07/2004
Pagina 8 di 8
PG.25.DIR.SAN.000
10.
INDICATORI/PARAMETRI DI CONTROLLO
Indicatore
Responsabile
N° neoassunti informati della
procedura di inserimento-valutazione/
N° totale neoassunti o di nuova
assegnazione nel dipartimento
N° schede di valutazione intermedia e
finale /N° totale personale Neo
assunto o nuova assegnazione U.O
N° iter completi di inserimento/ N°
totale neoassunti nel dipartimento
N° contestazioni delle Valutazioni
/N° totali schede di valutaz
Coordin.
Inferm/Tecn.
Frequenza
Rilevazione
6 mesi
fonte
destinatari
standard
Scheda di
gradimento
dell’inserimento
D.A.D
95%
Coordin.
Inferm/Tecn.
6 mesi
Schede di
valutazione
D.A.D
95%
D.A.D
6 mesi
Schede archiviate D.A.O
95%
D.A.D
6 mesi
D.A.O
5%
N°
schede
con
valutazione D.A.D
Negativa/N° totale neoassunti
N° ore turni aggiuntivi utilizzati per D.A.D
l’inserimento
N° di inserimenti di cui è stata fatta la D.A.D
richiesta di formazione sul campo /N°
totale neoassunti
6 mesi
Contestazioni
scritte e Schede
di valutazione
Moduli periodo
di prova
Moduli
turni
aggiuntivi
Scheda
valutazione
addestramento
D.A.O
2%
D.A.O
Max
40
ore/ Dipart
80-100%
11.
•
•
•
•
•
•
6 mesi
6 mesi
D.A.O
LISTA DI DISTRIBUZIONE
Direzione Assistenziale Dipartimentale
Direzione Assistenziale Ospedaliera
Coordinatori Infermieristici/Tecnici di U.O.
Segreteria Direzione Assistenziale
U.O. Sviluppo Risorse Umane (Ufficio Assunzioni, Stato giuridico)
Referente Percorso Neoassunti
8