Comitato CASA Comitato di Coordinamento

Comitato CASA
Comitato di Coordinamento delle
Attività Studentesche e
Associative
Documento tecnico
a.a. 15/16
1. EVENT BUREAU (EB)
L’accesso ad Event Bureau è legato all’account Bocconi creato per
l’associazione studentesca (email [email protected]) e funziona con le
stesse credenziali.
Come per tutti gli account Bocconi, la password di accesso va rinnovata
periodicamente (circa 90 giorni) e a tal fine vengono inviati dal sistema avvisi
automatici a partire da 5 giorni dalla scadenza della password stessa. Il
mancato rinnovo blocca non solo l’account email ma anche l’accesso ad Event
Bureau – generando quindi possibili blocchi dell’attività associativa.
È quindi preferibile, qualora l’account Bocconi non venga utilizzato
frequentemente, attivare il forward dei messaggi su una casella email più letta,
per evitare di perdere gli alert che avvisano della prossima scadenza.
NB: Si ricorda che la password per essere valida deve comporsi di minimo 8
caratteri, di cui almeno un numero, e non mai essere stata usata in
precedenza.
STEP POST COMITATO CASA
In seguito all’approvazione dell’evento da parte del comitato CASA, è
necessario che l’associazione effettui l’accesso ad EB per, alternativamente:
‐ approvare la richiesta e consentire così agli uffici di prenderla in carico per le
relative assegnazioni;
‐ bloccare l’evento, se sono intercorsi cambiamenti che non rendono possibile
proseguire con l’organizzazione, o se le richieste del Comitato non sono
condivise / realizzabili.
Si ricorda che questa approvazione è indispensabile perché la richiesta
venga processata dai vari uffici competenti. Senza tale approvazione la
richiesta resta bloccata e nessun servizio (compresa l’assegnazione
dell’aula) può essere fatta.
2. RICHIESTA APPROVAZIONE EVENTO: TEMPI E MODALITA’
Tipo attività Tempi richiesta Riunioni interne (non Almeno 2 giorni lavorativi prima della è prevista riunione promozione) * Modalità richiesta Passi successivi Per aule Bocconi: email contemporaneamente a:
‐ [email protected] ‐ [email protected] ‐ [email protected] segnalando associazione, data, orario di inizio e fine attività, n° partecipanti
Per gli spazi Campus Life (via Bocconi o Piazza Sraffa 11) utilizzare il sistema di prenotazione sale accessibile da http://campuslife.unibocconi.it con le credenziali dell’associazione. NB: occorre una breve descrizione dell’attività + è possibile prenotare ogni spazio max. 2 v al mese per non più di 4 h consecutive Event Bureau – workflow RIUNIONE *
L’ufficio Didattica assegna un’aula via email Incontri senza relatori esterni Almeno 8 giorni lavorativi prima dell’evento Desk di promozione di attività dell’asso‐
ciazione / gruppo Almeno 8 giorni lavorativi prima dell’evento Incontri con relatori esterni Almeno 5 giorni lavorativi prima della Event Bureau – workflow EVENTO * riunione del Comitato CASA; l’evento deve tenersi almeno 10 giorni dopo il Comitato CASA Stessi tempi dell’evento di riferimento Event Bureau – segue l’evento di riferimento *
Richieste di finanziamento collegate ad un evento da approvare
Richieste di finanzia‐
mento non collegate ad un evento da approvare Almeno 5 giorni lavorativi prima della riunione del Comitato CASA; l’attività da finanziare deve tenersi dopo il Comitato CASA Event Bureau – workflow DESK * Form online da compilare, stampare, firmare e far avere (via mail, fax o in forma cartacea) all’Ufficio Campus Life Ricezione di email di conferma della prenotazione, da presentare alla portineria di riferimento per il ritiro delle chiavi NB: prendere nota del Regolamento di utilizzo degli spazi, allegato in chiusura di questo documento Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l’approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l’iter per l’assegnazione degli spazi Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l’approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l’iter per l’assegnazione degli spazi In caso di approvazione da parte del Comitato CASA la richiesta prosegue l’iter per l’assegnazione degli spazi Stesse modalità del relativo evento Campus Life scrive via mail al richiedente dopo la riunione del Comitato CASA * NB: Gli studenti non organizzati in associazione / gruppo che intendono proporre attività dovranno prestare attenzione alle due seguenti peculiarità: ‐
La modalità “riunione interna” non è loro disponibile ‐
Tutte le richieste di approvazione evento e l’eventuale richiesta di finanziamento collegata all’evento andranno presentate su moduli cartacei disponibili online 3. PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA
PERSONA DI RIFERIMENTO / RESPONSABILE RICHIESTA
Per ogni evento inserito in EB è necessario indicare come:
‐ “persona di riferimento” la persona che effettivamente segue e coordina
l’organizzazione dell’evento, con relativi “telefono e email” (necessari
all’Università per informazioni, notizie e segnalazioni importanti e/o urgenti
riguardo all’evento);
‐ “responsabile richiesta” il presidente o il vice presidente dell’associazione.
SPAZI DISPONIBILI: DESK
Si ricorda che i desk di promozione dell’associazione o delle sue attività
possono essere organizzati unicamente in una delle seguenti postazioni:
‐ lo spazio al piano -1 di via Sarfatti 25 (tra il bancomat e l’ascensore)
‐ piano terra del Velodromo.
SPAZI DISPONIBILI: AULA MAGNA
Le attività studentesche possono tenersi nell’aula magna di via Gobbi, se
disponibile; dato l’alto tasso di utilizzo della sala è tuttavia necessario preverificare con l’ufficio eventi (contattare [email protected]) la
disponibilità dell’aula nel giorno e orario desiderati.
In caso di disponibilità è opportuno richiedere all’ufficio eventi di mettere
un’opzione, segnalando che l’aula è stata opzionata nella richiesta presentata
tramite EB al Comitato CASA.
IMPORTANTE!
Gli eventi che si tengono in Aula Magna devono necessariamente prevedere
l’impiego di personale tecnico professionale per la sala regia (gestione luci,
slide ecc.); tale servizio è esterno a Bocconi e quindi è necessario sostenerne
i costi, che per l’a.a 15/16 sono: mezza giornata 160€ + IVA; giornata intera
250€ + IVA.
SPAZI DISPONIBILI: ASSEGNAZIONE
Si ricorda che gli spazi assegnati non sono necessariamente quelli richiesti; la
reale attribuzione dipende dalla disponibilità nei giorni e orari richiesti ed è
formalizzata unicamente attraverso la notifica di Event Bureau.
EVENTI FUORI ORARIO
Gli edifici Bocconi sono aperti con il seguente orario:
‐ Velodromo: dal lunedì al venerdì fino alle 19.00;
sabato dalle 08.00 alle 13.00;
‐ Sarfatti 25: dal lunedì al venerdì fino alle ore 20.00
sabato dalle 08.00 alle 18.00.
Nell’eventualità in cui sia necessario che le attività proseguano oltre gli orari
sopra riportati, è possibile prendere in considerazione l’eventualità di estenderli
(costo orario per le aule Velodromo: 15€+ partita IVA).
ALLESTIMENTI E ATTREZZATURE
Le richieste di allestimento vanno effettuate in EB, tramite la scheda
allestimento.
La scheda allestimento può essere compilata già in sede di presentazione della
richiesta al Comitato CASA o in una fase successiva, ma comunque almeno
una settimana prima dell’evento, per consentire all’Ufficio Tecnico di verificare
le richieste ed approntare i servizi necessari. In caso gli allestimenti
comprendano servizi non disponibili in Bocconi, che devono quindi essere
noleggiati da fornitori esterni (es. registrazione video, servizio di traduzione,
ecc.), le associazioni / gruppi interessati sono invitati a contattare per tempo
l’ufficio tecnico ([email protected]) per richiedere i relativi preventivi
e verificare la fattibilità dei servizi.
Si segnala che tutte le aule Bocconi sono solitamente attrezzate con un pc,
videobeam e microfono. È tuttavia possibile richiedere ulteriori attrezzature
Bocconi, che verranno fornite ove possibile:
‐ microfoni aggiuntivi;
‐ tegolini per i relatori (NB: i tegolini verranno forniti bianchi, è compito di ogni
associazione portare la stampa del nome dei singoli relatori da inserire nel
tegolino);
‐ l’assistenza da parte di uno degli addetti alle aule nei 10/15 minuti
precedenti l’incontro, per verificare che tutto funzioni;
‐ per incontri con più di 3 relatori suggeriamo di valutare di richiedere, ove
possibile, un tavolo ulteriore, da affiancare alla cattedra già presente in aula.
4. MODIFICHE ALL’EVENTO
È molto importante che tutte le variazioni nel panel di relatori coinvolti
nell’incontro, negli orari e in altri aspetti rilevanti dell’incontro, così come
eventuali cancellazioni di incontri approvati e già inseriti in EB, siano
tempestivamente
modificati
in
EB
e
segnalati
via
email
a
[email protected] e [email protected] per permettere
agli uffici di organizzarsi di conseguenza.
5. FINANZIAMENTO EVENTO
PRESENTAZIONE RICHIESTA
La richiesta di finanziamento va presentata prima della realizzazione
dell’attività, secondo i tempi definiti dal Comitato CASA (vedi punto 2).
Se respinta, la richiesta può essere ripresentata seguendo gli emendamenti
indicati dal comitato CASA fino ad un massimo di due volte. Qualora venisse
invece accettata, l’evento deve svolgersi entro due mesi dall’approvazione
della richiesta.
Si ricorda che non possono essere finanziate iniziative già realizzate.
SPESE FINANZIABILI
Tra le spese finanziabili si segnalano le seguenti:
‐ le spese per dare pubblicità all’iniziativa, con un massimale di 150€ e con
l’esclusione degli eventi promozionali dell’associazione stessa
‐ le spese di regia per l’aula Magna di via Gobbi (mezza giornata: 160€ + IVA;
giornata intera: 250€ + IVA)
‐ richieste di rimborso viaggio per ospiti che provengano, per lavoro o
residenza, da città distanti più di 80 km da Milano. Non è tuttavia previsto un
rimborso qualora di tratti di autori di libri per i quali è in corso una campagna
di promozione, parlamentari o membri di organi di governo e di
rappresentanti aziendali con cariche di Direttore Generale o superiore.
Non sono ammesse al finanziamento:
‐ spese per compensi ai relatori
‐ spese per catering e rinfreschi di qualsiasi sorta
‐ spese che possano configurarsi come trasferimenti indiretti a realtà esterne
(es. noleggio di mostre, acquisto di opuscoli e volantini).
‐ pernottamenti
‐ altre spese di trasferta (taxi, pranzi e cene).
VISIBILITA’ FINANZIAMENTO
I materiali di comunicazione realizzati per la promozione dell’evento per il quale
si è ottenuto il finanziamento dovranno riportare la dicitura “Iniziativa finanziata
con i contributi dell’Università Bocconi”.
RIMBORSO DEL FINANZIAMENTO APPROVATO
Per ottenere il rimborso delle spese approvate dal Comitato CASA occorre che
l’associazione/gruppo presenti all’ufficio Servizi agli Studenti (rif. Barbara
Stefanati, [email protected]) tutti e 3 i seguenti documenti:
- fattura intestata all’Università Bocconi e riportante la dicitura “pagato”;
- relazione firmata dell’attività svolta;
- poster e/o altro materiale promozionale realizzato, che deve riportare la
dicitura “Iniziativa finanziata con i contributi dell’Università Bocconi”.
La documentazione dev’essere consegnata al massimo entro la fine del mese
successivo a quello in cui si è svolto l’evento. Oltre tale termine non sarà
più possibile procedere al rimborso della somma approvata.
N.B. Dato che il budget è relativo all’anno solare, per gli eventi svolti a fine
anno le richieste di rimborso vanno presentate entro il primo venerdì utile del
mese di dicembre.
6. PROMOZIONE EVENTO
Una volta ottenuta l’approvazione dell’evento e l’assegnazione dell’aula, gli
studenti e le loro associazioni / gruppi hanno a disposizione diversi strumenti di
comunicazione per promuovere le proprie attività.
Si ricorda che, oltre agli strumenti di seguito elencati, le associazioni attive
hanno l’ulteriore possibilità di pubblicare l’evento direttamente nella yoU@B –
Agenda dello studente di tutti gli studenti Bocconi.
POSTMASTER
Si tratta di un invio via email per:
‐ promuovere gli eventi organizzati in università
‐ promuovere gli eventi che, per esigenze intrinseche all’attività stessa,
devono tenersi fuori dall’università (quindi non per incontri realizzati in
altre sedi, ma per le attività con particolari requisiti logistici)
‐ attività o campagne di recruitment, con il limite di una volta all’anno per
associazione.
La
richiesta
deve
essere
inoltrata
a
Campus
Life
([email protected]) almeno 3 giorni lavorativi prima di quando
si vuole che il messaggio raggiunga i destinatari. La richiesta deve
comprendere tutti i seguenti elementi:
‐
‐
‐
‐
oggetto del messaggio
testo, che deve sempre essere redatto sia in italiano sia in inglese o
prevedere una formula di apertura che spieghi l’utilizzo di una sola delle
due lingue
destinatari (studenti e/o docenti e/o dipendenti)
indicazione della data desiderata per l’invio.
Il postmaster avrà come sender del messaggio:
- per le associazioni / gruppi: l’email Bocconi dell’associazione
([email protected]). Se l’email non è stata attivata, il postmaster
verrà inviato dall’indirizzo generale [email protected]
- per gli studenti non associati: l’email Campus Life.
Il postmaster dovrà sempre essere firmato dall’organizzatore dell’evento;
qualora vengano segnalati indirizzi mail a cui rispondere, gli stessi non
potranno essere diversi dall’account Bocconi fornito all’associazione / gruppo.
È possibile allegare un file al postmaster, che dovrà essere inferiore ai 500 KB.
Il testo del messaggio potrà subire modifiche, qualora l’Ufficio Campus Life ne
ravvisi la necessità per chiarezza del messaggio / rispetto dei principi contenuti
in questo documento.
SITO BOCCONI, SEZIONE EVENTI – INIZIATIVE DEGLI STUDENTI
È possibile richiedere l’inserimento del proprio evento nella sezione dedicata
alle iniziative degli studenti del sito Bocconi (raggiungibile dalla homepage).
Per fare ciò occorre flaggare l’apposita sezione nel compilare il form di EB e
inviare una email a [email protected] specificando:
‐
‐
‐
‐
associazione / gruppo che organizza l’evento
giorno, orario e aula
titolo dell’evento
programma dell’evento.
È anche possibile allegare la locandina dell’evento.
NEWSLETTER MENSILE DI CAMPUS LIFE
È possibile richiedere l’inserimento dell’evento organizzato nella newsletter
mensile Campus Life, nell’apposita sezione “Le iniziative organizzate degli
studenti”.
La richiesta va effettuata tramite EB al momento della richiesta di approvazione
dell’evento. Eventuali richieste di inserimento successive devono essere
segnalate via mail all’indirizzo [email protected] entro il 20 del mese
precedente a quello in cui si terrà l’iniziativa da promuovere.
MANIFESTI: AFFISSIONE
I poster possono essere affissi UNICAMENTE :
- nelle bacheche a libero utilizzo
- nel bar al -1 di via Sarfatti 25
- al pian terreno del Velodromo.
I poster affissi fuori da questi spazi potranno essere rimossi dal personale
dell’Università.
IMPORTANTE!
I poster realizzati dovranno essere caricati in Event Bureau PRIMA della
stampa e relativa affissione. I poster affissi senza esser stati approvati potranno
esser segnalati al Comitato CASA per eventuali sanzioni.
MANIFESTI: CASI PARTICOLARI
 Promotore: studente singolo
Nei casi in cui il promotore dell’evento non sia un’associazione, ma uno
studente singolo, il suo nome deve essere presentato con adeguata
evidenza (pari a quella dell’orario e del luogo in cui si svolge l’evento) nel
poster come RESPONSABILE DELL’INIZIATIVA.
 Modifiche ai manifesti
Nel caso in cui sia necessario modificare i poster di un evento (promosso da
un’associazione o da uno studente singolo), la modifica deve essere
evidente, ovvero non deve essere fatta a penna, ma tramite un adesivo o un
pennarello.
VOLANTINAGGIO
Per distribuire il materiale cartaceo realizzato e già approvato non è necessaria
una ulteriore approvazione. La distribuzione può avvenire unicamente
all’esterno degli edifici Bocconi.
SOCIAL MEDIA - WEB
La comunicazione sui social media o sul web deve essere coerente ai principi
di sopra definiti.
Allegato:
UTILIZZO DEGLI
SPAZI CAMPUS LIFE
piazza Sraffa 11 e via Bocconi
Orari e attività
Sono a disposizione delle associazioni studentesche i due Spazi Campus Life:

piazza Sraffa 11: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 20.00

via Bocconi: dal lunedì alla domenica dalle 9.00 alle 22.00.
Gli spazi sono utilizzabili per le attività di tipo sociale delle associazioni
studentesche, non correlate quindi ad attività accademiche o didattiche.
Se membri di un’associazione dovessero essere trovati ad utilizzare gli spazi
per altre attività, come attività di studio o individuali, l’utilizzo delle sale sarà
vietato a tutti i membri dell’associazione per 6 mesi.
Come prenotare
Ogni gruppo o associazione può prenotare ciascuno spazio per un massimo di
due volte al mese per spazio per un periodo consecutivo di non più di 4 ore ad
incontro. Eventuali eccezioni verranno valutate di volta in volta.
a) Per utilizzi dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 20.00 entrambi gli spazi
sono prenotabili online all’indirizzo https://campuslife.unibocconi.it con le
proprie credenziali di rete.
Al momento della prenotazione occorre compilare il campo “note” con
un breve descrizione delle attività. Una volta completata la prenotazione il
sistema
invierà
all’indirizzo
istituzionale
dell’associazione
([email protected]) una mail di riepilogo della prenotazione
effettuata.
b) Lo spazio di via Bocconi è utilizzabile anche:
- dalle 20.00 alle 22.00 dal lunedì al venerdì
- il sabato e la domenica dalle 9.00 alle 22.00.
Per questi utilizzi occorre inviare una specifica richiesta via email
all’indirizzo [email protected] con almeno due giorni di preavviso;
Campus Life procederà a rispondere con eventuale conferma.
E’ importante disdire o modificare tempestivamente le prenotazioni non più
necessarie. Eventuali prenotazioni a vuoto riscontrate potranno comportare la
revoca dell’autorizzazione ad utilizzare gli Spazi da parte dell’associazione.
Modalità di utilizzo
 Ritirare la chiave dalla portineria dedicata (per lo spazio di via Bocconi la
portineria di riferimento è quella della Residenza Bocconi)
 Rispettare i turni di prenotazione, per consentire a tutte le associazioni di
usufruire delle medesime opportunità
 Al termine del proprio turno spegnere tutte le apparecchiature e luci,
riallestire la sala nello stesso modo in cui la si è trovata, chiudere a chiave
e restituire le chiavi alla Reception dedicata.
Si ricorda che:
1.
il sorvegliante della Sala ha autorità di entrare anche senza preavviso
2.
è vietato fumare
3.
non è possibile fare uso di alcolici, cibo e bevande, se non per eventi
istituzionali
4.
è vietato introdurre oggetti pericolosi
Alle associazioni i cui membri dovessero infrangere queste regole o creare
disturbo alla normale fruizione degli spazi sarà immediatamente vietato l’utilizzo
ed il futuro accesso.
Danni, Incuria e Malfunzionamenti
E’ responsabilità dell’associazione utilizzatrice verificare all’ingresso lo stato
dello Spazio, degli arredi e delle attrezzature presenti. In caso di danni,
malfunzionamenti o di mancata pulizia / ordine della stanza si prega di
segnalare tempestivamente la cosa a Campus Life ([email protected]),
eventualmente allegando materiale fotografico.
In caso vengano riscontrati danni, incuria o malfunzionamenti non segnalati
sarà possibile revocare l’autorizzazione a utilizzare gli Spazi per l’associazione,
oltre all’eventuale richiesta di risarcimento dei danni (quantificati da un tecnico
incaricato).
Per comunicazioni o informazioni:
[email protected]
tel. 02 5836 3489