Regolamento CAS: perché farlo e come costruirlo

Regolamento CAS: perché
farlo e come costruirlo
Dr.ssa Romaniello Incoronata
Responsabile CAS AL NOOspedale Borgomanero
Fa c c ia m o un po ’ di c hia rezza
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Come si definisce una LG
Come si definisce in PA
Come si definisce in Protocollo
Come di definisce una Procedura
Come si definisce un Regolamento
D efinizione di linea g uida
• Le
LG
sono
«ra c c o m a nda zio ni
di
c o m po rta m ento c linic o », prodotte attraverso
un processo sistematico, allo scopo di assistere
medici e pazienti nel decidere le modalità di
assistenza più appropriate in specifiche
circostanze cliniche".
• U n’a zienda s a nita ria no n ha la m is s io n di
pro durre L G - progetto utopistico per risorse,
competenze e tempo - ma quella di
im plem enta re e verific a re l’im pa tto dei
perc o rs i
a s s is tenzia li
(P D T A ), previa
ricerca, valutazione critica, selezione di una LG di
riferimento e suo adattamento locale.
D efinizione di perc ors o a s s is tenzia le
• Sinonimi: percorso (o profilo) di cura, percorso
diagnostico-terapeutico,
percorso
diagnosticoterapeutico-assistenziale (PDTA).
• Costituisce
lo
s trum ento
fina lizza to
a ll’im plem enta zio ne delle L G e ris ulta
da ll’integ ra zione di due c om po nenti: le
ra c c om a nda zio ni c linic he della L G
di
riferim ento e g li elem enti di c o ntes to lo c a le
(C L )
in
g ra do
di
c o ndizio na rne
l’a pplic a zio ne.
• Infatti, in ciascuna realtà assistenziale esistono
ostacoli di varia natura (strutturali, tecnologici,
organizzativi, professionali, socio-culturali, geograficoambientali, normativi) che impediscono l’applicazione
di una o più raccomandazioni delle LG.
D efinizione di perc ors o a s s is tenzia le
• Pertanto, nella fase di adattamento della LG,
previa analisi del contesto locale e
identificazione degli ostacoli, i professionisti
devono verificare con la direzione aziendale
la possibilità di rimuoverli.
• Se questo non è possibile, la specifica
raccomandazione deve essere modificata nel
PDTA, per non aumentare il rischio clinico
dei pazienti e quello medico-legale di
professionisti e organizzazione sanitaria.
D efinizione di proc es s o
• R a ppres enta l’unità elem enta re del
P D T A , costituito da diversi processi terapeutici
assistenziali che, in relazione al numero di
strutture e professionisti coinvolti, possono
essere molto semplici o estremamente
complessi.
• In ciascun PDTA, dopo aver definito il punto di
ingresso (IN) e il punto di uscita (OUT) del
paziente, è necessario identificare le va rie fa s i
del proc es s o.
• In
altri
termini,
bis og na
s em pre
c ons idera re non s olo g li a s petti c linic i
ma
a nc he
quelli
org a nizza tivi,
condizionati da numerose variabili che
D efinizione di proc es s o
• Pertanto, se le L G ra c c o m a nda no qua li interventi
s a nita ri (w ha t) dovrebbero essere prescritti a
specifiche categorie di pazienti, un P D T A deve
definire per c ia s c una fa s e del proc es s o
a s s is tenzia le:
• Who: i professionisti responsabili.
• Where: i diversi setting in cui viene erogato.
• When: le tempistiche cliniche e organizzative.
• How: la descrizione delle procedure operative.
• L e s ing o le fa s i del proc es s o veng o no
c o ns idera te a ppropria te o ina ppro pria te, in
rela zione
al
g ra do
di
a derenza
a lle
ra c c o m a nda zio ni c linic he delle L G : il tasso di
appropriatezza degli interventi sanitari viene misurato
attraverso gli indicatori di processo.
D efinizione di protoc ollo
• Può identificare un percorso assistenziale, un
processo, una procedura.
• Nell’interpretazione giuridica, il c o ntenuto di un
pro to c o llo
è
vinc o la nte
per
i
pro fes s io nis ti; in altre parole, se le LG
forniscono raccomandazioni cliniche, flessibili per
definizione, il termine pro to c o llo im plic a ,
s enza prec is a rlo , c he deve es s ere
a pplic a to a tutti i pa zienti, esponendo il
professionista e l’organizzazione a potenziali rischi
medico-legali se questo non avviene.
• Pertanto, "protocollo" dovrebbe essere utilizzato
solo se viene condiviso l’obbligo di applicarne i
contenuti a tutti i pazienti.
D efinizione di proc edura
• Sinonimo: istruzione operativa.
• Definisce la sequenza di azioni tecnicooperative eseguite dal professionista e
rappresenta l’unità elem enta re del
pro c es s o a s s is tenzia le, nel quale
vengono erogate un numero variabile di
procedure.
D efinizione di reg o la m ento
• Azione intesa a disciplinare una materia
oppure a controllare fenomeni naturali
• I ns iem e di no rm e fis s a te da o rg a ni
pubblic i o da enti priva ti a venti lo
s c o po di dis c iplina re c erti s etto ri di
a ttività o il pro prio funzio na m ento • Azione, risultato e modo del regolare,
dell'ordinare, del disciplinare qualcosa
• C o m ples s o delle no rm e c o n c ui s i
dis c iplina un'a ttività
Regolamento CAS
• I ns iem e di reg o le c he definis c e
l’a ttività del C A S a ll’interno della
a zienda e nell’a m bito della R ete
Regolamento del CAS: perché
serve?
• I CAS sono delle strutture
aziendali che si interfacciano
con tutti i Reparti Ospedalieri
e con il Territorio facendo da
regia dei PDTA oncologici
aziendali
• I CAS sono strutture della
Rete che sempre più
dovranno interfacciarsi tra
loro facendo da regia dei
PDTA
oncologici
di
quadrante/area
• I CAS sono strutture che si
interfacciano con i GIC
aziendali e di area
Regolamento del CAS: perché
serve?
• Pertanto, queste strutture
devono
avere
un
reg o la m ento
che
definisca
la
propria
s truttura , la propria
o rg a nizza zio ne interna
e
le
m o da lità
di
a c c es s o e g es tio ne
del pa ziente e dei
perc o rs i di c ura e le
m o da lità
di
c o o rdina m ento con gli
altri CAS della Rete e con
i GIC aziendali e di area
Q ua nti C A S ha nno un reg o la m ento ?
Q ua nti reg o la m enti C A S s ono s ta ti a pprova ti
da lla pro pria a zienda ?
I reg o la m enti dei C A S es is tenti ha nno la s tes s a
s truttura ?
I reg ola m enti es is tenti s ono dei
reg ola m enti o s ono pro c edure?
Regolamento CAS: come
costruirlo
• Sono stati visionati i
Regolamenti messi
a disposizione da 4
CAS
• Tre su quattro
erano procedure e
non Regolamenti
Regolamento del CAS
Cosa dovrebbe contenere?
1. Q ua li s o no le norm a tive
di riferim ento
2. Q ua le è il pers o na le
c he c o s tituis c e il C A S
3. Q ua li
s o no
g li
o bbiettivi/c om piti
del
CAS
4. Q ua le è il m o dello
o rg a nizza tivo del C A S
5. Q ua li s o no le funzio ni
del
pers o na le
CAS
(specifiche delle attività di
ciascuna figura professionale
coinvolta)
Regolamento del CAS
Cosa dovrebbe contenere?
6. Q ua li s o no le m o da lità
opera tive (pro c edure: come
si prenota, come e quando si
registra l’attività, come e quando
si rilascia esenzione del tickets,
come si prenotano gli esami,
strumenti di gestione, etc)
7. Q ua li s ono g li indic a tori
di a ttività
8. Q ua li s o no g li s trum enti
in a tto per m is ura re la
C us tom er S a tis fa c tio n
9. L is ta di dis tribuzione
del reg ola m ento
Modello Regolamento CAS
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Premessa
Quadro normativo
Obbiettivi
Modello Organizzativo
Funzioni del CAS
Procedura di nomina e composizione del
CAS
Modello Regolamento CAS
• Funzioni del personale CAS
• Modalità operative (procedure)
• Dichiarazione di potenziali conflitti di
interesse e impegno alla riservatezza
• Modalità di trasmissione e applicazione
dei risultati della attività
• Indicatori
• Strumenti di gestione
Facciamo un esempio
•
P R E M E S S A : il presente Regolamento definisce l’organizzazione interna e le procedure
operative di funzionamento del CAS (Centro Accoglienza e Servizi) ………………., nonché
le modalità di divulgazione ed applicazione dei risultati della propria attività.
•
R A Z I O N A L E : il C entro A c c o g lienza e S ervizi (C A S ) è la struttura di riferimento del
paziente oncologico nell’ambito della Rete Oncologica del Piemonte e della Valle d’Aosta
in termini di assistenza, orientamento e supporto.
•
•
Il C A S della A S L /A O /A O U … … … … … … .. è situato presso
……………………………….e svolge i seguenti ruoli:
accoglie il paziente, informandolo in merito ai servizi erogati, alle modalità di accesso e
prenotazione;
•
svolge mansioni anche sul versante amministrativo-gestionale lungo tutto il percorso
diagnostico e terapeutico del paziente con erogazione diretta della esenzione ticket 048;
•
invia i pazienti ai GIC aziendali per discussione collegiale;
•
collabora con altri CAS della Regione.
Facciamo un esempio
•
Q U A D R O N O R M A T I V O :D .G .R . n. 26-10193 del 01.08.2003-Rete Oncologica
Piemontese. Approvazione linee guida metodologico-organizzative del Centro di
Accoglienza e Servizi (CAS) e del Gruppo Interdisciplinare Cure (GIC).
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OB B IE TTIV I:
attivazione dei Gruppo Interdisciplinare Cure di riferimento (GIC);
coordinamento dei GIC;
verifica della presa in carico del paziente e della continuità assistenziale;
prenotazione delle prestazioni diagnostiche;
compilazione ed aggiornamento delle Schede Infermieristiche di Rete;
attivazione dello psico-oncologo e dell’assistente sociale;
rilascio della esenzione ticket 048 per i pazienti con sospetta neoplasia che entrano nei
PDTA aziendali;
gestione della documentazione cartacea e informatica;
rendiconto delle attività del CAS e dei GIC aziendali trimestralmente;
gestione database delle prime visite CAS con valutazione indicatori;
promozione della attività del CAS all’interno della azienda e sul territorio;
adesione ai progetti della Rete Oncologica del Piemonte e della Valle d’Aosta;
formazione del personale dedicato al CAS;
comunicazione costante con gli altri CAS della Rete.
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Facciamo un esempio
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M O D E L L O O R G A N I Z Z A T I V O : il C A S della A S L … … … … … ..ha s ede
pres s o la S S V D di O nc o lo g ia e c o m prende 3 s po rtelli “delo c a lizza ti”
pres s o C hirurg ia , G inec o lo g ia e U ro lo g ia .
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•
•
O ra ri di a pertura a l pubblic o: dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 14.00
T elefo no :
em a il:
S po rtelli delo c a lizza ti: 9-11.00 per Chirurgia, 8-13.00 per Ginecologia, 9-12.00
per Urologia.
Gli sportelli delocalizzati vengono attivati secondo quanto indicati dai PDTA di
Patologia e dal Regolamento GIC.
•
•
P er i pa zienti la c ui dia g no s i/s o s petto dia g no s tic o di c a nc ro è
es eg uita pres s o D E A e/o S C M edic ina e/o a ltri R epa rti e/o pres s o
M M G : il c a s o deve es s ere s eg na la to a l C A S C entra le c he fis s erà una
prim a vis ita C A S (pres s o s po rtello C entra le o pres s o lo s portello C A S
di riferim ento).
Facciamo un esempio
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FU N Z I O N I D E L C A S :
Accoglie il paziente informandolo in merito ai servizi erogati, alle modalità di accesso e di
prenotazione.
Prenota visite ed esami strumentali necessari all’iter diagnostico terapeutico del paziente e
prepara e consegna le impegnative; questa attività è svolta attraverso PAC.
Consegna le impegnative dando le indicazioni sulla modalità di esecuzione degli esami.
Consegna i farmaci richiesti per la preparazione all’esame, le schede informative ed i consensi
necessari alla esecuzione degli stessi.
Ritira i referti per gli esami eseguiti presso Ospedale di Borgomanero consegnandoli al medico di
riferimento del paziente per proseguire nell’iter diagnostico terapeutico.
Attiva i trasporti per pazienti con problematiche di spostamento presso Ospedale (AUSER
CASTELLETTO SOPRA TICINO).
Coordina l’attività dei GIC.
Prenota le consulenze psicologiche.
Segnala i casi all’assistente sociale quando necessario.
Prenota le consulenze radioterapiche.
Gestisce la documentazione informatica e cartacea dei pazienti.
Compila le Schede Infermieristiche di Rete.
Registra le “prime visite CAS” eseguite e attiva il passaggio alla discussione GIC.
Coordina l’attività degli sportelli delocalizzati
Rilascia esenzione ticket 048
Facciamo un esempio
I l pers o na le del C A S è c o s tituito da :
•2 CPSI
•1 amministrativa
•1 medico oncologo
•1 psico-oncologo
•1 assistente sociale
O g ni s portello delo c a lizza to ha s em pre un m edic o di riferim ento e
pers ona le inferm ieris tic o dedic a to.
•Per le specifiche vedi -allegato 1.
Facciamo un esempio
• PR OC E DU R E D I N OM IN A E C OM POS IZ ION E DE L C A S
1. Il Direttore Generale nomina il Responsabile del CAS, il personale
infermieristico ed amministrativo.
2. Per ciascun “sportello delocalizzato” il Primario/CPSE del Reparto coinvolto
identifica uno o più CPSI e 1 medico che dovranno lavorare secondo le
modalità CAS.
3. Il personale degli sportelli delocalizzati deve far riferimento per le attività del
CAS al Responsabile del CAS che coordina sia le attività del CAS sia quelle
degli sportelli delocalizzati secondo le indicazioni della Rete Oncologica del
Piemonte e della Valle d’Aosta.
4. Il personale degli sportelli delocalizzati deve partecipare alle riunioni e agli
eventuali aggiornamenti del CAS.
5. Il personale degli sportelli delocalizzati deve partecipare alle attività della
Rete Oncologica del Piemonte e della Valle d’Aosta
Facciamo un esempio
• FU N Z I O N I D E L P E R S O N A L E C A S
P ers ona le a m m inis tra tivo :
• Accoglienza dei pazienti e valutazione delle necessità con eventuale attivazione della
CPSI.
• Prenotazione degli esami per i pazienti in prima visita sulla base della scheda PAC
compilata dal medico di riferimento per il paziente. Il medico prepara anche le impegnative
per tutti gli esami richiesti.
• Gestione degli ambulatori di follow up con preparazione dei fogli di registrazione della
attività.
• Organizzazione trasporto pazienti tramite AUSER.
• Rendicontazione trimestrale del CAS.
• Gestione archivio cartelle.
• Attività di segreteria per il CAS e GIC
• Partecipazione alle riunioni o eventi formativi locali e della Rete Oncologica del Piemonte e
della Valle d’Aosta
Facciamo un esempio
C o m pito del c linic o:
•Accoglienza dei pazienti e valutazione delle necessità.
•Valutazione della documentazione delle prime visite oncologiche inviate dagli sportelli
delocalizzati per programmare visita nei tempi necessari al paziente. La tempistica per la prima
visita deve essere valutata in relazione alla diagnosi, allo stadio di malattia, alle necessità
cliniche e alla necessità di avviare eventuale trattamento chemioterapico. In relazione a tali dati
viene fissato un primo appuntamento con uno dei medici del DH in relazione alla patologia di
base
•Valutazione delle prime visite CAS che giungono dai MMG e dai Reparti.
•Valutazione delle richieste di visite di controllo esterne per la presa in carico di pazienti seguiti
presso Altri Centri.
•Sorveglianza delle prestazioni PAC con controllo tempi d’attesa per esecuzione esami e tempi
d’attesa per visita di controllo dopo conclusione PAC e controllo della adesione al protocollo
PAC.
•Coordinamento delle attività dei GIC: sorveglianza esecuzione riunioni, verbali, registrazioni
delle attività. Supporto per organizzare percorsi specifici e attivazione servizi.
•Invio rendiconto attività dei GIC ogni 3 mesi.
•Invio rendiconto attività del CAS ogni 3 mesi.
•Coordinamento delle attività del personale infermieristico e amministrativo del CAS e degli
sportelli delocalizzati.
•Partecipazione alle riunioni o eventi formativi della Rete Oncologica del Piemonte e della Valle
d’Aosta
•Formazione del personale CAS.
•Collaborazione nella stesura dei PDTA e monitoraggio degli stessi.
•Verifica dei PDTA condivisi con “sportelli delocalizzati”.
Facciamo un esempio
P ers ona le inferm ieris tic o :
•Accoglienza dei pazienti e valutazione delle necessità.
•Monitoraggio del percorso PAC.
•Pre-accettazione dei pazienti in prima visita CAS con compilazione della anagrafica e
compilazione delle Schede Infermieristiche di Rete.
•Attivazione del servizio di psico-oncologia e della assistente sociale quando necessario.
•Gestione e controllo giornaliero della documentazione necessaria alle visite ambulatoriali.
•Consegna delle impegnative e informazione sulle modalità di esecuzione degli esami, delle
informative, dei consensi e dei farmaci necessari per l’esecuzione di alcuni esami.
•Ritiro degli accertamenti eseguiti in PAC e consegna delle cartelle ai medici per
programmazione delle visite di controllo.
•Partecipazione ai protocolli della Rete Oncologica del Piemonte e della Valle d’Aosta
•Partecipazione alle riunioni o eventi formativi locali e della Rete Oncologica del Piemonte e
della Valle d’Aosta
•Coordinamento del personale degli “sportelli delocalizzati” e dell’Ambulatorio di Senologia
Integrato.
•Rendicontazione trimestrale delle attività del CAS.
Facciamo un esempio
P ers o na le deg li S P O R T E L L I “D E L O C A L I Z Z A T I ”
•Accolgono il paziente informandolo in merito ai servizi erogati, alle modalità di
accesso e prenotazione presso i Reparti in cui sono localizzati secondo PDTA di
patologia.
•Prenotano le visite e gli esami strumentali con preparazione delle impegnative.
•Consegnano le impegnative con le indicazioni sulla modalità di esecuzione degli
esami.
•Ritirano i referti per gli esami eseguiti presso Ospedale di Borgomanero.
•Segnalano ogni nuovo caso diagnosticato al CAS Centrale attraverso modalità
specifiche per ogni sportello in relazione ai PDTA gestiti.
•Inviano la documentazione al CAS per programmare la prima visita oncologica.
•Registrano le “prime visite CAS” eseguite.
•Compilano le Schede Infermieristiche di Rete attivando ove necessario lo psicooncologo e l’assistente sociale.
•Preparano certificato esenzione ticket 048 che verrà erogato dal CAS Centrale.
•Collaborano con il CAS Centrale per la raccolta dei dati necessari al monitoraggio
degli indicatori. Facciamo un esempio
P s ic o -o nc o lo g o : vede in prima istanza tutti i pazienti che a seguito della
valutazione infermieristica e della compilazione della scheda di complessità
presentano indicazioni al colloquio.
A s s is tente s o c ia le: vede in prima istanza tutti i pazienti che a seguito della
valutazione infermieristica e della compilazione della scheda di complessità
presentano indicazioni al colloquio. L’assistente sociale esegue un colloquio
valutando il caso e se necessario si fa da interfaccia con l’assistente sociale del
Comune di residenza del paziente al fine di proseguire con un intervento al
domicilio.
Facciamo un esempio
M OD A LITA ’ OPE R A TIV E :
Q ui c i s o no tutte le pro c edure!
-Come si accoglie il paziente
-Come si rilascia esenzione ticket
-Come si prenota prima visita CAS
…………………ALLEGATI
Facciamo un esempio
D I C H I A R A Z I O N I D I P O T E N Z I A L I C O N FL I T T I D I I N T E R E S S E E
IM PE G N O A LLA R IS E R V A TE Z Z A
•Il personale del CAS e degli “sportelli delocalizzati” si impegnano formalmente
a mantenere la riservatezza su qualsiasi informazione e notizia appresa
durante la loro attività.
M OD A LITÀ DI TR A S M IS S ION E E A PPLIC A Z ION E DE I R IS U LTA TI
DE LLE A TTIV ITA ’
•Il CAS ogni 3-6 mesi invia alla Direzione Sanitaria una relazione relativa alle
attività svolte. Facciamo un esempio
IN DIC A TOR I DI ATTIV ITA’
Indicatore:
numero pazienti presi in carico/numero pazienti con diagnosi di
cancro
Standard:
>=60%
Indicatore:
tempo d’attesa tra visita CAS e termine degli esami di diagnosi e
stadiazione previsti dal PDTA
in relazione alla patologia
Standard:
Tra gli indicatori di attività il CAS implementerà i dati relativi alla Customer
Satisfaction attraverso la compilazione di un questionario da parte dei pazienti che
verrà somministrato al termine degli esami di diagnosi e stadiazione organizzati dal
CAS (Allegato 2).
Facciamo un esempio
S TR U M E N TI DI G E S TION E
•Stesura degli esami di diagnosi/stadiazione per ogni singola patologia condivisa
con i GIC aziendali secondo LG Regionali/Nazionali
•Incontri periodici con il personale del CAS/sportelli delocalizzati per valutare
l’adesione ai protocolli di Rete in termini di accoglienza e assistenza
•Rilevamento sistematico della Customer Satisfaction del CAS
•Formazione continua del personale a livello locale e di Rete
•Partecipazione ai protocolli di Rete
Un volta scritto il Regolamento
Cosa fare?
• Condividere con
Direzione Sanitaria
(DELIBERA)
• Distribuire Regolamento
a tutti operatori della
ASL e del Territorio
• Copia alla Rete
Oncologica
Adesso tocca a voi!
• C o m pito a C A S : per il 10 giugno
ciascuno
di
voi
dovrà
portare
Regolamento CAS scritto e approvato
Spero di non avervi annoiato!
BUON LAVORO