sofia sgr - OpenWorkBPM

SOFIA SGR
La gestione
automatizzata del
contratto elettronico
SOFIA SGR
Sofia SGR è una società di gestione patrimoniale
indipendente, senza legami azionari con banche e
assicurazioni, che dal 2008, attraverso una nuova
gestione manageriale, propone in Italia un
innovativo modello di consulenza operativa nel
settore di analisi e selezione degli investimenti.
26 Financial Advisor
500 M€ di masse in gestione
500 contratti/anno
5 tipologie di contratti
“La modalità multipiattaforma con la
quale è stato concepito Jamio ci
consente di operare su pc o tablet e
di avere un forte impatto in termini di
immagine”
Alberto Crespi
Presidente
Sofia SGR
Sofia SGR gestisce un volume di 500 contratti annui e il processo alla base di questa gestione è abbastanza complesso.
I consulenti compilano manualmente le copie cartacee che poi trasferiscono al back office amministrativo dell’azienda,
dove vengono controllate e integrate. In alcuni casi si rende necessario un nuovo passaggio da parte degli advisor per
completare o correggere i dati inseriti.
Dopo l’approvazione finale da parte dell’amministrazione, le informazioni vengono inserite manualmente nel sistema
gestionale. I contratti sono molto complessi e copiosi e variano in funzione delle caratteristiche del cliente. Per
l’archiviazione, il back office utilizza un sistema gestionale non accessibile agli advisor in mobilità.
Il fattore principale che ha spinto alla ricerca di tecnologie innovative per la gestione dei contratti è stato la necessità
di ottimizzare il processo, eliminando completamente il flusso cartaceo sia tra advisor e cliente, sia tra advisor e back
office, per ridurre così i tempi di gestione e chiusura di una pratica.
Accanto all’obiettivo primario è emersa la necessità di assicurare l’interazione tra tutti i sistemi software, fissi e mobili,
e i soggetti coinvolti nel processo; supportare più tipologie di contratti complessi e caratterizzati dalla presenza di
allegati; potenziare l’immagine aziendale verso i clienti con una soluzione snella e più vicina alla consumerizzazione IT.
I prodotti
Importante riferimento contestuale sono i recenti aggiornamenti normativi che hanno previsto la possibilità di
adottare forme evolute di sottoscrizione dei contratti, equiparando la firma elettronica avanzata (firma grafometrica
supportata da un idoneo processo di firma) alla firma manuale (DPCM 22/02/2013).
La soluzione realizzata
Per raggiungere gli obiettivi sopra descritti, si è scelto di
realizzare una soluzione software che gestisse il contratto in
formato totalmente elettronico, utilizzabile anche su dispositivi
mobile dagli advisor, a supporto di tutte le fasi, della
elaborazione del contratto, fino all’apposizione della firma
elettronica avanzata.
Le attività di progetto sono state curate da un team misto di
consulenti: il partner openwork B4Bi e gli specialisti Jamio
openwork. Grazie alle caratteristiche della piattaforma Jamio, i
tempi di realizzazione della soluzione sono stati abbattuti di circa
il 50% rispetto al normale sviluppo software.
L’uso di una piattaforma di sviluppo di BPM in alternativa ad un
software verticale ha consentito la realizzazione di una soluzione
fortemente personalizzata e capace di sostenere in futuro anche
altre evoluzioni del contesto organizzativo e di business.
Il processo tipo è gestito in cloud: è possibile accedere alla
documentazione in qualsiasi momento attraverso pc, tablet o
smartphone. La soluzione è utilizzabile sia in modalità online che
offline e si integra automaticamente con il sistema gestionale già
in uso presso l’azienda, consentendo una imputazione unica dei
dati.
Entro il prossimo anno, Sofia SGR prevede di eliminare
completamente il flusso cartaceo; ridurre del 50% i tempi di
redazione del contratto e tagliare del 60% i costi di gestione dello
stesso.
La soluzione tecnologica ha supportato un percorso culturale,
oltre che informativo, permettendo di evolvere da processi
cartacei alla completa dematerializzazione e consentendo a tutti
gli attori coinvolti di interagire più liberamente. A beneficio
dell’azienda, inoltre, resta una soluzione completamente
personalizzabile in ogni sua parte, che permette il monitoring in
real time delle performance dell’ advisor, dell’andamento delle
vendite e dello stato dei contratti.
Bari
Via Marco Partipilo, 38
70124 – Bari
Tel. 080-9904999
Fax 080-9905219
Il nuovo processo di gestione
del contratto elettronico
La nuova procedura,
completamente digitale, prevede:
• Inserimento su tablet dei dati
necessari a redigere il
contratto da parte dell’advisor;
• Autocomposizione del
contratto da parte del sistema;
• Apposizione della firma
grafometrica del cliente
direttamente su tablet;
• Trasferimento del contratto in
formato PDF al back office
amministrativo;
• Verifica del contratto da parte
del back office amministrativo;
• Approvazione del contratto
sottoscritto da parte del back
office amministrativo o
richiesta di variazione e nuova
sottoscrizione;
• Archiviazione automatica del
contratto nel sistema
gestionale in uso;
• Inoltro automatico del
contratto in formato PDF al
cliente.
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