gestione mandati/reversali informatici (mif)

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COMUNE DI CASTELFIDARDO
SERVIZIO FINANZIARIO
GESTIONE MANDATI/REVERSALI INFORMATICI
(MIF)
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Il quadro normativo
Obiettivi
Atti preliminari
I rapporti con il Tesoriere
L’ operatività
La terminologia
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Il mandato informatico è una disposizione di pagamento emessa in forma elettronica autenticata dalla
firma digitale e dotata di validità legale.
La firma digitale sostituisce la tradizionale firma apposta sulla carta. La sua funzione è quella di
attestare la validità e la paternità del documento.
Tutto il personale che opera sugli ordinativi è dotato di smart card che è un dispositivo dotato di un
processore che contiene una chiave pubblica e una chiave privata ai fini della sicurezza della firma
la chiave pubblica è la componente della coppia di chiavi riconosciuta all’esterno con la quale il
Tesoriere verifica la firma digitale del titolare.
la chiave privata è la componente della coppia di chiavi conservata solo all’interno del dispositivo del soggetto
titolare, mediante la quale si appone la firma digitale sul documento informatico.
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Il titolare della smart card viene riconosciuto dal sistema mediante il certificato digitale che contiene
l'identificativo del soggetto, la sua chiave pubblica e la validità temporale del certificato stesso. Il legame
tra la persona fisica e la firma è garantito dall’ Autorità di Certificazione autorizzata.
Principali norme di riferimento
Dpr 20-apr-94, n.367 “Regolamento recante semplificazione e accelerazione delle procedure
di spesa e contabili”
Art. 2 consente di sostituire atti e documenti cartacei relativi a procedure di spesa con evidenze informatiche
DPR 445/2000 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa
Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato G.U.
27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per l’utilizzo della firma digitale
Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per l’emissione del mandato informatico: Standard comportamentali
per l’interoperabilità dei soggetti coinvolti
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Art.1 comma 80 Legge Finanziaria 2005
modifica l’articolo 213 del Tuel, prevedendo la possibilità di
usare gli ordinativi di pagamento e di riscossione informatici
in sostituzione di quelli cartacei;
prevede inoltre che la convenzione di tesoreria possa prevedere la possibilità che, oltre ai pagamenti
allo sportello, vengano utilizzate anche le modalità offerte dai servizi elettronici di incasso e di
pagamento interbancari
Condizioni favorevoli:
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decisione condivisa dei due soggetti interessati Comune e Tesoriere
infrastruttura tecnologica adeguata
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Team di progetto formato da persone fortemente orientate al cambiamento (informatici, servizio
finanziario, addetti al servizio di Tesoreria )
semplicità di struttura del Documento informatico e della procedura di gestione
Le criticità
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Abitudini consolidate degli utenti e resistenze al cambiamento organizzativo
eliminazione totale del supporto cartaceo e sensazione di insicurezza nei controlli
Impatto organizzativo trasversale all’intero servizio
Archiviazione documenti allegati agli ordinativi
Conciliazione della esigenza di trasmettere al Tesoriere allegati cartacei al documento informatico
OBIETTIVI
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Migliorare l’efficienza della gestione eliminando la gestione di documenti cartacei e le procedure
connesse alla loro trasmissione tra Comune e Tesoriere
Accelerare i pagamenti e le riscossioni
Maggiore efficacia del controllo a monte sui processi di spesa e riduzione degli errori nella
formazione del mandato
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Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere e implementazione automatica della
situazione degli ordinativi, giornale di cassa costantemente in linea
Conservazione documentale e consultazione storica interattiva dell’iter di ciascun mandato
ATTI PRELIMINARI
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Ricerca della soluzione tecnologica da adottare
Modifica regolamento di contabilità per introdurre le disposizioni per l’emissione di ordinativi
informatici
Analisi delle procedure connesse alla gestione del mandato/reversale informatico e al servizio di
archiviazione dei documenti.
Integrazione del contratto servizio di tesoreria
Clausole specifiche da inserire nel contratto di tesoreria registrazione del personale per il rilascio
delle smart cards per la firma digitale tramite Società autorizzata a svolgere la funzione di Ufficio di
certificazione
Definizione di tutti gli aspetti organizzativi, procedurali,informatici tra Comune e Tesoriere e
sottoscrizione del protocollo d’interscambio per l’esecuzione degli ordinativi informatici
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PROCEDURE
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Acquisizione sistema di interscambio dati da e per la procedura contabile gestionale del Comune Affidamento alla nostra Softhouse Italsoft
Creazione del sistema che consenta l’ interscambio con la procedura contabile del Tesoriere
Sistema di sicurezza per l’attivazione e l’utilizzo della firma digitale per la sottoscrizione dei
documenti informatici
Modifiche alla procedura contabile dell’Ente per una migliore funzionalità dei sistemi -Affidamento
alla nostra Softhouse Italsoft
Funzionalità della procedura
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acquisizione dei mandati di pagamento/reversali d’incasso dal gestionale dell’Ente e conversione in
un formato standardizzato
visualizzazione dei mandati/reversali con dettaglio di tutte le informazioni immesse nel gestionale
selezione dei mandati/reversali da esaminare per il visto e per la firma con opzioni diverse (per
operatore,per addetto al controllo, per beneficiari,per data, per capitolo, ecc.)
Possibilità di sospendere, bloccare, annullare i mandati/reversali in ciascuna fase del controllo e
restituzione al sistema contabile
Inclusione di più mandati/reversali in un pacchetto per la firma digitale,firma dell’intero pacchetto di
mandati e inoltro al tesoriere
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LA COMUNICAZIONE COL TESORIERE
Poiché il mandato informatico non è solo l’invio di un flusso con l’utilizzo della firma digitale, ma è un
insieme di regole che impegnano i due soggetti interessati a operare in forme predeterminate in tutti i
rapporti di interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di tesoreria occorre definire caratteristiche
tecniche degli scambi, tempi e modalità del rispettivo operare
Il protocollo di interscambio tra Comune e Tesoriere regola i rapporti e stabilisce:
• la natura dei messaggi che vengono scambiati e come devono essere strutturati
• a quale trattamento devono essere sottoposti
• come viene garantita la sicurezza
• come viene monitorato il flusso e come intervenire a fronte di problemi
• i tempi di invio e i tempi e le modalità di risposta
• la modalità di firma dei mandati per pacchetto e non singolarmente
• i messaggi obbligatori ed opzionali (note di evidenza,bollo,commissioni )
• La struttura delle disposizioni di pagamento, il blocco, l’annullo,la rettifica e la sostituzione
• la gestione delle anomalie
• La struttura dei messaggi di ritorno di avvenuta ricezione, di non corretta ricezione che si sostanziano:
nella ricevuta di servizio sul flusso trasmesso
• nella ricevuta applicativa di esecuzione o meno del singolo pagamento
• le specifiche di sicurezza (autenticità, integrità e confidenzialità)
• i controlli formali e di merito
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L’0PERATIVITA’ IN CORSO DI ESERCIZIO
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Chiusura straordinaria di cassa con commutazione in assegni di tutti i mandati non pagati
Verifica straordinaria di cassa del collegio dei revisori
Riorganizzazione delle procedure interne e delle funzioni degli operatori
Definizione di manuale operativo per la gestione delle criticità: modalità inserimento fornitori
nell’anagrafica, procedure di annullo, blocco ecc.,casistiche particolari di gestione campo note ecc.
Modalità di esercizio del controllo da parte dei vistatori e dei firmatari
PROBLEMATICHE DA AFFRONTARE
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REVISIONE ANAGRAFICA FORNITORI E DEBITORI
GESTIONE BOLLO
GESTIONE COMMISSIONI BANCARIE MODALITA’ DI PAGAMENTO CON GIROFONDI
EMISSIONE MANDATI PLURIMI
MANDATI A COPERTURA
GESTIONE CAUSALE GESTIONE CAMPO NOTE
CESSIONE DI CREDITO E DELEGA AL PAGAMENTO (QUIETANZANTE DIVERSO DAL
BENEFICIARIO)
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SPECIFICHE DEL PROGETTO
Il Progetto è in corso di realizzazione
Data fine progetto: 31/12/2008
Nell’arco del periodo del progetto, inoltre, sarà eseguito un test sullo scambio di flussi xml firmati in parallelo
con il tradizionale invio cartaceo
Beneficiari del progetto:
Cingolani Cristiana
Marconi Beatrice
Foglia Natascia
Blois Esterita
Petromilli Lorella
Costo del Progetto:
Considerato l’impegno che dovrà essere profuso per la realizzazione di quanto rappresentato e la
particolarità complessità e delicatezza del progetto, si ritiene equo indennizzare il personale che
partecipa al progetto per un ammontare complessivo di € 2.500,00.
Castelfidardo, 16/06/2008
IL RESPONSABILE SETTORE FINANZIARIO
Rag. Giacomina Giuliodori
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