programma corso bilancio uadr - Università degli Studi di Firenze

Mandato informatico:
Il mandato informatico prevede che non ci sia passaggio di materiale cartaceo.
Le istruzioni per eseguire pagamenti e incassi la banca le riceverà esclusivamente sul tracciato
informatico, quindi tutte le informazioni utili devono essere contenute nel corpo del mandato o
della reversale e quindi inserite in CIA.
A questo scopo in procedura è stato configurato un campo, nella maschera del mandato e della
reversale, “descrizione banca università”. (in passato alcune indicazioni per il cassiere venivano
inserite nel campo descrizione, da questo momento si deve usare esclusivamente il campo
descrizione banca università, altrimenti le istruzioni non vengono recepite)
Sulla stampa dei documenti contabili, che servirà ad uso interno, il campo sarà nominato: Note al
cassiere (posizionato in alto dopo le informazioni relative ai sospesi associati)
E’ necessario aggiornare gli scheletri di stampa dei documenti amministrativi
Sono inoltre state configurate modalità di pagamento specifiche per:
CD contanti con delega: da utilizzare quando il quietanzante è diverso dall’intestatario del mandato,
per esempio nei mandati per la riscossione dei reintegri del fondo economale (devono essere
compilati in anagrafica, e quindi apparire nel mandato, il campo descrizione col nome e cognome e
il campo intestazione e note col codice fiscale del quietanzante, se ci sono più quietanzanti è
necessario compilare più dettagli)
CCTER conto corrente bancario intestato a terzi: da utilizzare quando il conto corrente non è
intestato al beneficiario del mandato (deve essere compilato in anagrafica, e quindi apparire nel
mandato, il campo intestazione e note con la corretta intestazione del conto su cui si paga)
Il campo intestazione e note è utilizzato solo per queste due modalità
CPP Bollettino postale precompilato: da impostare quando la banca deve utilizzare un particolare
bollettino.
Ai documenti contabili è stato aggiunto l’attributo “inviato alla firma”: quando si salva la distinta in
cia i documenti inseriti nella distinta assumono valore Y nel campo inviato alla firma, dopo la firma
digitale sulla procedura di Mandato Informatico leggendo il file di ritorno della banca (a livello
accentrato), i documenti assumeranno lo stato S e la data di trasmissione.
Nel caso di mandati per normali pagamenti a fornitori non deve essere fatto niente di diverso dal
solito, dovrà essere posta particolare attenzione a scegliere le modalità di pagamento corrette.
Deve essere sempre compilata la descrizione del mandato per evitare scarti nei casi di
pagamento con bonifico
Nel caso invece di situazioni in cui il cassiere ha bisogno di informazioni aggiuntive per effettuare
correttamente il pagamento, quest’ultime devono essere indicate nel documento contabile. Alcuni
esempi:
mandati a fornitori:
Pagamenti da effettuarsi entro scadenze specifiche: per esempio per il pagamento di premi di
assicurazione o di concessioni governative si deve inserire nel campo descrizione banca università
“valuta beneficiario al xx/xx/xx”, dal momento che non è possibile usare una valuta antergata i
mandati devono essere inviati al cassiere in tempo utile.
Fatture pagate con più mandati: nel caso si debba pagare una fattura con più mandati, per evitare
che al fornitore vengano addebitate commissioni su ogni mandato è necessario inserire, sui mandati
successivi al primo, la E nel campo esenzione spese e scrivendo nel campo "descrizione banca
università" vedi mandato xxxx
mandati con ruolo allegato:
indicare nel campo “descrizione banca università” vedi ruolo …. Usare la modalità di pagamento
RU ruolo allegato.
Il ruolo relativo dovrà essere inoltrato attraverso il TLQ, o nel caso di ruolo cartaceo inviato
attraverso l’agenzia di riferimento, come adesso i ruoli devono pervenire al cassiere con timbro e
firma dell’ente.
mandati o reversali collegate a sospesi:
il collegamento in CIA ad un sospeso identifica automaticamente il documento contabile come
documento “a copertura”, indipendentemente dalla quietanza impostata. In ogni caso deve essere
rispettata la corretta compilazione dei dati necessari per la singola modalità di pagamento (per
esempio se il mandato ha modalità di pagamento per conto corrente bancario deve essere
correttamente inserito l’IBAN)
Non deve essere utilizzata per i mandati a copertura la modalità a “mezzo reversale incasso”.
Quando si inviano mandati o reversali a copertura, la carta contabile deve essere totalmente
coperta. I documenti contabili devono essere firmati, sulla procedura di mandato informatico, tutti
insieme.
mandati per redditi assimilati a lavoro dipendente (cococo)
inserire E nel campo esenzione spese per non assoggettarlo a commissioni
inserire in descrizione banca università “valuta compensata” per evitare il ritardo nell’accredito.
mandati a dipendenti
viene automaticamente riconosciuta l’esenzione dalle commissioni.
Nei mandati relativi alla liquidazione di missione o rimborso spese inserire in descrizione banca
università “valuta compensata” per evitare il ritardo nell’accredito.
Particolare attenzione alle reversali relative al recupero delle spese effettuate con carta di credito;
queste reversali devono sempre essere collegate in CIA al mandato cui si riferiscono in modo che il
netto a pagare sia quello effettivamente dovuto. La banca non è tecnicamente in grado di gestire, su
un bonifico, reversali non correttamente collegate al mandato
mandati in euro all’estero
utilizzare la modalità BE, inserire in descrizione banca università iban e bic (nel caso di paesi che
non hanno Iban, inserire il numero conto il BIC ed eventuali altre informazioni utili tipo codice aba
ecc.); La banca riceve correttamente tutte le informazioni e quindi non si deve presentare il modello
aggiuntivo.
Per i pagamenti all’estero la banca non applica nessuna commissione quindi non devono essere
inseriti riferimenti particolari, saranno eventualmente applicate al beneficiario le spese applicate
dalla banca del beneficiario stesso.
La modalità PE non ha nessuna gestione automatizzata, nel caso si usi per un bonifico estero si deve
inviare in banca il modello aggiuntivo, si può usare il PE nel caso in cui il mandato sia collegato ad
un sospeso.
Pagamento con bollettino postale
Nel caso di pagamenti da effettuarsi con bollettino postale le modalità da usare, e le relative
funzionalità sono:
- CP conto corrente postale: nel caso si usi un bollettino standard; in questo caso il
bollettino sarà stampato direttamente dal cassiere. Usando questa modalità non si deve
allegare nessun bollettino la banca stampa direttamente i bollettini e li esegue.
- CPP bollettino postale precompilato: nel caso sia necessario usare un bollettino particolare (per
esempio i RAV); in questi casi il relativo bollettino deve essere fornito al cassiere, la banca
appena riceve il bollettino imposta l’esecuzione che avviene il giorno successivo. Per
velocizzare la procedura si può utilizzare la modalità per cassa scrivendo nel campo descrizione
banca università “segue bollettino precompilato”che naturalmente deve essere fatto pervenire
rapidamente alla banca che lo esegue nel giorno in cui lo riceve.
Non utilizzare queste modalità nei casi in cui il netto a pagare sia 0 per effetto di reversali
collegate
pagamenti per cassa
il pagamento viene effettuato di norma al beneficiario del mandato
nei casi i cui chi riscuote sia una persona diversa dal beneficiario (per esempio nelle anagrafiche
usate per il fondo economale) bisogna usare la modalità di pagamento CD contanti con delega
inserendo nel campo “descrizione” il nome e cognome di chi riscuote e nel campo “intestazione” il
codice fiscale (solo ed esclusivamente il codice fiscale senza spazi né altri caratteri).
Attenzione quindi a compilare correttamente le modalità di pagamento delle anagrafiche
utilizzate per il fondo economale
giro conti:
Quando si registrano mandati e reversali per effettuare giri conto, se non è possibile collegare
fisicamente i documenti contabili ad esempio se si registra una sola reversale che chiude più
mandati è necessario:
inserire nel campo descrizione banca università della reversale “vedi mandati” ;
inserire nel campo descrizione banca università dei mandati “vedi reversale numero…” e usare la
modalità di pagamento A mezzo reversale incasso.
Per evitare blocchi nell’invio dei dati delle distinte è necessario rispettare le regole di compilazione
di alcuni dati sulle anagrafiche e di conseguenza sui mandati:
INDIRIZZO
1) Compilazione del campo CAP, in particolare per gli indirizzi esteri: compilare tale campo
esclusivamente con caratteri numerici e non con caratteri di tipo alfanumerico o con caratteri
di tipo speciale quali spazi, trattini, ecc. Ove non si conosca il codice postale o non esista un
CAP numerico (è il caso degli indirizzi esteri) inserire un CAP composto da tutti zero:
00000.
2) Il campo relativo al codice della provincia deve sempre essere compilato con due caratteri
alfabetici, evitando quindi di inserire numeri o caratteri speciali quali punti, spazi, trattini.
Nel caso un indirizzo sia privo del codice della provincia (ad esempio è il caso degli
indirizzi esteri) consigliamo di inserire il codice provincia ‘EE’.
3) I campi relativi alla Via e alla Città dell’indirizzo devono essere lunghi almeno 3 caratteri,
per cui, in caso siano sconosciuti, riempirli comunque sempre con una stringa di almeno 3
caratteri, ad esempio ‘XXX’.
MODALITA’ PAGAMENTO
4) I Campi ABI e CAB, Numero conto, in caso di coordinate di pagamento di tipo bancario,
devono essere sempre compilati ed esclusivamente con caratteri numerici, evitando quindi di
inserire lettere o caratteri di tipo ‘speciale’ quali punti, spazi, trattini, ecc.
.
Lettura file di ritorno da tlq (a livello accentrato)
Resoconto ordinativi firm.enti (EMFE) inserisce la data trasmissione in cia
-ricevute ordinativi firmati ente- ricevute documenti firmati Si legge da elabora flusso ricevute firme
Esiti applicativi mandato informatico (EMAP) contiene le regolarizzazioni della banca
-esiti applicativiSi legge da interfaccia cassiere (solo pagamenti)
Esiti applicativi mandato inf. Provvisori (EMAT), contiene i provvisori di entrata e di spesa
-esiti applicativi provvisoriSi legge da interfaccia cassiere (solo pagamenti)