Flint Group Politica Doni E Svaghi

Flint Group
Politica Doni E Svaghi
I SCOPO
Gli atti di cortesia in ambito professionale (doni, pranzi d'affari, viaggi e attività di
svago) sono una pratica comunemente accettata e hanno lo scopo di instaurare
relazioni amichevoli con i partner commerciali. Al tempo stesso, è di cruciale
importanza che tali atti di cortesia, sia ricevuti che elargiti, non pregiudichino, mai
pregiudichino né diano l'impressione di pregiudicare, la nostra capacità di assumere
decisioni di natura professionale obiettive ed eque. L'impeccabile reputazione di Flint
Group è stata costruita sulla scorta della superiorità dei propri prodotti e servizi,
puntando al concetto di "integrità" come uno dei propri principi guida.
Dobbiamo essere sempre sicuri che le decisioni aziendali prese da noi, così come
dai nostri partner commerciali, siano il risultato della valutazione dei pregi dei prodotti
o dei servizi offerti, anziché una risposta all'aver ricevuto doni, pranzi d'affari o attività
di svago.
La presente Politica doni e svaghi ) definisce le linee guida che regolano il
contraccambio di doni, pranzi d'affari e svaghi, come descritto di seguito, con
chiunque intrattenga o possa potenzialmente intrattenere una relazione commerciale
con Flint Group. La Politica chiarisce inoltre la posizione di Flint Group nei confronti
dei funzionari governativi.
La Politica riflette l'impegno di Flint Group nell'assicurarsi che siano accettate solo
offerte di doni e svaghi ragionevoli e congrue, ed assoggettabili a revisione
manageriale.
La regola aurea è di usare massima cautela in tutto ciò che attiene a tali questioni.
Rivolgetevi al vostro superiore, all'ufficio legale oppure al team Integrity and
Compliance in caso di domande o dubbi sul corretto operato nell'offrire o accettare
doni e attività di svago. Qualsiasi politica, per quanto esaustiva, non è in grado di
contemplare tutte le eventualità possibili, pertanto si raccomanda di consultare il
proprio superiore o rivolgersi all'ufficio legale.
II AMBITO
Questa Politica si riferisce a doni, pranzi d'affari, viaggi e attività di svago offerti o
ricevuti tra Flint Group e soggetti terzi, e viceversa, con i quali Flint Group intrattiene
rapporti d'affari (p. es., clienti, fornitori, distributori, agenti, ecc.). Questa Politica si
applica a tutti i direttori, i funzionari, i dipendenti e gli appaltatori e consulenti che
operano per conto di Flint Group.
III DICHIARAZIONE DI POLITICA
Flint Group vieta di dare o ricevere doni o svaghi come ricompensa o stimolo a
trattamenti di favore. in certe circostanze è accettabile dare e ricevere doni e svaghi
di modesta entità. Un pranzo d'affari, ad esempio, può contribuire a creare
un’atmosfera informale e favorevole allo scambio di informazioni. Nondimeno, a
seconda della loro dimensione, frequenza e circostanze in cui avvengono, questi
potrebbero costituire tangenti, pagamenti politici o rappresentare influenza indebita
in violazione delle leggi degli U.S.A. “FCPA” (Federal Corrupt Practices Act, Legge
Federale su Pratiche di Corruzione), Legge sulla corruzione del Regno Unito e leggi
nazionali in materia.
Come stabilito dal Codice di comportamento, Flint Group vieta di fare o far fare
offerte, promesse, regali, o fornire autorizzazioni di pagamento, oppure altri tipi di
emolumenti, favori o altre espressioni di ospitalità, sia direttamente che
indirettamente, a favore di funzionari governativi.
La violazione della presente Politica può condurre a provvedimenti disciplinari di vario
grado, fino al licenziamento; procedimenti civili o penali possono risultare in casi
gravi.
A DONI
Prima di offrire, dare o accettare un dono, si devono esaminare e seguire le regole
e linee guida elencate qui sotto. Il test fondamentale che dovremmo sempre
applicare è se i doni o gli svaghi possano essere intesi, o anche ragionevolmente
interpretati, come ricompense o stimoli a favori o trattamenti di favore. Se la risposta
è positiva, allora sono vietati da questa Politica.
Come si fa a capire se un'offerta di doni, svaghi, viaggi o ospitalità è un'offerta di
doni, svaghi, a o da Flint Group, è accettabile? Innanzitutto, rivedere le indicazioni
di questa Politica.
Quindi, fare un passo indietro e chiedersi:
- Qual'è l'intento? Quello di costruire una relazione d'affari o, qualcos'altro?
- Come vi sentireste se questi dettagli apparissero sulla prima pagina dei giornali?
- E se la situazione venisse rovesciata e il dono fosse offerto da un concorrente di
Flint Group? Vi sembrerebbe inappropriato o ingiusto?
Se trovate difficile dare una risposta rassicurante a una di queste domande, chiedete
al vostro superiore o a un membro dell'ufficio legale. Inoltre, se non siete certi di
poter accettare qualcosa di valore, chiedete al vostro superiore. Se il vostro superiore
fa parte dell'intesa, cercate un dirigente di livello superiore o prendete contatto con
l'ufficio legale.
L'integrità ha la precedenza su tutto: siamo certi che il nostro comportamento riesca
a superare il vaglio di un giudizio critico sui doni e l'ospitalità che abbiamo elargito
o ricevuto?
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Flint Group: Gifts and Entertainment Policy
Cos'è un dono?
caritatevole oppure accettato da parte di Flint Group e condiviso con tutti i dipendenti
dell'ufficio.
Un dono o omaggio comprende somme in contanti, buoni regalo, favori, servizi e
promesse di fare qualcosa in futuro, che voi o vostri familiari o conviventi o persone
con cui avete un rapporto personale stretto, o chiunque agisca dietro vostra
indicazione (inclusi agenti e altri soggetti terzi), dia o riceva. I doni acquistati con il
vostro denaro, o con parte di esso, sono anch'essi soggetti di questa Politica.
Esempi di casi contemplati da questa Politica sono riportati nell'Appendice 1.:
Sconti ed altri tipi di trattamento speciale provenienti da fornitori possono essere
accettati solo se conosciuti e ampiamente disponibili a tutti i dipendenti Flint Group
del Paese, ad esempio tessere sconto presso i supermercati.
I direttori, i funzionari e i dipendenti di Flint Group non possono accettare doni denaro
o strumenti equivalenti (comprese buoni regalo).
I doni possono essere appropriati qualora non siano richiesti, se legati a questioni
professionali, se non sono in forma di denaro contante o strumento utilizzabile come
il contante (ad esempio, un buono regalo non è accettabile) e siano di minimo valore
come doni (fino al 50 euro) finalizzati a promuovere, dimostrare o illustrare i prodotti
e i servizi di Flint Group.
B SVAGHI
Ricevere e regalare doni o svaghi non è MAI permesso in certe circostanze:
Cosa sono gli svaghi?
- durante procedure di vendita/approvvigionamento formali: non è consentito dare
o ricevere doni o atti di cortesia commerciale se si è coinvolti in una fase di una
procedura formale di approvvigionamento o vendita (nella quale Flint Group è un
cliente o fornitore acquisito o potenziale);
Svaghi comprende viaggi, alberghi, pranzi ed eventi culturali e/o sportivi usufruiti in
compagnia di un cliente, un fornitore o altri partner commerciali di Flint Group. (Salvo
che si assista all'evento con il destinatario, il pagamento di pasti o biglietti non o
sportivi a cui si prende parte col destinatario del beneficio, è soggetto alle rispettive
limitazioni di cui alla presente questa Politica.)
- quando mirano ad influenzare o ricompensare il destinatario: non è mai opportuno
dare o accettare doni in grado di influenzare, o tali che sembrino influenzare, il
giudizio del destinatario, poiché un tale comportamento può condurre a sanzioni
civili o penali. Se qualcuno vi offre o richiede un dono in cambio della conclusione
di un affare o l'erogazione di un servizio, dovete rifiutare e rivolgervi
immediatamente al vostro diretto superiore e all'ufficio legale;
Offrire pranzi d'affari o ragionevolmente abituali è permesso ed è adatto quando
connesso ad attività commerciali legittime. Tuttavia, pranzi sovrabbondanti o attività
di svago eccessive sono rigidamente vietati da questa Politica.
Quali svaghi sono adatti?
Occorre tenere sotto controllo il valore e la frequenza degli svaghi, in quanto entrambi
possono dare l'impressione di corruzione. Se la spesa è inferiore ai limiti indicati di
seguito per ciascuna occorrenza ed è collegata alla stessa persona per non più di
quattro (4) volte all'anno, non sono necessarie ulteriori autorizzazioni:
- denaro o equivalenti: sono proibiti doni in denaro o strumenti equivalenti, così
come regali convertibili in denaro, prodotti o servizi. Ad esempio, non è ammesso
lo scambio di buoni regalo.
EUR 25 a persona − Colazione
Offerta di doni
EUR 100 a persona − Cena
Sono permessi, senza dover richiedere approvazione, doni per un totale inferiore agli
€100 di valore (nell'arco di un anno di calendario allo stesso destinatario) con
l'eccezione di doni a funzionari governativi (vedere Sezione D). Importi superiori
devono essere approvati, utilizzando il Modulo A allegato, dal dirigente responsabile
dell'EMT, inviando una copia al reparto contabilità.
Accettazione di doni
Se il valore del dono supera 50 euro di valore (nell'arco di un anno di calendario
dallo stesso datore), dovete restituire il dono spiegando che gli standard di Flint
Group non vi consentono di accettare tali doni. Se non è fattibile restituire un
prodotto deperibile, lo stesso dovrebbe essere donato in via anonima a un'opera
Flint Group: Gifts and Entertainment Policy
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EUR 100 a persona − Pranzo
EUR 100 a persona − Altra attività di svago (come biglietti per eventi sportivi)
Se intendete offrire svaghi di valore superiore a questi limiti, dovete ottenere
anticipatamente l'autorizzazione scritta del responsabile dell'EMT. Cifre superiori o
una frequenza maggiore di attività di svago potrebbero essere adeguate in situazioni
particolari o in considerazione del più elevato costo delle vita in alcuni Paesi. È
possibile fissare importi inferiori per determinati Paesi nei quali sono più appropriati
costi più bassi in valuta locale, dietro autorizzazione del responsabile dell'EMT e del
VP Human Resources, Communications, Integrity and Compliance.
Flint Group si attende che i dipendenti rispettino tali limiti quanto più possibile, ma
se inavvertitamente spendete in svaghi di più del previsto potrete successivamente
richiedere l'approvazione al responsabile dell'EMT. Approvazioni successive al fatto
dovrebbero essere eccezioni e l'azienda scoraggia l'attitudine a presentare richieste
ripetute, che potrebbero non essere rimborsate.
I dipendenti dovrebbero offrire o accettare solo svaghi adatti e ragionevoli a scopi
promozionali, offerti e accettati nel corso ordinario di un rapporto d'affari ed in
occasione ove vengano discussi affari., Naturalmente, l'adeguatezza di un particolare
tipo di svago dipende sia dalla ragionevolezza della spesa, sia dal tipo di attività
svolta.
aziende di servizi pubblici; partiti politici od organizzazioni internazionali pubbliche
come l'Organizzazione Modiale del Commercio.
L'unica eccezione possibile a questa regola è quella di clienti di proprietà o
comproprietà di un governo. Doni e svaghi per tali clienti di proprietà statale possono
essere erogati in circostanze specifiche, ma come detto solo a seguito della previa
autorizzazione scritta dell'ufficio legale, indipendentemente dal valore dell'omaggio
o svago.
E. PROCEDURE CONTABILI PER DONI E ATTIVITÀ DI SVAGO
Eventi come tornei di golf in cui i clienti sono invitati a partecipare e che rientrano
nell'ambito della presente Politica, purché lo svago sia adatto e non sia sontuoso.
Eventi importanti come questi richiedono l'autorizzazione del responsabile dell'EMT
e del CEO.
Forme di svago che potrebbero compromettere la reputazione di Flint Group in
generale e in particolare, come società non-discriminatrice, sono sempre inadatte.
Ad esempio, non sono mai appropriate le occasioni di intrattenimento per adulti.
Fatture che riportino una descrizione falsa dei beni o dei servizi ricevuti, se presentate
per il rimborso spese, saranno trattate come atto di falso contabile commesso dalla
persona che presenta la nota spese.
C.VIAGGI
Qualsiasi richiesta di pagamento di viaggi di un cliente attuale o potenziale può
essere autorizzata solo dal responsabile dell'EMT e approvate qualora siano fatte in
buona fede, siano ragionevoli e direttamente collegate a (a) promozione,
dimostrazione o spiegazione di prodotti o servizi, oppure (b) esecuzione o
adempimento di un contratto con il cliente. I viaggi le cui spese siano sostenute da
un fornitore devono anch'esse essere autorizzate dal responsabile dell'EMT.
D. FUNZIONARI GOVERNATIVI
Come affermato nel Codice di comportamento, con l'unica eccezione specificata di
seguito, Flint Group vieta di offrire, o fare in modo che lo facciano altri, promettere,
regalare o autorizzare il pagamento o altri benefici, favori o gesti di ospitalità,
direttamente o indirettamente, a funzionari governativi di qualsiasi livello - nazionale,
regionale, statale o locale – in base a qualsiasi circostanza senza l'espresso e previo
consenso scritto dell'ufficio legale. Nessun limite minimo è ritenuto accettabile senza
previa autorizzazione, il che include anche articoli di ridotto valore come dolcetti,
cioccolatini, ecc., ai funzionari governativi.
Il termine "funzionario governativo" comprende qualsiasi funzionario o dipendente
pubblico di ente statale di qualsiasi Paese del mondo e a qualsiasi livello.
Considerata l'unica eccezione di cui si dice qui sotto, Flint Group vieta di fare, o
cagionare che si facciano, offerte, promesse, doni od autorizzazioni di pagamento o
altri vantaggi, favorire entità statali o a partecipazione statale quali università od
Per avere la certezza che doni e svaghi siano adatti, si devono mantenere record
chiari di tutti i casi di doni e svaghi ed i loro permessi devono essere conservati dagli
uffici contabili locali. Tutte le spese relative a doni o attività di svago devono essere
registrate con precisione e in modo dettagliato nei libri contabili di Flint Group, e
specificate separatamente sulle note spese. Tali registrazioni devono comprendere,
come minimo, date, descrizione e valore del dono o dell'attività si vago, nonché il
nome e le cariche di tutti i destinatari/partecipanti.
Occorre presentare sempre le ricevute originali dei doni o degli svaghi. In circostanze
in cui i doni vengano distribuiti a gruppi di persone numerosi, i record devono indicare
anche i nomi e le cariche dei capigruppo, il numero di destinatari e una breve
descrizione dell'evento. Il reparto contabilità esige che tali informazioni siano
comunicate insieme alla corrispondente autorizzazione e alla richiesta di rimborso.
L'approvazione delle spese per doni, viaggi, svaghi è responsabilità del diretto
superiore. Il reparto contabilità non tratterà richieste di pagamenti o rimborsi senza
che siano stati ottenuti i permessi in precedenza. Se il reparto contabilità riceve tali
richieste prima che le spese vengano sostenute, richiederà al richiedente di
completare le procedure necessarie. Se il reparto contabilità riceve tali richieste
dopo che le spese sono state sostenute, avviserà immediatamente il responsabile
dell'EMT e non tratterà la richiesta fino a che non riceva istruzioni dallo stesso.
I dipendenti non possono attivarsi per evitare i requisiti inerenti le autorizzazioni, la
documentazione e/o le ricevute richiesti nell'ambito della procedura di rimborso,
esempio:
suddividere le spese tra più partecipanti o azioni simili finalizzate a ridurre il totale o
il costo per persona sulla singola ricevuta;
- suddividere le richieste di rimborso delle spese per le attività di svago su diverse
richieste per nascondere/mascherare il totale completo;
- fornire una descrizione incompleta o fuorviante del tipo di spesa, o omettere
informazioni importanti per i responsabili delle autorizzazioni e/o i revisori; o
- falsificare l'elenco dei partecipanti (ad es., inserendo più partecipanti di quelli
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Flint Group: Gifts and Entertainment Policy
effettivi per abbassare il costo per persona, oppure omettere partecipanti).
Dichiarazioni false intenzionali come quelle che precedono possono portare ad azioni
disciplinari di varia gravità, fino al licenziamento.
Qualora i diretti superiori non vaglino le richieste di rimborso spese per le attività di
svago, potrebbero incorrere in azioni disciplinari. Il Revisore finanziario del Gruppo
dovrà sovrintendere l'implementazione che il reparto contabilità fa della procedura.
Politica approvata da Antoine Fady
CEO Flint Group
Decorrenza: 1 aprile 2015
Appendice 1 – Esempi di doni e attività di svago contemplati dalla presente Politica
Doni
Attività di svago
- Una bottiglia di vino o un cesto di doni
- Pranzi d'affari/ bevande
- Biglietti per eventi sportivi, musicali, culturali e di altro tipo (per i quali i
- Biglietti per eventi sportivi, musicali, culturali e di altro tipo (per i quali i
dipendenti di Flint Group e di soggetti terzi che offrono o ricevono i
dipendenti di Flint Group e di soggetti terzi che offrono o ricevono i
biglietti non partecipano all'evento)
biglietti partecipano all'evento)
- Viaggi/alloggio non associati a una conferenza di lavoro
- Viaggi/alloggio associati alla partecipazione a una conferenza di lavoro
- Denaro contante o equivalenti (ad es., buoni regalo)
- Partite di golf con i clienti
- Articoli di merchandising (ad es., abbigliamento, tazze, penne, oggetti da
- Eventi importanti durante i quali Flint Group ospita i clienti, come fiere,
collezione)
eventi sportivi, ecc.
- Donazioni a enti di beneficenza
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