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Codice di condotta
Code Conduct Codice di of condotta 8 6 Dicembre 2012 Codice di condotta I. Premessa L’onestà, l’integrità e la buona fede dei suoi impiegati, responsabili e direttori sono valori essenziali per la reputazione e il successo di Flint Group. Flint Group si impegna ad attuare i principi della responsabilità sociale d’impresa e a promuovere relazioni efficaci con le comunità in cui opera, nonché con i propri azionisti. Il Codice di condotta regola le operazioni e i rapporti lavorativi fra i dipendenti1, responsabili, direttori e rappresentanti di Flint Group e i potenziali clienti, fornitori, colleghi, concorrenti, agenzie autonome e pubbliche, mezzi di comunicazione e qualsiasi altra persona o ente che entri in contatto con Flint Group. L’obiettivo del Codice di condotta è quello di stabilire gli standard di condotta etica e legale. II. Conformità al Codice di condotta e alla legge È nostra politica fare in modo che tutti i dipendenti di Flint Group osservino, nello spirito come nella lettera, il Codice di condotta e la legge. È responsabilità personale di tutti i dipendenti informarsi su questi e altri standard e sulle regole delle normative applicabili alle rispettive mansioni e responsabilità e tenere un comportamento a queste conforme. Pertanto, Flint Group richiederà un Certificato di Rappresentanza dei Dipendenti (Employee Representation Certificate, ERC) a tutti i suoi responsabili e ai dipendenti che potrebbero essere designati data la natura del loro lavoro. Il suddetto modulo ERC dovrà essere firmato dal dipendente interessato che dichiara di aver letto e compreso il Codice di condotta. Tali dipendenti confermeranno, inoltre, con la propria firma di essersi attenuti al Codice, di averlo portato all’attenzione di tutti coloro che si trovano sotto la loro supervisione e le cui azioni, o mancate azioni, potrebbero portare a una violazione delle regole, e affermeranno con essa di non essere a conoscenza di alcuna violazione, se non di quelle eventualmente dichiarate nel modulo ERC. Flint Group si aspetta che i propri fornitori aderiscano a tutti gli obblighi legali a loro applicabili. In aggiunta, i fornitori dovranno aderire al Codice di condotta di Flint Group oppure adottarne uno proprio conforme agli stessi standard. Flint Group rispetta e aderisce allo spirito della Dichiarazione Universale dei Diritti dell’Uomo dell’ONU (http://www.un.org/en/documents/udhr/index.shtml), così come al Patto Globale delle Nazioni Unite (http://www.unglobalcompact.org). III. Etica commerciale Oltre a conformarsi alla legge, a tutti i dipendenti e rappresentanti di Flint Group è richiesta l’osservanza degli standard etici personali e aziendali durante l’adempimento delle mansioni e delle responsabilità a loro assegnate. Ciò comporta onestà, integrità e buona fede in ogni rapporto stabilito con altri dipendenti di Flint Group, con il pubblico, con la comunità aziendale, con i clienti, con i fornitori e con le autorità governative e regolamentari. Un buon comportamento etico aziendale potrebbe risultare al di sopra di quello richiesto dalla legge. La politica di Flint Group è quella di gestire i propri affari in osservanza dei più elevati standard etici in vigore in ciascun Paese in cui il gruppo opera, in modo che l’integrità e l’onestà di Flint Group e dei suoi responsabili e dipendenti non vengano messe in discussione. 1 Per le finalità del presente Codice di Condotta, la definizione di “dipendente” include sia i dipendenti temporanei e permanenti sia i collaboratori. 2 IV. Sicurezza e ambiente Flint Group si impegna a svolgere la propria attività in conformità alle leggi e ai regolamenti ambientali e lavorativi vigenti, in modo da trattare con il massimo riguardo la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, nonché la salvaguardia ambientale. Pertanto, Flint Group si aspetta che i propri dipendenti facciano tutto il possibile per attenersi, nella lettera come nello spirito, alle leggi e ai regolamenti in materia. V. Condizioni di lavoro 1. Ambiente di lavoro Flint Group si impegna a instaurare un ambiente di lavoro sicuro e salutare per tutti i suoi dipendenti, appaltatori e visitatori attraverso procedure e controlli interni. 2. Lavoro forzato Flint Group ripudia ogni forma di lavoro forzato e agisce in conformità alle leggi in vigore in ogni Paese in cui opera. 3. Lavoro minorile Flint Group riconosce il diritto di ogni bambino a essere protetto dallo sfruttamento economico e agisce in conformità alle leggi vigenti in ogni Paese in cui opera per quanto riguarda l’età minima per l’impiego di dipendenti. Oltre a ciò, Flint Group si attiene costantemente alla Dichiarazione ONU sui Diritti dell’Infanzia (http://www.unicef.org/lac/spbarbados/Legal/global/General/declaration child1959.pdf). 4. Anti-discriminazione Flint Group riconosce la dignità di ciascuno dei suoi dipendenti e il diritto a un posto di lavoro esente da molestie, abusi o punizioni fisiche. Le decisioni riguardanti le assunzioni, i salari, i benefici, gli avanzamenti di grado, le cessazioni dei rapporti di lavoro e le pensioni si basano esclusivamente sull’abilità del dipendente di portare avanti il proprio lavoro. Flint Group non discriminerà nessun dipendente in base ad alcuna delle caratteristiche protette dalla legge vigente e, laddove la medesima azione non è altrimenti contemplata o prevista dalla legge vigente, si assicurerà sempre che non avvenga nessun tipo di discriminazione per ragioni di razza, credo, disabilità, genere, stato civile, maternità, religione o orientamento politico, età o orientamento sessuale. 5. Leggi sul lavoro Flint Group agisce in conformità alla legislazione, regolamentazione e agli standard industriali vigenti in materia di impiego. VI. Informazioni riservate Flint Group considera le informazioni riservate di proprietà come un’importante risorsa nelle proprie operazioni commerciali e ne proibisce l’uso non autorizzato o la divulgazione indebita. Flint Group ottiene occasionalmente informazioni riservate da compagnie terze e sottoscrive con esse un Accordo di riservatezza, in base al quale si impegna a proteggere le informazioni in questione. Flint Group rispetta i diritti di altre società ad avere informazioni riservate di proprietà e richiede ai propri dipendenti la totale osservanza, nello spirito come nella lettera, delle leggi e delle regolamentazioni vigenti in materia di protezione dei suddetti diritti. Tutte le informazioni private riguardanti Flint Group o i suoi affari, i dipendenti, i clienti e i fornitori sono strettamente riservate. Flint Group affida ai propri dipendenti, responsabili e direttori informazioni riservate, le quali devono essere utilizzate solo e soltanto per gli scopi commerciali stabiliti. Le informazioni riservate non sono divulgabili al di fuori di Flint Group, compresi familiari e amici, o ad altri dipendenti che non necessitano di tali informazioni per adempiere ai loro obblighi. Ai dipendenti di Flint Group potrebbe essere richiesto di firmare specifici accordi di riservatezza nel corso del loro impiego presso il gruppo. A tale scopo la lista di informazioni riservate di seguito elencate costituisce una linea guida, ma non dovrà essere considerata definitiva per quanto riguarda il contenuto e l’ambito di applicazione. Entro i limiti della giurisdizione e della legge vigente, l’obbligo per i dipendenti di Flint Group di mantenere tutte le informazioni riservate è prorogabile persino dopo la cessazione del rapporto lavorativo con Flint Group. 3 Segue una lista non esauriente delle informazioni riservate: 1. Gli attuali e previsti risultati finanziari del gruppo, prima che questi vengano resi di pubblico dominio dalla società stessa. 2. Segreti commerciali, inclusa qualsiasi informazione aziendale o tecnica come formule, programmi, metodi, procedimenti, tecniche, compilazioni o informazioni considerate di valore perché generalmente non rese note. 3. Tutti i diritti su ogni invenzione o processo sviluppato da un dipendente usando le strutture di Flint Group, o informazioni commerciali segrete che risultino da un qualsiasi lavoro di Flint Group e relative agli affari di Flint Group. 4. Dettagli su clienti, offerte, prezzi e condizioni. 5. Dettagli su fornitori, offerte, prezzi e condizioni. 6. Processi di fabbricazione, capacità e produzione. 7. Informazioni di proprietà come elenchi dei clienti o informazioni riservate riguardo ai clienti. 8. Qualsiasi tipo di comunicazione pubblica e tutte le comunicazioni mediatiche che riguardano Flint Group (diverse da semplici annunci commerciali) necessitano previa autorizzazione da parte dell’amministratore delegato di Gruppo. VII. Conflitti di interesse I dipendenti di Flint Group hanno l’obbligo di offrire la massima lealtà verso gli interessi di Flint Group. Dovranno evitare qualsiasi azione che coinvolga o possa creare un conflitto di interesse con Flint Group. Ai dipendenti è vietato avere rapporti commerciali o finanziari con fornitori, clienti o concorrenti che possano compromettere, o persino sembrino danneggiare, l’indipendenza di giudizio che potrebbero dover esprimere per conto di Flint Group. I dipendenti hanno l’obbligo permanente di riportare ai loro supervisori qualsiasi situazione che presenti la possibilità di un conflitto o disparità di interesse fra un dipendente e Flint Group. La comunicazione di qualsiasi potenziale conflitto tramite preavviso al proprio manager/supervisore rappresenta la chiave per la completa conformità al Codice. L’accettazione e l’offerta di doni, di trattamenti di cortesia commerciale e altre indennità dovranno essere gestite in piena osservanza della Politica globale di Flint Group: “Doni, trattamenti di cortesia commerciale o altre indennità offerte ai dipendenti da altre organizzazioni” (http://intranet.flintgrp.com/wMedia/documents/en/flint-group-hub/regulatoryeurope/Flint_Group_Gift_Policy.pdf). VIII. Corruzione nel commercio Flint Group vieta qualsiasi offerta, attuazione, richiesta o ricevimento di pagamenti in denaro o in natura (doni, favori, ecc.) che possa influenzare la decisione di singoli individui al fine di offrire vantaggi economici a Flint Group, o di ottenere trattamenti economici preferenziali in favore di Flint Group o che intenzionalmente conducono all’improprio svolgimento di una funzione. Flint Group si pone l’obiettivo di competere sul mercato sulla base di prodotti e servizi di qualità superiore e prezzi competitivi. La corruzione allo scopo di mantenere gli affari esistenti o al fine di ottenere nuovi affari non è accettabile ed è proibita in tutti i casi. Ogni violazione di questa politica sottoporrà il dipendente coinvolto nella suddetta pratica e ogni manager che incoraggia, supporta o consapevolmente ignora suddetta pratica ad azioni disciplinari, che potrebbero anche includere la cessazione del rapporto di lavoro per giusta causa. È importante tenere conto che tali azioni potrebbero, inoltre, violare le leggi vigenti e sottoporre i dipendenti a una multa e/o alla reclusione. Qualora durante il corso dell’impiego un dipendente si accorgesse di una qualsiasi forma di corruzione commerciale, questo dipendente sarà tenuto a informare sulla questione il livello di management da lui ritenuto più appropriato o il responsabile del controllo di conformità (vedi Articolo XVII “Consigli etici e segnalazioni di violazioni”). Questa politica non vieta né la concessione a clienti di rimborsi anticipati o semplici rimborsi derivati dalla pratica aziendale di negoziazione dell’acquisto, né la stipulazione di accordi finanziari da parte dei clienti, in base alla pratica aziendale, con entità giuridiche o con i titolari di suddette entità giuridiche. 4 IX. Rappresentanti governativi L’offerta di doni o atti di cortesia commerciale, se indirizzata a dipendenti governativi, è generalmente proibita dalle politiche legali e governative. Pertanto, nessun dono o atto di cortesia commerciale di alcun tipo potrà essere offerto ad alcun dipendente governativo, direttamente o indirettamente, senza la previa approvazione dell’ufficio legale di Flint Group. In aggiunta, nessuna elargizione di denaro potrà essere offerta per indurre ufficiali governativi nazionali o stranieri a ignorare i propri doveri o a svolgerli impropriamente. Qualora un dipendente dovesse avere dubbi su una particolare situazione o attività nei riguardi di un governo o un’agenzia governativa che potrebbe costituire una violazione della legge, tale dipendente dovrà consultare l’ufficio legale di Flint Group prima di intraprendere qualsiasi azione. X. Frode e attività criminale Qualsiasi tipo di frode o attività criminale può influire in maniera significativa sulla reputazione e il successo di Flint Group. Pertanto, Flint Group richiede ai suoi dipendenti, responsabili e direttori di denunciare ogni frode nota o sospetta, nonché ogni altra attività criminale che dovesse coinvolgere Flint Group o i suoi dipendenti. Qualora un dipendente di Flint Group venisse a conoscenza di qualsiasi attività o comportamento sospettoso, incluse le violazioni concrete o sospette riportate di seguito, il fatto dovrà essere denunciato come riportato nell’Articolo XVII del presente Codice di condotta: (la seguente lista è a titolo esemplificativo, ma non esaustivo) • • • • • • Contabilità impropria Questioni legate alla revisione dei conti Pratica commerciale sleale e ingannevole Violazioni della legge Violazioni delle regole e dei regolamenti societari Violazione del presente Codice di condotta XI. Leggi sull’antitrust e sulla concorrenza Flint Group osserva le leggi sull’antitrust e sulla politica di concorrenza vigenti. I dipendenti sono tenuti a non fornire ai concorrenti alcune informazioni sui prezzi di Flint Group o su questioni interne riguardanti i prezzi di Flint Group. È illegale stipulare con i concorrenti qualsiasi tipo di accordo o contratto riguardante prezzi, costi, termini, clienti, mercati, produzione, piani commerciali o qualsiasi altra questione che possa intaccare la concorrenza. Un accordo tacito per fissare i prezzi e ripartire i mercati è considerato tanto illegale quanto un accordo orale o scritto. La normativa in merito è molto complessa e qualora un dipendente dovesse avere il dubbio che una particolare attività o situazione possa rappresentare una violazione della legge, questi dovrà consultare l’ufficio legale di Flint Group prima di intraprendere qualsiasi azione. XII. Indagini ufficiali L’Autorità giudiziaria e gli enti pubblici preposti hanno la piena autorità di indagare su possibili violazioni della legge. Essi possono convocare udienze preliminari, emanare mandati di comparizione e richiedere interrogatori o testimonianze ai dipendenti di Flint Group. La politica di Flint Group mira alla cooperazione con qualsiasi ragionevole richiesta dei pubblici ispettori. Allo stesso tempo, Flint Group ha diritto a tutte le tutele previste dalle legge a beneficio della persona sotto indagine o accusata di illecito, inclusa la rappresentanza legale. Qualora un rappresentante di qualsiasi ente pubblico o l’Autorità giudiziaria dovesse contattare un qualunque dipendente di Flint Group o richiedere accesso a dati o documenti al fine di svolgere un’indagine, il dipendente dovrà chiedere i dettagli relativi all’indagine, avvisare immediatamente il proprio supervisore o l’ufficio legale di Flint Group, e rispondere secondo la consueta prassi commerciale di Flint Group. Il materiale corrispondente, documenti relativi all’indagine inclusi, dovranno essere forniti se la legge vigente lo richieda. Qualora sorgessero domande riguardo all’indagine o al comportamento da tenere in merito, il 5 dipendente dovrà contattare l’ufficio legale di Flint Group. XIII. Coinvolgimento politico È nostra politica fare in modo che i fondi aziendali non vengano utilizzati per contributi politici di nessun tipo e per nessun candidato o partito politico. Questo divieto include non solo i contributi diretti ma anche l’assistenza o il supporto indiretto a candidati o partiti politici attraverso l’acquisto di biglietti per la partecipazione a particolari cene o eventi di raccolta fondi, nonché l’elargizione di ogni altro bene, servizio o attrezzatura a partiti politici o comitati. Nessun individuo potrà essere direttamente o indirettamente rimborsato da Flint Group per qualsiasi contributo politico o per il costo della partecipazione a un evento politico. XIV. Monitoraggio delle operazioni commerciali e registri di Flint Group Flint Group crea e mantiene i libri contabili, le fatture, i registri e i bilanci che riflettono in maniera dettagliata, accurata e corretta le operazioni commerciali e le disposizioni del patrimonio delle risorse di Flint Group. Ciascun dipendente dovrà mantenere registri accurati e corretti delle operazioni commerciali, resoconti cronologici, note di spese e altri registri di Flint Group. Flint Group ha il compito di creare e mantenere un sistema di controlli interni sufficiente a garantire in maniera ragionevole che le operazioni commerciali siano autorizzate, eseguite e registrate appropriatamente. Tutti i libri contabili, i registri, i bilanci, i fondi e il patrimonio di Flint Group dovranno essere preservati al fine di riflettere in maniera corretta, accurata e dettagliata le operazioni commerciali e le disposizioni di base riguardanti l’attività di Flint Group nel periodo contabile appropriato in cui ha avuto luogo l’operazione commerciale in questione. Nessun dato verrà inserito per nascondere o mascherare intenzionalmente la vera natura di ciascuna operazione commerciale di Flint Group. A questo riguardo, si dovranno seguire le sottostanti linee guida: 1. Per nessuno scopo potranno essere costituiti fondi o beni patrimoniali illeciti, non registrati o non facenti parte dei libri contabili. 2. Non potranno essere create o pagate fatture false o fittizie. 3. Non potranno essere create voci falsificate o artificiali, così come non potranno essere emessi resoconti devianti 4. Le attività e passività di Flint Group dovranno essere identificate e dichiarate secondo le pratiche standard di Flint Group e i principi contabili, “GAAP”, come stabilito dalla prassi. Qualora un dipendente di Flint Group ritenga che i libri contabili e i registri di Flint Group non vengano mantenuti secondo questi requisiti, tale dipendente dovrà direttamente segnalare il problema al livello di management da lui ritenuto appropriato oppure agire come indicato nell’Articolo XVII, Consigli etici e segnalazione delle violazioni. XV. Utilizzo del patrimonio di Flint Group L’utilizzo del patrimonio di Flint Group è permesso solo per gli scopi commerciali legittimi di Flint Group, come indicato in dettaglio nel seguente Articolo XVI e nelle Policy IT di Gruppo, e solo da parte di dipendenti autorizzati o di coloro da quest’ultimi designati. Questo include i beni patrimoniali tangibili e intangibili. Alcuni esempi di beni tangibili includono attrezzature da ufficio quali telefoni, fotocopiatrici, computer, arredamenti, rifornimenti e attrezzature per la produzione. XVI. Internet e posta elettronica Internet e posta elettronica sono forniti ai dipendenti di Flint Group per uso commerciale e non personale. I dipendenti sono chiamati a utilizzare tali risorse in maniera coerente con le politiche e procedure di Flint Group, incluse, ove applicabile, la politica sull’uso corretto delle risorse tecnologiche di Flint Group 6 (http://ithelp.flintgrp.com/fgitintranet.nsf/dx/IT_G02_Acceptable_Use_of_Technology_Resources_Policy) e la politica sull’uso corretto della posta elettronica e di internet (http://ithelp.flintgrp.com/fgitintranet.nsf/dx/IT_G03_Electronic_Mail_and_Messaging_Policy). In aggiunta, gli utenti sono tenuti a rispettare le normative locali, statali e federali, includendo senza limitazioni le leggi internazionali vigenti e gli impegni contrattuali sulla politica dell’uso corretto della rete di Flint Group e dei fornitori di servizi internet. XVII. Consigli etici e segnalazione di violazioni È difficile trovare una risposta per molte delle questioni etiche che si devono affrontare quotidianamente durante le attività aziendali. In alcuni casi la cosa giusta da fare sarà ovvia, ma in altre situazioni più complesse potrebbe risultare difficoltoso per un dipendente prendere decisioni sul da farsi. Qualora un dipendente si trovi di fronte a una decisione etica difficile o abbia un dubbio sulla cosa giusta da fare o si accorga di un’attività o di un comportamento sospettosi, in tal caso tale dipendente dovrà parlarne con qualcun altro, per esempio al diretto superiore. In aggiunta, Flint Group si impegna ad assicurare che i propri dipendenti possano sollevare preoccupazioni in buona fede riguardo a condotte illegali o negligenze senza essere per questo soggetti a persecuzione, molestie o trattamenti discriminatori, e si impegna a svolgere indagini appropriate relative alle preoccupazioni sopra citate. Flint Group riconosce che la possibilità di segnalare certi comportamenti in buona fede rappresenta un aspetto importante del ruolo di ogni dipendente all’interno di Flint Group. Per quanto concerne le suddette segnalazioni (“whistleblowing”), Flint Group ha reso effettiva una policy ufficiale per i dipendenti del gruppo che può essere trovata sulla rete Intranet (Policy di garanzia dell’integrità) in diverse lingue, Italiano incluso (https://intranet.flintgrp.com/en/flint-grouphub/Policies/IntegrityAssurance.php). Qualora un dipendente non si senta a proprio agio nel parlare con il suo superiore diretto o con altri livelli del management, egli potrà sempre contattare i seguenti responsabili aziendali per la funzione di controllo di conformità: Charles Knott Presidente [email protected] Cel. +31 645 644 051 Russell Taylor Vicepresidente Senior, Risorse Umane [email protected] Cel. +44 7872 118 524 Verena Hahn Vicepresidente legale e amministrativo [email protected] Tel. +49 711 9816 593 Michelle Domas Vicepresidente, Tesoriere [email protected] Tel. +1 734 781 4620 Cel. +1 734 276 0194 È possibile contattare i responsabili aziendali per la funzione di controllo di conformità anche tramite: Area Asia/Pacifico: Yang Wenxian (Sally) Direttore delle Risorse Umane – Cina [email protected] Tel. +86 21 2020 4056 Area America Latina: Debbie Guberek Direttore regionale delle risorse umane per l’America Latina [email protected] Tel. + 56 23280414 7 Tutte le segnalazioni saranno seriamente considerate. Ciascuna sarà oggetto di indagine e, qualora risulti comprovata, sarà risolta attraverso appropriate azioni e/o atti disciplinari correttivi. Flint Group non permetterà alcuna forma di punizione contro chiunque che, in buona fede, riporti una violazione nota o sospetta delle Policy di Flint Group. XVIII. Amministrazione ed esenzione dal Codice di condotta Il presente Codice di condotta è sottoposto all’amministrazione e monitoraggio del Consiglio di Amministrazione di Flint Group. Qualsiasi domanda o ulteriore informazione riguardo al presente Codice di condotta dovrà essere prima di tutto indirizzata a un responsabile aziendale per la funzione di controllo di conformità. Ai dipendenti, responsabili e direttori di Flint Group è richiesto di seguire questo Codice di condotta e rappresentare Flint Group (e le sue società sussidiarie) in maniera responsabile in tutte le regioni e territori, in tutti i casi. In generale, non dovrebbero esistere variazioni o esenzioni dal presente Codice di condotta. Ciononostante, in rare circostanze in cui esista un conflitto con il Codice, potrebbe essere fatta una richiesta di esenzione. Le esenzioni saranno determinate caso per caso dall’amministratore delegato di Gruppo. Le esenzioni per i direttori e gli amministratori delegati dovranno essere determinate dal Consiglio di amministrazione. Per i membri del Consiglio di amministrazione, amministratori delegati o responsabili finanziari, il suddetto Consiglio ha la sola e assoluta autorità discrezionale di approvare qualsiasi variazione o esenzione dal Codice di condotta. Violazioni note o sospette di questo Codice di condotta saranno sottoposte a indagine e qualunque dipendente coinvolto in suddette violazioni potrà essere sottoposto a contestazione disciplinare, che potrebbe portare anche alla cessazione del rapporto di lavoro. Le informazioni fornite al Comitato per le verifiche di Flint Group includono: 1. Riassunto dei commenti e dei risultati derivati dal Certificato di Rappresentanza del Dipendente (ERC) 2. Notifica di tutte le questioni riguardanti la garanzia dell'integrità (IAI), dichiarandone dettagli e conclusioni 3. Questioni riguardanti frodi gravi o attività criminali eventualmente scoperte. Approvato dal Consiglio di amministrazione: Presidente: Charles F. Knott Data: 6 Dicembre 2012 8