Vademecum missioni

Missioni con l’INFN Firenze
Domande frequenti
(versione settembre 2015)
Riepilogo normativa missioni
Regolamento missioni sul territorio nazionale
Decreto ministeriale 23 marzo 2011 sulle missioni all’estero
PRIMA DI PARTIRE
Mi sono appena associato/a all’INFN e devo andare in missione. Cosa devo fare?
Per prima cosa bisogna accertarsi che il proprio contratto di associazione sia attivo (non basta la
richiesta), quindi bisogna procurarsi le credenziali per accedere al portale utenti INFN
(https://portale-sisinfo.infn.it/) compilando la form. Una volta ottenute le credenziali si può inserire la
richiesta di autorizzazione a compiere la missione (Inserisci missione).
La località di partenza deve essere SESTO FIORENTINO come suggerisce il sistema?
Di norma la missione parte dalla sede della Sezione a Sesto Fiorentino. Possono essere rimborsate
le spese di viaggio anche da e per una località diversa (domicilio o altra sede di lavoro), se questo
risulta più conveniente per l’INFN, previa autorizzazione del direttore. Per motivi assicurativi è bene
indicare la reale località di partenza al di là del fatto che venga riconosciuto il rimborso delle spese o
no.
Quando si può considerare iniziata o terminata la missione?
In attesa di indicazioni dalla sede centrale per una risposta certa, è bene indicare gli orari di partenza
(o di imbarco) e di arrivo da/a Sesto/Firenze o ad altra località, se autorizzata come al punto
precedente
Gli orari e le date nella richiesta di missioni possono essere modificati successivamente
alla prima richiesta di missione?
Ogni modifica di data deve essere fatta in qualsiasi momento si manifesti la necessità, con una
revisione da immettere autonomamente sul portale utenti. Gli orari invece vanno aggiornati al
momento della richiesta di rimborso perché possono avere influenza sul trattamento forfettario (che
è calcolato sulle 24 ore con arrotondamento alle 12 ore inferiori), sul cartellino per i dipendenti INFN
o comunque per motivi assicurativi.
Area controllata sì o no
In caso di dubbio chiedere ad Elisabetta Greco, che si occupa della radioprotezione.
Anticipo sì o no?
Per le missioni in Italia si ha diritto ad un anticipo fino al 75% delle spese che si presume di
sostenere per viaggio, vitto, pernottamento e quote di iscrizioni a convegni (vedi art. 9 del
regolamento missioni Italia). Per le missioni all’estero si può avere l’anticipo delle spese alberghiere,
in caso di rimborso a piè di lista, o del 90% del trattamento forfettario alternativo se scelto.
Attenzione: l’anticipo viene corrisposto solo su richiesta dell’interessato e sulla base delle spese
dichiarate al momento dell’apertura di missione. Pertanto fare molta attenzione a non sovrastimare
le spese perché eventuali differenze vanno restituite subito con bonifico bancario.
All’estero mi conviene il trattamento forfettario o il rimborso a piè di lista?
Dipende dalle spese che si prevede di sostenere e dalla possibilità di ottenere adeguata
documentazione delle spese medesime. Gli importi del trattamento forfettario variano da paese a
paese (e talvolta anche per la singola città).
Si consulti in proposito le tabelle contenute nel decreto ministeriale del 23.3.2011 per scoprire
l’importo giornaliero che ci spetta (classe 2).
Attenzione: l’importo tabellare è soggetto a ritenuta fiscale per la parte eccedente 77,47 € al giorno.
Se ho chiesto il trattamento forfettario e vedo che le spese sono superiori al previsto, posso
cambiare e passare al rimborso a piè di lista?
Sì con una revisione della missione sul portale. Il contrario (da piè di lista a forfettario) invece non è
possibile perché il trattamento forfettario deve essere autorizzato prima della partenza.
Come compilo la richiesta di missione se richiedo all’INFN meno giorni del periodo di
permanenza?
Il sistema informativo calcola automaticamente il trattamento forfettario dall’ora e data di inizio
missione all’ora e data di fine (arrotonda per difetto alle 12 ore). Quindi se all’interno del periodo di
permanenza vi sono dei giorni a carico proprio (ferie) questi vanno esclusi dal periodo di missione
anche se le date dei biglietti di viaggio sono diverse (eventualmente si può aggiungere una nota che
spiega il motivo di questa differenza).
Se si richiede il trattamento forfettario per un numero di giorni inferiore a quello complessivo di
permanenza (per esempio se la missione è parzialmente a carico di un altro ente), ma si vuole
comunque essere assicurati per gli infortuni per tutto il periodo, si inseriscano data e ora effettivi di
inizio e fine e si scriva chiaramente nelle note per quali giorni si richiede il trattamento forfettario (il
trattamento è automatico sul numero di giorni).
Per il rimborso a piè di lista è sufficiente richiedere il rimborso delle spese secondo necessità.
Devo andare al CERN. Metto Francia o Svizzera?
Come da circolare del Presidente n.18597 del 29.11.2011, le missioni al CERN sono consentite
soltanto sul territorio francese, quindi mettere CERN –Francia indipendentemente dal reparto del
CERN dove si lavorerà.
Come mi procuro i biglietti per il viaggio?
Per i biglietti con Trenitalia, bisogna ottenere un account aziendale con cui emettere i biglietti su
carta di credito della Sezione: rivolgersi a Silvia Cappelli, è sufficiente specificare un indirizzo email
che non sia utilizzato per un eventuale account personale con Trenitalia.
Per i biglietti aerei e marittimi si deve essere prima profilati con l’agenzia di viaggio Carlson
Wagonlit Travel, che ha vinto la gara nazionale INFN (rivolgersi a Silvia Cappelli). Una volta ottenute
le credenziali si può procedere a richiedere i biglietti tramite il portale CWTbook2Go. In caso di
difficoltà e/o urgenza si può comunque chiedere l’emissione dei biglietti in modalità assisted (per
email: [email protected] o per telefono: 06 8207 5449, orari di esercizio Ufficio Prenotazioni:
Lun-Ven, 8.30 – 19.00).
I biglietti emessi da CWT vengono addebitati sulla carta di credito della Sezione.
Si ricorda che, per qualsiasi segnalazione o rimostranza sul funzionamento dei contratti con
Trenitalia e CWT, è importante informare la responsabile del procedimento nazionale, Michela
Pischedda, [email protected].
Ma se faccio i biglietti per conto mio mi vengono rimborsati?
Sì, vengono comunque rimborsati. Tuttavia, oltre al vantaggio di non anticipare il costo dei biglietti, si
tenga presente che l’INFN ha stipulato questi contratti a livello nazionale perché vi convergano tutte
le spese di viaggio di tutte le strutture. Questo permetterà all’INFN di avere gli strumenti per stipulare
convenzioni vantaggiose con le compagnie aeree, di avere bonus aziendali da Trenitalia o
comunque di controllare le spese di missioni.
Infine, attenzione ai diritti di agenzia sui biglietti fatti per conto proprio: se più cari di quelli applicati
da CWT in modalità assisted (Euro 11,50, in modalità CWTbook2go sono zero), la differenza non
verrà rimborsata.
Posso fare i biglietti del treno con Italo?
Per il momento l’INFN non ha stipulato alcuna convenzione con NTV (Italo) e quindi è preferibile
usare Trenitalia. Se però ci sono motivi di convenienza di tratta o di orario (non tanto di tariffa), si
può utilizzare Italo anticipando personalmente la spesa del biglietto.
E’ possibile chiedere che la registration fee del convegno a cui devo partecipare sia pagata
direttamente dall’INFN?
Tecnicamente sarebbe possibile, ma purtroppo per ogni spesa pagata dall’INFN ci deve essere un
contratto (e relative pratiche per l’IVA se intracomunitaria). Pertanto bisogna che l’interessato paghi
autonomamente la fee, salvo chiedere l’anticipo sulla missione.
Posso usare l’auto per recarmi in missione?
Per le missioni in Italia è previsto che si possa autorizzare l’uso del mezzo proprio, con rimborso
dell’indennità chilometrica secondo le tabelle ACI e dei pedaggi autostradali, solo in alcuni casi:
mancanza o inadeguatezza di mezzi di linea, particolare esigenza di servizio, trasporto di materiale o
strumenti che rendano difficoltoso l’utilizzo dei mezzi di linea (art. 5 regolamento missioni in Italia).
La motivazione deve essere chiaramente specificata sulla richiesta di autorizzazione in modo che il
direttore possa autorizzare o meno l’uso del mezzo proprio, che deve essere intestato al dipendente
o ad un suo convivente.
Purtroppo non esiste ancora un regolamento INFN per le missioni all’estero e la possibilità di
utilizzare il mezzo proprio non è prevista né dal Regio Decreto 941/1926 né dal decreto ministeriale
del 23.3.2011.
E se serve noleggiare un automezzo?
Va autorizzato preventivamente (al momento dell’apertura della missione) e vengono rimborsate le
spese documentate (fattura noleggio, ricevute benzina, pedaggi autostradali).
E se volessi utilizzare l’auto propria senza chiedere alcun rimborso?
Bisogna scrivere nell’autorizzazione “mezzo gratuito”
Se si vuole almeno essere coperti dal punto di vista assicurativo, inserire nelle note: “intendo
raggiungere il luogo della missione utilizzando il mezzo proprio (marca, modello, targa),
regolarmente assicurato con polizza n.… presso la seguente compagnia … e sollevo l’INFN da ogni
responsabilità civile e penale, diretta e indiretta per i danni che l’uso del mezzo proprio possa
arrecare a persone.- ivi incluso il guidatore, eventuali trasportati e terzi – ed a cose, ivi incluso il
mezzo medesimo”.
E’ possibile in questo caso chiedere almeno l’equivalente del treno di seconda classe?
Sì, compilando l’apposita dichiarazione al momento del rimborso.
In questo caso, nell'autorizzazione va indicato come costo l’importo del treno.
Attenzione: non essendo una spesa documentata, su di essa verrà applicata la ritenuta IRPEF
secondo l’aliquota personale.
Posso utilizzare un automezzo dell’INFN?
Sì, salvo assicurarsi che sia disponibile sulla pagina del Servizio Tecnico Generale (calendario
prenotazioni)
In quali casi non posso pernottare nella località di missione?
Il regolamento INFN per le missioni in Italia prevede all’art. 3 c.3:
"Ove non sussistano esigenze che impongano il pernottamento nella località di missione, il
dipendente è tenuto a rientrare giornalmente in sede a condizione che la distanza tra la
località di missione e la sede di servizio sia percorribile con il mezzo terrestre di linea più
rapido possibile in un tempo non superiore a 60 minuti."
Per esempio, Bologna e Pisa si considerano località che prevedono il rientro giornaliero a Firenze.
Se gli orari di fine o di inizio del lavoro in missione non permettono il rientro, bisogna specificarlo
nell’autorizzazione.
Cosa devo fare se per cause di forza maggiore o di salute non posso partire?
Avvertire l’ufficio missioni e fare tutti i tentativi (per iscritto) per ottenere quanto possibile di rimborso
delle spese: da Trenitalia (se il biglietto è rimborsabile sul sito è attivo il tasto “Rimborso”), dalla CWT
([email protected] , anche se il volo è a tariffa non rimborsabile, si può ottenere almeno
l’importo delle tasse aeroportuali) o dagli organizzatori della conferenza in caso di fee.
Allegare tutte le richieste di rimborso tentate e le eventuali risposte e chiedere il rimborso per il resto
(anche se si tratta di biglietti forniti su carta di credito INFN).
Se i biglietti di viaggio sono forniti dall’INFN, il loro costo va inserito tra le spese presunte
nel modulo di apertura missione?
Sì, i biglietti forniti tramite agenzia o Trenitalia sono da considerare come un anticipo al dipendente e
quindi devono comparire tra le spese presunte e devono venire allegati poi al rimborso.
RIMBORSO (leggere comunque prima di partire)
Devo allegare qualcosa per il viaggio anche se i biglietti mi sono stati forniti dall’INFN?
Sì, i biglietti forniti tramite account aziendale Trenitalia o tramite agenzia convenzionata CWT sono
considerati “spese anticipate” dall’INFN e quindi, se non vengono allegati al momento del rimborso,
sono a carico del dipendente.
Devo stampare la richiesta di rimborso che ho immesso sul portale utenti?
I dati immessi tramite il portale utenti arrivano tutti sul sistema informativo Oracle. Ciò nonostante
spesso non sono ben visibili ed inoltre alcune dichiarazioni hanno bisogno di essere allegate agli atti
e controfirmate dal direttore. Per questo motivo si richiede di stampare la schermata della richiesta di
rimborso.
Posso chiedere il rimborso dei trasporti locali?
Sono rimborsabili i trasporti pubblici da e per l’aeroporto o la stazione e dall’albergo al luogo di
missione, se non è stato possibile alloggiare vicino a quest’ultimo (anche per le missioni all’estero).
Accertarsi che sui biglietti ci sia il prezzo, in caso contrario autocertificarlo scrivendo la cifra e
firmando accanto.
Posso chiedere il rimborso del taxi?
Se la missione è in Italia, l’uso del taxi è consentito per motivate esigenze di servizio o difficoltà
nell’uso di altri mezzi di trasporto (art. 5 c.3 del regolamento).
Se la missione è all’estero, il rimborso del taxi non è possibile perché lo sarebbe solo in presenza di
un accordo sindacale che per l’INFN non esiste. Per casi eccezionali e adeguatamente motivati, il
direttore può autorizzare sotto la sua responsabilità il rimborso anche nelle missioni all’estero.
Posso chiedere il rimborso del parcheggio in aeroporto?
Se la missione è in Italia, sì fino ad un massimo di 48 ore e in ogni caso non oltre 50 €.
Se la missione è all’estero non è previsto.
Posso chiedere il rimborso del parcheggio urbano o del garage in hotel?
Solo per le missioni in Italia, se è stato autorizzato il mezzo proprio o a noleggio (massimo 6 ore o
25 € al giorno).
Posso chiedere il rimborso di spese telefoniche o di collegamento ad internet per motivi di
lavoro?
Solo in caso di missione in Italia, perché previsto sul regolamento (art. 1 c.2), mentre non si
possono rimborsare nelle missioni all’estero perché ciò non è previsto.
Quali spese per l’alloggio sono rimborsabili?
Il dipendente inviato in missione ha diritto al rimborso delle spese sostenute e documentate da
ricevuta fiscale o fattura relative al pernottamento in camera singola o doppia uso singola.
L’importo della colazione (se separato dal pernottamento) verrà considerato come uno dei pasti
giornalieri di cui si ha diritto.
Ci sono dei limiti per le spese di alloggio?
Per le missioni in Italia si possono rimborsare fino a 200 € al giorno (indipendentemente dalla
categoria della struttura alberghiera).
Per la missioni all’estero è rimborsabile la seconda categoria alberghiera.
E se la struttura presso la quale vorrei alloggiare non emette ricevuta fiscale?
Non sono rimborsabili ricevute non fiscali, pur essendo legittimamente emesse usufruendo di
agevolazioni volte a favorire il turismo (B&B, affittacamere, agriturismi, siti online, ecc.).
La ricevuta fiscale ha caratteristiche ben precise (non solo il codice fiscale di chi la riscuote).
Posso alloggiare in un residence?
Solo in caso di missioni all’estero superiori ai 10 giorni solari, e solo se più economico rispetto al
soggiorno alberghiero.
Di quante ricevute di pasti posso chiedere il rimborso?
Attenzione: la normativa per le missioni in Italia e quelle all’estero differisce sia per il numero di
ricevute sia per l’importo massimo giornaliero rimborsabile.
In Italia: fino a tre ricevute giornaliere per un massimo di 61,10 €.
All’estero: fino a due ricevute giornaliere per un massimo che varia a seconda del paese
(consultare le tabelle del decreto ministeriale del 23/3/2015, ad es. per la Francia 45 €/giorno).
Quindi la terza ricevuta giornaliera all’estero (quella di importo minore) non viene rimborsata.
Posso chiedere il rimborso di uno scontrino fiscale per i pasti?
Sì, purché contenga il dettaglio di ciò che si è consumato.
Se lo scontrino riporta come dettaglio “varie”, “reparto 1” o simili, si può avere il rimborso solo se si
autocertifica il dettaglio, se cioè si scrive il dettaglio e si appone la propria firma. In questo caso si
può avere il rimborso, ma solo fino al limite di 10 € al giorno e su di esso viene applicata la ritenuta
IRPEF.
Le ricevute all’estero verranno valutate caso per caso. E' necessario che ci sia, oltre al costo,
almeno la ragione sociale del ristorante, il dettaglio del pasto e la data.
E se mi accorgo solo dopo aver consumato il pasto che il dettaglio non c’è?
In questo caso bisogna farsi certificare dal gestore il dettaglio sul retro dello scontrino (con timbro e
firma).
Posso chiedere il rimborso di scontrini di pizzicherie, panetterie o supermercati?
Non sono rimborsabili scontrini di acquisto di generi alimentari (tipo supermercato per intendersi)
ma solo scontrini emessi da esercizi dove si può consumare i pasti (ristoranti, bar, pizzerie, fast
food, ecc.)
Se mangio qualcosa alla stazione o all’aeroporto di Firenze prima di partire posso chiedere
il rimborso del pasto?
No, sono rimborsabili i pasti consumanti nella località di missione oppure durante il viaggio
o comunque fuori della provincia di Firenze..
Che tipo di ricevuta mi devo far rilasciare per l’iscrizione alle conferenze?
Secondo il Testo Unico sulle Imposte del Redditi, solo le spese di viaggio, vitto e alloggio sono
escluse dal reddito. Tutte le altre spese ammesse al rimborso, come per esempio le spese di
iscrizione a conferenze, sono quindi soggette ad IRPEF per la parte eccedente ai 15,49 € giornalieri
per le missioni in Italia e i 25,82 € per le missioni all’estero.
Tuttavia, se la ricevuta è intestata all’INFN (Codice fiscale 84001850589 in Italia e VAT #
IT04430461006 all’estero) si considera una spesa sostenuta in nome e per conto dell’INFN e
pertanto non tassabile ai fini dell’IRPEF.
E se la ricevuta non è fiscale?
L’importante è che sia chiaro che è per nome e per conto dell’INFN (pur riportando il nome della
persona partecipante al convegno).
Sono rimborsabili altre spese nell’ambito della conferenza?
Le cene sociali, se quotate a parte, si considerano come uno dei pasti di cui si ha diritto per quel
giorno (entro i limiti previsti e se il rimborso è a piè di lista per le missioni estere). Le attività
ricreative, escursioni, ecc. non sono rimborsabili.
Posso chiedere il rimborso di spese sostenute per stampa poster o simili nell’ambito della
conferenza?
Sì, ma non sono da considerarsi spese inerenti alla missione. Il rimborso va richiesto come spese
minute tramite fondo economale.
Posso chiedere il rimborso di spese sostenute per imprevisti con il mezzo INFN?
Sì ma fuori dalle spese della missione, cioè tramite cassa.
Come faccio a sapere quando mi arriverà il rimborso della missione?
Sul portale utenti si può visualizzare lo stato del rimborso, il numero e la data del mandato di
pagamento.
Attenzione: la dicitura “liquidata” non vuol dire che è stato emesso il pagamento, ma solo che è
stato fatto il calcolo di quanto dovuto. La liquidazione è soggetta a controllo e poi alla firma del
direttore. Inoltre, se si tratta di un dipendente e la missione ha una quota IRPEF, non può essere
pagata prima del mese successivo alla sua comunicazione alla sede centrale.