Manuale d`uso Ricetta Elettronica con Wingesfar

RICETTE DEMATERIALIZZATE
Novità e modifiche
del gestionale
Wingesfar per la
gestione delle
ricette dematerializzate
Gennaio 2014
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Autore: Qualità in Farmacia S.r.l.
Gennaio 2014
Indice
Indice .............................................................................................................................................. 2
Glossario......................................................................................................................................... 3
Flusso della ricetta DE-materializzata............................................................................................. 4
Attivazione ricetta DE-materializzata ............................................................................................. 6
Vendita al Banco ............................................................................................................................ 9
Flusso operativo generale ........................................................................................................... 9
Erogazione di una ricetta elettronica ........................................................................................... 9
Presa in Carico di ricetta elettronica .......................................................................................... 10
Erogazione dei prodotti ............................................................................................................. 12
Controllo prescritto/erogato ..................................................................................................... 13
Trasmissione/chiusura ricetta ................................................................................................... 15
Gestione Ricetta in assenza di collegamento ............................................................................. 16
Promemoria giornaliero (menu principale Wingesfar) ................................................................. 19
Tariffazione e Distinta Contabile .................................................................................................. 20
Requisiti minimi di sistema .......................................................................................................... 22
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Gennaio 2014
Glossario
SAC: Sistema Accoglienza Centrale (Server centrale Nazionale gestito da Sogei che contiene tutti i
dati delle prescrizioni elettroniche. A questo sistema accedono sia medici che farmacisti).
SAR: Sistema Accoglienza Regionale (come sopra ma gestito a livello Regionale)
NRE: Numero Ricetta Elettronica
CF: Codice Fiscale
TS: Tessera Sanitaria
DEM: ricetta DEMaterializzata
Promemoria: è il sostituto della classica ricetta rossa. E' un foglio di carta su cui il medico ha
stampato i dati della prescrizione. Contiene 2 informazioni importanti e necessarie per l'erogazione
della prescrizione: NRE e CF.
Prescritto: ciò che il medico ha prescritto al paziente
Erogato: ciò che il farmacista ha consegnato al paziente
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Flusso della ricetta DE-materializzata
1) L’assistito si reca dal medico curante che provvede a compilare la ricetta e ad inviare al sistema
di accoglienza SAC/SAR e a rilasciare il Promemoria all’assistito.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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2) L’assistito si reca in farmacia con il Promemoria, la Farmacia legge con lo scanner il codice
fiscale dell’assistito e il codice NRE, il programma gestionale interroga la prescrizione
corrispondente sul sistema di accoglienza SAC/SAR e la Farmacia provvede ad erogare il farmaco
all’assistito e a completare la trasmissione dichiarando lo stato di Ricetta Erogata e a ritirare il
Promemoria.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Attivazione ricetta DE-materializzata
Per l’attivazione della ricetta dee-materializzata sono necessarie le credenziali della farmacia.
Le credenziali devono essere comunicate da Sogei ad ogni singola farmacia tramite due
comunicazioni, la prima inviata per posta e la seconda ritirata presso la propria Asl.
Di seguito un esempio delle due comunicazioni con evidenziati i dati da inserire come credenziali
di accesso
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Le credenziali fornite devono essere inserite tramite l’apposito bottone che trovate sul gestionale
come nell’esempio sotto riportato
Selezionando il bottone verde “Imposta credenziali ricetta elettronica” il programma richiede le
credenziali, quindi confermare con il bottone “OK”
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Vendita al Banco
Flusso operativo generale
Il flusso operativo generale, prevede alcuni semplici passi:
1. Interrogazione della ricetta elettronica dal SAC/SAR (la ricetta viene "presa in
carico/impegnata" dalla farmacia)
2. lettura codice minsan + targatura dei prodotti da erogare
3. controllo sulla coerenza tra prescritto ed erogato
4. trasmissione/chiusura della prescrizione al SAC/SAR
Di seguito le modalità di erogazione di una prescrizione e tutte la varianti possibili.
Erogazione di una ricetta elettronica
Per erogare una ricetta elettronica è necessario inserire con la seguente sequenza:
1. CF del paziente (da TS o dal Promemoria)
2. NRE, preso dal Promemoria
Tramite queste 2 informazioni il gestionale si collega al SAC/SAR per richiedere il download della
prescrizione elettronica.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Presa in Carico di ricetta elettronica
A download effettuato appare una videata nella quale vengono mostrati tutti i dati della
prescrizione. Di seguito un esempio:
Come si può notare, a partire dall'alto verso il basso, abbiamo i seguenti riquadri che mostrano
rispettivamente:



elenco dei prodotti prescritti (riquadro in alto) dal medico con rispettiva quantità
dati della prescrizione (riquadro centrale)
o NRE
o Cognome e nome del paziente
o Tipologia di esenzione
o CF Medico
o Data di emissione della prescrizione (data medico)
o Numero giorni trascorsi dalla data di prescrizione rispetto alla data in cui si vuole
effettuare l'erogazione (data odierna)
o Tipologia di vendita abbinata (tabella Tipi Vendite) in funzione alla tipologia di
esenzione della prescrizione (l'abbinamento è necessario una tantum)
elenco prodotti equivalenti (riquadro in basso) relativi al prodotto su cui sono posizionato
con il cursore. In azzurro viene evidenziato il prodotto di partenza, ossia quello presente
nella prescrizione del medico. L'elenco è in ordine decrescente di giacenza. E' possibile
modificare l'ordinamento agendo semplicemente sulla testata dell'elenco stesso.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Nella Toolbar sono a disposizione i seguenti strumenti:





F1 Conferma: bottone/tasto per confermare la prescrizione elettronica, ossia per
indicare che si procede all'erogazione dei prodotti (vedi Presa in carico ricetta
elettronica)
Stampa: stampa l'elenco delle ricette elettroniche e rispettivi prodotti. Utile
soprattutto quando si stanno erogando più ricette per lo stesso paziente e si vuole
avere una comoda lista di prelievo per il farmacista.
Stampa Promemoria: consente la stampa su foglio A4 di un fac-simile del
promemoria, utile nel caso in cui il promemoria originale sia assente o
particolarmente rovinato
Robot: Per richiamare i prodotti gestiti a Robot
Sospendi Erogazione: Per sospendere temporaneamente l’erogazione della ricetta
e comunicare al sistema SAC/SAR che la ricetta è stata presa in carico dalla
Farmacia ma sospesa.
Alla pressione del Bottone F1 la prescrizione è stata scaricata dal SAC/SAR ed assume uno stato di
"presa in carico" o di "ricetta impegnata" dalla farmacia stessa. Ciò significa, per esempio, che se
un'altra farmacia dovesse interrogare la stessa ricetta, questa non risulta disponibile.
Quindi, prestare molta attenzione in quanto, se la ricetta per qualsiasi motivo, non venisse erogata
o comunque chiusa comunicando al SAC/SAR l'operazione, questa risulta impegnata dalla farmacia
che l'ha interrogata e non utilizzabile da nessun altro.
Per cui se non si intende procedere con l'erogazione dei prodotto, premendo il tasto ESC, il
gestionale esegue una operazione di "sblocco" della ricetta comunicando l'operazione al SAC/SAR.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Erogazione dei prodotti
A questo punto il farmacista prende i prodotti da erogare in funzione a quanto prescritto ed in
funzione anche all'eventuale scelta/sostituzione del generico (vedi riquadro in basso della videata
sopra).
Per proseguire, è necessario leggere con il lettore ottico il codice minsan e la targatura di ogni
confezione da erogare. La lettura dei codici a barre può essere effettuata direttamente nella
videata di cui sopra oppure direttamente in Vendita al Banco (nel campo giallo) dopo aver
premuto il tasto F1 (Conferma).
Ogni volta che viene letto il codice minsan, appare la seguente finestra per la richiesta del
rispettivo codice targatura:
Consigliamo molta attenzione alla lettura del codice targa, in quanto su questo codice
attualmente non è possibile eseguire controlli di correttezza di abbinamento tra Minsan e Targa.
Per esempio potrebbe succedere che venga letto il codice targa di un altro prodotto al posto di
quello per cui si è letto il minsan. Attualmente, non siamo a conoscenza di controlli relativi alle
targhe, in ambito Sogei, anche perchè questi sono codici progressivi univoci solo a livello di
prodotto, per cui, sempre facendo esempi, il codice targa 1234 del prodotto A, è presente anche
nel prodotto B. Controlli incrociati saranno possibili solo quando Sogei o chi per essa, avrà a
disposizione una Banca Dati dei codici targatura. Può essere verosimile che sia in fase di
costruzione per utilizzo in futuro.
Il bottone "No Targa" (sopra), serve nel caso in cui si stia erogando l'ossigeno, che non ha targa.
Al termine dell'operazione di inserimento Minsan+Targa, il gestionale esegue il controllo di
correttezza tra ciò che è stato prescritto e ciò che sta per essere erogato al paziente. Viene quindi
mostrata una videata di controllo finale (di seguito un esempio), prima della conferma definitiva.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Controllo prescritto/erogato
Il controllo prescritto/erogato, mette in evidenza le eventuali discrepanze tra prescrizione del
medico ed erogazione da parte del farmacista. Al centro e sul lato sinistro, abbiamo l'elenco dei
prodotti prescritti dal medico e sulla destra ciò che il farmacista ha dichiarato in fase di erogazione
prodotti. Se non ci sono avvisi particolari (vedi sotto) e la ricetta è corretta, si può procedere con la
trasmissione verso il SAC/SAR premendo il tasto F1 o il bottone Trasmissione presente in alto a
sinistra nella Toolbar.
Tramite i bottoni in Toolbar è possibile effettuare la stampa del promemoria e l'inserimento di
eventuali contributi Notturni/Diurni a favore della farmacia.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Di seguito analizziamo quali sono i casi segnalati dalla funzione di controllo prescritto/erogato
Il prescritto e l'erogato corrispondono.
La scritta è volutamente in verde, a significare che è tutto OK, per cui si può procedere
speditamente alla Trasmissione/Chiusura della ricetta verso il SAC/SAR.
Anche nella parte centrale relativa ai prodotti prescritti/erogati, in particolare nella colonna Stato,
abbiamo l'indicazione tramite icona verde, che sta a significare l'esatta corrispondenza tra prodotti
prescritti ed erogati.

Ora, quindi si può procedere con la trasmissione/chiusura della ricetta verso il SAC/SAR.
Il prescritto e l'erogato corrispondono.
La scritta è volutamente in verde, a significare che è tutto OK, per cui si può procedere
speditamente alla Trasmissione/Chiusura della ricetta verso il SAC/SAR.
In questo caso abbiamo un prodotto che coincide perfettamente, ma per il secondo, è stato
erogato un suo sostituto ossia un prodotto facente parte della lista di trasparenza e che ha lo
stesso dosaggio, per cui tutto OK.

La stessa segnalazione, ovviamente, la si può visualizzare nel caso si sostituissero tutti i prodotti
prescritti (due nell'esempio sopra) con i rispettivi sostituti.
Ora, quindi si può procedere con la trasmissione/chiusura della ricetta verso il SAC/SAR.
 NON sono stati erogati tutti i prodotti prescritti
La scritta è volutamente in nero, a significare che ci sono delle discrepanze da verificare, ossia uno
dei prodotti prescritti, non è stato erogato (non sono stati letti il codice minsan e la targatura).
Vedi esempio sotto.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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A questo punto si può uscire (premendo ESC) ed inserire il minsan e la targa del prodotto
mancante.
In alternativa è comunque possibile effettuare la trasmissione/chiusura della prescrizione.
Potrebbe essere il caso in cui il paziente (per motivi suoi) non voglia ritirare uno dei due prodotti.
Premendo F1 (trasmissione) viene posta la seguente domanda, a cui se si risponde di Chiudere
comunque la ricetta (riga gialla), la prescrizione viene appunto Chiusa in modalità Parziale nei
confronti del SAC/SAR.
Trasmissione/chiusura ricetta
Superati i controlli sopra, si può procedere con la trasmissione della ricetta verso il SAC/SAR,
premendo il tasto F1 o il bottone Trasmissione presente nella Toolbar in alto a sinistra.
A termine della trasmissione sarà proposto il numero della ricetta da apporre sul promemoria
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Gestione Ricetta in assenza di collegamento
Potrebbe capitare per qualsiasi motivo che la Farmacia sia in assenza di linea internet oppure il
servizio di accoglienza SAC/SAR abbia problemi.
Al passaggio del Codice Fiscale seguito dal codice NRE il programma mostra un messaggio di errore
come in esempio
Rispondere OK al messaggio e gestire il promemoria come una qualsiasi Ricetta Rossa seguendo
comunque le indicazioni riportate sul promemoria.
Al momento di riacquisizione della linea e/o il ristabilirsi della normale attività seguire i passi
sopracitati per l’erogazione standard dei prodotti fino alla trasmissione della ricetta al sistema
SAC/SAR
Dopo aver rilevato il numero da apporre sul promemoria suggerito dal sistema il programma ci
porterà in vendita con i prodotti da erogare per la solita gestione, in questo caso non sarà
necessario concludere l’operazione di vendita ma sarà necessario abbandonare la vendita
premendo il pulsante ESC sulla tastiera.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Controllo Ricette erogate
E' possibile consultare le prescrizioni dalla funzione di Vendita, tramite menu a tendina (Space),
Ricette Elettroniche, Ricette Elettroniche gestite.
Posizionarsi su qualsiasi riga e utilizzare il tasto destro del mouse per visualizzare la Legenda che
spiega il significato delle icone presenti nell'elenco delle prescrizioni:
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Gennaio 2014
Funzioni della Toolbar
Posizionamento nei mesi precedenti/successivi e mese corrente:
Impostazione ed azzeramento filtri di ricerca:
Dettaglio prescrizione (o INVIO o Doppio click con il mouse)
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Promemoria giornaliero (menu principale
Wingesfar)
Nel promemoria del menu principale di Wingesfar, sono stati introdotti dei contatori che
richiamano l'attenzione e che permettono di visualizzare il numero di RE, scadute o in scadenza.
Di seguito i casi:

Ricette errate - Sono caratterizzate dall'icona rossa e corrispondono alle ricette degli ultimi
60 giorni per le quali la trasmissione non è andata a buon fine.

Ricette in scadenza - Sono caratterizzate dall'icona gialla e corrispondono alle ricette
sospese (parzialmente o totalmente) che scadranno nei prossimi 6 giorni.

Ricette scadute - Sono caratterizzate dall'icona blu e corrispondono alle ricette sospese
(parzialmente o totalmente) per le quali la data medico è superiore ai 30 giorni (quindi non
sarà più possibile erogarle).
Tutti questi avvisi nel promemoria giornaliero, riguardanti le ricette elettroniche, hanno
delle caratteristiche comuni, in particolare:
1. Viene visualizzata l'ora in cui è stato effettuato il conteggio. Questo perché il
promemoria non è aggiornato in tempo reale: quindi è possibile che nel frattempo
qualche altro terminale abbia effettuato delle operazioni sulle ricette elettroniche
che hanno modificato lo stato.
2. Cliccando sull'icona viene riproposta la visualizzazione delle ricette elettroniche con
il filtro automaticamente impostato sullo stato corrispondente.
Nota: il promemoria viene aggiornato solo all'uscita e successivo reingresso in Wingesfar.
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Tariffazione e Distinta Contabile
Per la chiusura del mese contabile con stampa DCR, è sufficiente posizionarsi nel menu
Tariffazione e, tramite la voce "Ricette Elettroniche" del menu a tendina, selezionare la voce
"Importa ricette elettroniche in tariffazione".
Questa funzione serve per copiare automaticamente le ricette elettroniche erogate nel
mese, all'interno del mese contabile di tariffazione su cui si è posizionati, confermare
l’importazione come da esempio
Data pubblicazione: 09/01/2014
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E’ possibile consultare le ricette importate dal menu Ricette Tariffate
Al termine dell'importazione, è possibile proseguire con le normali procedure di chiusura del mese
contabile (Import prodotti doppio canale, Stampa mazzette, Stampa DCR, invio file Federfarma...).
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Requisiti minimi di sistema
A livello generale, per poter utilizzare la procedura sono necessari i seguenti requisiti:





collegamento internet stabile;
Microsoft .NET Framework 3.5 o superiore. Requisito non obbligatorio sui terminali dove è
possibile attivare la modalità "Watcher";
utilizzo procedura Vendita al Banco “avanzata”;
lettori Barcode abilitati alla lettura del codice targatura dei farmaci.
per chi volesse utilizzare la funzionalità di zoom+ e zoom- nelle griglie (vedi ad esempio
interrogazione ricette) è necessario il runtime 9.2.1
Per quanto riguarda i lettori barcode di seguito sono riportati per ogni modello i codici da leggere
per attivare la rilevazione del codice targatura per ogni modello
DATALOGIC HERON D130
1
2
Enter configuration
Code 2
3
4
Exit and save configuration
Enable Interleaved 2/5
Data pubblicazione: 09/01/2014
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SYMBOL LS2208
1
2
I 2/5 Any lenght
Enable Interleaved 2/5
SYMBOL LS1902T
1
2
I 2/5 Any lenght
Enable Interleaved 2/5
Data pubblicazione: 09/01/2014
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Gennaio 2014
HONEYWELL 1250G
1
2
I25DFT
I25ENA1
HONEYWELL 3800/3800G
1
Data pubblicazione: 09/01/2014
24
Autore: Qualità in Farmacia S.r.l.
Gennaio 2014
HONEYWELL 1300G
1
Data pubblicazione: 09/01/2014
25
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