Istruzioni email federali

Federazione Italiana Rugby
Ufficio C.E.D.
COMUNICAZIONE A TUTTI GLI UTENTI DELLA POSTA ELETTRONICA FEDERALE
Oggetto: Utilizzo della Posta Elettronica Federale
L’account di posta elettronica federale, è il mezzo ufficiale per le comunicazioni della FIR verso le
società affiliate ed altri operatori come arbitri e allenatori.
Ogni società/operatore ha il compito di gestire l’account di e-mail federale in modo che possa
sempre ricevere posta senza blocchi, così da consentire la certezza e fluidità delle comunicazioni.
Inoltre, usare l’account federale per comunicare alle altre società ed alla federazione, garantisce
la propria riconoscibilità all’utente che riceve.
L’account federale è consultabile via web-mail da qualsiasi computer sul nostro sito internet
http://www.federugby.it inserendo la propria e-mail e password negli appositi spazi in basso a
sinistra del sito. Da NOTARE che è necessario abilitare i “POP UP”, molte barre di Explorer li
bloccano come pre-impostazione, controllate sulla barra in alto che non siano segnalati blocchi
per i POP-UP.
E’ anche possibile, e consigliabile, configurare l’account su programmi di posta come Outlook,
Outlook express, Thunderbird etc. come più avanti spiegato.
Di seguito alcuni consigli per un corretto uso dell’account federale:
1. sulla web-mail potete inserire un recapito e-mail alternativo che sarà utile nel caso di
smarrimento della password, per inserirlo seguite questi passi:
• accedete alla web-mail
• fate click sulla voce “opzioni” posta nel menù orizzontale in alto
• fate click sulla voce “Account” posta nel menù al lato sinistro
• fare click sul pulsante “modifica” che appare tra gli altri due “aggiungi e
cancella”
• nel box a fianco della dicitura “Indirizzo e-mail alternativo” inserire un indirizzo di
posta diverso da quello federale al quale vi sarà mandata la password nel caso
di smarrimento .
• Confermare l’operazione facendo click sul pulsante in basso “salva modifiche”
2. Se usate la web-mail potete aggiungere la vs. firma che verrà posta ad ogni invio,
questo darà la possibilità di essere meglio identificati e magari resi contattabili in base ai
dati e recapiti indicati ai vostri interlocutori:
• accedete alla web-mail
• fate click sulla voce “opzioni” posta nel menù orizzontale in alto
• nella sezione “identità”, inserite il testo per la Vs. Firma nel box sotto la dicitura:
”FIRMA:”
• Confermare l’operazione facendo click sul pulsante in basso “salva modifiche”
3. Se desiderate adattare l’aspetto della web-mail al vs gusto, potete modificarlo come di
seguito:
• accedete alla web-mail
• fate click sulla voce “opzioni” posta nel menù orizzontale in alto
• nella sezione “VISUALIZZAZIONE”, dove posta la voce “Aspetto Web Mail” fate
click sul pulsante con la freccetta alla fine del box di testo, vi sarà presentata
una lista di pre-impostazioni tra cui scegliere, personalmente vi consiglio quella
“Outlook 2003 like”.
• Confermare l’operazione facendo click sul pulsante in basso “salva modifiche”
Stadio Olimpico-Curva Nord - Foro Italico - 00194 Roma
Tel. +39 06.45213171 – Fax. +39 06.45213186 - P.I. 02151961006
e-mail: [email protected] - www.federugby.it
4. Appena ricevete gli estremi dell’account è consigliabile cambiare la password, prima di
farlo seguite il punto 1, poi fate come segue:
• accedete alla web-mail
• fate click sulla voce “opzioni” posta nel menù orizzontale in alto
• fate click sulla voce “Account” posta nel menù al lato sinistro
• fare click sul pulsante “modifica” che appare tra gli altri due “aggiungi e
cancella”
• trovate due diciture una per l’inserimento della nuova password e l’altro per la
conferma della stessa, dovete inserire 2 volte la stessa password.
• Confermare l’operazione facendo click sul pulsante in basso “salva modifiche”
5. Evitare di attivare gli inoltri automatici che possono creare grossi problemi nel caso di
passaggio di grandi quantità di e-mail classificata come spam, si può arrivare a
generare il blocco totale di tutte le e-mail federali da parte del garante.
6. La web-mail ha una cartella di SPAM (posta spazzatura), purtroppo è possibile che
qualche volta delle e-mail “buone” vengano per errore poste automaticamente in
questa cartella, è consigliabile quindi, visionare la cartella sulla web-mail regolarmente
anche perché il sistema eliminerà automaticamente i messaggi più vecchi di una
settimana presenti all’interno di essa .
7. L’account di posta Federale può essere configurato su outlook o altro client di posta, i
parametri richiesti saranno i seguenti:
• Nome utente: è la vs. e-mail completa (es. [email protected])
• Password : quella che vi è stata indicata o quella che avete sostituito voi stessi
come indicato al punto 4.
• Server POP3: relay.federugby.it
• Server smtp: questo è indicato dal Vs. provider della connessione internet (es.:
Alice=out.alice.it)
È anche possibile fare in modo che più computer scarichino gli stessi messaggi,
questo si rende necessario quando più persone collaborano in uno stesso
reparto/organizzazione, per fare ciò sulla configurazione avanzata trovate diciture
come:
Lascia messaggi sul server (che va selezionato in questo caso)
Rimuovi messaggi più vecchi di:… (qui chiede di cancellare i messaggi dalla web
mail dopo un certo tempo, suggerirei 60 giorni in modo che tutto il gruppo abbia il
tempo di scaricare i messaggi dal server), se impostate 60 gg. vuol dire che sulla
web-mail avrete sempre gli ultimi 60gg di messaggi e gli altri saranno
automaticamente cancellati liberando spazio nella casella (il Vs. limite complessivo
odierno è 50mb).
Una guida grafica alla configurazione del vostro account è consultabile on line dall’apposito link “GUIDE DI
CONFIGURAZIONE” posto sotto ai campi per l’accesso alla web mail.
Una cosa da tenere a mente quando si ricevono e-mail da una lista più vasta di destinatari, quando si
risponde, è bene fare click su “rispondi” e non su “rispondi a tutti” poiché così la risposta sarebbe inviata a
tutta la lista di distribuzione…alla faccia della privacy.
È bene inoltre raccomandare un uso responsabile dello strumento che la Federazione vi mette a
disposizione al fine di evitare ripercussioni anche legate alla sicurezza globale del servizio stesso.
Il Responsabile CED
Giancarlo Di Iorio
Federazione Italiana Rugby – Ufficio C.E.D.
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DICHIARAZIONE PER LA RE-IMPOSTAZIONE DELLA PASSWORD
PER IL PROPRIO ACCOUNT FEDERALE
Spett.le Federazione Italiana Rugby
Segreteria Federale
Il sottoscritto _____________________________________
Presidente della società: ___________________________
Cod. _________ consapevole delle responsabilità che si assume con
la presente dichiarazione
DICHIARA
di non essere più in possesso della password per l’uso della email societaria attribuita dalla federazione ovvero (account della
società’):_______________________________________
CHIEDE
Di re-impostare la password per l’account sopra specificato
con la seguente sequenza numerica (solo numeri minimo 6):
___________________________
(successivamente potrà essere
modificata in
indicato nelle istruzioni d’uso)
autonomia
come
______________,__/__/200_
Il Presidente della Società
___________________________
___________________________
_____________________
(Timbro della società)
L’evasione della presente richiesta comporterà la modifica della password, di conseguenza chiunque fosse
precedentemente delegato a scaricare la posta ed i programmi che erano impostati per farlo non potranno
più espletare la loro funzione, sarà cura del richiedente provvedere alla comunicazione della password alle
persone autorizzate in modo sicuro.
Inviare il presente modulo via fax allo 0645213186 alla attn. Del CED oppure la scansione dell’originale
firmato alla e-mail: [email protected]
Federazione Italiana Rugby – Ufficio C.E.D.
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e-mail: [email protected] - www.federugby.it