Labs di Google Calendar

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Google Calendar per assistenti amministrativi
Se gestisci direttamente i calendari di altre persone, questa è la guida di Google Calendar adatta a
te. La guida contiene le istruzioni per la configurazione dei calendari delegati e per le attività comuni
in Google Calendar, nonché trucchi e suggerimenti per aumentare l'efficienza e informazioni sui Labs
di Google Calendar consigliati agli assistenti amministrativi.
Sommario
Impostazione di un calendario delegato
Panoramica dei calendari delegati
Operazioni consentite e non consentite
Come vengono visualizzati gli eventi da parte degli invitati
Accedere al calendario del proprio manager
Ricevere notifiche per il calendario del proprio manager
Suggerimenti sull'uso delle notifiche
Attività comuni nel calendario
Accettare o rifiutare eventi per conto del proprio manager
Accettare o rifiutare dalle notifiche email
Accettare o rifiutare dalla visualizzazione del calendario delegato
Aggiungere una nota alla risposta a un invito
Visualizzare rapidamente lo stato delle riunioni (invito, accettato, rifiutato)
Creare eventi per conto del proprio manager
Pianificare nel calendario del proprio manager
Scegliere l'impostazione relativa alla privacy
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Specificare il fuso orario dell'evento
Invitare delle persone agli eventi
Invitare delle persone agli eventi
Verificare la disponibilità degli invitati
Invitare gruppi di Google agli eventi
Selezionare opzioni per gli invitati nella sezione “Gli invitati possono”
Aggiungere risorse di Calendar (ad esempio, delle sale) agli eventi
Pianificare eventi ricorrenti
Inviare notifiche di eventi agli invitati
Inviare inviti a eventi solo a invitati specifici
Inviare email sull'evento agli invitati
Creare promemoria di eventi visualizzabili solo dal proprio manager
Modificare i dettagli di un evento dopo la sua creazione iniziale
Inviare aggiornamenti agli invitati quando modifichi i dettagli dell'evento
Trascinare l'evento per modificare l'orario o il giorno
Duplicare gli eventi
Trasferire la proprietà di un evento
Quando gli invitati modificano i dettagli dell'evento nei propri calendari
Stampare calendari
Personalizzare la visualizzazione del calendario
Visualizzare rapidamente un solo calendario
Mostrare un fuso orario aggiuntivo
Nascondere le riunioni rifiutate
Disattivare l'aggiunta automatica di inviti nel calendario
Ottimizzare il tempo di caricamento del calendario
Creare nuovi calendari
Creare un nuovo calendario
Creare un calendario per una sala o una risorsa controllata da te
Come risparmiare tempo con le scorciatoie da tastiera di Google Calendar
Google Calendar: trucchi e suggerimenti
Utilizzo delle attività in Google Calendar
Aggiungere calendari interessanti da Google Calendar
Aggiungere calendari per le risorse preferite (sale riunioni)
Includere il link “Aggiungi al mio calendario” nelle email
Labs di Google Calendar
Attivazione di Labs
Labs di Google Calendar suggeriti
Impostazione di un calendario delegato
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Panoramica dei calendari delegati
Operazioni consentite e non consentite
Se il tuo manager delega il suo Google Calendar a te, potrai eseguire per suo conto le seguenti
operazioni:
●
●
●
●
Rispondere a inviti a eventi
Creare nuovi eventi
Modificare eventi esistenti
Gestire la condivisione, se la tua autorizzazione è impostata su Fare modifiche e gestire
opzioni di condivisione
Tuttavia, non puoi eseguire le seguenti operazioni nell'account Calendar del tuo manager:
●
●
●
Modificare le impostazioni dell'account, ad esempio la lingua, il fuso orario o l'aggiunta
automatica di inviti al calendario
Utilizzare gli elenchi di attività
Accedere ai gruppi di contatti Gmail del tuo manager
Come vengono visualizzati gli eventi da parte degli invitati
Se crei un evento per conto del tuo manager e invii un'email di invito agli invitati, il tuo nome viene
visualizzato come mittente dell'email (1). Quando gli invitati aprono l'email, vedono il nome del tuo
manager nel campo Chi in alto (2). Nel campo Chi in alto, il nome del tuo manager appare come
nome dell'organizzatore (3), mentre il tuo indirizzo email corrisponde all'autore (4).
Ad esempio:
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Quando gli invitati fanno clic sull'evento nei loro calendari, il tuo nome viene visualizzato come autore
e il nome del tuo manager come organizzatore. Tuttavia, il tuo nome non è incluso nell'elenco degli
invitati.
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Ad esempio:
Accedere al calendario del proprio manager
Per poter gestire il calendario del tuo manager, devi innanzitutto potervi accedere. Procedi nel
seguente modo:
1. Chiedi al tuo manager di eseguire l'accesso al suo calendario Google.
2. Nel calendario del tuo manager, vai alla sezione I miei calendari e seleziona Condividi
questo calendario dall'elenco a discesa accanto al suo calendario.
3. Nel campo Persona, digita il tuo indirizzo email principale.
4. Dal menu a discesa, seleziona l'autorizzazione appropriata e fai clic su Salva.
●
●
Apportare modifiche agli eventi consente di modificare il calendario del manager
Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione consente di modificare anche
le opzioni di condivisione del calendario. Quando sei in vacanza, ad esempio, puoi
concedere l'accesso al calendario del tuo manager a un altro amministratore.
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Una volta eseguita questa procedura, quando accedi al tuo account Google Calendar, il calendario
del tuo manager sarà visibile nell'elenco I miei calendari sulla sinistra.
A questo punto, puoi accedere al calendario del tuo manager e puoi visualizzare e modificare tutte
le riunioni del calendario, compresi gli eventi privati e riservati. Può essere opportuno che tu faccia
presente questo fatto al tuo manager.
Suggerimento. Per distinguere facilmente il tuo calendario da quello del tuo manager, scegli colori
molto diversi per ciascun calendario, ad esempio il rosso e il blu. Puoi modificare il colore di un
calendario facendo clic sul menu a discesa accanto al calendario e scegliendo un colore nella griglia.
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Ricevere notifiche per il calendario del proprio manager
Per impostazione predefinita, le notifiche per il calendario del tuo manager sono disabilitate.
Se desideri ricevere notifiche relative agli eventi del calendario del tuo manager, devi abilitarle
manualmente.
Nota. Quando abiliti le notifiche per un calendario condiviso con te, non stai abilitando le notifiche per
il proprietario del calendario. In altre parole, quando abiliti le notifiche per la visualizzazione delegata
del calendario del tuo manager, sei l'unico che le riceve; il tuo manager non le riceve, a meno che
non le abbia impostate di persona.
Per ricevere notifiche popup o email per il calendario del tuo manager, procedi nel seguente modo:
1. Accedi al tuo calendario Google.
2. Il calendario del manager compare nell'elenco I miei calendari e le sue riunioni sono
visualizzate nel tuo calendario.
Nota. Se non riesci a visualizzare gli eventi del tuo manager nel tuo calendario, fai clic sul suo
calendario nell'elenco per evidenziarlo.
3. Fai clic sulla freccia a discesa accanto al calendario del tuo manager e seleziona Notifiche.
4. Nella sezione Promemoria evento, fai clic su Aggiungi un promemoria.
5. Seleziona Email o Popup dal menu a discesa. Se desideri selezionare entrambe le opzioni,
fai nuovamente clic su Aggiungi un promemoria.
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6. Dopo aver personalizzato i promemoria per gli eventi, seleziona gli inviti per i quali desideri
ricevere le notifiche. Per iniziare, seleziona tutte le notifiche: in un secondo momento potrai
rimuovere quelle che non ti servono.
Nota. Se selezioni l'opzione Agenda giornaliera, l'agenda inviata tramite email non riporterà le
modifiche agli eventi che avrai apportato dopo le ore 05:00 (del tuo fuso orario).
Suggerimenti sull'uso delle notifiche
Se tu e il tuo manager avete entrambi impostato le notifiche email per i nuovi inviti, il tuo manager
riceverà l'email “Invito” nella sua posta in arrivo, mentre tu riceverai nella tua l'email “Nuovo evento”.
Ad esempio:
La posta in arrivo del tuo manager
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La tua posta in arrivo
Questi diversi oggetti email ti consentono di distinguere facilmente le tue notifiche di inviti da quelle
del tuo manager.
Attività comuni nel calendario
Per ulteriori suggerimenti e procedure, vedi la pagina Google Calendar e le Domande frequenti (FAQ)
su Google Calendar nel Centro di apprendimento di Google Apps.
Accettare o rifiutare eventi per conto del proprio manager
Accettare o rifiutare dalle notifiche email
Se hai impostato le notifiche email per i nuovi inviti del tuo manager, l'email “Nuovo evento” che
ricevi contiene i dettagli dell'evento ma non ti consente di accettare o rifiutare l'invito per conto del tuo
manager dalla tua posta in arrivo. Tuttavia, puoi rispondere rapidamente all'invito facendo clic su altri
dettagli nel corpo dell'email. In questo modo, viene visualizzata la finestra dei dettagli dell'evento di
Google Calendar, dalla quale potrai inviare la tua risposta.
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Accettare o rifiutare dalla visualizzazione del calendario delegato
Puoi anche rispondere dall'invito visualizzato nel calendario del tuo manager, condiviso con te. Fai
semplicemente clic in qualsiasi punto dell'evento, quindi scegli Sì, Forse, No o Elimina.
Aggiungere una nota alla risposta a un invito
Se desideri aggiungere una nota alla risposta a un evento, vai alla pagina dei dettagli dell'evento.
Puoi eseguire questa operazione in diversi modi:
●
●
●
Facendo clic sul nome dell'evento (nell'esempio sopra, su Riunione del team)
Facendo doppio clic in qualsiasi punto dell'evento
Facendo clic in qualsiasi punto dell'evento e scegliendo Modifica dettagli evento
Nella pagina dei dettagli dell'evento, puoi aggiungere la nota nella sezione Ci vai? nella parte
superiore dello schermo e fare clic su Salva. Poiché non tutti scelgono di ricevere le notifiche,
può essere opportuno inviare via email eventuali comunicazioni importanti per il proprietario della
riunione.
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Visualizzare rapidamente lo stato delle riunioni (invito, accettato, rifiutato)
Puoi visualizzare rapidamente lo stato di una riunione senza aprire la pagina dei dettagli dell'evento.
Inviti a eventi o eventi con la risposta “Forse”
Per gli inviti a eventi ai quali (a) non hai ancora risposto o (b) hai risposto Forse, viene visualizzato
un punto interrogativo prima dell'ora della riunione.
Eventi accettati
Gli eventi accettati non hanno il punto interrogativo.
Eventi rifiutati
Gli eventi rifiutati sono visualizzati in grigio. Tuttavia, se nella scheda Informazioni generali delle
Impostazioni calendario hai scelto di non visualizzare gli eventi rifiutati, non li vedrai affatto.
Informazioni sulle altre icone di Calendar
Quando visualizzi gli eventi di Calendar, puoi notare delle altre icone nella parte superiore dell'evento.
Di seguito riportiamo un elenco delle icone che vedrai, insieme alla descrizione di ciò che ognuna di
esse rappresenta.
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1.
2.
3.
4.
5.
Uno o più promemoria impostati per l'evento
Una o più persone invitate all'evento
Evento privato
Evento ricorrente o ripetuto
Un singolo evento spostato da un evento ricorrente o ripetuto
Creare eventi per conto del proprio manager
Creare eventi per conto del proprio manager è facile come creare un evento nel proprio calendario,
con alcune considerazioni da tenere presenti.
Pianificare nel calendario del proprio manager
Se il tuo calendario e quello del tuo manager sono aperti contemporaneamente, il calendario
predefinito per la creazione di nuovi eventi è il tuo. Se hai fretta, può capitarti di dimenticare di
scegliere il calendario del tuo manager dal menu a discesa Calendario nel popup di creazione
dell'evento.
Ogni volta che crei un evento per conto del tuo manager, assicurati di crearlo nel suo calendario, non
nel tuo.
Suggerimento: se non riesci a visualizzare il tuo calendario e quello del tuo manager
contemporaneamente, prova a utilizzare due schede del browser separate (o due finestre, se il
browser che utilizzi non ha le schede). Utilizza una scheda (o finestra) per il tuo calendario e un'altra,
diversa, per il calendario del tuo manager.
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Scegliere l'impostazione relativa alla privacy
I manager tengono spesso riunioni confidenziali o riservate; pertanto, per mantenere privati i dettagli
della riunione, puoi selezionare il pulsante di opzione Privato nella sezione Privacy della pagina
dei dettagli dell'evento. Ti garantiamo che solo i partecipanti alla riunione e le persone con accesso
al calendario in gestione delle opzioni di condivisione possono visualizzare i dettagli dell'evento
quando questo è impostato su Privato.
Nota. Se la maggior parte delle riunioni del tuo manager è confidenziale, puoi modificare le opzioni di
condivisione predefinite per il suo calendario in modo che le altre persone nell'organizzazione siano
in grado di visualizzare solo i dettagli libero/occupato o non possano visualizzare affatto il calendario
del tuo manager. Per eseguire questa operazione, la tua autorizzazione deve essere impostata su
Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione.
Procedi nel seguente modo:
1. Nel tuo calendario Google, fai clic sulla freccia a discesa accanto al calendario del tuo
manager e seleziona Condividi questo calendario.
2. Se desideri che le altre persone dell'organizzazione siano in grado di visualizzare solo le
informazioni relative alla disponibilità, assicurati che la casella Condividi questo calendario
con altri sia selezionata. Quindi, scegli Vedere solo disponibile/occupato (nascondi
dettagli) dal menu a discesa.
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3. Se desideri che nessun altro membro dell'organizzazione sia in grado di visualizzare il
calendario del tuo manager, deseleziona la casella Condividi questo calendario con altri.
4. Fai clic su Salva.
Specificare il fuso orario dell'evento
Se il tuo manager viaggia spesso, la pianificazione delle riunioni in fusi orari diversi può risultare
problematica. Con Google Calendar puoi specificare facilmente il fuso orario per un determinato
evento.
Gli eventi saranno visualizzati nel tuo calendario in base al tuo fuso orario corrente e saranno nella
posizione corretta quando passerai al fuso orario di destinazione.
1. Nella pagina dei dettagli dell'evento, fai clic sul link Fuso orario a destra dei campi della data
e dell'ora.
2. Specifica quindi il fuso orario dell'evento nel popup. Se preferisci, puoi anche impostare eventi
che iniziano in un determinato fuso orario e finiscono in un altro, soluzione ideale per coloro i
cui manager viaggiano spesso in aereo.
3. Fai clic su Completato.
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Invitare delle persone agli eventi
Invitare delle persone agli eventi
Per aggiungere uno o più invitati a un evento, procedi nel seguente modo:
1. Vai alla pagina dei dettagli dell'evento.
2. Nella sezione Aggiungi: Invitati nella parte destra della pagina, digita l'indirizzo email del
primo invitato.
3. Continua ad aggiungere gli indirizzi email degli altri invitati, a uno a uno.
4. Se vuoi, compila i campi rimanenti della pagina.
5. Fai clic su Salva.
Verificare la disponibilità degli invitati
Quando desideri invitare delle persone agli eventi, hai a disposizione due opzioni per verificare la
disponibilità di ciascun invitato.
Opzione 1. Verifica della disponibilità all'interno di un evento.
Nella pagina dei dettagli dell'evento, fai clic sulla scheda Trova un orario.
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Aggiungi quindi gli invitati per visualizzarne la disponibilità.
Opzione 2. Verifica della disponibilità tramite i calendari.
Puoi anche sovrapporre altri calendari al tuo. Ogni calendario è visualizzato in un colore diverso,
quindi puoi verificare esattamente chi è occupato e quando. Per sovrapporre i calendari:
Nell'elenco Altri calendari sulla sinistra del calendario, digita gli indirizzi dei dipendenti di cui desideri
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aggiungere i calendari. Una volta aggiunto un calendario, fai clic su di esso per attivarlo o disattivarlo.
Nota. La presenza di un gran numero di elementi nell'elenco Altri calendari può rallentare il
caricamento del tuo calendario. Vedi Ottimizzare il tempo di caricamento del calendario più avanti.
Invitare gruppi di Google agli eventi
Se tu o il tuo amministratore Google Apps avete creato dei gruppi di Google (mailing list)
nell'organizzazione, puoi invitare un gruppo a una riunione. Devi semplicemente specificare come
invitato il singolo indirizzo del gruppo, invece di inserire a uno a uno gli indirizzi individuali di tutti i
membri.
Dopo aver immesso l'indirizzo del gruppo, il campo Invitati verrà compilato con gli indirizzi dei suoi
membri, come mostrato di seguito. Se desideri escludere alcuni membri del gruppo, puoi fare clic
sulla “X” a destra dei rispettivi nomi.
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Nota. Se il gruppo viene aggiornato (nuovi membri, membri eliminati e così via) dopo la creazione
dell'invito, quest'ultimo non rifletterà le modifiche.
Selezionare opzioni per gli invitati nella sezione “Gli invitati possono”
Quando inviti delle persone agli eventi, le caselle invitare altri e vedere l'elenco invitati sono
selezionate per impostazione predefinita.
Se desideri che gli invitati siano in grado di modificare i dettagli dell'evento, ad esempio aggiungendo
delle sale, modificando l'orario o aggiungendo degli allegati, puoi selezionare anche la casella
modificare l'evento.
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Aggiungere risorse di Calendar (ad esempio, delle sale)
agli eventi
Se l'amministratore di Google Apps ha creato risorse di Calendar (ad esempio, sale, proiettori o altre
risorse condivise) per il tuo dominio, puoi aggiungere risorse ai tuoi eventi quasi nello stesso modo in
cui inviti i partecipanti.
1. Vai alla pagina dei dettagli dell'evento relativa alla riunione.
2. Fai clic su Sale riunioni e altro.
3. Esegui una delle operazioni seguenti:
●
Inizia a digitare una parte qualsiasi del nome della sala o della risorsa nella
casella “Spazio per filtri”. Viene visualizzato un elenco di risorse corrispondenti.
Ad esempio, nello screenshot seguente, quando inizi a digitare ca, vengono
visualizzate due sale: Cavour e Arcadia.
●
Fai scorrere l'elenco per individuare la sala o la risorsa che desideri prenotare.
Ad esempio:
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4. Verifica che la risorsa sia disponibile nell'orario della riunione
– Disponibile
– Non disponibile
5. Per prenotare una risorsa disponibile, fai clic su Aggiungi a sinistra del relativo nome. Se
non vi sono risorse disponibili, prova a cambiare l'orario o il giorno dell'evento. Per trovare
facilmente un orario adatto a tutti gli invitati e a tutte le risorse, fai clic sulla scheda Trova un
orario.
6. Dopo aver immesso tutti i dettagli dell'evento, ricordati di fare clic sul pulsante Salva.
Pianificare eventi ricorrenti
Con Google Calendar è facile pianificare eventi ricorrenti (ripetuti). Procedi nel seguente modo:
1. Vai alla pagina dei dettagli dell'evento.
2. Seleziona la casella alla sinistra di Ripeti.
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3. Nel popup Ripeti, seleziona un'opzione dall'elenco a discesa Si ripete.
4. In base alla tua scelta nell'elenco a discesa Si ripete, definisci ulteriormente la ricorrenza
della riunione, specificando tra l'altro le date di inizio e di fine (se opportuno).
5. Completa la creazione della riunione nel modo consueto.
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Inviare notifiche di eventi agli invitati
Come probabilmente saprai già, quando salvi un evento appena creato un popup ti chiede
automaticamente se desideri inviare inviti ai partecipanti. Tuttavia, in alcuni casi, potresti voler
contattare solo una parte degli invitati o contattare tutti gli invitati senza apportare modifiche ai
dettagli dell'evento. In questa sezione spieghiamo come inviare messaggi a invitati specifici quando
vuoi farlo.
Inviare inviti a eventi solo a invitati specifici
Se desideri evitare di intasare la posta in arrivo degli invitati con inviti a eventi di cui sono già a
conoscenza, puoi inviare inviti solo a quegli invitati che non sono ancora a conoscenza dell'evento.
Procedi nel seguente modo:
1.
2.
3.
4.
5.
Inizia a pianificare l'evento.
Aggiungi le persone alle quali non desideri inviare le notifiche.
Fai clic su Salva e seleziona Non inviare nel popup Invia inviti?
Apri nuovamente la riunione e aggiungi le persone alle quali desideri inviare le notifiche.
Non apportare altre modifiche alla riunione prima di salvarla. Se si cambia l'orario, la stanza,
la descrizione ecc., Google Calendar invierà la notifica aggiornata a tutti gli invitati inclusi
nell'elenco della riunione. Google Calendar invia un aggiornamento esclusivamente ai nuovi
invitati solo nel caso in cui l'unica modifica apportata a una riunione coincida con l'aggiunta di
invitati.
6. Fai clic su Salva e seleziona Invia nel popup Invia inviti? per inviare gli inviti al nuovo
partecipante.
7. Solo gli invitati appena aggiunti riceveranno la notifica email.
Nota. I singoli utenti possono impostare un preferenza per non ricevere le notifiche.
Inviare email sull'evento agli invitati
Occasionalmente, potresti voler inviare delle email a tutti o a una parte degli invitati dopo aver già
creato e salvato un evento. Ad esempio, potresti voler ricordare a chi non ha ancora risposto a un
evento di farlo oppure inviare un messaggio di istruzioni a tutti gli invitati che hanno risposto Sì. Con
Google Calendar, inviare messaggi agli invitati è semplice.
1. Vai alla pagina dei dettagli dell'evento.
2. Nella sezione Invitati, fai clic su Invia email agli invitati.
3. Nel popup, puoi scegliere se inviare email a tutti gli invitati o solo a un gruppo, ad esempio a
quelli che hanno risposto Sì.
Nota. Puoi deselezionare sia la casella Sì sia la casella No e anche immettere manualmente
degli indirizzi email aggiuntivi nel campo dell'indirizzo.
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4. Dopo aver selezionato gli invitati ai quali inviare le email, compila il campo Messaggio.
5. Fai clic su Invia.
Creare promemoria di eventi visualizzabili solo dal proprio manager
Nelle applicazioni di calendario precedenti, eri probabilmente abituato ad aggiungere agli eventi
delle note che solo il tuo manager poteva vedere. In Google Calendar, invece, se sei l'organizzatore
dell'evento, le eventuali note che aggiungi nel campo Descrizione vengono visualizzate nel
calendario di tutti gli invitati, all'interno dell'evento.
Se desideri creare dei promemoria di riunioni che appaiono solo nel calendario del tuo manager, puoi
scegliere tra diverse opzioni:
●
Se l'organizzatore della riunione è una terza persona, puoi aggiungere una nota nel campo
Descrizione dell'evento nel calendario del tuo manager. La nota appare solo nel calendario
del tuo manager; tuttavia, a seconda delle impostazioni sulla privacy di tale calendario, è
possibile che le persone che lo visualizzano vedano la nota. Per rendere privata la nota,
seleziona il pulsante di opzione Privato nella sezione Privacy della pagina dei dettagli
dell'evento.
Importante: se l'organizzatore della riunione aggiorna il campo Descrizione in cui hai inserito
la nota,questa verrà sovrascritta.
●
Nel calendario del tuo manager puoi creare un evento separato nello stesso momento
in cui crei l'evento originale. Nel campo Descrizione del nuovo evento, puoi aggiungere
tutte le informazioni essenziali di cui il tuo manager deve essere a conoscenza. Puoi
anche aggiungere degli allegati. Se qualcuna di queste informazioni è riservata, ricordati di
selezionare il pulsante di opzione Privato nella sezione Privacy.
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In alternativa, puoi sempre inviare i promemoria degli eventi al tuo manager via email o tramite chat
con Gmail.
Modificare i dettagli di un evento dopo la sua creazione
iniziale
Sono molte le ragioni per cui potresti dover modificare i dettagli di un evento dopo averlo già creato:
ad esempio, per cambiare l'orario o il giorno, per duplicare l'evento o per trasferirne la proprietà a
un'altra persona.
Inviare aggiornamenti agli invitati quando modifichi i dettagli dell'evento
Se l'evento include degli invitati e tu lo cambi modificando la pagina dei dettagli, dopo che avrai fatto
clic su Salva verrà visualizzato il popup Invia aggiornamento?. Per aggiornare gli invitati esistenti,
fai clic su Invia o Non inviare.
Trascinare l'evento per modificare l'orario o il giorno
Se hai bisogno di modificare solo l'orario e/o il giorno dell'evento e di lasciare inalterati tutti gli altri
dettagli, puoi semplicemente fare clic sull'evento con il pulsante sinistro del mouse e trascinarlo in
un nuovo intervallo. Se l'evento include degli invitati, conferma la richiesta di aggiornarli riguardo alle
modifiche.
Duplicare gli eventi
Se hai bisogno di creare un evento con dettagli simili a un evento esistente, puoi risparmiare tempo
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duplicando l'evento esistente e modificando solo i dettagli pertinenti.
Per duplicare un evento, vai alla pagina dei dettagli dell'evento che desideri duplicare, quindi
seleziona Duplicazione evento dall'elenco a discesa Altre azioni. Viene visualizzata la pagina dei
dettagli del nuovo evento.
Trasferire la proprietà di un evento
Se la responsabilità di un evento che hai creato (ad esempio, una riunione ricorrente) viene
trasferita a un'altra persona, puoi trasferire la proprietà dell'evento. Ciò significa che la nuova
persona “possiede” l'evento e può modificarlo.
Per trasferire la proprietà, procedi nel seguente modo:
1. Apri l'evento che desideri trasferire dal calendario del proprietario originale.
2. Seleziona Modifica proprietario dal menu a discesa Altre azioni che si trova accanto al
pulsante Elimina.
3. Digita l'indirizzo email del nuovo proprietario nel campo Nuovo proprietario.
4. Se preferisci, personalizza il messaggio email.
5. Fai clic su Modifica proprietario.
Il nuovo proprietario riceverà un'email di notifica contenente un link su cui può fare clic per accettare
la proprietà dell'evento.
Nota. Anche se ora il nuovo proprietario controlla l'evento, nel campo Creato da viene comunque
visualizzato il nome del proprietario originale.
Quando gli invitati modificano i dettagli dell'evento nei propri calendari
A meno che tu non abbia consentito agli invitati di modificare gli eventi (vedi Selezionare opzioni
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per gli invitati nella sezione “Gli invitati possono” sopra), solo la persona che ha creato l'evento può
apportare delle modifiche che vengono visualizzate nei calendari di tutti gli invitati. Se gli invitati
modificano i dettagli di un evento, le modifiche appaiono solo nei loro calendari.
Inoltre, se l'autore dell'evento lo modifica, le modifiche da lui apportate sovrascrivono quelle che gli
altri hanno eventualmente immesso nei rispettivi calendari.
Ad esempio, se crei un evento e inviti Giovanni, che in seguito aggiunge una nuova sala, la modifica
apparirà solo nel calendario di Giovanni. Tuttavia, se successivamente modifichi l'ora dell'evento,
questo verrà spostato in un altro orario nel calendario di Giovanni e la modifica della sala apportata
da Giovanni non apparirà più nel suo calendario.
Stampare calendari
1. Assicurati che solo i calendari che desideri stampare siano evidenziati nell'elenco in I
miei calendari. Se non lo sono, fai semplicemente clic sui calendari per selezionarli o
deselezionarli.
2. Nella parte superiore del calendario, seleziona l'intervallo di tempo da stampare, ad esempio
Giorno o Settimana.
3. Fai clic su Stampa. Nella finestra Anteprima stampa calendario, è possibile selezionare le
dimensioni dei caratteri, l'orientamento della pagina e altre opzioni.
4. Seleziona le opzioni che desideri e fai clic su Stampa.
Personalizzare la visualizzazione del calendario
Visualizzare rapidamente un solo calendario
Se hai diversi calendari aperti e desideri visualizzarne rapidamente solo uno, fai clic sulla freccia a
discesa accanto al calendario da visualizzare e seleziona Visualizza solo questo calendario.
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Quando desideri visualizzare altri calendari, fai clic sui relativi nomi per evidenziarli.
Mostrare un fuso orario aggiuntivo
Se lavori con colleghi o clienti in più fusi orari, a volte la pianificazione delle riunioni può creare
confusione. Per facilitare l'operazione, puoi visualizzare nel tuo calendario un altro fuso orario oltre al
tuo fuso corrente.
Procedi nel seguente modo:
1. Seleziona Impostazioni Calendar dal menu a discesa Impostazioni nell'angolo superiore
destro dello schermo.
2. Nella scheda Informazioni generali, scegli un Paese del fuso orario aggiuntivo dal menu
a discesa Paese.
In alternativa, seleziona la casella Visualizza tutti i fusi orari per visualizzare tutti i fusi orari
nel menu a discesa Fuso orario aggiuntivo.
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3. Scegli un fuso orario dal menu a discesa Fuso orario aggiuntivo.
4. Digita un nome nel campo Etichetta.
5. Fai clic su Salva. Il tuo calendario mostrerà ora entrambi i fusi orari, come nell'esempio
riportato sotto.
Nota. Vedi la sezione Specificare il fuso orario dell'evento sopra per informazioni su come pianificare
facilmente degli eventi in un fuso orario diverso.
Nascondere le riunioni rifiutate
Se il tuo calendario è pieno di riunioni che hai rifiutato, puoi modificare le impostazioni in modo da
nasconderle tutte. Non è possibile nascondere singole riunioni rifiutate.
1. Seleziona Impostazioni Calendar dal menu a discesa Impostazioni nell'angolo superiore
destro dello schermo.
2. Nella scheda Impostazioni generali, in Mostra gli eventi che hai rifiutato, seleziona No.
3. Fai clic su Salva.
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Disattivare l'aggiunta automatica di inviti nel calendario
1. Seleziona Impostazioni Calendar dal menu a discesa Impostazioni nell'angolo superiore
destro dello schermo.
2. Nella scheda Impostazioni generali, in Aggiungi automaticamente gli inviti al mio
calendario, seleziona No, mostra solo gli inviti a cui ho risposto.
Nota. Se il tuo manager ha impostato il suo calendario in modo da mostrare solo gli inviti a cui ha
risposto, potrebbe non vedere un evento pianificato. Ad esempio, se pianifichi una riunione per conto
del manager, ma non invii un invito via email, il manager non verrà a conoscenza della riunione a
meno che tu non lo informi direttamente.
Ottimizzare il tempo di caricamento del calendario
Se il tuo account Google Calendar impiega sempre molto tempo per caricarsi, controlla quanti
calendari hai nell'elenco Altri calendari. La presenza di più calendari nell'elenco Altri calendari
consente di sovrapporre i calendari in modo molto efficace. Tuttavia, un numero eccessivo di
calendari in questo elenco può provocare un aumento del tempo necessario per caricare il proprio
calendario.
Per nascondere un calendario dall'elenco Altri calendari, fai clic sulla freccia a discesa a destra del
nome del proprietario del calendario e seleziona Nascondi il calendario dall'elenco.
Creare nuovi calendari
Esistono diverse ragioni per cui potresti voler creare e condividere dei calendari. Ad esempio, potresti
voler creare:
●
●
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calendari di team per tenere traccia di riunioni, corsi, compleanni, ferie e altro
calendari per gli eventi personali del tuo manager (ad esempio abbonamenti stagionali o corsi
di fitness), che puoi sovrapporre al suo calendario lavorativo per facilitare la pianificazione di
riunioni in orari particolari o di viaggi di lavoro
calendari per sale riunioni o altre risorse controllate da te
Creare un nuovo calendario
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Fai clic su Aggiungi in I miei calendari.
Immetti un nome per il calendario nel campo Nome del calendario.
Se preferisci, immetti la descrizione, il luogo e il fuso orario nei campi appropriati.
Se desideri condividere il nuovo calendario con il pubblico o con tutte le persone della tua
organizzazione, fai clic sulla casella Condividi questo calendario con altri, quindi scegli se
condividere pubblicamente o all'interno dell'organizzazione.
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5. Se desideri condividere il calendario con una persona specifica, immetti il suo indirizzo
email nel campo Persona e seleziona l'autorizzazione appropriata dal menu a discesa
Impostazioni autorizzazioni. Ripeti l'operazione per ogni persona che desideri aggiungere.
6. Fai clic su Crea calendario.
Creare un calendario per una sala o una risorsa controllata da te
Se gestisci la pianificazione di sale o risorse private che non sono disponibili nella sezione Dove del
tuo calendario Google, puoi creare un calendario di risorse.
Per creare un calendario di risorse, segui le istruzioni relative alla creazione di un nuovo calendario,
riportate sopra. Una volta creato il calendario, dovrai modificarne le impostazioni. Procedi nel
seguente modo:
1. Fai clic sulla freccia a discesa accanto al nuovo calendario di risorse e seleziona
Impostazioni calendario.
2. Nella sezione Accetta automaticamente gli inviti, fai clic sul pulsante di opzione accanto
all'opzione desiderata per il calendario.
Ecco una spiegazione delle due opzioni disponibili:
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Accetta automaticamente inviti che non sono in conflitto: i nuovi eventi vengono
rifiutati se alla stessa ora è stato già pianificato un altro evento.
Aggiungi automaticamente tutti gli inviti a questo calendario: vengono visualizzati
tutti gli eventi, indipendentemente da eventuali conflitti.
3. Fai clic su Salva.
Esistono due modi per consentire ad altre persone di pianificare eventi nel calendario delle risorse
controllato da te:
Opzione 1. Consentire ad altre persone di modificare tutti gli eventi
Se desideri che altre persone siano in grado di modificare direttamente il calendario delle risorse,
puoi condividere il calendario con loro nello stesso modo in cui il tuo manager ha condiviso il suo con
te (ossia, Impostazioni calendario > Condividi questo calendario).
Nota. Dal menu a discesa Impostazioni autorizzazioni, dovrai selezionare Apportare modifiche
agli eventi o Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione.
Opzione 2. Consentire ad altre persone di modificare solo i propri eventi
Se tuttavia desideri che le persone siano in grado di modificare solo i propri eventi e non quelli creati
da altri, tali persone possono pianificare gli eventi in un altro modo.
1. Per questo metodo dovrai accertarti di aver selezionato la casella Condividi questo
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calendario con altri nella scheda Condividi questo calendario relativa al tuo calendario di
risorse.
2. Invia l'indirizzo email del calendario alle persone che possono pianificare eventi nel calendario
di risorse. L'indirizzo email del calendario si trova nella pagina Dettagli calendario, nella
sezione Indirizzo calendario.
3. Quando altre persone desiderano pianificare la risorsa che gestisci tu, possono aggiungere
l'indirizzo email del calendario nel campo Invitati del loro evento.
Come risparmiare tempo con le scorciatoie da tastiera di
Google Calendar
Le scorciatoie da tastiera ti consentono di risparmiare tempo nella gestione del calendario del tuo
manager e anche del tuo.
Per abilitare le scorciatoie da tastiera, seleziona Impostazioni Calendar dal menu a discesa
Impostazioni nell'angolo superiore destro dello schermo.
Una volta abilitate le scorciatoie, potrai svolgere attività comuni senza dover spostare le mani
dalla tastiera. Ad esempio: digita “c” per creare un evento, “e” per vedere i dettagli dell'evento, “t”
per passare alla data odierna, “p” per passare al periodo precedente, “n” per passare al periodo
successivo, “s” per passare alle impostazioni dell'account Google Calendar e molto altro ancora.
Mentre utilizzi Google Calendar, premi “Maiusc+?” in qualsiasi momento per visualizzare l'elenco
completo della scorciatoie da tastiera. Per usufruire di questa possibilità è necessario avere prima
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attivato le scorciatoie da tastiera.
Google Calendar: trucchi e suggerimenti
Utilizzo delle attività in Google Calendar
Se utilizzi le attività di Google Calendar, puoi creare elenchi di cose da fare e tenere tutto sotto
controllo. Per iniziare, fai clic su Google task nella sezione I miei calendari.
L'elenco Google task verrà visualizzato a destra del calendario.
Per chiudere l'elenco, fai di nuovo clic su Google task nella sezione I miei calendari.
In alternativa, per ridurre a icona l'elenco Google task, fai clic sulla piccola freccia che si trova tra
la barra di scorrimento verticale del calendario e l'elenco. Quando desideri espandere/ingrandire
l'elenco Google task, fai di nuovo clic su di esso.
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Puoi creare una nuova attività nel calendario allo stesso modo in cui la crei in Gmail: fai clic sul segno
+ nella sezione Google task. Tuttavia, l'attività non verrà visualizzata nel calendario Google task fino
a quando non l'avrai modificata e non le avrai aggiunto una data.
Per aggiungere un'attività direttamente al calendario e all'elenco Google task, procedi nel seguente
modo:
1. Stabilisci il giorno in cui l'attività deve iniziare e fai clic nell'area direttamente sotto la data.
2. Fai clic su Attività nella finestra popup.
3. Assegna un nome all'attività e includi eventuali note che desideri aggiungere.
4. Fai clic su Crea attività. L'attività viene ora visualizzata sia nel calendario sia nell'elenco
Google task.
Per ulteriori informazioni sul gadget Attività, visita il Centro assistenza di Google Calendar: http://
www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=146986
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Aggiungere calendari interessanti da Google Calendar
Google offre una serie di calendari utili e interessanti, ad esempio le festività internazionali e i numeri
delle settimane, che puoi aggiungere alla sezione Altri calendari e visualizzare facilmente.
Per aggiungere questi e altri calendari al tuo account, procedi nel seguente modo:
1. In fondo alla sezione Altri calendari, fai clic su Aggiungi e scegli Sfoglia calendari
interessanti dal menu a discesa.
2. Scegli il tipo di calendario che desideri aggiungere e fai clic sulla scheda corrispondente:
Festività, Sport o Altro*.
3. Fai clic su Iscriviti per aggiungere calendari specifici all'elenco Altri calendari.
*Nota. Nella scheda Altro sono disponibili diversi calendari facili da amministrare:
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Risorse per [il tuo dominio]
Numeri settimana
Compleanni ed eventi dei contatti
Aggiungere calendari per le risorse preferite (sale
riunioni)
Se esistono sale riunioni che utilizzi di frequente, puoi aggiungere i relativi calendari all'elenco Altri
calendari per una visualizzazione veloce e comoda.
Per aggiungere questi e altri calendari al tuo account, procedi nel seguente modo:
1. In fondo alla sezione Altri calendari, fai clic su Aggiungi e scegli Sfoglia calendari
interessanti dal menu a discesa.
2. Fai clic sulla scheda Altro , quindi su Risorse per [il tuo dominio].
3. A destra del nome della risorsa, fai clic sulla freccia (>).
4. Fai clic su Iscriviti per aggiungere calendari specifici all'elenco Altri calendari.
Includere il link “Aggiungi al mio calendario” nelle email
Se desideri inviare a un gruppo formato da molte persone delle notifiche riguardanti un evento, ma
non vuoi ingombrare i loro calendari con inviti non desiderati, puoi inserire un link speciale in email
informative. Se i destinatari sono interessati all'evento, possono fare clic sul link per aggiungerlo ai
loro calendari. Utilizza questo metodo solo se il monitoraggio della partecipazione non è importante.
Per includere un link Aggiungi al mio calendario nelle email, procedi nel seguente modo:
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1. Nel tuo account Google Calendar, crea l'evento del calendario come di consueto e salvalo.
2. Apri la pagina dei dettagli dell'evento e, in fondo alla sezione Opzioni, fai clic su Pubblica
evento.
3. Puoi scegliere tra due opzioni per inserire il link nell'email informativa: l'opzione 1 ti consente
di inserire un link con testo personalizzabile e l'opzione 2 ti consente di inserire un pulsante di
Google Calendar.
Opzione 1. Copiare l'URL per creare un link di testo
Copia l'URL univoco visualizzato tra le virgolette che seguono l'attributo href. Assicurati di non
copiare le virgolette stesse. Nell'esempio seguente, il testo da copiare è quello evidenziato.
Opzione 2. Copiare l'icona di Google Calendar per creare un link di immagine
In alternativa, puoi evidenziare il pulsante di Google Calendar facendo clic con il pulsante
sinistro del mouse e trascinando il mouse su di esso. Premi quindi Ctrl+C per copiarlo.
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4. Nel tuo account Gmail, inizia a comporre l'email informativa.
Opzione 1. Copiare l'URL per creare un link di testo
Se hai scelto l'opzione 1, digita il testo che desideri utilizzare per il link (ad esempio,
Aggiungi questo evento al mio calendario), quindi fai clic sul simbolo Link, come mostrato
nell'immagine
Incolla l'URL del calendario nella casella sotto A quale URL deve collegare questo link? e
fai clic su OK.
5. Dopo aver creato il link di testo o immagine, completa la composizione dell'email come di
consueto.
Importante: se aggiorni l'evento dopo aver inviato l'email informativa, le persone che hanno aggiunto
l'evento ai loro calendari non riceveranno l'aggiornamento.
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Labs di Google Calendar
Se l'amministratore di Google Apps ha abilitato l'opzione Labs di Google Calendar per il tuo dominio,
puoi aggiungere delle funzionalità aziendali importanti alla posta e al calendario grazie a queste
funzioni sperimentali, non ancora rilasciate definitivamente.
Per iniziare, abbiamo raccolto un elenco di Labs che pensiamo possano risultare utili (alcuni fanno
davvero risparmiare tempo!). È tuttavia importante ricordare che un lab può essere instabile, smettere
di funzionare o essere del tutto eliminato in qualsiasi momento. Dopo tutto, si tratta di esperimenti...
Attivazione di Labs
Puoi abilitare o disabilitare un lab in qualunque momento. A tale scopo, procedi nel seguente modo:
1. In Google Calendar, fai clic su Impostazioni > Labs.
2. Per ciascun lab che desideri utilizzare, fai clic su Attiva. Per smettere di utilizzare un lab, fai
clic su Disattiva.
3. Fai clic su Salva modifiche nella parte inferiore della pagina.
Suggerimento: dopo aver attivato un lab, puoi nuovamente accedere rapidamente alla pagina Labs
facendo clic sull'icona a forma di ampolla verde ( ) nell'angolo superiore destro della finestra di
Google Calendar.
Labs di Google Calendar suggeriti
Rifiuto eventi automatico
Consente di bloccare periodi nel calendario quando non si è
disponibili. Gli inviti a eventi inviati durante questo periodo verranno
automaticamente rifiutati. Dopo aver attivato questa funzione, verrà
visualizzata l'opzione “Occupato (rifiuta inviti)” nel campo Imposta il
mio stato su.
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Allegati evento
Allega un documento, un foglio di lavoro o una presentazione Google
al tuo evento o carica un file dal tuo computer. Importante: gli invitati
non sono automaticamente autorizzati a visualizzare gli allegati di
Google Documenti. Devi condividere ciascun documento allegato.
Ulteriori informazioni
Ripianificatore intelligente
Permette di ripianificare un evento. A tale scopo, analizza le
pianificazioni degli invitati, valuta i conflitti, reperisce le sale riunioni e
propone gli orari migliori. È semplicemente magico.
Suggerimento: se il numero di invitati è elevato, inizia dai
partecipanti obbligatori. Quindi, una volta trovata la data adeguata,
puoi aggiungere gli eventuali partecipanti facoltativi.
Vista anno
Vuoi pianificare gli impegni in anticipo e visualizzare tutto l'anno
a colpo d'occhio? Aggiunge il gadget Vista anno sulla destra del
calendario.
Nota. Se chiudi il gadget Vista Anno facendo clic sulla X, disabiliti il
lab e dovrai abilitarlo nuovamente.
Con chi sarà il mio incontro a due?
Non riesci a capire chi ha pianificato quel certo evento “Pranzo” sul
tuo calendario? Grazie a questa funzione, se l'evento riguarda solo
te e un'altra persona, il nome dell'altro partecipante sarà visualizzato
direttamente sul tuo calendario.
Orologio internazionale
Consente di tenere traccia di tutti gli orari nel mondo. Ma c'è di più:
quando fai clic su un evento, vedi l'ora di inizio in ciascun fuso orario.