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Sviluppo dell`help online del RIS Elefante.Net
UNIVERSITÀ POLITECNICA DELLE MARCHE FACOLTÀ DI INGEGNERIA Tesi di Laurea in Ingegneria Biomedica Sviluppo dell'help online del RIS Elefante.Net Tesi di laurea di: Relatore: VALERIO NARCISI Prof. ALDO FRANCO DRAGONI Correlatore Dott. Ing. EMANUELE PROPERZI Anno Accademico 2009-2010 1 Indice 1. ...................................................................................................................................................... 4 Generalità sugli help online............................................................................................................ 4 1.1 Cos'è un help online................................................................................................4 1.2 Storia degli help online ...........................................................................................6 1.2.1 Microsoft WinHelp ..............................................................................................7 1.2.2 Microsoft Compressed HTML Help ....................................................................8 2. .................................................................................................................................................... 10 Studio di Elefante.NET ................................................................................................................. 10 2.1 Introduzione: .........................................................................................................10 2.1.1 RIS: ....................................................................................................................11 2.1.2 Hospital information system:.............................................................................13 2.1.3 PACS:.................................................................................................................13 DICOM .......................................................................................................................14 Dimensioni Dati:.........................................................................................................17 2.1.4 Hospital Workflow.............................................................................................18 2.2 Elefante.NET: .......................................................................................................20 2.2.1 Introduzione: ......................................................................................................20 2.2.2 L'interfaccia grafica: ..........................................................................................26 2.2.3 Front Office:.......................................................................................................30 2.3 Prenotazione (preaccettazione) ............................................................................32 2.4 Accettazione .........................................................................................................34 2.5 Esecuzione Esame.................................................................................................38 2.6 Refertazione .........................................................................................................40 2.7 Back Office ...........................................................................................................43 2.7.1 Trascrizione........................................................................................................43 2.7.2 Segreteria ...........................................................................................................44 2.7.3 Worklist di Controllo e Stampa Referti..............................................................46 2.7.4 Gestione Paperless .............................................................................................47 2.8 Consultazioni Cliniche..........................................................................................50 2.9 Funzioni ausiliarie.................................................................................................54 2.10 Modulo Medicina Nucleare: ...............................................................................55 2.10.1 Esecuzione dell'esame NM: .............................................................................55 2.10.1.a Preparazione..................................................................................................57 2.10.1.b Creazione radiofarmaci.................................................................................58 2.10.1.c Esecuzione della preparazione: .....................................................................59 2.10.1.d Sommnistrazione ..........................................................................................64 2.10.1.e Acquisizione..................................................................................................66 2.10.1.f Gestione Step .................................................................................................70 2.10.2.a Gestione Articoli Magazzino NM .................................................................73 2.10.2.b Gestione fornitori ..........................................................................................75 2 3. .................................................................................................................................................... 76 Costruzione Help........................................................................................................................... 76 3.1 Introduzione ..........................................................................................................76 3.2 Aggiornamento screenshot del manuale ...............................................................78 3.2.1 Formato JPEG....................................................................................................79 Compressione Immagine: ...........................................................................................79 3.2.2 Gimp 2 ...............................................................................................................80 3.3 Costruzione pagine HTML ...................................................................................81 3.3.1 Scelta Tema ........................................................................................................82 3.3.2 Uso di NVU .......................................................................................................85 3.4 Costruzione file CHM:..........................................................................................87 3.4.1 Html Help Workshop .........................................................................................87 3.5 Guide e manuali per modificatori dell'help online................................................90 4. .................................................................................................................................................... 91 Come migliorare l'help online ....................................................................................................... 91 4.1 Introduzione ..........................................................................................................91 4.2 Grafica ..................................................................................................................92 4.2.1 Cenni di psicologia cognitiva ............................................................................92 4.3 Modifiche sulla grafica .........................................................................................93 3 1. Generalità sugli help online 1.1 Cos'è un help online Gli help online sono delle guide multimediali poste all'interno dei softwere con l'intento di, come dice la parola stessa, aiutare l'utente nell'uso di tale programma. Di solito sono situate in alto, nelle barre degli strumenti e sono caratterizzate con un'icona con la forma il punto di domanda. Una volta cliccato sopra a tale simbolo, si apre un'apposita finestra dove “domandare” all'help online cosa si vuole sapere. Per ricercare il contenuto di nostro interesse si possono fare due strade evidenziate dalla struttura della prima pagina. Infatti essa, nella maggior parte dei casi è divisa in due, a destra sono presenti le categorie di interesse più comune, invece a sinistra c'è il menù per la ricerca tramite le parole chiave o keyword. Le parole chiave sono quelle parole che una volta ricercate nell'apposito menù ci riconducono direttamente e precisamente al contenuto cercato, in modo tale da velocizzare e facilitare la ricerca da parte dell'utente. Dall'altra parte dello schermo troviamo gli ambienti dove possiamo lavorare nel programma. Ad esempio, nel nostro caso sono riportati i link di tutte le zone di lavoro del Ris Elefante.Net. 4 Queste guide sono da pensarsi come i manuali cartacei ma trasposti in ambienti di lavoro multimediale. Per comporre l'help si fanno studi sulle domande più frequenti (FAQ) e da queste si compongono i campi da inserire nella home page. Per le keyword si fa la stessa cosa, cioè da studi psicologici e statistici sulle parole che un utente potrebbe digitare per ricercare un determinato contenuto, si tirano fuori le parole chiave da inserire. AGFA in questo ambiente si è dovuta adeguare. Infatti dopo aver ottenuto la certificazione CE che è un contrassegno apposto su determinate tipologie di prodotti dal fabbricante stesso, che con essa autocertifica la rispondenza (o conformità) ai requisiti essenziali per la commercializzazione e utilizzo nell' Unione Europea. L'apposizione del marchio è prescritta per legge per poter commercializzare il prodotto nei paesi aderenti allo Spazio economico europeo (SEE). Il simbolo CE significa "Conformité Européenne", ed indica che il prodotto che lo porta è conforme ai requisiti essenziali previsti da Direttive in materia di sicurezza, sanità pubblica e tutela del consumatore. Nelle gare d'appalto per la vendita di Elefante.Net infatti si è fatta sempre più pressante oltre che alla certificazione CE anche la presenza di un help online. Quindi l'azienda vista la sempre più frequente domanda di mercato si è dovuta adeguare a tale richiesta creando l'help online dai manuali già presenti del suddetto RIS. 5 1.2 Storia degli help online Fino alla fine degli anni ottanta gli help online non esistevano. Il supporto per i softwere fino a quel periodo era stato semplicemente in formato cartaceo e la multimedialità ancora non era entrata come filosofia di sviluppo per aiutare gli utenti all'utilizzo di determinati programmi. Con l'avvento degli help online si sono avuti principalmente due vantaggi: il primo la velocità di consultazione. In altre parole se prima, con i manuali cartacei ogni volta bisognava andare a vedere nell'indice dove si trovava il contenuto che stavamo cercando, con gli help online è sufficiente cercare la parola chiave di nostro interesse, in secondo luogo, si è velocizzato anche il modo di aggiornare le guide, infatti basta cambiare le pagine d'interesse e ricaricare il codice nel softwere. Il primo prodotto per lo sviluppo delle guide online fu rilasciato nel 1988 e la piattaforma era Quik Help. Il padre della prima fu Ralph il quale si iscrisse alla Walden MS nel 1987 e scrisse un sistema di aiuto per MS DOS chiamato per l'appunto QuikHelp. Ralph è stato anche il primo responsabile di delle piattaforme successive come WinHelp e HTML Help 1.x. Nei primi mesi del 1998, Ralph insieme a Cheryl Lockett Zubak formò la Kay Works, una società atta specificatamente ad offrire softwere per la documentazione online. Dopo QuikHelp venne creata una nuova piattaforma nel 1990: WinHelp. 6 1.2.1 Microsoft WinHelp Queste sono delle piattaforme per le guide online che possono essere visualizzate tramite browser con file di estensione “.exe”. Questi file possono essere o a 16 bit o a 32 bit. Il formato del file è basato su Rich Text Format (RTF). Rich Text Format è un formato per documenti multipiattaforma, sviluppato nel 1981 da Charles Simonyi che diventò poi membro della Microsoft. Nel 1987 sviluppò la versione definitiva di RTF assieme a David Luebbert. La maggior parte degli editor di testo e dei word processor disponibili per Microsoft Windows, Mac Os e Linux sono in grado di leggere e scrivere documenti RTF, anche se sui sistemi operativi Microsoft non è garantito il mantenimento della formattazione originaria. Un documento RTF è un file ASCII con stringhe di comandi speciali in grado di controllare le informazioni riguardanti la formattazione del testo: il tipo di carattere e il colore, i margini, i bordi del documento, ecc. WinHelp crea un file con suffisso “.Hlp” con la particolarità che oltre ad essere compilato può anche essere decompilato. Continuando con la storia dei softwere per la costruzione delle guide, la prima fu nel 1990 Win Help 1.0 fornito con Windows 3.0. Lo sviluppo continuò e nel 1995 uscì per Windows 95 la versione WinHelp 4.0. Nel 2006 la Microsoft annunciò di voler eliminare gradualmente lo sviluppo di WinHelp perché Windows Vista non supporta i file .hlp, quindi se introduciamo in questo particolare sistema operativo un file con questa estensione, Vista ci darà un avviso di errore. Ma il 14 Ottobre 2009 Microsoft fa sapere che esiste la possibilità di scaricare una 7 versione di WinHelp a 32 bit per Windows 7 scaricabile dal Microsoft Download Center. Nel lasso di tempo che va dal 1995 al 2006 è stato sviluppato lo strumento che ho utilizzato per comporre la guida, e cioè Microsoft Compressed HTML Help che viene distribuito come HTML Help Workshop. 1.2.2 Microsoft Compressed HTML Help Microsoft Compressed HTML Help o CHM è un formato proprietario per file di aiuto in linea, sviluppato da Microsoft e rilasciato nel 1997 come successore di Microsoft WinHelp. È stato rilasciato per la prima volta con Windows 98 ed è ancora distribuito e supportato sulla piattaforma Windows XP. I file HTML Help sono creati con appositi strumenti. Microsoft distribuisce l'HTML Help Workshop con le versioni supportate di Windows e lo rende disponibile gratuitamente per il download. Come già detto, nel Febbraio 1996 la Microsft annuncia il progetto di bloccare o sviluppo di WinHelp ed iniziare quello di HTML Help. Nell'Agosto del 1997 c'è il rilascio di HTML Help 1.0 (HH 1.0) con Internet Explorer 4. Nel Febbraio del 1998 con Windows 98 viene emessa HTML Help 1.1a e nel Gennaio del 2000 viene distribuito con Windows 2000 HTML Help 1.3. Sette mesi dopo viene rilasciato con Internet Explorer 5.5 e Windows ME, HTML Help 1.32. Nell'Ottobre dell'anno dopo, cioè nel 2001, viene rilasciato HTML Help 1.33 con Internet Explorer 6 e Windows XP. Dopo di che nel Marzo 2001, alla conferenza WritersUA (precedentemente 8 WinWriters) Microsoft annuncia una nuova piattaforma Help 2.0, sempre basata su HTML. Questa piattaforma è la stessa che ho usato io nella costruzione dell'help online di Elefante.Net. Infine nel Gennaio 2003, Microsoft decide di non rilasciare Microsoft Help 2.0. Il formato del file ha una particolare estensione: “.chm”. Consiste in un insieme di pagine scritte in un subset di HTML e con un indice di hyperlink. Il formato CHM è ottimizzato per la lettura, dato che i file sono pesantemente indicizzati. La maggior parte dei browser CHM possono visualizzare l'indice accanto al testo della pagina. I vantaggi che da questo tipo di file sono: la dimensione dei file è più piccola di quell'html semplice. Contiene tutti gli strumenti di formattazione dell'HTML per la presentazione del testo, abbiamo la possibilità di cercare in tutto il resto e la possibilità di unire più file CHM. Questo formato è stato pensato solo per la realizzazione di file di aiuto, ma gli sono stati trovati anche alcuni utilizzi diversi. È molto comodo per mettere insieme pagine HTML in un unico archivio facilmente navigabile e per creare piccoli libri elettronici. Molte persone lo utilizzano per tenere insieme degli appunti, poiché è facile organizzarli gerarchicamente e permettere rapide ricerche. 9 2. Studio di Elefante.NET 2.1 Introduzione: La comparsa della informatica nella gestione radiologica è stata rappresentata, alla metà degli anni’80, dalla introduzione di sistemi di videoscrittura in sostituzione delle oramai vetuste macchine da scrivere. Si sono poi introdotti sistemi informatizzati di prenotazione delle procedure radiologiche ed è in questa fase che vede la sua nascita il concetto di RIS (Radiology information System) quale strumento organizzativo e gestionale della attività radiologica. Ma il vero significato dello strumento RIS è apparso a tutti più chiaro e basilare nella fase di introduzione di Sistemi di Gestione e Archiviazione delle Immagini (PACS), dove il RIS stesso si è posto quale funzionalità NECESSARIA ed IMPRESCINDIBILE nella progettazione e gestione del Workflow radiologico; si può dire che addirittura la necessaria riorganizzazione o reingegnerizzazione del workflow dei reparti di Imaging sia direttamente gestita da tali programmi applicativi che devono quindi rappresentare la massima espressione di funzionalità ed evoluzione tecnologica. Tale capacità gestionale del RIS viene esaltata nella adeguata creazione di interfacce con i diversi sistemi PACS e proprio in questa fase di progettazione ed implementazione si sono ottenuti i più grandi successi o le maggiori delusioni. Per 10 tale motivo praticamente tutte le Ditte Fornitrici di sistemi PACS sono state costrette a munirsi ciascuna di un proprio Sistema RIS più o meno valido ma comunque perfettamente interfacciato secondo i più moderni standard comunicativi attualmente rappresentati dalla Standard DICOM. Se quindi nella prima fase di introduzione di PACS si dialogava sulla creazione di interfacce informatiche RIS-PACS attualmente il problema appare risolto ed eventualmente depiazzato nella ricerca del miglior dialogo tra il blocco RIS/PACS ed i diversi sistemi HIS (Hospital Information System); tali processi hanno subito una notevole accelerazione con il nascere dei progetti IHE dapprima nel Nord America ed attualmente anche in Europa ed Italia. 2.1.1 RIS: Un sistema informatico radiologico, noto anche come RIS (acronimo dell'inglese Radiology Information System) è utilizzato nelle Radiologie per gestire il flusso dei dati legati ai pazienti. Le funzionalità del RIS permettono di gestire il cosiddetto "processo di refertazione", cioè quella serie di azioni od eventi che portano dall'approccio del paziente con la struttura all'espletamento del referto, oggetto dell'indagine radiologica. Non è improprio dire che il processo di integrazione informatica di una Radiologia nell'Ospedale ruoti intorno al RIS, dal momento che tipicamente è il riferimento per il dialogo con: • Sistemi gestionali ospedalieri • Sistemi gestionali regionali • Modalità diagnostiche • Workstation di visualizzazione Anche se nell'ottica aziendale è classificato come una delle tante applicazioni client-server da reparto, il RIS per ragioni di ordine storico legate (come per i laboratori d'analisi) al grande numero di prestazioni da gestire ha una lunga storia alle spalle, ed anche in Italia ci sono stati casi pionieristici di informatizzazioni 11 realizzate con schede perforate. In una quindi il ruolo di un RIS è centrale: è proprio un sistema del genere che permette di individuare e di eliminare colli di bottiglia all'interno del processo di refertazione, consente di rendicontare correttamente le attività effettuate, è ausilio indispensabile alla diagnosi grazie alla gestione delle Cartelle Radiologiche informatizzate. Le caratteristiche funzionali di un adeguato ed evoluto programma RIS si possono raggruppare in questo elenco di applicativi gestionali: 1. GESTIONE REGISTRAZIONE ESAME Gestione anagrafica, immissione delle richieste, prenotazione, fatturazione. 2. GESTIONE OPERATIVA ESAME Gestione della Worklist, gestione Workflow, accettazione, esecuzione, refertazione. 3. GESTIONE STORICA ESAME Archiviazione, distribuzione, statistiche. 4. GESTIONE TECNICA APPLICATIVA Riservatezza, Sicurezza, Configurazione, Aderenza agli standard 5. GESTIONI ACCESSORIE Gestione della strumentazione,Gestione orari e Servizio personale medico, integrazioni HIS/PACS. che verrano di seguito analizzati; si rimanda ad altri capitoli la trattazione della parte più tecnica degli applicativi. 12 2.1.2 Hospital information system: Il sistema amministrativo centrale HIS è responsabile prevalentemente della gestione complessiva del paziente (accettazione, prenotazione, esami, fatturazine). Il successo di un HIS risiede nell'uso di un computer e strumenti di comunicazione per raccogliere, memorizzare, recuperare e comunicare informazioni riguardanti la salute dei pazienti e le attività amministrative dell'ospedale. Tra le caratteristica fondamentali ricordiamo: − memorizzazione dei dati in un database centrale; − accesso ai dati, per utenti autorizzati, dalle stazioni di lacovo; − presentazione dei dai secondo scelte effettuate dall'utente; − coordinamento dei diversi compiti dal sistema stesso. La realizzazione e l'introduzione di questo sistema comporta diversi problemi: dal punto di vista dell'hardware, essi sono legati a lunghi tempi di attesa e insufficiente capacità di memorizzazione; per il softwere sono legati a scarse interfaccie utente, programmi rigidi (difficili da gestire e mantenere), limitazioni sul data base. 2.1.3 PACS: Il recente sviluppo dell’Information tecnology (IT) applicata all’erogazione di servizi assistenziali mirato al miglioramento dell’efficienza e della qualità delle prestazioni nonché alla riduzione dei costi e l’impiego di tecnologie “ computer based” in tutti i settori della medicina e soprattutto in radiologia , ha determinato 13 cambiamenti sostanziali permettendo la diffusione dei PACS. Con il termine PACS ( Picture Archiving and Communication System) si intende l’integrazione in un network di diversi sottosistemi quali le modalità per l’acquisizione di immagini e dati, l’archivio, le workstation di visualizzazione e refertazione. La caratteristica fondamentale del PACS è la sua flessibilità che permette di adeguare l’architettura del sistema alle dimensioni del presidio in cui deve essere implementato e agli obiettivi che si intendono raggiungere. Per poter disegnare la configurazione che meglio risponde alle diverse esigenze è necessario conoscere le caratteristiche e le funzionalità dei diversi sottosistemi e le loro interconnessioni, infatti tutti i s istemi PACS sono formati in una configurazione più o meno complessa dagli stessi componenti di base : modalità di acquisizione delle immagini digitali o digitalizzate, archivio, workstation di refertazione , web server , network, ma pos sono offrire funzionalità molto differenti tra loro. L’integrazione e la comunicazione tra le diverse componenti è un punto fondamentale per assicurar l’efficacia del sistema; l’introduzione di un formato standard sia per le immagini che per il protocollo di comunicazione ha sicuramente contribuito in modo sostanziale al raggiungimento di questo obiettivo. DICOM I PACS attualmente commercializzati impiegano standard di comunicazione DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine), analogamente alle più moderne modalità digitali di acquisizione delle immagini; comunque ciò non garantisce ancora una situazione del tipo “ plug and play”. Inoltre, nella maggior parte dei casi, è necessario integrare anc he tecnologie antecedenti alla diffusione di questo standard. Per assicurare che attraverso il network e tra le diverse componenti, modalità di acquisizione, archivio, WorkStation, stampanti, vi siano le tipologie di comunicazione desiderate è nec essario conoscere la struttura essenziale del DICOM e poter interpretare correttamente il relativo Dicom Conformance Statements. 14 Lo Standard Dicom è composto da diverse parti, 15, non tutte impiegate nell’ambiente PACS, i servizi Dicom più rilevanti ai fini della funzionalità del PACS sono : Image storag : per trasferimento delle immagini dalle modalità di acquisizione all’archivo e per trasferimento delle immagini dall’archivio alle workstation. Query/retrieve: per la ricerca tramite browse nell’archivio dalla workstation, e il richiamo delle immagini dall’archivio alla workstation. Print: per la stampa delle immagini dalle modalità di acquisizione, e dalle workstation. Modalità Worklist: per fornire alle modalità e alle work station la programmazione delle attività (scheduling) , per fornire alle modalità i dati anagrafici per l’header delle immagini, per la verifica della correttezza tra le immagini richieste e ricevute nella ricerca di esami precedenti. Modalità Performed Procedure: per aggiornare lo scheduled ogni qualvolta la procedura viene eseguita. Step: per notificare al PACS quando una procedura è completata e quali sono le immagini che costituiscono l’esame. Storage Commitment: per permettere alle modalità di cancellare l’esame localmente quando è stato archiviato. Interchange Media Storage: per registrare le immagini su un altro media, per ricevere immagini da altri sistemi (modalità o PACS). D’altra parte non a tutte le funzionalità del PACS corrisponde un servizio DICOM,come per la cancellazione o il prefetching e non tutti i sottosistemi hanno tutti i servizi DICOM. E’ importante sottolineare che DICOM non definisce una particolare architettura del PACS, bensì specifica i servizi cioè la tipologia e le modalità di colloquio tra i PACS e i diversi componenti del sistema. L’impiego del DICOM può essere limitato solamente all’acquisizione delle immagini, o implementato all’interno del PACS tra l’archivio e le workstation di refertazione. 15 Può essere impiegato il formato DICOM per l’archiviazione a breve o a lungo termine oppure le immagini possono essere archiviate internamente in formato proprietario e trasformate in formato DICOM quando vengono trasferite alle altre componenti. La chiave per ottenere un efficiente comunicazione nell’integrazione dei molteplici componenti del sistema di produttori diversi è il matching corretto dei servizi DICOM e del ruolo che ogni componente svolge. Quindi per ogni classe di servizio è necessario definire se il sistema (es. modalità, WS, archivio etc.) può svolgere la funzione relativa a quella Classe (es. print, storage, worklist etc), come utilizzatore e/o è in grado di fornirla ad altri sistemi. Questa funzione è definita nel DICOM come il ruolo (role), ciò significa che un componente può essere un “user” o un “provider” di un particolare servizio, questi vengono indicati con SCU ( SERVICE CLASS USER) e SCP ( SERVICE CLASS PROVIDER). Le dimensioni delle immagini digitali che dipendono dalla matrice di acquisizione e dal livello di grigio o profondità del pixel, sono diverse a seconda delle modalità con cui vengono prodotte , CR, US, TC, RM e ogni immagine riporta una differente serie di informazioni ; inoltre, in un PACS possono essere trasferite e archiviate anche informazioni differenti dalle immagini , come reports, piani di trattamento radioterapici, tracciati ECG, immagini video endoscopiche etc. Quindi ogni tipo di immagine o di altra informazione c ostituis ce un “oggetto” diverso che secondo il linguaggio DICOM è individuato in IODs ( Information Object Definitions) . Lo IOD identifica il tipo di informazione e la struttura dei dati relativa all’immagine e alle informazioni ad essa associate. La struttura Dicom delle immagini è formata da un “header” in cui sono contenuti i dati anagrafici , i dati dell’esame e altre informazioni , seguita da una rappresentazione numerica dell’immagine. Tutti gli oggetti ”immagine” nel DICOM sono quindi composti da differenti “entity” (Paziente, studio, serie, immagine, apparecchiatura etc) , in questo caso lo IOD viene denominato Composite IOD, mentre nel caso di una sola 16 “entità” Normalized IOD. Dimensioni Dati: Tipo esame: Dim. tipiche Matrice Immagini per esame: (M*N*profondità (k)) Mb per esame Medicina Nucleare 128*128*12 30-60 1-2 Risonanza Magnetica 256*256*12 60-120 6-12 Ultrasuoni 512*512*8 20-250 5-65 Angiografia 512*512*8 15-40 4-10 TC (multistrato) 512*512*12 40-120 16-48 Radiografia compiuterizzata 2048*2048*12 2 13 Radiografia diretta 3002*3002*12 2 28 Mammografia digitale 4000*5000*12 4 120 17 2.1.4 Hospital Workflow Con Hospital Workflow intendiamo il flusso di dati che il nostro RIS dovrà gestire. Nel nostro caso è riassumibili così: PRENOTAZIONE ACCETTAZIONE (PreAccettazione) ESECUZIONE Es. REFERTAZIONE (eventuale) TRASCRIZIONE (Completamento) STAMPA FIRMA ARCHIVIAZIONE Il primo passo sarà l'accettazione dell'esame. Questo sarà appunto effettuato da un utente dell'ospedale il quale registrerà i dati del paziente e il tipo di esame che dovrà effettuare. Il passo successivo sarà fatto dal RIS che passerà l'esame alla fase di esecusione, qui verranno registrate le immagini che verranno passate a loro volta tramite il PACS su un apposito monitor. Una volta arrivate le immagini al monitor per la diagnosi il medico referterà l'esame il quale verrà archiviato nel data base. E' intuitivo capire che il RIS, che si occupa della gestione del flusso e il PACS, che si occupa della gestione effettiva delle immagini devono lavorare insieme. Per far questo si usa uno standard di linguaggio specifico per la trasmissione medica detto HL7. Health Level Seven (HL7) è lo standard internazionale più diffuso al mondo per lo scambio e l'integrazione di informazioni in ambito sanitario. A livello internazionale i suoi membri rappresentato il 90% del mercato IT sanitario e comprendono inoltre rilevanti agenzie governative e provider di servizi sanitari Lo standard HL7 descrive le interfacce tra applicazioni e le definizioni dei dati da 18 scambiare in termini di messaggi e documenti, quindi: 1. nasce per scambiare informazioni relative ad un paziente, 2. standardizza l’intero complesso di un sistema sanitario a livello di scambio di dati clinici 3. fornisce interfacce che permettono il flusso di dati fra sistemi diversi. 4. rende quindi le varie “entità” del mondo sanitario interoperabili, HL7 è una Standards Developing Organizations (SDO) accreditate presso l’American National Standards Institute (ANSI). La mission di HL7 è: "Fornire standard per l'interoperabilità che migliorino le prestazioni delle cure mediche, ottimizzono i flussi di lavoro, riducano l'ambiguità ed incrementino il trasferimento di conoscenza tra i nostri stakeholder inclusi provider di servizi sanitari, agenzie governative, altre SDO, e pazienti. I processi mostrano tempestività, rigore scientifico, competenza tecnica, responsabilità e praticità. Lo sviluppo di HL7 ormai coinvolge l'intera comunità internazionale. ad oggi, HL7 sta coordinando gli sforzi con altri organismi e consorzi internazionali di standardizzazione come ISO, CEN, OMG, IHE. 19 2.2 Elefante.NET: 2.2.1 Introduzione: Qui verrà spiegata in maniera esaustiva il funzionamento del RIS (Radiological Information Sistem) Elefante.NET di AGFA GEVAERT. L’evoluzione tecnologica ha oramai portato tutti settori ad un elevato livello di meccanizzazione, permettendo di eseguire operazioni complesse in tempi estremamente rapidi. AGFA GEVAERT S.p.A, sempre pronta ed attenta ad ogni segnale evolutivo, ha rivolto la sua attenzione ai reparti ospedalieri che sempre più necessitano di concreti supporti da parte della tecnologia per ottenere una maggiore fruibilità dei vari servizi. La longeva esperienza maturata sul campo ed un serio impegno da parte di AGFA GEVAERT S.p.A hanno permesso la nascita del programma Elefante.NET creato per gestire al meglio e nella sua globalità l’intero processo dell’esame radiografico. Oggi, dopo anni di lavoro, AGFA GEVAERT S.p.A ritiene di aver raggiunto un eccellente livello di sviluppo ed è certa di offrire ai propri clienti un software all’altezza delle migliori aspettative. Nonostante ciò, rimane costante l’impegno di continuare ad apportare miglioramenti e aggiornamenti per rendere il programma sempre più efficiente ed al passo con i tempi. Il programma Elefante.NET è strutturato in moduli separati, dei quali il modulo “base” rappresenta il cardine e consente di usufruire dei servizi più importanti per una corretta e funzionale gestione del flusso radiologico, con un focus particolare dedicato fase di refertazione. I moduli aggiuntivi servono per implementare ulteriormente le potenzialità del programma e possono essere acquistati a parte, secondo necessità. In dettaglio, il 20 modulo base del RIS Elefante.NET, comprende: la gestione della anagrafica dei pazienti, la gestione dell’accettazione delle richieste, la gestione del nomenclatore, la gestione dell’esecuzione analitica, compreso lo scarico dei materiali, la gestione della refertazione assistita, la gestione delle varie liste di lavoro, la stampa dei referti, la consultazione clinica e l’archiviazione dei dati. Attenzione! Un sistema che gestisce il flusso radiologico non deve essere sottoposto a interruzioni accidentali di corrente elettrica. Tale disservizio, durante il suo protrarsi, comporterebbe il mancato accesso ai dati clinici del paziente e della prestazione. I moduli complementari di Elefante.NET sono in pratica delle applicazioni accessorie completamente integrabili nel programma base che, sebbene non indispensabili e di norma fornite separatamente a seconda della configurazione richiesta, risultano molto utili al completamento e al potenziamento delle funzionalità di base offerte dal programma; essi comprendono: o l’”Agenda”, modulo che permette di gestire in maniera semplice, visuale ed esaustiva, tutta la delicata fase della prenotazione e dell’accettazione. o la “Refertazione vocale”, che attraverso l’uso di un apposito dispositivo abbinato al modulo software specializzato, consente al medico di redigere l’esito del referto dietro la semplice dettatura del testo. o l’“Elefante on the Web”, altra funzionalità aggiuntiva che permette di eseguire altre importanti operazioni da remoto, via internet/intranet, come ad esempio la prenotazione di prestazioni radiologiche da Reparto, il controllo dello status della richiesta effettuata e la consultazione dei referti, tramite operazioni effettuabili, dietro protezione di apposite password, da un qualsiasi PC connesso alla rete. 21 o l’“Elefante Broker”, modulo specializzato nelle interconnessioni con i S.I.O. (Sistemi Informativi Ospedalieri), quali - principalmente - il C.U.P., l’Anagrafica aziendale ed il Pronto Soccorso, talvolta con l’A.D.T., nonché nelle connessioni con eventuali softwares particolari. o il modulo “EleCD” (CD Patient), per la creazione di un CD o DVD paziente. Tale media prodotto conterrà le immagini in formato DICOM dello studio masterizzato e gli eventuali referti associati allo studio stesso (lo studio può anche essere riferito a più esami). Inoltre nel CD o DVD sarà anche presente un visualizzatore di immagini DICOM che si aprirà in automatico nel momento dell’inserimento del media nel lettore. Al sistema ELeCD sarà quindi affiancato un robot per la produzione di CD/DVD paziente. o Il modulo “Medicina Nucleare” che, in aggiunta alle già citate caratteristiche del modulo base per la radiologia, consente: gestione di esami la cui durata è prevista su più giorni/sedute, gestione del magazzino radioisotopi (carico, scarico dell’attività, calcolo in real time dell’attività acquistata-acquistabile, ecc.), gestione del protocollo di esame (tipo di tracciante, dose da somministrare, numero e timing di somministrazioni, numero e timing di acquisizioni, ecc.), gestione delle liste di lavoro per la camera calda (con stampa delle etichette barcode per le singole preparazioni), gestione delle liste di lavoro per le sale di somministrazione (con verifica automatica, tramite lettura di codici a barre, della congruenza dose-paziente, scarico automatico del materiale radioattivo, gestione dell’anamnesi), nonché l’Identificazione delle dosi e delle siringhe con codici a barre. o il modulo “EleEndos” creato per gestire nella sua globalità l’intero processo di un esame di gastroenterologia: dalla Prenotazione all’Accettazione Clinica (comprese le informazioni sulla modalità dell’esame, sul consenso informato, sulla correttezza della preparazione, sulle eventuali indicazioni all’esame e sulle 22 note relative alla preparazione), dall’Esecuzione esame (compresa la fase pre analitica, lo svolgimento dell’esame stesso, le operazioni post esame), alla Refertazione con firma digitale e stampa del referto, comprensivo di immagini, il tutto con enorme risparmio di tempo e di risorse. Il software permette anche la gestione delle sonde utilizzate, con la registrazione dell’identificativo e dei relativi cicli di lavaggio subiti; inoltre, tramite apposito hardware, permette l’acquisizione di immagini e/o filmati endoscopici; consente infine la registrazione dei farmaci e dei presidi medico-chirurgici utilizzati, con relativo magazzino, nonché la gestione delle diagnosi e delle complicanze. o il modulo “Elefante RT” per la gestione completa dell’iter di un paziente sottoposto a radioterapia, dalla Prenotazione della Prima Visita, dlla Simulazione al Ciclo di Terapia, comprese le Visite di Controllo e il Follow-Up. Ogni evento di radioterapia possiede uno stadio di avanzamento che il sistema registra per realizzare e controllare il flusso di lavoro, unitamente a tutte le informazioni raccolte durante l’iter che vengono archiviate nel database del sistema, che risultano eleggibili a fini statistici. La caratteristica principale del modulo risiede nella totale automaticità della pianificazione della Simulazione e del Ciclo di Terapia insieme alla sua semplicità di utilizzo: con un semplice clic è possibile prenotare un intero ciclo di terapia, tenendo conto dello stato di occupazione delle agende e sfruttando nel modo migliore le risorse disponibili, ma lasciando sempre aperto l’intervento manuale per venire incontro a particolari esigenze del paziente o del reparto. Oltre alla gestione dell’intero Flusso di Lavoro, il sistema consente la gestione dei turni dei medici e la stampa delle impegnative per i pazienti che hanno l’autorizzazione al passaggio in cura da parte del medico di base. o l’“Elefante Call” per la comunicazione ai pazienti in sala d’attesa del loro turno. 23 Il modulo si compone di monitor al plasma per la sala e di un software, integrabile con il RIS, capace di trasmettere sottoforma numerica progressiva e legata alla fase di accettazione, la “turnazione” dei pazienti. Il sistema comprende anche 3 video standard da 5 minuti di contenuti generici, in modo che, durante gli intervalli tra una comunicazione e l’altra, sia possibile proiettare dei palinsesti video standard di intrattenimento, oppure spot pubblicitari della struttura sanitaria di appartenenza o quant’altro venga appositamente programmato. La caratteristica base del funzionamento di Elefante.NET è che la totale gestione delle operazioni di refertazione medico-radiologiche vengono gestite con enorme risparmio di tempo e di risorse. Per ogni postazione di lavoro infatti, il programma viene gestito generalmente da un Server che svolge la funzione di archivio e sincronizzazione dei dati. Cliccando sull’icona presente sul desktop si invia la chiamata al server il quale verifica se la stessa proviene da un utente inserito nel gruppo. Se la richiesta di accesso ha esito positivo, sul client verrà aperta la finestra di connessione al programma Elefante.NET. 24 Per entrare nel sistema sarà quindi sufficiente cliccare sull’icona dell’Elefante, presente sul desktop, la quale avvierà le procedure di identificazione (UserName e Password) tramite un’apposita finestra di benvenuto. N.B.: anche se il sistema può essere configurato per un log-off automatico dopo un determinato tempo di inattività, è buona norma, per la salvaguardia dei dati immessi, che gli operatori, prima di allontanarsi dalla propria postazione di lavoro, escano dal programma premendo il pulsante di “Uscita” desktop, in basso a posto sul destra. Questa operazione verrà comunque ripresa più avanti. Onde favorire una comprensione logica degli argomenti trattati, nella tabella seguente si illustrano in maniera schematica gli stadi evolutivi della richiesta di un paziente, la tipologia di personale normalmente coinvolto nelle azioni ad essi correlato e la sezione del manuale cui fare riferimento. Ad esempio, dalla tabella si evince che un amministrativo può eseguire l’attività 25 di prenotazione e/o di accettazione descritta/e rispettivamente nella sezione del manuale denominata “Front Office” ed “Accettazione”, mentre un medico, tramite la funzione di “Refertazione”, sarà abilitato, sia a questa attività, che alla firma e alla stampa di un referto, argomenti che vengono appunto trattati nella sezione “Refertazione”. Personale Stadi della richiesta Sezione di di un paziente riferimento Prenotazione Front Office Amministrativo Accettazione Accettazione Amministrativo Completamento Esecuzione Tecnico/Infermier Refertazione Refertazione Medico Trascrizione Refertazione Amministrativo Stampa Refertazione Tutti Firma Refertazione Medico Archiviazione Archivio Amministrativo abilitato alla funzione specifica 2.2.2 L'interfaccia grafica: L’interfaccia grafica svolge oramai un ruolo importante nell’utilizzo di qualsiasi programma, per cui anche con Elefante.NET molta attenzione è stata posta nella sua realizzazione in modo da agevolare al massimo sia la navigazione, che le operazioni da compiere, anche all’operatore meno esperto nell’uso del PC. La simbologia utilizzata, la disposizione dei campi, la loro localizzazione in appositi ambienti strutturati, i vari menu a discesa precompilati, nonché appositi 26 pulsanti, checkbox, filtri e quant’altro presente nelle varie maschere del programma - frutto di una longeva esperienza maturata nel settore radiologico da parte di AGFA - rendono ogni operazione semplice ed intuitiva. In vari ambienti del programma, per ottenere una visione completa di tutte le informazioni contenute nelle tabelle prospettate, anche se lo spazio apparentemente non lo permette, è sufficiente utilizzare le barre di scorrimento orizzontale o verticale poste rispettivamente in basso o a destra di ogni tabella. Inoltre, quando i campi sono molti, è possibile operare anche un ridimensionamento degli stessi, posizionandosi con il mouse nell’interstizio tra un campo e l’altro (il puntatore acquisterà una forma a “croce”) e tenendo premuto il pulsante sinistro, basterà trascinare la selezione a sinistra o a destra a seconda delle esigenze. Esempio: Altra possibile opzione offerta dall’interfaccia grafica è costituita dalle barre di intestazione di ogni singolo ambiente: cliccando ripetutamente su di esse è possibile chiudere e riaprire l’intera finestra. Operando in questo modo, è anche possibile disporre sul desktop più barre compresse e richiamare l’ambiente desiderato cliccando indifferentemente sulla 27 relativa barra o sulla relativa icona del desktop. In ogni barra sono presenti delle icone (pulsanti) che permettono di compiere alcune azioni: il simbolino , posto in alto all’estrema destra, serve per chiudere lo specifico ambiente e ritornare al desktop di Elefante.NET; il simbolo della stella consente invece di memorizzare l’ambiente in cui si sta operando, dopo aver effettuato delle particolari impostazioni. In questo, anche quando l’operatore esce dall’ambiente in cui si trova (ma anche dal sistema stesso), potrà richiamarlo successivamente, senza la necessità di doverle reimpostare di nuovo. Poiché il sistema è progettato per lavorare con vari livelli di accesso configurabili nelle varie funzionalità – anche l’interfaccia grafica ricalca in un certo senso la stessa filosofia. Ad esempio, il desktop di Elefante.NET potrebbe presentarsi in questo modo: 28 … in questo caso l’utente che è entrato nel sistema possiede un profilo il cui livello di accesso (legato alla sua userID e alla sua Password) è stato configurato per poter accedere al solo ambiente di Esecuzione Esame nel quale, magari, potrà interagire solo con alcune delle funzionalità disponibili. (Quelle non attive, compariranno in colore grigio chiaro o non verranno visualizzate affatto, come illustrato nell’immagine a fianco). 29 2.2.3 Front Office: Cliccando sull’omonima icona presente sul desktop di Elefante, si entra nell’ambiente di Front Office. In questo ambiente sono disponibili le funzionalità di prenotazione, vidimazione liste e preparazione documentale. Cliccando sull’icona corrispondente si accede ad un ambiente così raffigurato: (Sezione A) (Sezione B) Elefante.NET attua una serie di blocchi che aiutano e guidano gli operatori nella 30 corretta esecuzione dell’esame e della produzione del referto. Ogni operazione è inoltre guidata da una serie di domande, rispondendo alle quali l’operatore giunge nel modo più corretto alla conclusione dell’operazione che sta effettuando. Come mostrato in figura e come precedentemente accennato, l'interfaccia utente è suddivisa in due sezioni di lavoro (A e B), reperibili in tutti gli ambienti accessibili dal desktop: Sez. A: questa è la sezione di ricerca del dato interessato. Sia che si tratti di un paziente, come in questo caso, sia che si tratti di una prestazione o di un referto, come in altri casi, l’interfaccia grafica e la modalità di ricerca rimangono sostanzialmente le stesse anche negli altri ambienti di lavoro; Sez. B: in questa sezione vengono invece mostrati i dati del paziente (o del referto, o di quant’altro ricercato) in funzione della ricerca effettuata nella sezione A. Questa sezione riassume i dati in archivio riferiti al dato (in questo caso un paziente) ricercato e trovato: dati anagrafici, con il relativo calcolo dell’età del paziente, eventuali referti precedenti, messaggi di avviso ed altri dati significativi. Nella parte più bassa del desktop di Elefante è inoltre presente la barra di stato che mostra altri dati: dati relativi all'utente collegato, messaggi di reparto, ecc. Entrati nella sezione di Front Office, come mostrato nella figura precedente, il sistema guida l’operatore nella sua attività quotidiana attraverso delle semplici domande che mirano sostanzialmente all’identificazione del paziente e all’inserimento dei dati di provenienza: • Chi è il paziente ? • Quali sono le caratteristiche di provenienza ? 2.3 Prenotazione (preaccettazione) 31 Una volta generata la procedura, si entra nella fase vera e propria della prenotazione dell'ordine, ovvero della prenotazione della richiesta di prestazioni. Questa operazione viene condotta nell’ambito di un apposito ambiente, costituito da una serie di agende radiologiche. Ogni agenda fa capo ad un elemento chiave di Elefante.NET, chiamato RISORSA, sulla cui disponibilità si basa la gestione di ogni singola prenotazione. La risorsa è un concetto che serve a “modellizzare” la struttura della radiologia e per descrivere al meglio l’organizzazione nel caso di realtà complesse e multisito La risorsa è intesa come una determinata modalità diagnostica in grado di svolgere un certo set di esami, associata al personale medico e/o tecnico esecutore ed ubicata in una determinata sede. Ogni risorsa viene definita all’atto della configurazione del sistema (comunque modificabile anche in seguito) in funzione delle diagnostiche disponibili, del personale medico/tecnico in attività e degli esami che è in grado di effettuare. Una risorsa non associata ad alcuna modalità è in grado di eseguire visite. Una volta definita la risorsa è possibile configurare le varie agende in base agli orari di lavoro della struttura, ai tempi medi di esecuzione dei singoli esami e al personale disponibile, in modo da organizzare il proprio servizio radiologico sulla base delle richieste interne ed esterne: ogni ordine verrà programmato in funzione della disponibilità (slot) di una specifica agenda, così come mostrato nella figura della pagina successiva. Per accedere alla ricerca delle disponibilità in Agenda basta agire sul pulsante L’immagine riportata mostra l’ apposito ambiente dove è possibile controllare lo stato di tutte le agende disponibili ed effettuare varie operazioni. 32 (L’ “Agenda”, nel suo complesso: ogni singolo rettangolo colorato rappresenta uno slot) Entrati in questo ambiente, spiccatamente grafico, è possibile individuare con facilità gli slot liberi per prenotare una particolare prestazione, effettuare la prenotazione vera e propria, controllare lo stato di una determinata agenda, gestire modifiche sulle prenotazioni già effettuate ed altre operazioni rese possibili dai vari strumenti messi a disposizione dell’utente. 33 2.4 Accettazione Nel momento in cui il paziente si presenta in radiologia, durante il giorno dell’esame, verrà effettuato il check-in clinico (accettazione clinica), che introduce il paziente nel flusso di lavoro della radiologia. Cliccando sull’icona raffigurata a sinistra si accede all’ambiente di seguito visualizzato: Con l’ingresso in questo ambiente, il sistema (se appositamente configurato) carica e mostra automaticamente a video un elenco (worklist) dei nominativi 34 prenotati per la data in vigore. L’utente, in base alle sue specifiche esigenze, può comunque “filtrare” e/o ordinare la lista presentata (od ottenuta con il comando “Aggiorna Worklist”) tramite i vari strumenti messi a disposizione. E’ possibile infatti ordinare la worklist di accettazione impostando i seguenti criteri: Oppure filtrare la worklist in base ai seguenti criteri: •Data e ora •Sede •Codice esame •Diagnostica •Descrizione esame •Data (di prenotazione) •Codice paziente •Nome paziente La sezione A dell’ambiente di Accettazione, illustrato nella pagina precedente, mostra un esempio di elenco pazienti prenotati (in questo caso solo 2), presenti nella worklist di accettazione che è stata “filtrata” secondo i vincoli impostati 35 dall’operatore (in questo caso solo per data). Per effettuare una ricerca diretta del paziente che si presenta in radiologia, si possono sfruttare le seguenti opzioni: •Cognome •Nome •Codice Una volta individuato il paziente (o selezionato dalla worklist con un click del mouse), il cui record verrà evidenziato da una cornice di maggior spessore, sul lato destro dello schermo (sezione B) verranno mostrati i dettagli delle informazioni ad esso relative, nonché i dettagli dell’ordine di prenotazione che si sta accettando. (Il sistema mostra in automatico quelli relativi al primo record della lista). Esempio dei dettagli riferiti ad un paziente selezionato: Comunicazioni… Cliccando sulle apposite freccette è possibile espandere o comprimere e quindi rendere visibili, o meno, le varie sezioni con le relative informazioni contenute. 36 N.B.: attraverso il link “Comunicazioni…” è possibile richiamare le note eventualmente inserite all’atto della Prenotazione. Si aprirà di conseguenza un finestra ove verranno mostrate informazioni relative a : Motivazioni e, per un paziente interno, anche Inquadramento clinico e Comunicazioni alla Radiologia. Per accettare un paziente è sufficiente fare doppio click sopra al record. In questo modo si ottiene anche l’aggiornamento della worklist di accettazione, trasferendo automaticamente il nominativo in questione dalla lista attuale alla lista di esecuzione specifica per la risorsa assegnata al tipo di prestazione richiesto. Il RIS, infatti, provvede alla creazione delle Worklist in standard Dicom così da renderle immediatamente disponibili alle diagnostiche deputate all’esecuzione delle prestazioni richieste (si presuppone in tal caso il collegamento in rete della modalità interessata e la sua compatibilità Dicom). 37 In questo modo ogni modalità diagnostica collegata alla rete RIS disporrà, in automatico e senza errori, delle informazioni essenziali per la corretta gestione dei dati-paziente; in particolare verranno trasmesse informazioni relative a: “Patient ID”, “Accession Number”, “Nome e Cognome del paziente” e “Descrizione della prestazione”. 2.5 Esecuzione Esame Questo ambiente, precedente, molto identifica simile graficamente sostanzialmente al l’ambiente esecutivo delle diagnostiche. Il sistema che, nel caso di apparecchiature AGFA può essere installato anche sulla stessa stazione ove è presente il software di gestione della CR (Computed Radiography), rende disponibili funzionalità quali: il check in, l’accesso ai dati dei precedenti, l’esecuzione dell’esame e lo scarico dei consumi. 38 Entrando nell’ambiente di Esecuzione Esame, anche in questo caso se il sistema è stato appositamente configurato, viene mostrata automaticamente la lista dei pazienti già accettati, in base alla data in vigore e alla risorsa impostata per default; l’operatore ha comunque l’opportunità di “filtrare” e/o riordinare l’elenco in base ai vari parametri messi a disposizione. Attraverso l’opzione attivata è anche possibile recuperare i soli pazienti completati, ovvero che hanno terminato tutte le prestazioni a loro carico. A questo punto, per proseguire nell’esecuzione dell’esame, basta effettuare un doppio clic sul paziente da esaminare: verrà mostrata la schermata sottostante in cui è possibile inserire i dati d'esecuzione, necessari al proseguimento del flusso di lavoro: •Tecnico/Medico esecutore •Scarico del materiale consumato •Dati dosimetrici •Ricerca precedenti 39 2.6 Refertazione La fase della refertazione medica rappresenta una delle funzioni principali del RIS Elefante.NET e le possibilità di refertazione sono varie. La fase di refertazione avviene successivamente all'esecuzione dell'esame. Attivando tale funzione, dal desktop di Elefante.NET, ci si ritrova nella seguente schermata: Come al solito, entrando nello specifico ambiente, il sistema, se è stato appositamente configurato, carica automaticamente la worklist di refertazione, 40 ovvero l’elenco di tutte le richieste eseguite e completate, in base alla data corrente e ai parametri impostati o di default. Per ridurre l’elenco delle richieste e rendere più agevole la ricerca di un determinato esame da refertare, specialmente quando il lavoro è intenso o si appartiene ad una struttura articolata con molte diagnostiche, è possibile applicare una serie di filtri e ordinamenti: (5 •Ordinamenti opzioni). •Filtro consente “Diagnostica”, di limitare l’elenco ad una certa Sede operativa e/o ad una determinata Diagnostica. •Filtro “Paziente”, per la ricerca di uno specifico paziente. •Filtro “Worklist di Firma”, per limitare l’elenco ai soli referti già completati, ma non ancora firmati. •Filtro “Dal…Al”, per l’impostazione del range temporale di recupero degli esami completati da refertare. •Filtro “Provenienza” (4 opzioni), per 41 limitare l’elenco in base alla tipologia di richiesta. •Filtro “Medico Ref.”, (3 opzioni). Nel primo caso (Tutti) verrà visualizzata la lista di tutti gli esami da refertare senza nessuna distinzione di sorta. Nel secondo caso (Specialista) verranno mostrati solo gli esami che sono stati eseguiti (completati) dallo stesso medico specificato in fase di Esecuzione e che poi è entrato nell’ambiente di Refertazione. Nella terza opzione (Specialista e Non Attribuiti) verranno visualizzati gli tutti gli esami appartenenti allo Specialista (opzione 2) più quelli non attribuiti, quelli cioè non assegnati ad alcun medico. 42 2.7 Back Office Un’apposita lista di lavoro sul RIS Elefante.NET visualizza per ciascun esame le relative necessità documentali, in modo tale che il personale di Back Office possa correttamente assemblare il materiale di corredo all’esame refertato, spuntando le voci richieste da ogni tipologia di esame, man mano queste vengono prodotte. Il Back Office assume così il ruolo di luogo ove si concentra l’eventuale produzione di documentazione su carta, su pellicola o su CD-ROM (*), per ciascun esame eseguito; in questo ambiente sono tipicamente presenti: stampanti di referti, stampanti di etichette barcode, talvolta stampanti di pellicole e più recentemente appositi masterizzatori (*). Il personale addetto si occupa del recupero di tutto il materiale prodotto per un determinato esame, del suo assemblaggio e della consegna al paziente. A seconda di come è stato configurato il sistema (o i livelli di accesso allo stesso), questo ambiente potrà mostrare, o meno, una serie di sezioni che, per completezza di informazione, verranno comunque illustrate tutte. La prima sezione che si può incontrare entrando nell’ambiente di Back Office è quella dalla “Trascrizione Referti”, costituita a sua volta dalla scheda “Lista Referti” e dalla scheda “Segreteria”. 2.7.1 Trascrizione Entrando in questo ambiente, se il sistema è stato configurato in modo opportuno, viene automaticamente mostrato - in base ai filtri impostati – l’elenco di tutti i pazienti che presentano un referto da trascrivere. 43 In alternativa, tramite il comando “Aggiorna Worklist”, è sempre possibile richiamare e/o aggiornare tale elenco Cliccando direttamente sul record del paziente, si apre una seconda scheda denominata “Segreteria”, che permette di accedere all’ambiente dedicato alla trascrizione vera e propria dei referti, in relazione al record selezionato dalla lista. 2.7.2 Segreteria Come già accennato durante l’esplorazione dell’ambiente di Refertazione, questa funzione consente ad un operatore amministrativo di effettuare, sebbene in modo molto più evoluto, l’equivalente della trascrizione dattilografica del nastrino magnetico contenente il responso medico di un esame radiografico. Utilizzando una maschera similare e le stesse metodologie descritte nell’ambito della refertazione (mancano però gli strumenti propriamente medici), la sezione di 44 Segreteria permette infatti, senza far uso di nastri e registratori e senza scomodare l’operatore per andare alla ricerca del materiale da trascrivere, lasciato dai medici in qualche parte della radiologia, il riascolto del file audio relativo all’esame selezionato e contemporaneamente la visione di tutto il testo già redatto, grazie al processo di riconoscimento vocale. Il personale amministrativo è così messo nelle condizioni di verificare con facilità se lo scritto, rispetto all’audio, non contenga errori ortografici, spaziature imprecise o altro tipo di inesattezze. Utilizzando poi i comandi tipici della videoscrittura, l’operatore può inoltre conferire al testo un migliore aspetto grafico. In pratica, anziché trascrivere manualmente tutto il testo registrato, ascoltando passo, passo il nastrino, l’operatore deve semplicemente verificare e correggere eventuali errori presenti nel testo, con un enorme risparmio di tempo 45 2.7.3 Worklist di Controllo e Stampa Referti In queste sezioni, richiamabili tramite gli omonimi tab, sono presenti funzionalità molto utili ed importanti che permettono un controllo totale sul lavoro eseguito, prima del processo di produzione documentale. Nella prima schermata, operando opportunamente con i filtri offerti – tra i quali soprattutto quello posto in basso a sinistra (*), è possibile effettuare controlli sui vari tipi di worklist in modo da poter erificare l’entità del lavoro già svolto, o per controllare lo stato di avanzamento di una particolare richiesta, oppure per una semplice ricerca. Cliccando invece sul tab “Stampa Referti” è possibile recuperare, in base ai filtri impostati, le worklist di tutti i referti completi da stampare: questo ambiente è appositamente predisposto per ottenere un’immediata supervisione dei referti da mandare in stampa. 46 Schermata della scheda Stampa Referti: 2.7.4 Gestione Paperless L’ultima sezione dell’ambiente di Back Office, ma non meno importante, è quella relativa alla gestione del materiale documentale. Cliccando sull’omonimo tab, è possibile accedere ad alcune schede deputate a supportare l’operatore amministrativo nello svolgimento di determinate attività. Sebbene la parola “paperless” identifichi il processo di abbandono del materiale cartaceo in favore di quello elettronico, difficilmente tale processo si traduce in un passaggio netto e repentino: normalmente certe abitudini, certi modus operandi o particolari necessità di continuatività con il mondo esterno, possono richiede un certo lasso di tempo di adattamento o di migrazione, durante il quale la nuova tecnologia deve necessariamente poter coesistere con quella vecchia. Proprio per garantire quindi la possibilità di gestire entrambe le situazioni, il sistema offre questo ambiente ove è possibile controllare tutto il materiale da produrre, sia cartaceo che elettronico, da assemblare e consegnare al paziente. 47 In questa schermata, possiamo infatti controllare a colpo d’occhio tutto ciò che è stato richiesto per ogni singolo paziente, in modo da assemblare correttamente il materiale necessario alla consegna. Quando la lista di lavoro diventa corposa, la ricerca del paziente può essere facilitata inserendo il codice relativo all’Accession Number nella casella corrispondente e premendo il tasto “Cerca”. Alternativamente alla digitazione manuale del codice, con il cursore posizionato sempre nello stesso campo, è possibile utilizzare il lettore barcode e leggere il codice a barre presente sulla modulistica o sull’etichetta prodotta all’accettazione, oppure, nel caso servisse proprio all’atto della consegna, leggere il barcode presente sul foglio di ritiro dell’esame richiesto. 48 A seconda del referto selezionato, nella parte inferiore della schermata si attiveranno di conseguenza i pulsanti relativi ad ogni singolo materiale richiesto, per cui, per es., se per Mario Rossi fossero stati richiesti lastra e referto cartaceo, il sistema avrebbe attivato i pulsanti “Imaging” e “Referto” per evidenziare all’operatore cosa deve assemblare per la consegna. L’operatore a questo punto, man mano recupera ed assembla il materiale evidenziato, non fa altro che spuntare la singola voce cliccando sul tasto relativo. Con il pulsante è possibile spuntare con un solo clic tutte le voci evidenziate e già assemblate. 49 2.8 Consultazioni Cliniche In questo ambiente sono state raggruppate funzionalità utili per una completa consultazione clinica della vita radiologica (e non) del paziente. Il RIS Elefante.NET dispone infatti di una cartella radiologica del paziente contenente tutte le informazioni anagrafiche e la sua storia clinica costituita dall’insieme delle prestazioni ricevute e dai relativi referti generati. In questo modo ogni paziente avrà la sua cartella radiologica contenente dati, referti ed immagini (quest’ultime su PACS) di tutti gli esami di diagnostica radiologica, effettuati sia in regime ambulatoriale che di ricovero. Una volta cliccato sull’icona corrispondente verrà presentata la schermata seguente: 50 La prima cosa da fare per effettuare la consultazione è quella di procedere con la ricerca del paziente secondo diverse chiavi: •Cognome •Nome •Codice Paziente •Data di Nascita Una volta individuato il paziente di cui si vuole conoscere la vita radiologica apparirà la seguente videata: (N.B.: in questa schermata, per meglio visionare le informazioni sulla vita radiologica del paziente, è stato effettuato un ridimensionamento delle sezioni A e B dello schermo e dei campi mostrati). N.B.: la ricerca radiologica nell’ambito del della paziente vita può essere agevolata utilizzando anche l’apposito menu a discesa, presente sul lato destro del titolo, impostando uno di dei visualizzazione vari messi a “Accession Con la voce criteri disposizione: “Data Number”, “No Gruppi” l’elenco Referto”, ecc. viene riportato alla forma standard, cioè come apparirebbe di defaul. Individuato il paziente, oltre a mostrare sulla destra un’anteprima del referto, Elefante.NET è in grado di mostrare anche tutti i dettagli relativi all’ordine, all’esame(i) e al referto completo, con tutte le varie informazioni associate: in pratica mostra l’intera tracciabilità del dato radiologico. Cliccando infatti sui vari tab presenti nella parte alta dello schermo, è possibile accedere alle relative schede, recuperando e visionando non solo gli estremi delle fasi fondamentali, ma anche tutti i dettagli della storia del referto e/o dell’ordine. 51 I pulsanti riportati nella parte inferiore sono sufficientemente autoesplicativi e pertanto se ne tralascia la descrizione. Nella scheda “Ordine” vengono recuperati e mostrati i dati legati alla fase di Prenotazione/Accettazione e quindi le informazioni relative alla documentazione di ingresso (Impegnative, Richieste, Prestazioni diagnostiche, n° ordine e data, Annotazioni, importo Ticket/Esoneri, caratteristiche di urgenza, ecc.) Cliccando sopra a questo tasta si aprirà la seguente finestra: dove si possono aggiungere ulteriori dati di modificare amministrativo l’anagrafica ed tramite l’apposito pulsante posto sulla parte bassa della finestra. 52 Nella scheda “Referto” e poi sotto-scheda “Contenuto Referto”, si potranno invece consultare sia il contenuto dettagliato del referto (in questo caso apparirà una schermata similare a quella visionata nell’ambito della refertazione vocale, ma con i vari strumenti disattivati e di colore rosa anziché azzurro proprio per ricordare che in questo caso è possibile la sola consultazione); e, attraverso il menu a discesa “Revisioni (n)”, consultare anche le eventuali revisioni successive al referto In presenza del PACS, tramite l’apposito pulsante base. , è inoltre possibile la visione delle immagini associate al referto. 53 2.9 Funzioni ausiliarie Elefante.NET, oltre a quanto già illustrato nei capitoli precedenti, mette a disposizione dell’utente una serie di funzioni accessorie richiamabili dalla barra di stato tramite apposite icone. A partire da sinistra, dopo il nome dell’utente, incontriamo le prime due icone, la prima delle quali permette di aprire con un solo clic l’Agenda dell’ambiente Front Office, mentre cliccando sulla seconda ,con il tasto destro del mouse, si apre un piccolo menu a tendina che permette a sua volta di accedere ad alcune funzionalità importanti: 54 2.10 Modulo Medicina Nucleare: Questo modulo a differenza del modulo del RIS di Elefante.NET ha delle piccole modifiche, atte a soddisfare le caratteristiche dei materiali che vengono usate in questo tipo di esami. Infatti, causa la decandenza del materiale radioattivo, l'esecuzione dell'esame e la gestione del magazzino devono essere particolarizzate. Detto questo le altre parti del workflow rimangono invariate e quindi non verranno trattate nuovamente. In dettaglio si ha: 2.10.1 Esecuzione dell'esame NM: La fase di esecuzione di un esame di medicina nucleare, a differenza di quella di radiologia, si svolge su piu' fasi (step). Anche le worklist sono diverse (ce ne sono 3), ed ognuna gestisce un passaggio specifico di cui si compone l' esame. Per portare a termine un singolo esame e' necessario completare OGNUNO dei passaggi intermedi di cui e' composto. In questo manuale verranno descritte solo le funzionalita' introdotte dal modulo di medicina nucleare. Si presuppone che il lettore sia gia' a conoscenza del flusso di lavoro base di Elefante.NET. 55 Come si puo' notare dall'immagine la finestra di esecuzione e' composta da tre schede. Preparazione, Somministrazione, Acquisizione. Questi sono i tre passaggi fondamentali che formano l'iter di un esame di medicina nucleare, poiche' in questo servizio medico si fa largo uso di sostanze radioattive. Quindi il RIS Elefante.NET si occupa anche della gestione di tali materiali, al fine di garantire il corretto uso degli stessi. Per tale scopo sono state dedicate ben due worklist alla gestione dei radioisotopi(le prime due). Vediamo piu' in dettaglio. 56 2.10.1.a Preparazione In questa fase sono gestite le preparazioni delle fiale, che successivamente verranno iniettate ai pazienti. Nella lista di lavoro sono riportate TUTTE le preparazioni che dovranno essere effettuate, INDIPENDENTEMENTE dal fatto che il paziente sia stato accettato o meno. Questo perche', di solito, tale fase puo' richiedere del tempo ed inoltre (per alcuni esami) e' necessario che la fiala venga preparata ore prima della effettiva somministrazione. Il blocchetto rimarra' all'interno della worklist finche' non verra' portato a termine anche il secondo passaggio, quello della somministrazione. Solo dopo aver somministrato il paziente si riterra' conclusa la prima fase dell' esame. Per 57 agevolare il lavoro dei tecnici (oltre ai controlli standard) e' stata inserita una CheckBox “NASCONDI PREPARATI” , che permette appunto di non visualizzare i blocchetti gia' eseguiti. In piu' e' presente anche un ulteriore filtro, “FILTRO ESAMI”, che permette di visualizzare solo i blocchetti relativi ad un particolare esame(ad esempio Scintigrafia della tiroide), cosi' da agevolare il tecnico di camera calda nella preparazione delle fiale. 2.10.1.b Creazione radiofarmaci Creazione Radiofarmaci La creazione dei radiofarmaci è stata introdotta per adeguare il sistema alle norme di buona preparazione 58 2.10.1.c Esecuzione della preparazione: La finestra di esecuzione della preparazione. La sua funzione e il suo utilizzo sono molto differenti dalle versioni precedenti. Per prima cosa è stato eliminato l'isotopo ed il tracciante, ora è stato introdotto il radiofarmaco(vedere la sezione di gestione e creazione radiofarmaci). Non bisogna specificare per ogni preparazione quali sono i composti “base” che sono stati utilizzati ma basta indicare il prodotto finale(il radiofarmaco, per l'appunto). Una volta selezionato il radiofarmaco da preparare, il sistema valorizza la lista sottostante(Lotto RF) con tutti i lotti del radiofarmaco scelto che non sono scaduti, ordinandoli dal lotto con la scadenza piu vicina a quello con la scadenza piu lontana. La data di scadenza viene mostrata di fianco al codice del lotto. 59 Inoltre quando viene selezionato un radiofarmaco, di fianco al nome può comparire un numero racchiuso tra parentesi. Quel numero rappresenta i lotti attivi per il radiofarmaco, in questo modo è possibile sapere subito se ad un radiofarmaco è associato qualche lotto. Lista dei lotti attivi legati al radiofarmaco. Una volta scelto il lotto desiderato il sistema mostra nella parte destra della maschera i dati relativi al lotto, nello specifico il suo potere radioattivo espresso in Mbq, la sua giacenza attuale(espressa in ml) e la data di calibrazione. 60 Visualizzazione dati giacenza. NOTA: Il valore relativo ai Mbq viene calcolato prendendo come riferimento la data impostata nel campo “Data/Ora Preparazione”. Sotto ai dati del lotto vengono riportate delle informazioni riguardo alla somministrazione che avverra' in seguito, cio' serve per agevolare il lavoro dei medici/tecnici. In pratica in base ai valori inseriti per la preparazione il sistema calcola in automatico quali saranno i Mbq che si avranno nel momento della somministrazione(tenendo conto della ora prevista per la somministrazione e del decadimento del radiofarmaco). 61 Calcolo automatico della quantita' da somministrare. “Data/Ora preparazione” : In questo campo va inserita la data e l'ora in cui avviene la preparazione, inizialmente è valorizzata con la data teorica dell esame, modificando questo valore, verranno ricalcolate la giacenza del radiofarmaco(ricalcolando il decadimento), ed inoltre viene modificato il campo “Mbq Calcolati”. “Mbq”: Qui va inserito(oppure puo' essere calcolato in automatico), la quantita' di radiofarmaco preparato. “Volume(ml)”: Questo valore viene calcolato dal sistema in base al lotto selezionato e alla quantita' (Mbq) preparata. In pratica informa l'utente sulla quantita' da prelevare affinche' si abbia la radioattivita' desiderata(MBq) specificata precedentemente. “Medico Richiedente”: E' possibile specificare il nome del medico che ha richiesto la preparazione. 62 “Preparato da:” viene automaticamente impostato con il nome dell'utente loggato. Pulsante per calcolare la quantità da preparare in base alla quella di default. Il Pulsante dell' immagine precedente permette di impostare la quantità da preparare basandosi sul valore “Mbq Previsti”. Infatti si puo' notare che la quantità effettiva(“MBq Calcolati”) coincide con gli “Mbq previsti”. La modifica del valore previsto non si ripercuoterà sulla dose effettiva da somministrare, ma serve solo all'utente per eseguire i propri calcoli. Salvataggio dati Ci sono due pulsanti per memorizzare i dati inseriti: “Completa Step” e “Salva”. “Salva”: Memorizza semplicemente i dati, NON fa avanzare di stato lo step e NON scarica il radiofarmaco utilizzato dal magazzino. “Completa Step”: Il completa step oltre a memorizzare i dati inseriti nella maschera esegue anche altre operazioni. Cambia lo stato dello step (portandolo a “PREPARATO”), inoltre esegue delle operazioni sul magazzino, scaricando i prodotti usati e la quantità utilizzata(rispetto alle versioni precedenti ora avviene 63 in automatico). Tale pulsante può essere premuto una volta sola, infatti se la preparazione è stata effettuata e si riapre la gestione dello step, tale pulsante risulta disabilitato. 2.10.1.d Sommnistrazione Worklist Somministrazione. In questa fase vengono gestite le somministrazioni dei radiofarmaci ai pazienti. Si vedranno SOLO i blocchetti riferiti ad esami gia' preparati. Inoltre il paziente deve essere stato accettato. Con il doppio-click sul blocchetto selezionato, oppure premendo il pulsante “Esegui somministrazione” dopo aver selezionato l'item, verra' aperta la scheda relativa a quel particolare step. 64 Esecuzione Somministrazione. La parte superiore riporta i dati anagrafici del paziente. Il corpo centrale della finestra riporta sulla parte superiore i dati della preparazione. 65 2.10.1.e Acquisizione Questa e' l' ultima fase della esecuzione di un esame di medicina nucleare. Worklist di acquisizione. In questa worklist vengono visualizzati TUTTI gli step relativi a pazienti GIA' ACCETTATI(anche se NON sono stati somministrati). Il sistema comunque controllerà che siano state eseguite tutte le operazioni precedenti(gli step configurati nel nomenclatore), ed avvertirà l'utente nel caso sia stato saltato qualche step precedente. 66 Warning esecuzione acquisizione. Una volta aperta la finestra relativa all' acquisizione selezionata, verranno visualizzati i dati relativi alla preparazione e somministrazione(NOTA: in caso di 2 o più somministrazioni verrà visualizzata l'ultima in ordine di nomenclatore).Dettaglio acquisizione. 67 Come nelle altre worklist, anche questa riporta in testa i dati anagrafici del paziente, ed i dati della preparazione e in più anche della somministrazione. Gli unici campi da riempire sono il medico esecutore e/o il tecnico esecutore. Il sistema (a seconda della categoria a cui appartiene l'utente loggato), automaticamente valorizzerà il campo relativo senza avere la possibilità di cambiarlo. Una volta completata l'operazione il blocchetto non verrà più visualizzato nella lista(a meno che non si selezioni il filtro “Mostra Completati”). “Aggiungi Acquisizione”: E' stato inserito un pulsante per dare modo al medico di poter aggiungere una o più acquisizioni ad un esame rispetto a quelle di default previste nel nomenclatore. In questo modo viene data la possibilità di poter modificare l'iter di un esame SENZA dover cambiare il numero di passaggi standard per quella tipologia di esame(NON verrà modificato il nomenclatore). NOTA: NON e' possibile eseguire questa operazione se l'esame al quale si vuole aggiungere una acquisizione e' già stato refertato. 68 Aggiungi Acquisizione Verrà chiesto all'utente di inserire una descrizione per l'acquisizione e la data/ora prevista per la sua esecuzione. NOTA: E' vivamente consigliato di inserire una descrizione per lo step aggiuntivo, poichè essa comparirà tra i vari campi che formano il blocchetto, aiutando il lavoro del medico esecutore. PATICOLARITA': Tra i vari campi che descrivono il blocchetto dell'acquisizione c'è il campo ritardo(fig 16). Dettaglio dell' item di acquisizione. 69 Tale campo riporta il valore espresso in 'ORE : MINUTI' del ritardo di tale step rispetto alla data prevista per la sua esecuzione. Questo' valore viene aggiornato tenendo presente anche la data/ora in cui viene eseguito lo step precedente sommando il ritardo impostato nel nomenclatore. NOTA: Le acquisizioni aggiuntive NON tengono conto dei ritardi causati dagli step precedenti, ma calcola il ritardo solo avendo come riferimento la data prevista inserita dall'utente. 2.10.1.f Gestione Step Attenzione: Questa attività riguarda la versione 2.10 di Elefante.NET(o superiori) L'attività di “Gestione Step” permette di gestire le somministrazioni e acquisizioni relative ad un particolare esame(non viene modificato il nomenclatore). Basta selezionare un item della worklist (il pulsante è presente in tutte le worklist di esecuzione) e premendo il pulsante verrà aperta una finestra che riporta una sintesi della procedura che si desidera gestire. 70 Dettaglio di un esame di medicina nucleare. I valori riportati sono: - Numero sequenza: indica l'ordine con cui gli step devono essere eseguiti(il primo step ha numero 0). - Descrizione: la descrizione dello step. - Tipologia: La tipologia dello step(S=Somministrazione, A=Acquisizione). - Data Prevista: La data e ora dell' esecuzione dello step calcolata in base ai ritardi assegnati agli step. - Data Esecuzione: La data e ora in cui lo step è stato effettivamente eseguito(vuoto se da eseguire). - Eseguito: Indica se lo step è stato eseguito oppure no. Le operazioni che possono essere effettuate su un esame di medicina nucleare sono la modifica, l'aggiunta di uno o più step e la cancellazione dell' ultimo step. 71 Per modificare uno step esistente bisogna selezionarlo e premere “Modifica Step”. In questo caso si aprirà una finestra che contiene i dati principali di uno step.Dettaglio di uno step di medicina nucleare. NOTA: Non puo' essere cambiato il tipo di step che si sta gestendo. Una volta entrati in dettaglio è possibile cambiare la descrizione dell'esame, l'isotopo e il tracciante da utilizzare e le quantita' prestabilite. ATTENZIONE: Modificando il campo ritardo si avranno modifiche anche sugli altri step, ovvero verranno ricalcolate le date di tutti gli step SUCCESSIVI a quello modificato e che non sono ancora stati eseguiti. L' inserimento di un nuovo step è simile alla modifica solo che bisogna scegliere anche il tipo step e quando si salva lo step viene inserito come ultimo della lista. 72 Inoltre è possibile cancellare l'ultimo step della lista(quello che ha il numero sequenza maggiore) premendo il pulsante “Elimina ultimo step”. Un messaggio avvertira' l'utente per la conferma. Si possono avere diversi messaggi per la conferma della cancellazione, questo perchè il sistema controlla lo stato dell'esame prima e dopo la eventuale operazione. Ad esempio se l'ultimo step è una acquisizione(non ancora eseguita), mentre tutte le altre acquisizioni sono già state eseguite, cancellando tale step l'esame verrà automaticamente completato e potrà essere refertato. 2.10.2.a Gestione Articoli Magazzino NM Descrizione dei campi: − Codice : Il codice mnemonico che si vuole associare all'articolo, tale codice 73 verra' usato nelle ricerche tramite LOOKUP(vedi appendice). − Tipo sorgente : La tipologia del articolo scelto (sigillato e non sigillato) − Tipo Materiale: La tipologia del articolo, ad esempio Isotopo, Lastra ecc. Questo campo e' molto importante(soprattuto in medicina nucleare), poiche' ci sono delle attivita' dove la lista dei prodotti visualizzati dipende dalla tipologia. − Stato fisico: Lo stato (solido – liquido) dell'articolo. − Unita' di misura. − Giacenza minima: specifica la quantita' sotto la quale un articolo e' da considerarsi in sottoscorta. − Prezzo. − Tempo di dimezzamento: E' un campo specifico della Medicina Nucleare. Serve quando viene immesso un isotopo (Tipo Materiale: Isotopo). Indica il tempo (ore:minuti) necessario al dimezzamento della carica dell'isotopo. − Fornitore. − Descrizione. 74 2.10.2.b Gestione fornitori − Ragione sociale: Il nome e cognome o la descrizione della ditta. − Indirizzo. − Numero Telefono. Questa schermata serve anche per inserire i VETTORI, che attualmente non hanno alcuna distinzione dai fornitori. 75 3. Costruzione Help 3.1 Introduzione La prima parte dell'esperienza fatta in Agfa è stata di apprendimento delle potenzialità di Elefante.Net. Il primo periodo ho seguito dei corsi fatti dalla azienda in rete in modo tale da sapere con precisione di cosa trattassero i loro prodotti. Questo è stato anche un modo utile per ripassare l'inglese. Alla fine di ogni corso di formazione ero tenuto a fare un report sulle attività svolte da consegnare al tutor aziendale, in modo tale da verificare se il tempo da me speso era stato fruttuoso. Sempre in questo periodo mi è stato dato un utente ed una password per iniziare a toccare con mano il programma di cui successivamente avrei fatto la guida. Durante questo primo periodo ho assistito anche delle presentazioni fatte con gli sviluppatori del centro per capire il funzionamento del RIS. La cosa che salta immediatamente all'occhio di Elefante.Net è che la sua struttura è semplice ed ha una grafica accattivante. Infatti l'ambiente di lavoro è molto semplice da usare, infatti basta seguire correttamente il workflow dell'agenda per usare in maniera esatta Elefante.Net. È stato pensato in questa maniera per venire incontro alle esigenze dell'utente non sempre pratico di sistemi informatici. Nella seconda parte della formazione ho assistito insieme ai tecnici ed agli Applications (figura professionale rivolta agli utenti per spiegare come usare i prodotti AGFA oltre ad eseguire integrazioni) ad un corso tenuto nella sede di Piediripa in Medicina Nucleare. Il corso era diviso in due parti. 76 Nella prima ci sono state illustrate le norme e le leggi più importati da tenere sempre in considerazione riguardanti la Medicina Nucleare. La seconda parte invece ci è stato mostrato come funziona il softwere di Medicia Nucleare il quale è un modulo aggiuntivo di Elefante.Net. Questo si occupa della raccolta dati dello specifico ramo precedentemente citato. Questo programma è inspirato al RIS (Radiology Information System) e presenta sostanzialmente lo stesso workflow di quest’ultimo. Le particolarità di questo flusso dati, sono nell’esecuzione dell’esame e nella gestione del magazzino. Entrambe e due queste aree di lavoro devono tener conto della caratteristica peculiare dei radio farmaci utilizzati in questo tipo di esami, ossia la decadenza della loro attività. In altre parole i radio farmaci che vengono usati in Medicina Nucleare perdono con il tempo la loro radioattività e quindi il loro potere di azione. Questa particolarità si ripercuote nel workflow. Infatti l’esecuzione esame è suddiviso in ulteriori tre campi. Questi sono: la “Preparazione, la “Somministrazione” ed infine l’ “Acquisizione”. La “preparazione” consiste nel creare all’interno di Elefante il radio farmaco con tutte le sue caratteristiche: nome, provenienza, decadimento ecc… Nella “somministrazione” si registra l’effettiva somministrazione del radio farmaco. Infine nell’ “Acquisizione” si registrano le immagini per la diagnostica. Il workflow di medicina nucleare continua nel medesimo modo di quello di radiologia e cioè con la Refertazione ed eventualmente la trascrizione e la consultazione di altri esami. Di notevole importanza è il magazzino di medicina nucleare. Questo deve tener conto del tipo di radio farmaco utilizzato, la provenienza e il suo decadimento per un corretto uso ed eventuale smaltimento. Alla fine di tale corso siamo stati sottoposti ad un test di valutazione finale, per vedere se le nozioni era state apprese correttamente. 77 Dopo questo periodo di formazione ho iniziato la vera e propria costruzione dell'help online. Per la creazione della guida on-line mi sono avvalso di tutti strumenti open source: • Gimp 2.6: per la modifica delle immagini • NVU: per la creazione delle pagine HTML • HTML Help Workshop: per la creazione del file CHM integrabile nel codice di Elefante.net 3.2 Aggiornamento screenshot del manuale Come prima cosa, dopo avermi dato l'username e la password per entrare in Elefante.Net mi è stato consegnata una copia del vecchio manuale in formato cartaceo. Questa mi è stata data per cercare tutte le discrepanza che c'erano tra la vecchia guida e il programma aggiornato all'ultima versione. Dopo di che, quando avevo ripercorso tutte le funzionalità scritte sul manuale e travate le differenze ho dovuto modificare gli screenshot vecchi con quelli nuovi. In più ho aggiunto delle parti mancanti, come ad esempio dei nuovi tasti aggiunti nelle ultime realese che mancavano nel vecchio manuale. L'operazione di restyling del manuale in formato Word è stata più complicata del previsto perché molte immagini dovevano essere o cambiate del tutto, e questo nel migliore dei casi, oppure erano “sgranate” cioè la qualità dell'immagine era troppo bassa. Per modificare tali immagini ho usato Gimp 2.6 che mi ha permesso di cambiare anche il formato di tali file usando solo il JPEG per non appesantire più di tanto la guida. 78 3.2.1 Formato JPEG JPEG è l'acronimo di Joint Photographic Experts Group, un comitato ISO/CCITT che ha definito il primo standard internazionale di compressione per immagini a tono continuo, sia a livelli di grigio che a colori. È un formato aperto e ad implementazione gratuita. Attualmente JPEG è lo standard di compressione delle immagini fotografiche più utilizzato. L'estensione più comune per questo formato è .jpg, ma sono anche usate .jpeg, .jfif, .JPG, .JPE. JPEG specifica solamente come una immagine può essere trasformata in uno stream di byte, ma non come questo può essere incapsulato in supporti di memorizzazione. Nell'uso comune, quando qualcuno parla di "file JPEG" generalmente intende un file JFIF o alcune volte un file Exif JPEG. Ci sono, comunque, altri formati di file basati su JPEG, come ad esempioJNG. Compressione Immagine: Lo standard JPEG definisce due metodi di compressione di base, uno basato sull'uso della trasformata discreta del coseno (DCT) con compressione di tipo "lossy" cioè con perdita di informazione, l'altro sull'uso di un metodo predittivo con compressione di tipo "lossless" cioè senza perdita di informazione. L'algoritmo base dello JPEG di tipo "lossy" viene detto "baseline", inoltre sono state definite delle estensioni opzionali del metodo "lossy" per la compressione di tipo gerarchico e progressivo. 79 Inoltre è immediatamente osservabile come, all'aumentare del livello di compressione, compaiano artefatti sempre più visivamente evidenti. Tra questi il più tipico per il formato JPEG (come per tutti i formati che si basano sulla DCT) è la quadrettatura o "blocking"; oltre ad esso si verificano fenomeni di "ringing" (fenomeno di Gibbs) e "blurring" o "blur" (sfocatura). 3.2.2 Gimp 2 Gimp è acronimo di GNU Image Manipulation Program. È un potente programma di grafica Open Source, sviluppato inizialmente per Linux e poi convertito anche per le piattaforme Apple e Windows. Il programma è completamente gratuito e si presenta con funzioni di buon livello per il fotoritocco e la manipolazione delle immagini. Il suo utilizzo è indicato in particolare per applicazioni destinate al video e per il web publishing. È comunque uno strumento potente in alternativa a blasonati e costosi software sulla scena della grafica digitale. Per questo i professionisti della grafica con budget limitati e tutti coloro che necessitano di uno strumento valido ed economico per lavorare, possono trovare in The GIMP una soluzione. The GIMP è relativamente giovane rispetto a colossi come Photoshop, ma grazie all'implementazione di Script-Fu aggiuntivi (Plug-ins) reperibili nella rete, le sue potenzialità di espansione sono enormi. Una volta lanciato il programma e completato il caricamento appare la finestra principale di lavoro di The Gimp e vi troviamo: • il menù File dove poter creare una nuova immagine, aprire documenti, importare le immagini da scanner, e la comodissima funzione per acquisire gli screenshot delle immagini dello schermo 80 • la voce preferenze poi, apre una finestra dove possiamo configurare molte proprietà del programma • il menù Xtns (eXtensions) serve invece per gestire i moduli gli script ed i plug-ins di cui ci occuperemo in seguito. • infine il consueto menù per gli aiuti The Gimp possiede una serie di strumenti che permettono di lavorare sulle immagini in modo approfondito. Sono raggruppati come abbiamo visto nella finestra principale del programma, e possono essere divisi in base al loro utilizzo in cinque categorie: • strumenti di Selezione • strumenti di Disegno • strumenti di trasformazione • strumenti di Colore • strumenti vari. 3.3 Costruzione pagine HTML Una pagina HTML, è una pagina costruita con l'omonimo linguaggio di programmazione. Più precisamente questo è un codice usato per controllare la struttura dei documenti nello spazio Word Wide Web. Non è un linguaggio di programmazione bensì è di markup, ossia descrive le modalità di impaginazione, formattazione o visualizzazione grafica (layout) del contenuto. Le pagine html, in generale vengono poi interpretate dal web browser, il quale poi codifica le stringe di codice e le manda allo schermo del nostro computer, dopo la richiesta fatta dall'utente da parte del web server. Nel corso degli anni, HTML ha subito molte modifiche fino ad arrivare allo 81 XHTML (Xtensible Hyper Text Markup Language) che associa le particolarità dell'XML con quelle dell'HTML. Infatti unisce la flessibilità del linguaggo xml con con le caratteristiche dell'html. L'xml è usato per fare i fogli di lavoro CSS. Questi sono file che servono per definire la rappresentazione dei file html, xhtml e xml. Dopo qualche anno di sviluppo i programmatori sono tornati sulla via dell'html formando il linguaggio HTML 5, il quale si trova ancora in fase di definizione. Attualmente i documenti HTML sono in grado di incorporare molte tecnologie, che offrono la possibilità di aggiungere al documento ipertestuale controlli più sofisticati sulla resa grafica, interazioni dinamiche con l'utente, animazioni interattive e contenuti multimediali. Si tratta di linguaggi come CSS, JavaScript o Java, o di altre applicazioni multimediali di animazione vettoriale o di streaming audio o video. 3.3.1 Scelta Tema Dopo aver aggiornato la guida di Elefante.Net, sono passato alla fase successiva, cioè alla creazione della pagine html da implementare nell'help online. Come prima cosa ho dovuto scegliere il template da usare. Il template è un documento o programma dove, come in un foglio semicompilato cartaceo, su una struttura generica o standard esistono spazi temporaneamente "bianchi" da riempire successivamente. In questo ambito, la parola è traducibile in italiano come "modello", "semicompilato", "schema", "struttura base", "ossatura generale" o "scheletro". Nel web invece i template sono quei documenti d'esempio che vengono messi a disposizione gratuitamente o a pagamento su siti internet, per lo sviluppo di altre pagine web con grafica e formattazione identiche ma contenuti diversi. Sono uno strumento utile e potente per chi vuole: creare un sito con uno stile uniforme pur 82 non avendo molte competenze, usare un codice che spesso risulta corretto se convalidato, ottenere un layout 'user-friendly' e graficamente ricercato. Nel mio caso, ho usato un tema il più chiaro e semplice possibile per dare poi la possibilità di effettuare modifiche rapide e veloci ai futuri modificatori dell'help quando questo dovrà essere aggiornato. Facendo riferimento all'immagine sopra riportata vado a spiegare in dettaglio perché ho scelto di utilizzare tale template. Come prima cosa, in alto dove c'è la scritta “Temp” verrà riportata l'area di cui la guida sta parlando: ad esempio Fornt Office o Back Office ecc... Sotto ad esso, dove c'è la scritta “inserire testo guida”, andremo a fare per l'appunto l'azione detta, cioè andremo ad immettere le parti di testo e gli screenshot della guida cartacea. Al piè pagina troveremo: superiormente i link che portano agli ambienti 83 principali, in modo tale che l'utente in qualsiasi parte della guida si trovi possa passare in un altra zona del workflow con un solo click. Sotto troviamo il simbolo della home page, che porterà all'indice principale, che si trova alla prima pagina della guida. Nella pagina principale della guida, con un solo click possiamo arrivare a tutti gli ambienti previsti dal RIS Elefante.Net. Infine al di sotto di tutto ci sono i loghi aziendali: il simbolo specifico di Elefante.net e lo stemma di “AGFA”. Un'ultima chiarificazione va spesa per il tipo di font utilizzato. Ho scelto di usare lo stesso della guida cartacea, in modo tale che i modificatori che dovranno aggiornare la guida scriveranno una sola volta sul documento Word, poi trasporteranno le modifiche nell'help online. Per creare quindi le pagine ho usato un altro strumento open source: l'editor NVU. 84 3.3.2 Uso di NVU Nvu è un editor web che si affianca a Mozilla Firefox e Mozilla Thunderbird per sostituire la suite Mozilla. La versione 1.0, basata su Gecko, il motore di Firefox, è utilizzabile per progettare il proprio sito web. Nvu si rivolge, comunque, ad un'utenza che fa della progettazione web il suo hobby, o, al massimo, è a un livello semiprofessionale: non mira quindi a sostituire Adobe Dreamweaver quanto piuttosto Microsoft FrontPage. In particolare Microsoft FrontPage non è più sviluppato dal lontano 2003 ed è stato ufficialmente abbandonato a se stesso dal 2006. Nvu diviene così l'unico software in questa fascia di utilizzo, multipiattaforma e gratis. Nvu ci permette di avere sempre il pieno controllo delle pagine web, questo grazie ad una grafica pulita ed accattivante. Con la parte superiore del programma atta alla gestione dei link, dell'inserimento di immagini e tabelle. La barra degli strumenti sotto a quest’ultima serve per gestire il testo da inserire, dove è possibile creare liste e cambiare il font utilizzato. Nell'esperienza dell'utilizzo di Nvu è sorto un piccolo problema. 85 Il programma ogni volta che salvavo, quando vedevo in anteprima la pagina appena fatta, questa rigettava delle parti del codice html. Quindi ogni volta che facevo una pagina ero costretto a rivederla prima in anteprima, poi nell'eventualità uscissero i tag, dovevo andare nel testo e reimpostare il font. Questi “geroglifici” uscivano sistematicamente ogni volta che cambiavo il carattere, portandomi via un sacco di tempo ed energie. Nella costruzione delle pagine html tramite Nvu ho dovuto fare attenzione nel caricamento delle immagini, in modo tale da avere i link, come anche le immagini con percorsi assoluti e non relativi. Questo perché quando il file viene caricato e costruita la guida in formato CHM, il file risultante deve contenere le immagini vere e proprie in modo tale che la guida diventi trasferibile. Per fa questo dobbiamo lasciare selezionata la spunta “URL is relative to page location” come in figura: 3.4 Costruzione file CHM: CHM è un formato proprietario per file di aiuto in linea, sviluppato da Microsoft e rilasciato nel 1997 come successore di Microsoft WinHelp. È stato rilasciato per la prima volta con Windows 98 ed è ancora distribuito e supportato sulla piattaforma Windows XP. 86 3.4.1 Html Help Workshop Questo è un programma specifico per Windows, ma anche per altri sistemi operativi, e serve per la costruzione di guide e di help online. Html Help Workshop serve per la costruzione delle classiche guide che troviamo in ogni programma. AGFA, dopo che il Ris Elefante.Net ha ottenuto la certificazione CE, si è dovuta adeguare ad una incessante e sempre crescente richiesta di mercato che spingeva verso la costruzione della guida multimediale. Detto ciò passo ad illustrare brevemente come funziona lo strumento che ho utilizzato: Nella barra degli strumenti in alto a sinistra sono presenti i bottoni che permettono le seguenti azioni: “Nuovo progetto”, “Apri progetto”, “Compila”, “Vedi file compilato” e la guida del programma. Una volta aperto un nuovo progetto si vanno ad inserire le pagine prima nel menù “Project”, poi una volta caricati tutti i file html di interesse, si passa al menù “Contents”. In questa aera possiamo ordinare le pagine nella gerarchia che poi andrà a finire nel “Sommario” del file finale compilato. Anche in questo passaggio della costruzione dell'help ho trovato delle difficoltà 87 perché il compilatore di “Html help Workshop” non riusciva a identificare tutti i tag dell'editor Nvu, di cui mi sono servito per la costruzione delle pagine web. Dopo la compilazione, nel file chm, venivano rigettati tag come: “<>” o “<endif >” che dovevano essere tolti nei migliori delle ipotesi nell'editor Nvu altrimenti, nei peggiori dei casi cioè quando nell'editor non comparivano, dovevo andare in “Html help Workshop” ed andare a cancellare i tag indesiderati direttamente nel codice Html. L'ultimo passo per completare la guida è inserire le “keyword”, ossia le parole chiave per la ricerca. Infatti una delle caratteristiche peculiari di questo programma è proprio la possibilità di ricercare parole in tutto il testo, associando ad ognuna di esse un link contenente la spiegazione del comando cercato. I Per cercare le parole significative da inserire ho ripercorso tutte le fasi workflow che l'utente deve attraversare per un corretto funzionamento del RIS, appuntandomi tutte le parole che possono richiedere una spiegazione delle funzioni. Per inserire le parole chiave si poteva percorrere due strade: o inserire le parole chiave, anche uguali ed associare più link di interesse, oppure riuscire ad inserire sempre parole diverse. Io per risolvere il problema delle stesse parole che portano a link diversi come ad esempio può essere “stampa”, la quale parola nel manuale si riferisce a più ambienti di lavoro, ho inserito più keywords. In altre parole ho immesso invece che solo “stampa” come parola di riferimento e poi dare più link, ho messo ad esempio “stampa accettazione” in modo tale da agevolare la ricerca. 88 È più semplice cercare le parole così perché il programma tende ad eliminare tutte le parole che non vengono digitate, lasciando nella lista, solo le parole in cui compare la keyword digitata: In questo modo l'utente digiterà l'azione che vuole trovare e il sistema in automatico ordinerà tutti gli elementi riguardanti la parola ricercata, come in figura. Tutto questo l'ho pensato sempre in ottica di aggiornamento della guida che dovrà essere la più semplice e rapida possibile da parte degli sviluppatori. Nella costruzione della guida per il modulo di medicina nucleare ho semplicemente parzializzato il file CHM riguardante il RIS Elefante.Net, poi ho aggiunto le parti mancanti rispetto al modulo classico del RIS come la “Gestione degli step” o la “Gestione del magazzino”. 89 3.5 Guide e manuali per modificatori dell'help online Infine ho costruito due piccoli file Word: uno è la “Guida per Modificatori” e l'altro e il “Glossario”. Nella prima ho riportato tutti gli step che ho eseguito per fare la guida, dalla scelta del template e del font, fino ad arrivare all'inserimento delle parole chiave. Sempre in questa mini guida mi è stato chiesto di inserire tutte le problematiche sorte nello sviluppo dell'help online. Ad esempio il rigetto dopo la compilazione del file, dei tag dovuta alla non totale integrazione tra l'editor Nvu e Html help Workshop. Oppure l'esigenza di avere le immagini e i link assoluti e non relativi, in modo tale avere la corretta visualizzazione delle pagine. Inoltre ho fatto anche un piccolo glossario, dove ho riportato tutte le keyword inserite, con una spiegazione della logica che ho usato per la loro scelta. Questi due file sono rivolti agli sviluppatori che dovranno modificare la guida ogni volta che ci sarà un aggiornamento del RIS. Queste due ulteriori guide servono per velocizzare il lavoro del modificatore che già è molto impegnato in altre mansioni. 90 4. Come migliorare l'help online 4.1 Introduzione Una volta terminato il lavoro ed integrata la guida nel RIS mi sono reso immediatamente conto che l'help come l'ho impostato necessitava delle modifiche. Principalmente questi cambiamenti devono essere rivolti alla grafica dell'aiuto perché questa a parer mio è di scarso impatto e molto dispersiva. Logicamente ho dovuto soddisfare delle richieste aziendali che imponevano un help molto snello e semplice da modificare. AGFA non avendo del personale specializzato e rivolto alla manutenzione della manualistica, chi deve compiere i suddetti cambiamenti sono gli stessi sviluppatori. Questi essendo sempre molto impegnati nel loro mestiere e non potendo dedicare molto tempo all'aggiornamento dei manuali mi hanno chiesto di fare un help online più semplice possibile, in modo tale da poterlo modificare in pochissimo tempo. La questione quindi che mi ha fatto percorrere una determinata strada nella costruzione della guida multimediale rispetto ad un'altra è stata proprio il tempo che avevo a disposizione io, ma soprattutto, il tempo che i futuri modificatori potevano impiegare nella modifica del file CHM e del manuale cartaceo. Fatta questa piccola introduzione sul perché la guida è stata fatta in questa maniera, vado ad elencare dei punti che cambierei per avere un help online più professionale. 91 4.2 Grafica Per una modifica significativa della grafica abbiamo bisogno di strumenti che permettano una modifica di sicuro impatto sull'utente. Il più importante tra tutti questi strumenti è la psicologia cognitiva. 4.2.1 Cenni di psicologia cognitiva La psicologia cognitiva è una branca della psicologia che ha come obiettivo lo studio dei processi mediante i quali le informazioni vengono acquisite dal sistema cognitivo, trasformate, elaborate, archiviate e recuperate. La percezione, l'apprendimento, la risoluzione dei problemi, la memoria, l'attenzione, il linguaggio e le emozioni sono processi mentali studiati dalla psicologia cognitiva. Essa studia il funzionamento della mente come elemento intermedio tra il comportamento e l'attività cerebrale prettamente neurofisiologica. Il funzionamento della mente è assimilato (metaforicamente) a quello di un software che elabora informazioni (input) provenienti dall'esterno, restituendo a sua volta informazioni (output) sotto forma di rappresentazione della conoscenza, organizzata in reti semantiche e cognitive. Tramite questo concetto è possibile andare a studiare, tramite modelli cognitivi, come un utente reagirà ad una interfaccia piuttosto che ad un'altra. Grazie a feedback possiamo individuare le aree di interesse e metterle in risalto rispetto alle altre. Quindi si dovranno fare studi incentrati sull'attenzione che l'utente avrà e sulla percezione che il nostro help farà sorgere su chi userà la guida. 92 4.3 Modifiche sulla grafica Ora considerando l'attenzione dell'utente che ha per la guida come un filtro che fa passare solo i contenuti ritenuti importanti. Da questo studio sull'attenzione possiamo tirare fuori delle interessati informazioni. La prima su cosa l'utente è più interessato a cercare. Questo è molto importante perché secondo me, la home page deve essere rivista. Le modifiche su di essa deve far perno su questi studi in modo tale che la prima pagina che verrà fuori nella guida, nel più frequente dei casi, riuscirà a collegare immediatamente l'utente con il contenuto d' interesse. Più nello specifico io passerei da una home page così costruita: ad una più snella e più compatta, cambiando i campi di ricerca. Cioè passerei dall'identificazione delle aree del workflow che sono sempre riconducibili tramite il menù a cascata che è sotto il nome di “Sommario” di fianco all'indice delle parole chiave. 93 Come possiamo vedere dalla figura è inutile riscrivere tutti i campi perché sono già sono contenuti nel sommario. In questo modo possiamo far risparmiare al modificatore sia la fatica nel copiare altri contenuti nella prima pagina con tutti i link correlati, sia avremo anche un significativo risparmio di tempo che è quello che fondamentalmente interessa all'azienda. Detto questo ecco come ricostruirei la prima pagina. Io la farei rivolta più che altro all'insegnamento su come usare il RIS Elefante. Inserirei dei campi di ricerca del tipo: • Prenotare esame • Stampe • Consulta guida. Come in figura. In questa maniera la prima pagina risulterà più funzionale e meno dispersiva rispetto a quella di partenza. Un'alta modifica che secondo me necessita l'help online è di togliere i collegamenti che sono presenti in ogni pagina della guida multimediale. Devono essere tolte per lo stesso motivo di prima e cioè per la presenza del sommario che è più chiaro e facile da usare rispetto ai link posti in basso alle pagine. 94 Sopra è riportato il menù da togliere. Lascerei solo i simboli aziendali ed il link per tornare alla home page. Un ultima strada che si potrebbe percorrere con però un grande dispendio di energie e di tempo sarebbe quello di parzializzare il file CHM in modo da averne tanti quante le zone di interesse. Questo potrebbe essere interessante da fare perché l'utente invece di cercare il contenuto nei vari menù e sistemi di ricerca potrebbe direttamente cliccare sull'icona con su il punto di domanda ogni volta che si trova in difficoltà. Nel senso che l'utente che sta usando il RIS Elefante e si trovi ad esempio nell'accettazione, potrebbe cliccare sull'aiuto e gli apparirà immediatamente la parte del manuale che parla di quell'ambiente in cui si trova. Ma d'altronde capisco che sarebbe molto dispendioso percorrere questa strada perché il RIS Elefante è uno strumento con moltissime funzioni e quindi ci sarebbe da creare tanti file CHM per ognuna di esse. 95