Manuale Operativo Compiere ERP/CRM Funzionalità lato Client

Anthas
Manuale Operativo Compiere ERP/CRM
Funzionalità lato Client
Ing. Piero Berritta ([email protected])
Ing. Roberto Onnis ([email protected])
Dott. Antonio Murgia ([email protected])
www.anthas.com
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Indice generale
Obiettivi..........................................................................................................5
Introduzione e descrizione del sistema......................................................6
Funzionalità di Base e Comandi..................................................................9
1.Generalità............................................................................................................10
2.Accesso al sistema............................................................................................10
3.Menù....................................................................................................................13
3.Icone del menù...................................................................................................14
4.Comandi e pulsanti............................................................................................14
Barra degli Strumenti......................................................................................................15
Maschera menù 1...........................................................................................................16
Maschera menù 2...........................................................................................................17
Menù Contestuale...........................................................................................................17
Pulsanti di Dialogo..........................................................................................................18
5.Funzionalità di Workflow...................................................................................18
6.Funzionalità di Aiuto..........................................................................................20
7.Funzionalità di Finestra.....................................................................................22
Valori predefiniti..............................................................................................................22
Nuovi Record..................................................................................................................23
Nuovi Record Contestuali...............................................................................................24
Zoom...............................................................................................................................26
Aggiornare.......................................................................................................................26
Ricerca e Informazioni....................................................................................................27
Informazioni sui record....................................................................................................28
Preferenze Utente...........................................................................................................28
Interfaccia Utente............................................................................................................29
Salvataggio automatico...................................................................................................29
Login automatico.............................................................................................................30
Salva Password..............................................................................................................30
Mostra le tab della traduzione.........................................................................................30
Creare oggetti sul server.................................................................................................30
Anteprima di stampa sempre..........................................................................................30
Trace Level.....................................................................................................................30
Configurazione Iniziale Azienda................................................................30
Configurazione Business Partner..............................................................39
1.Gruppo Business Partner.................................................................................40
2.Titoli.....................................................................................................................41
3.Termini di Pagamento.......................................................................................42
4.Programma Fatturazione...................................................................................42
5.Ritenute...............................................................................................................43
7.Riconoscimento Ricavo....................................................................................44
8.Importazione Business Partner........................................................................44
9.Business Partner................................................................................................46
Imposte........................................................................................................50
1.Categoria di imposta.........................................................................................51
2.Prodotto..............................................................................................................51
3.Addebiti...............................................................................................................52
4.Aliquota d'imposta.............................................................................................52
Configurazione Prodotti.............................................................................53
1.Magazzini e Aree di Stoccaggio.......................................................................55
2.Unità di Misura...................................................................................................55
3.Categoria Prodotti..............................................................................................56
4.Categoria Imposta..............................................................................................57
5.Prodotto..............................................................................................................57
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6.Bene Gestito (Cespiti).......................................................................................63
7.Attributi...............................................................................................................66
Controllo Lotto.................................................................................................................67
Controllo Numero Seriale................................................................................................67
Attributi............................................................................................................................68
Attributo di Ricerca..........................................................................................................69
Serie di Attributi...............................................................................................................70
Assegnazione Attributi ai Prodotti...................................................................................72
Ricerca Attributi...............................................................................................................73
Gestione e Configurazione Prezzi.............................................................74
1.Schema della Scontistica..................................................................................76
2.Listino Prezzi......................................................................................................78
3.Business Partner................................................................................................80
Ciclo Passivo...............................................................................................82
1.Creazione di Ordini di acquisto........................................................................83
2.Creazione di ricevute (Entrata Merci)...............................................................85
Creazione Manuale.........................................................................................................85
Creazione Automatica.....................................................................................................87
3.Inserimento di Fatture dei fornitori/conferitori...............................................88
4.Abbinamento......................................................................................................92
5.Reportistica su Fatture e Ordini.......................................................................95
Gestione Materiali.......................................................................................96
1.Magazzino...........................................................................................................97
2.Movimentazioni..................................................................................................99
Inventario Fisico..............................................................................................................99
Produzione e/o Assemblaggio......................................................................................100
Valutazione dell'inventario............................................................................................100
3.Inventario Fisico..............................................................................................100
4.Movimentazione scorte...................................................................................105
5.Produzione........................................................................................................107
6.Analisi Transazioni Magazzino.......................................................................109
7.Reportistica......................................................................................................111
Dettagli Transazione.....................................................................................................111
Valore transazioni del prodotto.....................................................................................111
Riepilogo Transazioni Prodotto.....................................................................................112
Riapprovvigionamento..................................................................................................112
Dettagli merci immagazzinate.......................................................................................113
Valorizzazione Magazzino............................................................................................113
Costo del Prodotto........................................................................................................113
Selezione fornitore........................................................................................................114
Ciclo Attivo................................................................................................115
1.Configurazione Regole di vendita..................................................................117
Business Partner...........................................................................................................117
Utente............................................................................................................................117
Regioni Vendite.............................................................................................................118
Provvigioni.....................................................................................................................119
Elaborazione Provvigione.............................................................................................120
Canale di Marketing......................................................................................................122
Campagna di Marketing................................................................................................123
2.Gestione degli Ordini di Vendita....................................................................123
Regole Generazione Consegne....................................................................................124
Regole Generazione Fatture.........................................................................................125
Creazione Ordini di Vendita..........................................................................................126
Modifica Ordini di Vendita.............................................................................................131
Conversione Quotazioni................................................................................................132
Generazione Spedizioni (Modalità a gruppi [batch]).....................................................133
Generazione Spedizioni (Manuale)...............................................................................137
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3.Generazione Fatture........................................................................................138
Generazione Fatture (Modalità a gruppi [batch])..........................................................138
Generazione Fatture (Manuale)....................................................................................140
Fatturazione Singola.....................................................................................................143
Fatturazione Cumulata..................................................................................................144
Ricalcolare prezzi Ordini/Fatture...................................................................................145
4.Inserimento Distinta Base in Ordini e Fatture...............................................146
5.Reporting sulle Vendite/Acquisti...................................................................147
Report sugli Ordini di Vendita/Acquisto........................................................................148
Ordini Aperti............................................................................................................148
Transazioni Relative all'Ordine................................................................................148
Report sulle Fatture di Vendita/Acquisto......................................................................148
Transazioni di Fattura..............................................................................................149
Riepilogo Fatture.....................................................................................................149
Dettagli della Fattura...............................................................................................150
Fatture per Giorno...................................................................................................150
Fatture per Settimana..............................................................................................150
Fatture per Prodotto per Settimana.........................................................................150
Fatture per mese.....................................................................................................151
Fatture per prodotto per mese................................................................................151
Fatture per fornitore per mese................................................................................151
Fatture Cliente per Fornitore per Trimestre.............................................................151
Fattura Cliente per Prodotto per Trimestre.............................................................151
Pagamenti e Partite Aperte.......................................................................151
1.Gestione Pagamenti, Incassi e Partite aperte...............................................152
Banca............................................................................................................................153
Conti........................................................................................................................153
Documento bancario...............................................................................................154
Processore dei Pagamenti......................................................................................155
Caricatore Estratto Conto........................................................................................155
Contabilità...............................................................................................................156
Libro Cassa...................................................................................................................156
Contabilità...............................................................................................................156
Libro Giornale di Cassa................................................................................................157
Pagamenti...............................................................................................................159
Imputazione dei Pagamenti..........................................................................................162
Annullamento delle Imputazioni dei Pagamenti............................................................163
Estratto Conto...............................................................................................................164
2.Pagamento Debiti verso Fornitori..................................................................167
Pagamento Fatture.......................................................................................................167
Stampare/Esportare Pagamenti....................................................................................169
3.Reporting sulle partite aperte.........................................................................170
Dettagli Prima Nota di Cassa........................................................................................170
Partite Aperte................................................................................................................170
Lista Crediti...................................................................................................................171
Imputazione dei Pagamenti..........................................................................................171
Pagamenti non riconciliati.............................................................................................172
Contabilità e Controllo di Gestione.........................................................172
1.Workflow...........................................................................................................174
Esercizi..........................................................................................................................175
Piano dei Conti..............................................................................................................178
Schema contabile.........................................................................................................179
Categoria Contabile......................................................................................................190
Sequenza Documento..................................................................................................190
Tipo Documento............................................................................................................191
2.Libro Giornale...................................................................................................193
3.Transazioni Contabili.......................................................................................197
Transazioni Vendite......................................................................................................197
Transazioni collegate alle materie prime e ai prodotti..................................................198
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Transazioni riferite ai progetti........................................................................................200
4.Regole Contabili di Base.................................................................................201
Obiettivi
Il presente documento, costituisce il manuale operativo per la configurazione
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e per l'utilizzo del sistema informativo aziendale ERP e CRM Compiere.
Il sistema è realizzato con una architettura di tipo client-server, ed è basato
su tecnologia Java (J2EE) e database relazionale Oracle.
Il manuale definisce nel dettaglio le seguenti funzionalità del lato client:
1. Configurazioni di base
2. Accesso al sistema, ruoli e utenti
3. Business Partner
4. Prodotti
5. Prezzi
6. Acquisiti e Conferimenti
7. Gestione materie prime
8. Vendite
9. Pagamenti, Incassi, e gestione delle Partite Aperte
10.Reporting
11.Gestione Progetti
12.Servizi
13.Utilità varie
Introduzione e descrizione del sistema
Il presente sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è costituito da un
insieme di applicazioni software, complete e ricche di funzionalità specifiche,
che consentono all’azienda di integrare in tempo reale i dati utilizzati in tutta
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l'organizzazione, indipendentemente dalla distanza e dall’attività che li ha
generati.
Il cuore dell’ERP è un database centralizzato che integra le aree di
contabilità, acquisti, produzione, logistica, vendite, distribuzione, risorse
umane e qualsiasi altra funzione o nicchia aziendale; disponendo di sistemi di
gestione dei dati, di strumenti di analisi delle informazioni e di supporto al
processo decisionale.
La presente soluzione ERP è l’ultimo stadio di un processo di sviluppo che ha
interessato i pacchetti di software finalizzati all’automazione e all’integrazione
delle diverse funzioni aziendali dell'azienda. Tale processo è stato
caratterizzato in particolare da due cambiamenti fondamentali:
•
Il passaggio da soluzioni ad hoc a pacchetti standard: si assiste allo
sviluppo e utilizzo di soluzioni sempre più standardizzate, in cui emerge,
però, la componente di personalizzazione, rispetto alla produzione di base;
•
Lo spostamento del focus da un approccio per funzioni ad uno
processi: si assiste allo sviluppo di soluzioni sempre più mirate
gestione di un numero maggiore di aree di attività. L’organizzazione
processi fa sì che l’applicazione agisca in modo “trasversale” rispetto
singole funzioni e che le automatizzi in modo integrato.
per
alla
per
alle
La presente soluzione ERP è in grado di gestire i tre cicli principali presenti in
azienda:
1. ciclo attivo: produzione, vendita, distribuzione
2. ciclo passivo: acquisti
3. ciclo di supporto: amministrazione, finanza, business partner, controllo
qualità.
I vantaggi derivanti dall'integrazione di un sistema ERP sono principalmente:
1. Integrare i dati: l’ERP crea una versione unica e inconfutabile dei dati
interni, indipendente dalla fonte da cui provengono (finanza, vendite, ecc);
2. Standardizzare i processi produttivi: utilizzare lo stesso sistema di gestione
dati in tutti i centri produttivi permette di risparmiare tempo e aumentare la
produttività
3. Standardizzare le informazioni che riguardano il personale: specialmente
in aziende con filiali localizzate in luoghi diversi, è utile avere un unico
semplice modello per pianificare i tempi di lavoro e garantire la
comunicazione fra i dipendenti.
Le caratteristiche del presente sistema sono:
INTEGRABILITA’: è basato su principi di interoperabilità interna, che
permette un facile dialogo tra i diversi moduli ed i sistemi informativi esterni,
permettendo una comunicazione tra i propri moduli applicativi e quelli di altri
fornitori e/o costruiti ad hoc.
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PARAMETRIZZAZIONE: prevede una serie di variabili memorizzate in un
“archivio dei parametri” (Data Dictionary), che attivano i blocchi di istruzioni in
grado di erogare le funzionalità richieste permettendogli di adattarsi alle
diverse esigenze di ogni azienda.
FLESSIBILITA’: può leggere “oltre i dati” ovvero è in grado di monitorare il
raggiungimento di obiettivi strategici ben definiti tramite indicatori di vario
genere, il tutto in tempo reale e adattarsi ad eventuali cambiamenti di tali
obiettivi.
ACCESSIBILITA’: rende semplice estrarre ed utilizzare i dati, espressi nella
forma più utile alle diverse esigenze.
REPORTING: garantisce flessibilità di interrogazione e la possibilità di
effettuare reporting secondo esigenze specifiche in modo rapido e facilmente
implementabile.
WORKFLOW: gestisce il flusso di informazioni al suo interno secondo
precise regole di instradamento e sa trattare le eccezioni nel momento in cui
dovessero verificarsi
SICUREZZA: consente di definire ruoli e utenti per consentire la diffusione
dei dati e la connessione tra reti Internet e Intranet (rete riservata a cui
possono accedere solo i dipendenti dell’azienda), secondo livelli differenti di
accessibilità, riducendo i pericoli per l’integrità e la riservatezza.
OPEN SOURCE: il codice sorgente è disponibile e viene rilasciato al cliente
per avere il massimo controllo dell'investimento e per consentire rapide
modifiche e integrazioni.
A
differenza
dei
tradizionali
pacchetti
gestionali
(applicazioni
amministrativo/contabili e per la gestione del personale) il presente sistema
ERP presenta le seguenti caratteristiche distintive:
•
è completo e ricco di funzionalità specifiche ed integrate che coprono tutte
le attività aziendali, comprende inoltre strumenti di reporting a supporto
delle decisioni
•
l'ERP lavora su un unico database di tipo relazionale. Può essere
geograficamente distribuito su una rete.
•
l’architettura informatica è integrata, di tipo client-server su piattaforma di
database relazionale Oracle; è inoltre open source, cioè permette
l’integrazione tra vari software, anche di diversi produttori, grazie all’utilizzo
di standard comuni e all’uso di tecnologia di interfacce di definizione
pubblica
•
il sistema si adatta ad un utilizzo tramite Internet
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•
le regole di funzionamento sono univoche
•
l’interfaccia grafica è unica e permette di visualizzare le informazioni sullo
schermo tramite icone e menù a discesa
•
il sistema dispone di strumenti di gestione, analisi di dati e di supporto alle
decisioni utilizzati dalle diverse funzioni aziendali
•
è sviluppato utilizzando linguaggio Java su standard J2EE (Java 2
Enterprise Edition)
•
il sistema è scalabile, cioè si possono aggiungere moduli a seconda delle
esigenze senza dover intaccare i moduli fondamentali già in uso presso
l’azienda
•
è portabile, ossia si adatta a più piattaforme senza necessità di nuove
implementazioni
•
è aperto all’integrazione di prodotti di front office ed è in grado di adattarsi
ad ogni specifica esigenza o cambiamento
•
gestisce le attività per processi e non per funzioni.
Funzionalità di Base e Comandi
1. Generalità
Nel sistema l'Azienda (o Client) rappresenta il più alto livello di una unità
indipendente di business. Ogni Azienda può essere costituita da una o più
Organizzazioni. I parametri caratteristici (parametri contabili) definiti per una
specifica azienda client (Schema contabile, gerarchie varie, unità di misura,
etc.) saranno condivisi da tutte le organizzazioni a cui l'azienda stessa fa
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capo.
L’installazione base prevede due Aziende client pre-configurate:
1. System: è una azienda virtuale che è utilizzata per gestire il sistema come
Amministratore. Consente di creare ulteriori aziende Client ed effettuare
configurazioni di basso livello, nonché sviluppare verticalizzazioni del
sistema, mediante un sistema di personalizzazione nativo(Data Dictionary,
vedi successivamente).
2. GardenWorld: il login a tale Azienda permette di effettuare test e prove ai
fini di addestramento sul sistema, senza mettere a rischio i dati di
produzione.
Il sistema (come si vedrà meglio nei capitoli successivi) prevede la definizione
di Ruoli e di Utenti. A ciascun ruolo possono essere associati uno o più utenti.
Questo consente di definire delle politiche di accesso e quindi di sicurezza
molto fini ed accurate.
2. Accesso al sistema
L'accesso al sistema avviene mediante l'icona sul desktop indicata in figura:
Figura 1.
Il doppio click sull'icona lancia la schermata di accesso indicata nella figura.
Figura 2.
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L'accesso può avvenire come SuperUser (Super Utente) o come utente
specifico. Nel primo caso è possibile accedere tutti i ruoli esistenti per tutti gli
utenti. Nel caso di accesso come utente specifico, sarà possibile accedere
solo ai ruoli definiti per quell'utente.
Dopo avere effettuato l'accesso come utente vengono visualizzati i ruoli
disponibili, come indicato nella figura seguente.
Figura 3.
Il campo Mandante indica l'azienda client a cui fanno riferimento i ruoli
elencati.
Dopo aver scelto il ruolo dell'utente e l'azienda mandante, si accede al
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sistema.
Alla creazione di una azienda vengono automaticamente creati due ruoli
utente:
utente di tipo administrator: può effettuare operazioni di configurazione, e
transazioni
– utente di tipo client: può effettuare solo transazioni
–
Dopo l'accesso al sistema viene presentato il menu come nella figura .... Il
Menu si sviluppa con una struttura ad albero. Per ciascun Elemento del menu
vengono sviluppate una serie di funzionalità specifiche del sistema.
In particolare:
1. Dizionario del sistema (data dictionary): sono una serie di funzionalità
avanzate di configurazione del sistema, che consentono di creare nuove
finestre, report e form. E' utilizzabile solo col ruolo e utente System
2. Configurazione generale:consente di effettuare configurazioni del sistema,
tra le quali: Paese, Regioni, Città, Utenti, Organizzazioni, Banche, Libro
Cassa. Importazione Dati nel sistema (Prodotti, Business Partner, Conti,
Inventario, Ordini, Fatture, Giornali.
3. Ciclo attivo: Ordine di vendita, Spedizioni, Fatture.
4. Ciclo Passivo: Ordine di acquisto, Entrata Merci, Fatture ai
fonitori,Abbinamento Ordine d'acquisto/Entrata Merci/Fattura.
5. Partite Aperte: Libro giornale, Pagamenti, Imputazione Incassi, Inversione
Imputazione, Selezione dei Pagamenti, Estratto Conto bancario.
6. Gestione Materiali: Magazzini e Locators, Unità di Misura, Categoria del
prodotto, Dettaglio Fornitori, Prodotti, Listini, Spedizioni, Transazioni
materiale, spostamento inventario, inventario fisico, produzione, ordini di
acquisto abbinati, fatture abbinate.
7. Relazioni con i Partner: Gruppo di business partner, Termini di
pagamaneto, Inventario fatture, Trattenute personale, Sollecito, Business
partner, Riconoscimento Ricavo, Gestione Richieste
8. Gestione dei progetti: Tipo Progetto, Progetto/Servizio, Progetto/Ordine di
lavoro, Reporting Progetto.
9. Contabilità e Controllo di Gestione: Regole Contabili, Reporting
Finanziario, Misurazione delle Performance, Libro Giornale, Dati Contabili,
Quadratura Giornaliera.
10.Gestione Servizi: Tipo di Risorse, Risorsa, Tipo di Spesa, Tipo di Costo,
Reportistica, Spese.
11.Asset (Bene Gestito)
Il sistema consente una configurazione di tipo multi-azienda. E' possibile
gestire più aziende con una medesima installazione. Per ciascuna azienda è
possibile definire diverse organizzazioni, che secondo un modello canonico di
contabilità analitica/industriale vengono identificate con i centri di costo.
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3. Menù
Il menù dell'ERP mostra tutti i processi accessibili allo specifico ruolo. Ad
esempio, nel campo di ricerca per voce (campo giallino) posto in fondo sulla
destra della maschera di figura 1.6, digitare ‘Vendita’ e premere Enter. Il
sistema va in tutte le voci di menu del tipo ‘Vendita’ (case insensitive) e le
contrassegna. Premere Enter per cercare la voce successiva esistente (es.
Ordine di Vendita). Per aprire la voce di menù corrente premere uno tra i tasti
‘Shift’, ‘Alt’ o ‘Ctrl’ in combinazione con il tasto Enter o cliccare due volte in fila
(doppio click) la voce desiderata.
Figura 4.
Possono essere definiti Collegamenti (shortcut) per le voci di menù usate di
frequente, come Ordine di Vendita o Report Spese. Per crearne uno nel
nostro esempio, che verrà visualizzato alla sinistra del menu, cliccare con il
tasto destro del mouse su Ordine di Vendita nel menù e successivamente
cliccare sul pulsante ‘Aggiungi alla Barra’:
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Figura 5.
Il Collegamento verrà creato sulla sinistra della maschera in oggetto.
3. Icone del menù
Ciascuna voce di menù ha una sua icona che indica il tipo di funzione che la
maschera cui appartiene svolge:
Figura 6.
•
Icona Finestra: indica una maschera (o finestra): una maschera è dove
viene definito un record o immessi dei dati come Ordine di Vendita o
Categoria Imposte.
•
Icona Report: attiva la generazione di un report sul video (es. Riepilogo
Fatture) che può essere modificato e stampato.
•
Icona Processo: indica un processo di calcolo che effettua in automatico
delle operazioni sui dati memorizzati nel database(es. Generazione
Fatture).
•
Icona Workflow: indica un flusso operativo che prevede una serie di passi
necessari al raggiungimento di un determinato risultato.
4. Comandi e pulsanti
Tutte le maschere e le interfacce dell'ERP hanno un layout comune. Le barre
degli strumenti, i menù, il contesto di alcuni campi specifici e le interfacce di
dialogo non cambiano, come invece avviene per il contenuto dei campi o di
determinate aree nella finestra dell’applicazione.
Nelle immagini che seguono sono visualizzati gli elementi grafici delle
interfacce e dei pulsanti di comando.
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Barra degli Strumenti
Figura 7.
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Maschera menù 1
Figura 8.
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Anthas
Maschera menù 2
Figura 9.
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Anthas
Menù Contestuale
Figura 10.
Pulsanti di Dialogo
Figura 11.
5. Funzionalità di Workflow
Un workflow o flusso operativo è costituito da una serie di passi di processo
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(task) che devono essere eseguiti in una sequenza predeterminata.
Cliccando il Tab Workflow nella finestra principale del sistema, si può vedere
la sequenza dei passi coinvolti in uno specifico processo.
Ad esempio, si consideri il workflow “Revisione Configurazione Iniziale
Azienda”: esso è accessibile via menù mediante doppio click su:
“Configurazione Generale->Configurazione Azienda->Revisione
Configurazione Iniziale Azienda”
che avvia il caricamento del workflow.
Figura 12.
Nella metà superiore della finestra risulta visibile una rappresentazione
grafica del workflow. E’ possibile controllare rivedere e correggere i passi
costituenti il flusso già creati in precedenza. Nella parte bassa della finestra è
visibile la legenda relativa allo specifico passo o nodo del workflow in esame.
Per navigare tra i vari passi e visualizzarne le specifiche schermate è
possibile sia effettuare un doppio click sull’icona prescelta o utilizzare i
pulsanti della figura seguente.
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Figura 13.
6. Funzionalità di Aiuto
Il sistema include L’Help accessibile dalla maschera corrente di ogni finesta
che viene aperta. Per visualizzare l’aiuto, selezionare Help o battere il tasto
F1 sulla tastiera.
Figura 14.
La finestra di aiuto che compare visualizza tutte le informazioni in merito alla
maschera attuale corrente, (nell’esempio in figura, Azienda). La finestra Help
può includere informazioni relative alla maschera corrente, eventuali Tab o
campi ed ulteriori collegamenti ipertestuali o hyperlinks. E’ possibile cliccare
sul collegamento di ciascun Tab per visualizzarne le informazioni relative, ad
esempio se l’utente clicca il link “Informazioni Azienda”, l’applicazione
visualizza il Tab Informazioni Azienda, contenente una breve descrizione del
Tab ed I collegamenti ai vari campi. Cliccando su questi ultimi viene
visualizzata l’informazione relative al campo corrispondente.
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Anthas
Figura 15.
Figura 16.
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7. Funzionalità di Finestra
Il sistema offre le comuni funzionalità di contesto finestra (window) corrente,
che consentono di inserire informazioni in maniera semplice e diretta.
Consideriamo come esempio un ordine di vendita.
E' possibile aprire la finestra Ordine di Vendita digitando Ctrl-Enter (Alt-Enter
o Shift-Enter) nel campo di ricerca, oppure mediante doppio click
sull'elemento visualizzato nel menù o cliccandone il riferimento sulla barra di
sinistra.
Valori predefiniti
La funzione Valori Predefiniti nel menù di contesto permette di fissare
direttamente le preferenze dalla schermata attuale in cui ci si trova.
Nel nostro solito esempio, la finestra Ordine di Vendita appare con i default
già definiti per l'Azienda Client (GardenWorld) e Organizzazione (HQ). I
campi facoltativi hanno tutti sfondo bianco, mentre i campi obbligatori
possono essere di tre colorazioni differenti:
•
•
•
Azzurro chiaro se già compilati dal sistema ed eventualmente modificabili.
Grigio chiaro per quelli già compilati dal sistema e non modificabili.
Rosa per i campi obbligatori non ancora compilati dall’utente.
Per determinare le proprie preferenze si riempie il campo o si seleziona il
valore dal menù a tendina (lista drop-down), dopodiché si clicca col tasto
destro del mouse e si seleziona “Preferenza Valore” da menù: nell’esempio
considerato, si può cambiare il campo Ordine a Credito da a Ordine POS.
Figura 17.
Selezionare il nuovo valore preferito e impostare Preferenza Valore, facendo
click su Ok, nella finestra indicata nella figura seguente.
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Anthas
Figura 18.
Nuovi Record
Ogni finestra consente di inserire dei valori chiamati record. Per inserire un
nuovo record in ogni finestra premere il pulsante Nuovo record dalla barra dei
menù.
Figura 19.
Viene aperto il form di imputazione dei dati. Nella figura seguente è
rappresentato il form per inserire un Business Partner, dopo avere premuto il
tasto Nuovo Record.
Figura 20.
Sono evidenziati i campi obbligatori in rosa.
Volendo visualizzare in formato tabellare tutti i record presenti fare click sul
23
Anthas
pulsante di menù della figura seguente (Evidenzia la tabella dei dati).
Figura 21.
Si vedranno i record in formato tabellare come nella figura seguente.
Figura 22.
La linea del nuovo record viene evidenziata in grigio. Anche in questa
modalità è possibile inserire dati, nei campi specifici.
Nuovi Record Contestuali
La funzione Nuovo Record (New Record) nel menù contestuale permette di
creare un nuovo Business Partner direttamente dalla maschera corrente.
Normalmente, per creare un nuovo Business Partner viene utilizzata la
finestra apposita oppure si effettua una importazione, che può risultare più
semplice e veloce.
Tuttavia può essere utile inserire un nuovo record per i Business Partner,
mentre si sta facendo una imputazione per un altro elemento (ad es. Ordine
di Vendita), in modo da non dovere aprire nuove finestre.
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Anthas
Si può procedere come segue: nel campo Business Partner, mediante click
del tasto destro del mouse, selezionare Nuovo Record.
Figura 23.
Viene visualizzata la finestra della figura seguente che consente di inserire i
dati necessari.
Figura 24.
Si conferma mediante click su OK l’ordine di vendita viene aggiornato con le
nuove informazioni inserite.
I nuovi valori impostati possono poi essere modificati direttamente nella
finestra Business Partner.
Zoom
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La funzione di Zoom nel menù contestuale permette di aprire direttamente
una finestra di immissione dati per una entità di interesse a partire da un
campo di un'altra finestra. Per esempio, nella finestra Ordine di Vendita,
facendo click col tasto destro del mouse sul campo Listino Prezzi appare il
menù contestuale indicato nella figura.
Figura 25.
Facendo click su zoom viene aperta la finestra relativa al listino prezzi, per
eventuali modifiche integrazioni, o semplicemente informazioni aggiuntive.
Figura 26.
Se il campo ‘zoom’ contiene una selezione, il sistema interroga
automaticamente il record selezionato. Se invece il campo ‘zoom’ risulta
vuoto, nella finestra di zoom si apre automaticamente un nuovo record.
Aggiornare
Ogni volta che si aggiunge un record mediante le finestre di zoom è
necessario aggiornare il campo da cui si è partiti effettuando lo zoom. Dal
menù contestuale cliccare Aggiorna per vedere tutti i record presenti.
26
Anthas
Figura 27.
Ricerca e Informazioni
Nell'imputazione di dati all'interno dei campi delle finestre è talvolta possibile
selezionare dati da un elenco. Per visualizzare le finestre di elenco si clicca
su pulsanti posti affianco al campo. Ad esempio nel caso del campo
“Prodotto” il pulsante è rappresentato nella figura con l'icona di un cubo.
Figura 28.
All'interno del campo è possibile pre-selezionare la ricerca di un prodotto,
inserendo una stringa di questo tipo: “%nome_parziale”. Ad esempio:
“%Bush”. Premendo Enter viene visualizzata la finestra seguente.
Figura 29.
Che contiene la lista di tutti i prodotti che hanno nella chiave di ricerca la
stringa “bush”.
27
Anthas
Per selezionare un prodotto è possibile cliccarci sopra e successivamente
cliccare OK oppure cliccare due volte di seguito.
La finestra della figura precedente si apre anche facendo click sull'icona del
cubo vista in precedenza, senza avere nessun prodotto pre-elencato.
Informazioni sui record
Ogni maschera o finestra fornisce all’utente le informazioni circa il record
corrente. In basso a destra si trova un campo che mostra due cifre, come
nella figura seguente.
Figura 30.
Mediante un click sulle cifre è possibile visualizzare le informazioni circa
l’utente che ha aggiornato il record e quando tale modifica è avvenuta.
Figura 31.
Preferenze Utente
Questa voce del menù principale permette di determinare la visualizzazione
del client e come questo risponde ai comandi dell’utente. Per accedere a
questa funzionalità si seleziona dal menù principale.
“Tools->Preferenza”
Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura seguente.
Figura 32.
28
Anthas
Interfaccia Utente
Questo pulsante permette di selezionare lo specifico look and feel dell'ERP.
E’ possibile scegliere tra diversi stili e colori e visualizzarne un’anteprima
prima di salvare le modifiche.
Salvataggio automatico
Selezionando la check box di Salvataggio automatico le modifiche apportate
in un singolo tab vengono salvate automaticamente navigando all’interno
dello stesso tab.
Cambiando tab invece si deve confermare l’azione senza considerare questo
settaggio.
Login automatico
Selezionando la checkbox di Automatic Login, si disabilita la visualizzazione
29
Anthas
della maschera di login all’avvio dell'ERP. Per l’accesso, vengono usati i
valori di Username, Password, Ruolo, Client e Organizzazione utilizzati
nell’ultimo accesso. Per modificarli, ci si deve connettere, deselezionare la
checkbox e disconnettersi dall'ERP. Al successivo accesso verrà visualizzata
la maschera di Login che potrà essere impostata con i nuovi valori.
Salva Password
Selezionando la checkbox di Salva Password, il sistema ricorderà la
username e la password utilizzati per l’ultimo login. Questi valori possono
essere, all’occorrenza, sovrascritti.
Mostra le tab della traduzione
Selezionando questi checkbox, il sistema visualizzerà i tab relativi come
assegnato. Tipicamente, gli amministratori di sistema dovrebbero avere
abilitate entrambe le viste, a differenza della maggioranza degli utenti.
Creare oggetti sul server
La selezione della checkbox Crea oggetti su server è utile qualora si lavori da
remoto, per potere ridurre il traffico di rete. Gli oggetti creati sul server
richiederanno maggiori risorse al server stesso.
Anteprima di stampa sempre
Selezionando questa checkbox il sistema visualizzerà schermate di
anteprima prima di qualsiasi stampa.
Trace Level
Il livello di tracing indica l’accuratezza dei messaggi di debug generabili dal
sistema. E’ possibile modificare questa impostazione quando si richiede
supporto per uno specifico problema.
30
Anthas
Configurazione Iniziale Azienda
La configurazione iniziale di una azienda deve essere effettuata con il ruolo di
System Administrator. Ogni azienda viene creata automaticamente con un
utente che ha due ruoli: uno di amministrazione che può essere utilizzato per
scopi amministrativi (ad es. revisionare e completare la configurazione), e
uno utente che viene usato solo per effettuare le transazioni. E' possibile
ovviamente aggiungere in qualsiasi momento nuovi utenti e ruoli.
I passi da effettuare per la creazione di una nuova azienda sono:
1. Accedere al sistema come SuperUser
2. Selezionare il ruolo di System Administrator.
Figura 33.
3. Scegliere da menù:
“Configurazione Generale->Configurazione del Azienda->Impostazione
Iniziale Azienda (Client)”.
Aprire il form di dialogo indicato nella figura 5 e impostare i valori iniziale
per l'azienda che si deve modellare. Il pulsante “Caricamento dei Conti”
apre una finestra di dialogo che consente di caricare un file in formato csv
(comma separated value),che contiene tutte le infomazioni sul piano dei
conti. Viene fornito col sistema uno schema del piano dei conti in formato
“csv” che va adattato alla singola realtà aziendale (Appendice....). (Nota: Il
piano dei conti non viene realmente importato in questa fase, ma sarà
necessaria una importazione successiva come indicato nei punti della
procedura immediatamente seguenti).
31
Anthas
Figura 34.
4. Effettuare il log out come utente System.
5. Accedere al sistema con la nuova azienda client appena creata e
revisionare i parametri inseriti, usando lo schema di workflow della figura,
accessibile anche dal menù:
“Configurazione
Generale->Configurazione
del
Client->Revisione
Configurazione Iniziale del Client”.
Il workflow indica una serie di passi che devono essere seguiti per la
revisione/integrazione delle informazioni sull'azienda. Ciascuna icona nel
workflow raffigurato in figura 6, consente di aprire un form di dialogo che
permette di inserire/modificare i dati relativi all'azienda. Possono essere
modificati nell'ordine:
Client (parametri dell'azienda)
Organizzazioni (centri di costo)
Ruoli utente (definizione dei ruoli che gli utenti aziendali
avranno nel sistema)
• Utenti (definizione utenti del sistema)
• Importazione di file dati (Prodotti, Business Partner).
• Importazione del piano dei conti.
•
•
•
32
Anthas
Figura 35.
6. La revisione dei parametri descrittivi dell'azienda (client) viene effettuata
utilizzando il form della figura ....
Figura 36.
7. La revisione dei parametri relativi all'organizzazione viene fatta utilizzando
il form della figura .... E' possibile creare nuove organizzazioni e/o
modificare quelle esistenti.
Figura 37.
33
Anthas
8. La modifica/integrazione dei ruoli viene effettuata con il form della figura
seguente. Il form presenta sulla sinistra una serie di tab che consentono di
definire i seguenti permessi dell'utente, per ciascun ruolo specifico:
•
•
•
•
•
•
•
Accesso all'organizzazione
Assegnazione degli utenti a un ruolo
Accesso alle finestre del sistema
Accesso ai processi del sistema
Accesso alle maschere del sistema
Accesso ai workflow del sistema
Accesso a compiti di amministrazione del sistema
E' possibile pianificare in modo accurato i ruoli degli utenti e dare visibilità
delle funzionalità indispensabili per il ruolo specifico. Possono essere
definiti ad esempio i seguenti ruoli:
Gestore magazzino: effettua il carico-scarico dei prodotti,
definisce la distinta base, etc. Vengono accedute solo le
schermate per la gestione dei materiali
• Gestore della contabilità industriale: imputa le attività contabili
manuali non gestite automaticamente dal sistema, realizza i
report di analisi. Vengono accedute solo le schermate di
Analisi delle performace
• Altri ruoli (descrivere ....)
•
Questi esempi sono puramente indicativi e possono variare enormemente
a seconda di come si intendono organizzare i processi aziendali. Data la
flessibilità del sistema possono essere modificati in esercizio.
Figura 38.
34
Anthas
9. L'importazione dei conti viene effettuata con l'Import File Loader
(Caricatore File d'Importazione) visualizzato nella figura ..., che consente
di selezionare il file che contiene il piano dei conti in formato csv, e lo
importa all'interno di una tabella di scambio del sistema.
Figura 39.
L'importazione dei conti è un passaggio necessario per poter effettuare
qualunque attività transazionale nel sistema.
10.L'importazione dei conti all'interno del sistema avviene mediante il form
indicato nella figura seguente. I conti presenti nella tabella temporanea del
sistema sono importabili cliccando sul tasto “Importare Conti”.
Figura 40.
35
Anthas
Ogni conto dello schema è successivamente modificabile anche in fase di
esercizio, tramite il menù:
“Contabilità e Controllo di Gestione->Regole Contabili->Piano dei Conti”
I conti possono essere modificati nei loro vari attributi, tra cui: nome,
chiave numerica, tipo di conto, segno del conto. Può anche essere
modificata la gerarchia rispetto allo schema ad albero definito in fase di
importazione.
36
Anthas
Figura 41.
11.L'importazione dei conti mediante il file tipo indicato in Appendice
definisce anche i conti di default, ossia i conti associati a ogni entità logica
del sistema informativo. Le entità logiche definite sono:
•
•
•
•
•
Business Partner: (Clienti/ Fornitori/ Dipendenti)
Prodotto
Magazzino
Commessa/progetto
Banca
Ciascuna entità ha associato uno o più conti di riferimento sui quali
vengono annotati i flussi economico-monetari derivanti dalle transazioni
operate sul sistema (ad es. fatturazioni, carico-scarico magazzino, etc).
Nella figura
è mostrato il form di assegnazione dei conti di default
(causali) reperibile dal menù:
“Analisi della performance-> Regole Contabili-> Schema Contabile”, al tab
“Defaults”.
37
Anthas
Figura 42.
I conti associati alle entità logiche possono essere modificati anche in
esercizio ed è possibile ricalcolare la contabilità con i nuovi conti. Ciascun
conto di default (causale) può essere riassociato a un nuovo conto del
piano dei conti mediante il form della figura seguente.
Figura 43.
38
Anthas
E' possibile definire più schemi contabili, in modo da avere una reportistica di
bilancio complessa, basata su riclassificazioni multiple. Si veda il capitolo
sulla Gestione della contabilità e il controllo di gestione.
39
Anthas
Configurazione Business Partner
I Business Partner sono un'entità che rappresenta i Fornitori, i Clienti, i
Dipendenti o una combinazione dei tre.
I Business Partner possono essere gestiti e configurati a livello di gruppo, per
quanto riguarda le caratteristiche contabili.
Il workflow di configurazione si può visualizzare da menù:
“Relazione con i Partners->Regole Business Partner->Impostazione Business
Partner”
Figura 44.
In particolare è possibile imputare i conti di default a livello di gruppo. I conti
specifici per ogni singolo Business Partner, saranno creati automaticamente
dal sistema, che imputerà poi automaticamente i movimenti contabili in base
alle transazioni effettuate. La configurazione dei Business Partner può essere
effettuata seguendo il workflow indicato nella figura ....
Sono Individuati i seguenti passi di configurazione:
1. Gruppo Business Partner
Creazione e configurazione dei Gruppi di Business Partner: possono
essere definiti i gruppi di Fornitori, Clienti e Dipendenti.
40
Anthas
Figura 45.
E' possibile modificare i conti di default per i Business partner cliccando il
tab della contabilità. I conti di default possono essere modificati per ogni
singolo Business Partner.
Figura 46.
2. Titoli
I titoli (Ing., Dott. Etc.) possono essere definiti mediante la finestra titoli.
Sono utilizzati per la gestione dei contatti con i Business Partner, in
particolare le email.
41
Anthas
Figura 47.
3. Termini di Pagamento
I termini di pagamento vengono definiti mediante la schermata della figura
seguente. Sono definiti i termini di pagamento offerti al Business Partner
ossia le scadenze del pagamento delle fatture o quelli offerti dai fornitori.
In particolare sono definiti i giorni netti (giorni disponibili per il pagamento),
e i giorni di sconto (i giorni per cui è valido lo sconto applicato).
Figura 48.
42
Anthas
4. Programma Fatturazione
La programmazione della fatturazione per il Business Partner viene
effettuata mediante il form indicato nella figura E' possibile definire il limite
dell'importo di fatturazione e la frequenza di fatturazione per il Business
Partner.
Figura 49.
Introdurre il nome del programma (ad es. mensile), un Limite dell'importo se
necessario, la frequenza della fatturazione, il Giorno della Fatturazione e il
Giorno di chiusura della fatturazione. Quest'ultimo indica il giorno ultimo
disponibile da considerare per l'emissione di fatture cumulate. Se ad es. la
fatturazione è mensile e viene fatta il primo di ogni mese, il giorno di chiusura
da includere in fatturazione potrebbe essere il 25 del mese precedente.
5. Ritenute
Le ritenute vengono definite mediante il form nella figura seguente. E'
possibile definire diversi tipi di trattenuta, il termine di pagamento l'importo
percentuale o fisso.
Figura 50.
43
Anthas
7. Riconoscimento Ricavo
E' possibile definire dei piani di riconoscimento dei ricavi su base
temporale o sul livello di servizio erogato.
Figura 51.
8. Importazione Business Partner
I Business Partner possono essere importati da file csv (Comma
Separeted Values), definendo il formato dei dati e importando i file
contenenti i dati sui Business Partner in una tabella interna del sistema
44
Anthas
che viene visualizzata mediante il form della figura. Sono elencati tutti i
Business Partner presenti nella tabella temporanea del sistema. Per
importare i Business Partner occorre premere il pulsante “Importa
Business Partner”.
Figura 52.
Per importare i dati nella tabella temporanea a partire da file csv occorre
aprire la schermata della figura successiva, tramite menu:
“Configurazione
Generale->Dati->Importazione
Dati->Caricatore
File
d'importazione”
Figura 53.
9. Business Partner
L'ultimo form del workflow consente di definire i parametri dei singoli
Business Partner. Questo form contiene diversi tab che consentono di
45
Anthas
aprire diversi livelli di configurazione per il singolo Business Partner.
Figura 54.
Nel form generale rappresentato nella figura.... vengono imputati una serie di
parametri generici per tutte le tipologie di business partner (Clienti, fornitori,
dipendenti). Nella figura sono indicati i parametri fondamentali (aggiungere
descrizione)
Se il Business Partner è un cliente è possibile cliccare sul tab “Cliente”.
Facendo click sul tab Cliente vengono attivati tutti i campi indicati nella figura.
Figura 55.
In particolare è possibile configurare i seguenti parametri:
–
–
46
Regole di fatturazione
Regole di spedizione
Anthas
–
–
–
–
Listino prezzi
Formato di stampa della fatturazione
Limite del credito
Etc.
Col tab Conto cliente è possibile modificare i conti di default per il cliente: si
tratta degli stessi conti visti nella configurazione della contabilità generale.
Figura 56.
Il tab Fornitore consente di configurare il Business Partner come fornitore
definendo una serie di parametri. In particolare:
– Regole di pagamento
– Listino prezzi di default
– Termini di pagamento dell'Ordine di Acquisto (OdA)
– Schema della scontistica
Il tab conto fornitori consente di modificare i conti di default per lo specifico
fornitore, anche questi impostati come visto precendetemente nei form della
contabilità.
Il tab dipendenti consente di definire i parametri se il Business Partner è un
dipendente.
Figura 57.
47
Anthas
Analogamente alla configurazione del fornitore e del cliente è possibile
configurare separatamente i parametri di contabilità di default.
Mediante il tab Conto Bancario è possibile definire uno o più conti bancari per
ciascun Business Partner, impostando i parametri indicati nella figura
seguente.
Figura 58.
48
Anthas
Mediante i tab rimanenti è possibile integrare altre informazioni e in
particolare:
–
–
–
–
Indirizzo
Contatto
Area di interesse (area geografica)
Ritenute
Imposte
Le imposte sono collegate ai prodotti e ai servizi e vengono utilizzate nelle
operazioni di fatturazione, come si vedrà in seguito. E' possibile definire
diverse categorie di imposta e associarle logicamente ai vari Business
Partner.
La configurazione delle imposte viene guidato dal workflow rappresentato
nella figura seguente. Per visualizzare il workflow selezionare da menu:
“Contabilità e Controllo di Gestione->Regole Contabili->Impostazione
Imposte”
Figura 59.
49
Anthas
1. Categoria di imposta
La categoria di imposta viene definita mediante la finestra indicata nella
figura. E' associata logicamente al Prodotto e alle spese in modo da
consentire una rapida assegnazione dei tassi correlati alle imposte. In tal
modo è possibile fare rapide modifiche alla configurazione nel caso di
variazioni normative sulle imposte.
Figura 60.
50
Anthas
2. Prodotto
Mediante la finestra “Prodotto” è possibile impostare la categoria di imposta
collegata al prodotto stesso, come di vedrà successivamente nella
configurazione del prodotto.
Nella figura seguente è indicato il dettaglio della schermata del prodotto, dove
è possibile inserire la categoria di imposta.
Figura 61.
3. Addebiti
E' possibile definire diverse tipologie di costo che possono essere
categorizzati a seconda delle diverse esigenze aziendali. Esempi sono: spese
di trasporto, spese bancarie, spese di gestione etc.
Agli addebiti sono abbinate le categorie di imposta precedentemente definiti.
Figura 62.
51
Anthas
Ogni addebito farà riferimento alla categorie di imposte che vengono indicate
nella casella “Categoria di imposte”. Ciascuna categoria farà riferimento a
una serie di imposte che possono essere poi utilizzate nella fatturazione (sia
per gli acquisti, sia per le vendite), come si vedrà nei capitoli seguenti.
4. Aliquota d'imposta
La finestra Aliquota di Imposta definisce le diverse tasse associate a
ciascuna categoria di imposta. E' possibile fare una associazione delle tasse
anche per aree geografiche.
I dati da inserire sono:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Nome
Descrizione
Attivo: per rendere attiva l'aliquota di imposta
Categoria di imposta: è la categoria a cui l'aliquota viene associata
Tipo di Ordine: Ordine di Vendita o di Acquisto, o tutti e due. Consente di
definire il campo di applicazione dell'imposta. Se applicata solo per le
vendite e/o solo per gli acquisti o entrambi.
Tasso: tasso dell'imposta in punti percentuale.
Indicatore d'imposta: è il nome breve dell'imposta che viene indicato nelle
fatture
Richiesta della certificazione d'imposta: indica che è necessaria una
cerrtificazione di posta del Business Partner per esentarlo da questa
imposta
Imposta Padre: si indica se l'imposta che si sta definendo è una parte di
una imposta multipla articolata per sottolivelli.
Nazione/Regione: indica la Nazione e la Regione di applicabilità
dell'imposta. Se lasciati in bianco l'imposta è applicabile sempre.
Figura 63.
52
Anthas
Impostare il check box Livello del Documento se si vuole che le imposte
vengano calcolate a livello di documento (fattura, ordine, etc.) e non per
singola linea di prodotto presente nel documento stesso.
Il tab Contabilità consente di configurare i parametri per la contabilità
generale.
Figura 64.
In particolare è possibile configurare i conti associati alla contabilità (fiscalità).
Configurazione Prodotti
I prodotti nell'ERP sono tutto ciò che può essere acquistato e/o venduto.
Le tipologie di prodotto sono:
–
–
–
–
Articoli
Servizi
Risorse
Spese per servizi (Consulenza)
La definizione dei Prodotti all'interno dell'ERP segue un WorkFlow che può
essere visualizzato dal menu:
53
Anthas
“Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Impostazione Prodotto”
Figura 65.
Devono essere definiti il/i magazzino/i e le aree di stoccaggio (un'area del
magazzino con dimensioni precise in altezza, larghezza e lunghezza).
Successivamente occorre definire tutte le unità di misura necessarie
nell'attività e nei processi aziendali.
Devono quindi essere definite le categorie di prodotto che hanno una
funzione importante in relazione alla contabilità e alla definizione dei prezzi e
della scontistica.
Analogamente sono da definire le categorie di imposte. Ciascuna categoria di
imposta può avere livelli diversi di tassazione con tassi multipli.
1. Magazzini e Aree di Stoccaggio
La gestione dei magazzini viene effettuata mediante il form della figura
seguente. E' possibile definire diversi magazzini e per ciascuno di essi una
54
Anthas
differente Area di Stoccaggio. La contabilità consente di definire i conti
specifici per il magazzino
Figura 66.
2. Unità di Misura
La definizione delle unità di misura viene effettuata mediante il form della
figura seguente. E' possibile definire il nome, la descrizione e il simbolo
dell'unità di misura. Inoltre possono essere definiti i fattori di conversione
tra diverse unità di misura.
Figura 67.
55
Anthas
3. Categoria Prodotti
La Categoria Prodotti consente di accorpare logicamente i prodotti in
categorie differenti. I gruppi possono essere utilizzati per creare i listini
prezzi per definire i margini e per assegnare i diversi parametri contabili
dei prodotti.
Figura 68.
Il tab “prodotto assegnato” consente di visualizzare il form della figura
seguente per assegnare i singoli prodotti alle categorie. L'assegnazione può
essere effettuata dopo avere inserito opportunamente i prodotti.
Figura 69.
56
Anthas
4. Categoria Imposta
La Gestione della categoria imposte avviene mediante il form della figura
seguente ed è utilizzabile per inserire e gestire diversi tipi di imposte.
Ciascun prodotto è associato con un tipo di imposta che facilita la gestione
e la modifica delle aliquote. Per la definizione della categoria di
Figura 70.
5. Prodotto
L'ultimo elemento del workflow consente di definire le caratteristiche del
singolo prodotto. E' possibile introdurre tutti i prodotti utilizzati da una
organizzazione. I prodotti includono quelli venduti ai clienti, usati nella
produzione e quelli acquistati da una organizzazione. La finestra del tab
“Prodotto” consente di definire diversi paramentri importanti:
•
Il nome
•
La descrizione
•
La categoria di prodotto
•
La categoria di imposta
•
L'unità di misura
•
Il tipo di prodotto
•
Il peso
•
La distinta base se il prodotto è frutto di un processo
produttivo
Nella figura è mostrata la finestra di impostazione di tali parametri.
Figura 71.
57
Anthas
Il tab “Distinta Base” consente di definire la distinta base per il prodotto di
riferimento. E' possibile inserire tutti i prodotti necessari alla realizzazione
della Distinta Base.
58
Anthas
Figura 72.
Per ciascun prodotto è possibile inserire uno o più prodotti sostitutivi. Il
prodotto sostitutivo viene selezionato mediante la finestra di selezione
visualizzata nella figura successiva.
Figura 73.
59
Anthas
Mediante il tab “Riapprovigionamento” è possibile definire il livello Minimo e
Massimo del prodotto prima di riapprovigionare.
Figura 74.
Mediante il tab “Acquisti” è possibile inserire una serie di informazioni relative
ai fornitori. Le informazioni sui prezzi che possono essere inserite qui non
sono utilizzate nella gestione degli Ordini e delle Fatture, ma vengono
utilizzate per la creazione dei listini. Vengono inoltre visualizzate informazioni
statistiche sugli Ordini di Acquisto.
Figura 75.
60
Anthas
Il tab “Business Partner” consente di inserire le informazioni sui Business
Partner che acquistano il prodotto (Clienti).
Figura 76.
E' possibile introdurre la durata minima percentuale (rispetto alla scadenza
del prodotto) nello scaffale e la durata nello scaffale in giorni.
Quando il prodotto viene selezionato per l'acquisto dal Business Partner
vengono visualizzati solo i prodotti non scaduti.
Nota: Questi campi sono usati se vengono definiti un Insieme di Attributi che
prevedano una data di Garanzia obbligatoria (vedere successivamente la
definizione degli attributi del prodotto e i lotti).
Utilizzando il tab “Costi” è possibile accedere alla finestra di definizione dei
costi relativi al prodotto.
Tra i vari parametri sono visualizzati valori calcolati dal sistema in relazione
all'attività transazionale.
L'unico parametro inseribile è il prezzo di costo attuale, e il prezzo di costo
futuro.
61
Anthas
Figura 77.
Il tab “Prezzi” consente di inserire i prezzi per singolo prodotto. In particolare
possono essere inseriti: Prezzo di listino, Prezzo standard, Prezzo Limite.
Figura 78.
Il tab “Transazioni consente” di visualizzare tutte le transazioni per il prodotto
specifico, tra cui il locatore (area di stoccaggio), quantità del movimento, tipo
di movimento, etc.
Nella figura è rappresentato un elenco di transazioni.
Figura 79.
62
Anthas
Un esempio di transazione è rappresentata nella figura seguente.
Figura 80.
6. Bene Gestito (Cespiti)
Un bene gestito (o cespite) è un tipo di prodotto che produce ricchezza in
azienda in modo riproducibile, e che deve essere manutenuto. Un esempio
può essere la documentazione di un altro prodotto (istruzioni per l'uso di un
macchinario, una ricerca di mercato, etc.): è un particolare tipo di prodotto
63
Anthas
perché può essere venduto con un canone per cui vengono erogati gli
aggiornamenti. In tal senso il Bene Gestito produce ricchezza in modo
continuativo in azienda.
Il Bene Gestito può essere trattato come segue:
Possono essere definiti dei Gruppi di Beni Gestiti
Possono essere associati dei Gruppi di Beni Gestiti a dei Gruppi di
Prodotti
• I prodotti possono essere associati alla Categoria di Prodotti
• Il Prodotto associato al Bene gestito può essere consegnato
•
•
Un Gruppo Bene gestito può essere creato mediante la finestra della figura
seguente, raggiungibile da menù seguendo il percorso:
“Bene gestito->Gruppo Bene Gestito”
Figura 81.
E' possibile inserire un nome, una descrizione, e una spiegazione aggiuntiva.
Dopo aver definito il Gruppo di Bene gestito, è possibile associare una
Categoria di Prodotto al Gruppo Bene Gestito stesso. Da menù:
“Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Categoria Prodotto”
Nella figura seguente è raffigurato un esempio di associazione tra Bene
Gestito e Prodotto.
Figura 82.
64
Anthas
Per completare l'associazione tra Bene Gestito e Prodotto, occorre andare
nel menù:
“Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Prodotto”
e selezionare la Categoria di Prodotto precedentemente associata al Bene
Gestito, come da figura seguente.
Figura 83.
Ogni volta che viene ordinato e consegnato un prodotto che è stato
catalogato come bene gestito, viene creata una entry “Bene Gestito” nel
sistema, che può essere visualizzata dal menù:
“Bene Gestito->Bene Gestito”
Nota: Inserire l'immagine dopo avere fatto un inserimento di bene gestito e descrivere i campi
I Beni Gestiti di tipo elettronico (ad esempio documentazione, progetti in
65
Anthas
formato Autocad, schemi di produzione etc.) possono essere consegnati
elettronicamente, mediante la procedura:
“Bene Gestito->Consegna Beni Gestiti”
Figura 84.
Viene selezionato il gruppo Bene Gestito, il Prodotto, il Business Partner e/o
direttamente il Bene Gestito.
Se si vuole mandare una Email per ricordare al Business Partner che il Bene
Gestito è scaduto (garanzia scaduta) si può selezionare il template della mail.
Facendo click sul Allega Bene è possibile allegare il Bene da spedire al
Business Partner.
Facendo click su OK viene iniziato il processo, al termine del quale vengono
indicate il numero di mail spedite e gli errori (se presenti).
7. Attributi
Ogni prodotto può avere associato uno o più insiemi di attributi che
consentono di identificare e tracciare al meglio il prodotto.
Esistono due tipi di insiemi di attributi:
1. Insiemi di Attributi di istanza: indicano una specifica istanza del prodotto;
ad esempio un numero seriale di un computer, o un lotto di produzione di
formaggio
2. Insiemi di Attributi non di istanza: indicano attributi generici tipici di più
prodotti; ad esempio il colore e la taglia di una maglietta
Gli insiemi di attributi sono composti da singoli attributi e precisamente:
66
Anthas
•
•
•
•
Lotti
Numeri seriali
Date di scadenza
Definiti dall'utente
Per i Lotti e per i Numeri seriali è possibile definire come assegnare e gestire
le numerazioni.
Gli attributi possono poi essere utilizzati nelle Ricevute di Entrata Merce, negli
Ordini di Vendita o di Produzione.
Per poter definire un Insieme di Attributi occorre definire il sistema di controllo
dei lotti e dei numeri seriali (se utilizzati) e/o i vari attributi che verranno usati.
Controllo Lotto
La finestra Controllo Lotto consente di definire e gestire i Lotti per i Prodotti.
Il controllo del lotto è raggiungibile da menù, mediante il percorso:
“Gestione Materiali->Attributi Prodotti->Controllo Lotto”
La finestra “Controllo Lotto” consente di definire il modello di numerazione del
Lotto.
Figura 85.
E' possibile inserire il Numero iniziale del lotto e l'incremento. Il campo
“successivo attuale” viene modificato dinamicamente dal sistema, ma può
essere aggiornato manualmente.
E' possibile inserire anche un prefisso e un suffisso al numero seriale.
Controllo Numero Seriale
Il controllo del numero seriale è raggiungibile da menù, mediante il percorso:
“Gestione Materiali->Attributi Prodotti->Controllo Numero di Serie”
La finestra “Controllo Numero di Serie” consente di definire il modello di
67
Anthas
numerazione del numero seriale.
Figura 86.
E' possibile inserire il Numero iniziale del lotto e l'incremento. Il campo
“successivo attuale” viene modificato dinamicamente dal sistema, ma può
essere aggiornato manualmente.
Attributi
Gli attributi sono descrittori del prodotto e possono essere usati per ricerche
di dettaglio. Un esempio tipico sono i colori o le dimensioni di una maglietta.
L'attributo viene definito tramite la finestra di menù:
“Gestione Materiali->Attributi Prodotto->Attributo”
La finestra di gestione degli Attributi è indicata nella figura successiva.
Per l'attributo inserire il Nome e la Descrizione.
L'attributo di ricerca fornisce la possibilità di combinare attributi multipli in
un'unica ricerca (vedere il paragrafo successivo).
La casella Elenco se selezionata consente di selezionare l'attributo da una
lista di valori.
La casella obbligatorio indica che questo attributo è obbligatorio se presente
in un insieme di attributi.
La casella Attributo Istanza indica che l'attributo verrà usato per indicare
univocamente una istanza singola del prodotto.
Figura 87.
Il tab Valore Attributo consente di definire nel dettaglio gli elementi che
caratterizzano l'attributo.
68
Anthas
Figura 88.
Attributo di Ricerca
L'attributo di ricerca consente, come detto, di combinare attributi multipli in
un'unica ricerca. Per creare o modificare un attributo di ricerca aprire da
menù:
“Gestione Materiali->Attributi Prodotto->Attributo di Ricerca”
Indicare il nome e la descrizione, e attivare l'attributo.
Figura 89.
Il Tab assegnazione attributi è di sola lettura e indica come l'attributo di
ricerca è associato ai vari attributi.
69
Anthas
Serie di Attributi
La Serie di Attributi definisce uno o più gruppi di attributi che possono essere
associati a un prodotto. Ogni singolo attributo può essere associato in un
diverso Insieme di Attributi. I valori inseriti nell'insieme di attributi identificano
o un prodotto o una istanza specifica e univoca del prodotto.
Per definire un insieme di attributi, selezionare da menù:
“Gestione Materiali->Attributi Prodotto->Insieme Attributi”
Figura 90.
Indicare il Nome e la Descrizione dell'Insieme di Attributi, e selezionare Attivo
per renderli disponibili.
Selezionare Lotto se la Serie di Attributi identifica un Lotto di prodotto. Se
questa checkbox è attiva si attiverà il campo Controllo per Lotto, che
consente di selezionare il Lotto di Controllo per l'insieme di attributi.
Se viene segnata la casella Lotto Obbligatorio, indica che l'indicazione del
Lotto è obbligatoria quando si definisce l'istanza di un prodotto.
Selezionare Numero di serie se la Serie di Attributi identifica un prodotto
tramite Numero di Serie. Analogamente al Lotto se il check box è selezionato
viene indicato il campo del Numero di Serie che consente di selezionare il
Numero di serie di controllo (vedi paragrafi precedenti).
Selezionare Data di Garanzia se la Serie di Attributi prevede una data di
garanzia. Se viene selezionato questa check box, appare il campo per
indicare il numero di giorni di garanzia.
Selezionare il check box Attributo Istanza se la Serie di Attributi indica una
caratteristica univoca del prodotto. Selezionare Obbligatorio se l'insieme di
attributi istanza sono obbligatori.
Per definire gli attributi che fanno parte della Serie di Attributi, usare il tab
70
Anthas
“Uso Attributo” e aggiungere tutti gli attributi necessari, usando il drop down
menù del campo Attributo, indicato nella figura seguente.
Figura 91.
Inserire il numero di sequenza per ciascun attributo,nel campo Sequenza.
Assegnazione Attributi ai Prodotti
Gli attributi possono essere assegnati in fase di definizione del Prodotto, nelle
Ricevute di Entrata Merci, negli Ordini di Vendita o durante la Produzione.
L'assegnazione degli attributi al Prodotto avviene mediante la schermata
Prodotto,selezionando la tendina Insieme di Attributi.
Figura 92.
71
Anthas
Selezionando il campo Istanza Insieme di Attributi viene visualizzata una
finestra di dialogo (vedi figura seguente) che consente di selezionare nel
dettaglio i singoli attributi.
Figura 93.
Questa procedura consente di assegnare attributi non univoci (non di istanza)
ai prodotti.
L'assegnazione degli attributi univoci (Lotti e/o Numeri di serie) viene fatta
automaticamente dal sistema usando le procedure di Acquisto, di Vendita e
di Gestione dei Materiali, descritte nei capitoli seguenti.
Ricerca Attributi
Gli attributi del prodotto, sono estremamente utili per svolgere ricerche rapide
e molto accurate.
La procedura di ricerca può essere effettuata usando la finestra Informazioni
Prodotto, disponibile dal menù View della finestra principale.
Figura 94.
72
Anthas
La finestra visualizza lo stato dei prodotti per un determinato magazzino e per
uno specifico listino prezzi. E' possibile usare come chiavi di ricerca la chiave
univoca, il nome, il codice prodotto (codice a barre), l'UGS (unità di
magazzino – SKU).
Facendo click sul pulsante di ricerca:
Figura 95.
viene visualizzata la schermata di ricerca per attributi indicata nella figura
seguente.
Figura 96.
73
Anthas
Nella schermata di ricerca sono presenti gli attributi di ricerca
precedentemente definiti (vedi paragrafi precedenti). Sono indicati sia gli
attributi non di istanza, sia gli attributi di istanza.
Nota: I prodotti sono definiti e assegnati a una organizzazione. Per modificare
l'assegnazione del prodotto, vedere il capitolo sulle utilità di sistema.
Gestione e Configurazione Prezzi
La gestione dei prezzi per i clienti e per i fornitori viene gestita tramite Listini
Prezzi. I listini sono necessari per qualunque prodotto venga acquistato e/o
venduto. I listini vengono creati insieme a uno o più schemi di scontistica
74
Anthas
commerciale, che definiscono gli sconti o i sovrapprezzi da applicare. I listini
minimi da impostare sono i listini di vendita e di acquisto.
L'impostazione dei listini viene effettuata creando uno schema standard:lo
schema della scontistica. Questo schema generale viene successivamente
utilizzato come base per creare i listini prezzi veri e propri.
Per poter definire i listini prezzi occorre che siano già stati impostati i singoli
prodotti e i prezzi di listino nel tab Acquisti della finestra Prodotti, come nella
figura seguente.
Figura 97.
Il campo “Prezzo di listino”, viene utilizzato per il calcolo dei listini, mediante le
procedure descritte in seguito. Poiché è possibile impostare più Business
Partner è necessario impostare il check box “Fornitore Attuale” per la
selezione di quello che verrà usato effettivamente per il calcolo dei listini.
La definizione dei prezzi per i prodotti viene effettuata con l'ausilio di un
workflow, raggiungibile da menù seguendo il percorso:
“Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Impostazione Listino Prezzi”
Figura 98.
75
Anthas
1. Schema della Scontistica
Gli schemi vengono impostati mediante il tab “Schema della Scontistica”.
Tramite questa schermata è possibile definire gli schemi di scontistica che
poi vengono applicati ai listini veri e propri. Lo schema è sostanzialmente
un modello generale che poi viene applicato dai listini veri e propri. E'
possibile impostare un numero qualsiasi di schemi di scontistica
commerciale.
Figura 99.
76
Anthas
Per ciascuno schema è possibile associare una serie di “modelli di sconto”.
Per visualizzare il form di inserimento dei modelli di listino occorre premere il
tab “Listino sconti commerciali”.
Figura 100.
Tramite il form è possibile impostare diversi parametri: in particolare:
• Tasso di conversione: serve per la conversione di valuta
• Business Partner: serve per ridurre il campo di applicazione
del Listino a un solo Business Partner
• Prodotto: serve per ridurre il campo di applicazione solo al
prodotto selezionato
• Categoria di prodotto: come per il prodotto
Lasciando in bianco questi campi viene garantita l'applicabilità del listino a
tutti i prodotti e tutti i Business Partner. Questi sono parametri che
77
Anthas
impattano il modello di listino in modo generale. Si possono poi
configurare in modo particolare le diverse tipologie di listino.
I modelli di listino gestite dall'ERP sono tre, e precisamente: Listino Prezzo
Base, Listino Prezzo Standard, Listino Prezzo Limite.
Per ciascuna di queste tipologie è possibile definire i seguenti parametri:
• Prezzo fisso
• Listino Prezzi
• Prezzo Standard
• Prezzo Limite
Possono poi essere imputati tutti i seguenti valori:
• Soprattassa prezzo listino
• Sconto %
• Margine minimo
• Margine massimo
• Arrotondamento
2. Listino Prezzi
Il listino prezzi viene impostato mediante le finestre delle figure successive.
Figura 101.
Il tab “Listino Prezzi” consente di creare un listino prezzi assegnando un
nome e una descrizione specifica.
Il tab “Versione” consente di definire varie versioni del listino creato e di
assegnare i diversi schemi di scontistica al listino. Ciascun listino può avere
più versioni e quindi più schemi di scontistica.
Figura 102.
78
Anthas
Per ciascuna versione è possibile definire uno schema di scontistica tra quelli
precedentemente definiti.
Per ciascuna versione è possibile definire più prezzi ciascuno dei quali viene
associato a un prodotto. Facendo click sul tasto “Creare Listino Prezzi”
vengono creati i prezzi di listino per tutti i prodotti inseriti nel sistema.
Figura 103.
Ciascun prodotto viene associato a un Client a una organizzazione e per
esso viene definito un prezzo di listino, un prezzo standard e un prezzo limite.
Nella figura successiva viene visualizzata la finestra come form di inserimento
di uno dei prodotti.
Figura 104.
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Anthas
3. Business Partner
Il form Business Partner consente, mediante il tab “Cliente” e “Fornitore” di
impostare i vari Listini Prezzi, definiti in precedenza. Per comodità sono
riportate le schermate a cui si fa riferimento.
Figura 105.
80
Anthas
Figura 106.
Ciclo Passivo
La gestione della fornitura del materiale in ingresso viene effettuata mediante
81
Anthas
le funzioni del ciclo passivo. Tali funzioni sono rappresentate in sintesi nel
diagramma di flusso della figura successiva.
genera
Ordine di
acquisto
Richiesta di
acquisto
ra
ne
ge
Crea da
Crea da
Crea da
Ordine di
vendita
genera
Fattura del
fornitore
Ricevuta
Entrata Merci
abbina
Figura 107.
L'ordine di acquisto è un documento di controllo, al quale sono correlati due
documenti principali: la fattura del fornitore e la ricevuta di spedizione.
L'ordine di acquisto non è un documento obbligatorio (dipende dai processi di
qualità dell'azienda). La ricevuta di spedizione può essere generata
dall'ordine di acquisto o può essere generata autonomamente. Analogamente
la fattura di pagamento può essere generata dalla ricevuta di spedizione e/o
dall'ordine di acquisto. Questo consente una grande flessibilità nella
modellazione dei processi di approvvigionamento dell'azienda.
L'elaborazione delle ricevute di spedizione aggiorna automaticamente il
magazzino.
Le fatture relative alle spese generali, ossia non legate alla produzione (ad
es. le fatture per il telefono o altri servizi) non sono legate a un listino prezzi.
In questo caso è possibile, come si vedrà nel seguito, creare un addebito. In
particolare, l'addebito consente di imputare costi nella contabiltà generale
facendo riferimento al piano dei conti precedentemente importato nel
sistema.
1. Creazione di Ordini di acquisto
L'ordine di acquisto può essere impostato partendo dal menu alla voce:
“Ciclo Passivo->Ordine di Acquisto”.
82
Anthas
Viene visualizzata la finestra indicata nella figura seguente.
Figura 108.
Il numero del documento è preimpostato dal sistema. Può essere inserita una
numerazione sequenziale mediante la finestra “Sequenza Documento” (vedi
dopo) o può essere impostato manualmente.
E' possibile inserire un codice di riferimento dell'ordine che segua una
numerazione e/o codifica specifica (ad es. codice del fornitore).
Occorre definire il Business Partner (fornitore) e il responsabile commerciale.
Il documento è sempre di tipo “Ordine di Acquito” e non può essere
modificato.
Occorre inoltre indicare il listino prezzi tra quelli precedentemente definiti.
Opzionalmente è possibile anche selezionare il magazzino dove il materiale
viene stoccato.
Se il prodotto è associato a una campagna di marketing e/o un progetto è
possibile selezionare entrambi.
Da ultimo vengono selezionati i termini di pagamenti e le regole di
pagamento.
Il pulsante “Completa” consente di attivare la generazione dei documenti e
completa eventualmente la transazione (posting).
83
Anthas
Figura 109.
In particolare sono definite le seguenti azioni:
1. Processa: aggiorna le quantità di prodotto dell'ordine e ricalcola le
imposte. E' possibile successivamente modificare gli importi e le linee
dell'ordine.
2. Completa: genera tutti i documenti e completa la transazione. Porta il
documento a uno stato in cui non è possibile modificare le quantità e le
linee di ordine. E' possibile riportarlo a uno stato di modifica o chiuderlo
definitivamente.
3. Nullo: annulla tutti i valori dell'ordine e completa la transazione. Equivale
all'annullamento dell'ordine (verificare...).
La casella “Tipo di documento” indica lo stato del documento che inizialmente
viene posto a “New”.
Il Totale indica l'importo completo dell'ordine di acquisto, per tutte le linee
d'ordine.
Le linee d'ordine vengono gestite con la finestra della figura successiva.
Ciascuna linea d'ordine definisce le caratteristiche di prezzo, la data e il
Business Partner (Fornitore) per la specifica voce. E' possibile aggiungere
quante linee d'ordine sono necessarie.
Per Ciascuna linea d'ordine è possibile anche selezionare la singola imposta
per il prodotto della linea d'ordine stessa. (La definizione delle tipologie di
imposta è definita nel capitolo sulla Contabilità).
Se l'ordine viene chiuso le linee d'ordine non sono più modificabili.
Figura 110.
84
Anthas
2. Creazione di ricevute (Entrata Merci)
L'entrata merci (conferimento materie prime e/o ricezione merci),viene
effettuta mediante la creazione di ricevute. E' direttamente collegato all'ordine
di acquisto, e può essere generato da questo o dalla fattura di acquisto
collegata (non obbligatoriamente).
La finestra per la creazione di ricevute si trova al menù:
“Ciclo passivo->Entrata merci”
Creazione Manuale
Viene visualizzata la schermata della figura seguente. E' possibile impostare
un numero di documento e un riferimento dell'ordine (uguale a quello
dell'ordine di acquisto e/o della fattura).
Occorre impostare il Business Partner e opzionalmente il rappresentante
delle vendite
85
Anthas
Figura 111.
Per ciascuna ricevuta possono essere impostate una o più linee di entrata
merci, cliccando il tab: “Linea di entrata merci”.
Figura 112.
Selezionare un prodotto cliccando sulla casella Prodotto. Viene visualizzata la
schermata di ricerca (Informazioni Prodotto) indicata nella figura seguente.
86
Anthas
Figura 113.
Da questa schermata è possibile ricercare e selezionare un prodotto.
Facendo click sulla casella “Istanza Insieme di Attributi” è possibile
visualizzare la schermata di ricerca seguente (Nel caso il prodotto abbia una
classificazione per Lotti).
Figura 114.
E' possibile selezionare dei Lotti esistenti o crearne di nuovi con il pulsante
“Nuovo Record”.
Da ultimo si deve indicare la quantità di movimentazione e l'unità di misura.
Creazione Automatica
La ricevuta di entrata merci può essere creata direttamente da un ordine di
acquisto o da una fattura, mediante il pulsante “Creare da”, che apre una
87
Anthas
finestra di dialogo indicata nella figura seguente.
Figura 115.
Dalla finestra di dialogo è possibile selezionare o l'Ordine di Acquisto, o la
fattura di riferimento. IMPORTANTE: selezionare l'Area Stoccaggio prima di
dare l'invio, altrimenti non sarà possibile chiudere la selezione e quindi il
processo di generazione automatica delle linee di entrata merci.
3. Inserimento di Fatture dei fornitori/conferitori
L'inserimento di fatture emesse dai fornitori può essere effettuata
manualmente mediante la finestra della figura seguente, raggiungibile dal
menu tramite il percorso:
“Ciclo Passivo->Fattura(Fornitore)”.
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Anthas
La fattura richiede l'impostazione del Business Partner (che in questo caso
sarà un fornitore), del listino prezzi e del rappresentante delle vendite.
E' possibile inserire un numero di riferimento dell'ordine. Possono inoltre
essere selezionate le modalità di pagamento e i termini di pagamento.
Figura 116.
Le righe della fattura si alimentano mediante la finestra del tab “Riga della
fattura”, mostrata nella figura seguente.
89
Anthas
Figura 117.
La riga prevede l'impostazione del numero della riga, il prodotto, la quantità
fatturata, il prezzo unitario, il prezzo di listino, l'imposta. L'importo dell'imposta
viene visualizzato nel tab “Imposta”.
Come nel caso della ricevuta di entrata merci è possibile creare
automaticamente la fattura dal'ordine di acquisto cliccando sul pulsante
“Creare Da”. Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura
seguente, che consente di selezionare l'ordine di acquisto e/o la
spedizione/ricevimento merce di riferimento.
90
Anthas
Figura 118.
E' possibile selezionare le linee di prodotto che poi verranno riportate
automaticamente nella fattura.
Una volta creata la fattura è possibile completarla, ossia creare l'inserimento
contabile: il pulsante “Completa”. Effettuato il completamento viene
visualizzato il pulsante “Non Registrato” indicato nella figura seguente.
Figura 119.
Facendo click sul pulsante “Non Registrato” viene effettuata la registrazione
91
Anthas
contabile (solo se il server è attivo). E il pulsante diventa “Registrato” (vedi
fig. seguente).
Figura 120.
Facendo click sul pulsante Registrato, dopo avere effettuato la registrazione
contabile vengono visualizzate le scritture contabili relative alla transazione
effettuata (in questo caso la fatturazione). Nella figura seguente è
rappresentato un esempio di transazione di fatturazione con i relativi conti
aggiornati in dare e in avere.
Figura 121.
4. Abbinamento
L'abbinamento delle Fatture, degli Ordini e delle ricevute è una attività
contabile di verifica della congruenza di tali documenti contabili. A un ordine
92
Anthas
di acquisto deve corrispondere una fattura e/o una ricevuta di entrata merci.
Talvolta però una fattura può essere emessa senza un relativo ordine di
acquisto. Oppure la fattura viene emessa ma non è stato ancora emessa la
relativa ricevuta entrata merci (o viceversa).
Nel caso sia presente un documento contabile (ad es. Fattura) e il
corrispondente del Ciclo passivo (ad es. Ricevuta Entrata Merci) ma le
quantità di materiale siano differenti i documenti sono “Non Pareggiati”.
I documenti (Pareggiati e non) possono essere “Abbinati” o “Non abbinati”.
Sono abbinati nel caso siano stati creati con procedura automatica l'uno
dall'altro (ad esempio una fattura creata da una ricevuta merci o da un ordine
di acquisto), ma le quantità e/o gli importi non coincidano (ad esempio per
una ricevuta merci di tre prodotti, vengono emesse tre fatture diverse).
La procedura di abbinamento consente di verificare l'abbinamento tra i
documenti contabili e di pareggiare le quantità qualora vi siano delle
differenze di importi.
Se gli Ordini, le Fatture e le Ricevute sono effettuati in cascata con le funzioni
di generazione automatica, viste in precedenza, allora l'abbinamento non
sarà necessario perchè fatto in automatico dal sistema, ma potrebbe essere
necessario effettuare il pareggiamento.
L'abbinamento delle fatture con gli ordini di acquisto e/o con le ricevute di
entrata merci vengono effettuate mediante la funzione di menu:
“Ciclo Passivo->Abbinamento Ordine d'Acquisto/Entrata Merci/Fattura”.
La finestra visualizzata è quella della figura seguente.
Figura 122.
E' possibile abbinare:
– Fatture con Entrate Merci
93
Anthas
– Ordini di Acquisto con Entrate Merci
– Entrate Merci con Fatture e/o Ordini di Acquisto
E' possibile utilizzare un criterio di ricerca selezionando il tipo di abbinamento
fatture/spedizione/ordini. La selezione avviene indicando il Business Partner,
il Prodotto e/o le Date (Opzionali).
Inoltre è possibile selezionare la modalità di ricerca Abbinato/Non abbinato.
La ricerca può inoltre prevedere le seguenti possibilità:
1. Uguale Business Partner nei due documenti contabili
2. Uguale Prodotto nei due documenti contabili
3. Uguale quantità nei due documenti contabili
La ricerca produce una lista di documenti (nella figura Spedizioni/Ricevimenti)
a cui (facendo click su un elemento della lista) corrispondono uno o più
documenti da pareggiare. Selezionando il documento da pareggiare vengono
evidenziate le differenze di quantità.
Il tasto “Elaborazione” consente di effettuare il pareggio mediante la
generazione di scritture contabili sui conti inseriti nel sistema. La verifica delle
registrazioni e la effettiva contabilizzazione può essere effettuata mediante le
finestre:
“Ciclo Passivo(PTP)->Fatture Abbinate”
“Ciclo Passivo(PTP)->Ordini di Acquisto abbinati”
Nella figura seguente è visualizzata la finestra di controllo delle fatture
abbinate.
La contabilizzazione può essere effettuata facendo click sul bottone “Non
Registrato”.
Figura 123.
Dopo la registrazione il bottone viene convertito in “Registrato”. Facendo click
su quest'ultimo viene visualizzata la contabilizzazione effettuata dal sistema,
mediante la finestra della figura seguente.
94
Anthas
Figura 124.
La gestione degli Ordini di acquisto abbinati è perfettamente analoga a
quanto visto per le Fatture abbinate. Nella figura seguente è rappresentata la
finestra che visualizza l'esito della transazione di abbinamento.
Figura 125.
5. Reportistica su Fatture e Ordini
Il sistema fornisce una ampia gamma di report pronti sulle Fatture ricevute
e/o emesse, nonché sugli Ordini di Acquisto e/o Vendita.
I report sono disponibili sotto il menù “Ciclo Attivo”.
95
Anthas
Per gli Ordini sono disponibili i seguenti Report:
1. Ordini Aperti
2. Operazioni relative all'ordine
In entrambi i casi è possibile effettuare report, sia per gli Ordini di Acquisto,
sia per gli Ordini di Vendita, selezionando/deselezionando opportunamente la
check box “Transazione di Vendita”.
Per le Fatture i report sono raggiungibili al menù:
“Ciclo Attivo->Interrogazione/Elaborazione Fatture”
Sono disponibili report su:
1. Transazioni di fatturazione
2. Riepilogo Fatture
3. Dettagli della fattura
4. Fatture per Giorno
5. Fatture per Settimana
6. Fatture per Prodotto per Settimana
7. Fatture per mese
8. Fatture per Prodotto per mese
9. Fatture per fornitore per mese
10.Fatture Cliente per fornitore per trimestre
11.Fatture Cliente per prodotto per trimestre
Per la gestione avanzata del reporting si veda il capitolo n°.. sul reporting.
Gestione Materiali
La gestione dei materiali riguarda i Prodotti, i Magazzini e i Listini Prezzi
descritti nei capitoli precedenti.
Gli aspetti specifici, che caratterizzano la gestione del Magazzino sono:
•
96
Ricevimenti (Entrata Merce)
Anthas
Movimenti scorte di magazzino
Inventario Fisico
Produzione
Spedizioni Cliente
Riapprovvigionamento
Calcolo della disponibilità
Valutazione dei Costi
•
•
•
•
•
•
•
Le operazioni tipiche possono essere schematizzate come nella figura
seguente.
Entrata Merci
Valutazione
Costi
Calcolo
Disponibilità
Riapprovvigionamento
Movimento
Scorte
Magazzino
Inventario
Fisico
Produzione
Spedizioni
Cliente
Figura 126.
1. Magazzino
Il magazzino è un'area fisica dell'azienda. E' possibile definire più magazzini e
per ciascuno di essi si individuano una o più aree di stoccaggio. Tali aree
sono identificate da tre dimensioni predefinite:
–
–
–
97
Corridoio (X)
Scomparto (Y)
Livello (Z)
Anthas
Nel sistema ogni magazzino è legato logicamente a una singola
organizzazione (centro di costo). I movimenti delle scorte possono essere
effettuati da una area di stoccaggio all'altra nell'ambito di uno stesso
magazzino.
Possono essere creati magazzini diversi per finalità diverse. In una
organizzazione semplificata potremmo avere un solo magazzino nel quale i
prodotti conferiscono e vengono estratti direttamente per la spedizione.
Magazzino
Area 1 Area 2 Area 3
Figura 127.
In questo caso semplificato non occorrono movimenti di materiale e i prodotti
sono immediatamente disponibili subito dopo l'Entrata Merci.
Nel caso di configurazioni più complesse, si possono distinguere i magazzini
per funzioni specifiche: un magazzino di ricezione merci, un magazzino di
stoccaggio, un magazzino di spedizione. Un esempio è rappresentato nella
figura seguente.
Questo layout prevede movimentazioni di prodotto tra i vari magazzini, ma il
vantaggio è che ogni magazzino ha un suo “ambiente” controllato ed è
possibile avere una reportistica fine di tutta l'attività del magazzino stesso.
In questo caso i prodotti non sono immediatamente disponibili per la
spedizione dopo essere stati ricevuti.
Ricezione
Stoccaggio
Spedizione
Materiale
ingresso
Area 1 Area 2 Area 3
Materiale
uscita
Figura 128.
98
Anthas
Dopo avere creato un magazzino per una organizzazione non è possibile
modificare direttamente l'organizzazione stessa. E' possibile effettuare delle
modifiche con l'utility dedicata, descritta nei capitoli successivi.
2. Movimentazioni
Le movimentazioni con l'esterno sono determinate da Entrate Merci
(Approvvigionamento) e da Spedizioni (Distribuzione). Entrambe hanno un
corrispondente documento contabile che consiste nella Ricevuta Entrata
Merci e nella Ricevuta di Spedizione. Le movimentazioni possono essere del
seguente tipo:
Movimentazioni di Inventario: dovute a spostamenti di materiale (ad es. da
un magazzino a un altro).
– Inventario Fisico: dovute a verifiche fisiche del magazzino per il controllo
della effettiva quantità di prodotto stoccato.
– Movimentazioni di Produzione (o Assemblaggio): dovute alla variazione di
magazzino nella fase di produzione/trasformazione. Tipicamente il
magazzino varia in relazione alle Distinte Base.
–
Le attività correlate al magazzino possono essere riassunte come segue:
Inventario Fisico
Consiste nelle contabilizzazione delle unità
magazzino.
Viene effettuato mediante i seguenti passi:
– Creazione di una lista dei prodotti
– Stampa della lista per la verifica manuale
– Introduzione delle differenze nel sistema
– Contabilizzazione del nuovo inventario
fisicamente
presenti
in
Possono verificarsi dei ritardi nella fase di verifica fisica (accade spesso a
causa della mole di lavoro da sviluppare nella contabilizzazione degli stock
dei magazzini). In questo caso è comunque possibile aggiornare i conteggi di
magazzino per fasi successive, in modo da non interrompere le normali
attività aziendali
99
Anthas
Produzione e/o Assemblaggio
Le operazioni che vengono svolte in questo caso sono:
–
–
–
–
Creazione di una Distinta Base
Creazione di un piano di Produzione
Creazione, verifica ed eventuale modifica delle linee di Produzione
Contabilizzazione della Produzione
Valutazione dell'inventario
La valutazione dell'inventario viene effettuata utilizzando il listino prezzi. Viene
utilizzato il prezzo dell'ordine di acquisto e viene calcolata la quantità sulla
base delle date di valutazione. Per valutazioni complesse è possibile
esportare i dati in un foglio di calcolo.
Tali attività sono analizzate dettagliatamente nel seguito.
3. Inventario Fisico
Per creare, modificare o eliminare quantità di prodotto dallo stock di
magazzino si utilizza la funzionalità di inventario fisico disponibile da menù:
“Gestione Materiali->Inventario Fisico”
Viene aperta la finestra della figura seguente. Creare un nuovo Conteggio
Inventario. Il nome di default è la data corrente che comunque può essere
modificata. Introdurre una descrizione e selezionare il magazzino il cui stock
deve essere conteggiato.
Figura 129.
100
Anthas
Per creare la lista di prodotti da inventariare fare click sul pulsante “Generare
Lista”. Viene visualizzata una finestra di conferma. Cliccando su Ok viene
visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura seguente.
Figura 130.
Selezionare una categoria di prodotto, un eventuale valore di riferimento e
una quantità di inventario (>0, =0, <0, non 0). Se l'area di stoccaggio indicata
non è corretta selezionando il pulsante apparirà una ulteriore finestra di
dialogo, indicata nella figura seguente.
Figura 131.
101
Anthas
Si può selezionare una area di stoccaggio diversa o crearne una nuova
facendo click sulla checkbox “Creare nuovo record”.
Selezionare OK. Se il processo viene completato con successo verrà indicato
il risultato dell'operazione sulla parte inferiore della finestra principale.
Per visualizzare le linee di prodotto conteggiate fare click sul tab “Linea del
Conteggio Inventario”. Vengono visualizzati i prodotti conteggiati e le
rispettive quantità.
Figura 132.
E' possibile fare click sulla icona di report, rappresentata in figura
Figura 133.
per ottenere il report stampabile di tutti i prodotti di magazzino (vedi figura
succesiva). E' possibile personalizzare il report aumentando o eliminando
campi visualizzati. Per i dettagli vedere il capitolo succesivo sulla gestione
102
Anthas
della reportistica.
Il report può essere stampato facendo click sull'icona di stampa,
rappresentata in figura:
Figura 134.
Figura 135.
E' ora possibile effettuare il conteggio manuale e verificare le differenze con i
valori registrati nel sistema.
In caso di differenze di quantità per un prodotto, è possibile selezionare il
prodotto cliccando il tab “Linea del Conteggio Inventario”
Il valore che risulta dal conteggio viene inserito nel campo “Conteggio della
quantità” che per comodità di visualizzazione è affianco al campo “Quantità
nominale” (non modificabile).
103
Anthas
Salvando il record viene contabilizzata la differenza di magazzino secondo la
modalità definita con il campo “Tipo di inventario”. Abbiamo due tipi distinti:
–
–
Differenza di Inventario (Contabilizzazione della differenza di inventario)
Caricare su Conto (Contabilizzazione della Spesa su un conto di supporto)
Figura 136.
Nel primo caso la differenza di inventario viene contabilizzata nel conto
apposito definito nel piano dei conti (vedi i conti di default del capitolo sulla
contabilità). Nel secondo caso è possibile selezionare uno specifico addebito
(se viene selezionato “Caricare su Conto” appare un campo “Addebito”)
definito preventivamente e che insiste su un qualunque conto definito nel
piano dei conti. Questo consente una gestione molto flessibile della
contabilità relativa alla movimentazione del magazzino, consentendo per
esempio, in caso di spostamenti di materiale per uso interno una
contabilizzazione accurata e flessibile.
104
Anthas
Figura 137.
Una volta completata la verifica dell'inventario con le relative modifiche delle
singole linee di prodotto si può tornare sul tab “Conteggio Inventario” e
selezionare il bottone “Elabora ora”. Se il processo viene completato con
successo, sul bordo inferiore della finestra vengono indicate il numero di linee
modificate e/o inserite.
Appare anche il bottone “Non Registrato”, che consente di contabilizzare le
operazioni effettuate. Il bottone diventa “Registrato” e facendo di nuovo click
viene visualizzato il risultato della contabilizzazione, come nella figura
seguente.
Figura 138.
4. Movimentazione scorte
La finestra per la movimentazione delle scorte di magazzino è raggiungibile
105
Anthas
da menù:
“Gestione materiali->Movimentazione Scorte”
e consente di spostare materiale da un'area si stoccaggio e/o magazzino a
un'altra/o.
Il tab “Movimentazione” consente di definire il nome e la descrizione della
movimentantazione effettuata e l'eventuale riferimento al progetto o alla
campagna di marketing.
Figura 139.
Per ogni movimentazione è possibile definire delle linee di movimentazione
che consentono di specificare il prodotto oggetto dello spostamento, la
quantità e l'area di stoccaggio sorgente e destinazione.
Figura 140.
Premendo il pulsante “Elaborare Movimenti” viene effettuato lo spostamento
di materiale e appare il pulsante “Non Registrato”. Per effettuare la
contabilizzazione dello spostamento premere il pulsante che diventerà
“Registrato”. Per verificare le operazioni contabili effettuate, premere
106
Anthas
nuovamente il pulsante “Registrato”.
5. Produzione
La gestione della produzione viene realizzata mediante la finestra:
“Gestione Materiali->Produzione”
La finestra consente di definire il piano e la movimentazione di inventario che
si verifica quando un prodotto viene realizzato secondo una distinta base.
Figura 141.
Il tab “Testata di Produzione” definisce il Nome della produzione e la data.
Il tab “Piano di Produzione” consente di definire la quantità di prodotto da
realizzare.
Figura 142.
Selezionare il prodotto (deve essere di tipo Distinta Base) e la quantità di
produzione. L'Area di Stoccaggio indica la destinazione del prodotto finito.
Tornare al tab “Testata di Produzione” e fare click sul bottone “Elabora ora”
per alimentare automaticamente le linee di produzione.
Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo.
107
Anthas
Figura 143.
Se viene selezionata la check box, il sistema effettua il controllo delle quantità
di materiale in stock nel magazzino. Nel caso il materiale non fosse
sufficiente la Distinta Base non viene prodotta.
Se il magazzino contiene materiale sufficiente la distinta base viene prodotta
e vengono alimentate le linee di produzione, visualizzabili con il tab “Linea di
Produzione”.
Figura 144.
Per ciascuna linea è possibile verificare e ridefinire le quantità di prodotto nel
caso alcune parti della distinta base debbano essere ritoccate per la
produzione specifica.
Facendo di nuovo click su “Elabora ora” nel tab “Testata di produzione” viene
avviata la procedura di produzione e il corrispettivo spostamento di
magazzino.
Nella finestra viene generato il pulsante “Non Registrato”.
108
Anthas
Figura 145.
Facendo click su “Non Registrato” viene contabilizzata l'operazione e appare
il pulsante “Registrato”. Facendo click su tale pulsante vengono visualizzate
le operazioni contabili effettuate nella creazione del prodotto finito.
6. Analisi Transazioni Magazzino
E' possibile ricercare e visualizzare tutte le transazioni del magazzino, per
scopi di reportistica o per analizzare nel dettaglio i percorsi seguiti dal
materiale nel ciclo di approvvigionamento, produzione e distribuzione.
Le transazioni possono essere visualizzate mediante la finestra:
“Gestione Materiali->Transazioni di Materiale”
visualizzata nella figura seguente.
La finestra consente di ricercare le transazioni per:
–
–
–
–
–
Organizzazione
Area Stoccaggio
Tipo di Movimentazione
Prodotto
Data
Selezionando uno o più parametri di ricerca viene visualizzato lo storico delle
transazioni richieste.
Figura 146.
109
Anthas
Selezionando un prodotto e cliccando sul pulsante di zoom
Figura 147.
Viene visualizzata la finestra relativa all'operazione che ha generato la
transazione. Ad esempio se la transazione è relativa a un ingresso di merci in
azienda, verrà visualizzata la relativa finestra di Entrata Merce che ha
generato la transazione. Se la transazione è relativa a un inventario fisico,
allora verrà visualizzata la finestra dell'inventario fisico relativa a quella
transazione. Se invece si tratta di una movimentazione di magazzino verrà
visualizzata la finestra relativa alla movimentazione. E così via. In questo
modo è possibile ricostruire accuratamente tutto lo storico di magazzino per
verifiche di qualità e/o ispettive.
110
Anthas
7. Reportistica
Sono disponibili una serie di report predefiniti per avere informazioni ulteriori
sullo stato dei magazzini e delle relative aree di stoccaggio. Tutti i report
principali si trovano sotto il menù “Gestione Materiali”
Dettagli Transazione
Questo report fornisce i dettagli sulle movimentazioni di materiale. E'
possibile selezionare il tipo di movimento, la data, la categoria di prodotto, il
prodotto. La finestra di dialogo è rapprensentata nella figura seguente.
Figura 148.
Valore transazioni del prodotto
Questo report mostra i movimenti di prodotto aggregati per Prodotto, data
movimento e tipo fattura.
Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura seguente, che
consente di selezionare Data Movimento, categoria prodotto, Business
Partner, Chiave di ricerca.
Figura 149.
111
Anthas
Riepilogo Transazioni Prodotto
Questo report consente di avere informazioni sul prezzo dei prodotti. I
parametri che possono essere inseriti sono indicati nella finestra di dialogo
indicata nella figura seguente.
Figura 150.
Riapprovvigionamento
Questo report elenca i prodotti che devono essere riapprovvigionati, in
relazione alle regole di riapprovvigionamento definite per ogni singolo
prodotto. Il report può essere usato come supporto quando vengono creati
nuovi Ordini di Acquisto. Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata in
figura, che consente di selezionare il Magazzino e il Business Partner
(Fornitore).
Figura 151.
Per maggiori informazioni sul riapprovvigionamento vedere il capitolo sui
Prodotti.
112
Anthas
Dettagli merci immagazzinate
Fornisce infomazioni sui prodotti in magazzino e in particolare le quantità
disponibili, riservate, e ordinate, nonché lotti, numeri seriali e/o altri attributi di
istanza del prodotto. Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo.
Figura 152.
Valorizzazione Magazzino
Questo report consente di avere una lista dei prodotti, con il relativo valore in
relazione a un listino prezzi (e quindi in relazione alla data). Il report apre la
seguente finestra di dialogo.
Figura 153.
Costo del Prodotto
Questo report consente di visualizzare i dettagli del costo del prodotto, in
relazione allo schema contabile che si vuole utilizzare, alla categoria di
prodotto e al prodotto. Il report mostra il prezzo corrente, il prezzo futuro,
113
Anthas
l'ultimo prezzo in fattura e l'ultimo prezzo dell'ordine di acquisto. Viene
visualizzata la seguente finestra di dialogo.
Figura 154.
Selezione fornitore
Questo report è disponibile al menu:
“Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Selezione del Fornitore”
Il report mostra i prodotti che sono forniti da più di un Business Partner, per
effettuare confronti tra i prezzi di fornitura. Il report non ha parametri.
114
Anthas
Ciclo Attivo
Le funzionalità di Ciclo Attivo prevedono la gestione di diverse attività di
vendita dei prodotti. Il ciclo, in termini generali, è evidenziato nella figura
seguente:
Offerta
Ordine di
Vendita
Si converte
Genera
Fatturazione
(Cliente)
Genera
Genera
Consegna
Figura 155.
Si può creare un’Offerta, convertirla in un Ordine di Vendita e poi generare
una Spedizione o una Fattura. Tutte le informazioni possono essere trasferite
automaticamente da una operazione all'altra.
L’Ordine di vendita è opzionale e si può creare un Fattura direttamente dalla
Spedizione.
Il sistema consente di gestire forme di pagamento diverse. Si possono avere i
seguenti meccanismi di pagamento:
•
•
•
•
A Credito: Il Pagamento è inserito come una Partita Aperta
Cassa: si genera direttamente una transazione nel Libro Cassa
Carta di Credito: Pagamento On-line
Assegno o pagamento elettronico: Pagamenti da processare
elettronicamente ed in maniera differita
L’Ordine di vendita è un documento di controllo per le Spedizioni e le Fatture,
opzionalmente per i Ricevimenti.
La fattura è il documento attraverso il quale vengono gestiti i pagamenti dei
clienti. Nella figura seguente sono esemplificati i principali flussi per i
115
Anthas
pagamenti.
Fattura Cliente
Forma di Pagamento
Libro Cassa
Partita Aperta
Pagamento (Carta di
credito, Assegno, etc.)
Riconciliazione
Pagato via
Pagato via
Estratto
Conto
Figura 156.
116
Crea
Anthas
1.Configurazione Regole di vendita
Per poter gestire le vendite occorre definire preliminarmente una serie di
parametri. Per fare questo si può utilizzare il workflow disponibile nel menù:
“Ciclo Attivo(OTC)->Regole di vendita e del Marketing->Impostazione
vendite”
Viene visualizzato il workflow della figura seguente.
Figura 157.
Business Partner
La finestra per la definizione dei Business Partner è la stessa vista in
precedenza. In particolare è possibile modificare il listino prezzi e lo schema
di scontistica, le regole di pianificazione e di consegna, nonché i termini di
pagamento.
Utente
La finestra Utente consente di definire una utenza per il rappresentante delle
vendite (commerciale) dell'azienda. Assegnando un ruolo appropriato a un
utente il rappresentante può accedere al sistema e utilizzare alcune funzioni
importanti (tramite finestra)
117
Anthas
Figura 158.
Agli utenti può essere assegnata una password e possono essere associati
dei ruoli di accesso. Inoltre può essere assegnato un utente sostitutivo
temporaneo. Per la gestione accurata degli utenti vedere il capitolo sulla
configurazione del sistema (Ruoli, Utenti).
Regioni Vendite
La gestione delle regioni di vendita viene effettuata mediante la finestra della
figura seguente.
Consente di definire le regioni di vendita e assegnarle al singolo
rappresentante delle vendite.
Questo consente di effettuare una reportistica accurata per aree specifiche di
vendita.
Figura 159.
118
Anthas
Provvigioni
La finestra commissioni consente di gestire le regole generali per
l'erogazione delle Commissioni e delle Royalties. E' possibile definire
commissioni per i Business Partner e per i Rappresentanti delle vendite.
Possono essere impostate commissioni multiple per lo stesso Ordine di
Vendita o per le Fatture, ad esempio: la commissione può essere pagata a
chi ha effettuato la transazione, al responsabile delle vendite del prodotto (per
categoria), o al Business Partner (per gruppo).
Figura 160.
Il tab “Provvigioni” consente di definire il Nome e la Descrizione della
provvigione, nonché il Business Partner a cui effettuare il pagamento. E'
119
Anthas
possibile definire l'addebito, ossia il conto su cui viene caricato il costo della
commissione (per la definizione degli addebiti vedi capitolo ...).
Viene inoltre definita la base del calcolo (Fattura, Ordine, Ricevuta), e la
frequenza (Mensile, Trimestrale, Settimanale, etc.).
Nel caso si volessero copiare le linee di provvigioni da un'altra provvigione
usare il bottone “Copiare da”.
Le linee di provvigione sono definite nel tab “Linea di Provvigioni”.
Figura 161.
Qui è possibile definire le regole di calcolo delle provvigioni per ogni singolo
Gruppo di Business Partner e/o singolo Business Partner, Area di vendita,
Prodotto. E' possibile definire più linee, una per ogni combinazione delle
suddette entità.
L'importo è definito in base alla Quantità e all'Importo.
Il campo Sottrarre Quantità indica la quantità da sottrarre prima del
moltiplicatore. La Quantità Moltiplicatore indica il moltiplicatore da applicare
alle quantità accumulate su cui imputare la provvigione.
Analogamente il campo Sottrarre Importo indica l'importo da sottrarre prima
di applicare il moltiplicatore. L'importo moltiplicatore indica il moltiplicatore da
applicare agli importi accumulati, su cui imputare la provvigione.
Elaborazione Provvigione
L'elaborazione Provvigione consente di elaborare le provvigioni generate
dall'attività commerciale e di generare le fatture correlate. Le provvigioni
vengono elaborate seguendo le regole generali impostate mediante la
finestra “Provvigioni” analizzata nel paragrafo precedente.
120
Anthas
Da menu selezionare:
“Ciclo Attivo (OTC)->Regole
Provvigione”
di
vendita
e
marketing->Elaborazione
Figura 162.
Viene indicato il Totale dell'importo delle provvigioni, calcolate sulla base
dell'attività transazionale di vendita.
Il tab “Importo Provvigione” consente di vedere le singole linee di provvigione
generate dall'attività di vendita.
Figura 163.
La linea della Provvigione indica quale linea di provvigione (definita
precedentemente, con la finestra provvigioni) è stata usata per il calcolo.
L'importo convertito e la quantità effettiva, indicano le quantità totali su cui
viene calcolata la provvigione. L'importo della provvigione indica il totale della
provvigione calcolato per questa linea.
Il tab “Dettaglio Provvigione” mostra tutti i dettagli relativi alle transazioni che
hanno generato questa linea di provvigione. Un esempio di dettaglio è
rappresentato nella figura seguente.
121
Anthas
Figura 164.
Una volta che i dettagli sono stati revisionat, ritornare all tab “Calcolo
Provvigione” e creare la fattura con il pulsante “Creazione Fattura”.
Confermare la richiesta e verificare il Totale nel bordo inferiore della finestra.
Canale di Marketing
La finestra Canale id Marketing consente di definire i tipi di canale di
marketing utilizzati in una campagna di marketing.
Figura 165.
Per ogni tipologia di campagna occorre impostare il nome e la descrizione.
Campagna di Marketing
122
Anthas
E' possibile definire Campagne di marketing mediante la finestra della figura
seguente.
Figura 166.
Selezionare un Nome, una Descrizione, un Canale di Marketing, una Data di
inizio, una Data di Fine e i Costi associati.
2. Gestione degli Ordini di Vendita
La generazione di un Ordine di Vendita è un processo che prevede la
definizione di un documento composto da una serie di infomazioni generali
(Business Partner -cliente-, Data dell'Ordine, Magazzino, etc..) e dalle singole
linee di Ordine (ossia le quantità di singolo prodotto).
L'ordine può essere di vari tipi, detti anche “Documenti”. (I documenti
distinguono, non solo i diversi ordini, ma anche ad es. una fattura da un
123
Anthas
ordine).
Nel processo di generazione di un Ordine di Vendita sono disponibili sei tipi di
documenti, ed è possibile definire anche i propri tipi di documento.
Sono disponibili i seguenti tipi predefiniti:
1. Preventivo: Offerta non-vincolante che può essere convertita in altri tipi
documento di Vendita.
2. Quotazione: Proposta irrevocabile che automaticamente riserva le quantità
a magazzino e può essere convertita in altri tipi documenti di Vendita.
3. Ordine Standard: Emesso per lotto, automaticamente impegna il
magazzino. Spedizione e Fattura possono essere generate a mano.
4. Ordine da magazzino: i beni sono prelevati e abbinati ad una DDT (Distinta
di Trasporto). Questo tipo genera automaticamente una Spedizione con
relativo documento DDT. Si può creare manualmente la Fattura.
5. Ordine a credito: i beni sono prelevati spediti e fatturati. Questo tipo
genera automaticamente una Spedizione ed una Fattura. Una volta
consegnati i beni viene effettuato il pagamento.
6. Ordine Punto Vendita: Questo tipo di documento è più flessibile. I beni
sono prelevati con fattura ed opzionalmente incassati. Il termine di
pagamento potrebbe anche essere differito. Questo tipo di documento
genera automaticamente una Spedizione, una Fattura e, a seconda dei
termini di pagamento, un Pagamento.
Quando viene creato un documento che a sua volta ne genera altri è
possibile stampare, tramite l'apposito pulsante della finestra, direttamente i
documenti correlati. Ad esempio, se si sta creando un Ordine POS
(Documento 1), premendo il bottone “stampa”, viene stampata la Fattura
cliente (Documento 2) correlata.
Le consegne di materiale aggiornano automaticamente il magazzino, in
termini di quantità fisiche, e la corrispondente contabilità.
Regole Generazione Consegne
La gestione delle regole di consegna viene definita a livello di Business
Partner. Per la definizione delle regole verificare la finestra Business Partner
tab “Cliente”, al campo Regole di Spedizione (vedi figura seguente).
Figura 167.
124
Anthas
Le regole disponibili sono le seguenti:
1. Disponibilità: è il valore di default. Indica che la spedizione viene effettuata
solo se esiste disponibilità di materiale in magazzino
2. Linea Completa o Ordine Completo: indica che la spedizione verrà
effettuata solo se può essere evaso l'Ordine completo o la Linea d'Ordine
Completa
3. Dopo Ricevuta: indica che la spedizione verrà effettuata solo dopo che il
pagamento è stato ricevuto e incassato.
Regole Generazione Fatture
Anche per le fatture possono essere definite delle regole a livello di Business
Partner, mediante il tab “Cliente”, campo Regole di Fattura (vedi figura
seguente).
Figura 168.
Abbiamo tre opzioni:
1. Dopo Spedizione: le fatture vengono emesse solo dopo la consegna.
2. Prospetto Cliente dopo Spedizione: la fattura viene emessa in relazione a
un calendario definito per il cliente specifico (una volta al mese, una volta
alla settimana, etc.)
3. Immediato: la fattura viene emessa immediatamente anche se il prodotto
non è stato consegnato al cliente.
125
Anthas
Creazione Ordini di Vendita
Gli Ordini di Vendita vengono gestiti mediante la finestra:
“Ciclo Attivo->Ordine di Vendita”
La finestra (tab “Ordine”) consente di creare e modificare Ordini di vendita.
Figura 169.
Il Numero del Documento viene assegnato automaticamente dal sistema
sulla base delle impostazioni definite per il tipo documento. Tale definizione
viene definita attraverso la finestra:
“Contabilità e Controllo di Gestione->Regole Contabili->Tipo Documento”
(Vedi capitoli successivi)
Il Riferimento dell'Ordine consente di inserire un numero di riferimento
opzionale, che può essere preimpostato nel Business Partner (Tab “Cliente”),
come indicato nel dettaglio della figura seguente.
126
Anthas
Figura 170.
Il Tipo Documento Obiettivo indica la tipologia di Ordine di Vendita. Come
detto prima è possibile utilizzare per l'Ordine (dal menù a tendina) varie
tipologie di Documento (vedi sopra) che rielenchiamo per comodità:
1. Proposta: Offerta non-vincolante che può essere convertita in altri tipi
documento di Vendita.
2. Quotazione: Proposta irrevocabile che automaticamente riserva le quantità
a magazzino e può essere convertita in altri tipi documenti di Vendita.
3. Ordine Standard: Emesso per lotto, automaticamente impegna il
magazzino. Spedizione e Fattura possono essere generate a mano.
4. Ordine da magazzino: i beni sono prelevati e abbinati ad una DDT (Distinta
di Trasporto). Questo tipo genera automaticamente una Spedizione con
relativo documento DDT. Si può creare manualmente la Fattura.
5. Ordine a credito: i beni sono prelevati spediti e fatturati. Questo tipo
genera automaticamente una Spedizione ed una Fattura. Una volta
consegnati i beni viene effettuato il pagamento.
6. Ordine POS (Point of Sale): Questo tipo di documento è più flessibile. I
beni sono prelevati con fattura ed opzionalmente incassati. Il termine di
pagamento potrebbe anche essere differito. Questo tipo di documento
genera automaticamente una Spedizione, una Fattura e (a seconda delle
condizioni di pagamento) un Pagamento.
A seconda del tipo di documento selezionato nella finestra appaiono o
scompaiono campi aggiuntivi tipici del documento stesso.
Il Business Partner indica il cliente per cui si esegue l'ordine. Selezionare il
tasto di ricerca, e apparirà la finestra di search, oppure inserire le lettere
iniziali del nome del BP e premere invio: il nome viene completato
automaticamente.
Dopo avere selezionato il BP vengono completati anche i seguenti campi:
Contatto (se presente), Indirizzo della Fatturazione, Indirizzo Business
Partner.
Il campo Listino Prezzi consente di selezionare il listino di riferimento. Il
campo Valuta viene completato automaticamente in relazione alla valuta
definita nel listino.
Anche i campi: Regole di Fatturazione, Regole di Spedizione, Mezzo di
Spedizione, vengono completate automaticamente in relazione alle
impostazioni del Business Partner.
Opzionalmente può essere selezionato il magazzino dove i beni sono
127
Anthas
immagazzinati o i servizi vengono erogati.
Il Rappresentante Commerciale è il responsabile commerciale dell'azienda e
deve essere un utente registrato del sistema.
E' possibile associare all'Ordine un Progetto e/o una Campagna di marketing.
Le regole per le spese di Trasporto prevedono per ora solo le “Spese di
trasporto incluse”. Se è necessario separare le spese di trasporto è possibile
aggiungere all'Ordine una linea di prodotto dedicata al trasporto.
Il campo Self Service è un campo informativo a cura del sistema, che indica
se l'Ordine è stato eseguito mediante il sistema di commercio elettronico via
web.
Lo Stato del documento indica lo stato dell'Ordine al momento attuale. Per
cambiare lo stato, utilizzare il pulsante “Completa”. Viene visualizzata la
finestra di dialogo indicata di seguito.
Figura 171.
Sono elencate le possibili azioni che possono modificare lo stato del
documento. In particolare:
Nullo: annulla e chiude l'ordine
Processa: elabora l'ordine, riservando le quantità di magazzino e
ricalcolando le imposte, se necessario. L'Ordine è ancora attivo e può
essere modificato.
– Completa: effettua modifiche diverse a seconda dello stato attuale
dell'Ordine. In particolare:
–
–
1. Quotazione/Preventivo: chiude il documento. Non può essere
modificato a meno che non venga riattivato.
2. Ordine Standard: riserva le quantità in magazzino. Permette
di creare Documenti di Trasporto e Fatture.
3. Ordine di Magazzino: viene creato il documento di trasporto.
L'inventario viene aggiornato. Si possono creare le fatture.
4. Ordine a credito: vengono creati i documenti di spedizione e
le fatture. Viene aggiornato l'inventario.
5. Ordine Punto Vendita: vengono creati i documenti di
spedizione e le fatture. Se viene effettuato un pagamento
liquido, viene aggiornato il libro cassa.
128
Anthas
Il campo Totale, mostra il valore totale dell'Ordine da effettuare.
Per definire le singole linee d'Ordine fare click sul tab “Linee Ordine”.
Figura 172.
Ogni linea d'ordine definisce i singoli articoli che compongono l'Ordine di
Vendita. Selezionare un Prodotto, mediante l'icona che apre la finestra di
ricerca dei prodotti o inserendo le iniziali del prodotto e premendo invio.
Nella finestra di ricerca del prodotto è possibile fare ricerche per attributi e/o
lotti (vedi capitoli precedenti).
Nel caso l'ordine di vendita non riguardi un prodotto ma una risorsa aziendale
(vedi gestione dei Servizi) è possibile utilizzare il campo “Assegnazione della
Risorsa”. Viene visualizzata la finestra indicata nella figura seguente.
Figura 173.
129
Anthas
La finestra consente di gestire la pianificazione delle risorse. Selezionare il
Tipo Risorsa, la Risorsa, la Data e fare doppio click nell'area relativa agli
orari. Appare la seguente finestra di dialogo.
Figura 174.
La finestra consente di confermare le selezioni effettuate, e di modificare le
quantità computata come numero di ore/uomo. Opzionalmente è possibile
inserire un Nome e una Descrizione.
Cliccando su Ok, viene aggiornata la finestra della Linea d'Ordine con la
quantità inserita. La Data dell'Ordine e la Data Prevista sono prese di default
dall'Ordine, ma possono essere modificate per la singola linea d'ordine.
Il Magazzino/Punto di Servizio indica da dove il prodotto/servizio deve essere
prelevato.
Indicare, da ultimo, la Quantità Ordinata. La Quantità Spedita, la Quantità
Fatturata e la Quantità Riservata sono calcolate automaticamente dal
sistema. La UdM (Unità di Misura) è ricavata dalla configurazione del
Prodotto.
130
Anthas
Il Prezzo unitario, l'Imposta e lo Sconto derivano dal Prezzo di Listino, ma
possono essere modificati.
Nell'area Stato è indicato il valore totale degli articoli della linea dell'Ordine al
Netto delle imposte.
Il tab “Imposta dell'Ordine” consente di visualizzare i dettagli dell'imposta
calcolata.
Figura 175.
Una volta completati tutti gli inserimenti tornare al tab “Ordine” e premere il
pulsante “Completa” per completare l'Ordine.
Modifica Ordini di Vendita
Per modificare un Ordine di vendita premere il pulsante “<Nessuna>”:
Figura 176.
131
Anthas
Appare la finestra di dialogo indicata nella figura seguente, che consente di
riattivare l'Ordine di Vendita e di effettuare tutte le modifiche necessarie.
Figura 177.
Se il documento viene invece chiuso, potranno essere effettuate solo poche
modifiche (Nome, indirizzo, descrizione, etc.), allo scopo di avere un minimo
di flessibilità ad es. nella stampa del documento.
Conversione Quotazioni
E' possibile convertire le quotazioni o le proposte generate con la finestra
Ordine di Vendita (Tipo Documento Quotazione/Proposta), in un altro tipo di
documento (tipicamente un Ordine Standard).
Il processo può essere attivato dal menù:
“Ciclo Attivo->Conversione Quotazione”
ed è rappresentato nella figura seguente.
Figura 178.
Facendo click su avvio, viene aperta la seguente finestra di dialogo.
Figura 179.
132
Anthas
Il campo Ordini di Vendita, elenca gli Ordini di tipo Quotazione che siano nello
stato “Processati”, mentre il campo Tipo Documento indica il tipo di Ordine
che si vuole creare.
Opzionalmente è possibile selezionare una Data che viene riportata nel
documento che si sta creando. La check-box “Chiudere Documento”
consente di chiudere la quotazione o la proposta. In questo modo non si
potranno creare altri Ordini di Vendita a partire da quelle quotazioni e/o
proposte.
Figura 180.
La finestra di fine processo indica il numero dell'Ordine di Vendita che è stato
creato.
Generazione Spedizioni (Modalità a gruppi [batch])
Le spedizioni possono essere generate per gli Ordini Standard. Possono
essere create individualmente o a gruppi (modalità batch). Per generare i
documenti di spedizione utilizzare il processo raggiungibile da menù:
“Ciclo Attivo->Creazione Documenti di Spedizione”
Viene aperta la finestra di processo seguente:
133
Anthas
Figura 181.
Facendo click su Avvio viene aperta la finestra di dialogo seguente:
Figura 182.
La finestra consente di selezionare l'Organizzazione di riferimento (centro di
costo) per la generazione delle Spedizioni.
Al termine del processo è possibile stampare i Documenti di Spedizione
Figura 183.
Nella finestra del processo viene inoltre presentata una schermata riassuntiva
indicata nella figura seguente.
Figura 184.
134
Anthas
Nella finestra sono elencati i riferimenti degli Ordini di vendita e le relative
spedizioni generate dal sistema con i numeri di spedizione riassunti in tabella.
Le spedizioni generate possono essere rielaborate aprendo la finestra:
“Ciclo Attivo->Spedizioni(Cliente)”
Viene visualizzata la finestra riassuntiva seguente.
Figura 185.
Sono elencati tutti i documenti di spedizione, generati dal processo. I
documenti creati con il processo precedente sono già elaborati (il processo
ha rimosso i prodotti dall'inventario e ha segnato gli articoli come spediti), ma
non sono contabilizzati.
Figura 186.
135
Anthas
Per effettuare la contabilizzazione premere il pulsante “Non Registrato”. Il
pulsante diventerà “Registrato” e se premuto nuovamente visualizzerà le
operazioni contabili di dettaglio.
136
Anthas
Generazione Spedizioni (Manuale)
La generazione manuale (con selezione singola o multipla) delle spedizioni
può essere effettuata mediante il form della figura seguente, raggiungibile da
menù:
“Cliclo Attivo->Creazione Spedizioni (manuali)”
Figura 187.
Selezionando una organizzazione vengono evidenziati gli Ordini Standard
relativi. Selezionando uno o più ordini vengono generati i relativi documenti di
spedizione. Alla fine dell'elaborazione viene visualizzata la finestra di dialogo
che chiede conferma per la stampa dei documenti.
Figura 188.
La finestra del processo, indicata nella figura seguente, riassume l'esito della
generazione dei documenti di spedizione.
137
Anthas
Figura 189.
E' indicata il numero del documento Ordine di Vendita e del documento
Spedizione/Ricevimento. Il documento di spedizione creato è già elaborato, e
può essere contabilizzato, con la stessa procedura vista in precedenza.
3. Generazione Fatture
Le fatture possono essere generate a partire da Ordini Standard o di
Magazzino. Possono essere create in modalità batch o individualmente.
Generazione Fatture (Modalità a gruppi [batch])
Le fatture possono essere generate tramite il processo:
“Ciclo Attivo->Creazione Fatture”
Viene visualizzata la seguente finestra di processo:
Figura 190.
Premendo Avvio viene visualizzata la seguente finestra di dialogo:
138
Anthas
Figura 191.
E' possibile selezionare l'Organizzazione e il Business Partner relativi alle
fatture da generare/stampare.
Viene visualizzata una finestra di conferma per la stampa. Nella finestra del
processo viene riassunto il risultato della generazione come indicato nella
figura seguente.
Figura 192.
Viene indicato il riferimento della fattura e il numero della fattura generata.
Per vedere la fattura generata dal processo è possibile usare la finestra
raggiungibile da menù:
“Ciclo Attivo->Fattura(Cliente)”
Figura 193.
139
Anthas
Le fatture generate dal processo non sono modificabili. Possono essere
stampate e possono essere registrate contabilmente.
Generazione Fatture (Manuale)
La generazione manuale delle fatture può essere effettuata utilizzando la
finestra disponibile da menù:
140
Anthas
“Ciclo Attivo->Creazione Fatture (manuale)”
Viene aperta la finestra di dialogo indicata nella figura seguente.
Figura 194.
Selezionando una Organizzazione e un Business Partner vengono
visualizzati gli Ordini da cui è possibile creare fatture. Selezionare uno o più
Ordini e dare OK.
Viene visualizzata una finestra di conferma per la stampa delle fatture.
Figura 195.
La finestra di stampa delle fatture fornisce le informazioni sull'esito della
generazione delle fatture.
Figura 196.
141
Anthas
Le fatture generate sono visualizzabili nello stesso modo descritto
precedentemente per la modalità batch.
Fatturazione Singola
E' possibile emettere una fattura senza avere prima emesso un Ordine di
142
Anthas
Vendita o un Documento di Spedizione. Generalmente, l'emissione di fatture
non associate a Ordini o Spedizioni è legata alla erogazione di servizi.
Nota importante: emettendo una fattura singola, il magazzino non viene
aggiornato
Per emettere una fattura aprire la finestra:
“Ciclo attivo->Fattura (Cliente)”
Viene visualizzata la finestra delle fatture, vista anche precedentemente, nella
fatturazione manuale e batch.
Figura 197.
I campi della fattura sono gli stessi visti nell'Ordine di vendita. I campi Ordine
di Vendita e Data dell'Ordine sono gestiti automaticamente dal sistema e in
questo caso non saranno riempiti perché la fattura non proviene da un'Ordine
di Vendita. Il campo Pagato è gestito dal sistema e viene selezionato quando
la fattura viene pagata (vedi capitolo sui pagamenti per maggiori
informazioni).
Le linee di fattura vengono generate in modo completamente analogo a
quanto visto per gli Ordini di Vendita.
Figura 198.
143
Anthas
Per ogni fattura è possibile pianificare i pagamenti mediante il tab
“Programma dei Pagamenti”.
Fatturazione Cumulata
La fatturazione cumulata può essere necessaria per accorpare in un'unica
fattura la vendita di più beni già consegnati al cliente.
In questo caso specifico occorre operare una serie di passaggi:
1. Definire un Programma di fatturazione (da menù: “Relazione con i Partner>Regole Business Partner->Programma Fatturazione”) come visto nel
capitolo relativo alla definizione dei Business Partner.
2. Aggiornare le Regole di Fatturazione e la Programmazione Fatturazione
del Business Partner (da menù: “Relazione con i Partner->Regole
Business Partner->Business Partner”, tab “Cliente”), come indicato nella
figura seguente.
Figura 199.
144
Anthas
3. Creare gli Ordini di vendita e le spedizioni con le procedure viste sopra
4. Creare la fattura usando la finestra “Ciclo Attivo->Creazione Fatture”
Ricalcolare prezzi Ordini/Fatture
In determinate condizioni di volatilità del mercato i prezzi possono variare
molto rapidamente e può essere necessario ricalcolare i prezzi degli Ordini di
Vendita e delle Fatture clienti.
Una volta aggiornato il listino prezzi di riferimento, da menù selezionare il
processo:
“Ciclo Attivo->Ricalcola Prezzi Ordine/Fattura”
Viene visualizzata la finestra seguente:
Figura 200.
Cliccando Ok appare la seguente finestra di dialogo:
Figura 201.
Selezionando un Ordine di Vendita e/o una fattura vengono aggiornate tutte
le singole linee di prodotto in termini di prezzo. Al termine del processo viene
visualizzato il seguente messaggio.
Figura 202.
145
Anthas
Viene indicato il numero dell'Ordine/Fattura e il valore aggiornato del totale (in
questo caso non vi è stata modifica del listino e i due valori sono uguali).
4. Inserimento Distinta Base in Ordini e Fatture
Nel caso di prodotti realizzati da una produzione mediante Distinta Base, è
possibile generare Ordini e Fatture in modalità semplificata, mediante il form:
“Ciclo Attivo->Inserimento Distinta Base”
Figura 203.
Nel campo Prodotto vengono elencati solo quelli che sono stati indicate come
produzioni realizzate mediante una Distinta Base. Selezionando un prodotto
specifico viene visualizzato l'elenco dei materiali (linee di prodotto) che lo
costituiscono (vedi figura seguente).
Figura 204.
146
Anthas
Selezionando una quantità di prodotto vengono automaticamente aggiornati
le quantità dei materiali, in modo proporzionale. E' comunque possibile
variare i valori rispetto a quello standard della Distinta Base.
Per creare le linee d'ordine o di fattura selezionare un Ordine di Vendita o
una Fattura dai rispettivi menù a tendina (conviene creare preventivamente
una Fattura o un Ordine vuoti).
E' possibile anche associare i prodotti a un progetto.
Selezionare ok: i valori dei materiali viene copiato nelle linee d'ordine o di
fattura, automaticamente.
5. Reporting sulle Vendite/Acquisti
E' possibile effettuare numerosi report sulle attività di vendita/acquisto. Tutti i
report possono essere modificati nel layout a seconda delle esigenze.
147
Anthas
Report sugli Ordini di Vendita/Acquisto
Sono tutti disponibili dal Menu “Ciclo Attivo”.
Ordini Aperti
Questo report indica quali sono gli Ordini non ancora fatturati. E' possibile
selezionare il Business Partner e/o il Prodotto. Lasciando selezionato il check
box “Transazioni di Vendita” vengono mostrati gli Ordini di Vendita. In caso
contrario, gli Ordini di Acquisto.
Figura 205.
Transazioni Relative all'Ordine
Questo report fornisce informazioni di dettaglio sugli Ordini e su tutti i
documenti ad esso associati (fatture, spedizioni, pagamenti e cassa).
Selezionare la data dell'Ordine e scegliere se visualizzare le transazioni di
Vendita o di Acquisto
Figura 206.
Report sulle Fatture di Vendita/Acquisto
Tutti i report sulle fatture sono disponibili da menù:
“Ciclo Attivo->Interrogazione/Elaborazione Fatture”
148
Anthas
Transazioni di Fattura
Questo report mostra informazioni sulle fatture in relazione alle date di
registrazione contabile. E' possibile selezionare una Organizzazione e le date
della registrazione. Deselezionando il check box “Transazione di Vendita” si
visualizzano le Fatture di Acquisto.
Figura 207.
Riepilogo Fatture
Questo report mostra informazioni sulle fatture in relazione alle date di
emissione del documento. E' possibile selezionare una Organizzazione, un
gruppo di Business Partner, un Business Partner, la Data della Fattura e/o
una Regola di Pagamento. Deselezionando il checkbox “Transazione di
Vendita” si visualizzano le Fatture di Acquisto.
Figura 208.
Dettagli della Fattura
Questo report fornisce dettagli sulla fattura che includono margine lordo,
percentuali di sconto e prezzi. E' possibile selezionare un gruppo di Business
Partner, un Business Partner, una categoria di prodotto, un prodotto e la Data
149
Anthas
della Fattura.
Figura 209.
Fatture per Giorno
Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la
percentuale di sconto e i prezzi aggregati per data fattura e per responsabile
vendite. Selezionare la data della fattura.
Figura 210.
Fatture per Settimana
Questo report fornisce le stesse informazioni del rapporto giornaliero,ma
aggrega i dati per settimana e per responsabile vendite. Selezionare la data
della fattura come nel report precedente.
Fatture per Prodotto per Settimana
Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la
percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per settimana e per
prodotto. Selezionare la data della fattura come nel report precedente.
Fatture per mese
Questo report fornisce le stesse informazioni del rapporto giornaliero,ma
aggrega i dati per mese e per responsabile vendite. Selezionare la data della
fattura come nel report precedente.
150
Anthas
Fatture per prodotto per mese
Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la
percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per mese e per
prodotto. Selezionare la data della fattura come nel report precedente.
Fatture per fornitore per mese
Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la
percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per mese e
fornitore di ciascun prodotto. Selezionare la data della fattura come nel report
precedente.
Fatture Cliente per Fornitore per Trimestre
Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la
percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per trimestre,
cliente e fornitore di ciascun prodotto. Selezionare la data della fattura e/o un
Business Partner.
Figura 211.
Fattura Cliente per Prodotto per Trimestre
Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la
percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per trimestre,
cliente e per prodotto. Selezionare la data della fattura e/o un Business
Partner come nel report precedente.
Pagamenti e Partite Aperte
I pagamenti e le Partite Aperte sono legati all'attività di fatturazione. Ogni
fatturazione può scatenare le seguenti operazioni:
–
–
–
Un Incasso/Pagamento nel libro cassa;
Un Incasso/Pagamento mediante carta di credito o transazione elettronica;
Una partita aperta in contabilità;
151
Anthas
Lo schema complessivo dei processi riguardanti i pagamenti è rappresentato
nella figura seguente:
ss
Ca
a
C.C., A
ssegni
Fattura
Co
n ta
bi l
ità
Partite Aperte
Libro Cassa
Pagamenti non
riconciliati
Pagamenti
Ripartizione
Pagamenti
Riconciliazione
Commissione
Bancaria
Importazione
Estratto
Conto
Bancario
Estratto Conto
Bancario
Figura 212.
1. Gestione Pagamenti, Incassi e Partite aperte
Per poter gestire i pagamenti o gli incassi occorre configurare le seguenti
entità:
1. Banche
2. Libro Cassa
3. Transazioni contabili:
• Giornale del Libro Cassa
• Pagamenti
• Ripartizione dei Pagamenti
• Dichiarazioni Bancarie
152
Anthas
Banca
Nelle informazioni Bancarie, si definiscono:
•
•
•
il Formato degli assegni e il numero di controllo
il Pagamento Elettronico (Carta di Credito o ATM)
le Informazioni di Contabilità
Il conto bancario determina la valuta.
La finestra Banca permette di definire le banche ed i conti correnti associati
con un'organizzazione o business partner.
Per aprire la finestra Banca, da menù, andare su:
“Configurazione Generale->Regole Organizzazione ->Banca”
Figura 213.
E' possibile inserire Il nome della Banca, l'indirizzo, il Numero ABI-CAB
(identificativo bancario) e il codice Swift (Society of Worldwide Interbank
Financial Telecommunications) che è un identificativo della banca per
trasferimenti internazionali.
Conti
Il tab Conti è mostrato nella seguente figura.
153
Anthas
Figura 214.
E' possibile impostare più conti. Per ogni conto inserire:
– Numero del conto
– Valuta
– Tipo di conto bancario (Ordinario, Risparmio)
Il limite del credito disponibile e il Saldo attuale sono visualizzati dal sistema.
Documento bancario
Il tab “Documento Bancario” consente di definire le regole e i formati per i
documenti bancari.
E' possibile definire i formati degli assegni, dei trasferimenti in conto corrente
e di altre forme di pagamento.
Figura 215.
Inserire il Nome del documento, e la Descrizione. Selezionare la regola del
pagamento, e il numero successivo attuale che verrà utilizzato per identificare
il documento.
Definire anche un formato di stampa per gli assegni se la regola del
pagamento è “Assegno”.
154
Anthas
Processore dei Pagamenti
Il tab “Processore dei Pagamenti” consente di definire i parametri per
l'elaborazione dei pagamenti elettronici.
Inserire un Nome e una Descrizione per il processore.
Figura 216.
Inserire l'indirizzo e la porta dell'host del server del pagamento.
Il Partner Id ed il Fornitore Id indicano chi è il Partner o il Fornitore per il
pagamento in oggetto.
L'ID dell'Utente e la password sono utilizzati per l'accesso all'account di
pagamento.
Il proxy deve essere definito, nel caso il sistema sia dietro un firewall.
Le varie check box per le carte di credito indicano quali di queste sono
accettate per i pagamenti.
La classe del processore del pagamento indica il la classe Java (codice
software) che viene usata per effettuare il pagamento.
Il campo Commissione indica la commissione per ogni pagamento in
percentuale. Il campo Costo per transazione indica un costo per ogni
transazione effettuata: questo valore è usato come referenza e non è usato
per fare calcoli.
Caricatore Estratto Conto
Il tab “Caricatore Estratto Conto” è utilizzato per configurare il caricamento
elettronico dell'estratto conto bancario.
155
Anthas
Contabilità
Il tab “Contabilità” è usato per definire la contabilità generale e analitica. Per
maggiori informazioni vedere il capitolo Contabilità e Controllo di Gestione.
Libro Cassa
Il libro cassa è usato per le spese di cassa. Ciascuna Organizzazione deve
avere almeno un libro cassa. Nel caso di più libri cassa, occorre effettuare
una selezione durante il pagamento di Ordini e/o Fatture.
La configurazione del libro cassa viene effettuata da menù:
“Configurazione Generale->Regole Organizzazione->Libro Cassa”
Figura 217.
Inserire il Nome e la Descrizione. Selezionare la Valuta.
Contabilità
Il tab “Contabilità” consente di definire i parametri contabili per il libro cassa.
Per maggiori informazioni vedere il capitolo Contabilità e Controllo di
Gestione.
Figura 218.
156
Anthas
Libro Giornale di Cassa
Il libro Giornale di Cassa è utilizzato per gestire le transazioni di cassa, ad es.
esborsi o pagamenti di piccola cassa.
Il Giornale di Cassa viene aggiornato automaticamente per ogni Ordine e/o
Fattura che prevede il pagamento liquido (per cassa). Ogni modifica degli
importi negli Ordini e nelle Fatture aggiorna automaticamente il Giornale di
Cassa. E' possibile usare il Giornale di Cassa per gestire manualmente
pagamenti di Fatture, Spese o Incassi, Trasferimenti Bancari.
Il libro giornale di cassa è raggiungibile da menù:
“Partite Aperte->Giornale di Cassa”
Figura 219.
Il libro cassa indicato è quello definito in precedenza. Il nome del Giornale e
automaticamente precostituito con la data e la valuta. Inserire la descrizione
157
Anthas
del Giornale Cassa (opzionale). La data del rendiconto e la data della
registrazione assumono di default il valore odierno.
Indicare il valore del Saldo iniziale (valore di cassa prima di pagamenti e/o
incassi). Il Saldo di chiusura, calcolato dal sistema, indica il valore della cassa
dopo pagamenti e/o incassi. La differenza di rendiconto indica la differenza
tra Saldo iniziale e Saldo di chiusura.
Selezionando il tab “Linea di Cassa” è possibile inserire manualmente le linee
del Libro Giornale.
Figura 220.
Selezionare il Tipo Cassa:
–
–
–
–
–
–
Addebito
Differenza
Spese Generali
Fattura
Incassi Generali
Trasferimento al Conto Bancario
e impostare l'importo della linea del giornale.
Tornare al tab “Giornale di Cassa” e far partire l'elaborazione premendo il
pulsante “Elaborazione Cassa”.
Se il processo termina con successo appare il pulsante “Non Registrato”.
Premendo questo pulsante si esegue la transazione contabile.
Nota: gli ordini pagati con la cassa appaiono nella lista delle partite aperte
sino a quando il Giornale di Cassa non viene elaborato.
Pagamenti
Per ogni Ordine di Vendita o Fattura i pagamenti vengono gestiti
158
Anthas
automaticamente. E' possibile modificare il metodo di pagamento in ogni
momento (anche dopo la contabilizzazione) e tutte le transazioni verranno
aggiornate automaticamente. Per le transazioni online (ecommerce) è
possibile effettuare verifiche del numero di Carta di Credito prima di effettuare
l'approvazione della transazione.
E' possibile anche effettuare pagamenti con modalità miste, parte mediante
cassa, parte mediante carta di credito: questo è possibile solo con i
pagamenti manuali. E' possibile dividere un pagamento in più parti separate
con modalità di pagamento diverse.
E' anche possibile gestire sconti e storni, nonché commissioni bancarie e
pagamenti parziali. Sono gestiti anche i pagamenti multi-valuta (nel caso ad
esempio che si abbiano fatture con linee di prodotto con valuta differente,
come nell'importazione di prodotti).
Per gestire i pagamenti aprire la finestra da menù:
“Partite Aperte->Pagamento”
Figura 221.
Selezionare il conto bancario e il tipo di documento (Incasso credito,
Pagamento debito). Inserire la data della transazione e selezionare un
Business Partner (nel caso di Incasso sarà un cliente, nel caso di Pagamento
sarà un Fornitore).
Selezionare la Fattura (nel caso di cliente sarà una fattura di vendita). Viene
visualizzata la finestra di dialogo della figura.
159
Anthas
Figura 222.
La lista viene modificata a seconda che sia selezionata la check box Pagato
e/o Transazioni di vendita. Per avere solo le fatture che il cliente deve pagare
deselezionare la check box Pagato. Se i termini di pagamento prevedono uno
sconto e se il pagamento sta avvenendo entro i termini l'importo dello sconto
viene automaticamente calcolato e visualizzato.
Nella finestra dei pagamenti indicare se si tratta di un sotto-pagamento o un
sopra-pagamento.
Un sopra-pagamento indica che è possibile incassare più di quanto indicato
in fattura. Un sotto-pagamento indica un pagamento parziale per la fattura.
Quest'ultima opzione è utile se è necessario stornare una parte del
pagamento.
L'importo dello Storno indica la parte del pagamento che viene stornata
perché non esigibile.
Il Tipo di Pagamento indica.
Il Tipo di pagamento consente di selezionare tra Addebito Automatico (ACH),
Carta di Credito, Addebito Diretto, Assegno.
Se viene selezionata come formula di pagamento l'assegno sono mostrati i
seguenti campi:
– Numero ABI-CAB: è l'identificativo bancario per le transazioni
– Numero del conto
– Numero dell'assegno
– Nome del cliente
– Micr: è la combinazione di ABI-CAB, numero del conto, numero
dell'assegno.
160
Anthas
Se viene selezionata, come formula di pagamento la Carta di Credito
vengono mostrati i seguenti campi:
–
–
–
–
–
–
Carta di Credito: elenca tutte carte di credito previste dal sistema
Numero: indica il numero della carta di credito
Verifica carta di credito: è un codice di 3 o 4 cifre sul retro della carta.
Mese Scadenza
Anno Scadenza
Nome del Cliente
Se viene selezionato Addebito Automatico (ACH) vengono mostrati i seguenti
campi:
– Numero ABI-CAB
– Numero del Conto
Se viene selezionato il check box Accesso online, l'applicazione di
pagamento può essere eseguita via web. Vengono evidenziati ulteriori campi
come nella figura seguente.
Figura 223.
Il codice autorizzazione vocale e l'ID transazione originale sono valori forniti
dall'istituto di credito.
Facendo click sul bottone “Operazione Online” viene avviato il pagamento. Gli
output della transazione sono riassunti nei campi sottostanti.
Il campo Risultato fornisce l'esito della transazione. Il campo Messaggio
mostra eventuali messaggi della transazione. Il Riferimento restituisce un
valore di riferimento per il pagamento effettuato. Il Codice di autorizzazione è
il codice restituito dalla transazione. Il codice CAP verificato, indica che il
campo CAP è stato verificato con successo dall'istituto di credito.
Analogamente per il campo Indirizzo verificato.
Nota: il pagamento Online è utilizzabile solo se è stato definito un processore per i pagamenti
nel Conto Bancario.
Il campo stato del Documento indica lo stato attuale del pagamento. Per
cambiare lo stato utilizzare il pulsante “Completa”, che consente di
Completare e Registrare il Pagamento contabilmente, con la procedura
161
Anthas
standard.
Imputazione dei Pagamenti
Se esiste una relazione uno a uno tra una fattura e un pagamento
l'imputazione del pagamento stesso può essere effettuata automaticamente
selezionando la fattura quando si realizza il pagamento (vedi paragrafo
precedente). Se invece abbiamo più fatture per un solo pagamento o
pagamenti parziali occorre effettuare una imputazione manuale, utilizzando il
form della figura seguente, raggiungibile da:
“Partite Aperte->Imputazione Pagamenti”
Figura 224.
Selezionando un Business Partner e una Valuta (volendo è possibile
selezionare il check box Multi-Valuta), vengono visualizzati l'elenco dei
Pagamenti e l'elenco delle Fatture. Selezionando il/i pagamento/i e la/le
fattura/e, viene visualizzata la differenza di valuta. Quando la differenza è
zero è possibile avviare l'elaborazione dei pagamenti.
Se si vuole effettuare un pagamento parziale, selezionare il check box
“Calcolo Automatico”: in questo modo la fattura verrà considerata
completamente pagata e la differenza verrà stornata.
Se si vogliono effettuare imputazioni parziali, correggere il valore del
pagamento nel campo “Applicato”: la rimanenza potrà essere imputata su un
altra fattura.
Per verificare come sono stati imputati i pagamenti, selezionare da menù:
“Partite Aperte->Imputazione del Pagamento”
Viene visualizzata la finestra di dialogo del processo indicata nella figura.
162
Anthas
Cliccando su Avvio viene visualizzato il form che consente di selezionare il
Business Partner e/o la fattura.
Figura 225.
Il report mostra pagamenti e fatture e Business Partner.
Figura 226.
Annullamento delle Imputazioni dei Pagamenti
Per effettuare un annullamento dell'imputazione utilizzare la finestra:
“Partite aperte->Annullamento Imputazione”
Figura 227.
163
Anthas
Selezionare uno dei pagamenti e premere il pulsante “Annulla Imputazione”. Il
pagamento verrà reso disponibile per essere ridistribuito su altre fatture.
Estratto Conto
L'estratto conto, riflette il reale estratto conto bancario. Il saldo tiene traccia di
tutti gli incassi e i pagamenti, le spese, e gli interessi passivi e attivi. La
finestra estratto conto consente di riconciliare gli estratti conto. E'
raggiungibile da menù:
“Partite Aperte->Estratto Conto”
Figura 228.
164
Anthas
Il nome dell'estratto conto viene impostato automaticamente sulla data
corrente.
Per inserire le registrazioni dei pagamenti non riconciliati in modo automatico,
selezionare il pulsante “Creare Da”. Viene visualizzato il form seguente:
Figura 229.
dove è possibile selezionare i pagamenti. Tali valori sono inseriti
automaticamente nelle linee dell'estratto conto, che è possibile visualizzare e
modificare con la finestra seguente.
Figura 230.
165
Anthas
Una volta completate le linee dell'estratto conto tornare nel tab principale e
premere il tasto “Elaborazione Estratto Conto”. Tutti i pagamenti dello
specifico estratto conto vengono segnati come riconciliati e viene di
conseguenza aggiornata la contabilità generale.
2. Pagamento Debiti verso Fornitori
Il pagamento di tutte le fatture che riguardano i debiti verso i fornitori segue la
166
Anthas
seguente procedura:
–
–
–
selezione delle fatture da pagare
creazione del pagamento
stampa degli assegni o esportazione del pagamento
Pagamento Fatture
Il pagamento delle fatture dei fornitori può essere effettuato con la finestra:
“Partite Aperte->Pagamento Fatture”
E' possibile selezionare ed elaborare le fatture che devono essere pagate. E'
anche possibile rimuovere le fatture che non devono essere pagate.
Figura 231.
Inserire il nome e la descrizione del pagamento. Selezionare il conto bancario
e la data del pagamento.
I pagamenti possono essere costruiti per singole linee (col tab Linea
Pagamento Fatture), oppure usando il pulsante “Creare Da”, che apre la
seguente finestra di dialogo.
Figura 232.
167
Anthas
E' possibile selezionare un Gruppo di business partner o un Business
Partner. Selezionare una regola del pagamento, o lasciare in bianco per
avere tutte le regole di pagamento disponibili.
Cliccando Ok vengono riempite le linee di pagamento in modo automatico. E'
possibile modificare tali linee, o integrarle usando il tab “Linea Pagamento
Fatture”.
Figura 233.
L'importo del pagamento può essere modificato manualmente, e le singole
linee di pagamento possono essere cancellate o aggiunte a seconda delle
esigenze.
Andando sul tab principale e cliccando su “Creare Pagamento” viene
visualizzata la seguente finestra di dialogo che consente di selezionare il tipo
di pagamento.
Figura 234.
168
Anthas
Una volta effettuato il pagamento è possibile visualizzare i pagamenti
generati, andando sul tab “Pagamenti Generati”
Figura 235.
Stampare/Esportare Pagamenti
E' possibile stampare/esportare i pagamenti, usando la voce di menù:
“Partite Aperte->Stampa/Esportazione Pagamento”
Figura 236.
Selezionare le fatture in fase di pagamento e la regola del pagamento. E'
possibile stampare il documento di pagamento (USA), o esportare i dati in
formato csv (comma separated value).
Nota: verificare come funziona la RI.BA.
169
Anthas
3. Reporting sulle partite aperte
E' possibile effettuare diversi report sulle attività di cassa e sui pagamenti.
Tutti i report sono configurabili a seconda delle esigenze specifiche. Segue
una descrizione dei report principali.
Dettagli Prima Nota di Cassa
Mostra i dettagli delle linee del libro cassa, sia quelle contabilizzate, sia quelle
non contabilizzate.
Per definire i parametri del report inserire i dati richiesti dalla finestra di
dialogo indicata nella figura.
Figura 237.
Partite Aperte
Il report mostra tutte le fatture non pagate. E' possibile selezionare il
Business Partner e i Giorni alla scadenza.
Figura 238.
Un numero negativo indica che le fatture hanno ancora una scadenza valida.
Se il numero è positivo significa che le fatture sono già scadute. I giorni
vengono aggiunti o sottratti alla data corrente.
Le fatture che sono pagate mediante libro cassa figurano sul report partite
aperte sino a quando il libro cassa non viene contabilizzato.
170
Anthas
Lista Crediti
Il report Lista Crediti consente di avere una visione completa dei crediti. I
crediti sono categorizzati per periodi. In particolare sono inclusi i crediti a 1-7
giorni, 8-30 giorni, 31-60 giorni, più di 30 giorni, più di 60 giorni. E' possibile
filtrare il report con la Data, la valuta, il Gruppo di Business Partner, e il
Business Partner.
Figura 239.
Selezionando il check box Elenca Fatture, nel report vengono incluse anche
le fatture relative ai crediti. Deselezionando il check box Transazione di
vendita vengono visualizzate le transazioni relative alle fatture dei fornitori.
Imputazione dei Pagamenti
Questo report mostra tutti i pagamenti che sono stati imputati. E' possibile
selezionare un Business Partner e una Fattura.
Figura 240.
171
Anthas
Pagamenti non riconciliati
Riporta in forma di estratto conto tutti i pagamenti che non sono stati
riconciliati. Non vi sono parametri.
Il sistema ERP prevede la possibilità di gestire sia la contabilità generale
172
Anthas
Contabilità e Controllo di Gestione
Il sistema ERP prevede la possibilità di gestire sia la contabilità generale
dell'azienda, sia la contabilità analitica/industriale. E' possibile definire piani
dei conti multipli e utilizzare regole contabili differenti.
Uno schema contabile è composto da:
–
–
–
regole contabili nazionali (italiane, americane, francesi, etc.)
regole di gestione e imputazione dei costi (per competenza o per cassa)
valute
L'ERP consente di definire schemi contabili multipli e di gestire in parallelo il
reporting finanziario e quello analitico/industriale. Inoltre, vista la possibilità di
gestione multi-valuta, elimina completamente il problema della conversione
dei bilanci e del consolidamento degli stessi nel caso di aziende
multinazionali.
Per ogni schema contabile sono definiti gli elementi che vengono usati per
registrare le transazioni contabili nel libro mastro. Un elemento contabile è un
numero di riferimento relativo a una entità contabile. In particolare possono
essere usati i seguenti elementi:
–
–
–
–
–
Organizzazioni (Centri di costo) - obbligatorio
Conti (definiti nel piano dei conti) - obbligatorio
Prodotti - opzionale
Business Partner - opzionale
Altri 2 elementi definiti dall'utente -opzionale
La transazione contabile viene registrata nel libro giornale utilizzando una
combinazione dei suddetti elementi, in modo da definire una chiave univoca
di accesso all'evento contabile stesso.
Esempio:
Assumendo dei valori numerici di questo tipo:
•
•
•
•
Organizzazione:
Conto:
Prodotto:
Business Partner:
sede (no org.: 01)
crediti vs. clienti (no conto: 15001)
fiori (no prod.: 134)
Mario Rossi snc (valore: rossi)
La registrazione contabile per una qualsiasi transazione nel libro giornale
sarà identificata dalla combinazione dei suddetti elementi. In particolare:
01-15001-134-rossi
Tutte le transazioni contabili vengono registrate automaticamente a partire
dalle transazioni operative (Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, Pagamenti, etc.).
173
Anthas
Ogni schema contabile definisce una serie di parametri per le registrazioni nel
libro mastro. Tra queste (come vedremo) abbiamo la gestione degli errori e la
impostazione dei metodi contabili. Sono inoltre definiti: il conto su cui
imputare gli utili non distribuiti (reinvestiti), il conto inter-company, e il conto di
riepilogo degli utili/perdite (saldo).
Sono inoltre definiti tutti i conti di default (obbligatori) necessari al sistema per
poter contabilizzare le varie attività transazionali relative al ciclo attivo,
passivo, inventario di magazzino, pagamenti, etc.
I conti di default fanno riferimento alle entità aziendali base. In particolare
abbiamo conti per:
–
–
–
–
–
–
Business Partner
Prodotti
Magazzini
Banche
Imposte
Libro cassa
A ciascuna entità sono associati una serie di conti che vengono utilizzati per
la contabilità (vedi nel seguito i conti di default): ad es. se un prodotto viene
venduto il ricavo della vendita viene imputato sul conto dei ricavi. La
transazione contabile di vendita verrà registrata nel libro giornale tenendo
conto di tutte le entità coinvolte nella transazione stessa oltre al prodotto e al
conto del prodotto, ossia: business partner, magazzino, etc. Verrà creata
quindi una registrazione contabile come quella descritta in precedenza,che
tenga conto delle entità coinvolte.
Gli Esercizi e i periodi non sono definiti a livello di schema contabile, ma solo
a livello di reporting.
La contabilizzazione degli eventi può essere effettuata ogni volta che viene
effettuata una transazione (se il server è attivo) o in modalità batch (se il
server è stato spento durante le transazioni e viene acceso saltuariamente
per effettuare le contabilizzazioni).
Le transazioni vengono infatti memorizzate nel database e la contabilità viene
calcolata dinamicamente dalle transazioni registrate. Questo consente si
“azzerare” la contabilità in qualunque momento e di ricalcolarla da zero.
Grazie a questa impostazione è semplice anche utilizzare contabilità multiple
per avere bilanci riclassificati.
174
Anthas
1. Workflow
La configurazione della contabilità può essere svolta seguendo i passaggi del
workflow disponibile da menù:
“Contabilità
Contabilità”
e
Controllo
di
Gestione->Regole
Contabili->Impostazione
Figura 241.
Per ogni icona del workflow facendo doppio click si aprono le finestre di
configurazione.
175
Anthas
Esercizi
La finestra Esercizi consente di definire gli esercizi contabili per il reporting e i
periodi di controllo. Ciascuna Azienda Client può avere più Esercizi mentre
tutte le Organizzazioni (Centri di Costo) usano gli stessi esercizi.
La finestra di configurazione dell'esercizio è rappresentata in figura.
Figura 242.
Inserire il Nome e la Descrizione dell'esercizio e selezionarlo come Attivo.
Selezionare il tab “Anno” per definire l'anno di riferimento.
Figura 243.
Inserire l'anno e la Descrizione e cliccare su “Attivo”, per attivare l'anno.
Cliccando sul tasto “Creare Periodi” per creare automaticamente i periodi in
mesi da 1 a 12.
Figura 244.
176
Anthas
Ciascun periodo è definito da un Nome (se creato automaticamente coincide
con il mese), una Data di Inizio e una Data di Fine. Il Tipo di periodo può
essere:
Periodo Esercizio Standard: utilizzato per la contabilizzazione e per il
reporting
– Periodo di rettifica: utilizzato solo per le scritture manuali nel libro giornale
–
Nota: il sistema verifica che non vi siano sovrapposizioni tra i periodi standard, mentre
consente sovrapposizioni tra i periodi standard e i periodi di rettifica.
Selezionando il bottone “Aprire/Chiudere Tutto” viene aperto/chiuso il periodo
per tutti i tipi di documenti. La definizione dei periodi consente di gestire al
meglio la contabilizzazione, evitando, per esempio di registrare una fattura,
se si è in un periodo di rettifica in cui si effettuano contabilizzazioni manuali.
Figura 245.
Il tab “Controllo Periodo” consente di aprire e chiudere il periodo per i singoli
177
Anthas
documenti contabili. Quando viene creato il periodo (con il tab precedente),
viene creato un record per ciascun documento contabile.
Il campo Stato del periodo consente di vedere se il periodo è aperto o chiuso.
Selezionare una Azione del periodo e cliccare su “Aprire/Chiudere”.
Le azioni consentite sono:
–
–
–
–
Periodo di Chiusura
Periodo Aperto
Chiudere Periodo in modo definitivo
No Azione
Nota: Il tab “Giorno non Lavorativo” non è attualmente utilizzato
Piano dei Conti
La finestra Piano dei Conti consente di definire/gestire i conti e i parametri
che devono essere usati per la contabilizzazione.
La definizione di almeno un Piano dei conti è obbligatoria per ogni singolo
schema contabile. E' possibile avere più di un piano dei conti.
Il Piano dei conti viene importato nella fase di generazione di una nuova
azienda client (vedi capitolo di configurazione iniziale del sistema). La finestra
Piano dei Conti, viene invece usata spesso per la modifica del piano dei conti
e dei parametri di contabilizzazione, o per aggiungere elementi contabili
definiti dall'utente.
Facendo doppio click sull'icona del workflow è possibile aprire la finestra
“Piano dei Conti”.
Figura 246.
Inserire il Nome e la Descrizione per il Piano dei Conti. Selezionare un tipo
che può essere: Conto o Utente Definito. Opzionalmente è possibile definire
un formato del valore (Nota: copiare dall'help in linea i vari tipi di formato)
Utilizzare il tab “Conti” per definire/modificare i singoli conti.
178
Anthas
Figura 247.
I conti sono identificati da una Chiave di Ricerca, un Nome e una Descrizione.
E' possibile definire il Tipo di Conto che può essere:
–
–
–
–
–
–
Cespite
Spesa
Passività
Memo
Capitale Sociale
Entrate
Il tipo di conto è utilizzato per definire i meccanismi di tassazione su quel
conto. Ad esempio se un conto è di tipo Memo, le quantità imputate non sono
verificate nel calcolo dei saldi.
Selezionare il check box “Controllato dal Documento” se si vuole impedire
che il conto venga gestito manualmente, ossia mediante il libro giornale (vedi
nel seguito).
Selezionare il check box “Livello di Sintesi” se il conto è un super conto di
sintesi. Se questo check box non è selezionato occorre specificare su quali
tipi di bilanci viene effettuata la contabilizzazione (Effettivo, Budget,
Statistiche).
Schema contabile
E' la finestra che consente di definire la struttura contabile. Tale struttura
definisce le informazioni che devono essere inserite in ogni transazione
contabile. Come visto prima, le informazioni minimali sono:
– i conti
– le organizzazioni
Per avere un maggiore livello di dettaglio è possibile aggiungere Business
Partner, Prodotti, Progetti e Campagne.
Dal Workflow fare click su “Schema Contabile”. Verrà visualizzata la finestra
indicata nella seguente figura:
179
Anthas
Figura 248.
Impostare un Nome e una Descrizione. Scegliere dei Principi Contabili, e
definire un metodo di Calcolo dei Costi e una Valuta.
La check box “Controllo Automatico del Periodo” consente l'apertura
automatica dei periodi contabili. Se selezionato vengono visualizzati nei
campi aggiuntivi:
Giorni di Storia: indica i giorni antecedenti la data corrente nei quali è
possibile effettuare contabilizzazioni.
– Giorni Futuri: indica i giorni successivi la data corrente nei quali è possibile
effettuare contabilizzazioni.
–
La data corrente è basata sulla data di sistema.
Se il check box rimane deselezionato allora i periodi devono essere aperti
manualmente come specificato nel paragrafo precedente.
Inserire il carattere separatore tra i vari elementi contabili utilizzato per la
visualizzazione delle transazioni contabili.
Selezionando il tab “Elemento Schema Contabilità” è possibile impostare i
vari elementi che comporranno le transazioni contabili (inserite nel libro
giornale).
Nella figura sono visualizzate in formato elenco tutti gli elementi contabili.
Figura 249.
180
Anthas
Passando alla modalità di inserimento, viene visualizzato il form di
configurazione per ciascun elemento specifico.
Figura 250.
Inserire il Nome dell'elemento. Selezionare il tipo. Notare che l'elenco dei tipi
coincide con campi che sono sempre presenti nei documenti (a parte quelli
utente).
Selezionare il check box “In Pareggio” se si vuole che gli elementi contabili
siano in pareggio nei documenti contabili.
Selezionare “Obbligatorio” se l'elemento deve essere sempre presente.
181
Anthas
Inserire un numero di sequenza dell'elemento per definire l'ordine
dell'elemento nella transazione contabile.
Nota: i conti e le organizzazioni sono elementi obbligatori. In generale i conti
non sono in pareggio.
Selezionando in tab “Contabilità Generale” viene visualizzata la seguente
finestra.
Figura 251.
Sono definiti gli elementi utilizzati per le registrazioni contabili nel libro mastro.
Il check box “Usa Quadratura in Sospeso” consente di forzare
contabilizzazioni fuori periodo contabile, che devono essere sospese o
rinviate (ratei e risconti). Tali contabilizzazioni vengono registrate nel Conto
Saldi in Sospeso (appare solo con il check box selezionato).
Il check box “Usa errori in sospeso” consente di forzare la contabilizzazione
anche in condizione di errore. La transazione in errore viene contabilizzata
nel Conto Errori Sospesi.
Il check box “Usa Quadratura Valuta” per forzare le contabilizzazioni che non
sono in quadratura (bilanciate), a causa di errori di arrotondamento nella
conversione di valuta. Gli arrotondamenti vengono imputati nel Conto
Quadratura Valuta.
Per modificare l'assegnazione dei vari conti occorre fare click sul pulsante a
destra nel campo di inserimento dei conti.
Viene visualizzato il seguente form.
182
Anthas
Figura 252.
Per tutti i conti occorre definire le combinazioni di base (default) di elementi
dello schema contabile (vedi paragrafo precedente) che identificano il conto.
Nota: tutte le combinazioni di default devono essere impostate anche se i
conti non vengono utilizzati.
I conti indicati sono solo una parte dei conti di default (o predefiniti) che
devono essere impostati obbligatoriamente.
Facendo click sul tab “Defaults” vengono visualizzati tutti i conti che devono
obbligatoriamente essere preimpostati.
I conti di default sono preimpostati a livello di schema contabile. Questi conti
sono quelli importati in fase di configurazione iniziale dell'Azienda Client.
Tutti i conti possono essere ridefiniti a livello di:
–
–
–
–
–
–
–
–
Business Partner
Prodotti
Magazzini
Progetti
Banche
Imposte
Contabilità Generale
Libro Cassa
L'impostazione dei conti di default è fondamentale per la contabilizzazione
delle transazioni effettuate dal sistema.
Per ogni singola entità logica definita precedente (ad es. i prodotti) viene
assunto come conto di default quello impostato nella schermata della
seguente figura.
Figura 253.
183
Anthas
E' possibile però modificare il conto a livello di singola entità nel caso esso
debba essere diverso per il singolo prodotto, business partner, etc. Ad
esempio nel caso del prodotto è possibile configurare i conti dalla finestra
“Prodotto” mediante il tab “Contabilità” come nella figura seguente.
Questo consente una totale flessibilità nella strutturazione del Piano dei
Conti. E' virtualmente possibile assegnare conti differenti per ogni singolo
Prodotto, Business Partner, Banca, etc.
A livello di piano dei conti non è tuttavia necessario impostare conti differenti
per Prodotti differenti e/o Business Partner differenti e/o etc.
Questo perché il sistema tiene conto di tutte le transazioni avvenute
tracciando nel libro giornale il conto di riferimento, il prodotto, il business
partner, etc.
In fase di reportistica per la realizzazione di bilanci, o registri IVA, o
qualunque altra relazione contabile, è possibile introdurre filtri specifici per il
calcolo dei valori a livello di dettaglio desiderato. E' possibile quindi effettuare
la redazione di un bilancio per singolo prodotto, singolo Business Partner,
etc. effettuando una contabilità analitica/industriale di dettaglio.
Figura 254.
184
Anthas
I conti di default possono essere assegnati a tutti i prodotti, business partner,
etc. cliccando il pulsante “Copiare Conti”.
Figura 255.
185
Anthas
Il processo di copia sovrascrive tutti i conti precedentemente impostati. Va
usato con cautela.
Nella tabella seguente sono riassunti i conti di default del sistema. Ogni conto
può essere impostato nell'ambito dell'elemento di riferimento (ad es. finestra
Prodotto). Nel caso non venisse impostato nel singolo elemento, il sistema
farà riferimento al valore di default. Tale valore è impostato in un'altra finestra
che è indicata in tabella nella colonna Default.
Elementi
Conti
Default
Business
Partner/Cliente
•
Crediti vs. Clienti
•
Debiti anticipazioni clienti
Gruppo Business
Partner
Business
Partner/Fornitore
•
Debiti vs. Fornitori
•
Debiti per Servizi
•
Anticipazioni a Fornitori
Business
Partner/Dipendenti
•
Retribuzioni
•
Anticipazioni spese
dipendenti
Gruppo Business
Partner
•
Crediti vs. Clienti
•
Debiti anticipazioni clienti
•
Debiti vs. Fornitori
•
Debiti per Servizi
•
Anticipazioni a Fornitori
•
Retribuzioni
•
Anticipazioni spese
dipendenti
186
Gruppo Business
Partner
Gruppo Business
Partner
Schema Contabile
Anthas
Elementi
Prodotto
Categoria Prodotto
Magazzino e Aree
stoccaggio
187
Conti
•
Sconto di vendita per
pagamento anticipato
•
Credito merce consegnata
non fatturata
•
Ricavi fatturati non incassati
•
Sconto di fornitura per
pagamenti anticipati
•
Debiti entrata merce non
fatturata
•
Crediti non esercibili
•
Ricavo non ancora fatturato
•
Debiti per servizi
•
Ricavi delle vendite
•
Costo prodotto alla vendita
•
Variazione prezzo d'acquisto
•
Sconto commerciale di
fornitura
•
Valore del prodotto
•
Costo acquisti merce
(Prodotti e servizi)
•
Variazione prezzo fatturato
•
Sconto commerciale di
vendita
•
Ricavi delle vendite
•
Costo prodotto alla vendita
•
Variazione prezzo d'acquisto
•
Sconto commerciale di
fornitura
•
Valore del prodotto
•
Costo acquisti merce
(Prodotti e servizi)
•
Variazione prezzo fatturato
•
Sconto commerciale di
vendita
•
Inventario di magazzino
•
Aggiustamento di inventario
•
Rimanenze magazzino
•
Rivalutazione magazzino per
variazione prezzi
Default
Categoria Prodotto
Schema Contabile
Schema Contabile
Anthas
Elementi
Conti
Default
Progetto
•
Valore del progetto
Schema Contabile
•
Valore attuale del progetto
•
Debito d'imposta
•
Credito d'imposta
•
Imposta dovuta
•
Imposta a credito
•
Imposta indeducibile
•
Attivo di Banca
•
Cassa non riconciliata
•
Fatture in fase di pagamento
•
Spese Bancarie
•
Interessi bancari passivi
•
Utile da conversione in conto
corrente
•
Utile da regolamento valute
nei pagamenti
•
Transitorio banca
•
Entrate non riconciliate
•
Interessi bancari attivi
•
Perdite da conversione in
conto corrente
•
Perdite da regolamento
valute nei pagamenti
•
Libro di cassa
•
Trasferimenti di cassa
•
Spese
•
Differenze di libro cassa
•
Incassi
Ritenute
•
Ritenute
Schema Contabile
Addebiti
•
Costo dell'addebito
Schema Contabile
•
Ricavo dell'addebito
Imposte
Banca
Libro Cassa
188
Schema Contabile
Schema Contabile
Schema Contabile
Anthas
Categoria Contabile
La finestra Categoria Contabile consente di definire nuove categorie da
utilizzare nelle imputazioni del libro giornale. Le categorie possono essere
utilizzate per affinare i report.
Una Categoria Contabile può essere associata a un “Tipo Documento” (vedi
successivamente), in modo che la categoria sia utilizzata in ogni registrazione
nel libro giornale relativa a quel tipo di documento.
La finestra relativa alla Categoria Contabile è indicata nella figura seguente.
Figura 256.
Inserire il Nome e la Descrizione e selezionare Attivo.
Selezionare il tipo di categoria: Documenti, Manuale, Importare, per indicare
in quale libro giornale la categoria contabile verrà utilizzata.
Selezionare Default se si vuole che la categoria sia quella utilizzata di default
per gli inserimenti manuali nel libro giornale.
Sequenza Documento
Consente di impostare la numerazione che definisce la sequenza dei
documenti contabili usati dal sistema. E' possibile impostare una
numerazione univoca per ogni tipologia di documento.
Figura 257.
189
Anthas
Tale numerazione viene poi associata al tipo di documento mediante la
finestra Tipo Documento (vedi dopo).
La finestra per la gestione della Sequenza Documento è indicata nella figura.
Inserire il Nome e la Descrizione della Sequenza (non è il nome del
documento, ma solo della sequenza).
Impostare il check box “Numerazione Automatica”. Sarà possibile definire:
– Incremento
– Successivo Attuale: è il numero di partenza che verrà utilizzato dal sistema
– Valore attuale(Sistema): è il valore attualmente utilizzato dal sistema (è
diverso dal precedente se sono stati prodotti documenti e quindi si è avuto
un incremento della numerazione)
Se necessario inserire un prefisso e/o un suffisso alla numerazione per
ottenere un codice alfanumerico.
Tipo Documento
La finestra Tipo Documento consente di definire tutti i documenti che
vengono utilizzati nel sistema. Il tipo di documento definisce le regole di
elaborazione del documento stesso e il nome che verrà stampato sul
documento stesso.
Figura 258.
190
Anthas
Inserire il Nome e la Descrizione del Tipo di Documento, nonché una
eventuale etichetta di stampa.
Impostare la Categoria Contabile per il Tipo di Documento. Questa sarà
utilizzata nel libro giornale per tutte le transazioni che riguardano questo tipo
di documento.
Impostare il check box “Transazione di vendita” se il documento verrà
utilizzato solo per le transazioni di vendita.
Selezionare un Tipo di Documento di Base per definire lo schema base del
documento. Se viene selezionato un Tipo Documento di Base “Ordine di
Vendita” appaiono dei campi aggiuntivi, indicati nella figura seguente.
Figura 259.
E' possibile selezionare il Sotto Tipo Ordine di Vendita. Selezionando ad es.
un Sotto Tipo “Ordine Punto di Vendita”, si avrà al completamento dell'Ordine
la contestuale produzione di una distinta di consegna e di una fattura, ma
solo la fattura verrà stampata. Se invece di seleziona “Ordine Standard” non
verrà creato nessun documento aggiuntivo (aggiornare in seguito gli altri casi).
Selezionare il Tipo di Documento per Spedizione.
Se è selezionato anche il check box “Fattura proforma” selezionare il Tipo di
documento per il proforma.
Se il documento ha una numerazione controllata dal sistema, selezionare il
check box “Il Documento ha Numerazione Controllata” e selezionare la
191
Anthas
Sequenza del Documento.
Selezionare il check box “Stampato” se il documento verrà stampato dopo
essere stato creato. Eventualmente indicare il numero di copie del
documento che verranno stampate ogni volta.
2. Libro Giornale
Il sistema genera le transazioni contabili nel libro giornale in modo automatico
per tutte le transazioni supportate: ciclo attivo, ciclo passivo, magazzino,
pagamenti, etc.
Tuttavia può essere necessario effettuare registrazioni manuali per
operazioni contabili fiscali o comunque non direttamente legate alle
transazioni principali.
In questo caso è possibile operare su qualunque conto del piano dei conti
mediante imputazioni in partita doppia, mediante la finestra:
“Contabilità Generale e Controllo di Gestione->Libro Giornale”
Figura 260.
192
Anthas
Il tab “Serie” consente di definire un gruppo di imputazioni sul libro giornale.
Inserire il Numero della serie o lasciare imputare automaticamente un valore
al sistema.
Inserire una Descrizione e selezionare un Tipo di Registrazione tra:
–
–
–
–
Effettivo
Budget
Impegno
Statistico
Per definire il tipo di contabilizzazione che si vuole effettuare. Selezionare
una Categoria Contabile. Indicare una Data del Documento, per identificare la
data della serie, e una Data della registrazione per indicare la data che verrà
effettivamente usata per la registrazione contabile.
Selezionare un Periodo contabile, che nella maggior parte dei casi coinciderà
con la data della registrazione, a meno di registrazioni di rettifica.
Selezionare una Valuta.
Impostare un Importo di Controllo, se si vuole verificare che l'importo totale
delle singole transazioni sia corretto.
I valori Totale Dare e Totale Avere sono gestiti automaticamente dal sistema.
Cliccando sul tab “Prima Nota” è possibile impostare le registrazioni di Prima
Nota che fanno parte della serie di registrazioni contabili da effettuare.
Figura 261.
193
Anthas
Selezionare uno Schema Contabile (ricordiamo che gli schemi contabili
possono essere più di uno per azienda, per avere riclassificazioni di bilancio).
A differenza delle transazioni di sistema, una contabilizzazione manuale
imputa su un solo Schema.
Inserire un Numero del Documento o lasciare che il sistema lo imposti
automaticamente.
I valori: Tipo registrazione, Tipo Documento, Categoria Contabile, Date,
Periodo e Valuta sono ereditati dai valori impostati nella serie, ma possono
essere modificati per la singola prima nota.
Inserire un Importo di Controllo per la Prima Nota, se si vuole effettuare una
verifica dei totali delle singole linee imputate.
Selezionando il tab “Linea” si ha la possibilità di inserire le singole linee della
prima nota.
Figura 262.
194
Anthas
Impostare il Numero di riga per la specifica linea. Scegliere la valuta.
Selezionare la combinazione di elementi contabili che identificano la
transazione facendo click sul tasto Combinazione. Viene visualizzata la
seguente finestra di dialogo.
Figura 263.
Selezionare quindi la Combinazione preferita per la registrazione contabile e
fare click su Ok per tornare alla finestra principale.
Figura 264.
195
Anthas
Impostare il Dare in Valuta Fonte e/o Avere in Valuta Fonte. Il sistema
registrerà automaticamente gli importi registrati in dare e in avere.
Opzionalmente selezionare l'Unità di Misura (UdM) e la Quantità.
Una volta completate tutte le linee da imputare, tornare alla prima nota e
premere il bottone “Completa”. Apparirà il bottone “Non Registrato”. Fare click
sul bottone per registrare la transazione contabile e far apparire il bottone
“Registrato”.
E' possibile effettuare anche una contabilizzazione accorpata delle serie di
Prime Note: andando sul tab “Serie” premere “Elaborazione Serie”.
196
Anthas
3. Transazioni Contabili
Il sistema crea automaticamente le contabilizzazioni sui conti definiti nel
sistema (come visto in precedenza) utilizzando i conti di default. Tutte le
contabilizzazioni sono registrate sul bilancio effettivo. Tutte le
contabilizzazione di inversione sono imputate in partita doppia sullo stesso
lato (dare e avere) con segni invertiti.
Nella tabella seguente sono elencate le transazioni contabili effettuate dal
sistema.
Transazioni Vendite
Transazione
Fatturazione
Cliente
Transazione
Nota di
accredito
Transazione
Incasso
pagamento
Transazione
Conti
Crediti vs. Clienti
Dare
Avere
Totale Fattura
Imposta Dovuta
Valore Imposta
Ricavi delle Vendite
Valore linea prodotto
Conti
Dare
Crediti vs. Clienti
Totale Nota
Imposta Dovuta
Valore imposta
Ricavi delle Vendite
Valore linea prodotto
Conti
Transitorio Banca
Dare
Avere
Importo pagamento
Importo pagamento
Cassa non riconciliata
Conti
Avere
Dare
Avere
Riconciliazion Cassa non riconciliata / Importo pagamento
e pagamento
Trasferimenti di cassa
Sconto di vendita per
Importo sconto
pagamento anticipato
Crediti non esigibili
Importo dello storno
Imposta dovuta
Importo Imposta
Utile/Perdita credito
Importo perdita
realizzato
Crediti vs. Clienti
197
Importo Imputato
Anthas
Transazione
Conti
Attivo di banca
Quadratura
Estratto Conto Spese Bancarie
Imposta a credito /
Dare
Avere
Importo estratto conto
Importo addebito
Importo Imposta
Imposta indeducibile
Interesse Bancario
Interessi passivi
Interessi attivi
Importo incasso
Transitorio Banca
Transazioni collegate alle materie prime e ai prodotti
Transazione
Entrata Merci
Conti
Inventario di
Dare
Avere
Costo prodotto
magazzino
Costo prodotto
Debiti entrata merce
non fatturata
Transazione
Spedizioni
Conti
Costo prodotto alla
Dare
Avere
Costo prodotto
vendita
Costo prodotto
Inventario di
magazzino
Transazione
Abbinamento
Fatture
Conti
Debiti entrata merce
Dare
Avere
Costo prodotto
non fatturata
Variazione Prezzo
Valore differenza
Valore differenza
Fatturato
Costo Acquisti Merce
(Prodotti e Servizi)
198
Prezzo in Fattura
Anthas
Transazione
Abbinamento
Ordine di
Acquisto
Conti
Variazione prezzo
Dare
Avere
Importo differenza
d'acquisto
Importo differenza
Varianza prezzo
acquisto-costi
Transazione
Conti
Movimentazione Valore prodotto
scorte
Valore prodotto
Transazione
Conteggio
Scorte
Transazione
Fattura
Fornitore
Dare
Costo prodotto
Costo prodotto
Conti
Valore prodotto
Dare
Avere
Costo prodotto
Costo prodotto
Aggiustamento
inventario
Conti
Imposta a credito o
Avere
Dare
Avere
Importo Imposta
Imposta indeducibile
Costo acquisti merce
Importo linea prodotto
(per linea)
Importo Totale
Debiti vs. fornitori
Transazione
Pagamenti
Conti
Dare
Fatture in fase di
Importo del
pagamento
pagamento
Avere
Importo del
Transitorio Bancario
pagamento
Transazione
Conti
Dare
Avere
Imputazione
Pagamento
Cassa non riconciliata/
Importo del
Trasferimenti di Cassa
Pagamento
Sconto di fornitura per
Importo sconto
pagamenti anticipati
Importo imposta
Imposta a Credito
Utile(Perdita) credito
realizzato
199
Perdita
Utile
Anthas
Transazione
Conti
Debiti vs. Fornitori
Transazione
Quadratura
Dare
Importo Assegnato
Conti
Dare
Spese bancarie
Importo Spese
Estratto Conto Imposta a Credito/
Avere
Avere
Importo Imposta
Imposta Indeducibile
Interesse Bancario
Interessi passivi
Transitorio bancario
Importo Pagamento
Interessi attivi
Importo Estratto
Conto
Attivo di Banca
Transazioni riferite ai progetti
Transazione
Emissione
progetto
Conti
Valore attuale prog. o
Dare
Costo (Diretto)
Valore progetto
Costo (Diretto)
Inventario
Transazione
Consegna
progetto
Transazione
Conti
Dare
Valore prodotto
Costo Progetto
Conti
Avere
Costo Progetto
Valore attuale progetto
Completamento Bene Gestito
Progetto
Inventario
200
Avere
Dare
Avere
Costo (Diretto)
Costo (Diretto)
Anthas
4. Regole Contabili di Base
Il sistema ERP utilizza alcune regole di base nell'operare le transazioni che
non sono modificabili e che garantiscono l'integrità dei dati contabili e
transazionali. Nel dettaglio abbiamo:
1. Le transazioni devono essere in quadratura: se una transazione non è
bilanciata e il conto di bilancio sospeso non è attivato, la transazione non
viene contabilizzata. Se il conto di bilancio sospeso è attivato, esso viene
usato per contabilizzare la transazione.
2. Tutti i conti usati nella transazione devono essere in quadratura. Se non
tutti i conti risultano validi e il conto di errore sospeso non è attivato la
transazione viene rifiutata. Se la gestione degli errori è attivata, il conto in
errore viene sostituito dal conto di errore sospeso.
3. La conversione di valuta deve essere sempre completata. Se vi sono
problemi di conversione la transazione viene rifiutata.
4. I periodi contabili dell'esercizio devono essere aperti. Se le transazioni
vengono effettuate in un periodo contabile chiuso, allora la transazione
viene rifiutata. Se il periodo contabile viene riaperto la transazione deve
essere ri-contabilizzata.
5. Tutte le valute usate nelle transazioni devono essere in quadratura. Se la
valuta non è bilanciata (generalmente a causa di arrotondamenti), la
differenza viene contabilizzata nel conto di quadratura.
6. Per le aziende con più organizzazioni attive (centri di costo), devono
essere attivi i relativi conti di quadratura.
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