Primi passi per gestore Tennis Club

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Primi passi per gestore Tennis Club
Primi passi gestore Tennis Club
Introduzione
Questo documento ha lo scopo di introdurre il gestore di un tennis club a muovere i primi passi in
tennis3m per inserire i dati necessari e prendere confidenza con le prime funzioni di questo servizio.
Per informazioni o problemi sull’utilizzo di tennis3m contattateci via eMail all’indirizzo
[email protected]
Cosa è e cosa puoi fare con tennis3m
Tennis3m nasce da alcune riflessioni scaturite da tipiche quotidiane problematiche che si presentano
all'interno di un Tennis Club.
Questo servizio permette al gestore una più facile gestione e organizzazione delle ore prenotate,
risolve le dimenticanze di prenotazione da parte del Gestore, soprattutto quelle stagionali non o mal
riportate.
Consente una pratica gestione dell'anagrafica clienti (secondo le normative sulla Privacy) la
possibilità di facilitare i pagamenti e permette al Cliente di prenotare on-line le proprie ore di gioco,
previo controllo del gestore.
Per i Maestri facilita la gestione e l’organizzazione delle proprie ore di lezione e la Scuola Tennis, e
consente un contatto diretto, interattivo con ciascun cliente/allievo.
In generale offre una più facile e veloce organizzazione di tornei, di varie attività, di informazioni
interne, la possibilità di interagire tra Gestore e Cliente, tra Cliente e Cliente, per organizzarsi le ore
di gioco, le sfide interne e quant'altro occorra per una più piacevole e intensa vita da circolo, come
pure l'interazione fra Gestori di Tennis Club diversi nell'organizzazione di Tornei, attività o eventi di
varia natura.
È organizzato in modo da superare le difficoltà o impossibilità di reperire compagni di
gioco. Ottimizza il recupero delle disdette dell'ora campo.
È concepito inoltre per rimediare alla scarsità di tornei per "principianti" e quindi disinteresse per il
gioco stesso.
Insomma, è lo strumento giusto per incrementare e facilitare la completa gestione del Circolo,
puntando ad un unico vostro obiettivo: avere sempre i campi meno vuoti possibile, con il minore
sforzo e impiego di tempo da parte del gestore
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1) Collegarsi a tennis3m
Per accedere ai servizi di tennis3m è necessario aprire il sito web http://www.tennis3m.it/; inserite il
vostro Nome utente e Password nella sezione “LOGIN CIRCOLO” quindi cliccate su Login.
benvenuti in tennis3m.
Per utilizzare al meglio i servizi di tennis3m vi consigliamo di utilizzare Mozilla Firefox
(http://www.mozilla.com/firefox/).
2) Cambiare la password
Al primo accesso in tennis3m verrà visualizzato il TABELLONE delle prenotazioni, questo
tabellone viene visualizzato in automatico ad ogni accesso in quanto sarà la funzione più utilizzata in
seguito, attualmente chiudiamolo con la X presente in alto a destra.
Al primo collegamento in tennis3m ci viene segnalato di dover cambiare la password, la password
che ti è stata comunicata è stata generata automaticamente e serve solo per farti accedere le prime
volte, devi quindi inserire una password tua personale che solo tu conosci. Per cambiare la password
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è necessario cliccare sulla voce VARIE E PERSONALI (fig.1), quindi cliccare su CAMBIA
PASSWORD (fig.2).
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Per modificare la password dovrai inserire nel primo campo la password attuale (quella che hai
utilizzato per accedere a tennis3m), inserire nel secondo campo la nuova password, che deve essere
di almeno 4 caratteri, reinsere nel terzo campo la nuova password una seconda volta per sicurezza e
inserire negli ultimi due campi una domanda e una risposta che potrete utilizzare in caso vi
dimentichiate la password.
Una volta inseriti correttamente tutti i dati richiesti premete Cambia la password, attenzione, la
password viene cambiata immediatamente nel sistema, quindi, dal prossimo accesso dovrete
utilizzare la nuova password; se doveste dimenticare la password, tramite la domanda e la risposta
che avete inserito, e che solo voi conoscete, potete recuperare la password; In ogni caso per qualsiasi
problema potete contattare lo staff di tennis3m.
Nel caso abbiate abilitato il vostro browser a salvare automaticamente i vostri nome utente e le
vostre password durante la navigazione è possibile che in seguito alla modifica in tennis3m dobbiate
modificare anche la password nella gestione password del vostro browser.
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3) Personalizzare i dati del Tennis Club
È importante compilare dettagliatamente la scheda del circolo, le informazioni che immetterete
saranno visibili da tutti i circoli, i maestri e soprattutto dai giocatori registrati nel circuito di
tennis3m.
Per inserire questi dati scegliete dal menù principale Gestione circolo e successivamente dal menù
centrale Scheda circolo, verrà proposta la scheda da compilare (fig.1,2).
Qui sono inoltre presenti il vostro Pin (il pin è un codice univoco che identifica tutte le persone
registrate, tennis club, maestri, giocatori di tennis) e le informazioni base riguardo il numero
massimo di risorse che vi sono state abilitate e il relativo numero di banners che potete sfruttare
(fig.3).
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4) Gestire i campi (risorse) e i listini.
Per iniziare a usare tennis3m è necessario impostare alcuni parametri indispensabili, ad esempio il
numero e il tipo di risorse disponibili (campi da tennis, calcetto, minigolf, ecc..) e le tariffe di
ciascuna risorsa in funzione di chi la usa (socio, non socio, ecc..).
Scegliete dal menù principale Archivi e poi Campi e Risorse, nella pagina che verrà proposta vi
sono i campi che avete attivi (per attivare nuovi campi dovete contattare lo staff di tennis3m).
Per cambiare il tipo del campo (tennis, calcetto, etc.) cliccate su un campo nella lista di sinistra,
potete ora modificare i dati.
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Per gestire le tariffe delle diverse risorse dal menù principale scegliete Archivi e poi Tariffe
(fig.4,5).
In questa pagina dovete selezionare una risorsa dalla lista di sinistra, definire il periodo di validità
per quella tariffa ed inserire gli importi per ogni tipo di giocatore; successivamente vedremo come
gestire il tesseramento per avere tariffe personalizzate per ogni classe di giocatore (fig.6).
Di base vi sono 2 tariffe aggiuntive utili al gestore che sono Illuminazione e Riscaldamento, anche
per queste risorse vale la stessa procedura (fig.7).
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5) Orari e Date
È necessario specificare quando le risorse sono disponibili ai clienti.
Per fare questo selezionate dal menù principale Archivi e poi Orari Utilizzo (fig.1,2); Verrà proposta
la pagina in cui dovrete specificare da che giorno a che giorno e in quali ore all’interno del giorno
quella risorsa è disponibile.
Selezionate una risorsa dalla lista centrale e inserite date e orari come nell’esempio (fig.3), inserite
delle eventuali note personali e cliccate su Conferma.
Data la conferma i valori verranno salvati e riproposti nella lista a sinistra. Per modificare degli orari
di una risorsa gia esistenti selezionate la relativa voce dalla Lista Orari e vi verranno riproposti a
destra i suoi valori, modificate e cliccate su Conferma per salvare le nuove impostazioni.
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Una volta impostati gli orari di utilizzo quando un cliente vorrà prenotare un campo potrà farlo solo
all’interno di quell’arco temporale che avete definito.
Ma quando il circolo chiude per ferie?
Per ovviare a questo problema a fare si che i clienti durante la chiusura del circolo non prenotino
erroneamente dei campi dovete inserire in tennis3m le chiusure del circolo.
Per fare questo selezionate dal menù principale Archivi e poi Chiusure del Circolo (fig.4,5).
Nella pagina che verrà visualizzata a destra troverete la scheda per inserire le chiusure (fig.6).
Inserite un motivo della chiusura come per esempio Ferie, l’arco temporale che comprenderà la
chiusura (è possibile definire sia i giorni che le ore) e delle eventuali note personali.
Cliccate su Conferma per salvare le modifiche e la chiusura verrà inserita nella lista di sinistra, per
modificare una chiusura già presente selezionatela dalla lista e verranno riproposti i relativi dettagli
nella scheda di destra.
Per eliminare una chiusura selezionatela, selezionate Elimina la Chiusura e poi cliccate su
Conferma.
Quando un cliente entrerà e cercherà di prenotare un campo non ne troverà disponibili per i giorni
che avete impostato come giorni di chiusura con visualizzato per quel determinato tempo nel
tabellone la motivazione della chiusura che avete inserito qui.
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Quando un solo campo non è disponibile per motivi come la manutenzione dovete inserire questo
evento negli orari di non disponibilità, in questo modo un cliente che visualizza il tabellone delle
prenotazioni troverà che solo quel campo non è disponibile per un certo tempo che voi avete
definito.
Per fare questo selezionate nel menù Archivi e poi Orari non Disponibilità e verrà proposta la
pagina delle disponibilità delle vostre risorse.
Selezionate dalla lista in alto a destra la risorsa che dovete rendere non disponibile alla clientela,
inserite un motivo che verrà visualizzato anche al cliente che visualizzerà il tabellone delle
prenotazioni, inserite l’arco di tempo per il quale non sarà disponibile la risorsa e delle eventuali
note personali e poi cliccate su Conferma per salvare.
La non disponibilità vi comparirà nella lista di sinistra e selezionandola i suoi dettagli
ricompariranno nella form di destra per un eventuale modifica o eliminazione tramite il pulsante
Cestino in basso a destra.
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6) Registrare un Cliente
Per gestire un cliente con tennis3m è necessario che quest’ultimo sia registrato al servizio.
Registrare un cliente è semplicissimo, selezionate dal menu principale Clienti e poi Clienti del
Circolo.
Nella pagina che si aprirà potrete aggiungere un utente già esistente semplicemente digitando il suo
codice Pin nel campo Pin Tennista e cliccando su Invia, il tennista comparirà nella vostra lista
clienti a sinistra.
Se il cliente non è mai stato registrato da nessun circolo e non ha un suo codice Pin cliccate su Crea
Nuovo Tennista e aprirete la pagina per la nuova registrazione, in questa pagina inserite
semplicemente Cognome, Nome ed eMail del vostro cliente, accettate le condizioni di trattamento
dei dati personali per la privacy e cliccate su Invia Registrazione.
Verrà riportata la corretta registrazione del cliente e i dettagli con Nome Utente e Password per la
sua connessione, questi dettagli verranno inviati anche all’email del cliente.
Una volta registrato il cliente comparirà automaticamente nella vostra lista clienti.
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Ogni giocatore registrato in tennis3m potrà collegarsi ad Internet da qualunque punto, collegarsi a
tennis3m e prenotare il campo autonomamente.
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7) Inserire nuove prenotazioni e iniziare ad utilizzare il Tabellone
Per gestire e accettare le prenotazioni cliccate su Tabellone nel menù principale e verrà proposto il
tabellone del circolo con i campi e le relative ore (fig.1,2). In questo esempio i campi sono quattro di
cui uno in manutenzione, a sinistra nelle prime tre colonne ci sono le ore, il numero delle
prenotazioni presenti per quell’ora e il numero dei campi liberi sempre per quell’ora.
Cliccando su un’ora libera nelle colonne dei campi andremo a posizionare una prenotazione grazie
alla scheda che si aprirà.
In questa scheda dovete definire se l’orario è corretto o se la prenotazione è più l’unga dell’ora
singola di base.
Se inserirete nel campo Fino al giorno una data posteriore a quella della prenotazione, fino a quella
data, per ogni settimana verrà posizionata regolarmente questa prenotazione.
Il campo proposto è quello della colonna che avete scelto nel tabellone ma è comunque sostituibile
con un altro presente nella lista, in caso alcuni campi non comparissero in quella lista di campi
significa che per quell’ora quelle risorse sono già impegnate.
Selezionate poi il tipo di gioco ed eventuali note nel campo sottostante. A questo punto selezionerete
i giocatori che hanno prenotato il campo, per effettuare una selezione multipla selezionate i giocatori
tenendo premuto il tasto Control (Ctrl sulla tastiera, il primo tasto in basso a sinistra).
In caso sia presente un maestro all’incontro potete selezionarlo dalla lista dei maestri presenti. Una
volta completata la scheda di prenotazione in tutte le sue parti cliccate su Conferma per confermare
la prenotazione e posizionarla sul tabellone. Per quell’ora la risorsa risulterà occupata e quindi non
prenotabile anche dai clienti via Internet (fig.3).
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Cliccando sul nome della prenotazione (fig.4) aprirete la scheda dettagliata con già i costi divisi per i
partecipanti e con la possibilità di aggiungere dettagli come il riscaldamento e l’illuminazione o delle
note aggiuntive personali.
Selezionando una delle voci presenti in basso a destra è possibile nell’ordine eliminare la singola
prenotazione, eliminare tutte le prenotazioni stagionali gemelle a questa, azzerare i conti (fig.5).
Cliccando invece sul simbolo dell’Euro accanto al nome della prenotazione sul tabellone potrete
gestire i pagamenti di quella prenotazione. La tariffa del campo è sempre suddivisa equamente tra i
clienti inseriti all’interno della prenotazione, le uniche differenze possono scaturire dai diversi
tesseramenti che permettono sconti o comunque agevolazioni e infine sugli extra come ristorazione e
oggettistica che vengono attribuiti al singolo (fig.6).
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In questa pagina potete aggiungere altri importi ulteriori alla tariffa del campo come articoli da bar
che dovete caricare in Gestione articoli o inserendo una descrizione e un importo nei campi
versamenti \ addebiti.
Sotto alle liste di articoli suddivisi per categoria è possibile selezionare la quantità di ciascuno e ogni
volta che cliccherete su Conferma le modifiche apportate verranno salvate.
Per il pagamento potete cliccare su Cassa nel caso il cliente specifico abbia pagato alla cassa o su
Conto se il cliente dispone di un conto presso il circolo di addebitare li la spesa, tutte queste
movimentazioni sul conto sono poi visibili in una lista dettagliata e cronologica (fig.7,8).
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8) Creare le tessere e gestire il tesseramento.
Per la gestione delle tessere sociali cliccate su Tessere nel menù principale e scegliete tra
Tesseramento se dovete tesserare un cliente e Tipo Tessere se dovete modificare, eliminare o
creare delle tessere nuove.
Per tesserare un cliente entrate quindi in Tesseramento e nella pagina che verrà proposta dovrete
semplicemente inserire i nuovi tesserati selezionandoli dalla Lista Clienti e abbinandogli una tessera
dalla lista Tipo Tessere e cliccando su Invia.
Per eliminare un tesserato selezionatelo, selezionare la voce Elimina la Tessera e clicca su Invia.
Se alcune tessere prevedono sconti o comunque delle agevolazioni tennis3m ne terrà conto
automaticamente, per esempio durante il pagamento di una prenotazione se il cliente pagante è un
tesserato, che ha come agevolazione degli sconti, l’importo che verrà proposto sarà già comprensivo
di quello sconto.
Non sarà più necessario quindi ricordarsi all’occorrenza che tipo di tessera ha ogni cliente e sarà
possibile creare una vasta gamma di tessere personalizzate.
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Per creare diversi tipi di tessere per il tuo circolo scegli dal menù principale Tesseramento e poi
Tipo Tessere. Troverai una libreria di tessere già pre configurate che potrai scegliere o modificare e
potrai creare tessere nuove non selezionando nulla dalla libreria di tessere e compilando il modulo di
destra (per selezionare più giorni \ campi insieme tenete premuto il tasto Ctrl e seleziona i giorni \
campi desiderati e poi rilasciate il tasto), una volta modificata una tessera esistente o creata ex novo
cliccate su Conferma per salvare le modifiche.
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9) Gestione degli archivi articoli e risorse
È importante popolare gli archivi delle risorse e degli articoli che mettete a disposizione della
clientela in modo da avere una lista da cui poter scegliere velocemente al momento del conto (fig.1).
Selezionate dal menù principale Archivi e poi Gestione Singola Tabella e vi verranno proposte
tutte le tabelle in cui sono contenute i diversi gruppi di categorie presenti nella gestione di tennis3m
come i tipi di gioco, i tipi di socio ecc.. sino ai tipi di articoli in vendita. Selezionate quest’ultima
tabella per aprire la pagina di modifica e inserimento e vi apparirà a sinistra la lista con le tre
categorie di articoli già presenti di base nel programma quali Bar, Ristorazione e Oggettistica.
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Per aggiungere una nuova categoria, che per esempio noi chiameremo Manutenzione per poi
inserirci come articoli l’accordatura delle racchette e la sostituzione del nastro grip dell’impugnatura,
inserite nel campo si destra in nome della categoria e poi cliccate su Conferma e subito comparirà
nella lista di sinistra. Per eliminare una qualsiasi categoria selezionatela dalla lista e cliccate sul
bottone sottostante Elimina la riga scelta.
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Una volta creata la categoria chiudete la pagina e dal menu della sezione archivi selezionate
Gestione Articoli e vi verrà proposta la pagina di inserimento degli articoli per categoria.
Scegliete la categoria appena creata, Manutenzione nel nostro caso, digitate un titolo per l’articolo
come per esempio Accordatura, dategli un valore di listino e cliccate su Invia per confermare.
La lista categorie a sinistra verrà aggiornata e comparirà Manutenzione con un numero alla sua
destra che sta a indicare quanti articoli sono presenti per quella categoria. Cliccando sulle categorie
vi verrà proposta la lista di tutti gli articoli di quella categoria con la possibilità, selezionandoli, di
modifica o eliminazione.
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Una volta creata e popolata la nuova categoria di articoli quando tornerete alla pagina del conto
prenotazione in basso vi troverete una lista in più che sarà proprio Manutenzione con al suo interno
Accordatura proprio per le procedure svolte in precedenza.
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10) I clienti del circolo
Ci sono più sezioni in cui poter controllare i conti dei clienti e la contabilità generale del circolo
come per esempio in Conti aperti odierni e Conti di tutti i clienti, i 2 bottoni presenti in alto nella
pagina del tabellone delle prenotazioni, con i quali e’ possibile controllare tutti i conti della giornata
che sono ancora in attesa di essere chiusi (fig.1) e i tutti i conti dei clienti che hanno avuto
movimenti e specialmente quelli che hanno un saldo in negativo (fig.2).
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Selezionando invece dal menù principale Clienti e poi Sospesi di cassa vi verrà proposta la lista di
tutti i clienti con saldo in negativo con la possibilità di chiudere tutti i conti alla data odierna o anche
precedente mantenendo ovviamente il saldo per ogni cliente ma non i singoli dettagli dei movimenti
che verranno inviati automaticamente via email ai clienti relativi, inoltre cliccando sul nome potrete
entrare nel dettaglio di ogni singolo cliente e di potrete aggiungere versamenti o addebiti (fig.3).
Scegliendo invece dal menù principale Clienti e poi Sconfinamento potrete scegliere per ogni
cliente il saldo negativo massimo raggiungibile in modo che un cliente con un saldo troppo in
negativo non possa più prenotare i campi on-line o presso il circolo quando è attiva la modalità
“Chiosco” fino a che non riporterà il saldo entro i limiti che voi avete prestabilito (fig.4).
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11) Gestire la comunicazione con i clienti
Tramite lo strumento Messaggi potete lasciare messaggi ai singoli clienti registrati presso il vostro
circolo, per farlo selezionate dal menù principale Clienti e poi Messaggi (fig.1,2), vi comparirà una
pagina con a sinistra la lista dei vostri clienti e a destra, una volta selezionato un destinatario, la
pagina con i campi in cui scrivere oggetto e corpo del messaggio (fig.3).
Una volta scritto il messaggio cliccate su Invia e al prossimo accesso di quel cliente su tennis3m gli
verrà notificata la presenza di un nuovo messaggio (fig.4).
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E’ possibile inoltre utilizzare gli innumerevoli strumenti presenti nella bacheca raggiungibile dal
menù principale selezionando Bacheca (fig.5).
Qui potete comunicare con i clienti segnalando Novità, scrivendo Annunci, segnalando Links di siti
internet interessanti, segnalando le Iniziative del circolo (fig.6).
Ognuna di queste sezioni ha delle funzioni leggermente diverse per meglio adattarsi alle tipologie di
discussioni e di argomenti che conterranno come per esempio se in Iniziative il circolo organizza
una cena o un viaggio il cliente potrà prenotare direttamente on-line un posto per se e per i suoi
amici.
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Uno strumento molto utile per mandare comunicazioni di massa a tutti i clienti via email, con la
possibilità inoltre di poter personalizzare automaticamente ogni email con il nome del cliente, lo
trovate cliccando su Gestione Circolo e poi su Spedisci comunicazione (fig.7,8).
Una volta selezionato vi comparirà una pagina con a sinistra la lista dei clienti con un bottone di
check alla sinistra di ogni nome in modo da poter selezionare \ deselezionare i destinatari del
messaggio, di base quando viene caricata la pagina vengono selezionati tutti i clienti del circolo.
Dopo aver definito i destinatari cliccate su Conferma la lista e vi comparirà lo strumento di
creazione dell’email (fig.9) e una volta composto il messaggio e definita una regola di
personalizzazione delle email per ogni cliente cliccate su Spedisci il messaggio alla lista.
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