Questionario soddisfazione firma digitale 2013

Firma digitale: questionario di soddisfazione (settembre)
Sommario
Premessa ........................................................................................................................................ 2
Afferenza e tempo trascorso dal rilascio ................................................................................... 3
Quadro generale ............................................................................................................................ 4
Valutazione della soddisfazione “impulsiva” e “ponderata”. ..................................................................................... 4
Valutazione della soddisfazione limitatamente alla fase di rilascio ............................................................................ 5
Valutazione della soddisfazione limitatamente all’ utilizzo della firma........................................................................ 6
Problemi riscontrati nell’utilizzo della firma digitale ................................................................................................. 6
Valutazione del supporto ottenuto durante l’utilizzo della firma digitale .................................................................... 8
Valutazione della soddisfazione limitatamente ai vantaggi percepiti con la firma digitale ............................................ 8
Dematerializzazione del processo e anni-uomo ...................................................................................................... 9
Analisi per polo e data di rilascio .............................................................................................. 10
Confronto di soddisfazione “impulsiva” e “ponderata” per polo di appartenenza ...................................................... 16
Lista dei suggerimenti e commenti .......................................................................................... 17
Preparato da: Carlo Atz e Elsa Ganassini
Stato: Approvato
Nome documento: Firma digitale: questionario di soddisfazione (settembre)
Ufficio Sviluppo Servizi Online e Supporto Utenti
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Premessa
Nel periodo dal 9 settembre 2013 al 4 ottobre 2013 è stato somministrato un questionario a 290 docenti per
sondare la loro soddisfazione in merito alla firma digitale: dalla fase di rilascio, all’utilizzo della stessa alla
percezione dei benefici introdotti attraverso questa nuova funzionalità.
Allo scadere del termine, i questionari raccolti sono stati 151 di cui 3 non compilati. L’analisi riguarda,
quindi, 148 questionari. Inoltre, 7 fra coloro che hanno risposto, non avendo ancora utilizzato la firma
digitale, non hanno potuto esprimere un giudizio su alcuni aspetti che venivano proposti nel questionario.
Pertanto, l’analisi sull’utilizzo della firma, la verbalizzazione, le problematiche riscontrate e il supporto fa
riferimento a 141 questionari.
Questo documento è diviso in quattro parti:
1. una parte che riguarda le risposte alle domande introduttive in merito all’afferenza e al periodo di
rilascio della firma;
2. un quadro generale
3. un’analisi per polo e data di rilascio
4. una lista dei suggerimenti/commenti inseriti dai docenti in coda al questionario
-2-
Afferenza e tempo trascorso dal rilascio
TEMPO TRASCORSO DAL RILASCIO
Intervallo di tempo
Frequenza
0 - 2 mesi
1
2 - 6 mesi
69
più di 6 mesi
78
1%
46%
0 - 2 mesi
2 - 6 mesi
53%
più di 6 mesi
-3-
Quadro generale
Valutazione della soddisfazione “impulsiva” e “ponderata”.
All’inizio del questionario è stata posta la domanda: “Quanto si ritiene soddisfatto del processo di firma
digitale nel suo complesso?” allo scopo di avere una valutazione “impulsiva” da parte del docente in merito
alla firma digitale, prima di passare a considerare in maniera puntuale tutti gli aspetti connessi alla firma
digitale stessa.
Successivamente, sono state poste tutta una serie di domande che portavano a considerare le varie fasi in
maniera specifica, chiedendo una valutazione dei vari aspetti che le caratterizzano.
Infine, si è chiesto nuovamente di indicare il livello di soddisfazione nell’utilizzo della verbalizzazione con
firma digitale, rispetto ai precedenti tipi di verbalizzazione con firma autografa. Dato che questa domanda è
stata posta alla fine, dopo la valutazione di specifici aspetti della procedura, consente di ottenere un valore di
soddisfazione più “ponderata” che può essere messa a confronto con il livello di soddisfazione “impulsiva”
ottenuto all’inizio del questionario.
Le possibili risposte variavano su una scala da 1 a 5, dove 1 rappresenta assoluta insoddisfazione e 5 totale
soddisfazione. Nel seguente grafico è riportata la media delle due variabili suddette.
SODDISFAZIONE IMPULSIVA E PONDERATA
Sodd. Impulsiva
Sodd. Ponderata
4,423
4,529
Sodd. Ponderata
Sodd. Impulsiva
1
2
3
4
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Stato: Approvato
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Valutazione della soddisfazione limitatamente alla fase di rilascio
Si entrava, poi, nel merito richiedendo una valutazione della fase di rilascio (a partire dell’appuntamento fino
al rilascio vero e proprio) sia relativamente agli aspetti logistici che a quelli riguardanti l’incaricato al
rilascio. Per ogni voce si riporta la media del punteggio assegnato (valori da 1 a 5, dove 1 rappresenta
assoluta insoddisfazione e 5 totale soddisfazione).
SODDISFAZIONE FASE DI RILASCIO - ASPETTI LOGISTICI
Appuntamento
Date/Orari Attesa Durata procedura
Iter complessivo
Sodd. Impulsiva
4.482
4.517 4.531
4.539
4.432
4.423
Sodd. Impulsiva
Iter complessivo
Durata procedura
Attesa
Date/Orari
Appuntamento
1
2
3
4
5
SODDISFAZIONE FASE DI RILASCIO - INCARICATI AL RILASCIO
Cortesia Linee/Guida
Disponib. Spiegaz.
Sodd impulsiva
4.864
4.735
4.75
4.423
Sodd impulsiva
Disponib. Spiegaz.
Linee/Guida
Cortesia
1
2
3
4
5
-5-
Valutazione della soddisfazione limitatamente all’ utilizzo della firma
Si è richiesto di valutare la fase di utilizzo della firma. Anche qui è riportata la media dei valori da 1 a 5.
Interfaccia
grafica
Step per
verbalizz.
3.755
SODDISFAZIONE FASE DI UTILIZZO - VERBALIZZAZIONE
Usabilità
Navigaz.
Correggi
Percez.
Sodd
sistema
feedback
verbale
sicurezza
impulsiva
3.955
3.896
3.844
4
4.441
4.423
Sodd impulsiva
Percez. sicurezza
Correggi verbale
Navigaz. feedback
Usabilità sistema
Step per verbalizz.
Interfaccia grafica
1
2
3
4
5
Problemi riscontrati nell’utilizzo della firma digitale
HA MAI AVUTO BISOGNO DI SUPPORTO
Opzioni
Frequenza
no
91
si
44
non disp.
6
4%
31%
no
si
65%
-6-
non disp.
Al docente è stato chiesto di specificare eventuali problemi riscontrati nell’utilizzo della firma digitale.
HA AVUTO BISOGNO DI
SUPPORTO - perché? (anche più di
una risposta)
Tipo problema
Frequenza
Dimenticato PIN
15
Problemi a recuperare
OTP
2
Dubbi funzionam.
verbalizzaz.
4
Funzionam. procedura
online
8
Definizione errata
appello
7
Messaggio
malfunzionamento
11
Problemi browser
7
Altro
8
13%
24%
11%
3%
7%
18%
13%
11%
Dimenticato PIN
Problemi a recuperare OTP
Dubbi funzionam. verbalizzaz.
Funzionam. procedura online
Definizione errata appello
Messaggio malfunzionamento
Problemi broswer
Altro
Chiedendo di specificare come ha ottenuto supporto.
COME HA OTTENUTO SUPPORTO
PRINCIPALMENTE
Modalità supporto
Frequenza
via mail
8
via telefono
27
sia via mail che al telefono
5
colleghi
1
altro
3
2% 7%
18%
11%
62%
via mail
sia via mail che al telefono
altro
via telefono
colleghi
-7-
Valutazione del supporto ottenuto durante l’utilizzo della firma digitale
SODDISFAZIONE FASE DI SUPPORTO
Tempestività
Spiegazioni
Cortesia
Sodd impulsiva
4.525
4.5
4.8
4.423
Sodd impulsiva
Cortesia
Spiegazioni
Tempestività
1
2
3
4
5
Valutazione della soddisfazione limitatamente ai vantaggi percepiti con la firma
digitale
Infine, si è voluto verificare quale fosse la percezione del docente in merito ai vantaggi portati dalla
digitalizzazione del processo di verbalizzazione.
PERCEZIONE PROGRESSI
Riduzione utilizzo
Velocizzazione caric. Elimnazione
Verbalizzazione fuori
carta
esiti
consegna verbali
sede
4,748
4,585
4,696
4,525
Verbalizzazione fuori sede
Elimnazione consegna verbali
Velocizzazione caric. esiti
Riduzione utilizzo carta
1
2
3
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Dematerializzazione del processo e anni-uomo
Nel questionario è stata inserita la seguente domanda:
“Considerato che in Ateneo vengono verbalizzati 130mila esami l'anno, quanto tempo ritiene faccia
risparmiare la completa dematerializzazione del processo?”.
Questa domanda è stata inserita con l’obiettivo di capire che percezione ha il docente in merito a questo
aspetto e non per avere una stima precisa degli anni/uomo effettivi. Il grafico sotto è il risultato delle risposte
ottenute a questa domanda. C’è da tener presente, però, che alcuni docenti hanno specificato di aver risposto
a caso, non avendo alcuna idea in merito.
DEMATERIALIZZAZIONE DEL PROCESSO E
ANNI-UOMO
tempo risparmiato
6 mesi
1 anno
2 anni
3 anni
non disp.
frequenza
51
51
24
13
12
%
34%
34%
16%
8%
8%
8%
8%
34%
16%
34%
6 mesi
1 anno
2 anni
3 anni
non disp.
Gli anni/uomo effettivi sono 3. Tale calcolo è fatto considerando poco più di 2 minuti per ogni verbale
cartaceo (130 mila). In questi 2 minuti e (e poco più) sono compresi: la stampa del verbale, la consegna dello
stesso al docente e l’acquisizione tramite scanner ottico.
Il totale è pari a 4875 ore. Considerato che 1 anno/uomo corrisponde a 220 giorni lavorativi (365 giorni
esclusi sabati, domeniche, ferie e festività varie), ossia 1585 ore, il totale raggiunto è pari a 3 anni/uomo.
Questo calcolo riguarda il lavoro amministrativo di preparazione e archiviazione dei verbali d’esame e non
tiene conto del tempo che il docente utilizza in caso di verbalizzazione cartacea di esami scritti, che andrebbe
aggiunto al calcolo sopra. In tal caso, il tempo di registrazione dell’esito varia a seconda del numero di
studenti che dovrebbero verbalizzare l’esito stesso presentandosi fisicamente nella data/ora fissata per la
registrazione.
La verbalizzazione online per esami scritti, infatti, elimina l’incombenza per il docente di fissare una data per
la verbalizzazione degli esiti.
In caso di esame orale, la verbalizzazione online può essere velocizzata esportando la lista iscritti in un file
excel (con apposita funzione attiva in Esse3), inserendo l’esito nel file excel direttamente in sede d’esame e
reimportandolo in Esse3 a fine appello.
-9-
Analisi per polo e data di rilascio
I grafici che seguono analizzano le varie risposte per polo di appartenenza (Città, Collina e Rovereto) e in
base alla data di rilascio della firma autografa.
I grafici riportano i valori medi della soddisfazione (la scala utilizzata è sempre da 1 a 5, dove 1 = per niente
soddisfacente e 5 = completamente soddisfacente). Nelle tabelle sono riportati il valori della media aritmetica
(Ma) e della deviazione standard (σ).
SODDISFAZIONE IMPULSIVA - Rispetto al polo
σ
Polo
Ma
Città
4,403
Collina
4,393
Rovereto
4,47
0,958
0,752
0,696
Rovereto
Collina
Città
1
2
3
4
5
SODDISFAZIONE IMPULSIVA - Rispetto alla data di rilascio
Tempo trascorso dal rilascio
0 - 6 mesi
più di 6 mesi
Ma
4.261
4.539
σ
0.981
0.677
più di 6 mesi
0 - 6 mesi
1
2
3
4
5
- 10 -
SODDISFAZIONE FASE DI RILASCIO - ASPETTI LOGISTICI
Rispetto al polo di appartenenza
Polo
σ
Ma
Città
Collina
Rovereto
4.536
4.426
4.635
0.638
0.794
0.648
Rovereto
Collina
Città
1
2
3
4
5
SODDISFAZIONE FASE DI RILASCIO - ASPETTI LOGISTICI
Rispetto alla data di rilascio
Tempo trascorso dal rilascio
0 - 6 mesi
più di 6 mesi
σ
0.613
0.775
Ma
4.624
4.394
più di 6 mesi
0 - 6 mesi
1
2
3
4
5
- 11 -
SODDISFAZIONE FASE DI RILASCIO - INCARICATI RILASCIO
Rispetto al polo di appartenenza
Polo
σ
Ma
Città
Collina
Rovereto
4.79
4.765
4.823
0.49
0.586
0.381
Rovereto
Collina
Città
1
2
3
4
5
SODDISFAZIONE FASE DI RILASCIO - INCARICATI RILASCIO
Rispetto alla data di rilascio
Tempo trascorso dal rilascio
0 - 6 mesi
più di 6 mesi
Ma
4.789
4.777
σ
0.565
0.484
più di 6 mesi
0 - 6 mesi
1
2
3
4
5
- 12 -
SODDISFAZIONE FASE DI VERBALIZZAZIONE Rispetto al
polo di appartenenza
Polo
σ
Ma
Città
Collina
Rovereto
4.161
3.836
3.827
0.815
1.098
0.991
Rovereto
Collina
Città
1
2
3
4
5
SODDISFAZIONE FASE DI VERBALIZZAZIONE Rispetto alla
data di rilascio
Tempo trascorso dal rilascio
0 - 6 mesi
più di 6 mesi
Ma
3.962
3.994
σ
1.038
0.93
più di 6 mesi
0 - 6 mesi
1
2
3
4
5
- 13 -
SODDISFAZIONE FASE DI SUPPORTO - Rispetto al polo di
appartenenza
Polo
σ
Ma
Città
Collina
Rovereto
4.621
4.577
4.666
0.645
0.682
0.471
Rovereto
Collina
Città
1
2
3
4
5
SODDISFAZIONE FASE DI SUPPORTO - Rispetto alla data di
rilascio
Tempo trascorso dal rilascio
0 - 6 mesi
più di 6 mesi
Ma
4.667
4.543
σ
0.617
0.677
più di 6 mesi
0 - 6 mesi
1
2
3
4
5
- 14 -
PERCEZIONE PROGRESSI - Rispetto al polo di appartenenza
Polo
σ
Ma
Città
Collina
Rovereto
4.762
4.538
4.531
0.672
0.884
1.03
Rovereto
Collina
Città
1
2
3
4
5
PERCEZIONE PROGRESSI - Rispetto alla data di rilascio
Tempo trascorso dal rilascio
0 - 6 mesi
più di 6 mesi
Ma
4.62
4.649
σ
0.879
0.771
più di 6 mesi
0 - 6 mesi
1
2
3
4
5
- 15 -
Confronto di soddisfazione “impulsiva” e “ponderata” per polo di
appartenenza
Si riportano i valori medi della soddisfazione espressi prima e alla fine del questionario suddivisi, anche in
questo caso, sia per centro di appartenenza che per tempo trascorso dal rilascio della firma digitale.
CONFRONTO SODDISFAZIONE IMPULSIVA E PONDERATA - Rispetto al polo di appartenenza
Polo
Città
Collina
Rovereto
Ma (sodd.impuls.)
4.403
4.394
4.47
σ (sodd.impuls.)
0.958
0.752
0.696
σ (sodd.pond.)
0.585
0.925
0.788
Ma (sodd. pond.)
4.7
4.379
4.437
Rovereto
Ma (sodd. pond.)
Collina
Ma (sodd.impuls.)
Città
1
2
3
4
5
CONFRONTO SODDISFAZIONE IMPULSIVA E PONDERATA - Rispetto alla data di rilascio
Tempo trascorso dal rilascio
0 - 6 mesi
più di 6 mesi
Ma (sodd.impuls.) σ (sodd.impuls.) Ma (sodd. pond.) σ (sodd.pond.)
4.261
0.981
4.403
0.906
4.539
0.677
4.638
0.652
più di 6 mesi
Ma (sodd. pond.)
Ma (sodd.impuls.)
0 - 6 mesi
1
2
3
4
5
- 16 -
Lista dei suggerimenti e commenti
Nella parte in azzurro si riportano i suggerimenti/commenti inseriti nel campo libero in coda al questionario,
mentre nella parte in bianco abbiamo inserito il nostro commento/risposta in merito. Alcuni commenti sono
stati accorpati, perché inerenti lo stesso argomento.
La procedura è utile e mi sembra sicura; per gli appelli di grandi dimensioni (> 50 verbalizzazioni) è ottima, per gli
appelli con piccoli numeri (<10) a volte è poco pratica.
Considerato che la firma autografa richiede che venga fissato un giorno per la verbalizzazione e che più è
lunga la lista iscritti, più richiede tempo, di certo in caso di appelli di grandi dimensioni la firma digitale
rende la procedura di verbalizzazione molto più snella.
In caso di appelli con pochi iscritti, forse la verbalizzazione online per esami orali con firma autografa
risulta, in effetti, meno pratica della verbalizzazione cartacea in presenza. Rimane, comunque, il vantaggio
notevole della riduzione dei tempi di caricamento dell’esito che con la verbalizzazione online per esami orali
con firma digitale può avere l’esito in libretto già il pomeriggio del giorno dell’esame, anziché 5 settimane
dopo la data dell’appello.
Spesso gli studenti si rivolgono al docente quando hanno problemi con la verbalizzazione dell'esame. Si dovrebbe
chiarire chi è responsabile.
Assolutamente! Dobbiamo ancora trovare il modo: negli ultimi anni in settembre/ottobre organizziamo dei
workshop per le matricole dove spieghiamo l’intera procedura e diamo i riferimenti in caso di problematiche
con gli appelli. Purtroppo, l’affluenza è ancora bassa. Abbiamo, quindi, attivato un helponline che fornisce
risposte ai principali problemi con gli appelli d’esame, ma evidentemente è ancora usato da pochi. Stiamo,
comunque, lavorando per perfezionare anche questo canale.
Nella schermata che appare prima della chiusura lo status del verbale non è ben comprensibile
Stiamo verificando coi tecnici che ci supportano se sono possibili modifiche in tal senso.
Il manuale associato al servizio NON specifica con quali versioni dei vari browser si può accedere al servizio. tale
specifica è un requisito di base per un manuale e salverebbe tempo sia all'utente che all'help desk
Ha ragione. Provvederemo all’inserimento di questa informazione basilare.
Ribadisco il problema di cui sopra. Per il resto, il sistema è molto buono ! Se tento di aggiungere il nominativo dello
studente in questione, il sistema mi dice che non è possibile, anche se adesso lo studente ha sostenuto l'esame che
creava problema di propedeuticità. In questa situazione non si capisce cosa sta succedendo. A. Rigobello sta
indagando, io sono in attesa di risposta, assieme allo studente in questione
Il sistema impedisce al docente di inserire uno studente nella lista iscritti solo quando l’attività didattica non
è presente nel libretto dello studente. Chiaramente, l’analisi del caso concreto, in questi casi, è essenziale. In
caso di problemi come questo, invitiamo a scrivere una mail a [email protected]
Rifare la grafica spaventosa dal punto di vista della comunicazione: da dilettanti. Ridefinire le dizioni che sono
totalmente fuorvianti.
Il rifacimento della grafica è un aspetto su cui probabilmente si lavorerà in futuro, mentre, invece, la
modifica dei termini può essere effettuata già ora in diverse parti dell’area docente, basta fare una
segnalazione a [email protected]
Usabilità pessima.
Ho ricevuto errori senza alcuna spiegazione (es. errore 000)
- 17 -
Su questo il nostro margine d’intervento è ridotto, ma inseriremo sicuramente delle richieste
d’implementazione per rendere i messaggi d’errore comprensibili.
Non funziona con tutti i browser web. Da me funziona solo con MS Internet Explorer su un computer. Con altri
browser e computer viene sempre un messaggio di errore che non si capisce.
Sarebbe opportuno avere anche la possibilità di firmare il registro lezioni e tutti gli altri documenti esistenti in ESSE3
con la stessa firma digitale. In altre parole: perché posso firmare gli esami in modo digitale ma non il mio registro
docente? E' lo stesso sistema informatico (ESSE3) che gestisce entrambe le cose. Il fatto che non posso utilizzare la
firma digitale con web-browsers diversi da MS Internet Explorer mi da fastidio. Quado ho provato ad usare Firefox
viene sempre uno strano messaggio di errore che non si capisce e che non da spiegazioni come risolvere il problema.
Se la firma digitale funzionasse in modo più generale sarei soddisfatto al 100%, ma così non sono molto soddisfatto.
Poi sarebbe utile per docenti di piccoli corsi con pochi studenti (dove l'esame si svolge in studio docente) di inserire
appelli in modo flessibile direttamente in ESSE3.
In merito ai browser cercheremo di fare il punto in modo da verificare come mai per alcuni funziona e per
altri no e di stilare una lista di quelli coi quali non funziona.
Abbiamo già iniziato a verificare se sia possibile utilizzare la firma digitale anche per i registri delle lezioni
e siamo in attesa di una risposta da parte dei tecnici che ci supportano.
Per quanto riguarda la possibilità di inserire a sistema degli appelli direttamente da parte del docente, si
tratta di una questione da definire in Dipartimento.
Non c'è significativo risparmio di tempo.
Questa, come altre procedure informatiche (inserimento orari, informazioni e pagine online del corso...), affida al
docente la responsabilità di seguire in toto le procedure e risolvere le relative questioni (di forma e procedura, non di
contenuto) - di fatto il personale docente è caricato di incombenze ulteriori (incluso questo questionario). è in linea con
l'aggravio procedurale e burocratico richiesto ai docenti dell'università italiana (nel mondo anglosassone che tanto
diciamo di prendere a modello queste cose sono gestite ricorrendo a personale specifico!)
Raccogliamo questo suggerimento per poterlo sviluppare secondo quanto rientra nelle nostre competenze e
possibilità, come cercare di rendere la procedura più snella.
Sarebbe utile poter registrare e variare anche i nomi dei collaboratori che partecipano all'esame.
L’inserimento della commissione d’esame al momento viene fatta da back office, ma possiamo ragionare
sulla possibilità di attivare la funzione di modifica della stessa dall’area riservata docente. Si tratta di un
aspetto che non avevamo ancora considerato.
Nel caso di esami scritti la cui verbalizzazione va chiusa dopo un certo numero di giorni, sarebbe opportuna un
promemoria automatico via e-mail in caso di dimenticanza.
Ci vorrebbe un sistema di alert via email che mi comunica quando è possibile verbalizzare l'esame. Di solito non
ricordo mai al termine dei 15 giorni... e me ne ricordo al primo sollecito degli studenti.
Prevedere una mail automatica del sistema che ricordi la possibilità di verbalizzare (e non un messaggio inviato ad
hoc dal personale addetto inviato solamente nell'ipotesi di settimane di ritardo nella verbalizzazione)
Questa funzione è stata rilasciata e dobbiamo procedere con dei test prima di attivarla in produzione.
Nonostante la mia personale avversione ai sistemi informatici devo ammettere che questa procedura, sebbene per il
docente richieda a mio giudizio un tempo decisamente superiore rispetto all'originaria compilazione dei vecchi registri
cartacei, è complessivamente un netto miglioramento, soprattutto (immagino) per lo studente che ha modo di
verificare in tempi brevissimi la registrazione dell'esame appena sostenuto. E' anche innegabile la riduzione della
mole di lavoro del personale coinvolto nelle varie Segreterie. Cordiali saluti
Grazie.
- 18 -
Il problema che permane è ovviamente quello della gestione delle code di esami vecchio ordinamento, penso non
eliminabile.
Tale problema, che però deve essere analizzato nello specifico, può essere risolto generalmente con la
condivisione degli appelli d’esame.
In mancanza del dispositivo per la generazione del codice, perché conservato in un cassetto, non si riesce a
verbalizzare in remoto. Probabilmente c'è un modo per farlo ma non lo conosco.
Confermiamo che per poter verbalizzare è essenziale avere a disposizione il token e che non ci sono
modalità diverse per farlo, dato che PIN di Firma e OTP sono i codici necessari per sbloccare il processo di
firma.
Il processo per chiudere il verbale e caricare la firma è esageratamente complicato e laborioso. Potrebbe essere
semplificato.
Il processo per chiudere il verbale e firmarlo richiede di attendere lo scadere del termine e di procedere poi
con l’inserimento di PIN di Firma e OTP. Questi due passaggi non possono essere eliminati. Il primo,
perché non è possibile verbalizzare prima dello scadere del termine fissato (anche se su questo stiamo
lavorando per consentire la verbalizzazione almeno per gli studenti in procinto di conseguire il titolo). Il
secondo, perché è con l’inserimento di tali codici che il firmatario viene riconosciuto dal sistema
autorizzando la firma del verbale.
La dematerializzazione fa risparmiare tempo alle segreterie ma non ai docenti
Il tempo risparmiato dal personale tecnico amministrativo è un dato assolutamente innegabile e che consente
anche di mettere in atto tutta una serie di processi di riqualificazione del personale stesso. In caso di appelli
d’esame con una lista molto numerosa, anche il tempo richiesto al docente per la verbalizzazione si riduce
molto. Questo discorso vale anche per le liste iscritti poco numerose in caso di appello scritto.
In caso di appello orale, invece, come evidenziato sopra, la procedura risulta un po’ più complessa rispetto a
quella della verbalizzazione cartacea, a meno che non si utilizzi la funziona di export/import della lista su
file excel.
La domanda sul tempo fatto risparmiare dalla firma digitale per persona mi sembra un po' sciocca e la risposta
difficilmente attendibile!
Non capisco la domanda sul risparmio di tempo. Ho risposto a caso perché non posso fare diversamente.
Cosa volete che io sappia di quanti mesi uomo si risparmiano? Ho messo una risposta a caso
Ometterei la penultima domanda (sul risparmio di tempo) perche' trovo che sia impossibile rispondere con un grado di
precisione affidabile.
Se consideriamo anche le docenti e le impiegate delle segreterie, ai due anni/uomo vanno aggiunti due anni/donna,
per un totale di quattro anni/persona
Beh, non esageriamo sui mesi "uomo" che tanto poi ci sono anche molte donne nel processo! Ed essendo distribuito
su 500 studenti l'effetto non è così forte... mi sembra una domanda ideologica. Vediamo se limesurvey mi permette di
non rispondere! Poi a me rimane problematico il termine degli intervalli di pubblicazione per cui servirebbero degli
ALERT non appena si supera il periodo di pubblicazione per procedere alla chiusura che è quella che veramente
serve agli studenti e alla segreteria.
La misura utilizzata parla di anni “uomo” e non “donna” o “persona”, perché abbiamo utilizzato una
misurazione univoca in uso per la pianificazione del personale in azienda. Tale misura è quantificata in
media in 220 giorni di lavoro (365 giorni esclusi sabati, domeniche, ferie e festività varie). Non voleva,
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quindi, essere una mancanza nei confronti del genere femminile.
Unica pecca e il periodo di attesa per chiudere la procedura. La procedura di silenzio/assenso per gli studenti è troppo
lunga.
Il sistema consentirebbe di ridurre il termine (come per le verbalizzazioni online “ritiro non consentito” dove
il termine è di 5 giorni) e il mantenimento del termine di 15 giorni - sia per le verbalizzazioni online “ritiro
consentito” che per quelle “silenzio/assenso” – è una scelta d’Ateneo.
Il sistema è usabile finché tutto va bene, ma mi è accaduto che la procedura fallisse; in tal caso, esse3 stampa solo
un codice d'errore, quindi non so se posso riprovare o se devo contattare qualcuno.
In questi casi può contattare l’ufficio che si occupa di fornire supporto ai docenti scrivendo a
[email protected] o telefonando al 3338 in orario di sportello (Lunedì e Venerdì dalle 9:30 alle
12:30; Martedì dalle 9:30 alle 12:30 e dalle 14:30 alle 16:30 Mercoledì e Giovedì dalle 14:30 alle
16:30).
In futuro, estendere l'uso della firma anche per altre procedure.
Attivare firma digitale per registri delle lezioni.
Sarà nostra cura inserire apposita richiesta d’implementazione per quanto riguarda le funzionalità dell’area
riservata docente di Esse3.
Il carico di lavoro per il docente è in effetti aumentato. Inoltre il vantaggio della compilazione fuori sede è solo parziale.
Trovandomi all'estero non ho potuto completarlo perché non potevo ricevere l'SMS di conferma del codice.
In effetti a chi viaggia fuori dai confini nazionali di solito consigliamo di scegliere il token come dispositivo
per la creazione dell’OTP.
Suggerisco un messaggio finale che specifichi che la procedura è conclusa ed è andata a buon fine. A me e ad altri
colleghi è successo, inizialmente, di rimanere nel dubbio.
Non c'è una chiara dichiarazione della fine della procedura.
Sarebbe utile aggiungere un messaggio/finestra finale che comunichi che l'invio del verbale è avvenuto correttamente.
Questo requisito fa parte delle richieste d’implementazione ai tecnici che ci supportano.
Ottima soluzione.
Grazie
Per poter usare pienamente la procedura dall'esterno sarebbe opportuno potervi accedere anche da tablet.
Ci informeremo sulle prossime release per verificare se è stata pianificata anche quella che consenta la firma
via tablet.
Unico problema: non sempre la rete è funzionante in tutte le aule della facoltà di ingegneria, e questo non consente di
effettuare la verbalizzazione appena concluso l'esame orale.
Nei dipartimenti schermati come questo di solito è preferibile richiedere l’utilizzo del token anziché l’sms.
La didattica è un'attività umana piena di casi particolari ed eccezioni. Tutti i processi automatizzati, quindi anche
questo, comportano delle rigidità che, in presenza di piccoli errori o imperfezioni, possono creare problemi e perdite di
tempo.
Ne siamo consapevoli. Il nostro compito è quello di cercare di ridurre le imperfezioni ed eliminare gli errori
il più possibile. Certo, si tratta pur sempre di uno strumento informatico che in quanto tale è sempre
migliorabile.
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Adesso che si è risolto il problema del pin penso sarà più funzionale
La dimenticanza del Pin di Firma è un problema bloccante e piuttosto frequente, ma una volta risolto, la
procedura di verbalizzazione in genere è piuttosto snella.
Avete fatto nel complesso un buon lavoro. Ma attenzione a ''piccoli'' problemi come quello che ho segnalato sopra.
Con procedure come queste non ci devono essere imprevisti, altrimenti spesso non si sa come fare e si rischia (quasi)
di rimpiangere il vecchio registro cartaceo. Ribadisco, nel complesso sono più che soddisfatto e vorrei che tutte le
attività dell'ateneo avessero strumenti simili
Purtroppo non tutte le casistiche sono prevedibili, ma è anche vero che andando avanti con l’utilizzo di
questa verbalizzazione, si lavorerà per rimediare ai problemi via via rilevati.
Ritengo poco utile, ancorché non penalizzante, la possibilità di verbalizzare al di fuori dell'Ateneo. La verbalizzazione
dovrebbe essere contestuale all'effettuazione dell'esame. Il sistema con cartaceo vecchio era dal punto di vista dei
tempi richiesti al docente equivalente alla firma digitale. Il sistema intermedio (digitale con firma autografa) è il più
oneroso di tutti e andrebbe eliminato. Il sistema di verbalizzazione online è un po' macchinoso, ma comunque
accettabile.
Il sistema intermedio di verbalizzazione online con firma autografa era stato fatto per evitare un passaggio
troppo impattante come quello dal cartaceo alla verbalizzazione online con firma digitale. Ora, comunque,
tale sistema con firma autografa è in fase di eliminazione.
La verbalizzazione può essere contestuale all’esame in caso di esami orali se si utilizza la funzione di
export/import della lista iscritti su file excel.
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