Dati dei business partner

Documentazione di prodotto
SAP Business ByDesign 1302
Dati dei business partner
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Indice dei contenuti
1
Concetti base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
1.1
Gestione indirizzi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
1.2
Controllo di business partner duplicati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
2
View Business partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
2.1
Guida rapida per Business partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
2.2
Concetti base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
Business partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
Identificatori supplementari per business partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
3
View Clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
3.1
Guida rapida per Clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
3.2
Concetti base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
Gestione di clienti e contatti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
3.3
Diritti e restrizioni di accesso per Clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
Impostazioni di output integrato nel processo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
Riepiloghi dei business partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
Attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
Creare clienti mediante Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
Elaborare dati relativi alle vendite per tutti i clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
34
Creare un certificato di esenzione fiscale (view Clienti) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
Creare un mandato addebito diretto SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
Esportare dati commerciali mediante Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
Elaborare dati di massa relativi ai clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
40
4
View Fornitori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
42
4.1
Guida rapida per Fornitori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
42
4.2
Concetti base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
47
Gestione di fornitori e collaboratori esterni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
47
Gestione del ciclo di vita della categoria di prodotto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
48
Attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
48
Creare fornitori mediante Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
48
5
View Contatti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
5.1
Guida rapida per Contatti in Dati dei business partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
5.2
Concetti base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
Gestione di clienti e contatti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
4.3
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Indice dei contenuti
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3
6
View Collaboratori esterni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
6.1
Guida rapida per Collaboratori esterni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
6.2
Concetti base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
Gestione di fornitori e collaboratori esterni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
6.3
Attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
Elaborare riepilogo ore di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
Registrare orari da Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
64
7
View Dipendenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
7.1
Guida rapida per Dipendenti in Dati dei business partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
7.2
Concetti base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
68
Gestione della protezione dati in SAP Business ByDesign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
68
View Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
72
8
8.1
Dati collaborazione cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
72
8.2
Dati di contatto cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
8.3
Dettagli cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
74
8.4
Dati di responsabilità del cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
76
8.5
Dettagli fornitore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Indice dei contenuti
1 Concetti base
1.1 Gestione indirizzi
Riepilogo
È possibile creare, visualizzare e aggiornare i dettagli necessari per comunicare con i business partner. È possibile
elaborare i dati di comunicazione e postali dettagliati per persone e organizzazioni.
Dati postali
È possibile aggiornare i dati generali dell'indirizzo postale di un business partner. Il paese deve essere selezionato
prima di poter aggiungere i dettagli dell'indirizzo.
Il layout dei campi indirizzo di posta è specifico del paese.
Il layout specifico del paese non è disponibile per tutti i paesi.
È possibile aggiornare ulteriori dettagli dell'indirizzo di posta per organizzazioni e persone nei campi supplementari
quali:
●
Numero casella postale
●
Fuso orario
●
Righe indirizzo
Si consiglia di creare un inserimento diverso per un indirizzo di casella postale che contiene soltanto dati
relativi alla casella postale.
Nelle Risorse Umane, i dati dell'indirizzo sono a dipendenza temporale, consentendo di gestire dettagli
dell'indirizzo accurati per i dipendenti. I dati dell'indirizzo privato gestiti nelle Risorse Umane vengono
protetti in altre aree applicative.
Dati di comunicazione
È possibile aggiornare i dati di comunicazione per un business partner. I campi disponibili per i dati di comunicazione
variano a seconda che si aggiornino i dati per le persone o le organizzazioni.
La gestione dei dati di comunicazione è facoltativa.
È possibile inserire i dettagli di comunicazione quali:
●
Numero telefonico
●
Numero di fax
●
Indirizzo e-mail
●
Indirizzo del sito Web (solo organizzazione)
●
Telefono cellulare (solo persona)
È possibile inoltre specificare la lingua e il metodo di contatto preferenziale del business partner.
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Concetti base
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5
Indirizzi multipli
È possibile gestire più indirizzi per un business partner. È necessario specificare l'indirizzo principale quando si
attribuisce più di un indirizzo a un business partner.
Se si inseriscono più indirizzi per i clienti, è possibile specificare gli indirizzi dei destinatari della consegna, di
fatturazione e degli avvisi di pagamento. Per i fornitori, è possibile specificare gli indirizzi di partenza, dei fornitori,
dei beneficiari e degli avvisi di pagamento.
È possibile specificare gli indirizzi commerciali e personali per i contatti e i collaboratori esterni. È possibile
aggiungere ulteriori dettagli a un indirizzo commerciale, come edificio, piano, stanza e dettagli relativi alla posta
interna. Se si vuole selezionare un indirizzo commerciale per un contatto o un collaboratore esterno, attribuire prima
la relativa organizzazione business partner il cui indirizzo è utilizzato come indirizzo commerciale.
Eliminazione di indirizzi
È possibile eliminare l'indirizzo di un business partner. L'eliminazione dell'indirizzo di un business partner non causa
errori nei documenti commerciali dal momento che in questi ultimi si fa sempre riferimento a una copia dell'indirizzo
del business partner.
Indirizzi titolari della carta di credito per clienti
In alcuni paesi, il controllo di autorizzazione di un fornitore di servizi carte di credito include un controllo indirizzi. In
questo caso un titolare di carta di credito è necessario. La stanza di compensazione controlla l'indirizzo del pagatore
rispetto all'indirizzo del titolare di carta di credito memorizzato sul fornitore di servizi carte di credito. Se gli indirizzi
non corrispondono, il pagamento con carta di credito non viene effettuato.
È possibile aggiornare un titolare di carta di credito o copiare uno degli indirizzi esistenti del cliente sull'indirizzo del
titolare della carta di credito.
Nell'attività rapida è possibile copiare solo l'indirizzo principale del cliente sull'indirizzo del titolare della
carta di credito.
Funzionalità supplementari
Le funzionalità elencate di seguito e altre funzionalità sono disponibili se sono state attivate nella view Creazione
mashup. Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per Creazione mashup nell'Help.
●
Mappa/Direzioni
È possibile visualizzare un indirizzo su una mappa.
●
Ricerca telefono inversa
È possibile inserire il numero di telefono di un fornitore, un cliente o un contatto per visualizzare i dettagli della
persona o dell'organizzazione a cui questo numero appartiene.
1.2 Controllo di business partner duplicati
Riepilogo
Il controllo di business partner duplicati consente di trovare business partners che sono presenti più volte nel sistema,
evitando così dati ridondanti nel sistema e consentendo di ridurre i costi e le difficoltà quando si gestiscono i dati
anagrafici dei business partner.
È possibile utilizzare il controllo duplicati durante l'esecuzione delle seguenti attività:
●
6
Durante la creazione di un nuovo business partner in una view corrispondente
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Concetti base
●
Durante la creazione di business partners da Microsoft Excel®
Ad esempio, il controllo duplicati è disponibile durante la creazione di clienti mediante Microsoft Excel. Per
ulteriori informazioni, consultare Creare clienti mediante Microsoft Excel® [Pagina 32].
Il controllo duplicati è disponibile in diversi business process dove sono usati business partner, clienti, fornitori o
qualsiasi altro tipo di business partners e i rispettivi ruoli.
Il controllo viene eseguito quando si crea un nuovo business partner. Durante il salvataggio dei dati, il sistema
controlla se il business partner esiste già. Ciascun controllo viene eseguito per business partners con qualsiasi tipo
di stato.
Il controllo visualizzerà anche i dati dei business partner a cui potrebbe non essere possibile accedere a
causa di diritti di accesso mancanti. L'indirizzo principale viene visualizzato solo se si dispone
dell'autorizzazione per accedervi.
Durante il controllo di business partner duplicati, sono disponibili le seguenti opzioni:
●
Il controllo duplicati viene eseguito automaticamente quando si salvano i dati inseriti.
●
È inoltre possibile attivare il controllo duplicati manualmente facendo clic su Controllo dei duplicati .
Il controllo viene sempre eseguito confrontando i dati dei business partner esistenti con i dati di un business
partner che si intende creare.
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Per disattivare il controllo duplicati e per selezionare il tipo di controllo che si vuole utilizzare, selezionare le funzioni
richieste nella propria configurazione di soluzione. Per trovare questa business option, accedere al centro di lavoro
Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di implementazione
e fare clic su Elaborare portata del progetto . Nella fase Selezione obiettivi, assicurarsi di selezionare Business
Partners in Dati commerciali generali.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento di selezione obiettivi Dati commerciali generali e selezionare Business
partners. Selezionare Gestione di business partners e rispondere alle domande relative al controllo duplicati per i
business partner.
Caratteristiche
Ricerca di business partner duplicati
La ricerca di business partner duplicati viene eseguita in base ai seguenti criteri di ricerca:
●
Nome di un business partner e dati correlati
○
Nome e cognome di una persona
○
Nome e nome supplementare di un'organizzazione
●
Dati dell'indirizzo
○
I dati dell'indirizzo postale quali paese, città, CAP, via e numero civico
●
Dati di comunicazione
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Concetti base
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Numero di telefono, fax, cellulare ed e-mail
○
Il sistema esegue una ricerca fuzzy che trova i business partner anche quando i dati inseriti contengono
errori tipografici oppure sono incompleti.
Il risultato del controllo duplicati visualizza le seguenti informazioni su potenziali business partner duplicati:
●
ID
●
Nome
●
Indirizzo
●
Stato
●
Informazioni di classificazione sulla probabilità di una concordanza con un potenziale business partner
duplicato in percentuale
●
L'indicazione se il ruolo correlato della view corrente è stato già attribuito al business partner in questione
Ad esempio, durante il controllo di fornitori duplicati nella view Fornitori, la casella di spunta Esistente come
fornitore risulta selezionata se il business partner è stato creato come fornitore.
Durante la selezione degli obiettivi, è possibile scegliere uno dei seguenti profili per il controllo duplicati:
●
Controllo efficace se si intende ricercare i business partner duplicati solo con alta somiglianza
●
Controllo medio se si intende ricercare i business partner duplicati con somiglianza da media ad alta
●
Controllo debole se si intende ricercare i business partner duplicati con somiglianza da bassa ad alta
È inoltre possibile disattivare il controllo duplicati.
Gestione di business partner duplicati
Nel risultato del controllo duplicati, è possibile effettuare le seguenti operazioni:
8
●
Ignorare i business partner duplicati e salvare gli inserimenti
●
Creare il nuovo business partner secondo i dati del business partner duplicato
Se il business partner esistente è già stato creato con un determinato ruolo, è possibile utilizzare i dati esistenti
o creare il nuovo business partner con il nuovo ruolo.
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Concetti base
2 View Business partners
2.1 Guida rapida per Business partners
La view Business partners consente di creare e accedere facilmente ai record delle società e delle persone che sono
business partner. È possibile visualizzare e aggiornare i dettagli relativi ai business partner, quali lo stato corrente
del record, l'indirizzo, i dati di comunicazione e il contatto principale.
Nella view Business partners è possibile attribuire più ruoli business partner a un business partner esistente, ad
esempio è possibile specificare che un cliente è anche un concorrente. L'attribuzione di ruoli business partner
consente di condividere le informazioni già elaborate per questa società o persona. Queste informazioni non devono
quindi essere inserite di nuovo ogni volta che un nuovo ruolo business partner viene attribuito a tale business partner.
E' possibile accedere alla view Business partners del centro di lavoro Dati dei business partner.
Concetti base
Business partners
Un business partner è una persona oppure un'organizzazione per la quale la società ha un interesse commerciale.
Un ampio range di persone e organizzazioni vengono considerati business partners. Ad esempio, i business partner
vengono utilizzati nelle Risorse Umane (dipendenti) e nella contabilità finanziaria (banca, stanza di compensazione).
Per ulteriori informazioni, consultare Business partners [Pagina 12].
Gestione indirizzi
È possibile creare, visualizzare e aggiornare i dettagli necessari per comunicare con i business partner. È possibile
elaborare i dati di comunicazione e postali dettagliati per persone e organizzazioni.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione indirizzi [Pagina 5].
Controllo di business partner duplicati
Il controllo di business partner duplicati consente di trovare business partners che sono presenti più volte nel sistema,
evitando così dati ridondanti nel sistema e consentendo di ridurre i costi e le difficoltà quando si gestiscono i dati
anagrafici dei business partner.
Per ulteriori informazioni, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
Attività
Creare ed elaborare un business partner
1.
Nella lista di lavoro della view Business partners, fare clic su Nuovo
persona o Business partner - organizzazione.
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View Business partners
, quindi selezionare Business partner -
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È inoltre possibile creare un nuovo business partner accedendo alle attività frequenti Nuovo business
partner - organizzazione o Nuovo business partner - persona appartenenti al centro di lavoro Dati dei
business partner.
2.
Inserire il nome, l'indirizzo, i dettagli di comunicazione e altri dati del business partner, a seconda che sia una
persona o un'organizzazione.
È possibile controllare se nel sistema esiste già un business partner purché sia stata indicata questa
opzione durante la selezione obiettivi. Quando si inseriscono i dettagli di un business partner, fare
clic su Controllo dei duplicati . Il sistema inoltre notifica all'utente i potenziali duplicati quando si
salvano i dettagli di un nuovo business partner. È possibile visualizzare i potenziali duplicati elencati.
3.
Per aggiornare informazioni supplementari sul business partner, fare clic su Visualizzare tutto per aprire
l'editor.
È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni a un determinato business partner
selezionandolo nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare —> Generale.
4.
Fare clic su Salvare per salvare il nuovo business partner.
Attribuire un ruolo business partner
1.
Nella lista di lavoro della view Business partners, selezionare il business partner rilevante e fare clic su
Creare come .
2.
Selezionare il ruolo business partner dall'elenco di riepilogo a discesa per aprire l'attività rapida di questo
ruolo specifico.
I ruoli business partner vengono disattivati nell'elenco di riepilogo a discesa se sono già stati attribuiti
al business partner o se non possono essere attribuiti al business partner. Alcuni ruoli possono
essere attribuiti solo a un business partner come persona o solo a un business partner come
organizzazione. In Dettagli, all'interno della view Business partners, è possibile visualizzare i ruoli già
attribuiti al business partner. È possibile attribuire il ruolo di dipendente a un business partner se
Risorse Umane non è attivo.
3.
Tutti gli indirizzi e le informazioni di comunicazione già elaborati per questo business partner vengono
visualizzati nell'attività rapida. Inserire ulteriori informazioni in base alle esigenze.
4.
Per elaborare informazioni supplementari sul ruolo business partner, fare clic su Visualizzare tutto per aprire
l'editor.
L'editor è ora disponibile per ogni ruolo business partner.
5.
Fare clic su Salvare per salvare il nuovo ruolo business partner.
È possibile aggiungere uno o più ruoli business partner a un business partner esistente.
Attribuire più indirizzi a un business partner
1.
Nell'editor della view Business partners fare clic su Indirizzi .
2.
Fare clic su Aggiungere riga .
3.
Inserire i dettagli dell'indirizzo.
4.
Se sono necessari dei campi dell'indirizzo supplementari, fare clic su Campi supplementari.
È possibile inoltre selezionare un indirizzo principale diverso.
5.
Inserire uno o più indirizzi e salvare i relativi dettagli.
10
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View Business partners
È inoltre possibile attribuire indirizzi supplementari a un determinato business partner
selezionandolo nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Indirizzi.
Attribuire un contatto a un business partner - organizzazione
1.
Nell'editor della view Business partners fare clic su Contatti e quindi Contatti .
2.
Fare clic su Attribuire contatto per utilizzare un business partner esistente come contatto per il business
partner.
1.
Nella finestra di dialogo cercare un business partner utilizzando la selezione valori.
2.
Selezionare un business partner e fare clic su OK.
Vengono visualizzati i dettagli del reparto, della funzione, di comunicazione e dell'indirizzo esistenti
relativi al business partner. È possibile elaborare i dettagli o aggiungere informazioni.
3.
Per creare un nuovo contatto fare clic su Aggiungere riga .
4.
Inserire i dettagli sul nuovo contatto.
È possibile attribuire più contatti a un business partner. È necessario indicare un contatto principale
selezionando la casella di spunta Principale.
5.
Fare clic su Salvare per salvare il contatto.
È inoltre possibile attribuire indirizzi supplementari a un determinato business partner
selezionandolo nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Contatti.
Specificare relazioni di un business partner
●
Per specificare le relazioni per le organizzazioni business partner effettuare la seguente procedura:
1.
Nell'editor della view Business partners fare clic su Contatti e quindi Contatti per inserire i propri
dettagli sulle relazioni del contatto per un'organizzazione business partner.
È inoltre possibile specificare le relazioni dei contatti relative a un determinato business partner
come organizzazione selezionandolo nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare →
Contatti.
●
2.
Nell'editor della view Business partners fare clic su Contatti e quindi Relazioni supplementari per inserire
i propri dettagli sulle relazioni del contatto per un'organizzazione business partner.
3.
Fare clic su Aggiungere riga e selezionare il tipo di relazione e il business partner col quale
l'organizzazione business partner ha una relazione.
4.
Salvare i propri dati.
Per specificare le relazioni per i business partner come persone effettuare la seguente procedura:
1.
Nell'editor della view Business partners fare clic su Relazioni per inserire i propri dettagli sulle relazioni
per un business partner come persona.
2.
Fare clic su Aggiungere riga e selezionare il tipo di relazione e il business partner con il quale il business
partner come persona ha una relazione.
3.
Salvare i propri dati.
Esportare business partners mediante Microsoft Excel
Per ulteriori informazioni, consultare Esportare dati commerciali tramite Microsoft Excel [Pagina 38].
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View Business partners
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2.2 Concetti base
2.2.1 Business partners
Riepilogo
Un business partner è una persona oppure un'organizzazione per la quale la società ha un interesse commerciale.
Un ampio range di persone e organizzazioni vengono considerati business partners. Ad esempio, i business partner
vengono utilizzati nelle Risorse Umane (dipendenti) e nella contabilità finanziaria (banca, stanza di compensazione).
La view Business partners del centro di lavoro Dati dei business partner fornisce un riepilogo di tutti i business partner
che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile aggiornare i dati generali relativi al business partner, quali
l'indirizzo e i dati di comunicazione, lo stato del business partner, i ruoli e le relazioni business partner.
È possibile elaborare tutte le informazioni su un business partner in un unico luogo, anche quando un business partner
svolge più ruoli. Ad esempio, se un fornitore diventa un cliente, è possibile aggiungere le nuove informazioni alle
informazioni esistenti su questo business partner. È inoltre possibile creare un business partner senza attribuirgli
un ruolo specifico. Questo è adatto per un business partner come ad esempio una società con servizio di corriere.
Esistono i seguenti tipi di business partner rilevanti per i diversi business process:
12
●
Clienti
Una persona (cliente privato) o un'organizzazione (cliente aziendale) con cui una società ha una relazione
commerciale, che ordina, acquista o riceve un prodotto.
●
Fornitori
Una società che fornisce materiali o servizi.
●
Collaboratori esterni
Persona che esegue un servizio per conto di una società.
●
Contatti
Un interlocutore in un'organizzazione.
●
Dipendenti
Una persona che contribuisce o ha contribuito alla creazione di merci e servizi nella società in base a un
contratto di lavoro.
●
Partners
Una società con cui l'azienda ha un accordo contrattuale vantaggioso per entrambi, ad esempio, un grossista
o un distributore.
●
Le mie banche
Un istituto finanziario che fornisce servizi bancari all'azienda, ovvero conserva depositi, offre servizi di credito
e altri servizi finanziari.
●
Stanze di compensazione
Un'agenzia intermediaria dove le informazioni sui pagamenti vengono elaborate tra fornitori e istituti
finanziari. La stanza di compensazione autorizza il fornitore ad accettare una transazione con la carta di
pagamento.
●
Autorità fiscali
Un'agenzia governativa autorizzata a imporre le imposte.
●
Concorrenti
Un'altra società che è in concorrenza per le vendite nello stesso mercato di destinazione.
●
Fondi di previdenza sociale
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Un'organizzazione che dirige un fondo di previdenza sociale.
Esiste una distinzione tra un business partner e un partner. Un partner è una società con cui si ha un accordo
contrattuale vantaggioso per entrambi, ad esempio, un grossista. Un partner è un tipo di business partner.
Tuttavia, un business partner può anche essere un concorrente e pertanto viene definito come stakeholder
o parte interessata.
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Sono state verificate e adattate le impostazioni predefinite per i dati specifici del business partner.
Per trovare questa attività, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di
implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Aprire lista delle attività . Selezionare la
fase Fine tuning, quindi l'attività Business partner generali dalla lista delle attività.
Caratteristiche
Business partner - organizzazioni e persone
Oltre ai tipi di business partner nei diversi business process, esistono i tipi seguenti:
●
Business partner - organizzazioni
Il business partner è una società.
●
Business partner - persone
Il business partner è un individuo.
A seconda del business partner, organizzazione o persona, saranno visualizzati campi diversi. Le persone ad esempio
richiedono dei campi correlati alla persona, come campi nome, mentre le organizzazioni richiedono campi per
organizzazioni, come l'entità giuridica di una società o il contatto principale.
Per una persona è possibile aggiornare i nomi con ulteriori dettagli quali il secondo nome e il cognome di nascita nei
campi nome supplementari.
Ruoli del business partner
È possibile attribuire più ruoli a un business partner. Ad esempio, un fornitore può essere anche il proprio cliente.
Alcuni dettagli per il business partner possono essere identici per ciascun ruolo, come ad esempio i dati relativi
all'indirizzo. Non è necessario inserire queste informazioni di nuovo quando si attribuisce un nuovo ruolo a un
business partner esistente.
Anche i ruoli consentono di categorizzare ulteriormente i diversi tipi di business partner nel sistema. Ad esempio,
un fornitore può essere un fornitore attività di magazzino o uno spedizioniere.
È possibile elaborare informazioni diverse per ciascun ruolo. Ad esempio, se si specifica che Jane Smith è una
dipendente, sarà necessario aggiungere i relativi dati, quali le informazioni sullo stipendio e i dati di accesso utente.
Se invece si specifica che Jane Smith è una cliente, si otterranno diverse informazioni, ad esempio, i dati relativi alle
vendite nonché finanziari.
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Miller and Son, un fornitore di Akron Heating Technologies, di recente è diventato un cliente di Akron.
Kate Jacob intende aggiungere nuovi dettagli alle informazioni esistenti su Miller and Son. Accede al centro
di lavoro Dati dei business partner e sceglie la view Business partners. Seleziona Miller and Son dalla lista
di lavoro, fa clic su Creare come e sceglie Cliente per aprire l'attività rapida Cliente. L'indirizzo e i dati di
comunicazione sono già presenti. Apre l'editor e aggiunge le nuove informazioni per il cliente.
I dati dell'indirizzo privato, l'appoggio bancario, la data di nascita e il numero di previdenza sociale del
dipendente elaborati nel centro di lavoro Gestione del personale sono protetti. È possibile accedere a questi
dati nei centri di lavoro Gestione del personale, Gestione stipendi, Gestione orari, Retribuzione e solo nelle
view Self-service del dipendente del centro di lavoro Pagina iniziale.
Relazioni dei business partner
È possibile specificare le relazioni di un business partner con altri business partner nel sistema. Ad esempio, è
possibile specificare che un fornitore è anche il fornitore di un cliente.
Dati generali per business partner
Oltre ai dati suindicati, è possibile anche elaborare ulteriori dati specifici del business partner.
È possibile elaborare i seguenti dati generali per un business partner:
●
Range di numerazione
I range di numerazione controllano la modalità in cui il sistema genera i numeri per i nuovi business partner.
Definiscono il numero più alto e il numero più basso che possono essere usati in un sistema.
È possibile elaborare i seguenti dati per un business partner - organizzazione:
●
Settore
●
Entità giuridica
È possibile elaborare i seguenti dati per un business partner - persona:
●
Formato nome
I formati nome definiscono la sequenza con cui si visualizzano i componenti del nome di un individuo. Ad
esempio, i nomi formattati sono usati nel riepilogo business partner.
●
Stato civile
●
Professione
●
Titolo accademico
●
Titolo
Vedere anche
Identificatori supplementari per business partners [Pagina 14]
2.2.2 Identificatori supplementari per business partners
È possibile distinguere i business partner grazie ai rispettivi identificatori, ad esempio l'ID cliente, che sono degli ID
alfanumerici univoci attribuiti a un business partner. Oltre all'ID business partner, è possibile elaborare diversi altri
identificatori. Tali ID possono essere aggiunti a un business partner facendo clic su Generale , quindi su Identificatori
supplementari.
14
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Alcuni ID supplementari vengono utilizzati per transazioni business-to-business (B2B). Gli ID seguenti sono rilevanti
per B2B.
●
DUNS
Il numero DUNS (Data Universal Numbering System) è un numero di identificazione univoco a nove caratteri
fornito sa Dun & Bradstreet. È riconosciuto a livello internazionale e utilizzato come identificatore della società
nelle transazioni di commercio elettronico.
Il numero DUNS viene utilizzato in Central Contractor Registration (CCR). È necessario un numero diverso
per ogni ubicazione fisica di una società inserita in CCR.
Il numero DUNS è disponibile nell'attività rapida e nell'editor di clienti e fornitori aziendali.
●
Numero internazionale di ubicazione
Numero utilizzato per identificare unità fisiche, legali oppure operative che appartengono a un'azienda o parte
di un'azienda, ad esempio un magazzino.
Il numero internazionale di ubicazione è disponibile nell'attività rapida e nell'editor di clienti e fornitori
aziendali.
●
Numero ufficio doganale tedesco
Il numero ufficio doganale tedesco è un identificatore alfanumerico univoco utilizzato per registrare un
fornitore presso l'ufficio doganale tedesco. Il numero viene utilizzato per identificare i partner coinvolti in
comunicazioni elettroniche con l'autorità doganale tedesca ed è composto da un codice paese a due caratteri
e da sette numeri.
Il numero ufficio doganale tedesco è disponibile nell'attività rapida e nell'editor dei fornitori.
●
ID ufficio doganale UE
L'ID ufficio doganale UE è un identificatore alfanumerico univoco di un ufficio doganale nell'Unione europea.
È composto da un codice paese a due caratteri e da sei numeri.
Se si seleziona la casella di spunta Ufficio doganale, il relativo business partner viene classificato come ufficio
doganale e il campo ID diventa visibile. Per attivare lo scambio elettronico di documenti commerciali con un
ufficio doganale, è necessario elaborare l'accordo di comunicazione rilevante nel centro di lavoro Gestione
applicazione e utenti.
L'ID ufficio doganale UE è disponibile nell'editor delle organizzazioni business partner.
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3 View Clienti
3.1 Guida rapida per Clienti
Come professionista di servizi o vendite, è necessario un accesso facile e completo alle informazioni dei clienti e dei
potenziali clienti. Questo consente di fornire soluzioni di servizi o vendite di qualità.
La view Clienti fornisce un riepilogo di tutti i clienti che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile gestire
informazioni importanti su un cliente, come i dati di comunicazione e dell'indirizzo, lo stato, la classificazione, gli
orari di contatto, i dati relativi alle vendite e finanziari.
È possibile accedere alla view Clienti dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Gestione clienti
Concetti base
Clienti e contatti
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui clienti e sui contatti in più centri di lavoro. I dati creati
vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo centro di lavoro per
poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione di clienti e contatti [Pagina 23].
Gestione di indirizzi
È possibile creare, visualizzare e aggiornare i dettagli necessari per comunicare con i business partner. È possibile
elaborare i dati di comunicazione e postali dettagliati per persone e organizzazioni.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione di indirizzi [Pagina 5].
Diritti e restrizioni di accesso
È possibile controllare i dati cliente a cui un utente può accedere nella view Clienti dei centri di lavoro Gestione
clienti e Dati dei business partner. A seconda dei diritti e delle restrizioni di accesso definite per un utente questi potrà
visualizzare e elaborare solo i clienti selezionati. Ciò consente di gestire i propri utenti sulla base dei requisiti della
società. È così possibile consentire agli utenti selezionati di visualizzare dati cliente più riservati riducendo al
contempo i dati cui possono accedere altri utenti.
Per ulteriori informazioni, consultare Diritti e restrizioni di accesso per Clienti [Pagina 26] e Riepiloghi dei business
partner [Pagina 30].
Controllo di business partner duplicati
Il controllo di business partner duplicati consente di trovare business partners che sono presenti più volte nel sistema,
evitando così dati ridondanti nel sistema e consentendo di ridurre i costi e le difficoltà quando si gestiscono i dati
anagrafici dei business partner.
Per ulteriori informazioni, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
16
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View Clienti
Attività
Creare ed elaborare un cliente
1.
Nella lista di lavoro della view Clienti fare clic su Nuovo
organizzazione.
e selezionare quindi Cliente privato o Cliente
È inoltre possibile creare un nuovo cliente accedendo alle attività frequenti Nuovo cliente
organizzazione o Nuovo cliente privato nei centri di lavoro Dati dei business partner o Gestione
clienti.
2.
Inserire il nome, l'indirizzo, i dettagli di comunicazione e altri dati specifici del cliente, come ad esempio la
classificazione ABC o l'ID Nielsen, a seconda che si tratti di un cliente privato o di un cliente organizzazione.
Sebbene l'unico campo obbligatorio sia il campo Nome, si consiglia di inserire anche l'indirizzo
principale, i dettagli di comunicazione e di contatto. Si consiglia anche di inserire i dati finanziari e
delle vendite, poiché queste informazioni sono necessarie nell'ambito di altri processi come la
creazione di un ordine di vendita. Per inserire i dati finanziari e delle vendite, come ad esempio il
conto bancario e i dettagli della carta di pagamento, fare clic su Visualizzare tutto e selezionare quindi
Dati vendite o Dati finanziari .
Se i dettagli del cliente non includono tutte le informazioni necessarie per la vendita, la consegna e
la contabilizzazione delle fatture di prodotti e servizi al cliente, si consiglia di aggiungere a
quest'ultimo tutte le informazioni necessarie.
Le informazioni necessarie per il processo di vendita completo includono:
●
Dati generali, ad esempio, nome del cliente, indirizzo principale e lingua
●
Dati relativi alle vendite, ad esempio, organizzazione commerciale, canale di distribuzione,
priorità di consegna, Incoterms, condizioni di pagamento e divisa
●
Dati finanziari, ad esempio, ID società e gruppo di determinazione conti
È possibile controllare se nel sistema esiste già un cliente purché sia stata scelta questa opzione
durante la selezione obiettivi. Quando si inseriscono i dettagli di un cliente, fare clic su
Controllo dei duplicati . Il sistema inoltre notifica all'utente i potenziali duplicati quando si salvano i
dettagli di un nuovo cliente. È possibile visualizzare i potenziali duplicati elencati.
3.
Per inserire informazioni supplementari sul cliente, fare clic su Visualizzare tutto per aprire l'editor. È anche
possibile fare clic su Ulteriori informazioni per navigare direttamente al tab relativo ai dati necessari.
È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni a un determinato cliente selezionandolo nella
lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Generale.
4.
Fare clic su Salvare per salvare il nuovo cliente.
Creare clienti mediante Microsoft Excel
È possibile creare clienti utilizzando un template di Microsoft Excel predefinito. Per ulteriori informazioni, consultare
Creare clienti mediante Microsoft Excel [Pagina 32].
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Attribuire più indirizzi a un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Comunicazione e quindi Indirizzi .
2.
Fare clic su Aggiungere riga .
3.
Inserire i dettagli dell'indirizzo.
4.
Se sono necessari dei campi dell'indirizzo supplementari, fare clic su Campi supplementari.
È inoltre possibile selezionare un altro indirizzo principale e indicare come l'indirizzo deve essere utilizzato,
come ad esempio l'indirizzo del destinatario della consegna.
5.
Inserire uno o più indirizzi e salvare i relativi dettagli.
È inoltre possibile attribuire indirizzi supplementari a un determinato cliente selezionandolo nella
lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Indirizzi.
Elaborare impostazioni di output per un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Comunicazione e quindi Collaborazione .
2.
Sono disponibili le seguenti opzioni:
●
Per specificare le impostazioni di output per un documento specifico, selezionarne uno dalla lista.
a.
SelezionareE-mail, Fax o Stampante dall'elenco di riepilogo a discesa.
Per utilizzare il fax come canale di output, è necessario selezionare questa opzione
durante la selezione degli obiettivi. Per ulteriori informazioni, consultare Configurazione:
Impostazioni e-mail e fax.
b.
Inserire l'indirizzo e-mail, il numero di fax oppure il numero di copie necessario.
È possibile selezionare un template di modulo per i clienti, se disponibile.
Di default, ai clienti non viene inviata la notifica di consegna. Se si intende inviare notifiche
di consegna a un determinato cliente, selezionare la casella di spunta nella colonna
Attivo, inserire il canale di output e fare clic su Salvare .
.
●
Per disporre di un canale di output da utilizzare per tutti i documenti commerciali inviati a questo
business partner, selezionare la casella di spunta Utilizzare per tutti i documenti commerciali.
a.
SelezionareE-mail, Fax o Stampante dall'elenco di riepilogo a discesa.
b.
Inserire l'indirizzo e-mail, il numero di fax oppure il numero di copie necessario.
c.
Premere INVIO.
Se si utilizza l'e-mail come canale di output e non si inserisce un indirizzo e-mail, verrà
utilizzato l'indirizzo e-mail presente nell'indirizzo principale del business partner.
●
Per elaborare le impostazioni XML, fare clic su Elaborare impostazioni XML . In questo modo viene
visualizzata l'attività rapida Accordo di comunicazione.
Le impostazioni di output specifiche del business partner sovrascrivono tutte le eventuali impostazioni di output di
default elaborate nelle view Selezione canale di output e Selezione template modulo del centro di lavoro Gestione
applicazione e utenti.
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Le impostazioni specifiche del business partner possono essere inoltre sovrascritte se il dipendente
responsabile di un documento modifica le impostazioni di output facendo clic su Opzioni disponibili e
selezionando Elaborare impostazioni di output.
Per ulteriori informazioni, consultare Impostazioni di output integrato nel processo [Pagina 29].
Attribuire un contatto a un cliente organizzazione
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Contatti e quindi Contatti .
2.
Fare clic su Attribuire contatto per utilizzare un business partner esistente come contatto per il cliente.
1.
Nella finestra di dialogo cercare un business partner utilizzando la selezione valori.
2.
Selezionare un business partner e fare clic su OK.
Vengono visualizzati i dettagli del reparto, della funzione, di comunicazione e dell'indirizzo esistenti
relativi al business partner. È possibile elaborare i dettagli o aggiungere informazioni.
3.
Per creare un nuovo contatto fare clic su Aggiungere riga .
4.
Inserire i dettagli sul nuovo contatto.
È possibile attribuire più contatti a un cliente. È necessario indicare un contatto principale selezionando la
casella di spunta Principale.
5.
Fare clic su Salvare per salvare il contatto.
È inoltre possibile attribuire un contatto a un determinato cliente selezionandolo nella lista di lavoro
e facendo clic su Elaborare → Contatti.
Specificare relazioni di un cliente
●
Per specificare le relazioni per i clienti organizzazione effettuare la seguente procedura:
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Contatti e quindi Contatti per inserire i propri dettagli sulle
relazioni del contatto per un cliente organizzazione.
È inoltre possibile specificare relazioni dei contatti per un determinato cliente organizzazione
selezionandolo nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Contatti.
●
2.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Contatti e quindi Relazioni e responsabilità per inserire i propri
dettagli su altre relazioni del contatto per un cliente organizzazione.
3.
Fare clic su Aggiungere riga alla voce Relazioni e selezionare il tipo di relazione e il business partner col
quale il cliente organizzazione ha una relazione.
4.
Salvare i propri dati.
Per specificare le relazioni per i clienti privati effettuare la seguente procedura:
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Relazioni per inserire i propri dettagli sulle relazioni per un cliente
privato.
2.
Fare clic su Aggiungere riga alla voce Relazioni e selezionare il tipo di relazione e il business partner col
quale il cliente privato ha una relazione.
3.
Salvare i propri dati.
Attribuire responsabilità dirette ai clienti
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Contatti e quindi Relazioni e responsabilità per i clienti organizzazione
o Relazioni per i clienti privati.
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È inoltre possibile aggiornare il dipendente direttamente responsabile nell'attività rapida. Per
elaborare i campi di Responsabilità nell'attività rapida occorre effettuare la procedura seguente:
1.
Per rendere i campi visibili fare clic su
titolo dell'attività rapida.
2.
Selezionare la casella di spunta Visibile per la sezione Responsabilità e salvare le proprie
modifiche.
Personalizzare
Questa videata
2.
Fare clic su Aggiungere riga alla voce Responsabilità.
3.
Selezionare un dipendente.
La casella di spunta Diretto responsabile sarà automaticamente selezionata.
nella barra del
La selezione valori, dove è possibile selezionare il dipendente, fornirà tutti i dipendenti e collaboratori
esterni del proprio sistema SAP Business ByDesign a prescindere dai diritti di accesso dell'utente.
4.
Selezionare Responsabile vendite come ruolo del partner.
5.
Salvare i propri dati.
Le responsabilità visualizzate nella lista per cui la casella di spunta Diretto responsabile non è selezionata
sono determinate sulla base della regola per la determinazione delle responsabilità dei dipendenti definita
per i singoli ruoli del partner e non possono essere elaborate.
Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per Responsabilità dei dipendenti.
Impostare i blocchi documento per un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Dati vendite .
2.
Per impostare un blocco selezionare un motivo del blocco dall'elenco di riepilogo a discesa per il blocco
richiesto alla voce Blocchi documento.
Per bloccare un cliente per i processi di vendita, è possibile impostare i seguenti blocchi:
●
Blocco ordine
3.
●
Blocco consegna
●
Blocco fattura
Salvare i propri dati.
È inoltre possibile impostare dei blocchi per un determinato cliente selezionandolo nella lista di lavoro e
facendo clic su Elaborare → Dati vendite.
Quando si imposta o si rimuove un blocco di fattura o di consegna per un cliente, questa modifica si
applicherà solo agli ordini appena creati per tale cliente. Per gli ordini di servizio o di vendita esistenti, è
necessario impostare o rimuovere il blocco nell'ordine stesso correlato.
Aggiungere dati vendite a un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Dati vendite .
È inoltre possibile aggiornare i dati di vendita nell'attività rapida.
2.
Fare clic su Aggiungere riga alla voce Dati vendite.
3.
Selezionare i dettagli dei dati delle vendite, come ad esempio Incoterms, per i canali di distribuzione utilizzati
per vendere prodotti o servizi a un cliente.
20
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Se si seleziona una consegna completa per un cliente, tali informazioni vengono automaticamente trasferite
agli ordini di vendita o di servizio correlati per il cliente in questione e determina una sola consegna dell'intera
quantità. Nell'attività rapida è necessario selezionare un'organizzazione di vendita e un canale di distribuzione
per rendere visibile questo campo. Per ulteriori informazioni sugli ordini di consegna completa, consultare
Ordini di consegna completa.
Sono disponibili le seguenti opzioni per i dati di vendita:
●
Creare dati delle vendite per un singolo cliente
●
Utilizzare dati delle vendite validi per tutti i clienti
Se sono disponibili dati delle vendite validi per tutti i clienti, la relativa casella di spunta è
selezionata nei dati delle vendite.
Per ulteriori informazioni sui dati delle vendite validi per tutti i clienti, consultare qui [Pagina 34].
4.
Salvare i propri dati.
I dati delle vendite inseriti per un cliente verranno anche utilizzati nel documento commerciale correlato
relativo a tale cliente.
È inoltre possibile aggiungere dei dati delle vendite a un determinato cliente selezionandolo nella
lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Dati vendite.
5.
Salvare i propri dati.
Aggiungere dati pagamento a un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Dati finanziari e quindi su Dati pagamento .
È inoltre possibile aggiornare i dati di pagamento nell'attività rapida. Dopo aver selezionato l'ID società e il
gruppo di determinazione conti, è possibile aggiornare altri dati in base alla modalità di pagamento
selezionata.
2.
In Società fare clic su Aggiungere riga e selezionare la società utilizzando la selezione valori.
3.
Selezionare il gruppo determinazione conti.
È possibile selezionare un motivo del blocco pagamento e una data di scadenza del blocco pagamento. È
anche possibile selezionare un motivo del blocco sollecito e una data di scadenza di tale blocco.
4.
In Modalità di pagamento, fare clic su Aggiungere riga e selezionare una modalità di pagamento dall'elenco
di riepilogo a discesa.
5.
A seconda della modalità di pagamento selezionata, inserire altri dati applicabili, quali i mandati SEPA e le
informazioni su addebito diretto, carta di credito ed effetti.
Se necessario, è anche possibile aggiungere istruzioni alla banca per i pagamenti internazionali.
6.
Se è necessario un avviso di pagamento, selezionare la casella di spunta appropriata.
7.
Inserire l'ID debitore in DATEV nel campo appropriato se si utilizza DATEV.
8.
Salvare i propri dati.
Aggiungere un appoggio bancario a un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Dati finanziari e quindi su Appoggio bancario .
2.
Selezionare una banca utilizzando la selezione valori.
Il paese e il codice ABI/CAB sono aggiunti automaticamente.
Se la banca relativa non compare nella selezione valori, fare clic su Nuova banca e inserire i dettagli
della banca per aggiungerla all'elenco banche.
3.
Inserire i dettagli del conto bancario.
4.
Salvare i propri dati.
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21
Attribuire e registrare carte di credito per un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Dati finanziari e quindi su Appoggio bancario .
2.
Alla voce Carte di credito è possibile effettuare le seguenti operazioni:
●
Per attribuire una carta di credito esistente a un cliente fare clic su Attribuire .
●
Per creare una nuova carta di credito fare clic su Registrare con <Fornitore di servizi per carte di credito> a
seconda del fornitore di servizi per carte di credito che si intende utilizzare.
È possibile utilizzare questa funzione se il rispettivo servizio per carte di credito è stato abilitato
nella propria configurazione di soluzione.
Per trovare questa business option, accedere al centro di lavoro Business Configuration e
selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e
fare clic su Elaborare ambito del progetto . Nella fase Selezione obiettivi del progetto, assicurarsi
che Gestione pagamenti e liquidità sia selezionato in Gestione del flusso di cassa.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento Gestione del flusso di cassa e selezionare Gestione
pagamenti e liquidità. Selezionare Modalità di pagamento e rispondere alle domande relative ai
fornitori di servizi per carte di credito.
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si
dispone dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Questa business option è un servizio o una funzionalità terze parti per l'utilizzo da parte di clienti
in possesso di una licenza valida o di un accordo di servizio solamente con la rispettiva terza
parte. Qualsiasi selezione obiettivi e utilizzo di questa funzionalità è soggetta a un accordo
scritto fra il cliente e la rispettiva terza parte.
Per ulteriori informazioni sui pagamenti con carta di credito e su eventuali requisiti relativi, consultare
Pagamenti cliente con carta di credito.
3.
●
È possibile rimuovere una carta di credito che è stata attribuita a un cliente.
●
È possibile aggiornare l'indirizzo di un titolare di carta di credito per una determinata carta di credito o
copiare uno degli indirizzi esistenti del cliente nell'indirizzo del titolare della carta di credito, facendo clic
su Copiare indirizzo.
Nell'attività rapida è anche possibile copiare l'indirizzo principale del cliente nell'indirizzo del titolare della
carta di credito.
Salvare i propri dati.
È inoltre possibile aggiungere dei dati sulla carta di credito a un determinato cliente selezionandolo
nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Dati finanziari.
Aggiungere dati fiscali a un cliente
1.
Nell'editor della view Clienti fare clic su Dati finanziari e quindi su Dati fiscali .
2.
In Codici fiscali, fare clic su Aggiungere riga e selezionare il paese, la categoria di codice fiscale e il codice
fiscale dagli elenchi di riepilogo a discesa.
3.
In Esenzioni fiscali, fare clic su Aggiungere riga e selezionare il paese, lo stato, il tipo di imposta e il motivo
dell'esenzione fiscale dagli elenchi di riepilogo a discesa.
4.
Salvare i propri dati.
22
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Elaborare prezzi e sconti specifici del cliente
Se si intende elaborare prezzi e sconti specifici del cliente, è necessario accedere alla view Determinazione del
prezzo del centro di lavoro Portafoglio prodotti e servizi.
È necessario creare prima un listino prezzi o una lista sconti.
Per ulteriori informazioni sui listini prezzi, sulle liste sconti e sulla determinazione del prezzo in generale, consultare
Guida rapida per Determinazione del prezzo in Customer Relationship Management.
Le informazioni visualizzate alla voce Prezzi nell'editor della view Clienti sono solo per scopi di
visualizzazione.
Creare un certificato di esenzione fiscale per un cliente
Per ulteriori informazioni su quest'attività, consultare qui [Pagina 35].
Creare un mandato di addebito diretto SEPA per un cliente
Per ulteriori informazioni su quest'attività, consultare qui [Pagina 36].
Creare un gruppo target da una lista di lavoro di clienti
È possibile utilizzare una lista di lavoro come base per creare un gruppo target.
Per le attività di marketing è possibile creare un gruppo target di clienti elencati in una lista di lavoro. Per eseguire
questa operazione:
1.
Richiamare la lista di lavoro desiderata e modificarla in base alle proprie esigenze.
2.
Fare clic su Esportare , quindi su In gruppo target.
Si apre la videata Nuovo gruppo target.
3.
Controllare i dettagli e salvare il gruppo target.
Esportare clienti mediante Microsoft Excel
Per ulteriori informazioni, consultare Esportare dati commerciali tramite Microsoft Excel [Pagina 38].
Elaborare dati di massa relativi ai clienti
Per ulteriori informazioni, consultare qui [Pagina 40].
3.2 Concetti base
3.2.1 Gestione di clienti e contatti
Riepilogo
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui clienti e sui contatti in più centri di lavoro. I dati creati
vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo centro di lavoro per
poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
E' possibile accedere alle view Clienti e Contatti dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Gestione clienti
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23
●
Centro di lavoro Dati business partner
La view Contatti del centro di lavoro Gestione clienti visualizza i seguenti contatti:
●
Contatti per clienti
●
Contatti che non sono attribuiti a un business partner
La view Contatti del centro di lavoro Dati business partner visualizza tutti i tipi di contatti.
La view Clienti include sia i clienti esistenti che i clienti potenziali.
Nella view Clienti del centro di lavoro Contabilità clienti è possibile solo visualizzare, creare ed elaborare i
clienti esistenti e potenziali.
Clienti e Contatti
La view Clienti fornisce un riepilogo di tutti i clienti che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile gestire
informazioni importanti su un cliente, come i dati di comunicazione e dell'indirizzo, lo stato, la classificazione, gli
orari di contatto, i dati relativi alle vendite e finanziari.
La view Contatti fornisce un riepilogo di tutti i contatti che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile gestire
le informazioni essenziali su un contatto, come i dati di comunicazione e dell'indirizzo commerciale nonché lo stato.
Si possono inserire i dettagli personali di un contatto, quali la data di nascita, lo stato civile e l'indirizzo privato.
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Sono state verificate e adattate le impostazioni predefinite per i dati specifici del cliente e specifici del contatto.
Per trovare queste attività, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di
implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Aprire lista delle attività . Selezionare la
fase Fine tuning, selezionare quindi l'attività Clienti o Contattidalla lista delle attività.
Caratteristiche
Clienti privati e aziendali
I clienti possono essere dei seguenti tipi:
●
Clienti aziendali
Il proprio cliente è un'organizzazione.
●
Clienti privati
Il proprio cliente è un individuo.
A seconda del fatto se il proprio cliente sia un cliente aziendale o privato saranno visualizzati diversi campi cliente.
I clienti privati ad esempio possono richiedere dei campi correlati alla persona, come campi nome, mentre i clienti
aziendali richiedono campi per organizzazioni, come l'ID Nielsen e l'entità giuridica di una società.
Dati generali per i clienti:
E' possibile elaborare i seguenti dati generali per un cliente specifico per i clienti:
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●
Classificazioni ABC
Sono utilizzate per valutare i clienti sulla base dell'importanza che hanno per l'azienda dell'utente.
●
ID Nielsen
Indicano la regione geografica a cui appartiene un cliente. L'ID Nielsen può essere utilizzato per classificare i
clienti sulla base del loro comportamento da consumatore.
Dati delle vendite relative ai clienti
E' possibile elaborare dati specifici delle vendite, ad esempio Incoterms o gruppi di clienti, per un cliente. I dati
elaborati per il cliente saranno trasferiti al documento vendite o servizi correlati. È possibile elaborare i seguenti dati:
●
Blocchi del documento
●
Dati relativi alle vendite che dipendono da catene di distribuzione
E' possibile elaborare i seguenti dati specifici delle vendite:
●
●
Blocchi dei documenti
○
Blocchi ordine
I blocchi ordine impediscono la creazione di nuovi documenti vendite o servizi. Se un blocco ordine viene
impostato nei dati anagrafici del cliente non è possibile creare alcun nuovo documento vendite o servizi
per questo cliente.
○
Blocchi consegna
I blocchi consegna impediscono la consegna di un ordine. Se un blocco consegna è impostato nei dati
anagrafici del cliente esso viene copiato in degli ordini di vendita nuovi qualsiasi. E' inoltre possibile
impostato, elaborarlo o rimuoverlo all'interno di un ordine di vendita.
○
Blocchi fattura
I blocchi fattura impediscono la fatturazione di un ordine. Se un blocco fattura è impostato nei dati
anagrafici del cliente esso viene copiato in degli ordini di vendita nuovi qualsiasi. E' inoltre possibile
impostato, elaborarlo o rimuoverlo all'interno di un ordine di vendita.
Ai documenti reso viene conferito per default un blocco fattura al fine di garantire una fatturazione
consistente.
Dati vendite
○
Gruppi di clienti
Sono utilizzati ai fini della determinazione del prezzo e a fini statistici. E' possibile elaborare i gruppi di
clienti nel record dati anagrafici del cliente per ogni attribuzione organizzativa.
○
Condizioni di pagamento
Sono utilizzate per gli accordi stipulati con un cliente per il pagamento per quanto riguarda eventuali
merci fornite e servizi prestati. Rappresentano le condizioni stipulate per il pagamento del prezzo
addebitato per i prodotti e i servizi, come ad esempio la data di scadenza e le condizioni del credito.
Una condizione di pagamento può essere elaborata come dato anagrafico del cliente. Se una condizione
di pagamento è stata elaborata per un cliente essa sarà copiata in documenti come un nuovo ordine di
vendita o una nuova offerta di vendita come valore di default.
Dati finanziari relativi ai clienti
Questi dati sono necessari per la contabilità. Comprendono quanto segue:
●
Dati bancari
Qui è possibile elaborare l'appoggio bancario e i dati della carta di pagamento (carta di credito) del cliente.
●
Dati rilevanti per il pagamento
È possibile visualizzare la strategia di sollecito o di compensazione attribuita al cliente.
Qui è possibile specificare la società nella propria organizzazione che collabora con questo cliente, nonché il
gruppo di determinazione conti per la determinazione del conto Co.Ge. Per ulteriori informazioni, consultare
Flusso del processo: business configuration della determinazione del conto per una transazione commerciale.
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È possibile bloccare il processo di pagamento automatico del cliente specificando un motivo del blocco del
pagamento. Inoltre è possibile escludere questo cliente dal processo di sollecito usando un blocco sollecito
e specificando un motivo del blocco sollecito.
Inoltre, è possibile specificare la modalità di pagamento da usare per compensare le fatture cliente, la persona
responsabile delle spese di pagamento, le istruzioni di pagamento per la banca per i pagamenti internazionali
e il metodo richiesto per inviare un avviso di pagamento al cliente. È possibile indicare i debiti di un cliente
come di dubbia esigibilità. La casella di spunta Debitore di dubbia esazione è usato solo a scopi informativi.
È possibile elaborare questi dati in Dati finanziari nell'area Dati pagamento.
●
Dati fiscali
Qui è possibile definire i dati e i codici fiscali per l'esenzione fiscale del cliente. L'esenzione fiscale è concessa
solo in alcuni paesi, quali gli Stati Uniti. Per ulteriori informazioni, consultare Determinazione imposte.
Assicurarsi che le informazioni contenute in Dati finanziari siano complete. È possibile creare un cliente
senza inserire i dati fiscali, ad esempio, se un cliente inizialmente è solo un cliente potenziale. Il sistema
non impedisce la creazione di una fattura per tale cliente nel centro di lavoro Contabilizzazione fattura
cliente. Per tale motivo, non invia alcun messaggio corrispondente. La fattura cliente non è registrata, ma
il sistema crea un'attività per il contabile in cui è possibile elaborare i dati o aggiungere qualsiasi dato
finanziario mancante.
Dati generali per i contatti
E' possibile elaborare i seguenti dati generali per un contatto specifico per i contatti:
●
Reparti
E' possibile indicare il reparto in cui un contatto lavora.
●
Funzioni
La funzione descrive il lavoro di un contatto.
●
Contatti VIP
Un contatto può essere classificato come contatto VIP a seconda della sua importanza in una società.
Vedere anche
Identificatori supplementari per business partners [Pagina 14]
3.2.2 Diritti e restrizioni di accesso per Clienti
Riepilogo
È possibile controllare i dati cliente a cui un utente può accedere nella view Clienti dei centri di lavoro Gestione
clienti e Dati dei business partner. A seconda dei diritti e delle restrizioni di accesso definite per un utente questi potrà
visualizzare e elaborare solo i clienti selezionati. Ciò consente di gestire i propri utenti sulla base dei requisiti della
società. È così possibile consentire agli utenti selezionati di visualizzare dati cliente più riservati riducendo al
contempo i dati cui possono accedere altri utenti.
I diritti di accesso vengono forniti a un utente a livello di centri di lavoro e views dei centri di lavoro. L'accesso ai dati
nelle view dei centri di lavoro può essere limitato utilizzando vari attributi denominati contesti di accesso, che
dipendono dal business process in questione. Per ulteriori informazioni sui diritti e le restrizioni di accesso in SAP
Business ByDesign e su come attribuirli, consultare la documentazione sugli Utenti aziendali.
I dipendenti possono essere attribuiti ai clienti di cui sono direttamente responsabili. Tale attribuzione viene utilizzata
come base per la definizione delle restrizioni di accesso per la visualizzazione e l'elaborazione dei clienti. È possibile
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definire restrizioni di accesso per uno o più dipendenti o per una o più unità organizzative. Dopo avere definito le
restrizioni di accesso per un cliente nella view Utenti aziendali, un utente può visualizzare o elaborare il cliente soltanto
se gli è stato attribuito anche il dipendente direttamente responsabile con l'accesso in scrittura o lettura corretto.
Oltre a questi diritti e restrizioni di accesso è possibile restringere la visualizzazione di dati nei riepiloghi relativi al
cliente. Per ulteriori informazioni sui diritti e le restrizioni di accesso nei riepiloghi, vedere qui [Pagina 30].
Le restrizioni di accesso definite per la view Clienti non si applicano alla view Clienti del centro di lavoro
Contabilità clienti. Per la view Clienti, viene utilizzato il contesto di accesso Società.
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Sono state abilitate le business area necessarie per i propri processi di vendita e di servizio nella propria
configurazione soluzione.
Responsabilità dirette
Sono stati attribuiti uno o più dipendenti direttamente responsabili per un cliente nella view Clienti.
Diritti e restrizioni di accesso per Utenti aziendali
Sono stati assegnati diritti di accesso per la view Clienti dei centri di lavoro Gestione clienti e Dati dei business
partner.
A tal fine accedere a
Gestione applicazione e utenti Gestione utenti e accessi Utenti aziendali , fare clic su
Elaborare →Diritti di accesso per un utente aziendale selezionato e passare quindi a
Attribuzione centri di lavoro e view .
Nella stessa view è stato ristretto l'accesso di lettura e scrittura alla view Clienti alla voce Restrizioni di accesso
mediante il contesto di accesso Dipendente.
La lista visualizzata Restrizioni dettagliate descrive la gerarchia della struttura organizzativa della propria
società. Per definire le restrizioni di accesso, effettuare le seguenti selezioni dalla lista:
●
Uno o più dipendenti o collaboratori esterni
Tali dipendenti devono essere attribuiti anche come dipendenti direttamente responsabili per un
cliente nella view Clienti.
●
Una o più unità organizzative
I dipendenti appartenenti a queste unità organizzative devono essere attribuiti anche come
dipendenti direttamente responsabili per un cliente nella view Clienti.
●
Le caselle di spunta Accesso di lettura o Accesso di scrittura accanto al dipendente o all'unità
organizzativa selezionati
Diritti e restrizioni di accesso in liste di lavoro ed editors cliente
A seconda dei diritti e delle restrizioni di accesso definiti per un utente questi può visualizzare ed elaborare solo
clienti privati o aziendali in editors o liste di lavoro del centro di lavoro Gestione clienti o Dati dei business partner.
L'utente può visualizzare e elaborare i seguenti dati:
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●
Se è stato definito un accesso di lettura e scrittura senza restrizioni l'utente può visualizzare tutti i clienti della
lista di lavoro e elaborare i dati di tutti i clienti.
●
Se l'accesso di lettura o scrittura è stato ristretto l'utente ha le seguenti opzioni:
○
Visualizzare i clienti della lista di lavoro per i quali all'utente è stato dato almeno l'accesso di lettura e in
cui uno o più dipendenti selezionati o dipendenti di una specifica unità organizzativa sono direttamente
responsabili.
○
Visualizzare o elaborare i clienti per i quali all'utente è stato dato l'accesso di lettura o scrittura e in cui
uno o più dipendenti selezionati o dipendenti di una specifica unità organizzativa sono direttamente
responsabili.
○
Visualizzare i report attribuiti al centro di lavoro Gestione clienti o Dati dei business partner per i clienti
per i quali all'utente è stato dato l'accesso di lettura o scrittura
Se l'accesso di un utente è stato ristretto e il dipendente direttamente responsabile per il cliente in questione non è
stato selezionato per quell'utente, l'utente non riuscirà ad accedere al cliente in questione.
Se a un cliente non è stato attribuito alcun dipendente direttamente responsabile, tale cliente può essere visualizzato
da un qualsiasi utente a prescindere dai diritti di accesso degli utenti.
Occorre accertarsi che per ogni cliente del proprio sistema SAP Business ByDesign sia stato definito almeno
un utente che abbia i diritti di accesso necessari.
Un utente ha accesso a tutti i clienti per i quali Kate Jacob è il dipendente direttamente responsabile.
L'utente esegue la ricerca del cliente Akron Heating Technologies Inc. nella lista di lavoro della view
Clienti e seleziona il cliente in questione. Apre l'editor e sostituisce Kate Jacob con Jack Ingersoll come
dipendente direttamente responsabile per il cliente in questione. Dopo avere salvato i dati non sarà più in
grado di visualizzare e selezionare il cliente in questione nella lista di lavoro.
Un utente ha accesso a tutti i clienti per i quali il dipendente di una specifica unità organizzativa è il
dipendente direttamente responsabile. Crea un nuovo cliente e aggiungere un dipendente come
dipendente direttamente responsabile che appartiene a un'unità organizzativa diversa della propria
società. Dopo avere salvato i dati non sarà in grado di visualizzare e selezionare il cliente in questione nella
lista di lavoro.
Diritti e restrizioni di accesso per clienti utilizzati in altri centri di lavoro
A seconda dei diritti e delle restrizioni di accesso definiti per un utente questi può visualizzare ed elaborare solo
clienti privati o aziendali selezionati in centri di lavoro diversi da Gestione clienti o Dati dei business partner.
L'utente può visualizzare e elaborare i seguenti dati:
●
Se è stato definito un accesso di lettura e scrittura senza restrizioni l'utente può visualizzare tutti i clienti della
lista di lavoro e elaborare i dati di tutti i clienti.
●
Se l'accesso di lettura o scrittura è stato ristretto l'utente ha le seguenti opzioni:
○
Visualizzare tutti i clienti della lista di lavoro indipendentemente dalle restrizioni di accesso per tali clienti
○
Visualizzare o elaborare i clienti per i quali all'utente è stato dato l'accesso di lettura o scrittura e in cui
un dipendente selezionato o i dipendenti di una specifica unità organizzativa sono direttamente
responsabili.
La ricerca aziendale e la selezione valori per i clienti visualizzeranno tutti i clienti indipendentemente
dai diritti di accesso dell'utente per tali clienti.
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Vedere anche
Guida rapida per Clienti [Pagina 16]
3.2.3 Impostazioni di output integrato nel processo
Riepilogo
Le impostazioni di output utilizzate per l'output integrato nel processo dei documenti sono configurabili a più livelli.
È possibile configurare tali impostazioni per ogni tipo di documento commerciale, per uno specifico business partner
o per una singola istanza di documento commerciale. Il sistema utilizza le impostazioni di output per determinare il
canale di output e il template modulo da utilizzare per l'output dei documenti.
Regole di determinazione canale di output e regole di template modulo
Il sistema utilizza le regole di determinazione canale di output e le regole di template modulo per selezionare il canale
di output e il template modulo da utilizzare per una determinata combinazione di documento e parametri definiti
dall'utente. Ad esempio, è possibile specificare l'invio di tutte le richieste di offerta tramite fax per il reparto A e l'invio
tramite e-mail per tutti gli altri reparti. È inoltre possibile definire una regola analoga per il template modulo da
utilizzare in ognuno dei due casi. Ciò consente di definire, ad esempio, un canale di output o un template modulo di
default per ogni documento commerciale, nonché più canali di output e templates modulo alternativi per le eccezioni.
Per definire le regole di determinazione del canale output e le regole di template modulo si utilizza il centro di lavoro
Gestione applicazione e utenti, view Gestione input e output. Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per
Selezione canale di output e Guida rapida per Selezione template modulo nell'Help della propria soluzione.
Impostazioni di output specifiche del business partner
Le impostazioni di output specifiche del business partner consentono di definire la modalità di invio dei documenti
commerciali a clienti o fornitori. Queste impostazioni sostituiscono eventuali regole di determinazione del canale di
output e le regole di template modulo. Per definire queste impostazioni, procedere come segue:
●
Navigare al centro di lavoro Gestione clienti, view Clienti. Selezionare un cliente e quindi Generale dal menu
Elaborare . Navigare alla sezione Collaborazione del tab Comunicazione .
●
Navigare al centro di lavoro Base fornitori, view Fornitori. Selezionare un fornitore e quindi Generale dal menu
Elaborare . Navigare alla sezione Collaborazione del tab Comunicazione .
Nella sezione Collaborazione sono visualizzati tutti i documenti validi del business partner selezionato. È possibile
definire un canale di output valido per tutti i documenti commerciali relativi al business partner oppure specificarne
uno valido per uno o più documenti commerciali. Nel caso dei clienti, è anche possibile specificare un template
modulo da utilizzare per un documento commerciale al posto del template modulo di default.
Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per Clienti e Guida rapida per Fornitori nell'Help della propria
soluzione.
Impostazioni di output per una istanza di documento commerciale
Gli utenti possono modificare le impostazioni di output dei documenti commerciali per i quali sono autorizzati
all'elaborazione prima che il documento venga inviato per l'output integrato nel processo. Tali impostazioni hanno
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View Clienti
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validità solo per il successivo output del documento corrente e sostituiscono tutte le altre impostazioni specificate
per il tipo di documento o per il business partner. Per elaborare le impostazioni di output di un documento, selezionare
Elaborare impostazioni di output dal menu Opzioni disponibili. Questa opzione è normalmente disponibile in fase di
elaborazione di un documento commerciale.
Ad esempio, un dipendente vuole accertarsi che un business partner riceva un documento prima possibile. Anziché
utilizzare il canale di output default, la stampa, che richiederebbe l'invio del documento tramite posta, il dipendente
decide di sostituire le impostazioni di output esistenti e inviare il documento tramite e-mail.
Determinazione delle impostazioni di output
Quando viene avviato l'output integrato nel processo di un documento commerciale, il sistema determina le
impostazioni relative al canale di output e al template modulo in base al seguente ordine di priorità:
1.
Impostazioni di output per una istanza di documento commerciale
2.
Impostazioni di output specifiche del business partner
3.
Regole di determinazione canale di output e regole di template modulo
Il sistema verifica se esistono impostazioni per ogni livello nella lista. Se esistono, le utilizza, altrimenti utilizza le
impostazioni disponibili per il prossimo livello in base all'ordine di priorità della lista.
Determinazione del paese e della lingua del template modulo
Per la selezione delle varianti paese e linguistiche del template modulo, non è richiesta alcuna configurazione di
impostazioni da parte dell'utente. Tali varianti sono determinate automaticamente in base alle seguenti regole:
●
Le varianti paese sono determinate in base all'ubicazione della società del mittente. Ad esempio, se un
dipendente di una società tedesca crea un ordine di vendita, il sistema ricerca la variante paese Germania del
template modulo dell'ordine di vendita e la utilizza per generare il documento. Se non esiste una variante
specifica del paese, utilizza il modulo template generico.
●
Le varianti linguistiche sono determinate in base alla lingua di comunicazione del business partner
destinatario.
○
Per i clienti privati, la lingua di comunicazione viene rilevata dall'editor Cliente, tab Generale , sezione
Cliente, campo Lingua.
○
Per i fornitori e i clienti organizzazione, la lingua di comunicazione viene rilevata dall'editor Cliente o
Fornitore, tab Generale , sezione Comunicazione principale, campo Lingua.
Ad esempio, se un dipendente di una società tedesca invia un ordine di vendita a un business partner in
Francia, per il quale è stata indicata la lingua di comunicazione Francese, il sistema ricerca la variante
linguistica francese del template modulo e la utilizza per generare il documento. Se non esiste una variante
linguistica nella lingua di comunicazione del destinatario, utilizza il template modulo in lingua fallback inglese.
3.2.4 Riepiloghi dei business partner
Riepilogo
Il riepilogo fornisce una sintesi dei dati essenziali per un business partner selezionato.
Include informazioni generali, quali dati indirizzo, relazioni e altri dettagli del business partner a seconda del tipo di
business partner.
Il riepilogo visualizza anche tutte le interazioni dei business partner nei processi vendita, di servizio e finanziari. Ad
esempio, è possibile visualizzare ordini di vendita e documenti di fatturazione aperti per un cliente, nonché altre
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informazioni per vendite, servizi e contabilità finanziaria. Inoltre è possibile eseguire report relativi a un determinato
business partner.
Per accedere al riepilogo di un business partner, è necessario selezionare il business partner nella lista di lavoro della
relativa view.
È possibile limitare la visualizzazione di documenti nei riepiloghi delle seguenti view nei centri di lavoro Gestione
clienti e Marketing:
●
Clienti
●
Contatti
●
Partners
●
Concorrenti nel centro di lavoro Marketing
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Per restringere la visualizzazione di documenti nei riepiloghi di clienti, contatti, partner e concorrenti, è necessario
attivare la restrizione dei riepiloghi per la gestione clienti nella configurazione della soluzione. Per trovare questa
business option, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di
implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Elaborare portata del progetto . Nella fase
Selezione obiettivi, assicurarsi di selezionare Gestione clienti e attività in Vendite.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento Vendite e selezionare Gestione clienti e attività. Selezionare Gestione
clienti e rispondere alla domanda relativa ai riepiloghi.
Diritti e restrizioni di accesso nei riepiloghi di Gestione clienti e Marketing
A seconda dei diritti di accesso attribuitigli e a seconda delle decisioni prese durante la selezione obiettivi, un utente
può visualizzare diverse informazioni nei riepiloghi per clienti privati e aziendali, contatti, partners e concorrenti.
Queste restrizioni si applicano se l'utente apre il riepilogo dalla rispettiva view nei centri di lavoro Gestione clienti,
Dati business partner o Marketing o da qualsiasi altra view del centro di lavoro, quali la view Ordini di vendita.
Queste restrizioni influiscono sulle informazioni seguenti:
●
Riepiloghi clienti aziendali o privati:
○
Reports in Generale
○
Tutti i dati in Vendite , Servizio e Contabilità finanziaria
●
Riepiloghi contatto:
○
Campagne e attività
●
Riepilogo partner:
○
Attività
●
Riepilogo concorrente:
○
Opportunità correlate
L'utente può visualizzare i seguenti dati:
●
Qualora non si restringano i dati visualizzati nel riepilogo, tutti i dati generali e i documenti correlati a un cliente,
contatto, partner o concorrente specifico saranno visualizzati nel riepilogo, indipendentemente dai diritti di
accesso di un utente.
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View Clienti
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Non è necessario attribuire diritti di accesso all'utente per le view del centro di lavoro richieste per questi
documenti.
Qualora si limiti la visualizzazione del riepilogo, l'utente vedrà quanto segue:
○
Tutti di dati del cliente, contatto, partner o concorrente se l'utente ha ottenuto almeno l'accesso di lettura
per la view relativa
●
○
Tutti i documenti legati alle view del centro di lavoro per cui l'utente ha ottenuto i corrispondenti diritti
di accesso.
I documenti saranno visualizzati secondo le restrizioni di accesso definite per la relativa view
del centro di lavoro.
3.3 Attività
3.3.1 Creare clienti mediante Microsoft Excel®
Riepilogo
È possibile creare clienti inserendoli in un template di Microsoft Excel predefinito e caricandoli nel sistema SAP
Business ByDesign.
È possibile creare clienti privati o aziendali mediante Microsoft Excel.
Prerequisiti
Navigare a Il mio computer nella view Riepilogo self-service del centro di lavoro Pagina iniziale ed accertarsi che i
seguenti prerequisiti siano soddisfatti:
●
L'utente ha installato l'Add-In per Microsoft Excel® più recente.
Fare clic su Installare software supplementare.
●
Le impostazioni del browser in uso sono state correttamente configurate.
Fare clic su Controllare le impostazioni del mio computer.
Fasi
Nel sistema SAP Business ByDesign nella view Clienti del centro di lavoro Dati dei business partner o Gestione
clienti, fare clic su Nuovo e selezionare Clienti privati da Microsoft Excel o Clienti organizzazione da Microsoft
Excel.
Richiamare il template
1.
Selezionare il template.
Scegliere la versione linguistica richiesta e fare clic su Download.
È possibile selezionare una delle lingue specificate in fase di selezione obiettivi. Se in fase di selezione
obiettivi è stata specificata una sola lingua, non verrà richiamata una lista di versioni linguistiche da
cui effettuare la selezione.
2.
32
Definire le modalità di utilizzo del template. Selezionare una delle seguenti opzioni:
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●
Se si intende utilizzare il template solo una volta, è possibile aprirlo senza salvarlo. Fare clic su Aprire.
●
Se si intende salvare il template per un successivo utilizzo, specificare il percorso in cui salvarlo, inserire
un nome di file appropriato, quindi fare clic su Salvare. Fare quindi clic su Aprire.
Se l'utente ha eseguito in precedenza il download e il salvataggio del template nel proprio computer, andare
al percorso in cui si è salvato il template e aprirlo.
Eseguire il logon al sistema SAP Business ByDesign da Microsoft Excel
1.
Nella barra multifunzione SAP Add-In in Microsoft Excel, fare clic su Logon.
Se la barra multifunzione SAP Add-In non è visualizzata, accertarsi che l'Add-In per Microsoft
Excel sia stato installato correttamente (consultare Prerequisiti in questo documento).
Nella finestra di dialogo che viene visualizzata, inserire le informazioni di accesso. L'URL del sistema viene
proposto automaticamente. L'URL del sistema è l'URL del sistema SAP Business ByDesign che l'utente sta
utilizzando.
2.
Specificare ID utente e password, quindi fare clic su Logon.
Dopo il logon iniziale al sistema, il testo della barra multifunzione viene modificato da SAP Add-In a
SAP Business ByDesign.
Inserire i dettagli nel template Microsoft Excel
Si tenga presente che:
●
Il template Microsoft Excel viene visualizzato con un determinato numero di righe in cui l'utente può
inserire o copiare i propri dati. Se sono necessarie più righe, aggiungere il numero di righe richiesto
prima di iniziare l'inserimento o la copia dei propri dati.
●
Accertarsi che i campi obbligatori (contrassegnati con un asterisco) siano compilati.
●
Alcuni suggerimenti per la compilazione:
○
Alcuni campi sono dotati di elenchi di riepilogo a discesa.
○
In alcuni campi è possibile eseguire una ricerca nel sistema per trovare dei dati, ad esempio, i
paesi. Posizionare il cursore sul campo rilevante, quindi fare clic su Lookup nella barra
multifunzione o nella barra degli strumenti di SAP Business ByDesign per eseguire la ricerca
nel sistema. È disponibile un campo di ricerca nella finestra di dialogo Lookup che viene
visualizzata. Quando si inizia a digitare del testo nel campo Cercare, gli inserimenti rilevanti
vengono filtrati nelle colonne ID e Descrizione, in modo da non rendere necessario visualizzare
l'intera lista. Se il pulsante Lookup non è attivo nella barra multifunzione o nella barra degli
strumenti, non è possibile eseguire la ricerca.
Inserire i dati del cliente nelle colonne appropriate, ad esempio i dati dei clienti generali, i dati dell'indirizzo, i dati delle
vendite dei clienti e i dati relativi alle vendite.
Se non si seleziona uno stato, il sistema utilizzerà lo stato In preparazione.
Verrà quindi eseguito un controllo duplicati di nomi, indirizzi e dati di comunicazione se la funzione è stata selezionata
durante la selezione obiettivi. Se sono presenti dati duplicati, questi non possono essere salvati nel sistema SAP
Business ByDesign e viene visualizzato un messaggio di errore. Se non si intende eseguire un controllo duplicati per
i clienti selezionati, selezionare No nella colonna Controllo duplicati dei clienti rilevanti.
Per ulteriori informazioni sul controllo duplicati, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
Salvare i dati
1.
Dopo aver completato l'inserimento dei dati, salvare il file Microsoft Excel.
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2.
Fare clic su Salvare dati in .
Viene visualizzata una finestra di dialogo che informa l'utente che è in corso il salvataggio dei dati nel sistema.
Dopo l'upload, viene visualizzato un messaggio che informa che i dati sono stati salvati nel sistema.
Se non vengono fornite tutte le informazioni richieste o se vengono fornite informazioni non corrette,
il salvataggio di alcuni record potrebbe non riuscire. I messaggi d'errore mettono in evidenza i
problemi in modo che l'utente possa correggerli e quindi salvare nuovamente i dati.
3.
Effettuare quindi il logoff facendo clic su Logoff .
Risultato
I nuovi clienti vengono salvati nel sistema SAP Business ByDesign e aggiunti alla lista nella view Clienti.
Per apportare modifiche a questi clienti, è possibile modificarli nel template di Microsoft Excel e caricarli di nuovo
nel sistema.
3.3.2 Elaborare dati relativi alle vendite per tutti i clienti
Riepilogo
È possibile creare dati relativi alle vendite che possono essere utilizzati come dati di default per tutti i clienti.
Procedura
1.
Accedere all'attività frequente Elaborare dati vendite per tutti i clienti appartenente al centro di lavoro Dati dei
business partner oppure Gestione clienti.
2.
Per elaborare dati relativi alle vendite per tutti i clienti, fare clic su Aggiungere riga .
3.
Selezionare l'organizzazione commerciale e il canale di distribuzione richiesti.
4.
Selezionare i dati relativi alle vendite in Dettagli, come ad esempio la priorità di consegna, Incoterms e le
condizioni di pagamento, quindi inserire un'ubicazione Incoterms per gli Incoterms selezionati.
Se si seleziona la consegna completa, ciò risulterà in una consegna di quantità completa.
Per ulteriori informazioni sugli ordini di consegna completa, consultare Ordini di consegna completa.
5.
Fare clic su Salvare e chiudere per salvare i dati e tornare al centro di lavoro.
I dati inseriti verranno proposti come dati di default nei dati relativi alle vendite per ciascun cliente creato.
Non è possibile sovrascrivere i dati relativi alle vendite di default con i dati relativi alle vendite specifici
inseriti nella view Clienti. Tuttavia, se si aggiungono dati relativi alle vendite specifici dei clienti, questi
prevarranno sui dati relativi alle vendite di default e verranno utilizzati nei documenti commerciali
correlati. Per modificare i dati relativi alle vendite di default correnti, è necessario modificare i dati
relativi alla vendite per tutti i clienti che sono stati inseriti in precedenza.
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View Clienti
3.3.3 Creare un certificato di esenzione fiscale (view Clienti)
Riepilogo
È possibile creare i certificati di esenzione fiscale nel sistema e attribuirvi i dati anagrafici del cliente corrispondente
nel sistema.
È possibile inoltre creare dei certificati di esenzione fiscale in fase di creazione di un nuovo ordine di vendita/
di servizio o di una fattura cliente e quindi attribuirli immediatamente al documento di vendita/fatturazione.
Per ulteriori informazioni, consultare
●
Creare un certificato di esenzione fiscale (view Elaborazione ordini di servizio)
●
Creare un certificato di esenzione fiscale (view Elaborazione ordini di vendita)
Procedura
1.
2.
3.
Aprire un cliente esistente
1.
Accedere al centro di lavoro Gestione clienti e quindi selezionare la view Clienti.
2.
Selezionare Tutti i clienti nella casella di riepilogo Visualizzare. Il sistema recupera e visualizza lo stato,
l'ID cliente, il nome del cliente, la città e il contatto principale di tutti i clienti.
3.
Selezionare un cliente per creare un nuovo certificato di esenzione fiscale.
4.
Fare clic su Elaborare e quindi selezionare Dati finanziari per aprire i dati anagrafici del cliente.
Inserire ID e date
1.
Nei dati anagrafici, selezionare Certificati di esenzione fiscale .
2.
Aggiungere una riga per inserire i dettagli del certificato di esenzione fiscale.
3.
Inserire l'ID società e l'ID certificato di esenzione fiscale nei campi corrispondenti.
4.
Selezionare Tipo di certificato dall'elenco di riepilogo a discesa. Il sistema recupera e visualizza il Tipo
di imposta e il Paese.
5.
Inserire le date. La data di inizio e la data di fine rappresentano il periodo di validità del certificato.
6.
Inserire l'ID esterno e l'Importo massimo esenzione fiscale, come indicato nel certificato. Se le
informazioni non sono disponibili, lasciare vuoti i rispettivi campi.
●
Per la Francia: il sistema recupera e visualizza il motivo dell'esenzione fiscale.
●
Per gli Stati Uniti: fare clic su Motivi di esenzione fiscale e selezionare il motivo
appropriato.
Salvare e attivare il certificato di esenzione fiscale
1.
Fare clic su Salvare per salvare i dati.
2.
Fare clic su Modificare stato e selezionare Attivare per impostare lo stato del certificato di esenzione
fiscale su Attivo.
3.
Fare clic su Chiudere per ritornare alla view Clienti.
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35
Risultato
Il certificato di esenzione fiscale è attivato e pronto per l'utilizzo.
3.3.4 Creare un mandato addebito diretto SEPA
Riepilogo
Se si intende eseguire pagamenti mediante la procedura di addebito diretto SEPA, è necessario ottenere per ognuno
dei propri clienti un'autorizzazione di addebito automatico sotto forma di un mandato. Si crea e si stampa il mandato,
quindi si invia al cliente per la firma. Il cliente lo completa e restituisce la copia firmata del mandato. L'utente aggiorna
i dati nel sistema e invia alla banca le informazioni nel mandato con ogni addebito diretto.
Prerequisiti
Si dispone di un ID creditore univoco (UCI) richiesto e ottenuto dalla banca nazionale. L'ID creditore univoco è stato
inserito nei dati anagrafici della società nel centro di lavoro Gestione organizzazione.
Procedura
1.
Creare un mandato SEPA preliminare
a.
Nel centro di lavoro Contabilità clienti navigare nella view Clienti. Nella sottoview Clienti, selezionare il
cliente aziendale o privato appropriato e fare clic su Elaborare , quindi Dati finanziari .
b.
In Mandati SEPA fare clic su Nuovo .
c.
Nella finestra Mandato di addebito diretto, inserire i dati necessari per il cliente, tra cui:
●
ID mandato
Se si intende fare generare al sistema un numero progressivo, lasciare il campo vuoto. Se si
intende creare un mandato già esistente nel sistema, inserirne il numero in questo campo.
●
Utilizzo singolo
Se si intende utilizzare il mandato per un solo addebito diretto, impostare questo indicatore. Se
si intende utilizzare nuovamente il mandato, non selezionare la casella di spunta.
●
Dati pagatore
Controllare i dati visualizzati per il cliente e utilizzare l'help valori per selezionare la banca.
●
Tipo di mandato
Controllare che il tipo di mandato preselezionato sia corretto e che visualizzi SEPA business–
to–business o SEPA di base. Il sistema deduce il valore in base alle informazioni sul conto
cliente, a seconda che si tratti di un cliente aziendale o privato.
●
d.
36
Facoltativo: Pagatore alternativo
Se nel sistema i debiti non sono stati liquidati dal cliente ma da un pagatore sconosciuto, è
necessario impostare questo indicatore. Inserire i dati pagatore richiesti. In questo caso, il
pagatore alternativo deve acconsentire all'addebito diretto e firmare il mandato.
Dopo avere inserito tutti i dati necessari, fare clic su Salvare , quindi stampare il mandato selezionando
Azioni > Stampare mandato in modo tale da poterlo inviare al cliente per la firma.
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Quando si stampa il modulo, lo stato del mandato viene modificato da In preparazione a In
attesa di conferma. Questo stato indica che il cliente non ha ancora reinviato il mandato
firmato oppure che non lo si è ancora inserito nel sistema.
2.
Finalizzare un mandato SEPA
a.
Dopo che il cliente ha reinviato una versione firmata del mandato di addebito diretto SEPA, selezionare
nuovamente il cliente, quindi Elaborare > Dati finanziari.
b.
Sotto Mandati SEPA fare clic su Elaborare .
Nella videata Mandato di addebito diretto, inserire i dati aggiunti nel modulo dal cliente e inserire il
luogo e la data della firma nell'area Dati firma.
Fare clic su Salvare .
Il mandato dispone ora dello stato Attivo è può essere utilizzato per le transazioni di addebito diretto
SEPA.
Al primo utilizzo del mandato con procedura di addebito diretto, il sistema inserisce i dati del
mandato nel file pagamenti e lo invia alla banca. Ogni volta che il mandato viene utilizzato
nuovamente, viene inviato alla banca soltanto l'ID mandato in quanto le altre informazioni sono già
memorizzate. Soltanto in caso di rettifica del mandato il file pagamenti aggiorna le informazioni
bancarie.
3.
Inserire un mandato esistente nel sistema
Questa fase è pertinente soltanto se esiste un mandato firmato da un cliente ma non ancora inserito
nel sistema.
4.
a.
Nel centro di lavoro Contabilità clienti navigare nella view Clienti. Nella sottoview Clienti, selezionare il
cliente aziendale o privato appropriato e fare clic su Elaborare , quindi Dati finanziari .
b.
In Mandati SEPA fare clic su Nuovo .
c.
Inserire i dati per il cliente SEPA seguendo la procedura descritta in Creare un mandato SEPA
preliminare ma facendo attenzione alle seguenti differenze. Inserire l'ID del mandato esistente nel
campo ID mandato insieme alla data e alla firma.
Fare clic su Salvare .
Il mandato dispone ora dello stato Attivo è può essere utilizzato per gli addebiti diretti. È possibile
stampare il mandato tutte le volte che lo si desidera.
Rettificare un mandato esistente nel sistema
a.
Se è necessario apportare delle modifiche a un mandato di addebito diretto SEPA con stato Attivo,
selezionare nuovamente il cliente. Selezionare Elaborare > Dati finanziari.
b.
È possibile elaborare i seguenti campi ed è necessario informare la banca di tali modifiche:
●
ID mandato
●
ID creditore
Questo inserimento deve essere modificato nel centro di lavoro Gestione organizzazione.
●
Nome società
Questo inserimento deve essere modificato nel centro di lavoro Gestione organizzazione.
●
Numero IBAN o BIC del pagatore
Questi inserimenti devono essere modificati nel sottotab Appoggio bancario del tab Dati
finanziari per il relativo cliente.
Le modifiche apportate in altre view o in altri centri di lavoro verranno aggiornate automaticamente
nella videata del mandato SEPA.
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37
È possibile impostare l'indicatore Bloccato senza generare una modifica da segnalare. In questo modo,
il mandato viene bloccato e non può essere utilizzato con addebiti diretti. È possibile rimuovere il blocco
in qualsiasi momento. Se si modifica un mandato, i dati mandato vengono inviati dal file pagamenti
alla banca al successivo addebito diretto.
Risultato
Quando il mandato dispone dello stato Attivo, è possibile utilizzarlo per i pagamenti con addebito diretto SEPA. Si
noti, tuttavia, che se un mandato non viene utilizzato per più di 36 mesi, non può più essere applicato.
Non è possibile eliminare i mandati. Se la validità di un mandato scade, il sistema impedisce che venga
utilizzato per un pagamento. Se non si intende più utilizzare un mandato o se il mandato non è più valido,
è possibile impostarne manualmente lo stato da Marcare come obsoleto su Obsoleto. In questo modo, è
possibile filtrare la lista nell'area mandati SEPA in base ai mandati attivi, ossia validi.
Vedere anche
Lista mandati SEPA
3.3.5 Esportare dati commerciali mediante Microsoft Excel®
Riepilogo
È possibile esportare diversi tipi di dati dal sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. È quindi possibile
utilizzare Microsoft Excel per organizzare e analizzare tali dati.
È possibile esportare i dati da un report o da una lista di lavoro.
Prerequisiti
Navigare a Il mio computer nella view Riepilogo self-service del centro di lavoro Pagina iniziale ed accertarsi che i
seguenti prerequisiti siano soddisfatti:
●
L'utente ha installato l'Add-In per Microsoft Excel® più recente.
Fare clic su Installare software supplementare.
●
Le impostazioni del browser in uso sono state correttamente configurate.
Fare clic su Controllare le impostazioni del mio computer.
Procedura
1.
2.
38
Prima di procedere, è necessario che l'utente visualizzi i dati da esportare. Selezionare una delle seguenti
opzioni in funzione dei dati da esportare:
●
Per esportare i dati da un report, aprire il report e specificare se si desidera esportare il diagramma o
la tabella selezionando Passare a diagramma oppure Passare a tabella, rispettivamente.
●
Per esportare i dati da una lista di lavoro, aprire la lista di lavoro e fare clic su Avvio.
Per esportare i dati da un diagramma, una tabella o una lista di lavoro, fare clic su Esportare e quindi selezionare
In Microsoft Excel.
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La lista completa dei dati visualizzati nella videata verrà esportata in Microsoft Excel.
Se è stata personalizzata la propria lista di lavoro utilizzando
Personalizzare Questa videata ,
le impostazioni di personalizzazione che si effettueranno verranno applicate anche nel foglio di
lavoro Microsoft Excel di cui si esegue il download. Se ad esempio sono state spostate delle colonne,
esse verranno visualizzate nello stesso ordine nel foglio di lavoro Microsoft Excel e, se sono state
nascoste o mostrate alcune colonne nella lista di lavoro, verranno nascoste o mostrate di
conseguenza nel foglio di lavoro Microsoft Excel.
3.
Selezionare la lingua o il template nella finestra di dialogo visualizzata.
●
Se esiste un solo template nella variante linguistica di logon, l'esportazione verrà eseguita
nella lingua di logon e non sarà richiesta alcuna interazione utente.
●
Se esiste un solo template nel sistema per questo scenario di esportazione, ma la variante
linguistica di logon non è disponibile, l'esportazione verrà eseguita in lingua inglese.
●
Se nel sistema esiste più di un template per questo scenario di esportazione, viene
visualizzata la finestra di dialogo Lista template. In questa finestra di dialogo è possibile
selezionare il template Microsoft Excel da utilizzare per l'esportazione. Il template determina
la modalità di formattazione dei dati esportati. Viene visualizzata la versione di Microsoft
Excel rilevante per ogni template.
4.
Fare clic su Download.
5.
Il sistema visualizza un messaggio che informa l'utente che è possibile aprire o salvare il file che contiene i
dati appena esportati dal sistema SAP Business ByDesign. Fare clic su Aprire o Salvare in base alle operazioni
che si intende eseguire con i dati esportati.
Il risultato varia a seconda che si selezioni Aprire o Salvare:
6.
●
Se l'utente seleziona Aprire, il sistema visualizza un foglio di lavoro con i dati in Microsoft Excel. Il file
ha un nome temporaneo, ma non è stato salvato. L'utente può utilizzare tutte le funzioni di Microsoft
Excel per organizzare i dati e quindi salvare il foglio di lavoro.
●
Se l'utente seleziona Salvare, il sistema visualizza la finestra di dialogo Salvare con nome. Specificare
un nome di file appropriato e il percorso in cui salvare il file Microsoft Excel esportato. Il sistema
visualizzerà un messaggio che informa l'utente che il download è stato completato correttamente.
Sarà quindi possibile navigare al percorso in cui è stato salvato il template e aprirlo.
Per adattare il template, selezionare Elaborare template nella barra degli strumenti di SAP Business
ByDesign.
Viene aperto l'editor del template.
Nell'editor, è possibile apportare le seguenti modifiche al template:
●
Modificare il nome di una colonna
●
Modificare la sequenza delle colonne facendo clic su Spostare in alto e Spostare in basso
●
Nascondere una colonna deselezionandola sotto a Visibile
Fare clic su Generare per salvare le modifiche al template.
Assicurarsi che sia stato eseguito l'upload del template adattato dalla view Gestione di template
Office nel sistema di SAP Business ByDesign.
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39
3.3.6 Elaborare dati di massa relativi ai clienti
Riepilogo
Questo documento descrive come apportare una o più modifiche a più clienti contemporaneamente.
È possibile apportare modifiche di massa ai clienti avviando l'attività frequente Modifica di massa per dati cliente,
appartenente ai centri di lavoro Gestione clienti e Dati dei business partner. È inoltre possibile accedere
all'elaborazione di massa dai report Dettagli cliente e Dati di responsabilità del cliente selezionando Modifica dei dati
di massa per tutti i clienti.
Procedura
1.
Nella fase Selezionare clienti, selezionare i clienti che si intende modificare mediante la Ricerca.
2.
Aggiungere i clienti che si intende modificare a una lista di lavoro specifica dell'utente facendo clic su
Aggiungere alla lista di lavoro .
●
Per aggiungere tutti i clienti visualizzati nella lista dei risultati, selezionare Tutti i clienti.
●
Per aggiungere solo i clienti selezionati in precedenza, selezionare Clienti selezionati.
È inoltre possibile rimuovere clienti dalla lista di lavoro.
La lista di lavoro è temporanea e non sarà disponibile la volta successiva in cui verrà richiamata
questa videata.
Se si accede all'elaborazione di massa da un report, la lista dei risultati del report potrebbe contenere
più linee della lista di lavoro, poiché un cliente può avere una o più organizzazioni commerciali o
indirizzi, che saranno visualizzati in linee singole nel report.
3.
Fare clic su Successivo .
Se è stato selezionato un numero molto elevato di clienti, questa fase potrebbe richiedere più tempo.
4.
Nella fase Modificare clienti, selezionare il set di dati relativi ai clienti che si intende modificare dal campo
Visualizzare.
Se non sono state ancora apportate modifiche, è possibile tornare alla propria lista di lavoro facendo clic su
Precedente .
5.
Inserire le modifiche che si intende apportare nella prima riga evidenziata.
Per i dati delle vendite e le responsabilità è possibile modificare gli inserimenti esistenti o, in assenza di
inserimenti, effettuarne di nuovi.
6.
Apportare le modifiche ai clienti che si intende modificare facendo clic su Applicare modifica di massa
●
Per modificare tutti i clienti visualizzati nella lista dei risultati, selezionare Tutti i clienti.
●
Per modificare solo i clienti selezionati in precedenza, selezionare Clienti selezionati.
Assicurarsi di inserire prima le proprie modifiche e quindi selezionare i clienti che si intende modificare.
Se si intende modificare singoli valori di campo, non fare clic su Applicare modifica di massa
modifica nella riga rilevante e premere INVIO .
7.
40
.
. Apportare la
Per salvare le modifiche, fare clic su Concludere .
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8.
Nella fase Conferma è possibile scegliere cosa si intende fare successivamente o chiudere la videata.
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41
4 View Fornitori
4.1 Guida rapida per Fornitori
La view Fornitori fornisce un riepilogo di tutti i fornitori che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile inserire
e visualizzare dettagli sui collaboratori esterni che lavorano con i fornitori ed eventuali relazioni che i fornitori possono
avere con altri fornitori.
È possibile aggiornare i dati relativi agli acquisti dei fornitori o degli offerenti. È inoltre possibile aggiornare i dati
finanziari del fornitore, inclusi l'appoggio bancario, i dettagli fiscali e finanziari di ciascuna sede della propria società
che tratta con un fornitore specifico.
La view Fornitori fornisce informazioni sul ciclo di vita della categoria di prodotto. Queste informazioni possono
essere utilizzate nella pianificazione della propria strategia di determinazione della fonte d'acquisto.
È possibile accedere alla view Fornitori dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Base fornitori
●
Centro di lavoro Contabilità fornitori
Se la propria società ha selezionato il punto chiave d'implementazione Acquisti, vendite, amministrazione,
si presenteranno delle leggere differenze tra la soluzione e lo standard come descritto di seguito. Per
ulteriori informazioni, consultare Differenze di utilizzo per gli acquisti in Acquisti, vendite, amministrazione.
Concetti base
Fornitori e collaboratori esterni
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui fornitori e sui collaboratori esterni in più centri di
lavoro. I dati creati vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo
centro di lavoro per poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione di fornitori e collaboratori esterni [Pagina 47].
Gestione indirizzi
È possibile creare, visualizzare e aggiornare i dettagli necessari per comunicare con i business partner. È possibile
elaborare i dati di comunicazione e postali dettagliati per persone e organizzazioni.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione indirizzi [Pagina 5].
Controllo di business partner duplicati
Il controllo di business partner duplicati consente di trovare business partners che sono presenti più volte nel sistema,
evitando così dati ridondanti nel sistema e consentendo di ridurre i costi e le difficoltà quando si gestiscono i dati
anagrafici dei business partner.
Per ulteriori informazioni, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
42
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View Fornitori
Gestione del ciclo di vita della categoria di prodotto
Nella view Categorie di prodotti dell'editor dei fornitori, è possibile gestire il ciclo di vita delle categorie di prodotti
consegnate dal fornitore.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione del ciclo di vita della categoria di prodotto [Pagina 48].
Attività
Creare ed elaborare un fornitore
1.
Nella lista di lavoro della view Fornitori fare clic su Nuovo
e selezionare quindi Fornitore.
È inoltre possibile creare un nuovo fornitore accedendo all'attività frequente Nuovo fornitore
appartenente ai centri di lavoro Dati dei business partner, Base fornitori o Contabilità fornitori.
2.
Inserire il nome, l'indirizzo, i dettagli di comunicazione e altri dati specifici del fornitore, come ad esempio la
classificazione ABC.
Il contenuto della certificazione per il campo Certificato in base a deve essere definito durante il fine
tuning. Se le certificazioni non sono state definite, queste informazioni non possono essere inserite.
È possibile controllare se nel sistema esiste già un fornitore purché sia stata scelta questa opzione
durante la selezione obiettivi. Quando si inseriscono i dettagli di un fornitore, fare clic su
Controllo dei duplicati . Il sistema inoltre notifica all'utente i potenziali duplicati quando si salvano i
dettagli di un nuovo fornitore. È possibile visualizzare i potenziali duplicati elencati.
3.
Attribuire uno o più ruoli fornitore al fornitore. Il ruolo Fornitore è preselezionato per l'utente, tuttavia, è inoltre
possibile attribuire il ruolo Offerente o Spedizioniere.
È possibile attribuire il ruolo Fornitore attività di magazzino a un business partner che gestisce un'attività di
magazzino esternamente. La connessione tra il business partner e l'attività di magazzino gestita
esternamente è stabilita nella view Ubicazioni del centro di lavoro Dati anagrafici per la progettazione della
supply chain dopo la creazione a tale scopo di una nuova sede. Per ulteriori informazioni sull'elaborazione
delle consegne nella logistica terze parti e i prerequisiti per l'utilizzo di tale scenario, consultare Elaborazione
consegne nella logistica terze parti — Prerequisiti e caratteristiche.
4.
Inserire i dati relativi agli acquisti e al pagamento per attivare un processo end-to-end a partire dagli acquisti
fino alla contabilizzazione della fattura e alla contabilità.
Le informazioni sugli acquisti e sul pagamento inserite verranno utilizzate come dati standard quando si crea
un nuovo documento d'acquisto.
Quando si elaborano i dati di pagamento per un nuovo fornitore e si seleziona il bonifico come
modalità di pagamento, può essere elaborato anche l'appoggio bancario.
5.
Per inserire informazioni supplementari sul fornitore, fare clic su Visualizzare tutto per aprire l'editor.
È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni a un determinato fornitore selezionandolo nella
lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Generale.
6.
Fare clic su Salvare per salvare il nuovo fornitore.
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View Fornitori
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43
Creare fornitori mediante Microsoft Excel
È possibile creare fornitori utilizzando un template di Microsoft Excel predefinito. Per ulteriori informazioni,
consultare Creare fornitori mediante Microsoft Excel [Pagina 48].
Attribuire più indirizzi a un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Comunicazione e quindi Indirizzi .
2.
Fare clic su Aggiungere riga .
3.
Inserire i dettagli dell'indirizzo.
4.
Se sono necessari dei campi dell'indirizzo supplementari, fare clic su Campi supplementari.
È inoltre possibile selezionare un altro indirizzo principale e indicare come l'indirizzo deve essere utilizzato,
come ad esempio l'indirizzo di partenza.
5.
Inserire uno o più indirizzi e salvare i relativi dettagli.
È inoltre possibile attribuire indirizzi supplementari a un determinato fornitore selezionandolo nella
lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Indirizzi.
Elaborare impostazioni di output per un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Comunicazione e quindi Collaborazione .
2.
Sono disponibili le seguenti opzioni:
●
Per specificare le impostazioni di output per un documento specifico, selezionarne uno dalla lista.
a.
SelezionareE-mail, Fax o Stampante dall'elenco di riepilogo a discesa.
Per utilizzare il fax come canale di output, è necessario selezionare questa opzione
durante la selezione degli obiettivi. Per ulteriori informazioni, consultare Configurazione:
Impostazioni e-mail e fax.
b.
Inserire l'indirizzo e-mail, il numero di fax oppure il numero di copie necessario.
È possibile selezionare un template di modulo per i clienti, se disponibile.
Di default, ai clienti non viene inviata la notifica di consegna. Se si intende inviare notifiche
di consegna a un determinato cliente, selezionare la casella di spunta nella colonna
Attivo, inserire il canale di output e fare clic su Salvare .
.
●
Per disporre di un canale di output da utilizzare per tutti i documenti commerciali inviati a questo
business partner, selezionare la casella di spunta Utilizzare per tutti i documenti commerciali.
a.
SelezionareE-mail, Fax o Stampante dall'elenco di riepilogo a discesa.
b.
Inserire l'indirizzo e-mail, il numero di fax oppure il numero di copie necessario.
c.
Premere INVIO.
Se si utilizza l'e-mail come canale di output e non si inserisce un indirizzo e-mail, verrà
utilizzato l'indirizzo e-mail presente nell'indirizzo principale del business partner.
●
44
Per elaborare le impostazioni XML, fare clic su Elaborare impostazioni XML . In questo modo viene
visualizzata l'attività rapida Accordo di comunicazione.
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View Fornitori
3.
Per elaborare le impostazioni XML, fare clic su Elaborare impostazioni XML . In questo modo viene visualizzata
l'attività rapida Accordo di comunicazione.
Le impostazioni di output specifiche del business partner sovrascrivono tutte le eventuali impostazioni di output di
default elaborate nelle view Selezione canale di output e Selezione template modulo del centro di lavoro Gestione
applicazione e utenti.
Le impostazioni specifiche del business partner possono essere inoltre sovrascritte se il dipendente
responsabile di un documento modifica le impostazioni di output facendo clic su Opzioni disponibili e
selezionando Elaborare impostazioni di output.
Per ulteriori informazioni, consultare Impostazioni di output integrato nel processo [Pagina 29].
Attribuire un contatto a un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Contatti e quindi Contatti .
2.
Fare clic su Attribuire contatto per utilizzare un business partner esistente come contatto per il fornitore.
1.
Nella finestra di dialogo cercare un business partner utilizzando la selezione valori.
2.
Selezionare un business partner e fare clic su OK.
Vengono visualizzati i dettagli del reparto, della funzione, di comunicazione e dell'indirizzo esistenti
relativi al business partner. È possibile elaborare i dettagli o aggiungere informazioni.
3.
Per creare un nuovo contatto fare clic su Aggiungere riga .
4.
Inserire i dettagli sul nuovo contatto.
È possibile attribuire più contatti a un fornitore. È necessario indicare un contatto principale selezionando la
casella di spunta Principale.
5.
Fare clic su Salvare per salvare il contatto.
È inoltre possibile attribuire un contatto a un determinato fornitore selezionandolo nella lista di
lavoro e facendo clic su Elaborare → Contatti.
Attribuire un collaboratore esterno a un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Contatti e quindi Collaboratori esterni .
2.
Fare clic su Attribuire collaboratore esterno per utilizzare un business partner esistente come collaboratore
esterno per il fornitore.
1.
Nella finestra di dialogo cercare un business partner utilizzando la selezione valori.
2.
Selezionare un business partner e fare clic su OK.
Vengono visualizzati i dettagli del reparto, della funzione, di comunicazione e dell'indirizzo esistenti
relativi al business partner. È possibile elaborare i dettagli o aggiungere informazioni.
3.
Per creare un nuovo collaboratore esterno fare clic su Aggiungere riga .
4.
Inserire i dettagli sul nuovo collaboratore esterno.
È possibile attribuire più collaboratori esterni a un fornitore.
5.
Fare clic su Salvare per salvare il collaboratore esterno.
Specificare relazioni di un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Contatti e quindi Relazioni per inserire i propri dettagli su altre
relazioni per un fornitore.
2.
Fare clic su Aggiungere riga e selezionare la relazione e il business partner col quale il fornitore ha una
relazione.
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View Fornitori
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45
3.
Salvare i propri dati.
Aggiungere dati di pagamento a un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Dati finanziari e quindi su Dati pagamento .
2.
In Società fare clic su Aggiungere riga e selezionare la società utilizzando la selezione valori.
3.
Selezionare il gruppo determinazione conti.
È possibile selezionare un motivo del blocco pagamento e una data di scadenza del blocco pagamento.
4.
In Modalità di pagamento, fare clic su Aggiungere riga e selezionare una modalità di pagamento dall'elenco
di riepilogo a discesa.
5.
Se necessario, è anche possibile aggiungere istruzioni alla banca per i pagamenti internazionali.
6.
Se è necessario un avviso di pagamento, selezionare la casella di spunta appropriata.
7.
Inserire l'ID creditore su DATEV nel campo appropriato se si utilizza DATEV.
8.
Salvare i propri dati.
Aggiungere un appoggio bancario a un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Dati finanziari e quindi su Appoggio bancario .
2.
Selezionare una banca utilizzando la selezione valori.
Il paese e il codice ABI/CAB sono aggiunti automaticamente.
Se la banca relativa non compare nella selezione valori, fare clic su Nuova banca e inserire i dettagli
della banca per aggiungerla all'elenco banche.
3.
Inserire i dettagli del conto bancario.
4.
Salvare i propri dati.
Aggiungere dati fiscali a un fornitore
1.
Nell'editor della view Fornitori fare clic su Dati finanziari e quindi su Dati fiscali .
2.
In Codici fiscali, fare clic su Aggiungere riga e selezionare il paese, la categoria di codice fiscale e il codice
fiscale dagli elenchi di riepilogo a discesa.
3.
In Classificazioni ritenuta d'acconto, fare clic su Aggiungere riga e selezionare il paese, il tipo di imposta e il
tipo di aliquota fiscale dagli elenchi di riepilogo a discesa.
4.
In Esenzioni fiscali, fare clic su Aggiungere riga e selezionare il paese, lo stato, il tipo di imposta e il motivo
dell'esenzione fiscale dagli elenchi di riepilogo a discesa.
5.
Salvare i propri dati.
Esportare fornitori mediante Microsoft Excel
Per ulteriori informazioni, consultare Esportare dati commerciali tramite Microsoft Excel [Pagina 38].
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View Fornitori
4.2 Concetti base
4.2.1 Gestione di fornitori e collaboratori esterni
Riepilogo
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui fornitori e sui collaboratori esterni in più centri di
lavoro. I dati creati vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo
centro di lavoro per poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
È possibile accedere alla view Fornitori dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Base fornitori
●
Centro di lavoro Contabilità fornitori
È possibile accedere alla view Collaboratori esterni dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Base fornitori
●
Centro di lavoro Gestione dei progetti
Fornitori e collaboratori esterni
La view Fornitori fornisce un riepilogo dei fornitori che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile creare ed
elaborare tutti i dettagli sui fornitori o sugli offerenti, quali i dati relativi agli acquisti, alla comunicazione e all'indirizzo.
La view Collaboratori esterni fornisce un riepilogo dei collaboratori esterni, quali i dettagli di contatto e il nome. È
possibile visualizzare per quale fornitore lavora ciascun collaboratore esterno e la relazione che il collaboratore
esterno ha con il fornitore e altri business partner.
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Sono state verificate e adattate le impostazioni predefinite per i dati specifici del fornitore.
Per trovare quest'attività, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di
implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Aprire lista delle attività . Selezionare la
fase Fine tuning, selezionare quindi l'attività Fornitori dalla lista delle attività.
Vedere anche
Fornitori — Guida alla configurazione
Identificatori supplementari per business partners [Pagina 14]
SAP Business ByDesign 1302
View Fornitori
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47
4.2.2 Gestione del ciclo di vita della categoria di prodotto
Riepilogo
Nella view Categorie di prodotti dell'editor dei fornitori, è possibile gestire il ciclo di vita delle categorie di prodotti
consegnate dal fornitore.
È possibile valutare la strategia di determinazione della fonte d'acquisto per una categoria di prodotto rivedendo
fattori quali il numero di fornitori che possono fornire articoli inclusi nella categoria di prodotto, la dipendenza della
società da questi fornitori e la facilità o la difficoltà nell'ottenere i prodotti. Con queste informazioni, è possibile
decidere se modificare o meno il fornitore, ad esempio, per ridurre il rischio di non disponibilità di un prodotto in caso
di necessità. Si potrebbero inoltre utilizzare le informazioni per favorire la negoziazione di prezzi e condizioni con il
fornitore.
Lo stato della categoria del prodotto è un indicatore della posizione corrente di una categoria di prodotto e la relativa
disponibilità per gli acquisti da parte di un fornitore. Il range di stati comprende 'In prevalutazione', 'In introduzione',
'Rilasciato per acquisti', 'In rimozione' e 'Rimosso'. Con questi stati, è possibile impedire al fornitore di eseguire
determinate attività per una categoria di prodotto specificata.
Gli stati della categoria del prodotto sono:
●
In prevalutazione: viene ricercata una categoria di prodotto che tuttavia non è ancora disponibile per gli
acquisti da parte del fornitore.
●
In introduzione: una categoria di prodotto è disponibile per le attività di determinazione della fonte d'acquisto
con il fornitore finché non è stata completata la valutazione.
●
Rilasciato per acquisti: una categoria di prodotto è completamente disponibile per gli acquisti da parte del
fornitore.
●
In rimozione: una categoria di prodotto è disponibile per acquisti limitati per completare processi di
approvvigionamento non conclusi prima che il fornitore venga rimosso dalla categoria di prodotto.
●
Rimosso: una categoria di prodotto non è disponibile per gli acquisti da parte del fornitore.
4.3 Attività
4.3.1 Creare fornitori mediante Microsoft Excel®
Riepilogo
È possibile creare fornitori inserendoli in un template di Microsoft Excel predefinito e caricandoli nel sistema SAP
Business ByDesign.
Prerequisiti
Navigare a Il mio computer nella view Riepilogo self-service del centro di lavoro Pagina iniziale ed accertarsi che i
seguenti prerequisiti siano soddisfatti:
●
48
L'utente ha installato l'Add-In per Microsoft Excel® più recente.
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View Fornitori
Fare clic su Installare software supplementare.
●
Le impostazioni del browser in uso sono state correttamente configurate.
Fare clic su Controllare le impostazioni del mio computer.
Fasi
Nel sistema SAP Business ByDesign, nella view Fornitori, fare clic su Nuovo
Excel.
quindi su Fornitori da Microsoft
Richiamare il template
1.
Selezionare il template.
Scegliere la versione linguistica richiesta e fare clic su Download.
È possibile selezionare una delle lingue specificate in fase di selezione obiettivi. Se in fase di selezione
obiettivi è stata specificata una sola lingua, non verrà richiamata una lista di versioni linguistiche da
cui effettuare la selezione.
2.
Definire le modalità di utilizzo del template. Selezionare una delle seguenti opzioni:
●
Se si intende utilizzare il template solo una volta, è possibile aprirlo senza salvarlo. Fare clic su Aprire.
●
Se si intende salvare il template per un successivo utilizzo, specificare il percorso in cui salvarlo, inserire
un nome di file appropriato, quindi fare clic su Salvare. Fare quindi clic su Aprire.
Se l'utente ha eseguito in precedenza il download e il salvataggio del template nel proprio computer, andare
al percorso in cui si è salvato il template e aprirlo.
Eseguire il logon al sistema SAP Business ByDesign da Microsoft Excel
1.
Nella barra multifunzione SAP Add-In in Microsoft Excel, fare clic su Logon.
Se la barra multifunzione SAP Add-In non è visualizzata, accertarsi che l'Add-In per Microsoft
Excel sia stato installato correttamente (consultare Prerequisiti in questo documento).
Nella finestra di dialogo che viene visualizzata, inserire le informazioni di accesso. L'URL del sistema viene
proposto automaticamente. L'URL del sistema è l'URL del sistema SAP Business ByDesign che l'utente sta
utilizzando.
2.
Specificare ID utente e password, quindi fare clic su Logon.
Dopo il logon iniziale al sistema, il testo della barra multifunzione viene modificato da SAP Add-In a
SAP Business ByDesign.
Inserire i dettagli nel template Microsoft Excel
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View Fornitori
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Si tenga presente che:
●
Il template Microsoft Excel viene visualizzato con un determinato numero di righe in cui l'utente può
inserire o copiare i propri dati. Se sono necessarie più righe, aggiungere il numero di righe richiesto
prima di iniziare l'inserimento o la copia dei propri dati.
●
Accertarsi che i campi obbligatori (contrassegnati con un asterisco) siano compilati.
●
Alcuni suggerimenti per la compilazione:
○
Alcuni campi sono dotati di elenchi di riepilogo a discesa.
○
In alcuni campi è possibile eseguire una ricerca nel sistema per trovare dei dati, ad esempio, i
paesi. Posizionare il cursore sul campo rilevante, quindi fare clic su Lookup nella barra
multifunzione o nella barra degli strumenti di SAP Business ByDesign per eseguire la ricerca
nel sistema. È disponibile un campo di ricerca nella finestra di dialogo Lookup che viene
visualizzata. Quando si inizia a digitare del testo nel campo Cercare, gli inserimenti rilevanti
vengono filtrati nelle colonne ID e Descrizione, in modo da non rendere necessario visualizzare
l'intera lista. Se il pulsante Lookup non è attivo nella barra multifunzione o nella barra degli
strumenti, non è possibile eseguire la ricerca.
Inserire i dati del fornitore nelle colonne appropriate, ad esempio i dati generali del fornitore, i dati dell'indirizzo, i
dettagli del fornitore e i dati relativi agli acquisti.
Se non si seleziona uno stato, il sistema utilizzerà lo stato In preparazione.
Verrà quindi eseguito un controllo duplicati di nomi, indirizzi e dati di comunicazione se la funzione è stata selezionata
durante la selezione obiettivi. Se sono presenti dati duplicati, questi non possono essere salvati nel sistema SAP
Business ByDesign e viene visualizzato un messaggio di errore. Se non si intende eseguire un controllo duplicati per
i fornitori selezionati, selezionare No nella colonna Controllo duplicati dei fornitori rilevanti.
Per ulteriori informazioni sul controllo duplicati, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
Salvare i dati
1.
Dopo aver completato l'inserimento dei dati, salvare il file Microsoft Excel.
2.
Fare clic su Salvare dati in .
Viene visualizzata una finestra di dialogo che informa l'utente che è in corso il salvataggio dei dati nel sistema.
Dopo l'upload, viene visualizzato un messaggio che informa che i dati sono stati salvati nel sistema.
Se non vengono fornite tutte le informazioni richieste o se vengono fornite informazioni non corrette,
il salvataggio di alcuni record potrebbe non riuscire. I messaggi d'errore mettono in evidenza i
problemi in modo che l'utente possa correggerli e quindi salvare nuovamente i dati.
3.
Effettuare quindi il logoff facendo clic su Logoff .
Risultato
I nuovi fornitori vengono salvati nel sistema SAP Business ByDesign e aggiunti alla lista nella view Fornitori.
Per apportare modifiche a questi fornitori, è possibile modificarli nel template di Microsoft Excel e caricarli di nuovo
nel sistema.
50
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View Fornitori
5 View Contatti
5.1 Guida rapida per Contatti in Dati dei business partner
La view Contatti fornisce un riepilogo di tutti i contatti che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile gestire
le informazioni essenziali su un contatto, come l'indirizzo, l'e-mail, il numero di telefono, il reparto e la funzione
all'interno della società. Si possono inserire i dettagli personali di un contatto, quali la data di nascita, lo stato civile
e l'indirizzo privato.
È possibile accedere alla view Contatti dal centro di lavoro Dati dei business partner.
Concetti base
Clienti e contatti
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui clienti e sui contatti in più centri di lavoro. I dati creati
vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo centro di lavoro per
poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione di clienti e contatti [Pagina 23].
Gestione indirizzi
È possibile creare, visualizzare e aggiornare i dettagli necessari per comunicare con i business partner. È possibile
elaborare i dati di comunicazione e postali dettagliati per persone e organizzazioni.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione indirizzi [Pagina 5].
Controllo di business partner duplicati
Il controllo di business partner duplicati consente di trovare business partners che sono presenti più volte nel sistema,
evitando così dati ridondanti nel sistema e consentendo di ridurre i costi e le difficoltà quando si gestiscono i dati
anagrafici dei business partner.
Per ulteriori informazioni, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
Attività
Creare ed elaborare un contatto
1.
Nella lista di lavoro della view Contatti fare clic su Nuovo
e selezionare quindi Contatto.
È inoltre possibile creare un nuovo contatto accedendo all'attività frequente Nuovo contatto
appartenente al centro di lavoro Dati dei business partner.
2.
Inserire il nome, gli indirizzi, i dettagli di comunicazione e di altro tipo del contatto.
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View Contatti
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Se si crea un nuovo contatto per un cliente esistente, è possibile inserire l'ID del cliente esistente nel campo
Business partner e inserire le informazioni rilevanti in Indirizzo commerciale, Dettagli societari e
Comunicazione commerciale.
È possibile controllare se nel sistema esiste già un contatto purché sia stata indicata questa opzione
durante la selezione obiettivi. Quando si inseriscono i dettagli del contatto, fare clic su
Controllo dei duplicati . Il sistema inoltre notifica all'utente i potenziali duplicati quando si salvano i
dettagli di un nuovo contatto. È possibile visualizzare i potenziali duplicati elencati.
3.
Per inserire informazioni supplementari sul contatto, fare clic su Visualizzare tutto per aprire l'editor.
È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni a un determinato contatto selezionandolo nella
lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Generale.
4.
Fare clic su Salvare per salvare il nuovo contatto.
Attribuire più indirizzi a un contatto
1.
Nell'editor della view Contatti fare clic su Indirizzi .
2.
Fare clic su Aggiungere riga .
3.
Selezionare il tipo di indirizzo e inserire i dettagli dell'indirizzo.
4.
Se sono necessari dei campi dell'indirizzo supplementari, fare clic su Campi supplementari.
5.
Inserire uno o più indirizzi e salvare i relativi dettagli.
È inoltre possibile attribuire indirizzi supplementari a un determinato contatto selezionandolo nella
lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Indirizzi.
Specificare relazioni di un contatto
1.
Nell'editor della view Contatti fare clic su Relazioni per inserire i propri dettagli sulle relazioni per un contatto.
2.
Fare clic su Aggiungere riga e selezionare il tipo di relazione e il business partner con il quale il contatto ha
una relazione.
Se il proprio contatto è il contatto per più di un fornitore (tipo di relazione È l'interlocutore per),
selezionare Principale in Dettagli per la relazione principale di questo contatto.
Nella lista di lavoro viene anche visualizzato il business partner principale al quale un contatto è
attribuito.
3.
Salvare i propri dati.
Esportare contatti mediante Microsoft Excel
Per ulteriori informazioni, consultare Esportare dati commerciali tramite Microsoft Excel [Pagina 38].
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View Contatti
5.2 Concetti base
5.2.1 Gestione di clienti e contatti
Riepilogo
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui clienti e sui contatti in più centri di lavoro. I dati creati
vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo centro di lavoro per
poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
E' possibile accedere alle view Clienti e Contatti dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Gestione clienti
●
Centro di lavoro Dati business partner
La view Contatti del centro di lavoro Gestione clienti visualizza i seguenti contatti:
●
Contatti per clienti
●
Contatti che non sono attribuiti a un business partner
La view Contatti del centro di lavoro Dati business partner visualizza tutti i tipi di contatti.
La view Clienti include sia i clienti esistenti che i clienti potenziali.
Nella view Clienti del centro di lavoro Contabilità clienti è possibile solo visualizzare, creare ed elaborare i
clienti esistenti e potenziali.
Clienti e Contatti
La view Clienti fornisce un riepilogo di tutti i clienti che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile gestire
informazioni importanti su un cliente, come i dati di comunicazione e dell'indirizzo, lo stato, la classificazione, gli
orari di contatto, i dati relativi alle vendite e finanziari.
La view Contatti fornisce un riepilogo di tutti i contatti che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile gestire
le informazioni essenziali su un contatto, come i dati di comunicazione e dell'indirizzo commerciale nonché lo stato.
Si possono inserire i dettagli personali di un contatto, quali la data di nascita, lo stato civile e l'indirizzo privato.
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Sono state verificate e adattate le impostazioni predefinite per i dati specifici del cliente e specifici del contatto.
Per trovare queste attività, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di
implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Aprire lista delle attività . Selezionare la
fase Fine tuning, selezionare quindi l'attività Clienti o Contattidalla lista delle attività.
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View Contatti
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Caratteristiche
Clienti privati e aziendali
I clienti possono essere dei seguenti tipi:
●
Clienti aziendali
Il proprio cliente è un'organizzazione.
●
Clienti privati
Il proprio cliente è un individuo.
A seconda del fatto se il proprio cliente sia un cliente aziendale o privato saranno visualizzati diversi campi cliente.
I clienti privati ad esempio possono richiedere dei campi correlati alla persona, come campi nome, mentre i clienti
aziendali richiedono campi per organizzazioni, come l'ID Nielsen e l'entità giuridica di una società.
Dati generali per i clienti:
E' possibile elaborare i seguenti dati generali per un cliente specifico per i clienti:
●
Classificazioni ABC
Sono utilizzate per valutare i clienti sulla base dell'importanza che hanno per l'azienda dell'utente.
●
ID Nielsen
Indicano la regione geografica a cui appartiene un cliente. L'ID Nielsen può essere utilizzato per classificare i
clienti sulla base del loro comportamento da consumatore.
Dati delle vendite relative ai clienti
E' possibile elaborare dati specifici delle vendite, ad esempio Incoterms o gruppi di clienti, per un cliente. I dati
elaborati per il cliente saranno trasferiti al documento vendite o servizi correlati. È possibile elaborare i seguenti dati:
●
Blocchi del documento
●
Dati relativi alle vendite che dipendono da catene di distribuzione
E' possibile elaborare i seguenti dati specifici delle vendite:
●
●
54
Blocchi dei documenti
○
Blocchi ordine
I blocchi ordine impediscono la creazione di nuovi documenti vendite o servizi. Se un blocco ordine viene
impostato nei dati anagrafici del cliente non è possibile creare alcun nuovo documento vendite o servizi
per questo cliente.
○
Blocchi consegna
I blocchi consegna impediscono la consegna di un ordine. Se un blocco consegna è impostato nei dati
anagrafici del cliente esso viene copiato in degli ordini di vendita nuovi qualsiasi. E' inoltre possibile
impostato, elaborarlo o rimuoverlo all'interno di un ordine di vendita.
○
Blocchi fattura
I blocchi fattura impediscono la fatturazione di un ordine. Se un blocco fattura è impostato nei dati
anagrafici del cliente esso viene copiato in degli ordini di vendita nuovi qualsiasi. E' inoltre possibile
impostato, elaborarlo o rimuoverlo all'interno di un ordine di vendita.
Ai documenti reso viene conferito per default un blocco fattura al fine di garantire una fatturazione
consistente.
Dati vendite
○
Gruppi di clienti
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View Contatti
Sono utilizzati ai fini della determinazione del prezzo e a fini statistici. E' possibile elaborare i gruppi di
clienti nel record dati anagrafici del cliente per ogni attribuzione organizzativa.
○
Condizioni di pagamento
Sono utilizzate per gli accordi stipulati con un cliente per il pagamento per quanto riguarda eventuali
merci fornite e servizi prestati. Rappresentano le condizioni stipulate per il pagamento del prezzo
addebitato per i prodotti e i servizi, come ad esempio la data di scadenza e le condizioni del credito.
Una condizione di pagamento può essere elaborata come dato anagrafico del cliente. Se una condizione
di pagamento è stata elaborata per un cliente essa sarà copiata in documenti come un nuovo ordine di
vendita o una nuova offerta di vendita come valore di default.
Dati finanziari relativi ai clienti
Questi dati sono necessari per la contabilità. Comprendono quanto segue:
●
Dati bancari
Qui è possibile elaborare l'appoggio bancario e i dati della carta di pagamento (carta di credito) del cliente.
●
Dati rilevanti per il pagamento
È possibile visualizzare la strategia di sollecito o di compensazione attribuita al cliente.
Qui è possibile specificare la società nella propria organizzazione che collabora con questo cliente, nonché il
gruppo di determinazione conti per la determinazione del conto Co.Ge. Per ulteriori informazioni, consultare
Flusso del processo: business configuration della determinazione del conto per una transazione commerciale.
È possibile bloccare il processo di pagamento automatico del cliente specificando un motivo del blocco del
pagamento. Inoltre è possibile escludere questo cliente dal processo di sollecito usando un blocco sollecito
e specificando un motivo del blocco sollecito.
Inoltre, è possibile specificare la modalità di pagamento da usare per compensare le fatture cliente, la persona
responsabile delle spese di pagamento, le istruzioni di pagamento per la banca per i pagamenti internazionali
e il metodo richiesto per inviare un avviso di pagamento al cliente. È possibile indicare i debiti di un cliente
come di dubbia esigibilità. La casella di spunta Debitore di dubbia esazione è usato solo a scopi informativi.
È possibile elaborare questi dati in Dati finanziari nell'area Dati pagamento.
●
Dati fiscali
Qui è possibile definire i dati e i codici fiscali per l'esenzione fiscale del cliente. L'esenzione fiscale è concessa
solo in alcuni paesi, quali gli Stati Uniti. Per ulteriori informazioni, consultare Determinazione imposte.
Assicurarsi che le informazioni contenute in Dati finanziari siano complete. È possibile creare un cliente
senza inserire i dati fiscali, ad esempio, se un cliente inizialmente è solo un cliente potenziale. Il sistema
non impedisce la creazione di una fattura per tale cliente nel centro di lavoro Contabilizzazione fattura
cliente. Per tale motivo, non invia alcun messaggio corrispondente. La fattura cliente non è registrata, ma
il sistema crea un'attività per il contabile in cui è possibile elaborare i dati o aggiungere qualsiasi dato
finanziario mancante.
Dati generali per i contatti
E' possibile elaborare i seguenti dati generali per un contatto specifico per i contatti:
●
Reparti
E' possibile indicare il reparto in cui un contatto lavora.
●
Funzioni
La funzione descrive il lavoro di un contatto.
●
Contatti VIP
Un contatto può essere classificato come contatto VIP a seconda della sua importanza in una società.
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View Contatti
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Vedere anche
Identificatori supplementari per business partners [Pagina 14]
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View Contatti
6 View Collaboratori esterni
6.1 Guida rapida per Collaboratori esterni
Come acquirente o project manager che tratta con dipendenti esterni, è essenziale disporre di informazioni
dettagliate sui propri fornitori. È anche essenziale disporre di informazioni sui collaboratori esterni dei fornitori che
forniscono i servizi alla società.
La view Collaboratori esterni consente di visualizzare, creare e aggiornare i dati più importanti dei collaboratori
esterni. Fornisce un riepilogo delle informazioni sui collaboratori esterni, ad esempio il nome e i dettagli contatto. È
possibile visualizzare per quale fornitore lavora ciascun collaboratore esterno e le relazioni che il collaboratore
esterno ha con altri business partner. È possibile creare un utente per il collaboratore esterno, in modo che
quest'ultimo possa accedere direttamente al sistema per attività quali l'inserimento di orari. È possibile visualizzare
dettagli organizzativi quali l'unità organizzativa, la qualifica, l'unità della linea di reporting e il manager.
È possibile accedere alla view Collaboratori esterni dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Gestione dei progetti
●
Centro di lavoro Base fornitori
Concetti base
Fornitori e collaboratori esterni
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui fornitori e sui collaboratori esterni in più centri di
lavoro. I dati creati vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo
centro di lavoro per poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione di fornitori e collaboratori esterni [Pagina 47].
Gestione di indirizzi
È possibile creare, visualizzare e aggiornare i dettagli necessari per comunicare con i business partner. È possibile
elaborare i dati di comunicazione e postali dettagliati per persone e organizzazioni.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione di indirizzi [Pagina 5].
Controllo di business partner duplicati
Il controllo di business partner duplicati consente di trovare business partners che sono presenti più volte nel sistema,
evitando così dati ridondanti nel sistema e consentendo di ridurre i costi e le difficoltà quando si gestiscono i dati
anagrafici dei business partner.
Per ulteriori informazioni, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
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View Collaboratori esterni
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Attività
Creare ed elaborare un collaboratore esterno
1.
Nella lista di lavoro della view Collaboratori esterni fare clic su Nuovo
esterno.
e selezionare quindi Collaboratore
È possibile inoltre creare un nuovo collaboratore esterno accedendo all'attività frequente Nuovo
collaboratore esterno appartenente ai centri di lavoro Dati dei business partner, Gestione dei
progetti o Base fornitori.
2.
Inserire il nome, l'indirizzo, i dettagli di comunicazione e altri dati specifici del collaboratore esterno, come ad
esempio il fornitore per cui lavora e l'attribuzione organizzativa.
È possibile controllare se nel sistema esiste già un collaboratore esterno purché sia stata scelta
questa opzione durante la selezione obiettivi. Quando si inseriscono i dettagli di un collaboratore
esterno, fare clic su Controllo dei duplicati . Il sistema inoltre notifica all'utente i potenziali duplicati
quando si salvano i dettagli di un nuovo collaboratore esterno. È possibile visualizzare i potenziali
duplicati elencati.
3.
4.
Inserire informazioni aziendali sul nuovo collaboratore esterno.
1.
Nella sezione Dettagli societari, inserire informazioni sul collaboratore esterno che è interno alla società,
come ad esempio funzione e reparto, se applicabile. Questo potrebbe essere appropriato se il
collaboratore esterno sta lavorando in sede per la società.
Se il collaboratore esterno sta lavorando in sede, inserire l'indirizzo interno e le informazioni di
comunicazione.
2.
Nelle sezioni Indirizzo commerciale e Comunicazione commerciale, inserire informazioni sul
collaboratore esterno che è esterno alla società, come ad esempio telefono, fax ed e-mail presso
l'indirizzo del fornitore oppure funzione e reparto all'interno della società del fornitore.
Per inserire informazioni supplementari sul collaboratore esterno, fare clic su Visualizzare tutto per aprire
l'editor.
È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni a un determinato collaboratore esterno
selezionandolo nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Generale.
Se si imposta lo stato del collaboratore esterno su Bloccato, il sistema visualizza un messaggio di
avvertimento per l'intero account del collaboratore esterno. Questo può influire sugli acquisti, le
vendite e qualsiasi business partner correlato, ma è comunque possibile utilizzare il collaboratore
esterno nei business process. Tuttavia, questo stato blocca automaticamente l'utente per tale
collaboratore esterno se ne è stato attribuito uno e il collaboratore esterno non può accedere al
sistema finché non si modifica lo stato.
5.
Fare clic su Salvare per salvare il nuovo collaboratore esterno.
Attribuire più indirizzi a un collaboratore esterno
1.
Nell'editor della view Collaboratori esterni fare clic su Indirizzi .
2.
Fare clic su Aggiungere riga .
3.
Selezionare il tipo di indirizzo e inserire i dettagli dell'indirizzo.
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View Collaboratori esterni
4.
Se sono necessari dei campi dell'indirizzo supplementari, fare clic su Campi supplementari.
5.
Inserire uno o più indirizzi, se il collaboratore esterno lavora per più di un fornitore e ha indirizzi supplementari,
quindi salvare i dettagli dell'indirizzo.
È inoltre possibile attribuire indirizzi supplementari a un determinato collaboratore esterno
selezionandolo nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare → Indirizzi.
Specificare relazioni di un collaboratore esterno
1.
Nell'editor della view Collaboratori esterni fare clic su Relazioni per inserire i propri dettagli sulle relazioni
per un collaboratore esterno.
2.
Fare clic su Aggiungere riga e selezionare il tipo di relazione e il business partner con il quale il collaboratore
esterno ha una relazione.
Se il proprio collaboratore esterno è il collaboratore esterno per più di un fornitore (tipo di relazione È il
prestatore di servizi per), selezionare Principale in Dettagli per la relazione principale del
collaboratore esterno.
Il fornitore principale al quale un collaboratore esterno è attribuito viene anche visualizzato nella
lista di lavoro.
3.
Salvare i propri dati.
Creare un utente per un collaboratore esterno
1.
Se un collaboratore esterno richiede un utente per accedere al sistema, fare clic su Richiedere utente .
L'utente è creato automaticamente.
2.
Contattare un amministratore per elaborare il nuovo conto Internet, ad esempio per specificare la password
dell'utente e il periodo di validità. Nel centro di lavoro Gestione applicazione e utenti, l'utente per il
collaboratore esterno può anche essere bloccato o sbloccato.
Il collaboratore esterno può quindi accedere direttamente al sistema per creare un riepilogo delle ore di lavoro,
se necessario.
Elaborare il riepilogo delle ore di lavoro di un collaboratore esterno
È possibile fare clic solo su Elaborare riepilogo ore di lavoro nella lista di lavoro della view Collaboratori esterni per un
collaboratore esterno se è valido quanto segue:
●
È stato attribuito il collaboratore esterno a un progetto.
●
Il collaboratore esterno non è un dipendente interno.
●
Gli ordini d'acquisto con registrazioni di riepilogo ore di lavoro per progetti sono abilitati nella propria
configurazione della soluzione.
Per trovare questa business option, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view
Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su
Elaborare ambito del progetto . Nella fase Selezione obiettivi del progetto assicurarsi di selezionare Gestione
richieste e ordini d'acquisto in Vendite.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento Vendite e selezionare Gestione richieste e ordini d'acquisto.
Selezionare Entrata merci e servizi e rispondere alla domanda relativa al tipo di ordine d'acquisto per i servizi.
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Per ulteriori informazioni su quest'attività, consultare qui [Pagina 61].
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View Collaboratori esterni
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Registrare orari da Microsoft Excel
Per ulteriori informazioni, consultare qui [Pagina 64].
Esportare collaboratori esterni mediante Microsoft Excel
Per ulteriori informazioni, consultare Esportare dati commerciali tramite Microsoft Excel [Pagina 38].
6.2 Concetti base
6.2.1 Gestione di fornitori e collaboratori esterni
Riepilogo
È possibile visualizzare, creare ed elaborare le informazioni sui fornitori e sui collaboratori esterni in più centri di
lavoro. I dati creati vengono condivisi da diversi centri di lavoro. È necessario elaborare le informazioni in un solo
centro di lavoro per poterle aggiornare in tutti i centri di lavoro rilevanti.
È possibile accedere alla view Fornitori dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Base fornitori
●
Centro di lavoro Contabilità fornitori
È possibile accedere alla view Collaboratori esterni dalle seguenti ubicazioni:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Base fornitori
●
Centro di lavoro Gestione dei progetti
Fornitori e collaboratori esterni
La view Fornitori fornisce un riepilogo dei fornitori che sono attualmente presenti nel sistema. È possibile creare ed
elaborare tutti i dettagli sui fornitori o sugli offerenti, quali i dati relativi agli acquisti, alla comunicazione e all'indirizzo.
La view Collaboratori esterni fornisce un riepilogo dei collaboratori esterni, quali i dettagli di contatto e il nome. È
possibile visualizzare per quale fornitore lavora ciascun collaboratore esterno e la relazione che il collaboratore
esterno ha con il fornitore e altri business partner.
Prerequisiti
Impostazioni di configurazione
Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone
dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore.
Sono state verificate e adattate le impostazioni predefinite per i dati specifici del fornitore.
Per trovare quest'attività, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di
implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Aprire lista delle attività . Selezionare la
fase Fine tuning, selezionare quindi l'attività Fornitori dalla lista delle attività.
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Vedere anche
Fornitori — Guida alla configurazione
Identificatori supplementari per business partners [Pagina 14]
6.3 Attività
6.3.1 Elaborare riepilogo ore di lavoro
Riepilogo
Nel Riepilogo ore di lavoro è possibile registrare le ore lavorate e le ferie prese, registrare l'orario di lavoro in progetti
e attività progettuali diverse, quindi inviare il riepilogo ore di lavoro affinché sia approvato. Per informazioni
dettagliate su tutte le funzioni disponibili nel Riepilogo ore di lavoro, consultare Riepilogo ore di lavoro.
Procedura
1.
Accedere alla view Riepilogo self-service nel centro di lavoro Pagina iniziale. In Orario, fare clic su Elaborare
riepilogo ore di lavoro.
2.
Selezionare la view più confacente alle proprie esigenze di registrazione orari, qualora non sia già
preimpostata.
●
Selezionare la view Attività per un inserimento orari maggiormente basato sulle attività, in genere per
registrare gli orari su base settimanale. Poniamo ad esempio che si sia lavorato nell'ambito di diverse
mansioni o attività durante il presente periodo. Nella view Attività, quando si seleziona la cella
Durata, sotto al riepilogo ore di lavoro vengono visualizzati i dettagli dei singoli record di orari, ad
esempio le ore di inizio e di fine, la retribuzione maggiorata, i tipi di orario oppure un indicatore di attività
completata. È possibile elaborare questi dati in base alla necessità. Selezionando una cella, i dettagli
delle registrazioni orari individuali vengono visualizzati in basso.
Se si stanno registrando gli orari di progetto per un progetto marcato come fatturabile in Gestione dei
progetti, vengono anche visualizzate le ore fatturabili. Se si stanno registrando gli orari di progetto per
un'attività progettuale di una società di gruppo (società acquirente), viene visualizzato l'ordine
d'acquisto.
●
Selezionare la view Giorni per la registrazione giornaliera degli orari, in genere quando si intende
confermare orari di durata inferiore a un giorno per le attività svolte in ciascun giorno. Per inserire gli
orari, nella view Giorni è necessario fare clic su Aggiungere riga . È possibile utilizzare la funzione Copia
e incolla per copiare gli inserimenti da una data all'altra. Questa funzione è utile se occorre inserire gli
stessi dati per più giorni.
3.
Facoltativo: è possibile aggiungere e rimuovere colonne nel Riepilogo ore di lavoro facendo clic su
Personalizzare, nella parte alta della videata e quindi selezionando o deselezionando i campi come necessario.
Salvare le selezioni e uscire.
4.
Registrare l'orario a fronte di progetti e attività progettuali o a fronte dei tipi di orario (registrazione orari non
di progetto) in uno dei modi seguenti:
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È possibile utilizzare la funzione Gestire lista di lavoro personale per controllare la visibilità dei
pacchetti di lavoro (attività progettuali e servizi) e dei tipi di orario, sia nella lista di lavoro che nel
riepilogo ore di lavoro. I dipendenti possono inoltre attribuire se stessi a pacchetti di lavoro a cui non
sono attribuiti direttamente. Per accedere alle funzioni della lista di lavoro, fare clic su
Gestire lista di lavoro personale:
●
b.
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Per visualizzare o nascondere gli inserimenti nel riepilogo ore di lavoro, selezionare la riga
rilevante, fare clic su Azioni e selezionare l'azione richiesta, Visualizzare o Nascondere. In
alternativa è possibile commutare la visualizzazione facendo clic sull'icona nella colonna
Visibilità.
●
I pacchetti di lavoro o i tipi di orario che l'utente aggiunge alla lista di lavoro vengono
visualizzati in parallelo nel riepilogo ore di lavoro e viceversa.
●
Per aggiungere un'attività attualmente non visualizzata, fare clic su Aggiungere riga. Viene
aperta la finestra di dialogo Aggiunta pacchetto di lavoro, in cui è possibile selezionare l'attività
e il servizio richiesti. L'inserimento di un servizio non è obbligatorio.
●
Se l'utente ha necessità di registrare il lavoro svolto per un'attività progettuale a cui non è già
specificamente attribuito, selezionando l'attività il sistema troverà automaticamente il
servizio rilevante, sempre che siano soddisfatte le seguenti condizioni: nell'attività inserita è
presente un servizio non attribuito e l'utente non è attribuito a nessun altro pacchetto di lavoro
appartenente all'attività.
Per la registrazione orari di progetto:
a.
●
●
Inserire un'attività per il progetto in uno dei seguenti modi:
1.
Nella cella Attività inserire direttamente l'ID dell'attività o fare clic sull'icona dell'help valori.
Viene aperta la videata Selezionare: attività.
L'help valori visualizza tutti i pacchetti di lavoro ai quali l'utente è attribuito direttamente,
così come quelli aggiunti dall'utente per mezzo della funzione Gestire lista di lavoro
personale. Visualizza inoltre le attività di testata dei progetti ai quali l'utente è attribuito
indirettamente, ad esempio per mezzo dell'unità organizzativa.
2.
Selezionare un'attività dalla lista.
Il progetto e il servizio corrispondenti vengono inseriti automaticamente nelle colonne
Progetto e Attività del riepilogo ore di lavoro.
Procedere alla fase 4.
Per la registrazione di orari di progetto interaziendali:
a.
Nella cella Attività fare clic sull'icona dell'help valori.
Viene aperta la videata Selezionare: attività. Le attività progettuali della società di gruppo
(acquirente) sono automaticamente disponibili per la selezione in aggiunta alle altre attività
progettuali a cui il dipendente è attribuito.
b.
Selezionare un'attività dalla lista.
Il progetto e il servizio corrispondenti vengono inseriti automaticamente nelle rispettive colonne
Progetto e Attività del riepilogo ore di lavoro.
La posizione dell'ordine d'acquisto di cui fa parte il pacchetto di lavoro viene determinata dal
sistema e visualizzata nell'area Dettagli sotto Ordine d'acquisto quando si inseriscono gli orari. Il
sistema trova la posizione dell'ordine d'acquisto eseguendo la ricerca nella sequenza seguente:
1.
Dipendente, servizio e attività progettuale
2.
Attività di testata del progetto, servizio
3.
Centro di costo, servizio
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Il processo di approvazione per la conferma delle attività progettuali interaziendali viene
specificato in modo differente per i dipendenti e per i collaboratori esterni: le conferme delle
attività progettuali da parte dei collaboratori esterni vengono sempre inviate per
l'approvazione, mentre le conferme dei dipendenti sono soggette ad approvazione solo se
ciò è esplicitamente specificato per il progetto.
●
5.
Per la registrazione orari non di progetto, ossia per registrare l'orario a fronte di un tipo di orario:
a.
Nella cella Attività fare clic sull'icona dell'help valori. Viene aperta la videata Selezionare: attività
in cui sono riportati i tipi di orario in base ai quali procedere nella registrazione degli orari.
b.
Selezionare il tipo di orario necessario e fare clic su OK .
Se è necessario registrare l'orario a fronte di un tipo di orario non visualizzato, fare clic su
Gestire lista di lavoro personale . La lista di lavoro si apre nella view Tipo di orario. Fare clic su
Aggiungere riga e selezionare il tipo di orario richiesto.
Registrare le ore di lavoro inserendo l'ora di inizio e l'ora di fine oppure la durata e fare clic su Salvare .
●
Le opzioni di inserimento orario disponibili dipendono dalla view selezionata. Nella view
Giorni è possibile inserire l'ora di inizio e di fine e/o il numero di ore. Nella view Attività si
specifica o seleziona la durata. L'help valori fornito può essere sovrascritto con qualsiasi
numero di ore e minuti richiesto, ad esempio 02:45.
Nella sezione dettagli riportata di seguito è anche possibile inserire gli orari d'inizio e di fine.
●
Se si specificano gli orari di inizio e di fine, il campo Ore si aggiorna automaticamente. È
possibile sovrascrivere questo inserimento, ma solo se è necessario inserire una durata
inferiore. Non è possibile sovrascrivere l'inserimento con una durata superiore. Se, tuttavia,
si è già salvato un inserimento di orario e in un secondo tempo si sovrascrivono orari d'inizio
e di fine, l'inserimento Ore non viene aggiornato automaticamente per riflettere la modifica;
l'aggiornamento avviene infatti solo quando si rilascia la propria registrazione di orari.
6.
Elaborare i dettagli del record di orari in base alle esigenze. Ad esempio, è possibile impostare l'indicatore
Pacchetto di lavoro completato per le attività concluse. Questo indicatore è utilizzato a scopo informativo
solamente in Registrazione orari e può essere deselezionato, se necessario. L'informazione viene trasferita
a Gestione dei progetti.
7.
Se si stanno registrando tempi o orari di progetto per un progetto cliente, le ore fatturabili visualizzate sotto
la tabella vengono ricavate di default dalle ore inserite. È possibile sovrascrivere questo inserimento se
occorre specificare che il numero di ore fatturate è diverso dal numero di ore lavorate. Un'icona accanto al
campo indica che sono state registrate altre ore fatturabili. Per ripristinare le ore di default, è sufficiente
resettare il campo e premere Invio .
8.
Inserire, all'occorrenza, una descrizione del lavoro e/o un commento interno nei campi a disposizione. La
descrizione del lavoro è disponibile esternamente,ad esempio, per la fatturazione dei progetti e viene
visualizzata, ad esempio, nel template Microsoft Excel dopo avervi esportato i propri orari di progetto. I
commenti interni sono solamente per un uso interno e vengono generalmente impiegati nella comunicazione
tra project manager e membro del team in relazione al processo di approvazione.
9.
Per rilasciare gli orari registrati, fare clic su Rilasciare
visualizzato il messaggio Rilasciato correttamente.
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e selezionare Tutto o Periodo selezionato. Viene
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Nota sulla detrazione di pause non retribuite per dipendenti a cui è stato attribuito un piano dell'orario
di lavoro: le pause non retribuite definite nel piano dell'orario di lavoro del dipendente vengono
detratte solo quando gli orari del dipendente vengono rilasciati e non mentre ancora hanno lo stato
non attivo. Ad esempio, il piano dell'orario di lavoro di un dipendente prevede una pausa non
retribuita dalle 13.00 alle 14.00. Il dipendente registra come orario di lavoro 07.00 - 16.00. Il piano
dell'orario di lavoro visualizza 9 ore per il record non attivo e detrae la pausa di un'ora solo quando
vengono rilasciati gli orari.
Risultato
●
Se l'orario è registrato a fronte di un progetto e se è necessaria l'approvazione, al project manager viene
inviata un'attività di approvazione.
●
Se si sono registrati orari a fronte di un'attività progettuale per una società di gruppo, le notifiche rilevanti per
l'ulteriore elaborazione vengono inviate automaticamente a Gestione dei progetti, Contabilità e Acquisti.
●
Se l'orario è stato registrato a fronte di un tipo di orario, a seconda delle impostazioni di configurazione, il
responsabile della gestione orari potrebbe ricevere un'attività di approvazione, una notifica o nulla. Nella
colonna Stato un'icona e un testo indicano lo stato di rilascio e lo stato di approvazione dell'orario registrato.
Attività successive
Se i propri orari sono stati registrati a fronte di un progetto cliente, ad esempio, è possibile eseguire il report attività
per il progetto, esportare i dettagli in Microsoft Excel e stampare il report per l'approvazione. Per eseguire il report,
fare clic su Visualizzare report attività e specificare la propria selezione. Se si registrano orari per un progetto cliente,
solamente le ore fatturabili inserite vengono caricate e visualizzate nel report attività, non le ore registrate. Per
ulteriori informazioni, consultare Visualizzare report attività.
Vedere anche
Riepilogo ore di lavoro
Creare una richiesta di ferie
Annullare una richiesta di ferie
Approvare registrazioni orari
Eseguire l'upload di orari mediante Microsoft Excel
6.3.2 Registrare orari da Microsoft Excel®
Riepilogo
È possibile registrare gli orari inserendoli in un template di Microsoft Excel predefinito e caricandoli nel sistema SAP
Business ByDesign.
Prerequisiti
Navigare a Il mio computer nella view Riepilogo self-service del centro di lavoro Pagina iniziale ed accertarsi che i
seguenti prerequisiti siano soddisfatti:
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●
L'utente ha installato l'Add-In per Microsoft Excel® più recente.
Fare clic su Installare software supplementare.
●
Le impostazioni del browser in uso sono state correttamente configurate.
Fare clic su Controllare le impostazioni del mio computer.
L'ambito della soluzione delle autorizzazioni di upload degli utenti varia a seconda delle loro autorizzazioni.
Ciò che segue descrive quali autorizzazioni sono assegnate a quali utenti:
●
I project manager possono effettuare l'upload per tutti i collaboratori esterni
●
I manager di linea possono effettuare l'upload per tutti i dipendenti nei propri reparti
●
I responsabili della gestione orari possono effettuare l'upload per tutti i dipendenti nei propri reparti
Fasi
Nel sistema SAP Business ByDesign accedere alla view Collaboratori esterni, a cui si può accedere dai seguenti punti:
●
Centro di lavoro Dati dei business partner
●
Centro di lavoro Gestione dei progetti
●
Centro di lavoro Base fornitori
Fare clic su Azioni
quindi su Registrare orari da Microsoft Excel.
Richiamare il template
1.
Selezionare il template.
Scegliere la versione linguistica richiesta e fare clic su Download.
È possibile selezionare una delle lingue specificate in fase di selezione obiettivi. Se in fase di selezione
obiettivi è stata specificata una sola lingua, non verrà richiamata una lista di versioni linguistiche da
cui effettuare la selezione.
2.
Definire le modalità di utilizzo del template. Selezionare una delle seguenti opzioni:
●
Se si intende utilizzare il template solo una volta, è possibile aprirlo senza salvarlo. Fare clic su Aprire.
●
Se si intende salvare il template per un successivo utilizzo, specificare il percorso in cui salvarlo, inserire
un nome di file appropriato, quindi fare clic su Salvare. Fare quindi clic su Aprire.
Se l'utente ha eseguito in precedenza il download e il salvataggio del template nel proprio computer, andare
al percorso in cui si è salvato il template e aprirlo.
Eseguire il logon al sistema SAP Business ByDesign da Microsoft Excel
1.
Nella barra multifunzione SAP Add-In in Microsoft Excel, fare clic su Logon.
Se la barra multifunzione SAP Add-In non è visualizzata, accertarsi che l'Add-In per Microsoft
Excel sia stato installato correttamente (consultare Prerequisiti in questo documento).
Nella finestra di dialogo che viene visualizzata, inserire le informazioni di accesso. L'URL del sistema viene
proposto automaticamente. L'URL del sistema è l'URL del sistema SAP Business ByDesign che l'utente sta
utilizzando.
2.
Specificare ID utente e password, quindi fare clic su Logon.
Dopo il logon iniziale al sistema, il testo della barra multifunzione viene modificato da SAP Add-In a
SAP Business ByDesign.
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Inserire i dettagli nel template Microsoft Excel
Si tenga presente che:
●
Il template Microsoft Excel viene visualizzato con un determinato numero di righe in cui l'utente può
inserire o copiare i propri dati. Se sono necessarie più righe, aggiungere il numero di righe richiesto
prima di iniziare l'inserimento o la copia dei propri dati.
●
Accertarsi che i campi obbligatori (contrassegnati con un asterisco) siano compilati.
●
Alcuni suggerimenti per la compilazione:
○
Alcuni campi sono dotati di elenchi di riepilogo a discesa.
○
In alcuni campi è possibile eseguire una ricerca nel sistema per trovare dei dati, ad esempio, i
paesi. Posizionare il cursore sul campo rilevante, quindi fare clic su Lookup nella barra
multifunzione o nella barra degli strumenti di SAP Business ByDesign per eseguire la ricerca
nel sistema. È disponibile un campo di ricerca nella finestra di dialogo Lookup che viene
visualizzata. Quando si inizia a digitare del testo nel campo Cercare, gli inserimenti rilevanti
vengono filtrati nelle colonne ID e Descrizione, in modo da non rendere necessario visualizzare
l'intera lista. Se il pulsante Lookup non è attivo nella barra multifunzione o nella barra degli
strumenti, non è possibile eseguire la ricerca.
Inserire il prefisso internazionale nel campo Paese. Nelle colonne appropriate inserire i dati sugli orari del progetto,
come gli orari di inizio e di fine, la durata, il servizio, l'attività progettuale, l'ordine di acquisto, la durata fatturabile
diversa, la descrizione del lavoro e il commento interno.
La colonna Retribuzione maggiorata non si applica ai collaboratori esterni.
Salvare i dati
1.
Dopo aver completato l'inserimento dei dati, salvare il file Microsoft Excel.
2.
Fare clic su Salvare dati in .
Viene visualizzata una finestra di dialogo che informa l'utente che è in corso il salvataggio dei dati nel sistema.
Dopo l'upload, viene visualizzato un messaggio che informa che i dati sono stati salvati nel sistema.
Se non vengono fornite tutte le informazioni richieste o se vengono fornite informazioni non corrette,
il salvataggio di alcuni record potrebbe non riuscire. I messaggi d'errore mettono in evidenza i
problemi in modo che l'utente possa correggerli e quindi salvare nuovamente i dati.
3.
Effettuare quindi il logoff facendo clic su Logoff .
Risultato
I nuovi orari sono salvati nel sistema SAP Business ByDesign e aggiunti alla lista nella view Collaboratori esterni.
Per apportare modifiche a questi orari, è possibile modificarli nel template di Microsoft Excel e caricarli di nuovo nel
sistema.
Se il record caricato è stato modificato nel sistema, ad esempio da un responsabile della gestione tempi,
non è possibile sovrascrivere questa modifica con un nuovo upload.
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7 View Dipendenti
7.1 Guida rapida per Dipendenti in Dati dei business partner
La view Dipendenti consente di visualizzare, creare e aggiornare i dati più importanti dei dipendenti. Fornisce un
riepilogo dei dettagli di lavoro di un dipendente, inclusi l'indirizzo interno e i dati di comunicazione. Quando si crea
un nuovo dipendente, viene creato un profilo di logon utente non attivo. È possibile visualizzare dettagli organizzativi
quali l'unità organizzativa, la qualifica, l'unità della linea di reporting e il manager.
È possibile accedere alla view Dipendenti del centro di lavoro Dati dei business partner.
È possibile accedere alla view Dipendenti nel centro di lavoro Dati dei business partner solo se Risorse
Umane non è stato selezionato durante la configurazione della soluzione.
Concetti base
Gestione di indirizzi
È possibile creare, visualizzare e aggiornare i dettagli necessari per comunicare con i business partner. È possibile
elaborare i dati di comunicazione e postali dettagliati per persone e organizzazioni.
Per ulteriori informazioni, consultare Gestione di indirizzi [Pagina 5].
Controllo di business partner duplicati
Il controllo di business partner duplicati consente di trovare business partners che sono presenti più volte nel sistema,
evitando così dati ridondanti nel sistema e consentendo di ridurre i costi e le difficoltà quando si gestiscono i dati
anagrafici dei business partner.
Per ulteriori informazioni, consultare Controllo di business partner duplicati [Pagina 6].
Attività
Creare ed elaborare un dipendente
1.
Nella lista di lavoro della view Dipendenti fare clic su Nuovo
e selezionare quindi Dipendente.
È inoltre possibile creare un nuovo dipendente accedendo all'attività frequente Nuovo dipendente
appartenente al centro di lavoro Dati dei business partner.
2.
Inserire il nome, l'indirizzo interno, i dettagli di comunicazione e altri dettagli specifici del dipendente, come
ad esempio le sue attribuzioni organizzative.
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View Dipendenti
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È possibile controllare se nel sistema esiste già un dipendente purché sia stata scelta questa opzione
durante la selezione obiettivi. Quando si inseriscono i dettagli del dipendente, fare clic su
Controllo dei duplicati . Il sistema inoltre notifica all'utente i potenziali duplicati quando si salvano i
dettagli di un nuovo dipendente. È possibile visualizzare i potenziali duplicati elencati.
È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni a un determinato dipendente selezionandolo
nella lista di lavoro e facendo clic su Elaborare .
3.
Fare clic su Salvare per salvare il nuovo dipendente.
Per motivi di protezione dei dati, i dati personali dei dipendenti possono essere rimossi da un
amministratore responsabile della protezione dati, se necessario. Se i dati personali di un dipendente sono
stati eliminati è comunque possibile visualizzare il business partner in questione nei relatiivi documenti
commerciali o nei relativi riepiloghi. L'ID del business partner sarà visualizzato in forma anonima.
Per ulteriori informazioni sulla gestione della protezione dati, consultare Gestione della protezione dati in
Business ByDesign [Pagina 68].
Delimitare la validità di un dipendente
Se si intende delimitare la validità del record di un dipendente, inserire la data appropriata nel campo Fine validità.
A partire da questa data, non è più possibile utilizzare questo dipendente nei nuovi business process.
Il valore del campo è impostato su Illimitato di default.
Esportare dipendenti mediante Microsoft Excel
Per ulteriori informazioni, consultare Esportare dati commerciali mediante Microsoft Excel [Pagina 38].
7.2 Concetti base
7.2.1 Gestione della protezione dati in SAP Business ByDesign
Riepilogo
I sistemi di elaborazione dati archiviano i dati anagrafici o dati di movimento utilizzati per eseguire business process
e per documentarli. In molti casi si tratta dei dati personali dei dipendenti. In molti paesi, l'archiviazione, la
divulgazione e l'eliminazione di questi dati personali dai sistemi di archiviazione dati devono avvenire in conformità
con le leggi sulla protezione dati. In molti paesi è consentito archiviare i dati personali del dipendente solo in presenza
di una chiara ragione commerciale per una tale conservazione. Molte legislazioni in materia di protezione dati
prescrivono periodi di conservazione fissi e definiscono il periodo di archiviazione dei dati in appositi sistemi; una
volta trascorso questo periodo i dati possono essere eliminati. Solo in certi casi le organizzazioni possono rendere
anonimi i dati, anziché rimuoverli completamente. Inoltre le normative in molti paesi prevedono che i datori di lavoro,
su espressa richiesta del dipendente interessato, possano divulgare i dati personali archiviati. Il centro di lavoro
Gestione protezione dati consente agli addetti che si occupano delle questioni di protezione dati in un'organizzazione
di rispondere alle richieste dei dipendenti relativamente alla divulgazione di dati personali e alla loro eliminazione.
Il centro di lavoro Gestione della protezione dati consente di:
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●
Divulgare dati personali per i dipendenti che lo richiedono.
●
Rimuovere i dati personali sulla base di contratti di lavoro completi esterni al periodo di conservazione
specifico del Paese di occupazione. Un contratto di lavoro completo si riferisce a tutti i dati del dipendente
rilevanti per l'applicazione compresi nel contratto di lavoro del dipendente stesso, tra cui orari, retribuzione,
report spese e dati di gestione stipendi. Questo processo di eliminazione tuttavia è del tipo "tutto o niente",
se cioè per qualche ragione non è possibile eliminare alcune parti dei dati del contratto del dipendente, non
ne viene eliminata alcuna.
●
Monitorare e gestire i processi di eliminazione dei dati di background mediante un registro dell'applicazione.
●
Visualizzare i dati del registro che rappresentano in dettaglio i singoli accessi effettuati alle videate di riepilogo
Divulgare dati dipendente e Rimuovere dati dipendente di un dipendente selezionato da un responsabile della
protezione dati o da un altro utente autorizzato.
L'obbligo di eliminazione in generale si riferisce alla richiesta da parte delle organizzazioni di eliminare i dati
personali dei propri dipendenti mantenuti in formato identificabile e di conservare tali dati per un tempo
non superiore al necessario. Laddove specificato, una volta trascorso il periodo di conservazione dei dati
rilevante, le organizzazioni devono eliminare tutti questi dati personali.
Rilevanza
Rilevante se la propria organizzazione intende divulgare i dati personali o rimuoverli su richiesta di determinati
dipendenti.
Prerequisiti
I periodi di conservazione previsti per legge sono stati aggiornati durante la fase di fine tuning della Business
Configuration, nell'attività di fine tuning: Regola di conservazione dati rilevante per il proprio paese. Per trovare questa
attività, andare a Supporto e servizi integrati —> Gestione sistema —> Conservazione dati. Non è ancora possibile
definire delle regole di conservazione basate su dati singoli o su gruppi di dati (quali i dati relativi alle assenze). È
possibile unicamente impostare un periodo di conservazione per paese, indipendente da qualsiasi altra
caratteristica.
Gli utenti provvisti di autorizzazione ad accedere al centro di lavoro Gestione della protezione dati possono
eseguire tutte le funzioni di protezione dei dati all'interno di questo centro di lavoro, compresa la
divulgazione e l'eliminazione dei dati personali dei dipendenti. L'accesso a questo centro di lavoro è
consentito nel centro di lavoro Gestione applicazione e utenti. Si deve garantire il permesso di accedere al
centro di lavoro Gestione della protezione dati unicamente ai dipendenti provvisti dell'autorizzazione a
divulgare e/o eliminare i dati personali. Se il proprio Gruppo è costituito da più di una società, l'accesso a
questo centro di lavoro può essere impostato a livello di società. Si può attribuire, ad esempio, un utente
con diritti di protezione dei dati per i dipendenti in una società e un diverso utente con gli stessi diritti per
un'altra società del gruppo.
Caratteristiche
Business ByDesign presenta numerose caratteristiche chiave di Gestione della protezione dati, delineate di seguito.
Divulgazione dei dati dei dipendenti - Obbligo di divulgazione
Un principio chiave nella protezione dei dati è l'obbligo di divulgazione. Si tratta di un obbligo definito per legge in
numerosi paesi nei quali sia stata adottata una normativa sulla protezione dei dati. Un dipendente può chiedere se
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i dati personali sono tenuti dal proprio datore di lavoro, che a sua volta ha l'obbligo di confermare l'esistenza o meno
di tali dati personali. In caso affermativo, il dipendente può richiedere una descrizione dei dati personali tenuti e, in
alcune competenze giurisdizionali, il motivo per cui sono archiviati o elaborati e chi ne sono o sono stati i destinatari.
Tale impegno, richiesto a un'organizzazione, di fornire informazioni sui dati personali tenuti per un dipendente, è
definito "Obbligo di divulgazione".
Eliminazione dati dipendente - Cancellazione su richiesta
Questo secondo principio sulla protezione dei dati costituisce una forma più ristretta del principio inerente
all'"Obbligo di eliminazione" sopra menzionato. Un dipendente può chiedere se l'organizzazione da cui è assunto
detiene i suoi dati personali e, in caso affermativo, ne può richiedere una descrizione e la rimozione.
Ruoli per la protezione dei dati
Nelle grandi organizzazioni, i dipendenti con il ruolo Responsabile della protezione dei dati (ad esempio) hanno il
compito di assicurare che i principi sulla privacy siano rispettati e che l'organizzazione ottemperi alla legislazione
sulla protezione dei dati in vigore nel paese (o paesi) in cui opera. Queste attività possono tuttavia essere delegate
ad altri dipendenti autorizzati, quali responsabili designati per le Risorse Umane.
Centro di lavoro Gestione della protezione dati
Il centro di lavoro Gestione della protezione dati consente alle società di adempiere ai principi di obbligo di
divulgazione e di eliminazione dati su richiesta e consta di tre parti:
●
View del centro di lavoro: Divulgazione dei dati personali
Questa view consente ai dipendenti responsabili della protezione dei dati di gestire la divulgazione dei dati
per i dipendenti che lo richiedono.
Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per Divulgazione dei dati personali.
●
View del centro di lavoro: Eliminazione dei dati personali
In questa view, per il ruolo Dipendente, gli amministratori possono rimuovere contratti di lavoro completi
quando i dipendenti richiedono l'eliminazione di dati personali dal sistema ByDesign.
Laddove nell'ambito della propria soluzione è compreso unicamente il business package Dipendenti
e collaboratori esterni (nel sistema Bydesign sono archiviati soltanto i dati di base del dipendente),
in questa view è possibile eliminare o rendere anonimi tali dati di base.
Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per Eliminazione dati personali.
●
Task comune: Gestire esecuzioni automatiche di eliminazione dei dati
Removal of employee work agreement data in the Data Privacy Management work center is performed
automatically in a separate background process. L'attività frequente Amministrazione esecuzioni di rimozione
dati fornisce un riepilogo delle esecuzioni di rimozione dei dati pianificate, correnti e completate e consente
di schedulare nuovamente le esecuzioni non riuscite, marcare alcune esecuzioni come obsolete ed eliminarne
delle altre.
Per ulteriori informazioni, consultare Utilizzo della view Amministrazione esecuzioni di rimozione dati.
Emissione di autorizzazioni
Il centro di lavoro Gestione della protezione dati deve essere disponibile unicamente per i dipendenti dell'azienda
autorizzati. È pertanto fortemente raccomandabile che questo centro di lavoro sia attribuito unicamente ai
dipendenti dell'azienda che sono direttamente responsabili di questioni legate alla protezione dei dati.
Auditing
Il sistema registra tutti gli accessi effettuati da un responsabile della protezione dati o da un altro utente autorizzato
alle videate di riepilogo Divulgazione dati dipendente e Rimozione dati dipendente di un dipendente selezionato.
Questa registrazione viene fornita come supporto alle attività di auditing delle azioni di protezione dati nel sistema.
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View Dipendenti
Per ulteriori informazioni, consultare le Guide rapide delle relative view di cui è fornito il link all'inizio di questo
documento.
Hanno pieno accesso al centro di lavoro Gestione della protezione dati i dipendenti, quali i responsabili della
protezione dati, con responsabilità relativa alla protezione dei dati. Questi diritti di accesso permettono a
un utente autorizzato di accedere ai dati personali riguardanti il dipendente selezionato in tutti i centri di
lavoro Business ByDesign nei quali tali dati esistono. Data la capacità di un singolo utente di accedere ad
ingenti volumi di dati personali di un dipendente in molteplici centri di lavoro, il registro degli accessi è fornito
per consentire trasparenza e tracciabilità dell'accesso utente ai dati personali. Il registro non contiene dati
personali bensì un riepilogo dei tipi di dati ai quali si accede, da parte di chi e in quale momento.
I responsabili della protezione dati (o altri utenti autorizzati) possono accedere unicamente alle
informazioni sul dipendente per i dipendenti delle aziende di cui possiedono tutti i diritti di accesso; in tal
modo è possibile creare ruoli di responsabili di protezione dati separati in molteplici società all'interno di
un gruppo.
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8 View Reports
8.1 Dati collaborazione cliente
Riepilogo
Fornisce un riepilogo dei dati di collaborazione per i clienti che sono stati utilizzati dai manager vendite e dai
rappresentanti per una sinossi dei loro dati anagrafici cliente. Fornisce le impostazioni di output specifiche del
business partner, ad esempio il nome del documento commerciale e il canale di output, nonché le informazioni sui
clienti correlati.
Prerequisiti
È stato selezionato il report nella configurazione della soluzione. Per trovare questa business option, accedere al
centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di
implementazione e fare clic su Elaborare portata del progetto . Nella fase Selezione obiettivi, assicurarsi di
selezionare Business Partners in Dati commerciali generali.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento di selezione dell'obiettivo Dati commerciali generali e selezionare Business
partners. Selezionare Reporting e analisi per business partners e rispondere alla domanda relativa al report dei clienti.
Caratteristiche
Esecuzione del report
Prima di eseguire il report è possibile indicare i dati da visualizzare selezionando i valori per le variabili.
Per questo report sono disponibili le seguenti variabili:
●
Cliente
●
Città
●
Paese
●
Stato
Analisi del report
Il report visualizza i seguenti dati:
●
●
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Dati di collaborazione di un conto, inclusi i seguenti:
○
Nome documento commerciale
○
Canale di output
○
Numero di copie
○
Template
○
Indicazione del fatto se le impostazione di output sono attive per un documento commerciale e un conto
specifici
Dati di base di un cliente organizzazione, inclusi i seguenti:
○
Nome e ID dell'account
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○
Dati dell'indirizzo
Per analizzare ulteriormente i dati in questo report, è possibile trascinare le caratteristiche su righe e colonne.
Vedere anche
Riepilogo di Reports in Dati commerciali generali
Riepilogo di Sorgenti dati in Dati commerciali generali
8.2 Dati di contatto cliente
Riepilogo
Fornisce un riepilogo dei dati anagrafici di contatto per i clienti organizzazione che sono stati utilizzati dai manager
vendite e dai rappresentanti per una sinossi dei loro dati anagrafici cliente. Fornisce i dati base di contatto, come ad
esempio dati indirizzo e altri informazioni specifiche del contatto, nonché informazioni sui clienti correlati.
Prerequisiti
È stato selezionato il report nella configurazione della soluzione. Per trovare questa business option, accedere al
centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di
implementazione e fare clic su Elaborare portata del progetto . Nella fase Selezione obiettivi, assicurarsi di
selezionare Business Partners in Dati commerciali generali.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento di selezione dell'obiettivo Dati commerciali generali e selezionare Business
partners. Selezionare Reporting e analisi per business partners e rispondere alla domanda relativa al report dei clienti.
Caratteristiche
Esecuzione del report
Prima di eseguire il report è possibile indicare i dati da visualizzare selezionando i valori per le variabili.
Per questo report sono disponibili le seguenti variabili:
●
Contatto
●
Cliente
●
Città
●
Paese
●
Stato
Analisi del report
Il report visualizza i seguenti dati:
●
●
Dati di base di un contattto, inclusi i seguenti:
○
Nome e ID contatto
○
Dati di comunicazione e indirizzo
○
Indicazione del fatto se un contatto rappresenta il contatto per un cliente
Dettagli commerciali specifici del contatto, inclusi i seguenti
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●
○
Funzione del contatto
○
Reparto del contatto
Dati di base di un cliente organizzazione, inclusi i seguenti:
○
Nome e ID del cliente
○
Dati dell'indirizzo
Per analizzare ulteriormente i dati in questo report, è possibile trascinare le caratteristiche su righe e colonne.
Vedere anche
Riepilogo di Reports in Dati commerciali generali
Riepilogo di Sorgenti dati in Dati commerciali generali
8.3 Dettagli cliente
Riepilogo
Fornisce un riepilogo dei dati anagrafici del cliente che possono essere utilizzati da rappresentanti e direttori vendite
per il contenuto delle condizioni di consegna e di pagamento dei relativi clienti. Fornisce i dati di base del cliente, ad
esempio i dati relativi all'indirizzo, insieme alle informazioni finanziarie e specifiche delle vendite.
La sorgente dati BUPCSDB precedentemente utilizzata per questo report è in via di sostituzione; sarà
sostituita da BPCSDB. SAP raccomanda di utilizzare la nuova sorgente dati quando vengono creati o copiati
dei report oppure quando vengono create sorgenti combinate o collegate.
Prerequisiti
È stato selezionato il report nella configurazione della soluzione. Per trovare questa business option, accedere al
centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di
implementazione e fare clic su Elaborare portata del progetto . Nella fase Selezione obiettivi, assicurarsi di
selezionare Business Partners in Dati commerciali generali.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento di selezione dell'obiettivo Dati commerciali generali e selezionare Business
partners. Selezionare Reporting e analisi per business partners e rispondere alla domanda relativa al report dei clienti.
Views
Con questo report sono disponibili le seguenti views:
74
●
Dati cliente
Visualizza tutte le caratteristiche disponibili per un cliente.
●
Dati generali cliente
Visualizza i dati generali selezionati di un cliente, ad esempio nome, indirizzo e dati di comunicazione insieme
al settore, all'entità legale e ai blocchi che sono stati elaborati per questo cliente.
●
Dati vendite clienti
Visulizza i dati generali selezionati e i dati correlati al processo di vendita, ad esempio il nome e l'ID
dell'organizzazione commerciale, la priorità di consegna, le condizioni di pagamento, la divisa e Incoterms.
Questa view è anche la view di default del report.
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●
Appoggio bancario cliente
●
Dati carta di credito cliente
●
Dati fiscali cliente
Caratteristiche
Esecuzione del report
Prima di eseguire il report è possibile indicare i dati da visualizzare selezionando i valori per le variabili.
Per questo report sono disponibili le seguenti variabili:
●
Cliente
●
Città
●
Paese
●
Stato
Analisi del report
Nel report vengono visualizzati i seguenti dati per un cliente:
●
Dati di base di un cliente, inclusi i seguenti:
○
Nome e ID del cliente
○
●
●
Dati di comunicazione e indirizzo
Dati relativi alle vendite di un cliente, inclusi i seguenti:
○
Organizzazione commerciale
○
Canale distribuzione
○
Priorità di consegna
○
Condizioni di pagamento
○
Divisa
○
Incoterms
○
Gruppo di clienti
○
Ordine, consegna e blocchi fattura
Dati finanziari di un cliente
○
Appoggio bancario, ad esempio il nome della banca o i dati del conto bancario
○
Dati della carta di credito, ad esempio il tipo, il titolare e la data di scadenza della carta di credito
○
Dati fiscali, ad esempio il paese di imposizione fiscale, il codice di giurisdizione fiscale e il codice fiscale
Per analizzare ulteriormente i dati in questo report, è possibile trascinare le caratteristiche su righe e colonne.
Vedere anche
Riepilogo di Reports in Dati commerciali generali
Riepilogo di Sorgenti dati in Dati commerciali generali
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Elaborare dati di massa relativi ai clienti [Pagina 40]
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8.4 Dati di responsabilità del cliente
Riepilogo
Fornisce un riepilogo dei dati di responsabilità per i clienti che sono stati utilizzati dai manager vendite e dai
rappresentanti per una sinossi dei loro dati anagrafici cliente. Fornisce i dati dei dipendenti direttamente responsabili
di un cliente, ad esempio l'ID, il nome e l'indirizzo del dipendente, nonché le informazioni sui relativi clienti.
Prerequisiti
È stato selezionato il report nella configurazione della soluzione. Per trovare questa business option, accedere al
centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di
implementazione e fare clic su Elaborare portata del progetto . Nella fase Selezione obiettivi, assicurarsi di
selezionare Business Partners in Dati commerciali generali.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento di selezione dell'obiettivo Dati commerciali generali e selezionare Business
partners. Selezionare Reporting e analisi per business partners e rispondere alla domanda relativa al report dei clienti.
Caratteristiche
Esecuzione del report
Prima di eseguire il report è possibile indicare i dati da visualizzare selezionando i valori per le variabili.
Per questo report sono disponibili le seguenti variabili:
●
Dipendente
●
Cliente
●
Città
●
Paese
●
Stato
Analisi del report
Il report visualizza i seguenti dati:
●
●
Dati di base del dipendente direttamente responsabile per un cliente e altri dati specifici, inclusi i seguenti:
○
Nome e ID dipendente
○
Dati di comunicazione e indirizzo
○
Ruolo del partner
Dati di base di un cliente correlato, inclusi i seguenti:
○
Nome e ID cliente
○
Dati indirizzo
Per analizzare ulteriormente i dati in questo report, è possibile trascinare le caratteristiche su righe e colonne.
Vedere anche
Riepilogo di Report in Dati commerciali generali
Riepilogo di Sorgenti dati in Dati commerciali generali
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Elaborare dati di massa relativi ai clienti [Pagina 40]
8.5 Dettagli fornitore
Riepilogo
Fornisce un riepilogo dei dati anagrafici del fornitore che possono essere utilizzati da acquirenti e direttori acquisti
per il contenuto delle condizioni di acquisto dei relativi fornitori. Fornisce i dati di base del fornitore, ad esempio i dati
relativi all'indirizzo, insieme alle informazioni finanziarie e specifiche degli acquisti.
La sorgente dati BUPSPPB precedentemente usata per questo report è in via di sostituzione e sarà sostituita
da BPSPPB. SAP raccomanda di utilizzare la nuova sorgente dati quando si creano o si copiano dei report
oppure quando si creano sorgenti dati combinate o sorgenti dati collegate.
Prerequisiti
È stato selezionato il report nella configurazione della soluzione. Per trovare questa business option, accedere al
centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di
implementazione e fare clic su Elaborare portata del progetto. Nella fase Selezione obiettivi, assicurarsi di
selezionare Business Partners in Dati commerciali generali.
Nella fase Domande, esplodere l'elemento di selezione obiettivi Dati commerciali generali e selezionare Business
partners. Selezionare Reporting e analisi per business partners e rispondere alla domanda relativa al report dei
fornitori.
Views
Con questo report sono disponibili le seguenti views:
●
Dati fornitore
Visualizza tutte le caratteristiche disponibili per un fornitore.
●
Dati generali fornitore
Visualizza i dati generali selezionati di un fornitore, ad esempio nome, indirizzo e dati di comunicazione
insieme al settore, all'entità legale, alla divisa e al valore minimo dell'ordine d'acquisto.
●
Dati acquisti fornitori
Visualizza i dati generali selezionati e i dati correlati al processo di acquisto, ad esempio le condizioni di
pagamento, la divisa dell'ordine d'acquisto, la fatturazione automatica dei ricevimenti valorizzati, l'ID del
cliente presso il fornitore e Incoterms.
Questa view è anche la view di default del report.
●
Appoggio bancario fornitore
●
Dati fiscali fornitore
Caratteristiche
Esecuzione del report
Prima di eseguire il report è possibile indicare i dati da visualizzare selezionando i valori per le variabili.
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Per questo report sono disponibili le seguenti variabili:
●
Fornitore
●
Città
●
Paese
●
Stato
Analisi del report
Nel report vengono visualizzati i seguenti dati per un fornitore:
●
Dati di base di un fornitore, inclusi i seguenti:
○
Nome e ID fornitore
○
●
●
Dati di comunicazione e indirizzo
Dati relativi agli acquisti di un fornitore, inclusi i seguenti:
○
Incoterms
○
Ubicazione Incoterms
○
Divisa dell'ordine d'acquisto
○
Valore minimo ordine d'acquisto
○
Divisa
○
Condizioni di pagamento
○
Fatturazione automatica dei ricevimenti valorizzati
○
Conferma dell'ordine d'acquisto prevista
○
Acquisti bloccati
○
ID cliente presso il fornitore
Dati finanziari di un fornitore
○
Appoggio bancario, ad esempio il nome della banca o i dati del conto bancario
○
Dati fiscali, ad esempio il paese di imposizione fiscale, il codice di giurisdizione fiscale, il codice fiscale e
informazioni sulla ritenuta d'acconto
Per analizzare ulteriormente i dati in questo report, è possibile trascinare le caratteristiche su righe e colonne.
Vedere anche
Riepilogo di reports in Dati commerciali generali
Riepilogo di sorgenti dati in Dati commerciali generali
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