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COME PROGETTARE L`ORGANIZZAZIONE
COME PROGETTARE L’ORGANIZZAZIONE di Teresa Tardia Produzione e logistica >> Sistemi di management IL RUOLO Il ruolo è l’unità centrale in un processo di riorganizzazione aziendale. Ciò che va compreso è come caratterizzare il processo di lavoro che generalmente viene scomposto in: - struttura del ruolo; organizzazione del lavoro; sistemi di coordinamento e di controllo. La configurazione dei ruoli lavorativi deve favorire interesse e soddisfazione, altrimenti qualsiasi organizzazione non ha successo, infatti bisogna partire dal presupposto che non sono i modelli che fanno l’organizzazione, ma le persone. Il ruolo è collegato al compito e legittima i livelli di autonomia, responsabilità coordinamento e relazione delle risorse umane nell’ambito dell’organizzazione. Le dimensioni del ruolo possono essere analizzate sotto molteplici aspetti; essi sono: - il il il il ruolo ruolo ruolo ruolo prescritto, cioè come dovrebbe essere; atteso, ossia le attese di comportamento; percepito, interpretazioni e percezioni; agito, ossia come è nella realtà. Dunque esiste un gap tra realtà concreta e ipotesi attesa. Nelle strutture aziendali il perdurare del divario porta disorientamento e confusione nei processi lavorativi. In ogni caso il ruolo dall’analisi nella progettazione organizzativa rappresenta il nucleo centrale: infatti prevale la comprensione della relazione persona-ruolo-organizzazione. La composizione/scomposizione analitica dei processi di lavoro conduce alla individuazione di compiti che vengono assegnati alle persone per la realizzazione, il mantenimento, l’innovazione e il controllo dei processi stessi. I compiti rientrano nell’ambito della mansione e del ruolo attribuito, infatti ogni individuo in base al ruolo svolge specifici compiti. Le persone realizzano compiti produttivi svolgendo sia attività tecniche che attività comunicative, decisionali, creative, negoziali necessarie a conseguire gli output previsti. Dunque scopo dell’analisi del ruolo è quello di verificare la tipologia di output generata, se manuale piuttosto che intellettuale e verificare nel concreto ciò che esso è. LE RISORSE La componente psicologica delle organizzazioni in un processo di ridisegno o di riprogettazione non può essere ignorata. Gruppi di lavoro, relazioni interpersonali, coordinamento e meccanismi di controllo non possono essere rimossi in un processo che tende a trarre il meglio da una organizzazione. Infatti le aziende non sono solo dei processi, ma sono gli individui che con le interazioni e le relazioni danno vita a una organizzazione formale e informale. Nei casi di progettazione organizzativa si tratta di porre ordine nell’ambito della struttura per ottimizzare le performance di ogni individuo del Top, del Middle Management che dell’area esecutiva. Infine i risultati del processo di riorganizzazione, una volta approvati, devono essere condivisi dalle persone nell’ambito dell’organizzazione al fine di poter generare nel futuro i risultati attesi. La riprogettazione molto spesso porta a dei tagli di personale, con sovraccarichi di lavoro piuttosto che a delle reali ottimizzazioni nel processo di lavoro. Proprio per questo motivo molto spesso sono temute dalla linea intermedia che le vive come una minaccia piuttosto che come una opportunità e in senso opposto ricercate dai vertici aziendali. Pagina 2 di 7 LA DIAGNOSI AZIENDALE La diagnosi aziendale ha il compito di ripristinare le condizione di una soddisfacente organizzazione attraverso l’identificazione delle cause e dei fenomeni che hanno determinato una situazione insoddisfacente nelle modalità operative e nella relazione impresa – ambiente di riferimento. La fase di diagnosi è quella che sta nel mezzo, quanto più l’analisi sarà precisa tanto più sarà accurata la diagnosi e maggiori saranno le opportunità di un intervento corretto e mirato. La fase di analisi corrisponde alla raccolta di dati e di informazioni che mettono in luce lo stato di insoddisfazione e di inefficienza organizzativa per trovare nuove soluzioni. Ci si può porre un quesito: perchè intervenire per riprogettare una organizzazione? La risposta risulta alquanto semplice, poiché diversamente l’azienda perderebbe in competitività e in posizione di mercato. Ogni organizzazione è soggetta a pressioni interne ed esterne al cambiamento: pressioni interne provengono da manifestazioni di insoddisfazione soprattutto nella fase di esecuzione dei compiti e nello sviluppo delle attività. Per quanto riguarda l’esterno le pressioni provengono da clienti e fornitori e più in generale da tutti gli stakholders esterni che sono portatori di interessi. Nei nuovi modelli organizzativi è il cliente che è al centro della struttura attraverso la predisposizione dei processi che tendono a soddisfare le sue esigenze e a costruire una relazione duratura. L’organizzazione customer centric va oltre il semplice CRM, perché è un modello che si estende non solo nell’area delle vendite e del marketing, ma coinvolge tutta l’azienda, i reparti, le divisioni e le funzioni. Lavorare per dotarsi di un nuovo assetto organizzativo significa comunque ricercare nuove opportunità per lo sviluppo del business: se una organizzazione al suo interno riesce a identificare i fattori che premiano uno spirito di gruppo e la capacità di raggiungere obiettivi e risultati avrà una successo maggiore e sarà vincente. Tutte le organizzazioni possono essere integrate a monte con i fornitori, oppure a valle con i clienti, questo determina un orientamento differente in funzione delle esigenze produttive e commerciali dell’impresa. Un’organizzazione efficiente si ha quando si ha il monitoraggio costante dei comportamenti dei consumatori e dei competitori al fine di rilevare dai primi eventuali bisogni latenti che devono essere soddisfatti lungo tutto il ciclo della relazione cliente-azienda e dai secondi il rilevamento di eventuali minacce. Per quanto riguarda i competitors, le aziende devono sempre essere in grado di identificare i propri concorrenti al fine di mantenere e consolidare eventuali vulnerabilità provenienti da attacchi esterni che possono danneggiare la posizione raggiunta. Dunque bisogna ricercare soluzioni organizzative soddisfacenti in grado di mixare un numero molto elevato di variabili e esigenze che sono connesse alla relazioni risorse-mercatostruttura.. Dunque in questa fase si uniscono tutti i dati raccolti e si elaborano tutte le informazioni e le indicazioni necessarie a formulare una diagnosi del problema aziendale che sarà discussa e condivisa con tutti gli interlocutori del progetto. Infatti se la diagnosi non è accettata da tutte le risorse dell’organizzazione aziendale, non potrà essere implementata, poichè la nuova struttura ha elevate potenzialità per risultare inefficiente. Ma non solo, bisogna adattare l’organizzazione al suo task che è il motore principale del cambiamento organizzativo. Tuttavia spesso si può cadere in errore concependo dei modelli e delle strutture organizzative che nella realtà, in relazione ai compiti eseguiti, risultano essere alquanto complesse e sono «ideali», ossia difficilmente raggiungibili e non efficienti dal punto di vista operativo. Ciò che bisogna fare è rappresentare il funzionamento reale dell’organizzazione, distinguendo da quello teorico o ipotetico che rappresenta delle eventuali condizioni di partenza. La diagnosi è il momento in cui è necessario formulare una valutazione dei problemi rilevati al fine di identificare quella che è stata chiamata la cura, ossia l’intervento vero e proprio di riprogettazione dell’organizzazione aziendale. In questa fase della diagnosi l’obiettivo è quello di circoscrivere i confini e la natura del problema, i fattori intervenuti (cause), le connessioni tra le variabili in gioco, le Pagina 3 di 7 interdipendenze con il contesto di riferimento al fine di rendere possibile l’avvio di un processo di adeguamento o di riprogettazione del ruolo. Ciò che deve essere fatto è in primo luogo dividere il ruolo e la responsabilità, successivamente comprendere come integrarla e coordinarla, come controllare e cosa controllare per ottenere i risultati attesi e sperati. In ogni caso una visione degli obiettivi chiari e conseguibili permette di identificare le migliori opportunità per una organizzazione. Va rilevato e precisato che in molte organizzazioni un ausilio molto utile per la riprogettazione è emerso dalla certificazione aziendale. Infatti il concetto di qualità ha permesso a molte organizzazioni di migliorare le proprie performance identificando processi operativi all’insegna della soddisfazione del consumatore. L’aspetto negativo è che in talune circostanza alcune fasi del processo operativo hanno reso le aziende più rigide e complesse nella gestione di processi semplici. LA RIPROGETTAZIONE La diagnosi organizzativa permette l’intervento effettivo. In molti casi a fronte di una diagnosi, ossia del rilevamento di eventuali problemi, non si implementano soluzioni innovative, per cui di fatto molte organizzazioni non effettuano il passo successivo. Spesso emerge un certo dissenso verso il significato da attribuire alla parola progettazione. Tutti i manager hanno una profonda conoscenza del presente, ma per quanto riguarda il futuro operano in una situazione di incertezza e di incompletezza informativa. Questa incertezza non permette di fornire informazioni adeguate e tempestive Riprogettando (ossia compiendo quella che viene chiamata una organization design o redesign) l’organizzazione, e conseguentemente anche i ruoli, si può agire sulle seguenti dimensioni dell’organizzazione: - i contenuti e i risultati; le persone; i confini organizzativi; l’autorità e il potere; l’efficacia ed efficienza dei processi. Nella riprogettazione non si possono prendere come esempio i modelli di altre organizzazione, infatti non esistono soluzioni organizzative migliori di altre: ci sono organizzazioni efficienti che tengono conto delle persone e degli obiettivi dell’azienda. La riprogettazione organizzativa deve tenere conto delle scelte del management e delle risposte che questo vuole dare all’ambiente. Durante la riprogettazione vengono eliminate le informazioni che aumentano i livelli di incertezza e sono incoerenti. La progettazione delle mansioni ad esempio può portare ad affidare alla stessa posizione mansioni simili che appartenevano a più persone operando in modo tale da rendere il processo lavorativo più snello e veloce. Comunque, la progettazione opera in modo continuo fino a quando l’azienda vive. Infatti, i manager attraverso una serie di scelte che fanno quotidianamente intervengono sull’organizzazione e sulla progettazione modificandola continuamente a piccole dosi. La riprogettazione permette di porre ordine su una serie di scelte che hanno finito con il sovraccaricare l’organizzazione e a creare delle incoerenze e delle complessità. Infatti può accadere che alcuni interventi sino presi indipendentemente da altre funzioni e attività svolte all’interno dell’azienda e creano conflitti e inefficienze e assenza di tempestività. Nelle fasi della riprogettazione l’approccio può partire dall’alto o dal basso, ossia si può partire riprogettando con approccio Top–Down o Bottum up. Tutti i compiti devono essere raggruppati in modo coerente identificando le attività chiave o primarie e i livelli di responsabilità. In ogni caso come abbiamo detto le attività che presentano analogie devono essere raggruppate al fine di generare delle best practice. Pagina 4 di 7 Tavola 1 - Il processo di progettazione e riprogettazione organizzativa Identificare l'obiettivo Preanalisi Analisi Diagnosi Progettazione/ ri-progettazione Molto spesso la riprogettazione è affidata a dei software che attraverso una base di dati sono in grado di elaborare flussi di lavoro, assegnandoli a specifici centri di responsabilità oppure sono in grado attraverso un processo entità relazione a creare un processo lavorativo nuovo. Negli ultimi anni la riprogettazione organizzativa ha infatti utilizzato una figura consulenziale «i progettisti» che con specifiche competenze sono stati in grado di partire da un modello organizzativo reale e trasformare le attese del management in processi e flussi di lavoro al fine di delineare nuove modalità operative. Tuttavia spesso non si è tenuto conto della componente psicologica che è alla base del flusso di lavoro. Il processo di riprogettazione si conclude quando a fronte del nuovo modello proposto emerge una visione condivisa da tutti i manager e viene accettata e resa operativa nell’ambito dell’organizzazione. Pagina 5 di 7 Tavola 2 - La relazioni fra differenti variabili organizzative Struttura Strategia Persone Tecnologie Compiti CONCLUSIONI Organizzazioni proiettate nel futuro. Quelle vincenti sono in grado di anticipare già internamente quelle che potranno essere le esigenze future adattando struttura-ruolipersone a visioni innovative senza perdere il contatto con il reale. La riprogettazione organizzativa deve essere in grado di far esprime al meglio le risorse che lavorano all’interno e porre le basi per la continua crescita dell’impresa in un ambiente competitivo sempre più aggressivo e con maggiori livelli di incertezza e imprevedibilità. Pagina 6 di 7 GLOSSARIO CRM Rappresenta l’insieme dei processi/competenze intorno al quale gravita l’obiettivo di ridurre la dispersione delle informazioni all’interno dell’impresa. Tale obiettivo si allarga per far in modo che si utilizzino delle informazioni e delle conoscenze utili alla creazione di un servizio che riflette le concrete esigenze della clientela. Best Practice E’ il ricorso alle “migliori tecniche” operative di prestazione e ai migliori indicatori qualitativi di prestazione con riferimento ai processi logico-produttivi svolti. . Documento reperibile, assieme ad altre monografie, nella sezione Dossier del sito http://www.sanpaoloimprese.com/ Documento pubblicato su licenza di WKI - Ipsoa Editore Fonte: PMI - Il mensile della piccola e media impresa, Ipsoa Editore Copyright: WKI - Ipsoa Editore Pagina 7 di 7