procedura rilascio copia cartella clinica

PROCEDURA DI RILASCIO DELLA COPIA CONFORME ALL’ORIGINALE
DELLA CARTELLA CLINICA
SOMMARIO
1. Riferimenti normativi ………………………………………………………………………………………..............1
2. Oggetto e scopi……………………………………………………………………………………………………………….1
3. Soggetti che hanno accesso alla cartella clinica…………………………………………………………….…1
4. Diritto ad ottenere la riproduzione della cartella clinica………………………………………………….2
5. Modalità di richiesta della copia di cartella clinica…………………………………………………………..2
6. Autorizzazione al rilascio di copia conforme della cartella clinica e tempi di rilascio………..3
7. Ritiro della copia di cartella clinica…………………………………………………………………………………..3
1. Riferimenti normativi
Legge n°241/1990
Decreto Legislativo n°196/2003 e s.m.i.
2. Oggetto e scopi
Oggetto del presente documento sono le modalità di richiesta e rilascio di copia conforme
all’originale della cartella clinica. Scopi del documento sono la standardizzazione dei criteri di
accesso,la definizione delle fasi precedenti il rilascio della copia di cartella e la definizione delle
informazioni da fornire all’utenza ai fini del rilascio.
3. Soggetti che hanno accesso alla cartella clinica
I dati contenuti nella cartella clinica sono riservati e la loro diffusione senza autorizzazione della
parte interessata configura reato:
-per violazione del segreto professionale –art. 622 del Codice Penale
-per violazione del segreto d’ufficio – art. 326 del Codice Penale
-per violazione della normativa sulla privacy- Decreto Legislativo 196/2003 e s.m.i.
La cartella clinica appartiene al paziente che ne è destinatario, l’Ospedale ne garantisce la cura e la
custodia. E’ ovvio che il contenuto della cartella non deve essere segreto per la persona ricoverata
che ne può prendere visione in qualsiasi momento.
Hanno accesso alla cartella clinica le figure autorizzate da espressa previsione normativa, quali
l’Autorità Giudiziaria, il Consulente Tecnico d’Ufficio, le autorità regolatorie, nazionali ed estere,
nonché i responsabili del monitoraggio e della verifica di una sperimentazione clinica.
Nell’Unità Operativa di degenza, possono consultare la cartella clinica gli operatori sanitari
dell’U.O., i consulenti ed i sanitari di altre UU.OO. per motivi assistenziali, diagnostici, terapeutici,
riabilitativi diretti al cittadino, le Direzioni mediche e sanitaria ai fini della corretta organizzazione
ospedaliera quali ad esempio la sorveglianza delle infezioni nosocomiali, l’osservatorio per i casi di
responsabilità professionale.
Hanno inoltre diritto all’accesso il medico chiamato a consulto e il medico curante, entrambi
indirettamente, attraverso l’informazione resa , al proposito, dal Sanitario responsabile del
paziente o da suo delegato, sempre fatti salvi gli obblighi dettati dalla normativa di tutela della
privacy.
4. Diritto ad ottenere la riproduzione della cartella clinica
I soggetti che hanno il diritto di richiedere copia conforme all’originale della cartella clinica sono:

l’interessato (maggiorenne o minore emancipato), tramite apposito modulo di richiesta
(ALL.1) , copia di un documento d’identità valido e quietanza di pagamento;

i/il genitore di minore, tramite specifico modulo di richiesta (ALL.2) , copia di un
documento d’ identità valido e quietanza di pagamento ;.

una persona delegata dall’avente diritto , tramite modulo di delega (ALL.3) unitamente al
modulo di richiesta (ALL.1) , alla copia di un documento d’identità valido del delegante e
del delegato e alla quietanza di pagamento;

il legale rappresentante dell’avente diritto, tramite modulo di richiesta (ALL.1) unitamente
a copia del mandato di rappresentanza , copia di un documento d’identità valido del
rappresentante e del rappresentato e quietanza di pagamento;

gli eredi ed il coniuge separato o divorziato, in caso di decesso dell’interessato ; tramite
apposito modulo di richiesta (ALL.1) unitamente a copia dell’atto di notorio o
autocertificazione , copia di un valido documento d’identità e quietanza di pagamento;

istituzioni pubbliche di carattere sanitario e/o previdenziale (INAIL;INPS; ecc.) ai soli fini
dell’erogazione , a favore dell’interessato o di terzi beneficiari, delle prestazioni di
competenza;

l’Autorità Giudiziaria
5. Modalità di richiesta della cartella clinica
La richiesta di rilascio di copia conforme della cartella clinica può effettuarsi secondo le seguenti
modalità:

richiesta diretta al CUP , con pagamento all’operatore;

richiesta inviata a mezzo fax o tramite PEC alla PEC dell’Ufficio Archivio Clinico
dell’Ospedale ([email protected]), inviando richiesta e copia della ricevuta del
pagamento eseguito tramite bollettino postale intestato a : Azienda Socio Sanitaria
Territoriale Ovest Milanese – Ospedale di Legnano- Servizio Tesoreria – C/C n : 46422200;

le richieste dell’Autorità Giudiziaria sono inviate esclusivamente alla Direzione Medica
6. Autorizzazione al rilascio di copia della cartella clinica e tempi di rilascio
Soltanto il Direttore Medico o suo delegato autorizza il rilascio della cartella clinica o di parte di
essa , in copia conforme all’originale, nei termini previsti dalla Legge n°241/1990.
Nelle Unità Operative non può eseguirsi copia di alcun documento sanitario o di parti di esso,
neppure per soddisfare la richiesta proveniente da altra struttura sanitaria che abbia in cura
l’utente cui il documento si riferisce.
Le sola eccezione riguardano:
 documenti sanitari prodotti dall’interessato e di sua proprietà, che quindi non possono
essere trattenuti in originale per la loro conservazione nella cartella clinica e , nel
contempo, sono utili o necessari ai fini clinici;
 cartelle cliniche richieste o sequestrate in originale dall’Autorita Giudiziaria direttamente
presso l’Unità Operativa., quindi durante il periodo di degenza del paziente, nel periodo di
chiusura della Direzione Medica-Ufficio Archivio Clinico. E’ infatti necessario che l’ente
rimanga in possesso di una copia della documentazione clinica, per garantire al paziente il
corretto percoso diagnostico-terapeutico e per soddisfare eventuali e successive esigenze
cliniche dell’interessato.
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Ritiro della copia conforme della cartella clinica
La copia conforme della cartella clinica potrà essere ritirata presso il CUP o verrà spedita al domicilio
indicato nella richiesta (All1/All.2).