REGOLAMENTO PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

ALLEGATO " B" ALLA DETERMINAZIONE
REGOLAMENTO PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
ANALOGICI NELL’ARCHIVIO
Art. 1 Ambito di applicazione
Il presente regolamento disciplina la conservazione dei documenti amministrativi analogici
nell’archivio corrente, di deposito e storico delle Strutture amministrative dell’Azienda Ospedaliera
S. Croce e Carle di Cuneo.
Art. 2 Definizione di Archivio
L’archivio è un bene culturale, a norma dell’art. 10 del Decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 e
può essere definito come il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente
durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono l'archivio sono pertanto
collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto «vincolo archivistico». In questa accezione
si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio1.
L’archivio è l’insieme degli atti che formano la memoria dell’Ente.
Art. 3 Suddivisione di Archivio
La vita di un archivio si articola in tre fasi: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
L'archivio, pur suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, è unico.
Durante il loro intero ciclo di vita, gli archivi hanno sia un valore pratico-giuridico, che un valore
culturale: nella fase iniziale, il primo è senz’altro prevalente, poi mano a mano si affievolisce,
mentre si fa sempre più forte il secondo.
Per “archivio corrente” si intende la parte di documentazione relativa agli affari e ai procedimenti
in corso di trattazione o, comunque sia, verso la quale sussiste un interesse corrente.
I fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili dei procedimenti
amministrativi e conservati presso gli uffici produttori, sino alla loro definizione. La gestione degli
archivi correnti viene affidata ai singoli responsabili delle Strutture depositarie che formano i
fascicoli, raccogliendo tutti i documenti riferiti in modo stabile ad uno stesso affare o
procedimento amministrativo, ad una stessa materia o ad una stessa tipologia documentale, al fine
di mettere in evidenza il vincolo archivistico tra i documenti. Tali documenti sono archiviati
all’interno di ciascun fascicolo, secondo l’ordine cronologico di registrazione di protocollo o in base
alla propria data. Il fascicolo riporta la voce di classificazione, derivante dal Piano di classificazione
(titolario), l’indicazione dell’oggetto e del numero progressivo di fascicolo nonché le date di
apertura e chiusura.
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Glossario dei Termini Archivistici a cura di Paola Carucci.
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Qualora il fascicolo contenga affari esauriti non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in
corso, la documentazione viene versata all’archivio di deposito che raccoglie, ordina e seleziona ai
fini della conservazione permanente e la rende consultabile, nel rispetto delle leggi vigenti.
I documenti che compongono l’archivio di deposito sono riferiti ad affari esauriti e si collocano in
una fase intermedia del ciclo di vita degli archivi, tra quella dell’archivio corrente e quella
dell’archivio storico.
Il passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito comporta un cambio di responsabilità: fin
tanto che il fascicolo è nella Struttura competente alla trattazione di quel affare il responsabile del
documento è il responsabile del procedimento amministrativo, nel momento in cui vi è
l’operazione di versamento all’archivio di deposito il responsabile per la tenuta e la conservazione
di quegli atti è il responsabile del servizio archivistico.
I documenti nell’archivio di deposito possono avere una conservazione limitata, e pertanto essere
soggetti a scarto, o illimitata, in base a quanto stabilito dal piano di conservazione e scarto
(massimario) approvato dall’Azienda Ospedaliera.
Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti
amministrativi conclusi da oltre 40 anni che presentano un intereresse prevalentemente storicoculturale destinati alla conservazione perenne. Ai sensi dell’art. 122 del Codice dei Beni culturali
(D. Lgs. n. 42 del 2004) i documenti conservati nell’archivio storico sono liberamente e
gratuitamente consultabili.
La gestione dell’Archivio di deposito e storico delle Strutture Amministrative dell’Azienda
Ospedaliera S. Croce e Carle è affidata alla S.C. Affari Generali, Legale, Segreteria.
Art. 4 Versamento dei fascicoli all’archivio di deposito
Il passaggio della documentazione amministrativa dall’archivio corrente a quello di deposito
avviene tramite l’utilizzo, da parte degli impiegati delle diverse Strutture Amministrative,
dell’applicativo ARCHIDOC che prevede la compilazione di campi obbligatori riferiti alla
scatola/faldone che si intende archiviare: descrizione della documentazione con l’indicazione del
periodo temporale, anno di produzione dei documenti, codice alfanumerico del piano di
conservazione e scarto (massimario), tipo confezionamento. Tale procedura permette la ricerca dei
documenti archiviati per ogni singola Struttura, nonché la visione della collocazione attribuita
nell’archivio di deposito (le informazioni operative sono reperibili sulla intranet aziendale).
Al fine della trasmissione dei fascicoli all’archivio di deposito ogni Struttura deve curare con
scrupolo il trasferimento rispettando le indicazioni qui di seguito evidenziate:
a) effettuare un controllo accurato della documentazione da inviare nell’archivio di deposito in
quanto il materiale deve essere ordinato, eliminando eventuali fotocopie e verificando la
completezza dei fascicoli;
b) i documenti per cui esiste l’obbligo di conservazione devono essere adeguatamente suddivisi
dal rimanente materiale cartaceo per cui non esiste necessità e obbligo di conservazione (es.
depliants, materiale pubblicitario, doppioni di riviste di cui già esiste una raccolta ufficiale,
ulteriori copie di documenti di cui è agli atti un esemplare ecc.); detto materiale cartaceo,
che non costituisce “documento”, dovrà essere avviato immediatamente al macero
rivolgendosi al personale incaricato, evitando il trasporto all’archivio amministrativo;
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c) il materiale selezionato potrà essere accolto all’archivio amministrativo in raccoglitori
standard (scatole americane di cm32x30x33 e di cm46x32x35), da richiedere tramite la
procedura delle richieste di magazzino, presente sulla intranet, oppure in faldoni o
raccoglitori chiusi (project). Esso potrà inoltre essere raccolto, in relazione alla natura del
materiale (ad esempio: schede o tabulati vari, planimetrie, ecc.) e confezionato in pacchi
aventi le stesse dimensioni degli schedari o raccoglitori di cui si è detto. La documentazione
con durata illimitata deve essere conservata in raccoglitori chiusi (porta progetto) o scatole.
Il peso dei raccoglitori o faldoni non dovrà superare i 5 kg; mentre per le scatole è previsto
un peso massimo di 15 kg;
d) per ogni faldone/scatola è necessario accedere all’applicativo ARCHIDOC, seguire la
procedura per l’inserimento a sistema del faldone/scatola che attribuirà un numero
progressivo generale alla documentazione archiviata. Il programma prevede la stampa
automatica dell’etichetta da applicare alla scatola/faldone nonché la stampa della bolla che
dovrà seguire il faldone/scatola dalla consegna alla ditta traslochi che curerà il trasferimento,
alla presa in carico di detta documentazione all’archivio di deposito. L’addetto all’archivio
prende in consegna la scatola e provvede all’inserimento sul programma ARCHIDOC della
collocazione (fila, piano, settore), visibile dalle Strutture produttrici tramite la funzione di
ricerca scheda sull’applicativo stesso.
Si precisa che la Struttura produttrice avrà cura di:
o compilare la scheda d’archivio in ARCHIDOC e incollare sulla scatola/faldone
l’etichetta identificativa della medesima (se si utilizza la scatola cm 46x32x35
collocare la succitata etichetta sul lato più lungo)
o comunicare all’indirizzo email [email protected] l’avvenuta
predisposizione di documentazione da inviare all’archivio di deposito, precisando il
numero di scatole/faldoni (citando il n. attribuito dalla procedura al momento
dell’inserimento) in modo da permettere all’addetto all’archivio di prendere contatti
con la ditta traslochi competente al ritiro delle medesime;
o consegnare la scatola/faldone alla ditta Traslochi competente, unitamente alla bolla
di trasporto.
Il Responsabile dell’archivio gestisce i documenti ricevuti, dispone la collocazione degli stessi in
appositi spazi, secondo le leggi ed i regolamenti e tiene traccia della movimentazione dei
documenti presenti nell’archivio tramite la compilazione del registro d’archivio.
Art. 5 Consultazione dei documenti
La documentazione custodita nell’archivio di deposito potrà essere consultata su richiesta del
responsabile della Struttura o suo delegato utilizzando il modulo “Richiesta documentazione
all’archivio di deposito amministrativo”, scaricabile dalla intranet aziendale (Allegato 1) al
presente regolamento), compilando i campi:
- struttura richiedente;
- tipologia dei documenti richiesti con l’indicazione del n. di scatola attribuito dalla procedura;
- collocazione dei documenti (fila, piano e settore);
Il modulo debitamente compilato viene trasmesso dalla Struttura richiedente via e-mail ad
[email protected] che provvederà ad evadere la richiesta.
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La documentazione consegnata potrà essere trattenuta dalla Struttura richiedente per il tempo
strettamente necessario e comunque non oltre i trenta giorni dalla consegna, salvo casi eccezionali
debitamente motivati.
Per la restituzione della documentazione è possibile utilizzare il modulo presente sempre sulla
intranet “Restituzione documentazione all’archivio di deposito amministrativo” (Allegato 2) al
presente regolamento). Il modulo debitamente compilato viene trasmesso via e-mail dalla Struttura
richiedente ad [email protected] che provvederà ad evadere la richieste.
Il Responsabile dell’archivio gestisce le richieste che pervengono dalle varie Strutture con le
modalità stabilite dal presente regolamento aziendale.
Art. 6 Scarto d'archivio
Il Responsabile dell’archivio cura periodicamente la procedura per lo scarto dei documenti:
seleziona i documenti da scartare sulla base del piano di conservazione e scarto approvato
dall’Azienda, invia la proposta di scarto alla Soprintendenza Archivistica al fine del nulla osta,
predispone l’atto deliberativo, comunica l’avvenuta distruzione alla Soprintendenza, secondo le
disposizioni comunicate dalla stessa e reperibili sul sito http://www.sato-archivi.it.
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Allegato 1) al presente regolamento
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Allegato 2) al presente regolamento
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