Azienda in Jazz: la persona e il gruppo - Formazione

Azienda in jazz: la persona e il gruppo
di Erika Leonardi
La triade: formazione+esperienza+jazz
Facciamo insieme un’analisi di questi tre elementi della triade per poter
comprenderne le relazioni.
La formazione continua ad essere un impegno necessario, oggi più che in
passato, in quanto le conoscenze tecniche sono soggette ad un’obsolescenza
molto spinta. Inoltre, in relazione al crescente peso dei servizi nel panorama
economico-sociale, i temi toccano in maniera specifica anche gli aspetti
organizzativi, la sfera dei comportamenti e l’applicazione di nuove metodologie.
Il contesto culturale e lavorativo è fortemente mutato. Ad esempio, sono
cambiati i fattori vincenti: oggi è bravo non tanto chi è capace di “trovare” le
risposte a ciò che corrisponde realmente al proprio bisogno, ma chi è padrone
di strumenti che lo guidano a “selezionare” all’interno di un variegato, ma non
sempre affidabile, ventaglio di offerte.
Assistiamo oggi ad un proliferare di proposte formative, molto ricche e
variegate, che si avvalgono di una fitta e ramificata rete di canali di
comunicazione. Spesso per i destinatari l’esito è un bombardamento quasi
invasivo. Sull’altro fronte, da parte dei soggetti formatori, per tener testa ad
una nutrita concorrenza, diventa imperativo essere accattivanti nella
presentazione e fortemente incisivi nell’esecuzione dei corsi.
Lo scenario è caratterizzato da due tipologie di atteggiamenti: nel proponente,
la necessità di una padronanza di tecniche di seduzione e, nel destinatario,
difficoltà a scegliere a causa di eccesso di tipologie e quantità di proposte.
Passiamo al secondo elemento. Abbinare alla formazione la dimensione
esperienza rappresenta un espediente per promuovere un apprendimento più
ricco e profondo.
Il termine esperienza evoca l’insorgere di emozioni generate dalle azioni
vissute. Da queste hanno origine i ricordi. Varia la dimensione temporale:
l’emozione nasce e viene percepita durante la formazione, quando mettono le
radici i ricordi, che si protraggono nel tempo.
Ha così origine l’esperienza, risultato del binomio azioni ed emozioni.
Rimangono così scritti nella nostra mente quegli eventi che ci hanno colpito, a
livello razionale ed emotivo, in chiave positiva o negativa: è come dire che
quando le cose accadono così come previsto, in modo usuale....non lasciano
traccia!
Le modalità per far sì che, a seguito della formazione, rimanga il sapore
dell’esperienza, sono diverse.
Ad esempio, il ricordo nasce quando, in aula, oltre a “sentire” l’esposizione dei
temi, si può “agire” in prima persona, mettendo in pratica quanto esposto:
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risultano coinvolti un numero maggiore di sensi e quindi aumentano le tracce
nei nostri neuroni.
Si può ricorrere ad altre formule per generare ricordi: accostamenti inusitati,
associazioni inconsuete, pratiche tipiche di altri settori, scoperte di proprie
capacità fino a quel momento ignorate, ecc..
Da questa carrellata l’accostamento con la musica risulta facilitato.
Il Jazz
Eccoci al terzo elemento. Primo interrogativo del tutto lecito: perchè la
musica? Perchè la musica, questa “cosa” eterea ed impalpabile, è sempre
dentro di noi. E’ un nostro patrimonio fin dalla nascita. L’uomo l’ha poi
codificata, composta ed arricchita, anche con strumenti da lui stesso creati: Fa
parte di noi in quanto esseri viventi: ne abbiamo bisogno così come di
mangiare, bere, dormire. Può anche diventare una medicina, con il vantaggio
che però....non ha controindicazioni!
La musica influenza il nostro umore, sollecita i ricordi, fa compagnia, entra a
far parte del nostro quotidiano in modo diretto ed indiretto, genera energie,
rilassa, e....tanto altro!
Altro interrogativo: perchè tra i tanti generi musicali proprio il jazz?
L’accostamento dei temi manageriali alla musica non è una novità: da tempo si
propone in aula alle persone di cimentarsi nell’uso di strumenti musicali, con
risultati degni di lode.
L’accostamento management+jazz che qui propongo vuole avere un taglio
diverso: non chiedo alla persona di “agire”, cimentandosi in pratiche nuove,
usando strumenti o la voce, ma di osservare i comportamenti dei musicisti
e di riflettere. Vediamo insieme perchè proprio il jazz e non un altro genere
musicale e quali sono i punti di contatto con il mondo lavorativo.
Propongo il jazz per aiutare le persone a comprendere quanto sia importante
dedicare attenzione alle relazioni con i propri colleghi: la bravura e la
competenza di una persona può esprimersi al massimo quando è arricchita dal
contributo degli altri. Una banale osservazione può essere molto convincente
per comprendere questa puntualizzazione: nel lavorare quotidiano, quanto
prodotto da una persona (relazioni, elaborazioni, report, rapporti, .....) è
fortemente influenzato dal modo di lavorare di chi ha agito prima e incide
sull’operato dei colleghi che entrano in scena successivamente.
E’ importante tener presente che i risultati buoni ed eccellenti sono sempre il
frutto di un lavoro di squadra. La difficoltà risiede spesso nel non avere la
consapevolezza di questo aspetto del proprio lavoro e si ignora che siano gli
altri coinvolti.
In passato, nell’era dominata dai prodotti, il fatto che si lavorasse in gruppo
era evidente: gli operai erano fisicamente insieme, legati alla catena di
montaggio, con un passaggio concreto e tangibile di semilavorati fino a
giungere al prodotto finito.
Oggi prevale un modo di lavorare che ha caratterizzazioni molto differenti.
Tutte le aziende, sia manifatturiere sia di servizi, devono il loro successo anche
alla capacità di gestire in modo efficace un altro tipo di trasformazione: non più
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quella della materia prima, bensì delle informazioni. E’un cambiamento non da
poco in quanto mancano diversi riferimenti: l’evidenza tangibile ed osservabile
dell’esito delle azioni, la percezione dei cambiamenti che portano ala
trasformazione, la visibilità dei passaggi di informazioni,....
A ciò va aggiunto un altro aspetto determinante: non sempre c’è la vicinanza
fisica dei soggetti coinvolti. E c’è da tener presente un altro aspetto:
l’informatizzazione, che genera vantaggi immensi in termini di velocità e
affidabilità del passaggio di dati e di informazioni con riduzione del rischio di
errore, fa sì che
non sempre si sappia chi sono i destinatari del proprio
operato. Può accadere che si mettono i dati nel sistema, senza preoccuparsi di
sapere chi se farà uso!
Questo aspetto del lavorare in gruppo ci conduce al jazz. Il primo punto da
mettere a fuoco riguarda la struttura della performance jazzistica. Si
realizza con un’alternanza tra l’arrangiamento e gli assolo che, dal punto di
vista organizzativo hanno una forte diversità: l’arrangiamento è prodotto dal
gruppo, mentre l’assolo dal singolo.
C’è ancora un altro aspetto molto importante da tenere in considerazione: il
gruppo esegue quanto stabilito nello spartito, che corrisponde alle regole
definite e concordate fra i musicisti, l’assolo invece è improvvisato.
L’improvvisazione ha connotazioni molto particolari: non è una esecuzione di
quanto prescritto, ma una libera interpretazione del musicista, che vive così un
momento di protagonismo, potendosi esprimere in modo molto personale,
sempre però all’interno di uno schema. E questo è l’aspetto chiave che dà
origine alla metafora “Azienda in Jazz”.
Attenzione però, perchè qui è facile che nascano fraintendimenti, in quanto
questo termine ha significati diversi, anzi opposti, nel parlare comune ed in
ambito artistico.
Nel quotidiano diciamo che abbiamo improvvisato quando siamo riusciti a
conseguire un certo risultato in un ambito per il quale non eravamo preparati
e, compiaciuti, associamo anche una espressione di stupore: come se un
angelo custode magnanimo ci avesse voluto sostenere in un’impresa per la
quale non eravamo né preparati né pronti!.
Di fatto questa forma di improvvisazione ha luogo in azienda a seguito di
avvenimenti imprevisti, fuori controllo, e può rappresentare una felice
soluzione a situazioni difficili. Rappresenta un evento occasionale, non
prevedibile.
Ma in questa sede vogliamo dare un’accezione diversa a questo termine, quella
che assume in ambito artistico: agire in modo personale ed originale, in modo
libero all’interno di uno schema strutturato, reinterpretando il proprio
contributo.
Devono essere garantiti alcuni presupposti. Improvvisa l’artista che:
♦ ha una profonda conoscenza e padronanza del settore (teatro, musica....) e
dello specifico contesto (autore, opera.....);
♦ è padrone delle tecniche (recitazione, uso di strumenti, canto....);
♦ vuole esprimere qualcosa di suo, che sia originale ed anche molto
personale, che nasce da un patrimonio molto intimo che può riguardare le
emozioni, i pensieri, gli accostamenti, gli approfondimenti.
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A tutto ciò va aggiunto un altro aspetto che conferisce maggiore vigore
all’improvvisazione: è un agire fuori dagli schemi tradizionali, pur rispettando
un ambito predefinito. E’ necessaria, quindi, anche una dose di coraggio in
quanto non si può avere la certezza di un esito positivo delle varianti
introdotte.
In sintesi il parallelo con il jazz è focalizzato sulla capacità di agire in gruppo
con modalità particolari che permettono alla persona di vedere valorizzate le
proprie capacità grazie alle interazioni con gli altri.
Questa interpretazione del termine improvvisazione risulta molto calzante
anche in ambito lavorativo.
L’azienda
In azienda si lavora sempre in gruppo: per un risultato temporaneo, si parla di
progetti, per risultati standardizzati, di processi. Però cosa accade di fatto?
Non sempre le persone sanno quale debba essere il risultato finale, chi sono gli
altri compagni di squadra,né hanno chiarezza del proprio contributo, ancor
meno delle relazioni fra i diversi soggetti coinvolti.
Inoltre il lavorare in gruppo non viene vissuto in modo positivo: può essere
inteso come un appesantimento, può mancare la fiducia sul contributo degli
altri, si teme di essere sopraffatti, di non poter esprimersi come si vorrebbe, di
assolvere anche a compiti non propri. In altri termini, si pensa di essere l’eroe,
in quanto l’unico a fare, o la vittima, perchè oppressi dalle angherie altrui.
Questo stato di disagio compromette il conseguimento dei risultati o l’uso delle
risorse (fra le quali la più penalizzata è il tempo) con conseguente insorgenza
di stress e malumore, aspetti che compromettono un buon clima lavorativo ed
il risultato di business.
Ed è qui che si inserisce la metafora “Azienda in Jazz”.
Torniamo al jazz e facciamo una semplice riflessione: quando i musicisti
suonano, di fatto stanno lavorando. Eppure non sono corrucciati e sofferenti.
Serpeggia tra loro una forte energia che contagia il pubblico che, a sua volta,
restituisce una nuova carica.
Quale è il segreto che permette questo modo di lavorare felice? Risposta:
l’improvvisazione. Chiarito il suo significato in ambito artistico dobbiamo
adesso inquadrare il termine nel contesto lavorativo.
L’improvvisazione aiuta a mettere a fuoco la differenza tra eseguire l’azione
in modo rigidamente aderente alle regole, quasi automatico, e personalizzare
l’azione, puntando sempre all’esito atteso, ma con la possibilità di poter
intervenire e introdurre variazioni, in relazione al contesto, al proprio modo di
sentire,
alla
consapevolezza
del
proprio
ruolo,
agli
atteggiamenti
dell’interlocutore, alla creatività che il contesto suggerisce.
Trasliamo questo approccio ad un semplice esempio. Siamo in un bar e la
cameriera viene a prendere le ordinazioni. Può elencare i drink, chiedere al
cliente cosa desidera e prendere nota della scelta. Il tutto in modo asettico,
automatico, senza variazioni. Altra versione: la cameriera “improvvisa”, ovvero
personalizza il suo agire. Accade allora che, in relazione al tipo di cliente, non
si limita ad elencare i drink, ma li descrive con tale abilità da renderli visibili e
farli quasi pregustare. In pratica, ci riteniamo autorizzati a sostituire il termine
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“improvvisazione”
con
“interpretazione
personalizzata”,
lasciando
inalterata la dinamica sopra descritta.
Come mettere in atto questa metafora? Per giungere a questo modo di lavorare
occorre importare i tre criteri gestionali che stanno alla base del concerto jazz:
♦ gestione organizzativa basata su un delicato equilibrio fra regole e
flessibilità;
♦ capacità di vivere il gruppo e di agire da protagonista;
♦ coltivare le proprie competenze tecniche e arricchirle con la padronanza di
strumenti finalizzati all’innovazione.
Questi tre aspetti gestionali caratterizzano il jazz. Tali e quali possono essere
traslati in azienda.
Azienda in Jazz
L’applicazione dei tre criteri gestionali del jazz in azienda genera esiti molto
positivi prioritariamente a due livelli: risultati di business e motivazione delle
persone. Analizziamoli singolarmente in chiave operativa.
In azienda le regole sono necessarie. Sono rappresentate anche dalle
procedure, che in questa ottica vanno intese come l’insieme delle modalità
d’azione concordate che guidano un gruppo di persone a conseguire un certo
risultato necessario ed utile per il successo dell’azienda.
Ma attenzione: c’è il rischio che la regola diventi fine a se stessa e che quindi
la sua applicazione sia vissuta male o gestita in modo incongruo.
Riuscire ad associare le regole alla flessibilità potrebbe apparire un
controsenso e un’impresa inusitata. Invece è necessario far sì che questi due
aspetti trovino un loro equilibrio.
Pensiamo per esempio ad una procedura che riguarda un servizio. Qui entra in
gioco come un attore anche il cliente, alla stessa stregua degli attori interni
all’azienda. Da questo punto di vista il servizio può essere interpretato come
un’interazione tra due categorie di persone: il soggetto che eroga il servizio e
colui che lo riceve. Se curiamo questo aspetto non possiamo imporre regole
rigide, in quanto i margini di variabilità sono molto alti. Rimane comunque
necessario definirle affinché tutti gli addetti all’organizzazione abbiamo un
identico modus operandi ed il cliente trovi lo stesso stile di servizio
interfacciandosi con soggetti diversi della stessa struttura o in altre sedi. Ma è
altrettanto necessario che queste regole lascino un margine di flessibilità in
risposta alla dinamica tra le persone ed alle diverse esigenze che possono
insorgere al momento.
Come fare affinché la flessibilità rappresenti un fattore positivo e non un
rischio di anarchia? E’ necessario che il responsabile sia in grado di:
♦ garantire che l’obiettivo sia garantito e condiviso dal gruppo;
♦ fornire indicazioni operative, ovvero un metodo-base per lavorare.
Obiettivo e metodo-base sono le parole chiave che permettono di
“improvvisare”. Con questi presupposti le persone possono diventare padrone
del proprio lavoro “interpretando” il proprio ruolo. Ciò vale per i piccoli come
per i grandi incarichi: dalla registrazione di una telefonata alla formulazione di
un’offerta, all’assistenza tecnica.... E quanto di nuovo, originale e innovativo
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viene introdotto dal singolo, può, con questi presupposti, diventare una fonte
di miglioramento della gestione del processo stesso.
Il secondo criterio gestionale riguarda le relazioni. E’ necessario coltivare nel
personale la capacità di lavorare in gruppo e, nel contempo, anche di far
emergere le proprie capacità Non sempre l’esperienza del lavoro di squadra è
positiva. Spesso accade che errori o sprovvedutezze compromettano il rispetto
delle specifiche dell’output atteso o l’armonia tra le persone. E’ sufficiente,
mediante
la
formazione
specifica,
dedicare
un
piccolo
spazio
all’approfondimento di questo tema per promuovere il successo delle relazioni.
In parallelo occorre far sì che ogni persona abbia la consapevolezza del valore
del suo agire, anche qui con azioni formative dedicate.
L’osservazione dei comportamenti dei musicisti jazz guida verso un diverso
modo di vivere il lavorare in gruppo.
Il terzo criterio gestionale è focalizzato sulla competenza. Ognuno ha l’obbligo
di coltivare le conoscenze tecniche del proprio settore e di tenersi aggiornato.
Ma oggi ciò non è più sufficiente. Quanto in questo mondo si palesa come
valido e corretto, è già superato nel momento stesso in cui viene proclamato
tale. E’ un imperativo innovare, migliorare, arricchire, perfezionare, affinare,
alleggerire..... A tal fine è cruciale disporre di un metodo per introdurre
l’innovazione. Anche qui interventi formativi dedicati ai metodi e strumenti per
il miglioramento e la creatività sono di consistente ausilio.
Anche qui il jazz propone insegnamenti: l’improvvisazione porta sempre con sé
una dose di innovazione, frutto di una profonda preparazione e consapevolezza
del proprio agire.
L’applicazione: AZIENDA IN JAZZ
La caratteristica del jazz, l’improvvisazione, intesa in ambito lavorativo come
“reinterpretazione”, rappresenta la scintilla che porta ad un diverso modo di
lavorare, più ricco e vitale.
“Azienda in Jazz” è un incontro formativo che coniuga management e jazz con
un’incisiva dimensione di spettacolo.
Protagonisti e animatori sono il formatore e la jazz band. La musica è
preferibilmente dal vivo.
I partecipanti, oltre ad ascoltare, sono invitati ad osservare la dinamica tra i
musicisti.
Il clima d’aula diventa positivo e molto coinvolgente.
L’energia dei musicisti contamina i partecipanti.
La scaletta si articola in un’alternanza di tre elementi:
♦ brani musicali opportunamente selezionati e modificati in ottica formativa;
approfondimenti dei temi di management;
♦ citazioni di frasi di jazzisti.
Con questa modalità diventa più semplice far comprendere i temi aziendali,
favorendone così l’applicazione.
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Quelli più ricorrenti sono, per esempio:
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citazioni di frasi di jazzisti,
processo,
lavoro di gruppo,
comunicazione,
miglioramento,
misurazione,
cambiamento.
In relazione alla finalità, l’intervento può avere un taglio didattico o di puro
intrattenimento: cambia il tempo dedicato alle componenti, quali il parlato e la
parola e di musica.
La conclusione è sempre un breve concerto, anche per dar modo ai musicisti
di dare sfogo alla loro voglia di suonare che, durante lo spettacolo/lezione,
viene invece imbrigliata in una scaletta dalle finalità formative.
Si può condividere questa metafora nei contesti più diversi: avvio di un
progetto aziendale, inizio di un percorso di formazione, meeting aziendale,
contesto di incentive.
In questi esempi cambiano gli obiettivi: informare, coinvolgere, interessare,
stimolare lo spirito di gruppo, far confluire culture diverse in realtà soggette a
fusione, distrarre, intrattenere...
Non sono necessarie infrastrutture particolari. E’ sufficiente garantire uno
spazio funzionale per posizionare gli strumenti della band predisponendo
comode posizione d’ascolto. Laddove possibile, ovviamente, un’ambientazione
da teatro permette una coreografia più ricca, giocando con le luci ed i volumi
della musica.
I brani di jazz sono di facile gradimento anche per chi dichiara di non amare
questo genere. Ovviamente molta cura deve essere dedicata alla scelta dei
brani musicali, sia per quelli “sfruttati” a fini formativi, sia per quelli che
creano il concerto.
Lo spettacolo Azienda in Jazz ha trovato applicazione in
diverse tipologie di realtà: nella singola azienda, a livello
interaziendale, con pubblico misto, in ambito di lezioni
universitarie. A supporto dell’incontro viene predisposta una
dispensa ad hoc, personalizzata all’azienda e alle finalità
dell’incontro. È possibile anche prevedere la predisposizione di
gadget, per avere un ricordo dell’esperienza del jazz.
La metafora è descritta e documentata nel libro AZIENZA IN
JAZZ, di Erika Leonardi, edito da IlSole24ORE (2003), corredato
da CD con brani musicali e un cartoon di Bruno Bozzetto, giunto
alla seconda edizione (2007) con la prefazione di Giorgio Gaslini e il contributo
di Franco Cerri.
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Note sull’autore
Erika Leonardi, consulente e formatrice, esperta di gestione dei servizi in qualità e
di gestione dell’organizzazione aziendale. Ha gestito numerosi progetti di consulenza e
di formazione in organizzazioni private ed enti pubblici. Relatrice in convegni
internazionali e nazionali, svolge anche attività didattica sulle norme ISO 9000 e sulla
gestione della qualità nei servizi, sia a livello universitario che post-universitario.
Autrice di numerose pubblicazioni su riviste internazionali ed italiane, e di diversi libri,
fra cui: Azienda in jazz – 2 ediz.(2007), Capire la qualità – 2 ediz (2007), Un Mondo di
Qualità… che cambia (2006), , Servire Successo (2003), ISO 9000 Sistema Qualità e
Certificazione (1998), Servizi di Qualità (1997), Un Mondo di Qualità (1995), editi da
IlSole24Ore S.p.A. e Ricostruire e vivere il processo per la qualità in azienda (2006)
edito da Sperling & Kupfer.
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