ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT

ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT
ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT
COMPANY PROFILE
Profilo ed
organizzazione
i.Know srl (nata come divisione operativa nel corso del
2007 ed incubata all’interno del Politecnico di Milano) è
uno spin-off congiunto di due società facenti parte di uno
stesso network, ovvero Uni-Fi srl (2003) ed ACE srl
(2005), operanti da diversi anni nei settori
dell’engineering, gestione della conoscenza e della
consulenza informatica. Dal settembre 2008 i.Know srl è
membro di Uni-Fi Group (http://www.unifigroup.it)
Consapevole degli approcci e delle metodologie tradizionali, i.Know garantisce anche una strategia di
intervento mirata, finalizzata a supportare le Imprese
mediante un avvicinamento consapevole alla problematica tecnico/informatica.
Le società del network hanno collaborato congiuntamente per la gestione di documenti e processi relativi a
grandi opere pubbliche, quali la Stazione Centrale, la
Biblioteca Europea ed il Teatro Franco Parenti in Milano.
Punto di forza i.Know è l’estrema versatilità delle risorse
e la creatività dei propri membri, che hanno avuto modo
di collaborare all’interno di realtà importanti quali, ad
esempio, FastWeb, Fiera di Milano, Deloitte, Accenture
Cardine della proposta i.Know, oltre allo spiccato
valore tecnologico delle proprie iniziative oppure l'uso
di fornitori software consolidati (di fatto standard di
mercato), come Microsoft (SharePoint) ed Oracle, è
anche l'uso frequente di tecnologie Open Source (OS)
per lo sviluppo dei progetti particolari (i.e. Alfresco,
OpenBravo), dal momento che l'elemento cardine di
questa tipologia di prodotti/fornitori è considerare
centrale l'utilizzatore, il quale può decidere liberamente se rivolgersi ad una società di servizi professionali per ottenere consulenza, supporto, formazione
e per l'implementazione di un software OS.
Utilizzando metodologie ampiamente diffuse, in
qualsiasi momento, il Cliente può decidere di cambiare fornitore di servizi, tutelando al 100% quanto
sviluppato/utilizzato al proprio interno
Sebbene alcuni modelli utilizzino logiche convenzionali,
ovvero risparmiando sui costi attuali in funzione e
limitando quelli futuri, in uno scenario più ampio diventa
basilare il concetto di "knowledge-based economies" ,
che evidenzia l'importanza dei processi di acquisizione
operativa della professionalità, di miglioramento tecnologico ed organizzativo, nonché nella valorizzazione del
proprio "capitale uomo", veicolando opportuni processi
di miglioramento tecnologico
Consulting
&
Engineering
Alfresco
A fresh approach to Enterprise Content Management
ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT
PDF
Adobe
PDF
Automation
Smart
upload
Alfresco
Interfaccia di
consultazione
A fresh approach to Enterprise Content Management
Console di
amministrazione
Servizi di
supporto
Overview
L'innovativo servizio strumentato su piattaforma Alfresco:
Console di amministrazione Gestione utenti, gruppi ed
autorizzazioni in Alfresco
Interfaccia di consultazione Ricerca 'Google style' e
visualizza i documenti nelle schede
PDF Automation Conversione in PDF per tutta la suite
Office 2003 e 2007, Visio, immagini...
Smart upload Uno strumento sempre attivo nella traybar
di Windows: carica i file con un semplice drag & drop
Servizi di supporto Consulenza, sviluppo, personalizzazioni, backup...
ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT
HIGHLIGHT: Gestione Documentale
Caratteristiche
Un sistema di gestione documentale si occupa di fornire
gli strumenti software necessari alla gestione dell’intero
ciclo di vita dei documenti all’interno di un’organiz
zazione. In altri termini, lo scopo di un sitema di gestione
documentale è organizzare ed efficientare la creazione,
la movimentazione e la diffusione della documentazione.
Se, in generale, le applicazioni della suite Microsoft
Office sono in grado di classificare, archiviare, proteggere, ricercare e consultare documenti, la qual cosa è un
elemento cardine della produttività aziendale, la gestione
documentale è qualcosa di più complesso, ovvero un
elemento fondamentale all’interno di una qualsiasi
organizzazione in cui il patrimonio informativo sia
composto sia da dati di tipo strutturato (come ad esempio dati contabili, creati all’interno dell’azienda), sia da
informazioni non strutturate, come quelle ospitate in
documenti di tipo cartaceo.
Se normalmente l’uso di Office può essere sufficiente in
un ambiente ristretto e scarsamente complesso, questo
non è sufficiente in un contesto articolato ed efficiente.
Una piattaforma di gestione documentale, non solo
garantisce un’attribuzione di significato unica ad ogni
elemento, ma anche altri aspetti fondamentali, quali:
• Autenticazione. Il primo passo per garantire una
corretta gestione dei documenti è quello di identificare
chi li ha redatti (come utente del sistema)
• Creazione. In questa fase è importante garantire la
presenza di tutte le funzioni idonee a produrre un
documento: dalla sua redazione, alla corretta gestione
delle versioni dei documenti e dei contenuti. Di norma
l’utilizzo di Microsoft Office Word 2003, garantisce tutte
le funzioni necessarie, ma il connubio con una piattaforma di gestione documentale consente anche di
gestire commenti e revisioni (con indicazione dell’autore
di ciascuno di essi), l’assegnazione della titolarità di una
fase di modifica (check in/check out), l’archiviazione
delle versioni successive, la notifica automatica
dell’avvenuta modifica di un documento, i forum di
discussione legati ad un determinato documento e la
firma digitale
• Protezione. Ogni tipologia di documenti deve poter
essere protetta, specificando gli utenti autorizzati alla
lettura, le operazioni consentite e l'intervallo di tempo per
cui è possibile accedervi
• Archiviazione. La conservazione dei documenti deve
essere sicura e flessibile, in modo da garantire una base
solida per tutte le altre operazioni di gestione del ciclo di
vita. Le piattaforme di DM (Document Management)
forniscono tutte le funzionalità necessarie per memorizzare, classificare, indicizzare e rendere accessibili i
documenti aziendali
• Distribuzione. Il controllo sulla circolazione è uno dei
punti fondamentali del ciclo di vita dei documenti e una
soluzione completa deve permettere all’autore di determinarne in modo preciso i passaggi, i limiti e le scadenze
• Localizzazione. Un’organizzazione adeguata dei
documenti è la base per favorire un efficace reperimento degli stessi. Grazie alle funzioni di organizzazione dei documenti e di indicizzazione avanzata dei
prodotti i.Know, è possibile localizzare qualsiasi
documento in base al suo contenuto e/o in base alla
tassonomia definita. La navigazione può essere
effettuata gerarchicamente o direttamente, sfruttando i
link che possono essere appositamente predisposti per
l’accesso ai vari contenuti. Il motore di ricerca è in
grado di ordinare i risultati secondo criteri di rilevanza
• Eliminazione. Anche la fase di eliminazione deve
poter essere eseguita in modo flessibile, consentendo
sia la possibilità di contrassegnare un documento per la
cancellazione sia la sua definitiva rimozione.
Grazie all'utilizzo parallelo dei più diffusi protocolli e
specifiche quali WebServices, JSR-170, WebDav e
CIFS, la piattaforma evoluta i.Know, basata sul sistema
Alfresco (http://www.alfresco.com), è in grado di
interfacciarsi con la maggior parte delle applicazioni
aziendali ed è pertanto personalizzabile in ogni suo
aspetto senza alcuno sforzo e con investimenti
contenuti in termini temporali e di risorse. Alcune delle
sue caratteristiche fondamentali sono:
• Gestione documentale
• Diffusione documentale su formati non stampabili,
salvabili e modificabili
• Getione dei contenuti su web interface
• Sistemi verticali di gestione delle interfacce
• Motori di ricerca “Suggest”
• Gestione dei contenuti internet e intranet aziendali
• Funzionalità di amministrazione di utenti, gruppi,
privilegi d'accesso e flussi documentali
• Conversione di formati dei file
• Indicizzazione
• Archiviazione e ricerca sul contenuto
• Integrazione con email, forum, file system e cartelle
condivise, web services e sistemi di collaborazione.
Lo staff i.Know ha specifiche competenze su tale strumento
ed è in grado di proporre un’adeguata ed efficiente
configurazione ed integrazione dello strumento Alfresco e
delle sue verticalizzazioni innovative (AJAX, FLEX, GWT
ecc), finalizzata al soddisfacimento degli obiettivi che la
Committenza intende perseguire, eventualmente sviluppando plug-in ed interfacce “ad hoc”.
Al momento è online il servizio demo i.Know
(http://iknowalfresco.com), con l’intento di fornire un
ambiente di prova per i Clienti ed una piattaforma
dinamica per l’erogazione di un servizio di DM (Document
Management) in ASP
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CONTACTS
i.Know s.r.l
Via M. d’Azeglio 3 - 20038 - Seregno (Mi)
P. iva - Cod Fiscale N: 05996130968
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