Scheda tecnica Linea Evolution Qui + Resi Report Posta1Pro

Posta, Comunicazione e Logistica
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SCHEDA TECNICA PRODOTTO
SCHEDA TECNICA PRODOTTO LINEA EVOLUTION POSTA 1 PRO –
SERVIZIO QUI E RESI REPORT
SCHEDA TECNICA PRODOTTO
LINEA EVOLUTION POSTA 1 PRO
SERVIZIO QUI E RESI REPORT
Edizione Settembre 2015
(VALIDA DAL I° OTTOBRE 2015)
Questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti
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SCHEDA TECNICA PRODOTTO LINEA EVOLUTION POSTA 1 PRO –
SERVIZIO QUI E RESI REPORT
INDICE
DOCUMENTI ALLEGATI ..............................................................................................................................3
1
CARATTERISTICHE GENERALI DEL SERVIZIO ...............................................................................3
1.1
LIVELLI DI SERVIZIO ....................................................................................................................5
1.2
COPERTURA TERRITORIALE .........................................................................................................5
2
CONDIZIONI D’ACCESSO ...................................................................................................................5
2.1
COSA SPEDIRE / COSA NON SPEDIRE ............................................................................................6
3
ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO .............................................................................................................6
4
MODALITA’ DI RENDICONTAZIONE ..................................................................................................7
5
CARATTERISTICHE TECNICHE DEGLI INVII ....................................................................................9
5.1
FORMATI E DIMENSIONI ................................................................................................................9
5.2
CODICE 2DCOMM ..................................................................................................................... 10
5.2.1
Dettaglio del tracciato ................................................................................................ 12
5.2.2
Caratteristiche dell’ID_STOCK .................................................................................. 13
5.3
LOGHI SERVIZI ......................................................................................................................... 13
5.3.1
Loghi Qui ..................................................................................................................... 13
5.3.2
Logo Resi Report ....................................................................................................... 14
5.3.3
Box Non Consegnato ................................................................................................. 14
5.3.4
Tabella riepilogativa dei servizi e dei loghi ............................................................. 15
5.4
IMMAGINI ESEMPLIFICATIVE ...................................................................................................... 16
5.5
FORMATO INDIRIZZI DI RESTITUZIONE ......................................................................................... 17
6
MODALITA’ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO ........................................................................ 18
7
MODALITA’ DI ALLESTIMENTO E PRELAVORAZIONE E DELLE SPEDIZIONI .......................... 18
8
PRENOTAZIONE, ACCETTAZIONE E CONTROLLO DELLE SPEDIZIONI ................................... 19
8.1
PRENOTAZIONE DELLE SPEDIZIONI ............................................................................................ 19
8.2
ACCETTAZIONE DELLE SPEDIZIONI A SISTEMA............................................................................ 20
8.3
VERIFICHE DI ACCETTAZIONE SULLE SPEDIZIONI ......................................................................... 20
9
PROCEDURA DI OMOLOGAZIONE ................................................................................................. 20
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DOCUMENTI ALLEGATI
a) Processo e Procedura di Omologazione
b) Modello Richiesta Omologazione
c) Scheda tecnica specifiche Codice Commerciale 2D per Posta Massiva e Posta 1 Pro
d) Requisiti Distinta Elettronica Preadvising
e) Requisiti Distinta Elettronica Postalizzazione
f)
Specifica Codice HU
g) Distinta_SMA_Posta 1 Pro
1
CARATTERISTICHE GENERALI DEL SERVIZIO
La presente scheda definisce le caratteristiche tecniche dei servizi di rendicontazione erogabili per il
prodotto Posta 1 PRO.
I servizi di rendicontazione sono servizi che consentono il monitoraggio e la rendicontazione
elettronica delle spedizioni.
Essi si applicano alle spedizioni che rispettano i requisiti minimi di accesso precisati nel paragrafo
Condizioni di accesso e che risultino coerenti con le specifiche descritte nella Scheda Tecnica di
Prodotto di Posta 1 PRO.
La gamma dei servizi offerti si compone di
1. “Qui”
2.
“Qui + Resi Report”
Servizio Linea Evolution – “Qui”
“Qui” è il servizio embedded nel prodotto Posta 1 PRO che consente il monitoraggio e rendicontazione
elettronica dell’avvenuta consegna al civico del destinatario degli invii.
Il monitoraggio degli invii fornisce, in tempo reale, le informazioni di sintesi relative allo stato di
avanzamento delle spedizioni, all’interno di un arco temporale predefinito, dalla fase di prenotazione
all’accettazione della spedizione, fino all’avvenuta consegna degli invii al civico di destinazione.
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La rendicontazione elettronica degli invii consente al cliente di acquisire le informazioni analitiche
relative alla data dell’avvenuta consegna al civico del destinatario1.
Esso è applicabile a tutte le spedizioni di Posta 1 PRO di qualsiasi formato
Servizio Linea Evolution – “Qui + Resi Report”
“Qui + Resi Report” è il servizio aggiuntivo a pagamento di monitoraggio e
elettronica:

dell’avvenuta consegna al civico del destinatario (nelle modalità sopra definite)

del mancato recapito con indicazione della relativa causale
rendicontazione
Il monitoraggio degli invii fornisce, in tempo reale, le informazioni di sintesi relative allo stato di
avanzamento delle spedizioni, all’interno di un arco temporale predefinito, dalla fase di prenotazione
all’accettazione della spedizione, dando evidenza della percentuale di invii non recapitati.
La rendicontazione elettronica degli invii consente al cliente di acquisire le informazioni analitiche
relative agli invii non recapitati, includendo il dettaglio delle causali di mancato recapito, ovvero:

Destinatario trasferito

Destinatario irreperibile

Destinatario deceduto

Destinatario sconosciuto

Indirizzo inesistente

Indirizzo insufficiente

Indirizzo inesatto

Invio rifiutato
Il Servizio è applicabile a tutte le spedizioni di Posta 1 PRO di qualsiasi formato.
Qualora il Cliente non richieda la restituzione fisica degli invii non recapitabili (resi) può richiedere, a
pagamento, che gli invii vengano distrutti. La distruzione degli stessi sarà effettuata secondo la
1
L’esito dell’attività di recapito non sarà fornito per invii diretti a Fermoposta, caselle postali o invii extra-formato
giacenti presso gli uffici di Poste.
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procedura interna di macero conforme alla vigente normativa con particolare riguardo alle norme in
materia ambientale ed a quelle relative al trattamento dei dati personali.
In questo caso il Cliente deve:



sottoscrivere l’ accordo di servizio per la distruzione controllata dell’invio non recapitabile;
stampare l’apposito logo “Resi Report” con l’indicazione del Centro di Verifica;
non inserire alcun indirizzo di restituzione degli invii in caso di mancato recapito.
I prezzi dei servizi a pagamento sono disponibili sul sito di Poste Italiane www.poste.it.
1.1
LIVELLI DI SERVIZIO
Gli obiettivi temporali di rilevazione sulla singola spedizione, calcolati escludendo il Sabato e i giorni
festivi, prevedono:


dati di sintesi in tempo reale ed a partire dal giorno successivo alla spedizione
dati analitici disponibili:
 il 9° giorno successivo alla data di spedizione nel caso di attivazione del solo
servizio “Qui”
oppure

il 15° giorno nel caso di abbinamento al servizio Resi Report

arco temporale di monitoraggio e rendicontazione:
 pari a nove giorni a partire dalla data della postalizzazione nel caso di
attivazione del solo servizio “Qui”
oppure

pari a quindici giorni a partire dalla data della postalizzazione nel caso di
abbinamento al servizio Resi Report
Per il servizio “Qui” la percentuale di invii rendicontabili su singola spedizione è almeno pari al 70%
indipendentemente dal formato.
Il livello di servizio indicato è applicabile esclusivamente alle spedizioni che non presentano anomalie
in fase di accettazione.
In tal caso l’informazione relativa all’anomalia riscontrata in fase di accettazione verrà segnalata al
cliente sia nella fase di monitoraggio che nel file di rendicontazione dei dati analitici degli invii.
Gli obiettivi di qualità di recapito sono quelli vigenti per la tipologia di prodotto spedito; il sabato ed i
giorni festivi non concorrono ai fini del calcolo della prestazione di recapito.
Gli esiti forniti nella reportistica di fine campagna non hanno valore probatorio. L’eventuale mancata
rendicontazione dell’esito non equivale a mancato recapito dell’invio al destinatario
1.2
COPERTURA TERRITORIALE
I servizi di rendicontazione elencati sono disponibili su tutto il territorio nazionale.
2
CONDIZIONI D’ACCESSO
Possono accedere ai servizi di rendicontazione i Clienti che sottoscrivono un apposito accordo
commerciale con Poste Italiane (vedere con Normativa)
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Per accedere ai servizi di rendicontazione i Clienti di Poste Italiane devono rispettare i seguenti
requisiti:
 formati, modalità predefinite per l’impostazione, confezionamento e prelavorazione degli invii
come dalla scheda tecnica di prodotto di Posta 1 Pro e correlate documentazioni tecniche
nonché da quanto ulteriormente precisato nel presente documento;
 apposizione sugli invii del codice 2Dcomm opportunamente popolato secondo quanto
descritto nel presente documento e nella scheda tecnica Specifiche Codice Commerciale 2D
per Posta Massiva e Posta 1 Pro;
 apposizione sui singoli invii dei loghi servizi;
 registrazione del cliente e del proprio service sul portale di Poste Italiane www.poste.it;
 registrazione su Prenotazione Spedizioni Online;
 adesione ai servizi di rendicontazione;
 omologazione degli invii secondo quanto previsto nel paragrafo §8 Procedura di
omologazione del presente documento.
Gli invii presentati dal Cliente che non rispettino le specifiche tecniche previste non potranno
usufruire del servizio di rendicontazione.
2.1
COSA SPEDIRE / COSA NON SPEDIRE
Il contenuto degli invii può essere esclusivamente cartaceo, salvo eventuali verifiche sugli invii e
specifici accordi preventivi con il Centro Omologazione Prodotto.
Non sono in ogni caso ammesse le spedizioni di denaro, assegni, libretti degli assegni ed altri valori
invii riconoscibili come potenzialmente dannosi o la cui spedizione, comunque, risulti in contrasto con
le disposizioni in vigore.
3
ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO
Di seguito si riportano le fasi preliminari per l’attivazione dei servizi:
1.
iscrizione su Poste.it da parte del Cliente;
2.
iscrizione su Prenotazione Spedizioni Online da parte del Cliente e adesione ai servizi di
rendicontazione;
3.
Omologazione del prodotto (vedi par.9).
Il servizio sarà attivato a decorrere dal 15° giorno lavorativo successivo all’avvenuta omologazione
del prodotto. Eventuali cause tecniche, che non consentano l’attivazione del servizio, saranno
prontamente comunicate al Cliente.
Per ciò che concerne le attività di omologazione si rimanda a quanto previsto nel paragrafo §8
Procedura di omologazione e all’allegato “Processo e Procedura di Omologazione “, mentre per le
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attività di prenotazione si rimanda a quanto descritto nel paragrafo Prenotazione delle
spedizioni(par.8.1).
4
MODALITA’ DI RENDICONTAZIONE
Per i servizi di rendicontazione, il Cliente ha a disposizione una sezione dedicata (Prenotazione
Spedizioni Online) nel sito www.poste.it all’interno del quale ha la possibilità di:
1. monitorare lo stato di avanzamento delle spedizioni con evidenza delle seguenti
informazioni:
a. codice prenotazione;
b. stato spedizione2;
c. data prenotazione;
d. data accettazione;
e. centro di accettazione;
f. prodotto spedito;
g. tipologia di servizio accessorio abbinato;
h. quantitativo invii prenotati in distinta;
i. percentuale di invii rendicontati (in prossimità della consegna o consegnati al civico di
destinazione) rispetto ai quantitativi di invii dichiarati in distinta in fase di prenotazione
della spedizione;
j. percentuale di invii inesitati rispetto ai quantitativi di invii dichiarati in distinta in fase di
prenotazione della spedizione;
k. descrizione eventuali anomalie riscontrate nella fase di accettazione.
2. visualizzare su mappa geografica lo stato della consegna delle singole spedizioni, con
evidenza del dettaglio regionale e provinciale delle percentuali di invii rendicontati (consegnati
al civico di destinazione) e delle percentuali degli invii inesitati rispetto ai quantitativi di invii
dichiarati in distinta in fase di prenotazione della spedizione;
3. effettuare il download della rendicontazione di dettaglio (dati analitici in file di formato
.csv).
I file di dettaglio conterranno le seguenti informazioni per singolo invio rendicontato:
 per il servizio “Qui” – codice prenotazione, data accettazione, centro accettante, data di
avvenuta consegna presso il civico del destinatario, località e CAP di destinazione, codice
2DCOMM, esito consegna, evidenza anomalie in accettazione;
2
Il campo “stato spedizione” è valorizzato con le seguenti possibili informazioni: “prenotato”, “accettato”, “annullato”,
“rendicontato” e “non rendicontabile”. In particolare lo stato “annullato” è attribuito alle spedizioni per le quali il cliente ha
espressamente richiesto, nel periodo antecedente alla fase di accettazione, l’annullamento della prenotazione. Lo stato “non
rendicontabile” è attribuito alle spedizioni alle quali sono stati riscontrati errori nella distinta elettronica.
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
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per il servizio “Resi Report” - codice prenotazione, data accettazione, centro accettante,
data tentativo di consegna, località e CAP di destinazione, codice 2DCOMM, esito
tentativo di consegna, causali mancato recapito, evidenza anomalie in accettazione.
Nel caso di servizio “Qui + Resi Report” la percentuale degli invii rendicontati comprende
anche la percentuale dei resi
I dati di rendicontazione analitica restano presenti a sistema e consultabili per i 6 mesi
successivi alla data di rilascio del file di rendicontazione analitica.
I dati analitici saranno resi disponibili al cliente in un file di rendicontazione in formato .csv. Gli
esempi dei file di rendicontazione analitica, distinti per tipologia di servizi richiesti, sono
disponibili nelle tabelle seguenti:
Tracciato record
Valori (esempio)
IDPostalizzazione
D
Filiale
i
DataAccettazione
CentroAccettante
s
DataConsegna
CAP
Località
73120
ABA
01112013
GENOVA CMP
04112013
16139
GENOVA
10355117811001S16139
161391234ABA
YZGD
Consegnato
Volumi accettati incongruenti con volumi prenotati
2Dcomm
Esito
Anomalia
O478686
Tabella 1
Esempio del dettaglio analitico delle informazioni disponibili per il singolo invio nel caso del
servizio “Qui
Tracciato record
Valori (esempio)
IDPostalizzazione
Filiale
DataAccettazione
CentroAccettante
DataConsegna
CAP
Località
73120
ABA
01112013
GENOVA CMP
04112013
16139
GENOVA
10355117811001S16139
YZGD
Reso
Destinatario trasferito
2Dcomm
Esito
Causale
161391234ABA
O478686
Tabella 2
Esempio del dettaglio analitico delle informazioni disponibili per il singolo invio nel caso del
servizio “Qui + Resi Report”
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CARATTERISTICHE TECNICHE DEGLI INVII
Ai fini dell’erogazione dei servizi di rendicontazione, oltre al logo di autorizzazione alla spedizione, gli
invii devono essere dotati di un codice datamatrix (codice 2DComm) che renda univocamente
identificabile l’invio.
Per il servizio “Qui” saranno presenti anche:

il logo “Linea Evolution – Tecnologia per la qualità”

le bande di colore blu/nero posizionate sul fronte e sul retro della busta

un riquadro contenente le causali di mancato recapito (“Box non consegnato”)
Il posizionamento dei loghi e del box di mancata consegna deve essere conforme a quanto
rappresentato nei paragrafi successivi.
Per il servizio “Qui + Resi Report” inoltre sarà presente anche il logo “Resi Report”.
Per le specifiche dei loghi si fa riferimento ai paragrafi successivi.
5.1
FORMATI E DIMENSIONI
Il servizi di rendicontazione “Qui” e “Qui + Resi Report” sono applicabili a invii di formato P (piccolo),
M (medio) e Extra, così come riportato nella tabelle seguente:
Dimensioni
L≥ 1,4 H
Altezza (mm)
Lunghezza
(mm)
Spessore (mm)
Peso (g)
Formato invii
Tutti
(minimo)
Piccolo(fino
Medio (fino a)
a)
Extra (fino
a)
90
120
250
250
140
235
353
353
0,15
3
5
50
25
2000
50
2000
Invii non rettangolari (quadrati, cilindrici ecc.): da considerarsi sempre di formato Extra.
Invii di forma cilindrica: la somma della lunghezza più due volte il diametro non deve essere
inferiore a 170 mm e superiore a 1040 mm. La dimensione più grande deve essere compresa tra 100
mm e 900 mm.
Il passaggio da un formato ad un altro avviene quando anche una sola delle dimensioni supera il
valore massimo consentito dal formato precedente.
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CODICE 2DCOMM
Tutti gli invii per i quali sono richiesti i servizi di rendicontazione dovranno essere dotati di codice
bidimensionale standard “Data Matrix” visibile nel blocco indirizzo, secondo le specifiche
opportunamente definite e comunicate da Poste Italiane.
In merito al contenuto del codice 2D commerciale si rimanda alla “Scheda Tecnica Codice
Commerciale 2D per Posta Massiva e Posta 1 PRO”, opportunamente integrata con quanto riportato
nel presente paragrafo.
Per tutte le tipologie di invio, al fine di garantire l’individuazione del codice 2D da parte dei sistemi di
lettura automatica, è necessario riportare il codice al di sopra del blocco indirizzo e lasciare una zona
di rispetto costituita da una fascia di colore bianco di almeno 5 mm di larghezza intorno al codice (vedi
immagine di seguito riportata) attenendosi in ogni caso ai requisiti minimi riportati nell’apposita scheda
tecnica sopra menzionata.
Figura 1 Codice Datamatrix
Il codice 2Dcomm deve essere:

stampato direttamente sull’invio in apposita area a sfondo bianco

collocato all’interno dell’invio e visibile attraverso finestra trasparente laddove la busta
sia così confezionata
Di seguito è riportato il tracciato record del codice datamatrix Posta 1 PRO previsto per la fruizione dei
servizi di rendicontazione
Deve essere garantita l’univocità del codice stampato
N
Nome
Dimension Format
i
o
1
Identificato 1
re
2
Disponibile 1
1
ID Cliente 8
SAP
3
Descrizione
A/N(1)
Valore
Usato
Obbliga per lo
torio smista
mento
SI
NO
Identifica la struttura
del contenuto
informativo del
tracciato record
A/N (1) Libero per il cliente
1 default
A/N (8) Identifica lo speditore
ID Cliente
SI
SAP/Conto
contrattuale_1
comunicato
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NO
NO
NO
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Titolo
N
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Dimension Format
i
o
Nome
Descrizione
Valore
Usato
Obbliga per lo
torio smista
mento
da PI
4
Conto
3
Contrattual
e
A/N (3) Identifica il contratto
del Grande Cliente
5
Classe
Prodotto
6
Tipo Tariffa 1
A/N (1) Identifica la tipologia
del prodotto (massiva,
prioritaria)
A/N (1) Identifica la tariffa
pagata per il prodotto
7
CAP 5
Destinatari
o
8
Codice
4
tecnico del
Destinatari
o
9
CAP –
Mittente
5
10 Codice
tecnico
Mittente
4
1
-
È’ il CAP dell’indirizzo
del destinatario,
secondo il Codice di
Avviamento Postale
A/N (4) E’ il codice, associato
all’indirizzo del
destinatario, che
identifica lo
smistamento finale del
prodotto secondo i
repertori di PI
N(5)
Fornito da PI , SI,
NO
altrimenti
subordin
Blank
ato alla
fornitura
dei dati
da parte
di Poste
Italiane
2 per Posta SI
SI
1 Pro
Vedi tabella 2 NO
della
SchedaTecnic
a codice 2D
Vedi CAP
SI
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SI
Fornito da PI , SI,
SI
altrimenti
subordin
Blank
ato alla
fornitura
dei dati
da parte
di Poste
Italiane
Vedi CAP
SI
SI
È’ il CAP dell’indirizzo
del mittente, secondo
il Codice di
Avviamento Postale, a
cui si vuole rispedire il
prodotto in caso di
reso mittente
A/N (4) E’ il codice, associato Fornito da PI ,
all’indirizzo
del altrimenti
mittente, che identifica Blank
lo smistamento finale
del prodotto secondo i
repertori di PI, a cui si
vuole
rispedire
il
N(5)
NO
SI,
SI
subordin
ato alla
fornitura
dei dati
da parte
di Poste
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Tipologia
Titolo
N
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Nome
Dimension Format
i
o
11 Identificativ 3
(*) o Cliente
Mittente
A(3)
Descrizione
prodotto in caso di
reso mittente
Identifica il Grande Fornito dal
cliente
dello COP
Stampatore
12 Disponibile 10
(*) 2
A/N (10) Libero per il cliente
13 Causale
3
A/N (3) Identifica
accessori
14 Codice
Omologazi
one
6
TOTALE
SI
NO
NO
NO
servizi Fornito da PI , SI,
SI
altrimenti
subordin
Blank
ato alla
fornitura
dei dati
da parte
di Poste
Italiane
A(2)N(4) Contiene il codice di Fornito da PI , SI, se
NO
Omologazione
altrimenti
omologa
comunicato da PI, a Blank
to
meno delle prime 3
lettere fisse
A/N (13) Libero per il cliente
A cura del
NO
NO
cliente
altrimenti
Blank
15 Disponibile 13
3
16 IDSTOCK
Valore
Usato
Obbliga per lo
torio smista
mento
Italiane
4
A/N(4)
72
-
i
Identifica il lotto di
spedizione
-
Fornito da PI,
altrimenti
ZZZZ
-
SI (in
NO
caso di
attivazio
ne di
servizi)
-
5.2.1 Dettaglio del tracciato
Di seguito vengono analizzati i campi del tracciato record che risultano fondamentali per l’attivazione
del servizio di rendicontazione.
Campo 3 – ID Cliente SAP: Identifica il cliente speditore che possiede il conto contrattuale con Poste
Italiane.
Campo 11 – Identificativo Cliente Mittente: Identifica il Grande Cliente che possiede il conto
contrattuale e che postalizza. E’ necessario che il cliente speditore richieda al Centro Omologazione
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di Poste italiane il codice di tra caratteri (cosiddetta tripletta) di caratteri alfanumerici che identificano
univocamente i Clienti Mittenti
Campo 16 – Campo a disposizione del Cliente/Service/stampatoreper popolarli con l’ID_Stock.
5.2.2 Caratteristiche dell’ID_STOCK
L’ID_STOCK è un codice di quattro caratteri alfanumerico rilasciato da Poste Italiane sotto forma di
“Range” ai clienti/service che lo devono impiegare. Il processo prevede che, a seguito delle fasi di
acquisizione e registrazione del cliente al servizio, il cliente/service richieda su PSOnline, prima della
prenotazione, un elenco di codici da utilizzare come ID_STOCK. Le spedizioni dei clienti per cui è
richiesta la rendicontazione devono essere associate ad uno o più ID_STOCK dal Cliente/Service.
L’ID_STOCK viene quindi assegnato ad un insieme di corrispondenze e tracciato nei 2DCOMM.
L’ID_STOCK potrà essere utilizzato solo una volta durante l’anno solare di validità dello stesso. A
inizio del nuovo anno va dunque effettuata nuovamente la richiesta di ID. È responsabilità del
Cliente/Service garantire l’univocità del codice 2DCOMM prodotto.
Contestualmente alla postalizzazione di uno o più STOCK sarà prodotta una distinta elettronica di
riepilogo.
Si precisa che un ID_STOCK dovrà essere contenuto in un'unica postalizzazione ma potrà essere
diviso in più HU differenti.
Trattandosi di un identificativo utilizzato sui centri di produzione cartacea dei Service/Clienti
(molteplici), il range potrà essere spezzato dal cliente/service per essere ripartito sui propri
stabilimenti. Non sussiste quindi il vincolo di utilizzare i codici in maniera sequenziale. Il codice è da
considerarsi di Servizio e non deve essere mai associato a nessuno STOCK. In particolare,
convenzionalmente, verranno utilizzati questi quattro caratteri per individuare i clienti da non
rendicontare utilizzando il carattere speciale ZZZZ.
5.3
LOGHI SERVIZI
5.3.1 Loghi Qui
Il servizio Qui richiede::

il logo Linea Evolution riportante la dicitura “Linea evolution Tecnologia per la qualità”
posizionato immediatamente al di sotto della zona affrancatura.
Il logo è disponibile in 3 formati e sarà fornito (in formato PDF) dalle strutture commerciali di
riferimento.
Figura 2: Logo “Linea Evolution”

una banda di colore blu/nero (o in generale di qualunque colore purché essa risulti ben
visibile sull’invio) posizionata sul fronte della busta nell’ angolo superiore in alto a sinistra ad
una distanza dal bordo di almeno 3,5 mm e, in corrispondenza, sul retro dell’ invio alla
distanza di almeno 3,5 mm dal bordo destro valutato rispetto al punto di vista di un osservatore
che guarda il retro della busta (così come rappresentato in figura). La banda, di forma
rettangolare, deve avere dimensioni 70 mm x 5 mm.
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SCHEDA TECNICA PRODOTTO
SCHEDA TECNICA PRODOTTO LINEA EVOLUTION POSTA 1 PRO –
SERVIZIO QUI E RESI REPORT
5.3.2 Logo Resi Report
Per il prodotto Posta 1 PRO, per i quali è prevista la restituzione fisica al mittente, al di sotto del logo
deve essere riportata la dizione “al mittente” così come riportato nell’esempio seguente:
Figura 3: Logo Resi Report per invii da restituire al mittente
25,00 mm
Il logo occupa un’area di dimensioni standard di H 25 x L 35 mm (si veda esempio in figura 4). Tali
dimensioni, per specifiche esigenze di layout di prodotto, potranno essere ridotte fino ad un minimo di
H 20 x L 25 mm.
35,00mm
Figura 4: Dimensioni Area Logo Resi Report da restituire al mittente
I loghi identificativi del servizio“Resi Report” va posizionato accanto al logo di prodotto in alto a destra,
come riportato nell’esempio seguente:
Nei casi in cui il cliente richieda che gli invii non recapitabili non siano restituiti al mittente, al di
sotto del logo “Resi Report”, oltre alla dicitura “al mittente” deve essere riportata anche l’indicazione
dell’inoltro al Centro di Verifica
Al Centro di Verifica
5.3.3 Box Non Consegnato
Sul fronte dell’invio deve essere stampato con inchiostro nero il box (Mod 24B) che il portalettere
compilerà in caso di mancata consegna dell’invio con la relativa causale:
- Indirizzo inesatto, inesistente, insufficiente
- Destinatario sconosciuto, irreperibile, deceduto, trasferito
- Invio rifiutato.
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SERVIZIO QUI E RESI REPORT
DIMENSIONI:H 40 x L 50 mm ; Carattere nero
Figura 5: Box “Non consegnato” (Mod 24B)
Il Box deve essere stampato preferibilmente sul fronte della busta e posizionato in maniera da
garantire che le aree definite come zone di rispetto sul layout dell’invio rimangano libere. Per il
dettaglio relativo alle zone di rispetto si rimanda alle specifiche tecniche delle singole tipologie di
prodotto.
5.3.4
Tabella riepilogativa dei servizi e dei loghi
(da levare Resi Report)
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5.4
SCHEDA TECNICA PRODOTTO
SCHEDA TECNICA PRODOTTO LINEA EVOLUTION POSTA 1 PRO –
SERVIZIO QUI E RESI REPORT
IMMAGINI ESEMPLIFICATIVE
Di seguito si riportano i layout esemplificativi: aggiornare loghi
1. Layout fronte invio servizio Qui
2. Layout fronte invio servizio Qui + Resi Report
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SERVIZIO QUI E RESI REPORT
3. Layout fronte invio servizio Qui + Resi Report senza restituzione fisica degli invii
4. Layout retro invio servizio Qui/Qui + Resi Report/Resi Report senza restituzione fisica degli
invii
5.5
FORMATO INDIRIZZI DI RESTITUZIONE
Per la composizione dell’indirizzo mittente devono essere seguite le stesse indicazioni previste per
l’indirizzo destinatario e riportate sul sito di Poste Italiane.
Il blocco indirizzo mittente deve essere posizionato sullo stesso lato del blocco indirizzo del
destinatario, nella zona in alto a sinistra dell’invio.
Nel caso in cui il cliente non richieda la restituzione fisica al mittente degli invii non recapitabili
sull’invio non dovrà essere presente alcun indirizzo di restituzione (né sul fronte né sul retro).
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MODALITA’ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO
L’unica modalità di affrancatura prevista per l’attivazione del servizio, previo rilascio della relativa
autorizzazione da parte delle strutture commerciali, è la SMA (Senza Materiale Affrancatura).
Tutte le altre modalità di affrancatura previste dai rispettivi prodotti non sono ammesse per
l’erogazione dei servizi di rendicontazione in oggetto.
Il pagamento dei Servizi verrà corrisposto a Poste Italiane in base al numero di invii rendicontati al
Cliente nel mese precedente sul sito www.poste.it
L’unica modalità di pagamento prevista per il servizio di rendicontazione è il Pagamento Posticipato.
A seguito del ricevimento di apposita fattura, il Cliente effettua il pagamento tramite versamento su
apposito conto corrente postale intestato a Poste Italiane, oppure tramite addebito sul conto
Bancoposta intestato al cliente.
7
MODALITA’ DI ALLESTIMENTO E PRELAVORAZIONE E DELLE SPEDIZIONI
Le spedizioni oggetto del servizio devono essere allestite secondo quanto previsto dalla scheda
tecnica di prodotto Posta 1 PRO ed in modo da essere distinte dalle spedizioni non aderenti ai servizi
in oggetto.
Il prodotto da rendicontare deve essere allestito in modo distinto anche per singolo cliente.
I pallet devono essere identificati da un’etichetta pallet che deve riportare le seguenti informazioni:
1. Codice prodotto: “POSTA 1 PRO DA RENDICONTARE – Nome Servizio”
2. Azienda Mittente e codice SAP
3. Centro di impostazione
4. ID_STOCK contenuti nel pallet
5. Codice HU (per il quale si rimanda al documento Specifica CodiceHU.pdf)
6. Numero di scatole
7. Data di spedizione
8. Tara Pallet
9. Tara scatole
10. Peso netto Pallet.
Analogamente, l’indicazione del servizio deve essere riportata anche sulle singole scatole contenenti
gli invii.
Sull’etichetta della scatola, relativamente all’informazione del prodotto, dovrà essere indicata la
dicitura “POSTA 1 PRO DA RENDICONTARE – <Nome Servizio>”
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PRENOTAZIONE, ACCETTAZIONE E CONTROLLO DELLE SPEDIZIONI
Il Cliente o i propri service devono a fornire a Poste Italiane il pre-advising delle proprie postalizzazioni
attraverso la prenotazione.
Per maggiori dettagli sulle modalità e tempi di prenotazione si rimanda alla procedura “Pre-advising
delle spedizioni”.
8.1
PRENOTAZIONE DELLE SPEDIZIONI
I Clienti o i propri Service che intendono effettuare postalizzazioni da rendicontare di Posta 1 Pro
devono:
1.
registrarsi (accesso riservato) sul portale www.poste.it al servizio Prenotazione
Spedizioni Online;
2.
programmare ciascuna postalizzazione (pre-advising) utilizzando
Prenotazione Spedizioni Online (di seguito anche PS Online).
il
Servizio
I documenti necessari all’attivazione del servizio di prenotazione e alla relativa postalizzazione sono
contenute nei seguenti allegati:


Requisiti Distinta Elettronica PreAdvising
Requisiti Distinta Elettronica di Postalizzazione
In entrambi va specificato il codice VAS del prodotto (Posta 1 PRO: VAS=2)
Di seguito si riporta il dettaglio del processo di prenotazione.
Fase 1
Il Cliente o il Service scaricheranno periodicamente dal sistema PS Online un range di codici
ID_STOCK per la cui specifica si rimanda alle specifiche sull’utilizzo degli ID_STOCK. riportate
all’interno del documento “Specifiche codice commerciale 2D per posta Massiva e Posta 1 Pro” I
codici sono univoci per Cliente e per Service, quindi qualora un Cliente si avvalga di più Service deve
richiedere codici ID_STOCK diversi.
Fase 2
Il Cliente o il Service provvede ad effettuare il pre-advising della postalizzazione sul sito www.poste.it
indicando la data di consegna, il CMP di accettazione e i volumi componenti la postalizzazione distinti
per CAP di destinazione. Tale operazione,che si completa con la generazione ed il caricamento della
distinta elettronica su PS Online (vedere allegato “Distinta_Preadvising.pdf”) di dimensioni non
superiore a 3MB, deve essere effettuata entro le 17 del giorno precedente quello della
postalizzazione.
PS Online attribuisce a tutta la postalizzazione un codice univoco di prenotazione e lo restituisce al
Cliente/Service. Il codice di prenotazione deve essere inserito dal Cliente/Service nella distinta
cartacea.
La prenotazione su PSOnline della spedizione deve essere effettuata inserendo informazioni
sintetiche sul contenuto dei pallet in termini di numero di oggetti per ID_Stock. Lo stampatore inoltre
fornirà una distinta analitica di accompagnamento con le informazioni dettagliate per ID_Stock e i
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pallet avranno a bordo un Kanban con l’indicazione degli ID_Stock presenti e se si tratta di Posta
Massiva o Posta 1 Pro Da Tracciare.
Fase 3
Entro le ore 24.00 del giorno precedente la data di accettazione, il Cliente/Service avrà cura di
caricare sul portale internet la Distinta Elettronica riepilogativa della postalizzazione (di dimensioni non
superiori a 3 MB) con il dettaglio per ID_STOCK.
I dati e le informazioni da includere nella distinta elettronica sono riportati nell’allegato Requisiti
Distinta Elettronica di Postalizzazione
8.2
ACCETTAZIONE DELLE SPEDIZIONI A SISTEMA
Ai fini della corretta e puntuale accettazione del prodotto nel sistema contabile e logistico di Poste
Italiane, ma anche della corretta esecuzione del servizio di monitoraggio e rendicontazione, è
necessario che in fase di consegna ciascuna spedizione sia sempre accompagnata dalla Distinta
SMA Posta 1 PRO Opzione Rendicontazione.
8.3
VERIFICHE DI ACCETTAZIONE SULLE SPEDIZIONI
Tutte le postalizzazioni saranno sottoposte in fase di accettazione a controlli a campione da parte di
Poste Italiane così come previsto per ogni tipologia di prodotto spedito.
I controlli, in fase di ingresso, saranno finalizzati alla verifica della rispondenza della postalizzazione ai
requisiti necessari per l’accesso al servizio e per la corretta applicazione del prezzo (ad es., presenza
del logo, omologazione, etc).
Inoltre ciascuna postalizzazione, oltre ai consueti controlli previsti per la Posta 1 Pro, sarà sottoposta
alle verifiche dei requisiti di accesso al servizio. In particolare si verificherà:






9
corretto allestimento della postalizzazione;
leggibilità del datamatrix;
presenza dei kanban sui pallet, identificativi dei servizi della gamma Linea Evolution;
separazione fisica del prodotto da rendicontare dal prodotto da non rendicontare;
verifica di congruità tra i servizi richiesti su PSOnline, con quanto dichiarato in distinta
SMA;
verifica di congruità tra i servizi dichiarati su distinta SMA e i relativi loghi autorizzativi
stampati sull’invio.
PROCEDURA DI OMOLOGAZIONE
La Procedura di Omologazione è obbligatoria ed ha lo scopo di verificare, in via preventiva, il
rispetto degli standard di Prodotto e di Servizio definiti da Poste Italiane e potrà essere attivata
secondo le modalità previste nel documento Processo e Procedura di Omologazione.
A seguito del rilascio dell’Omologazione vengono assegnati dal COP il Codice di Omologazione, che
dovrà essere stampato su ogni invio, all’interno del logo affrancatura o, in alternativa, come prima riga
del blocco indirizzo destinatario e l’Identificativo Cliente mittente (ID - tripletta) da inserire nel
2Dcomm.
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L’Omologazione e il relativo codice di Omologazione saranno validi per un anno a decorrere dalla data
di rilascio.
La struttura di Poste Italiane a cui rivolgersi per attivare la procedura è il Centro Omologazione
Prodotto struttura centrale:
Poste Italiane SpA
Posta, Comunicazione e Logistica - Centro Omologazione Prodotto
VIALE EUROPA 175
00144 ROMA RM
Tel 06 5958 4012 (lunedì – venerdì 09.00 – 15.00)
Fax 06 5958 8678
e-mail: [email protected]
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