Il nuovo sistema di Posta Elettronica di Ateneo (fornito dal CINECA

DIREZIONE INFORMATICA
AREA SISTEMI
Il nuovo sistema di Posta Elettronica di Ateneo
(fornito dal CINECA, basato su Zimbra)
Gestione delle Caselle Istituzionali
Revisione 27-02-2014
DIREZIONE INFORMATICA
AREA SISTEMI
Indice generale
Introduzione..........................................................................................................................................3
Procedimenti e procedure relative alla amministrazione delle Caselle Istituzionali............................4
Creazione di una nuova casella istituzionale...................................................................................4
Recupero id della casella istituzionale.............................................................................................5
Nuovo incaricato / Riassegnazione password..................................................................................5
Cambio password casella istituzionale............................................................................................6
Chiusura casella...............................................................................................................................6
DIREZIONE INFORMATICA
AREA SISTEMI
Introduzione
Il nuovo sistema di Posta Elettronica, fornito dal consorzio CINECA sulla base del prodotto
opensource Zimbra Collaboration Suite, è diventato operativo dal giorno 4 febbraio 2014.
Si possono tutte le informazioni relative al nuovo servizio e le istruzioni per la configurazione dei
propri dispositivi al seguente link: http://www.univr.it/main?ent=servizi&idDest=4&serv=410
Il servizio, come in passato, è accessibile anche via web all'indirizzo https://univr.mail.cineca.it/
DIREZIONE INFORMATICA
AREA SISTEMI
Le procedure ed istruzioni seguenti si riferiscono alle nuove modalità di gestione amministrativa
delle Caselle Istituzionali diventate operative a partire dall'attivazione del sistema di Posta
Elettronica fornito dal CINECA.
Le procedure tecniche per la gestione delle condivisioni e dei privilegi in accesso alle caselle sono
quelle previste anche per le caselle di natura personale e sono descritte nella guida online
disponibile alla pagina https://univr.mail.cineca.it/zimbra/help/it/advanced/Zimbra_User_Help.htm.
Procedimenti e procedure relative alla amministrazione delle
Caselle Istituzionali
In relazione alla gestione delle Caselle Istituzionali si individuano diverse attività che saranno
descritte in seguito:
• Creazione di una nuova casella istituzionale
• Recupero id della casella istituzionale
• Nuovo incaricato / Riassegnazione password
• Cambio password casella istituzionale
• Chiusura casella
Data la rilevanza delle Caselle Istituzionali ciascuna delle operazioni indicate saranno oggetto di:
• RICHIESTA da parte di Persona che assume ruolo di Incaricato alla amministrazione della
Casella Istituzionale
• APPROVAZIONE da parte del Responsabile del Trattamento dei Dati della struttura che ha
in gestione la Casella Istituzionale
Il Responsabile del Trattamento dei Dati può assumere direttamente la amministrazione della
caselle senza procedere ad incaricare persona diversa.
Si precisa che le credenziali (login e password) rilasciate per l'amministrazione della casella devono
essere trattate come personali, in maniera sicura, e non comunicate a terzi.
Creazione di una nuova casella istituzionale
Questa procedura deve essere eseguita dalla persona incaricata all'amministrazione della casella
istituzionale ed è soggetta ad autorizzazione del Responsabile del Trattamento dei Dati della
struttura.
La procedura prevede la compilazione di una richiesta soggetta ad approvazione utilizzando l'utenza
della persona effettivamente incaricata, tale richiesta quindi non può essere fatta per terze persone.
Di seguito sono riportati i passi da eseguire:
1. La
persona
incaricata
deve
accedere
a
ServiceDesk
all'indirizzo
https://helpdesk.univr.it:8443/ e creare una nuova richiesta di intervento (Issue)
selezionando la Tipologia 001 - DIREZIONE INFORMATICA → 08-Posta Elettronica →
02 - Caselle di posta Istituzionale (Creazione caselle e sblocco password).
Nella descrizione della richiesta si dovrà inserire il testo "Richiesta di creazione della casella
istituzionale <nomecasella>@ateneo.univr.it", in cui al posto di <nomecasella> dovrà essere
indicato l'indirizzo desiderato.
2. Il Responsabile del Trattamento dei Dati dovrà approvare la richiesta
DIREZIONE INFORMATICA
AREA SISTEMI
3. La richiesta verrà presa in carico ed elaborata dal Personale dell'Area Sistemi che gestisce il
servizio di Posta Elettronica
4. Una volta creata la casella l'utente riceverà una notifica nella propria casella di posta
elettronica con istruzioni circa la procedura da seguire per impostare la password di primo
accesso.
La richiesta su ServiceDesk non viene al momento chiusa, ma verrà aggiornata con la
“login-GIA” della casella creata, login-GIA da utilizzare al passo successivo.
5. L'incaricato deve collegarsi all'indirizzo https://gia.univr.it/idm/user/anonlogin.jsp ed seguire
procedura di “Password dimenticata o per nuovo account" inserendo la login-GIA della
casella istituzionale notificata nell'issue del passo precedente (del tipo istNNNNNN) nel
campo "AccountId (Username)". L'incaricato deve salvare od annotarsi in particolare i
campi "Id Operazione" e "Password Assegnata".
6. L'incaricato deve aggiornare la richiesta HelpDesk aperta nel punto 1) precedente inserendo
una nota con testo "Richiesta di sblocco della operazione password dimenticata <Id
Operazione>" copiata al punto sopra.
7. Alla chiusura della richiesta da parte del personale dell'Area Sistemi l'utente riceverà una
notifica nella propria casella di posta elettronica riportante l'esito della richiesta.
Recupero id della casella istituzionale
Questa procedura deve essere eseguita dalla persona incaricata dell'amministrazione della casella
istituzionale, previa autorizzazione del Responsabile del Trattamento dei Dati della struttura.
La procedura prevede la compilazione di una richiesta con approvazione utilizzando l'utenza della
persona effettivamente incaricata e non può essere fatta per terze persone.
Di seguito sono riportati i passi da eseguire:
1. La
persona
incaricata
deve
accedere
a
ServiceDesk
all'indirizzo
https://helpdesk.univr.it:8443/ e creare una nuova richiesta di intervento (Issue)
selezionando la Tipologia 001 - DIREZIONE INFORMATICA → 08-Posta Elettronica →
02 - Caselle di posta Istituzionale (Creazione caselle e sblocco password). Nella descrizione
si
dovrà
inserire
il
testo
"Richiesta
id
della
casella
istituzionale
<nomecasella>@ateneo.univr.it" dove al posto di <nomecasella> dovrà essere indicato
l'indirizzo della casella istituzionale amministrata.
2. Il Responsabile del Trattamento dei Dati dovrà approvare la richiesta
3. La richiesta verrà presa in carico ed elaborata dal Personale dell'Area Sistemi che gestisce il
servizio di Posta Elettronica
4. Alla chiusura della richiesta l'utente riceverà una notifica nella propria casella di posta
elettronica riportante l'esito della richiesta.
Nuovo incaricato / Riassegnazione password
Questa procedura deve essere eseguita dalla persona che subentra nell'incarico all'amministrazione
della casella istituzionale ed è soggetta ad autorizzazione del Responsabile del Trattamento dei Dati
della struttura.
La procedura prevede la compilazione di una richiesta con approvazione utilizzando l'utenza della
persona effettivamente incaricata e non può essere fatta per terze persone.
DIREZIONE INFORMATICA
AREA SISTEMI
Di seguito sono riportati i passi da eseguire:
1. L'incaricato deve collegarsi all'indirizzo https://gia.univr.it/idm/user/anonlogin.jsp ed seguire
procedura di “Password dimenticata o per nuovo account" inserendo la login-GIA della
casella istituzionale (del tipo istNNNNNN) nel campo "AccountId (Username)".
L'incaricato deve salvare od annotarsi in particolare i campi "Id Operazione" e "Password
Assegnata".
2. La persona incaricata deve quindi accedere a ServiceDesk all'indirizzo
https://helpdesk.univr.it:8443/ (con le proprie credenziali personali GIA) e creare una nuova
richiesta di intervento (Issue) selezionando
la Tipologia 001 - DIREZIONE
INFORMATICA → 08-Posta Elettronica → 02 - Caselle di posta Istituzionale (Creazione
caselle e sblocco password). Nella descrizione si dovrà inserire il testo ""Richiesta di
sblocco password dimenticata per la casella istituzionale <istNNNNNN> con id operazione
<Id Operazione>".
3. Il Responsabile del Trattamento dei Dati dovrà approvare la richiesta
4. La richiesta verrà presa in carico ed elaborata dal Personale dell'Area Sistemi che gestisce il
servizio di Posta Elettronica
5. Alla chiusura della richiesta l'utente riceverà una notifica nella propria casella di posta
elettronica riportante l'esito della richiesta.
Cambio password casella istituzionale
L'incaricato deve accedere direttamente alla pagina http://gia.univr.it/idm/user/login.jsp utilizzando
le credenziali della casella istituzionale in suo possesso e una volta autenticato procedere alla
operazione "Cambia password".
Chiusura casella
Questa procedura deve essere eseguita dalla persona incaricata dell'amministrazione della casella
istituzionale, previa autorizzazione del Responsabile del Trattamento dei Dati della struttura.
La procedura prevede la compilazione di una richiesta con approvazione utilizzando l'utenza della
persona effettivamente incaricata e non può essere fatta per terze persone.
Di seguito sono riportati i passi da eseguire:
1. La
persona
incaricata
deve
accedere
a
ServiceDesk
all'indirizzo
https://helpdesk.univr.it:8443/ e creare una nuova richiesta di intervento (Issue)
selezionando la Tipologia 001 - DIREZIONE INFORMATICA → 08-Posta Elettronica →
02 - Caselle di posta Istituzionale (Creazione caselle e sblocco password). Nella descrizione
si dovrà inserire il testo ""Richiesta di chiusura della casella istituzionale
<[email protected]>" dove al posto di nomecasella dovrà essere indicato il
corretto indirizzo della casella istituzionale.
2. Il Responsabile del Trattamento dei Dati dovrà approvare la richiesta, qualora non sia la
persona richiedente.
3. La richiesta verrà presa in carico ed elaborata dal Personale dell'Area Sistemi che gestisce il
servizio di Posta Elettronica..
4. Alla chiusura della richiesta l'utente riceverà una notifica nella propria casella di posta
elettronica riportante l'esito della richiesta.