Servizi Generali - Protocollo

SERVIZI GENERALI
Protocollo
Sezione anagrafica Procedimento Amministrativo
DIREZIONE
Area n. 1 - dott. Nicola SARDELLA
TEL.
0874/405210
CASELLA DI POSTA ELETTRONICA
[email protected]
PEC
[email protected]
SETTORE
SERVIZIO
Servizi Generali - Protocollo
UFFICIO
Piazza Vittorio Emanuele II, 29
PROCEDIMENTO
Protocollazione corrispondenza
RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
rag. Vincenzo Giuseppe GIARRUSSO
TEL.
0874/405539
CASELLA DI POSTA ELETTRONICA
[email protected]
PEC
[email protected]
ADDETTO PROCEDIMENTO
DI NIRO Vincenzina - Di Falco Antonella – DI
BARTOLOMEO Giovanni (matricola n. 463) – DI
CERA Angelo -
ORARIO RICEVIMENTO PUBBLICO
Dal lunedì al venerdì: ore 8,30 - 13,30
martedì e giovedì: ore 16,00 - 17,30
Sezione procedimento
DESCRIZIONE SERVIZIO
Il servizio Protocollo sovrintende alle operazioni
relative all’organizzazione e all’espletamento delle
procedure di protocollazione della corrispondenza
prodotta e/o ricevuta dall’Ente.
-Acquisizione, da tutte le strutture dell’Ente della
corrispondenza in uscita.
-Acquisizione, tramite consegna a mano e tramite
Ente Poste e Poste Private, di tutta la corrispondenza
diretta al Comune (in entrata).
-Protocollazione,
previa
assegnazione
e
numerazione, della posta con sistema informatizzato.
-Imbustamento, registrazione, affrancatura e
FASI PROCEDIMENTO
contabilità a rendiconto della posta in uscita.
Smistamento ai singoli uffici e servizi delle minute
posta in uscita e della posta in entrata assegnata e
protocollata.
TERMINE FISSATO ATTO FINALE E/O TERMINE
In relazione alla quantità degli atti da protocollare ed
PROCEDIMENTALE RILEVANTE
agli orari di acquisizione la posta viene protocollata
in giornata o, al massimo, il giorno successivo con
precedenza per le gare e le raccomandate.
ATTO FINALE
Ogni singolo pezzo (in uscita o in entrata) è un atto
finale del procedimento di protocollazione ma non
già della procedura che, anzi, può avere origine dal
protocollo.
DIRITTI / SPESE
Nessun diritto o spesa dovuto.
LEGGI DI RIFERIMENTO
DPR 445/2000.
ENTI COINVOLTI
Tutte le strutture comunali e tutta l’utenza che
scrive.
DOVE CHIEDERE INFORMAZIONI - TEL.
0874/405517
CASELLA DI POSTA ELETTRONICA
[email protected]
PEC
[email protected]
Sezione comunicativa *
L’Ufficio Protocollo sovrintende alle operazioni relative alla organizzazione e alla gestione
del servizio protocollo generale del Comune secondo criteri di tracciabilità - individuazione dei
flussi documentali.
Il servizio svolge i seguenti compiti:
- riceve le istanze ed atti pervenuti per via postale o consegnati direttamente dagli utenti;
- garantisce il rispetto delle disposizioni della normativa nelle operazioni di registrazione e
di segnatura del protocollo;
-
garantisce la corretta produzione e conservazione del registro di protocollo;
cura il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in casi di
guasti e anomalie;
garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;
fornisce consulenza per la consultazione e la ricerca;
provvede ad aggiornare il titolario di classificazione ed il manuale di gestione
raccogliendo eventuali istanze di modifica e miglioramento;
provvede alla ricezione, protocollazione e classificazione di tutta la corrispondenza in
arrivo e in partenza;
smista la corrispondenza in arrivo, aperta e protocollata, indirizzando l’originale di
ciascun documento all’ufficio (unità organizzativa, servizio,…..) che ha competenza
sull’oggetto specificato nel documento: così come sul documento, anche sulla
registrazione di protocollo in procedura informatica risulta l’assegnazione ad un
determinato ufficio.