La visita ufficiale del Governatore ai Club

LA VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE AI CLUB Mauro Magagnoli, co‐segretario 2013‐14 distretto 2072 La visita del Governatore è l’avvenimento più importante nella vita del Club in quanto è la massima Autorità rotariana del Distretto che viene a rendersi conto di persona dello stato e delle attività del Club, portando gli indirizzi del Presidente Internazionale ed i suggerimenti della sua esperienza. E’ un’occasione di scambio reciproco per i Dirigenti del Club di richieste e indicazioni utili per la realizzazione dei programmi nelle varie azioni. La visita deve essere quindi improntata ad un tono gioioso, ma nello stesso tempo solenne, che richiede una preparazione adeguata e la partecipazione di tutti i soci. Il calendario delle visite del Governatore Castagnoli è riportato alle pagg. 44 e 45 del fascicolo “Organigramma 2013‐2014”, distribuito ai Presidenti e Segretari nel Seminario SIPE/SISE. La visita per ogni Club coincide con la giornata della settimanale conviviale, nella sede tradizionale o altra da comunicare tempestivamente, se modificata per motivi organizzativi. Il giro delle visite inizia il 10 settembre al Club di San Marino, come è tradizione, e si conclude il 26 marzo al Club Bologna Nord, che è quello di affiliazione del Governatore Castagnoli. L’organizzazione della visita va seguita adeguatamente dal Segretario e dal Prefetto, i quali è opportuno che facciano riferimento al Cerimoniale, che raccoglie le norme e le consuetudini che consentono lo svolgimento corretto di ogni manifestazione rotariana. A questo proposito va sottolineato che non si tratta di voler seguire un’inutile esteriorità, bensì di attingere indicazioni per una corretta preparazione dell’evento allo scopo di conseguire un risultato finale positivo su ogni aspetto. La giornata di visita si svolge in due tempi: nel pomeriggio e nella serata, in entrambi l’Assistente del Governatore è sempre presente. Nel pomeriggio il Governatore incontra, alle 17,00, il Presidente ed il Segretario; alle 17,30 allarga l’incontro al Consiglio Direttivo ed ai Presidenti di Commissione che presentano le relazioni di lavoro consegnandone copia; alle 19,00 incontra i ragazzi di Rotaract ed Interact (ove esistenti); chiude l’incontro alle 19,30 con i soci di recente ammissione ed i soci membri di Commissioni Distrettuali. Sempre nel pomeriggio, contestualmente agli incontri del Governatore, la sua Consorte avrà un incontro con le consorti dei soci, nel corso del quale illustrerà le iniziative di service che intende portare avanti, con il loro contributo, in affiancamento a quelle del Distretto. La serata conviviale prevede la partecipazione, auspicabilmente numerosa, dei soli soci e consorti; una attenzione e cura particolare dovrà essere data alla disposizione delle bandiere e dello stendardo distrettuale; sul tavolo della presidenza va posto il guidoncino del Governatore; va verificato e provato il suono degli inni; il Presidente del Club dovrà indossare il collare, che anche il Governatore porterà. Nella disposizione del tavolo il Presidente del Club occupa il posto centrale, il Governatore siede alla sua destra, la sua consorte alla sinistra del Presidente, la moglie del Presidente alla destra del Governatore. Successivamente, alternandosi a destra e a sinistra, trovano posto eventuali altre personalità secondo il rango; adeguata sistemazione va data all’Assistente del Governatore. E’ molto apprezzato il rispetto dell’orario, suonando la campana alle ore 20,15 e facendo seguire l’onore alle bandiere e l’ascolto degli inni. Seguono i saluti del Presidente ed eventualmente, se esistono, quelli di Past Governor e del Presidente di Rotaract e Interact; riprende la parola il Presidente del Club che dopo aver dato brevi notizie biografiche del Governatore gli cede il microfono. Il Governatore parla per circa venti minuti e poi segue la cena. Nel corso della serata, prima dello scambio dei doni, il Governatore ha piacere che gli vengano presentati i soci più anziani ed i benemeriti del Club, che venga fatta la presentazione di ingresso di nuovi soci e la consegna di eventuali onorificenze PHF a soci, con relative motivazioni. Dopo lo scambio di doni il Presidente chiude la serata suonando la campana. Quanto è stato esposto intende essere un utile richiamo ed ausilio alla preparazione della visita a cui il Governatore Castagnoli tiene molto e per questo si augura sia proficua per entrambe le parti. In prossimità della visita la Segreteria distrettuale farà pervenire al Club una scheda da compilare con alcuni dati significativi della vita del Club, al fine di fornire al Governatore notizie che gli consentano di conoscere anticipatamente lo stato e le problematiche del Club. La Segreteria distrettuale è a disposizione per ogni necessità di chiarimento per la tematica qui esposta e per ogni necessità che interessi la conduzione del Club.