Argo Bilancio Windows Gestione O I L

Le Guide Sintetiche
ARGO BILANCIO WINDOWS - GESTIONE O.I.L.
VERSIONE 1.3
Indice generale
Premessa..................................................................................................................................................................2
Che cos'è l'Ordinativo Informatico Locale (OIL)....................................................................................................2
Attivazione OIL.......................................................................................................................................................2
Tabella Modalità di Pagamento...............................................................................................................................3
Tabella Istituti Cassieri............................................................................................................................................5
Gestione Distinta OIL............................................................................................................................................. 5
Inserimento Distinta............................................................................................................................................7
Eliminazione Distinta....................................................................................................................................... 10
Produzione file di invio.................................................................................................................................... 10
Gestione Ricevute.............................................................................................................................................11
Stampa Elenco Movimenti............................................................................................................................... 17
Escludi Movimenti da Distinta Elaborata.........................................................................................................17
Gestione Giornale di cassa................................................................................................................................17
Gestione Sospesi....................................................................................................................................................18
Gestione Entrata – Tab Page Ulteriori Dati Incasso......................................................................................... 20
Gestione Spesa – Tab Page Ulteriori Dati Pagamento......................................................................................20
Gestione Spesa – Emissione Mandati per liquidazione tabelle stipendiali........................................................... 21
Appendice..............................................................................................................................................................22
Importazione file firmati...................................................................................................................................22
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Le Guide Sintetiche
Premessa
Questa guida nasce con lo scopo di fornire all'utente un utile vademecum per la gestione dell'OIL in tutte le sue
sfaccettature, le informazioni qui di seguito riportate sono state già in parte indicate nel manuale e nei vari file
leggimi allegati agli aggiornamenti, abbiamo preferito però creare una guida unitaria che permetta all'utente di
orientarsi nelle varie problematiche senza dover reperire le informazioni da vari documenti. In questa guida
abbiamo cercato di riportare l'esperienza nata dalla collaborazione fra l'Argo Software, le tesorerie e le software
house dei vari gruppi bancari (dai più grandi ai più piccoli) con cui abbiamo avuto il piacere di confrontarci con
l'unico scopo di creare una procedura, che oltre ad essere funzionale, sia quanto più possibile facile da
utilizzare. E' chiaro quindi che la presente guida sarà in seguito oggetto di revisione ogni qual volta se ne
presenterà l'esigenza a causa di novità normative, tecniche o operative.
Che cos'è l'Ordinativo Informatico Locale (OIL)
Con la nota n. 6366 del 05/08/2011, il MIUR ha avviato la fase ordinaria dell'applicazione dell'Ordinativo
Informatico Locale per le istituzioni scolastiche, inoltre con la circolare 5919/2012 ha definito il nuovo modello
di convenzione di cassa recependo le modifiche apportate dal DL 95/2012 (spending review) convertito nella
legge 135/2012. Possiamo definire l'OIL come la gestione informatica del servizio di cassa con cui si avvia il
processo di dematerializzazione delle procedure poste in essere dalle segreterie scolastiche. Una volta attivato
l'OIL i file di invio e ricezione, debitamente firmati digitalmente dalle parti in causa (istituzione scolastica e
istituto cassiere), e correttamente prodotti secondo le specifiche dettate dalla sopracitata nota, acquisiscono
pieno valore legale a discapito del supporto cartaceo che cessa così di avere qualsiasi valore.
Attivazione OIL
E' possibile attivare la gestione OIL dalla finestra di parametrizzazione programma attivabile dal menù Tabelle
– Opzioni - Parametrizzazione. Si precisa che il passaggio all'OIL si deve effettuare dopo che:
•
si sia provveduto ad effettuare una nuova convenzione di cassa in cui vi sia indicato l'obbligo della
gestione del servizio di cassa secondo quanto disposto dalla circolare 5919/2012 MIUR, o in
alternativa, si sia provveduto ad effettuare apposita integrazione alla convenzione di cassa esistente;
•
l'istituto cassiere abbia provveduto a fornire all'istituzione scolastica il kit di firma digitale sia per il DS
sia per il DSGA;
•
il test di apposizione delle firme digitali su un qualsiasi file sia avvenuto con successo.
Per attivare l'OIL basta flaggare l'apposita check box “Attiva Gestione OIL”, da questo momento in poi dal
menù Stampe – Stampe Giornaliere non sarà più disponibile la voce “Stampa Distinta” ma verrà visualizzata la
voce “Gestione Distinta OIL”.
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Nella finestra di Parametrizzazione sono comunque presenti altre due check box che riguardano l'OIL:
•
Escludi movimenti da distinta elaborata: una volta flaggata visualizza, all'interno della procedura
“Gestione Distinte OIL” l'icona
movimenti da una distinta elaborata.
•
“Escludi movimento da distinta” che permette l'esclusione dei
Annulla movimenti non acquisiti: se non flaggata (scelta consigliata), in fase di caricamento di una
ricevuta esito applicativo, per i movimenti con esito “NON ACQUISITO” il programma provvede ad
eliminare il numero distinta dal movimento e rendere disponibile lo stesso per l'invio con una successiva
distinta, invece, se flaggata, il programma memorizza i dati per la creazione di una distinta di
annullamento di successiva emissione.
Tabella Modalità di Pagamento
Una volta attivato l'OIL è necessario accedere dal menù Tabelle – Modalità di pagamento e per ogni modalità di
pagamento presente in tabella indicare il relativo codice OIL, la tabella di seguito riportata fornisce
un'indicazione di massima su come effettuare il raccordo:
Codice OIL
Descrizione
Cassa
Da utilizzare per i pagamenti per cassa e in presenza di quietanzante
diverso dal beneficiario
Bonifico bancario e postale Da utilizzare per tutti i bonifici, compreso Bancoposta
SEPA credit transfer
Assegno circolare
Accredito conto corrente
postale
Da utilizzare per i pagamenti sia nazionali che esteri, effettuati
attraverso il circuito SEPA
Da utilizzare solo per i pagamenti tramite assegno circolare
Da utilizzare per i pagamenti a c/c postale che non prevedono
l'indicazione dell'IBAN completo (no Bancoposta). Verificare con il
proprio istituto cassiere se tale causale deve essere utilizzata o meno
per i bollettini di c/c postale.
Regolarizzazione
Da utilizzare per le regolarizzazioni in presenza di provvisori
Addebito preautorizzato
Da utilizzare in caso di addebito preautorizzato per pagamento
utenze e canoni tramite domiciliazione bancaria.
Disposizione documento
esterno
Da utilizzare per il pagamento di bollettini c/c postale (al posto di
accredito conto corrente utilizzato), MAV, RAV, ecc...
Assegno Bancario e Postale Da utilizzare per il pagamento tramite assegno bancario o postale
Accredito Tesoreria
Da utilizzare per i pagamenti a favore di enti pubblici inclusi nella
Provinciale Stato Per Tab A tabella A allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984 (ad esempio altre
scuole)
Accredito Tesoreria
Da utilizzare per i pagamenti a favore di enti pubblici inclusi nella
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Provinciale Stato Per Tab B tabella B allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984 (esempio Agenzia
delle entrate, regioni a statuto speciale)
F24EP
Da utilizzare per il pagamento delle ritenute tramite F24EP (non
utilizzare se nei mandati per ritenute vengono riportati i dati dei
provvisori di uscita)
Vaglia Postale
Da utilizzare per i pagamenti tramite vaglia postale
Vaglia Tesoro
Da utilizzare per i pagamenti tramite vaglia tesoro
Regolarizzazione Accredito Da utilizzare per la regolarizzazione di sospesi di uscita emessi a
Tesoreria Provinciale Stato fronte del pagamento di somme a favore di enti pubblici inclusi nella
Per Tab A
tabella A allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984
Regolarizzazione Accredito Da utilizzare per la regolarizzazione di sospesi di uscita emessi a
Tesoreria Provinciale Stato fronte del pagamento di somme a favore di enti pubblici inclusi nella
Per Tab B
tabella B allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984. In questa
fattispecie rientra il versamento delle ritenute tramite F24EP con
indicazione dei relativi provvisori di uscita
E' importante sottolineare che le modalità operative di esecuzione dei movimenti cambiano fra i vari istituti di
credito, si consiglia quindi, prima di effettuare il primo invio, di contattare l'istituto di credito e verificare se le
codifiche OIL utilizzate sono correttamente accettate dallo stesso, in modo così da evitare che i movimenti
inviati vengano scartati. In figura 1 viene riportata un esempio di tabella di liquidazione con il campo Codice
OIL raccordato.
figura 1
Dalla tabella modalità di pagamento oltre l'indicazione del codice OIL è possibile:
•
impostare tramite il campo spese, per ogni modalità di pagamento, la gestione spese da default verrà poi
riproposta in fase di emissione mandato, tale impostazione è poi comunque modificabile nella finestra di
inserimento/modifica mandato;
•
impostare il tipo imputazione per ogni modalità di pagamento
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Tabella Istituti Cassieri
Ultimo passo necessario prima di passare alla gestione dell'OIL è quella di accedere dal menù Tabelle alla
tabella Istituti Cassieri (visualizzata in figura 2) e compilare dettagliatamente tutti i campi in essa contenuta.
figura 2
Di particolare importanza è l'indicazione del campo codice ente, indispensabile per la creazione dei file distinta,
e del campo conto evidenza che risulta necessario in fase di importazione dei dati del giornale di cassa,
ambedue i codici dovranno essere forniti dall'istituto cassiere.
Gestione Distinta OIL
La procedura di “Gestione Distinte OIL” è attivabile dal menù Stampe – Stampe Giornaliere e gestisce tutte le
operazioni relative alle distinte (inserimento, eliminazione, creazione file di invio, stampa), il caricamento delle
ricevute inviate dall'istituto cassiere, la gestione dei dati del giornale di cassa. Una volta avviata la procedura
verrà visualizzata la maschera di gestione anno e conto corrente visualizzata in figura 3:
figura 3
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In questa finestra l'utente deve impostare l'esercizio finanziario (da default l'anno corrente) e il conto corrente
per cui gestire distinte/ricevute (in caso di più conti correnti da default verrà proposto il principale),
successivamente cliccando su “OK” verrà visualizzata la finestra di gestione distinte OIL visualizzata in figura
4:
figura 4
La finestra di gestione distinte OIL è formata dalle seguenti colonne:
•
Numero Distinta: indica il numero della distinta;
•
Data Distinta: indica la data di emissione della distinta;
•
Numero Reversali: indica il numero delle reversali presenti in distinta;
•
Numero Mandati: indica il numero dei mandati inseriti in distinta;
•
Tipo Distinta: indica se la distinta è di tipo inserimento, annullamento o variazione;
•
Stato Distinta: indica lo stato della distinta, può assumere i valori:
◦ Creata: per le distinte create ma non ancora inviate all'istituto cassiere;
◦ Elaborata: per le distinte per cui è stato creato il file di invio, il programma non gestisce
l'apposizione delle firme digitali né lo stato trasmesso, quindi una distinta elaborata viene gestita
come se fosse stata già inviata all'istituto cassiere, quindi i movimenti inseriti in essa sono
immodificabili;
◦ Ricevuta: per le distinte correttamente ricevute dall'istituto cassiere per cui abbiamo ricevuto il
relativo messaggio di ricezione flusso o comunque un messaggio esito applicativo di uno dei
movimenti inclusi nella distinta selezionata;
◦ Rifiutata: per le distinte scartate dall'istituto cassiere per cui abbiamo caricato il messaggio di rifiuto
flusso, in questo caso la distinta perde il collegamento con i movimenti in essa contenuti, tali
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movimenti saranno successivamente inseriti in una distinta di prossima emissione;
•
Ricevuta: riporta l'identificativo del messaggio di ricezione flusso o messaggio di rifiuto flusso, inviato
dall'istituto cassiere, relativo alla distinta selezionata.
Inserimento Distinta
La procedura di inserimento distinta è attivabile tramite l'icona
“Nuova distinta”, una volta attivata verrà
visualizzata la maschera di inserimento distinta visualizzata in figura 5
figura 5
Da tale maschera sarà possibile creare i vari tipi di distinta semplicemente flaggando la corrispondente check
box, è inoltre possibile emettere distinte contenenti solo mandati o solo reversali.
Distinta di Inserimento
Le distinte di inserimento, che prima dell'avvento dell'OIL venivano chiamate semplicemente distinte,
comprendono tutti i movimenti già emessi che non sono stati ancora inviati all'istituto cassiere. Avviando la
procedura di creazione di una distinta di inserimento il programma elenca, nella finestra visualizzata in figura 6,
tutti i movimenti non annullati, compresi nel periodo di selezione, che non sono stati ancora inseriti in una
distinta di inserimento (campo distinta vuoto nella finestra di gestione mandati o gestione reversali).
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figura 6
In questa fase è possibile deselezionare i movimenti che non si volessero inserire nella distinta in emissione
(verranno poi riproposti nell'emissione della successiva distinta), cliccando infine sull'icona
distinta di inserimento.
verrà creata la
Distinta di Annullamento
La distinta di annullamento contiene movimenti già trasmessi all'istituto cassiere che l'istituzione scolastica
intende annullare. Ciò significa che potranno essere inseriti nella distinta di annullamento i movimenti la cui
distinta ha stato “elaborata” o “ricevuta”, in questo caso, dalla procedure gestione entrate o gestione spesa, in
fase di annullamento di un movimento, se la distinta ha stato “elaborata” verrà visualizzato il messaggio
indicato in figura 7:
figura 7
Se il file di invio è stato solo prodotto e non inviato allora si consiglia di cliccare su “distinta non inviata,
confermare l'annullamento del movimento”, successivamente l'utente dovrà andare su gestione distinte OIL, e
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riprodurre il file, se invece il file è stato inviato all'istituto cassiere, la scuola non potrà più annullare il
movimento, quindi bisognerà cliccare su “memorizza i dati per l'emissione di una distinta di annullamento” e
dalla gestione distinte OIL produrre la distinta di annullamento. In questo modo il movimento sarà annullato
solo quando l'istituto cassiere invierà la ricevuta che confermerà l'annullamento.
Se invece la distinta ha stato “ricevuta” verrà visualizzato il messaggio indicato in figura 7 bis
figura 7 bis
In caso necessiti produrre la distinta di annullamento di un movimento già esitato (esempio nel caso di un
movimento stornato) cliccare su “memorizza i dati per l'emissione di una distinta di annullamento”, nel caso
invece si voglia semplicemente eliminare il movimento cliccare su “annulla movimento”.
E' importante sottolineare che il movimento risulterà definitivamente annullato solo dopo il caricamento dei
dati della ricevuta inviata dalla banca cassiera.
Distinta di Variazione
La distinta di variazione è una distinta che include movimenti già trasmessi alla banca con una precedente
distinta di inserimento, a cui sono stati apportate delle modifiche. Fra i dati inclusi nel flusso OIL, gli unici che
possono essere variati, e che quindi genereranno una distinta di variazione sono:
•
aggregato/voce di emissione;
•
anno di competenza;
•
accertamento / impegno collegato.
Qualora a dei movimenti la cui distinta di trasmissione ha stato “elaborata” o “ricevuta” dovessero essere
apportate almeno una delle modifiche sopracitate, il programma memorizzerà automaticamente i dati per
l'emissione della relativa distinta di variazione. I dati che non sono inseriti nel flusso OIL e che risulteranno
sempre modificabili (es: causale aggiuntiva, tipo spesa, ritenute ecc) non genereranno mai una distinta di
variazione.
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E' importante sottolineare che la modifica di un movimento diventa immediatamente esecutiva perché l'istituto
cassiere, secondo quanto stabilito nel protocollo OIL, non ha possibilità (ne sicuramente interesse) a non
accettare le modifiche sopracitate, inoltre, mancando qualsiasi tipo di obbligo a fornire le ricevute a fronte di
una distinta di variazione potrebbe risultare impossibile caricare gli esiti di tali distinte.
Eliminazione Distinta
La procedura di eliminazione distinta è attivabile tramite l'icona
“Cancella Distinta”. E' possibile cancellare
le distinte con stato “Creata” e, previa conferma, “Elaborata” (si consiglia di non eliminare distinte elaborate il
cui file di invio è stato già trasmesso alla banca), è invece impossibile cancellare distinte con stato “Ricevuta” o
“Rifiutata”.
Produzione file di invio
La procedura di produzione file è attivabile tramite l'icona
“Produci file di invio”, è possibile creare il file
di invio per le distinte con stato “Creata” e, previa conferma, “Elaborata”. All'avvio della procedura il
programma effettua un controllo sui dati da inviare, e, in presenze di anomalie, visualizza un report con le
eventuali anomalie riscontrate, in questo caso si consiglia di correggere tali anomalie e riprodurre il file. Se non
vengono riscontrati errori, o si ignora il report con l'indicazione delle anomalie, il programma passa
direttamente alla creazione del file visualizzando la finestra indicata in figura 8:
figura 8
Da questa finestra viene indicato il percorso in cui salvare il file, da default verrà proposto
C:\Argo\Bilancio\Invioil, è possibile comunque modificarlo (in questo caso il programma memorizzerà il
nuovo percorso), viene inoltre indicato il nome del file che non è modificabile da questa finestra, nell'esempio
riportato il nome 120121I.xml viene così composto:
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•
120121I.xml = identificativo conto corrente
•
120121I.xml = anno distinta
•
120121I.xml = numero distinta
•
120121I.xml = tipo distinta, assume i valori I per Inserimento, V per Variazione, A per annullamento.
Una volta prodotto il file sarà necessario apporre le firme digitali del DSGA e del DS e inviarlo all'istituto
cassiere tramite il portale web che l'istituto cassiere mette a disposizione della scuola.
Gestione Ricevute
Per ricevute si intendono i file firmati digitalmente che l'istituto cassiere invia alla scuola a fronte delle distinte
acquisite. Senza scendere troppo nei dettagli tecnici distinguiamo tre tipologie di ricevute:
•
messaggio di conferma ricezione flusso: ha la scopo di comunicare all'istituzione scolastica l'avvenuta
presa in carico della distinta inviata, non riguarda quindi i singoli movimenti, caricando questo tipo di
messaggio verrà modificato lo stato della distinta inviata che passerà da “Elaborata” a “Ricevuta”;
•
messaggio di rifiuto flusso: comunica alla scuola il rifiuto della distinta inviata per la presenza di errori
formali nel flusso, in questo caso lo stato della distinta passa da “Elaborata” a “Rifiutata”, tutti i
movimenti in essa contenuti vengono slegati dalla distinta e saranno quindi disponibili per il successivo
invio con una nuova distinta;
•
messaggio esito applicativo: è relativo ai movimenti ed ha lo scopo di comunicare l'esito di uno o più
movimenti acquisiti dall'istituto cassiere anche tramite distinte diverse, viene sempre inviato dopo i
messaggi di conferma ricezione flusso. Per ogni movimento possono essere inviati anche più messaggi
esito applicativo per evidenziare i vari stati del movimento che può passare da “acquisito” a “pagato a
“stornato” ecc.
Gli esiti che possono essere riportati all'interno di un messaggio esito applicativo (tag esito operazione) sono
decritti in tabella 1
ESITO
DESCRIZIONE
EFFETTI IN FASE DI
CARICAMENTO RICEVUTE
Acquisito
il movimento è stato regolarmente acquisito, ciò vuol Nessuno
dire che formalmente non contiene errori ma ancora
non è stato eseguito
Non acquisito
il movimento non è stato acquisito per errori presenti se il parametro “Annulla movimenti
nei suoi dati
non acquisiti” (attivabile dal menù
Tabelle
–
Opzioni
–
Parametrizzazione) è flaggato il
programma memorizzerà i dati per
la creazione di una distinta di
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annullamento; in caso contrario il
movimento sarà slegato dalla
distinta, e una volta corretta
l'anomalia che ne ha determinato
l'esito di non acquisito, potrà essere
inviato con una nuova distinta
Variato
la variazione del movimento, inviato tramite distinta Nessuno
di variazione, è stata accettata
Non variato
la variazione del movimento, inviato tramite distinta Nessuno
di variazione, non è stata accettata (anche se tale esito
è previsto, per quanto indicato dallo stesso protocollo
OIL non è possibile che l'istituto cassiere neghi la
variazione di un movimento)
Annullato
l'annullamento del movimento, inviato tramite distinta Viene annullato il movimento
di annullamento, è stato accettato
Non Annullato
l'annullamento del movimento, inviato tramite distinta Nessuno
di annullamento, non è stato accettato
Regolarizzato
il movimento collegato ad un provvisorio (sospeso) è Vengono valorizzati i campi data
stato regolarmente eseguito
ricevuta e nome ricevuta
Non
regolarizzato
il movimento collegato ad un provvisorio (sospeso) Viene annullato il movimento e il
non è stato eseguito
relativo sospeso diventa disponibile
per essere collegato ad un'ulteriore
movimento
Pagato
il movimento (mandato) è stato regolarmente pagato;
Riscosso
il movimento (reversale) è stato regolarmente Vengono valorizzati i campi data
riscosso;
ricevuta e nome ricevuta
Non eseguibile
riguarda i dati che, pur formalmente corretti, non
possono essere lavorati dall'Istituto cassiere; per
esempio nel caso in cui in un mandato sia indicato un
IBAN corretto ma relativo a un conto corrente estinto.
I dati del movimento vengono
memorizzati in modo da creare
successivamente una distinta di
annullamento.
Stornato
questo esito viene utilizzato dall'istituto cassiere per
modificare un movimento con esito di pagato /
riscosso o per lo storno di operazioni errate che non
hanno nessun effetto sulla contabilità dell'istituzione
scolastica.
Nessuno. Nel caso in cui il
movimento
deve
essere
effettivamente stornato l'utente
dovrà produrre una distinta di
annullamento
annullando
il
movimento, in caso contrario non
dovrà eseguire nessuna operazione
Vengono valorizzati i campi data
ricevuta e nome ricevuta
Tabella 1
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Le Guide Sintetiche
Il programma Argo Bilancio Windows permette sia di caricare manualmente i dati delle ricevute sia di acquisire
direttamente gli esiti degli invii dai file di ricevuta, nella fattispecie attivando l'icona
“inserimento dati
ricevute” il programma permette il caricamento manuale dei dati degli esiti riportati nelle ricevute, mentre
attivando l'icona
“Acquisizione ricevute da file” vengono caricati direttamente i dati dal file ricevuta, fra le
due procedure si consiglia di utilizzare quest'ultima in quanto più completa ed esente da possibili errori dati dal
caricamento manuale. Di seguito riportiamo i dettagli operativi delle due procedure.
Inserimento dati ricevute
Dalla finestra di gestione distinte OIL selezionare la distinta per cui si vogliono caricare gli esiti, cliccando poi
sull'icona
“inserimento Dati ricevute” viene visualizzata la finestra indicata in figura 9:
figura 9
in questa finestra indicare se la distinta è stata accettata o rifiutata e il nome del file messaggio ricezione
flusso/messaggio esito applicativo, in caso venga rifiutata il programma imposta lo stato distinta a “Rifiutata” e
slega i movimenti dalla distinta rendendoli disponibili per successivi invii, se invece la distinta risulta accettata
viene visualizzata la finestra indicata in figura 10:
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figura 10
in questa fase per ogni movimento è possibile scegliere fra i seguenti esiti:
•
riscossa / pagato = indica che il movimento è stato regolarmente incassato/pagato da parte dell'istituto
cassiere;
•
non acquisita / non acquisito = indica che il movimento non è stato acquisito dall'istituto cassiere, in
questo caso se il parametro “Annulla movimenti non acquisiti” (attivabile dal menù Tabelle – Opzioni –
Parametrizzazione) è flaggato per il movimento verranno memorizzati i dati per la produzione di una
distinta di annullamento, in caso contrario il movimento sarà slegato dalla distinta, e una volta corretta
l'anomalia che ne ha determinato l'esito di non acquisito, potrà essere rinviato con una nuova distinta;
•
già esitato = viene visualizzato dal programma per i movimenti già esitati con precedenti ricevute
•
non eseguibile = da utilizzare per i movimenti non eseguibili per i quali si dovrà emettere una
successiva distinta di annullamento
La finestra indicata in figura 10 è relativa al caricamento degli esiti dei movimenti inclusi in una distinta di
inserimento, la finestra risulta lievemente diversa se l'utente carica gli esiti dei movimenti inclusi in una distinta
di annullamento, infatti nella sezione esiti troveremo le diciture “accettato” in caso l'istituto cassiere abbia
accettato l'annullamento del movimento, e “non accettato” in caso contrario. Infine, quanto l'utente cercherà di
caricare l'esito dei movimenti inseriti in una distinta di variazione verrà solo richiesto se la distinta è stata
accettata o rifiutata, in quanto, come già ribadito, l'istituto cassiere non può negare la variazione dei movimenti
già inviati.
Al termine della procedura, sarà possibile, tramite la finestra indicata in figura 11, per qualsiasi tipo di distinta,
inserire la data ricevuta e il nome file ricevuta in modo da memorizzare tali dati nelle distinte e nei movimenti
ad esse collegate.
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figura 11
Acquisizione ricevute da file
Per il caricamento automatico dei vari tipi ricevute, che l'istituto cassiere invia alla scuola, è indispensabile,
come primo passo, estrarre, tramite l'utilizzo di programmi di gestione delle firme digitali (dike, arubasign
ecc...), dai file con estensione .p7m ricevuti dalla banca, il file in formato xml. Una volta estratto il file in
formato xml e salvato in una cartella di comodo, attivare l'acquisizione ricevuta da file cliccando sull'omonima
icona
, con questa procedura non sarà necessario selezionare preventivamente alcuna distinta, in quanto
l'indicazione della distinta o dei movimenti esitati viene prelevata all'interno dei file ricevuta. Una volta avviata
la procedura viene richiesto all'utente il percorso da cui caricare i file xml di ricevuta, la finestra di caricamento
viene visualizzata in figura 12:
figura 12
Cliccando sul tasto OK il programma ricerca tutti i file con estensione .xml contenuti nel percorso selezionato e
se conformi alla specifiche OIL, li carica automaticamente.
In caso di caricamento di un messaggio di conferma ricezione flusso il programma:
•
visualizzerà il messaggio di avvenuto caricamento della ricevuta;
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•
imposterà a “Ricevuta” lo stato della distinta indicata nel file;
•
inserirà il nome del file ricevuta nella colonna ricevuta della finestra di gestione distinte OIL.
In caso di caricamento di un messaggio di rifiuto flusso il programma:
•
visualizzerà il messaggio di avvenuto caricamento della ricevuta;
•
imposterà a “Rifiutata” lo stato della distinta indicata nel file;
•
slegherà i movimenti dalla distinta rendendoli disponibili per successivi invii;
•
inserirà, nella colonna ricevuta della finestra di gestione distinte OIL, il nome del file ricevuta.
In caso di caricamento di un messaggio esito applicativo il programma visualizzerà invece la finestra riportata
in figura 13
figura 13
In questa finestra verranno elencati i movimenti con i relativi esiti, cliccando quindi su “Registra” il
programma:
•
per ogni movimento esegue le operazioni che derivano dall'esito riportato nel file (vedi tabella 1);
•
imposta a “Ricevuta” lo stato delle distinte relative ai movimenti contenuti nel file qualora sia ancora ad
“Elaborata”;
•
nei singoli movimenti valorizza, prelevando i dati dal file ricevuta, i campi data ricevuta e nome
ricevuta;
•
infine cancella i file xml importati correttamente.
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Stampa Elenco Movimenti
La procedura di Stampa Elenco Movimenti è attivabile tramite l'omonima icona
, una volta avviata il
programma stamperà un elenco di tutti i movimenti inseriti nella distinta selezionata, non verrà effettuata alcuna
stampa per le distinte con stato “Rifiutata”.
Escludi Movimenti da Distinta Elaborata
I portali home banking di alcuni istituti bancari, una volta ricevuti i file distinta e prima di caricare i movimenti
nel loro sistema, effettuano un controllo preventivo sui file scartando i movimenti che dovessero contenere
qualche anomalia. Tale scarto non viene comunicato alla scuola con una ricevuta standard, quindi per poter
slegare i movimenti dalla distinta, è necessario attivare la procedura “Escludi Movimenti da Distinta
Elaborata”, cliccando sull'omonima icona
, selezionare i movimenti che dovranno essere esclusi dalla
distinta flaggando il campo escludi (vedi figura 14). Tale procedura, essendo rivolta ad un limitato numero di
utenti non è attivabile con le impostazioni standard del programma, infatti l'icona “Escludi Movimenti da
Distinta Elaborata” risulta visibile nella seconda barra delle icone della finestra di gestione distinte OIL, solo se,
la rispettiva opzione presente in Tabelle – Opzioni – Parametrizzazione, è attivata.
Gestione Giornale di cassa
Il giornale di cassa è un documento contabile che viene predisposto dall'istituto cassiere in cui vengono indicati,
in ordine cronologico:
•
tutte le operazioni di pagamento e riscossione eseguite per conto dell'istituzione scolastica;
•
i dati dei sospesi (provvisori) di entrata e di uscita da collegare successivamente ai movimenti;
•
i totali di cassa.
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La banca invia giornalmente i dati del giornale di cassa tramite un file firmato digitalmente. Per il caricamento
di questo tipo di file, come per i file ricevuta, l'utente dovrà aprire il file .p7m, scaricato dal portale home
banking, tramite un programma di gestione delle firme digitali (dike, arubasign ecc...), estrarre quindi il file xml
in esso contenuto e salvarlo poi in una cartella di comodo.
La procedura di Gestione Giornale di cassa è attivabile tramite l'omonima icona
, una volta avviata il
programma chiederà all'utente, tramite una finestra di selezione file, di indicare il percorso da cui caricare il file
giornale di cassa, a caricamento avvenuto verrà visualizzata un ulteriore finestra, riportata in figura 15, dovrà
l'utente potrà scegliere quale azione svolgere sul file caricato.
figura 15
Nel dettaglio selezionando la procedura:
•
Carica Sospesi, è possibile caricare automaticamente i dati dei sospesi (provvisori) sia di entrata che di
uscita che saranno poi collegati ai futuri movimenti da inviare all'istituto cassiere;
•
Carica Esiti, è possibile caricare gli esiti dei movimenti inviati, tale procedura può essere utilizzata in
alternativa o a correzione della procedura acquisisci ricevute da file (in presenza di difformità fra gli
esiti indicati nelle ricevute e quelli indicati nel giornale);
•
Stampa Totali di Cassa, il programma avvia una stampa dove vengono riportati i totali di cassa indicati
all'interno del file giornale di cassa;
•
Stampa Giornale di Cassa, viene avviato un report di stampa dove per ogni movimento riportato
all'interno del file vengono elencati la data movimento. l'importo, la valuta ecc...
Gestione Sospesi
I sospesi, o provvisori, sono movimenti bancari di entrata/uscita effettuati per introitare/pagare somme
provenienti/destinate da/ad altri soggetti (in genere enti) per cui l'istituzione scolastica non ha ancora dato
ordine di esecuzione all'istituto bancario. Un classico esempio di sospeso di entrata sono le somme derivanti dal
MIUR; il ministero dà comunicazione all'istituto cassiere che c'è una certa somma disponibile per l'istituzione
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scolastica, la banca quindi introita la somma creando un sospeso di entrata ed assegnando a questo un
determinato numero, quindi comunica alla scuola di emettere una nuova reversale e di collegarla al sospeso
indicando nella stessa il numero del sospeso, una volta emessa la reversale il sospeso viene regolarizzato e
quindi la somma viene girata al c/c dell'istituzione scolastica, ne consegue che la maggior parte delle reversali
emesse dalle scuole sono collegate ad un sospeso. Un esempio invece di sospeso di uscita è il pagamento di
utenze e canoni effettuato tramite domiciliazione bancaria; in questo caso la banca cassiera effettua il
pagamento e crea il relativo sospeso, quindi richiede alla scuola l'emissione del relativo mandato di
regolarizzazione per chiusura del sospeso di uscita.
Per effettuare una corretta e semplice gestione dei sospesi è stata inserita, nel menù Tabelle, la nuova voce
Sospesi, suddivisa nelle sottovoci Entrata – Uscita. Una volta selezionata una delle due sottovoci, il programma
richiede, tramite una finestra di scelta anno, di indicare per quale esercizio finanziario si vuole avviare la
gestione dei sospesi, successivamente verrà visualizzata una maschera di gestione, praticamente identica sia per
i sospesi di entrata sia per quelli di uscita, di seguito (visualizzata in figura 16) riportiamo la maschera di
gestione dei sospesi di entrata.
Figura 16
Per ogni sospeso viene riportato il numero, l'importo regolarizzato dato dalla somma dei movimenti emessi su
di esso, un campo note per inserire informazioni generiche supplementari, il conto corrente su cui è emesso il
sospeso, se un sospeso è inserito manualmente (campo M/A impostato ad M) o automaticamente tramite
l'importazione dal giornale di cassa (campo M/A impostato ad A), il tipo imputazione (fruttifera/infruttifera) è
infine possibile visualizzare l'elenco dei movimenti collegati al sospeso cliccando sull'apposita icona
. La
maschera di gestione sospesi permette, oltre la visualizzazione dei dati, anche l'inserimento/eliminazione dei
record tramite le icone
“Inserisci” e
“Cancella” nonché è possibile, utilizzando l'icona di ricerca
evidenziata in rosso nell'immagine di cui sopra, per ritrovare agevolmente i sospesi di interesse. Come già
indicato nel paragrafo relativo al giornale di cassa, è possibile, tramite questo, importare i dati dei sospesi in
maniera automatica evitando così il caricamento manuale.
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Una volta inseriti i dati dei sospesi è possibile, dalla gestione entrata / gestione spesa, collegare i sospesi ai
movimenti, di seguito riportiamo le modalità operative delle due procedure.
Gestione Entrata – Tab Page Ulteriori Dati Incasso
Per collegare i sospesi di entrata alla reversali accedere alla tab page “Ulteriori dati incasso” della procedura di
Gestione Entrata. In questa sezione, visualizzata in figura 17, vengono visualizzati i sospesi non ancora
regolarizzati che possono essere collegati alle reversali, è possibile quindi associare più sospesi alla singola
reversale oppure associare più reversali al singolo sospeso. Per associare uno o più sospesi ad una reversale
basta indicare, nella colonna “Assegnato”, un importo minore o uguale al valore indicato nella colonna “Da
Regolarizzare”. E' importante sottolineare, che in presenza di sospesi, è obbligatorio impostare una modalità
d'incasso con codice OIL “Regolarizzazione” per evitare che la reversale venga rifiutata dall'istituto cassiere in
fase di invio distinta. Cliccando sull'icona di ricerca posta in basso (evidenziata in rosso nell'immagine) è
possibile selezionare (anche con la funzione di multiselezione) i sospesi da associare alla reversale.
Figura 17
Gestione Spesa – Tab Page Ulteriori Dati Pagamento
Per collegare i sospesi di uscita ai mandati accedere alla tab page “Ulteriori dati di pagamento” della procedura
di Gestione Spesa. In questa sezione, visualizzata in figura 18, vengono visualizzati i sospesi non ancora
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regolarizzati che possono essere collegati ai mandati, è possibile quindi associare più sospesi al singolo
mandato oppure associare più mandati al singolo sospeso. Per associare uno o più sospesi ad un mandato basta
indicare, nella colonna “Assegnato”, un importo minore o uguale al valore indicato nella colonna “Da
Regolarizzare”. Cliccando sull'icona di ricerca posta in basso (evidenziata in rosso nell'immagine) è possibile
selezionare (anche con la funzione di multiselezione) i sospesi da associare al mandato.
E' importante sottolineare, che in presenza di sospesi, è obbligatorio impostare, nei dati del creditore, una
modalità di pagamento che abbia come codice OIL “Regolarizzazione” o “Addebito Preautorizzato” per evitare
che il mandato venga rifiutato dall'istituto cassiere dall'istituto cassiere in fase di invio distinta.
figura 18
Gestione Spesa – Emissione Mandati per liquidazione tabelle stipendiali
Con l'avvento dell'OIL non è più possibile emettere un unico mandato multibeneficiario per le liquidazioni delle
competenze fisse ed accessorie del personale scolastico, ma bensì occorre emettere tanti mandati quanti sono i
beneficiari indicati nella tabella di liquidazione. Una volta attivata la gestione OIL ed effettuata la procedura di
prelievo stipendi da file (disponibile dal menù Altro – Importazione Dati), il programma avvia una routine che
permetterà di emettere tanti mandati quante sono le anagrafiche da pagare contenute all'interno della tabella di
liquidazione.
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Appendice
Importazione file firmati
A differenza del programma Argo Bilancio WEB, che riesce a caricare direttamente i file firmati, Il programma
Argo Bilancio Windows, ha necessità di importare i file nel formato .xml per caricare i dati dei file ricevuta e
giornale di cassa. In genere i portali home banking forniti dagli istituti bancari, forniscono all'utente i file nel
formato firmato digitalmente (estensione .p7m), l'utente ha quindi bisogno di utilizzare un programma di
gestione della firma elettronica per poter estrarre, dal file firmato, il file .xml necessario per il caricamento dei
dati sul programma Argo Bilancio Windows. Riportiamo l'esempio di estrazione di un file .xml contenuto
all'interno del file .p7m tramite l'utilizzo del programma Dike, fornito gratuitamente da Infocert, e scaricabile
dal sito del produttore.
•
Accedere al portale home banking e scaricare il file ricevuta in una cartella di comodo, nel nostro
esempio c:\ricevute;
•
avviare il programma dike e cliccare sull'icona seleziona file (figura 19);
figura 19
•
verrà visualizzata una finestra di selezione file, selezioniamo quindi, dal percorso C:\ricevute, il file
inserimento_U5000344GO-201205281001464740.XML.p7m scaricato dal portale home banking della
banca e successivamente clicchiamo sul tasto apri (figura 20);
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figura 20
•
una volta aperto il file firmato bisogna estrarre il contenuto avviando la procedura “Estrai documento da
file firmato” presente nel menù File (figura 21);
figura 21
•
ad estrazione ultimata indicare in quale percorso salvare il file estratto e cliccare sul tasto salva (figura
22)
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figura 22
•
A questo punto il file ricevuta è pronto per essere importato nel programma Argo Bilancio Windows,
seguire le istruzioni indicate nel paragrafo “Gestione ricevute” per effettuare il caricamento.
É importante sottolineare che alcuni portali home banking non indicano l'estensione nel file xml contenuto
all'interno del file firmato, in questo caso sarà compito dell'utente rinominare e aggiungere l'estensione .xml al
file estratto.
Si consiglia infine di disattivare, qualora sia attiva, l'opzione “Nascondi le estensioni per i tipi di file
conosciuti” dal sistema operativo Windows installato nel pc, per disattivare tale opzione andare su Strumenti –
Opzioni Cartella – Visualizzazione della finestra di “Risorse del computer”, per Windows XP, o di “Computer”
per Windows 7, e togliere il segno di spunta dall'opzione sopracitata (figura 23).
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pag. 24
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figura 23
Oltre al programma Dike, un altro software molto comune per la gestione delle firme digitali è Aruba Sign,
tralasciando la procedura di selezione file, molto simile a quelli di tanti altri software, prestiamo particolare
attenzione a come estrarre il file xml, quindi una volta selezionato il file, basterà cliccare sul tasto “Salva
contenuto” per estrarlo e salvarlo nel percorso desiderato (figura 24).
figura 24
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