Manuale Amministratore - Accedi al conto

Manuale Amministratore
Indice
1. Amministratore di Sistema ......................................................................3
2. Accesso ....................................................................................................3
3. Gestione Azienda ......................................................................................4
3.1. Gestione Azienda / Dati ......................................................................4
3.2. Gestione Azienda /Operatori ..............................................................4
3.2.1. Censimento Operatore ................................................................5
3.2.2. Ricerca Operatore ........................................................................6
3.2.3. Cancellazione Operatore ..............................................................7
3.3. Gestione Azienda / Rapporti ..............................................................7
3.3.1. Ricerca rapporti ............................................................................7
3.3.2. Modifica dati ................................................................................7
3.3.3. Modifica abilitazioni......................................................................8
4. Utility ........................................................................................................8
4.1. Utility / Situazione spedizioni..............................................................8
4.2. Utility / Gestione destinatari ..............................................................9
4.2.1. Inserimento destinatario ..............................................................9
4.2.2. Acquisizione da file ....................................................................10
4.2.3. Elenco destinatari ......................................................................11
4.2.4. Ricerca in archivio ......................................................................11
4.3. Utility / Gestione segnalazioni ..........................................................12
5. Sicurezza ................................................................................................12
6. Chiudi sessione ......................................................................................12
1. AMMINISTRATORE DI SISTEMA
Questo manuale è ad uso esclusivo di colui che all’interno dell’azienda è delegato alla gestione e
configurazione degli operatori e dei rapporti di conto corrente ad essi collegati, nonché alla verifica dei dati anagrafici dell’azienda ed al controllo delle spedizioni di eventuali flussi dispositivi
effettuati dagli Operatori preventivamente abilitati.
La figura dell’amministratore è unica, pertanto per ciascun contratto stipulato è prevista la generazione di una sola coppia di chiavi: Utente – Password.
Tali chiavi, nel momento in cui il contratto viene censito, sono automaticamente generate dalla
procedura interna e da qui inviate direttamente alla stampa su busta segretata da recapitare a cura
di Poste Italiane presso l’indirizzo postale indicato dall’azienda durante la fase di contrattualizzazione stessa.
All’interno della busta sono riportati 3 codici numerici:
Codice Azienda: composto da 10 caratteri, non è modificabile.
Utente: composto da 10 caratteri, non è modificabile e coincide con il codice azienda.
Password: composta da 8 caratteri, modificabile dopo il primo accesso.
Nel caso in cui all’interno dell’azienda vi siano operatori, già delegati alla firma delle disposizioni
sui rapporti di conto corrente aziendale, che si vogliono abilitare alle funzioni dispositive anche tramite il servizio BancoPostaImpresa online, è necessario richiedere per ognuno di essi, al responsabile commerciale di zona, la generazione di una firma elettronica necessaria per l’invio di flussi
per via telematica.
Il sistema provvederà, per ognuno di essi, alla produzione di una coppia di chiavi univoca (cod. firmatario – firma) direttamente inoltrata alla stampa in busta segretata da recapitare a cura di Poste
Italiane all’indirizzo di recapito postale dei firmatari.
All’interno di questa busta sono riportati 2 codici numerici:
Codice firmatario: composto da 10 caratteri, identifica il firmatario, non è modificabile.
Tale codice deve necessariamente essere comunicato dal firmatario all’amministratore di sistema
che ne riporterà i valori nell’omonimo campo all’atto del censimento dell’operatore da abilitare
alla firma delle disposizioni di incasso / pagamento.
Firma: composta da 8 caratteri, è strettamente personale, viene apposta dall’operatore, preventivamente abilitato, all’atto della spedizione del flusso dispositivo.
2. ACCESSO
Il sito cui collegarsi per accedere al servizio BancoPostaImpresa online è:
https://Bancopostaimpresaonline.poste.it
Inserendo nella maschera di “Accesso al servizio” la combinazione di codici contenuti nella
busta (codice azienda – utente – password) e premendo il pulsante “Entra”, l’Amministratore di
sistema visualizza il seguente menù di primo livello:
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Gestione Azienda da cui, attraverso il menù di secondo livello, è possibile:
- accedere ai dati anagrafici dell’Azienda;
- censire, modificare o cancellare gli operatori abilitati alle funzioni informative / dispositive;
- visualizzare i rapporti di conto corrente abilitati al servizio BancoPostaImpresa online e
modificarne le abilitazioni ed alcuni dati;
Utility da cui, attraverso il menù di secondo livello, è possibile:
- visualizzare i flussi di incasso / pagamento spediti dagli operatori abilitati ed effettuare
operazioni di cancellazione dei flussi in stato di errore;
- visualizzare le operazioni in tempo reale eseguite dagli operatori abilitati;
- creare un archivio di destinatari di disposizioni;
- visualizzare o eliminare le segnalazioni fatte all’azienda da Poste Italiane nel banner
informativo della home page;
Sicurezza da cui, attraverso il menù di secondo livello, è possibile modificare la password di
accesso dell’Amministratore di sistema.
3. GESTIONE AZIENDA
Selezionando la voce GESTIONE AZIENDA si apre il menù di secondo livello composto dalle voci:
Dati;
Operatori;
Rapporti.
3.1. GESTIONE AZIENDA / DATI
Selezionando la voce Dati viene visualizzata la pagina contenente i dati anagrafici dell’azienda.
Per procedere alla modifica:
1) Premere il pulsante Modifica.
Il sistema propone una pagina da cui è possibile modificare i dati aziendali
2) Premere il pulsante OK e confermare nella finestra di Msgbox.
N.B.: Nel caso in cui l’Azienda spedisca dei flussi di domiciliazioni di incasso è necessario
procedere, attraverso la modifica dei dati aziendali, all’inserimento del codice SIA.
3.2. GESTIONE AZIENDA / OPERATORI
Selezionando la voce Operatori si visualizza una maschera da cui è possibile:
- censire nuovi operatori;
- ricercare, valorizzando i vari campi, gli operatori già censiti.
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3.2.1. CENSIMENTO OPERATORE
Operatori sono tutti coloro che si vogliono abilitare, in parte o completamente, alle funzioni
fruibili sul servizio telematico.
Il numero di operatori che si possono abilitare è illimitato, ma, per ogni operatore, è previsto
un solo profilo funzionale su tutti i conti che ad esso vengono associati.
Ovviamente se un operatore viene abilitato a funzioni che parallelamente, sui conti ad esso
collegati, non sono abilitate, l’operatività risulterà inibita.
• Per censire un Operatore è necessario ripetere la sequenza di azioni di seguito indicate:
1)Premere il pulsante Nuovo.
Il sistema propone il modulo per l’inserimento dei dati anagrafici dell’operatore.
I campi obbligatori, evidenziati in rosso, sono:
Username: campo alfanumerico che va da un minimo di 1 ad un massimo di 20 caratteri, dopo
la conferma dell’inserimento non è più modificabile.
Password: campo alfanumerico che va da un minimo di 8 ad un massimo di 10 caratteri registrando Maiuscole / minuscole, è modificabile da parte dell’operatore dopo il primo accesso
(sempre che tale possibilità non venga inibita dall’amministratore di sistema in sede di abilitazione delle funzioni).
N.B.: Per una corretta navigazione è opportuno non attribuire username e password contenenti caratteri che non siano alfanumerici (compresi spazi o lettere accentate).
Per gli Operatori che devono essere abilitati alle funzioni dispositive è necessario valorizzare il
campo Codice Firmatario con l’omonimo codice contenuto nella busta recapitata all’indirizzo
del firmatario medesimo.
Gli altri campi, facoltativi, servono all’amministratore ad identificare l’operatore in questione.
2)Premere il pulsante OK e confermare nella finestra di msgbox.
Il sistema propone il riepilogo dei dati inseriti.
•
Per associare l’operatore ai rapporti di conto corrente:
3)Premere il pulsante Rapporti per collegare l’Operatore a tutti o ad alcuni rapporti di conto
corrente dell’azienda presenti on line.
Il sistema visualizza l’elenco di tutti i rapporti per i quali, in sede di contrattualizzazione, è
stato richiesto il collegamento online.
4)Selezionare i rapporti su cui si vuole autorizzare l’operatività.
N.B.: Per collegare l’operatore a tutti i conti in elenco cliccare sulla voce Seleziona tutti.
5)Premere il pulsante Conferma e, di seguito, il pulsante OK nella finestra di msgbox.
Il sistema ripropone il riepilogo dei dati anagrafici dell’operatore.
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•
Per abilitare le funzioni dell’Operatore:
6)Premere il pulsante Funzioni per autorizzare l’operatività (informativa e / o dispositiva) sui
conti collegati.
Il sistema visualizza l’elenco delle funzioni, inizialmente totalmente disabilitate ( ), alle
quali l’operatore può essere abilitato.
7)Premere il pulsante Modifica per consentire la selezione delle voci.
8)Selezionare le funzioni da attribuire all’Operatore, i cui dati anagrafici sono riportati nella
spalla destra della pagina.
N.B.: Per attribuire tutte le funzioni cliccare sulla voce:
Clicca qui per selezionare tutte le funzioni.
9)Premere il pulsante Conferma e, di seguito, il pulsante OK nella finestra di msgbox.
A questo punto il censimento è stato portato a termine e all’Operatore, già attivo, devono essere
comunicati:
- il codice azienda che corrisponde al cod. azienda dell’amministratore di sistema.
- i codici utente e password che gli sono stati attribuiti.
N.B.: Una volta che l’operatore è stato censito non è possibile modificarne la username di
accesso.
3.2.2. RICERCA OPERATORE
Per visualizzare o modificare i dati di un Operatore:
1)Inserire i parametri di ricerca dell’Operatore (se non viene valorizzato alcun campo il siste
ma presenta l’elenco di tutti gli Operatori censiti).
2)Premere il pulsante Cerca.
Il sistema presenta l’elenco degli operatori che rispondono ai parametri di ricerca inseriti.
3)Selezionare l’Operatore cui si fa riferimento e premere il pulsante Dettaglio.
Viene visualizzato il dettaglio dei dati dell’operatore.
4)Dalla maschera di dettaglio premere il pulsante:
- Modifica: per modificare i dati anagrafici dell’Operatore.
- Rapporti: per visualizzare e/o modificare i collegamenti ai conti.
- Funzioni: per visualizzare e/o modificare le abilitazioni dell’Operatore.
- Ok: per uscire e tornare alla maschera precedente.
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3.2.3. CANCELLAZIONE OPERATORE
Per cancellare un Operatore:
1)Inserire i parametri di ricerca dell’Operatore (se non viene valorizzato alcun campo il sistema presenta l’elenco di tutti gli Operatori censiti).
2)Premere il pulsante Cerca.
Il sistema propone l’elenco degli operatori che rispondono ai parametri di ricerca inseriti.
3)Selezionare l’Operatore cui si fa riferimento.
4)Premere il pulsante Elimina: per cancellare l’Operatore e, di seguito, il pulsante OK nella
finestra di msgbox.
A questo punto la cancellazione dell’operatore è stata portata a termine.
3.3. GESTIONE AZIENDA / RAPPORTI
I rapporti di conto corrente collegati al servizio BancoPostaImpresa online sono quelli indicati
dall’azienda in sede di contrattualizzazione.
E’ possibile richiedere il collegamento di nuovi rapporti, di cui è comunque titolare l’azienda,
facendone esplicita richiesta al referente commerciale di zona.
Selezionando la voce Rapporti è possibile visualizzare i rapporti di conto corrente abilitati al
servizio BancoPostaImpresa online.
3.3.1. RICERCA RAPPORTI
1)Inserire i parametri di ricerca del conto corrente (se non viene valorizzato alcun campo il
sistema presenta l’elenco di tutti i rapporti collegati).
2)Premere il pulsante Cerca.
Il sistema propone l’elenco dei rapporti collegati che rispondono ai parametri di ricerca inseriti.
3.3.2. MODIFICA DATI
Per procedere alla modifica dei dati anagrafici del rapporto:
Ripetere le operazioni 1) e 2) e poi:
3)Selezionare il conto cui si fa riferimento.
4)Premere il pulsante Dettaglio.
Il sistema visualizza il dettaglio dei dati relativi al rapporto selezionato.
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5)Premere il pulsante Modifica.
Viene proposto un modulo per la digitazione dei dati anagrafici del rapporto.
6)Premere il pulsante OK e, di seguito, confermare nella finestra di msgbox.
3.3.3. MODIFICA ABILITAZIONI
Per procedere alla modifica delle abilitazioni del rapporto:
Ripetere le operazioni 1) e 2) e poi:
3)Selezionare il conto cui si fa riferimento.
4)Premere il pulsante Dettaglio.
Il sistema propone il dettaglio dei dati relativi al rapporto selezionato.
5)Premere il pulsante Abilitazioni.
6)Premere il pulsante Modifica.
Il sistema visualizza l’elenco delle abilitazioni che riportano:
✓ se sono abilitate
se sono disabilitate
7)Selezionare le funzioni che si vogliono abilitare/disabilitare.
8)Premere il pulsante Conferma e, di seguito, il pulsante OK nella finestra di msgbox.
N.B.: La mancata abilitazione di alcune funzioni sul rapporto inibisce l’operatività sulle
medesime funzioni da parte di tutti gli operatori.
4. UTILITY
Selezionando la voce Utility si apre il menù di secondo livello:
- Situazione spedizioni;
- Gestione destinatari;
- Gestione segnalazioni.
4.1. UTILITY / SITUAZIONE SPEDIZIONI
Selezionando la voce Situazione spedizioni è possibile visualizzare le disposizioni di
incasso/pagamento inoltrate, dagli operatori abilitati, al server di Poste Italiane:
1)Selezionare la voce di menù Utility / Situazione spedizioni.
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2)Inserire eventuali parametri di ricerca (se non viene valorizzato alcun campo il sistema
presenta l’elenco di tutte le spedizioni effettuate alla data corrente).
3)Premere il pulsante Conferma.
Il sistema presenta l’elenco dei flussi dispositivi spediti che rispondono ai parametri di
ricerca inseriti.
Per visualizzare il dettaglio delle singole disposizioni contenute nel flusso:
-
Cliccare, nella colonna “Dettaglio”, sull’icona corrispondente alla spedizione che interessa.
-
Selezionare la disposizione cui si fa riferimento.
Il sistema propone il dettaglio della disposizione inoltrata.
-
Premere il pulsante Visualizza per visualizzare il dettaglio del movimento eseguito.
4)Premere il pulsante:
-
Cancella flusso: per eliminare il flusso che risulta in stato di errore e riportare le disposizioni
nello stato “memorizzate”.
-
Cancella flusso e disposizioni: per eliminare definitivamente il flusso e le disposizioni in
esso contenute.
-
Aggiorna: per richiamare dal server le operazioni non ancora visualizzabili.
4.2. UTILITY / GESTIONE DESTINATARI
Selezionando la voce Gestione destinatari è possibile creare un archivio di destinatari delle
disposizioni di incasso / pagamento.
4.2.1. INSERIMENTO DESTINATARIO
Per inserire manualmente un singolo destinatario:
1)Nella finestra Inserisci premere il pulsante Nuovo Destinatario.
Il sistema propone il modulo di compilazione dei dati anagrafici dei destinatari di disposizioni.
-
Valorizzare i campi obbligatori, evidenziati in rosso:
a. Ragione sociale del destinatario.
b.Gruppo esistente (inserire la categoria di appartenenza del destinatario, es. fornitori,
impiegati etc.) o,
in alternativa al punto b:
c. Nuovo Gruppo (nel caso in cui la categoria di appartenenza non sia presente nell’elenco
di cui al punto b.).
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-
Selezionare il Tipo Destinatario con il codice che individua il tipo di disposizioni di cui il
soggetto è destinatario (incassi, pagamenti, stipendi, bollettini premarcati).
-
Inserire i dati necessari alla spedizione delle disposizioni di cui è destinatario (es. indirizzo se
è destinatario di assegni, abi/cab/numero cc se è destinatario di bonifici, postagiro, etc.):
•
•
•
•
•
Indirizzo, Comune, CAP, Provincia, Nazione, Casella Postale, Telefono, Fax, Codice
Fiscale / Partita IVA: con i dati anagrafici.
Tipo Identificatore: con il tipo di codice con il quale viene identificato il destinatario (matricola, codice fiscale, etc.).
Identificatore: con il codice che, in associazione con il Tipo Identificatore individua univocamete
il destinatario.
ABI, CAB, C/C e CIN: con le coordinate bancarie da utilizzare per gli accrediti / addebiti
Descrizione Agenzia: con la denominazione dell’agenzia bancaria di radicamento del c/c
N.B.: Se non si è certi dei codici abi/cab inseriti consultare la tabella Abi premendo il
pulsante Abi – Cab posto sulla destra della pagina).
2)Premere il pulsante:
-
OK per confermare l’inserimento.
Pulisci per pulire tutti i campi digitabili della pagina.
Annulla per annullare l’inserimento.
4.2.2. ACQUISIZIONE DA FILE
E’ possibile acquisire un archivio di destinatari di disposizioni da un file esterno attraverso la
funzione Acquisizione da file, che articola l’esecuzione dell’importazione in tre momenti:
1) Nella finestra Acquisizione da file, premere il pulsante Acquisisci.
Il sistema presenta la pagina 1/3 attraverso la quale, cliccando sulla voce “qui”, è possibile
conoscere le specifiche strutturali di creazione del file da importare.
2) Selezionare il gruppo o, se non fosse già presente, digitare una nuova voce nel campo
Nuovo Gruppo.
3)Premere il pulsante OK.
Il sistema presenta la pagina 2/3.
4)Premere il pulsante Sfoglia e indicare il percorso del file da importare.
5)Selezionare il tipo di file da acquisire (compresso o non compresso).
6)Premere il pulsante Importa.
Il sistema, alla pagina 3/3, comunica l’avvenuta importazione.
Per verificare l’esito delle acquisizioni da file:
-
Cliccare sulla voce Vai alla lista importazioni.
Selezionare il file importato.
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-
Premere il pulsante:
Elenco destinatari: per visualizzare i singoli destinatari.
•
Il sistema presenta l’elenco di tutti i destinatari.
Per modificare i dati relativi ad un destinatario:
Il sistema propone il dettaglio dei dati relativi al destinatario di disposizioni.
•
Premere il pulsante Modifica.
Viene presentato il modulo di inserimento dei dati del destinatario.
•
•
Procedere alla modifica dei dati.
Premere il pulsante Conferma e, di seguito, OK nella finestra di msgbox.
•
•
Elimina: per cancellare il file importato.
Nuovo: per inserire un nuovo destinatario (viene ripresentato il modulo di cui al punto 1
della finestra Inserisci).
4.2.3. ELENCO DESTINATARI
Per visualizzare l’elenco dei destinatari presenti in archivio:
1)Premere, nella maschera Acquisizione da file, il pulsante Elenco.
Il sistema propone l’elenco dei file acquisiti.
2)Selezionare il file che interessa.
3)Premere il pulsante Elenco destinatari.
Il sistema visualizza l’elenco dei destinatari presenti nel flusso selezionato.
Per modificare /cancellare i dati relativi ad un destinatario:
-
Selezionare il destinatario cui si fa riferimento.
Premere il pulsante:
•
•
•
Dettaglio: per visualizzare il dettaglio dei dati anagrafici del destinatario e procedere
successivamente alla modifica.
Elimina: per eliminare definitivamente il destinatario dall’archivio.
Nuovo: per inserire un nuovo destinatario.
4.2.4. RICERCA IN ARCHIVIO
Per ricercare un destinatario, precedentemente inserito in archivio secondo le modalità indicate
ai precedenti punti 4.3.1 e 4.3.2:
1)Inserire i parametri di ricerca (se non viene valorizzato alcun campo il sistema propone
l’elenco di tutti i destinatari presenti in archivio).
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2)Premere il pulsante Cerca.
Il sistema visualizza l’elenco, in ordine alfabetico, dei destinatari che rispondono ai parametri
di ricerca inseriti.
4.3. UTILITY / GESTIONE SEGNALAZIONI
Attraverso questa funzione è possibile visualizzare tutte le informazioni che Poste Italiane
comunica a tutte o alla singola Azienda nell’apposito spazio informativo della home page del
servizio BancoPostaImpresa online.
1)Indicare il range di date entro cui ricercare le comunicazioni fornite da Poste Italiane (se
non valorizzate viene proposto l’elenco di tutte le informazioni) e premere il pulsante
Conferma.
Il sistema propone l’elenco delle segnalazioni trasmesse nell’intervallo temporale indicato.
N.B.: E’ possibile eliminare le sole segnalazioni fatte alla singola Azienda selezionando il
messaggio da cancellare e premendo il pulsante Elimina.
5. SICUREZZA
Questo menù è composto dalla sola voce Cambio Password attraverso cui è possibile modificare la password di accesso dell’amministratore di sistema.
Selezionando la voce, il sistema richiede la digitazione:
- della vecchia password;
- della nuova password;
- conferma della nuova password.
Premendo il tasto conferma si conclude l’operazione di cambio password e, per procedere
immediatamente alla modifica, cliccare sulla voce Procedi.
Si consiglia:
- di riportare immediatamente su un foglio la nuova password così come è stata digitata
(maiuscola / minuscola);
- di valorizzare la password esclusivamente con caratteri alfanumerici (NON sono da considerarsi caratteri alfanumerici: spazi, punti, virgole, etc.).
6. CHIUDI SESSIONE
Al termine delle attività informative /dispositive, per chiudere la sessione di lavoro, cliccare
sulla voce in fondo alla barra di menù Chiudi sessione.
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