6.2 SVILUPPARE UNA PRESENTAZIONE Nella realizzazione di

6.2 SVILUPPARE UNA PRESENTAZIONE
Nella realizzazione di una presentazione è opportuno operare in un ambiente di lavoro congeniale;
inoltre è necessario delineare in modo chiaro gli argomenti (che, in genere, vengono prima
organizzati su carta), applicare elementi grafici, layout e accostamenti di colori per impressionare
favorevolmente il pubblico.
6.2.1 VISUALIZZARE LE PRESENTAZIONI
6.2.1.1. Comprendere I’uso delle diverse modalità di visualizzazione delle presentazioni: vista
normale, vista sequenza diapositive, vista note, vista presentazione
Impress dispone di diverse visualizzazioni, da scegliere in base al tipo di attività che si deve
eseguire. Le scelte si eseguono operando sui relativi nomi delle schede presenti nell’area
diapositiva o da menu Visualizza.
- Normale. È quella predefinita, mostra la diapositiva corrente in cui si può aggiungere testo,
immagini, tabelle, oggetti grafici e altri elementi della presentazione. Sul lato sinistro è presente
il riquadro Diapositive, con le miniature delle slide; sul lato destro è ancorato il riquadro
Attività/Layout, che permette di scegliere il modo di presentare la diapositiva corrente e di
accedere ad altri riquadri Attività.
- Struttura. Mostra solo il contenuto testuale dei segnaposti predefiniti (ma non quello delle
caselle di testo create dall’utente) e consente di intervenire sul testo e riordinare le diapositive.
- Ordine diapositive. Mostra le miniature di tutte le slide della presentazione, disposte in
successione da sinistra verso destra. Questa modalità non consente di intervenire sul testo, ma
risulta comoda per eseguire operazioni di copia, spostamento, eliminazione di diapositive,
semplificando così il lavoro di organizzazione della presentazione.
- Presentazione, disponibile da menu Visualizza o dai pulsanti Presentazione (vedi punto 6.6.2.4).
Avvia la presentazione dalla diapositiva selezionata e mostra le diapositive a schermo intero in
“modalità lettore”. Facendo clic destro in un punto qualsiasi della videata si attiva il menu
rapido con le opzioni per navigare nella presentazione.
- Note (Pagina note, da menu). Mostra la miniatura della diapositiva e un ampio riquadro per
l’inserimento delle note che saranno utilizzate dal relatore durante la presentazione ma non
visibili per il pubblico.
- Stampati (Pagina stampato, da menu). Mostra la pagina di stampato principale, dove, operando
dal riquadro Attività/Layout, è possibile specificare quante diapositive stampare per pagina.
6.2.1.2 Individuare buoni esempi per I’attribuzione di un titolo alle diapositive: utilizzare un
titolo diverso per ciascuna diapositiva per distinguerla nella vista in sequenza, durante la
navigazione in vista presentazione
Nella realizzazione di una presentazione, l’obiettivo principale è quello di “analizzare” un
argomento e creare una comunicazione efficace seguendo un percorso logico. A tale scopo, riveste
un’importanza rilevante applicare titoli appropriati che costituiscano una guida efficace per il
lettore in quanto riassumono l’idea principale di ogni diapositiva, sintetizzandone i contenuti
espressi. Inoltre, attribuire titoli diversi alle diapositive aiuta il relatore a navigare tra di esse
durante l’esposizione di una presentazione.
Tutta la presentazione dovrebbe poter essere capita, almeno nelle sue linee generali, a partire
dalla sola lettura dei titoli. Questi, infatti, dovrebbero comparire in ogni diapositiva affinché il
lettore possa sempre cogliere il senso di quanto espresso in ogni slide nel momento in cui gli viene
mostrata. Va da sé, quindi, che nella presentazione il titolo della slide riveste un ruolo strategico:
- deve essere innanzitutto informativo, ovvero chiaro e non troppo sintetico, o, al contrario,
eccessivamente “fiorito”;
- lo stesso titolo non va replicato in più di una slide;
- va evidenziato maggiormente rispetto al resto.
Inoltre, nelle fasi di lavorazione risulta molto comodo che ogni diapositiva sia identificata da un
titolo, in quanto ciò agevola le operazioni di controllo e di modifica della strutturazione gerarchica
della presentazione, sia che si operi nelle diverse modalità di visualizzazione, sia che si agisca nelle
scheda Diapositive.
6.2.1.3 Cambiare modalità di visualizzazione della presentazione: vista normale, vista sequenza
diapositive, vista presentazione
La scelta del tipo di visualizzazione può essere eseguita operando sui relativi nomi delle schede
presenti nell’area diapositiva o da menu Visualizza (vedi punto 6.2.1.1).
Le visualizzazioni Presentazione e Vista struttura possono essere richieste anche facendo clic
destro in un punto vuoto dell’area della diapositiva e poi scegliendo l’opzione desiderata.
La modalità di visualizzazione Presentazione si attiva anche operando sul pulsante Presentazione
oppure premendo F5; per tornare alla visualizzazione Normale è possibile:
- fare clic destro nell’area della presentazione e scegliere Fine presentazione;
- premere il tasto Esc.
6.2.2 DIAPOSITIVE
6.2.2.1 Scegliere un layout predefinito diverso per una diapositiva
Il layout di una diapositiva definisce il numero e il tipo di segnaposti in essa inclusi.
Il segnaposto è una casella predefinita con bordi punteggiati o tratteggiati, che fa parte del layout
scelto, può contenere testo (per esempio, il segnaposto titolo e alcuni segnaposto testo), ma
anche oggetti grafici (per esempio, specifici segnaposto contenuto).
In ambito aziendale le presentazioni sono utilizzate, in genere, durante le conferenze per esporre
al pubblico resoconti e relazioni o, ancora, per presentare le caratteristiche di nuovi prodotti o
illustrare le linee di prossime strategie aziendali.
Ogni slide dovrebbe contenere solo un elemento. Accumulare più elementi concettuali in un’unica
slide stanca e provoca solo confusione. Di conseguenza, stabiliti i diversi scopi per i quali si
realizzano le presentazioni, nel creare ogni diapositiva si dovrà prestare attenzione al layout da
applicare, per disporre di segnaposti che agevolano l’aggiunta di titoli, testo (articolato per
esempio, in elenchi puntati) e oggetti come clipart, tabelle, grafici e organigrammi.
La scelta del layout si esegue dal rispettivo riquadro Attività. Se non presente, per attivarlo
procedere in uno dei seguenti modi:
- da menu Formato scegliere Layout diapositiva;
- fare clic destro nell’area della diapositiva e scegliere Diapositiva/Layout diapositiva;
- nella scheda Diapositive fare clic destro su una miniatura e scegliere Layout diapositiva;
- nel riquadro Attività fare clic sull’intestazione Layout.
PROCEDURA
1. Per applicare un diverso layout, nella scheda Diapositive selezionare la diapositiva interessata.
2. Nel riquadro Attività fare clic sul layout desiderato.
Per applicare lo stesso layout a più diapositive, selezionarle nella scheda Diapositive, nel riquadro
Attività fare clic destro sul layout desiderato e scegliere Applica alle diapositive selezionate.
Con le stesse modalità il layout della diapositiva può essere modificato anche operando in
visualizzazione Ordine diapositive.
Per selezionare diapositive non adiacenti, fare clic sulla prima e per le successive tenere premuto
anche il tasto Ctrl.
Per selezionare diapositive adiacenti, fare clic sulla prima e, tenendo premuto il tasto Shift, fare
clic sull’ultima della serie.
6.2.2.2 Applicare un modello di struttura disponibile ad una presentazione
In una presentazione l’aspetto grafico influisce notevolmente sull’efficacia del messaggio; a tale
proposito, Impress dispone di modelli che permettono di creare presentazioni con diapositive
dall’aspetto coerente. Ogni modello include impostazioni che riguardano la struttura dei
segnaposti, le combinazioni di colori, di caratteri progettati per armonizzare la presentazione.
Il modello predefinito proposto all’apertura di Impress può essere modificato o sostituito con un
altro operando nella finestra Modello di diapositiva.
PROCEDURA
1. La finestra Modello di diapositiva può essere attivata in uno dei seguenti modi:
- da menu Formato scegliere Struttura diapositiva;
- fare clic destro nella diapositiva e scegliere Diapositiva/Struttura diapositiva;
- sulla barra degli strumenti Presentazione fare clic sul pulsante Struttura diapositiva;
- nella scheda Diapositive fare clic destro su una miniatura e scegliere Struttura diapositiva.
2. Nella finestra fare clic sull’anteprima desiderata (se non presente, fare clic su Apri, selezionare
la categoria Presentazioni e il modello di diapositiva da applicare, quindi fare clic su OK).
3. Attivare la spunta alla casella Cambia pagina di sfondo per applicare il modello a tutte le
diapositive della presentazione; diversamente sarà applicato solo a quella selezionata.
4. Fare clic su OK.
PERCORSO ALTERNATIVO
È possibile applicare un modello di struttura anche operando da riquadro Attività/Pagine master.
1. Nel riquadro Attività fare clic sull’intestazione Pagine master.
2. Fare clic sull’anteprima desiderata, oppure posizionarsi sull’anteprima del modello, fare clic
destro e da menu rapido scegliere Applica a tutte le diapositive. Per applicare il modello solo
alla diapositiva corrente o a specifiche diapositive selezionate, scegliere Applica alle diapositive
selezionate.
6.2.2.3 Modificare il colore dello sfondo di specifiche diapositive, di tutte le diapositive
All’avvio di una nuova presentazione viene proposta una diapositiva bianca alla quale è possibile
applicare un colore di sfondo, o modificare quello predefinito di un modello, scegliendone uno
diverso.
Lo sfondo può essere modificato anche dopo l’applicazione di un modello.
PROCEDURA
1. Selezionare la diapositiva o le diapositive interessate.
2. Da menu Formato scegliere Pagina (oppure fare clic destro in un punto vuoto nell’area della
diapositiva e scegliere Diapositiva/Impostazione pagina).
3. Nella scheda Sfondo fare clic sul pulsante Riempimento e scegliere Colore, quindi selezionare
un colore tra quelli proposti nell’elenco.
4. Fare clic su OK.
5. Per applicare lo sfondo scelto a tutta la presentazione, nella finestra di avviso fare clic su Sì;
diversamente la modifica sarà eseguita solo alla diapositiva selezionata.
Per eliminare qualsiasi sfondo applicato procedere come sopra, da pulsante Riempimento
scegliere Nessuno e confermare con OK.
È possibile enfatizzare le diapositive con colori di sfondo diversi da quelli proposti dal programma
applicando sfumature o particolari effetti di riempimento con trame, motivi o immagini: da
pulsante Riempimento scegliere tra Colore, Sfumatura, Tratteggio o Bitmap e poi selezionare
l’elemento di sfondo desiderato.
6.2.2.4 Aggiungere una nuova diapositiva con un layout specifico, quale: diapositiva titolo,
grafico e testo, elenchi puntati, tabella/foglio di calcolo
All’avvio di una nuova presentazione Impress propone una diapositiva con il layout Diapositiva
vuota.
Quando si inserisce una nuova diapositiva, essa mantiene il layout di quella selezionata al
momento della richiesta di aggiunta; per applicare uno specifico layout, procedere come indicato
al punto 6.2.2.1.
PROCEDURA
1. Selezionare la diapositiva al di sotto della quale si desidera aggiungere quella nuova.
2. Procedere con una delle seguenti modalità:
- fare clic sul pulsante Pagina;
- da menu Inserisci scegliere Pagina;
- nella scheda Diapositive fare clic destro sulla selezione e scegliere Nuova diapositiva;
- in un punto vuoto dell’area diapositiva fare clic destro e scegliere Diapositiva/Nuova
diapositiva;
- nel riquadro Attività/Layout fare clic destro su un layout e scegliere Inserisci diapositiva.
3. Mantenendo la selezione della diapositiva inserita, nel riquadro Attività/Layout fare clic
sull’anteprima desiderata. Tra i layout presenti è possibile scegliere diapositive in cui inserire
solo il titolo, oppure titolo e testo disposto sotto forma di elenco, o creare una tabella, un
grafico ecc.
È possibile aggiungere nuove diapositive anche in visualizzazione Ordine diapositive operando da
menu Inserisci, o con clic destro sulla diapositiva (o nell’area vuota), oppure da riquadro
Attività/Layout.
6.2.2.5 Copiare, spostare diapositive all’interno di una presentazione, tra presentazioni aperte
Nella riorganizzazione di una presentazione si può decidere di utilizzare la stessa diapositiva più
volte, oppure di spostarla. Tali modifiche possono essere eseguite in differenti modalità di
visualizzazione e con diversi percorsi.
Copiare, spostare diapositive all’interno di una presentazione
PROCEDURA
1. In visualizzazione Ordine diapositive, selezionare la diapositiva (o gruppo di diapositive) da
copiare e sulla barra degli strumenti Standard fare clic su Copia, oppure su Taglia (per spostare).
2. Fare clic nel punto di inserimento e operare su Incolla.
Copiare, spostare diapositive tra presentazioni aperte
Nella riorganizzazione di una presentazione può accadere che si debba sviluppare un argomento
già presente in una diapositiva di un’altra presentazione. I comandi e le modalità per copiare e
spostare le diapositive sono gli stessi visti nella procedura appena descritta.
PROCEDURA
Per copiare una diapositiva procedere come di seguito indicato.
1. Aprire le presentazioni.
2. Nella barra delle applicazioni agire sul pulsante della presentazione di origine, nella scheda
Diapositive (oppure in visualizzazione Ordine diapositive) fare clic destro sulla diapositiva che si
desidera duplicare e da menu rapido scegliere Copia.
3. Nella barra delle applicazioni fare clic sul pulsante della presentazione di destinazione, nella
scheda Diapositive (oppure in visualizzazione Ordine diapositive) fare clic destro nel punto di
inserimento e da menu rapido scegliere Incolla.
Per spostare una diapositiva procedere come indicato al punto 2 e da menu rapido scegliere
Taglia. Procedere quindi come descritto al punto 3 e quindi da menu rapido scegliere Incolla.
Operando in visualizzazione Ordine diapositive può accadere che il programma mostri un finestra
in cui richiede di specificare la posizione: Davanti inserisce la diapositiva prima di quella
selezionata, Dietro invece la colloca dopo.
PERCORSI ALTERNATIVI
- L’uso dei pulsanti Copia, Taglia e Incolla può essere sostituito scegliendo le stesse opzioni da
menu Modifica o da menu rapido, oppure premendo le rispettive combinazioni di tasti Ctrl + C,
Ctrl + X e Ctrl + V.
- Per copiare o spostare una diapositiva nella medesima presentazione con l’uso del drag and
drop, nella scheda Diapositive, o in visualizzazione Ordine diapositive, selezionare la slide da
spostare, trascinare nel punto desiderato, quindi rilasciare il mouse (per eseguire la copia,
assieme al mouse tenere premuto anche il tasto CtrI).
- Per copiare una diapositiva selezionata, in visualizzazione Normale, da menu Inserisci, scegliere
Duplica pagina.
6.2.2.6 Eliminare una o più diapositive
L’eliminazione di una o pia diapositive può essere eseguita in visualizzazione Normale, operando
nella scheda Diapositive, o in visualizzazione Ordine diapositive.
PROCEDURA
Selezionare la diapositiva o le diapositive da eliminare e proseguire in uno dei seguenti modi:
- premere il tasto Canc;
- da menu Modifica scegliere Elimina diapositiva;
- fare clic destro in un punto vuoto dell’area diapositiva e scegliere Diapositiva/Elimina
diapositiva;
- nella scheda Diapositive, o in visualizzazione Ordine diapositive, fare clic destro sulla miniatura
desiderata e scegliere Elimina diapositiva.
6.2.3 SCHEMI DIAPOSITIVA
6.2.3.1 Inserire un oggetto grafico (fotografia, immagine, disegno) in uno schema diapositiva.
Rimuovere un oggetto grafico da uno schema diapositiva
Una delle caratteristiche di una buona presentazione è la coerenza nell’aspetto e a tale proposito i
modelli hanno un ruolo fondamentale.
Ogni presentazione include schemi che variano per ogni modello applicato e ne controllano le
proprietà di formattazione (colore dello sfondo, tipo, dimensione e colore del carattere, stili del
punto elenco, dimensione e posizione dei segnaposto, disegno di sfondo e combinazione di colori).
Esistono due schemi che possono essere personalizzati: Maschera e Master per annotazioni
(quest’ultimo per gestire la pagina in visualizzazione Note).
Maschera consente di modificare l’aspetto di tutte le diapositive di una presentazione e può
essere personalizzato anche inserendo un elemento grafico (fotografia, disegno, immagine), in
modo da visualizzarlo nella stessa posizione su tutte le diapositive. Le scelte si eseguono:
- da menu Inserisci scegliendo Immagine/Da file (per inserire oggetti grafici archiviati su disco in
cartelle personali);
- da barra degli strumenti Disegno facendo clic sui pulsanti Da file o Gallery, oppure utilizzando
uno dei pulsanti disponibili per tracciare forme o simboli.
PROCEDURA
- Da menu Visualizza scegliere Sfondo e fare clic su Maschera (la scheda Diapositive mostra la
miniatura schema diapositiva; nell’area di lavoro viene visualizzata la diapositiva suddivisa per
aree).
- Nella barra degli strumenti Disegno fare clic sul pulsante Forme simboli, quindi posizionarsi
nella diapositiva in alto a sinistra, fare clic e trascinare in diagonale fino a ottenere la forma
mostrata nell’immagine.
- Al termine delle operazioni fare clic sul pulsante Chiudi vista sfondo.
Per eliminare un elemento inserito nello schema diapositiva, procedere come al punto 1 della
procedura appena descritta, selezionare l’oggetto e premere Canc, quindi fare clic sul pulsante
Chiudi vista sfondo.
Per inserire un oggetto dalla raccolta Gallery fare clic sull’omonimo pulsante, nel riquadro che si
apre scegliere una categoria (per esempio Sfondi), quindi fare clic destro sull’elemento desiderato
e scegliere Aggiungi/Copia, nella diapositiva fare clic sull’oggetto inserito e trascinarlo nella
posizione desiderata.
6.2.3.2 Inserire del testo nel piè di pagina di specifiche diapositive, di tutte le diapositive di una
presentazione
Il segnaposto per il piè di pagina può contenere il nome dell’autore della presentazione o altre
informazioni che si desidera ricorrano nelle diapositive. Per applicare il piè di pagina a specifiche
diapositive, selezionarle prima di procedere.
PROCEDURA
1. Posizionarsi nella diapositiva interessata (o selezionare la serie interessata) e da menu
Visualizza scegliere Intestazione e piè di pagina.
2. Nella scheda Diapositiva, attivare la spunta nella casella Piè di pagina e digitare il testo che si
desidera visualizzare; per non inserirlo nella diapositiva iniziale, attivare la spunta nella casella
di controllo Non mostrare nella prima diapositiva.
3. Fare clic su Applica per ottenere il testo solo nella diapositiva corrente (o nella serie
selezionata), oppure Applica a tutto per visualizzarlo in tutte le diapositive della presentazione.
Se dopo tale operazione il piè di pagina non viene mostrato, da menu Visualizza scegliere
Sfondo/Elementi sfondo, applicare la spunta accanto alla relativa voce (se necessario, procedere in
modo analogo anche per le altre opzioni) e fare clic su OK.
Per non visualizzare il testo del piè di pagina, procedere come indicato al punto 1 della procedura
appena descritta, disabilitare la spunta nella casella Piè di pagina della finestra Intestazione e piè
di pagina (per eliminarlo definitivamente, selezionare il testo presente nella casella Testo piè di
pagina e premere Canc) e poi procedere come indicato al punto 3.
6.2.3.3 Applicare la numerazione automatica, una data aggiornata automaticamente o una data
fissa al piè di pagina di specifiche diapositive, di tutte le diapositive di una presentazione
Operando nella finestra Intestazione e piè di pagina si possono applicare anche la data e la
numerazione. Per eseguire la modifica in specifiche diapositive, selezionarle prima di procedere.
La finestra può essere attivata come indicato al punto 1 della procedura appena descritta, oppure
da menu Inserisci, scegliendo le opzioni Numero diapositiva o Data e ora.
PROCEDURA
1. Nella finestra Intestazione e piè di pagina attivare la spunta nella casella di controllo Data e ora
e nella sezione:
- fare clic su Variabile se si desidera visualizzare la data corrente ogni volta che si esegue la
presentazione. Per cambiare il formato proposto, fare clic sul pulsante della casella e
scegliere quello desiderato;
- fare clic su Fisso per inserire una data che rimarrà invariata.
2. Attivare la spunta nella casella Numero diapositiva per applicare la numerazione automatica
delle slide.
3. Proseguire come indicato ai punti 2 e 3 della procedura descritta al punto 6.2.3.2.
Per non visualizzare la data e/o il numero diapositiva, disabilitare la spunta nelle rispettive caselle;
per eliminare il testo inserito nella casella Fisso, selezionarlo e premere Canc, poi procedere come
indicato al punto 3 della procedura descritta al punto 6.2.3.2.