REGOLAMENTO DISTRETTUALE 2014

Il presente documento è il risultato dei lavori di una commissione costituita da una
componente che ha dato l’impostazione di indirizzo e di sistema e da una componente
tecnica che ne ha verificato la sostenibilità legale, fiscale e di procedura rotariana.
Hanno dato l’impostazione di indirizzo e di sistema
Governatore Distretto 2050 anno 2013-14
prof. ing. Anna Spalla
Governatore Distretto 2050 anno 2014-15
dott. Fabio Zanetti
Governatore Distretto 2050 anno 2015-16
ing. Omar Bortoletti
Hanno verificato la sostenibilità legale, fiscale e di procedura rotariana
Segratario distrettuale
notaio Maurizio De Blasi
Tesoriere distrettuale
dott. rag. Ennio Marchetti
Consulente di procedure rotariane
ing. Giovanni Maino
La Commissione si è anche avvalsa della consulenza della Consulta Permanente dei
Governatori del Distretto 2050
Per quanto non espressamente riportato si rimanda alla versione più recente del Manuale
di Procedura del Rotary International e alle Leggi vigenti.
Piacenza, Maggio 2014
Associazione
Distretto 2050
del
Rotary International
Regolamento Distrettuale
Il Governatore
nella Sua qualità di Presidente dell' "Associazione Distretto 2050 del Rotary
International",
vista la proposta presentata dalla Commissione distrettuale incaricata di formulare i
contenuti del Regolamento Distrettuale,
presa visione della proposta ricevuta, sulla base di quanto previsto dall'art. 17 dello
Statuto della stessa Associazione,
viste le proposte inviate dai Club del Distretto e pervenute con le modalità prescritte, nei
termini indicati
propone all'approvazione del Congresso il seguente
REGOLAMENTO DISTRETTUALE
Il Regolamento è composto da cinque sezioni corrispondenti ai seguenti argomenti:
Designazione del Governatore distrettuale (Sezione A)
Riunioni periodiche nel Distretto (Sezione B)
Utilizzo delle disponibilità finanziarie del Distretto (Sezione C)
Piano direttivo distrettuale (Sezione D)
Prometeo (Sezione E)
Piano strategico distrettuale (Sezione F)
Regole di gestione amministrativa (Sezione G)
Trattamento dati personali (Sezione H)
SEZIONE A DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
DESIGNAZIONE DEL GOVERNATORE DISTRETTUALE
Art.1
Il Governatore distrettuale in carica deve chiedere ai Club del proprio Distretto di
proporre i candidati più adatti al ruolo di Governatore Designato.
Art. 2
La scelta da parte dei club del Governatore Designato deve avvenire in modo decoroso e
responsabile, nel pieno rispetto dei principi del Rotary ed in un arco di tempo compreso
tra i 36 e i 24 mesi prima della data d’inizio dell’incarico (M. di P.)
Art.3
I Distretti sono tenuti a selezionare e ad eleggere alla carica di Governatore la persona
più qualificata e non devono adottare il sistema di assegnare questo incarico a rotazione,
a gruppi di club o aree del distretto (M. di P.)
In merito alla selezione ed all’elezione alla carica di Governatore, nello spirito degli stessi
principi del Rotary, non sono ammessi pregiudizi e discriminazioni che tendano ad
escludere gruppi o categorie di soci, ma dovrà solo ricercarsi la persona più idonea per le
qualità etiche e morali, la disponibilità al servizio ed alla gestione del Distretto, secondo
le prescrizioni del manuale di procedura.
Art.4
Entro il 30 Settembre di ogni anno, il Governatore in carica invita formalmente tutti i
Club del distretto a presentare le proposte di designazione del Governatore distrettuale
che verrà eletto durante il congresso – immediatamente prima dell’anno in cui lo stesso
Governatore eletto verrà istruito all’assemblea internazionale ‐ ed entrerà in carica dal 1°
luglio dell’anno solare susseguente.
Art.5
Ogni Club può presentare solo una singola candidatura, relativa ad un nominativo
prescelto tra i propri soci, entro il 30 Ottobre di ogni anno.
Art.6
La presentazione della candidatura da parte di un Club deve essere discussa ed approvata
nel corso di una normale riunione e deve essere certificata dal Segretario con la dicitura:
“ Nel corso della regolare riunione del club ………, tenutasi il giorno ………, è stata
indicata la candidatura del rotariano …………… Per la designazione a Governatore del
distretto 2050 per l’anno ………”.
La proposta di designazione deve essere accompagnata da:
- un’attestazione del Presidente del club che il candidato è in possesso dei requisiti
necessari allo svolgimento della carica;
- un “curriculum vitae” professionale e personale ed uno rotariano del candidato, con
allegate due fotografie. Nel curriculum rotariano dovrà essere evidenziato quanto segue:
a. che il candidato sia stato socio di uno o più Rotary club per un totale complessivo di
almeno 7 anni e che sia stato presidente del club proponente o di altro club per uno o
più interi mandati;
b. quali siano stati gli incarichi nel club e nel distretto;
c. quali siano stati gli eventi distrettuali, interdistrettuali ed internazionali (congresso
distrettuale ed internazionale, assemblea, forum, seminari, ecc.) a cui ha partecipato,
indicando se con incarichi di relatore o partecipante;
- una scheda redatta e sottoscritta dal presidente del club riportante i seguenti dettagli di
attività rotariane:
⋅ Anno d’ingresso nel Rotary;
⋅ Anno di presidenza del club;
⋅ Incarichi svolti nel club (presidente/membro di commissioni, rappresentante, ecc);
⋅ Assiduità media negli ultimi tre anni;
⋅ Partecipazione a manifestazioni distrettuali (assemblee, congressi, forum, seminari,
ecc.);
⋅ Partecipazione a manifestazioni rotariane nazionali ed internazionali;
⋅ Incarichi distrettuali assunti (assistente, presidente/membro di commissioni, ecc.);
. Riconoscimenti rotariani ricevuti;
⋅ Relazioni su organi di stampa rotariana;
⋅ Ogni altro elemento significativo dell’impegno rotariano;
. Eventuale conoscenza di una delle lingue “ufficiali” del Rotary International.
La dichiarazione di accettazione della carica di Governatore, scritta e firmata
dall’interessato, qualora venisse designato a svolgere il mandato.
Dichiarazione liberatoria ai sensi della D.Lgs 196/2003 relativa al curriculum personale
ed ad ogni informazione individuale.
Art. 7
Chiusura e sigillatura del plico e della busta.
Pena l’esclusione, la busta contenente la scheda dati del Governatore designato deve
essere chiusa e sigillata con l’indicazione esterna “Candidato Governatore 20xx‐20xx”.
Essa va controfirmata sui lembi di chiusura dal Segretario del Club e deve essere
indirizzata alla “Segreteria Permanente Distrettuale” con il relativo indirizzo (Via E.
Gorra 53/55 – 29122 Piacenza).
Non è ammessa alcun altra indicazione oltre al nome del Club di provenienza.
Termini di presentazione:
il plico contenente la busta della “Scheda dati Governatore Designato”, pena
l’esclusione, deve pervenire, a mezzo raccomandata del servizio postale, ovvero mediante
agenzia di recapito autorizzata, ovvero direttamente a mano alla Segreteria permanente
distrettuale, che rilascerà ricevuta, entro il termine perentorio delle ore 12,00 del giorno
30 Ottobre dell’ anno 20xx (in corso).
Art.8
Costituzione della Commissione.
Il Governatore provvede a costituire, entro il 31 dicembre di ogni anno, la Commissione
di designazione composta dai seguenti dodici membri:
- Governatore in carica: presidente senza diritto di voto;
- Governatore eletto, incoming: segretario senza diritto di voto;
- 5 PDG di cui: uno il più recente (immediate) PDG ed i restanti quattro designati dalla
Consulta dei PDG secondo criteri definiti all'interno della stessa Consulta. Tutti i cinque
componenti avranno diritto di voto. La Consulta dei PDG dovrà inoltre indicare almeno
due membri supplenti.
- 5 Past President: eletti come in appresso, con diritto di voto.
Art.9
Scelta dei 5 Past President.
I cinque ex Presidenti di Club vengono scelti dai Presidenti in carica tra quelli che hanno
effettuato l’anno di presidenza nel triennio precedente, con esclusione di coloro che
ricoprono al momento la carica di Assistenti. L’elezione, indetta dal Governatore,
preferibilmente durante la giornata dedicata al seminario sulla Rotary Foundation, deve
essere effettuata entro il 30 novembre di ogni anno, con voto uninominale e segreto. I
cinque seggi saranno presieduti da Assistenti del Governatore, appositamente delegati
dallo stesso.
La composizione dei Club che concorrono a formare ciascun intergruppo, dovrà tener
conto (in migliore approssimazione ad un quinto del totale distrettuale) dei voti
congressuali pertinenti ai Club secondo la consistenza numerica dichiarata all’inizio
dell’anno rotariano. Il Rappresentante di intergruppo così scelto è comunque portatore,
nella Commissione di elezione del DGE, di un voto.
I Presidenti di club indicano anche cinque componenti supplenti, che subentrano ai
componenti effettivi eventualmente impediti, che verranno comunque convocati alla
riunione di designazione, alla quale possono assistere senza facoltà di intervento, anche
se non subentrati agli effettivi.
I componenti rappresentanti dei Club nella Commissione di elezione, che risultano
effettivi in occasione della sessione di elezione del Governatore Designato, non possono
essere più componenti della Commissione nei due anni successivi.
Tra i Rappresentanti dei Club nella Commissione non possono evidentemente
presentarsi Soci che hanno presentato la loro candidatura a Governatore Designato.
Sono, quindi, esclusi da rappresentanti di gruppo, oltre i soci dei club che hanno
presentato candidature a governatore per l’anno di riferimento, quelli nominati nei due
anni precedenti e quelli dei club di nuova formazione che hanno ricevuto la Carta
Costitutiva nell’anno in corso.
Art.10
1° fase dei lavori della Commissione.
Entro il 31 gennaio di ogni anno, il Governatore, Presidente di Commissione, ed il
Segretario (DGE) svolgono la riunione preliminare, la quale:
- verifica la data d’arrivo e l’integrità dei plichi;
- apre le buste in ordine di data d’arrivo;
- verifica la documentazione allegata alle proposte di designazione.
Il Governatore, entro il 28 febbraio di ogni anno, convoca i candidati stessi per
l’audizione di fronte alla Commissione.
L’audizione avverrà all’ora e nel giorno, indicati dal Governatore.
Tutti i Candidati dovranno trattare, nel medesimo tempo assegnato, gli stessi argomenti
preventivamente definiti dalla Commissione. Il giudizio finale dovrà essere improntato
sul rispetto dei seguenti criteri generali:
capacità di argomentazione e di sintesi;
capacità di analisi e giudizio;
persuasività;
competenza generale sulle questioni rotariane;
visione (Rotary, Distretto);
aree di focalizzazione.
2° fase dei lavori della Commissione.
Il Governatore, dopo le audizioni, invita la Commissione ad esprimere la propria scelta
tramite il voto.
Tutti i dodici membri - il Presidente, il Segretario ed i 10 membri della Commissione di
Designazione - una volta scelti e definite le eventuali sostituzioni per l’impossibilità ad
intervenire di alcuni membri, non sono più sostituibili, nemmeno per delega.
Questi vengono convocati dal Governatore, facente funzione di Presidente della
Commissione, per l’elezione senza vincolo di mandato, né per territorio, né per scelte
predefinite personali o di club.
Nel caso che il Governatore fosse impedito a presenziare, la presidenza sarà assunta da
un PDG scelto dallo stesso Governatore.
Il Governatore eletto funge da segretario verbalizzante, senza diritto di voto. In sua
assenza l’incarico verrà assunto dallo stesso Presidente o da un componente la
Commissione designato dal Presidente.
In apertura di riunione, il Governatore ne accerta la validità costatando la presenza di
almeno 6 membri votanti della commissione (numero legale).
Il Presidente illustra le candidature fornendo ai presenti tutte le informazioni disponibili
e si assicura che tutti i membri siano a conoscenza delle qualità dei candidati e siano in
possesso degli elementi necessari per una completa valutazione.
Tutti i membri votanti della Commissione hanno egual diritto di voto ed in caso di
perdurante parità, dopo la terza votazione, voterà anche il Governatore in carica.
La votazione avviene a scrutinio segreto e non è consentita l’astensione.
Art.11
Al termine delle votazioni, il Segretario redige un verbale che riporta i risultati delle varie
votazioni e la descrizione che certifica la designazione del Governatore “designato”.
Il verbale, firmato dal Governatore in qualità di Presidente e dal Segretario è acquisito
agli atti del Distretto per le comunicazioni e gli adempimenti conseguenti.
SEZIONE B DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
Riunioni periodiche nel Distretto
B.1. Riunioni distrettuali dell'anno rotariano
Le riunioni distrettuali dell'anno sono le seguenti:
Seminario sulla leadership;
Seminario sulla Fondazione Rotary;
Congresso distrettuale.
Il Governatore convoca e presiede tutte le riunioni distrettuali ufficiali.
Le riunioni formative distrettuali destinate ai dirigenti incoming sono le seguenti:
Pre - Seminario d'istruzione dei Presidenti eletti (Pre-SIPE), di carattere facoltativo;
Seminario di istruzione della squadra distrettuale (SISD), di carattere facoltativo;
Seminario d'istruzione dei Presidenti eletti (SIPE);
Assemblea di formazione Distrettuale (ex Assemblea Distrettuale);
Seminario sull'effettivo;
Seminario sulla gestione delle sovvenzioni della Fondazione Rotary, di carattere
facoltativo.
Il Governatore eletto convoca e presiede tutte le riunioni distrettuali ufficiali
destinate ai dirigenti incoming.
B.2. Pre Seminario d'istruzione dei Presidenti eletti (Pre-SIPE).
Il Pre-SIPE, iniziativa di carattere facoltativo, è un incontro di una giornata, organizzato
preferibilmente tra i mesi di ottobre e dicembre, che ha lo scopo di:
- dare al Governatore eletto la possibilità di incontrare per la prima volta i Presidenti
eletti e costruire delle relazioni di amicizia e collaborazione; fornire le informazioni
necessarie per programmare l'attività futura; illustrare il funzionamento del sito internet
del Rotary International e del sito internet del Distretto; presentare gli strumenti messi a
disposizione dal Rotary International; presentare i documenti normativi internazionali e
distrettuali; consentire ai Presidenti eletti di conoscersi fra loro e programmare iniziative
comuni e di interclub.
Il Pre-Sipe è organizzato dal Governatore eletto in collaborazione con il Governatore,
secondo modalità da stabilirsi di volta in volta.
L'istruttore distrettuale cura la pianificazione e la conduzione del Seminario sotto la
direzione e la supervisione del Governatore eletto.
B.3. Seminario di istruzione della squadra distrettuale (SISD).
Il Seminario di istruzione della squadra distrettuale, iniziativa di carattere facoltativo, è un
incontro di una o più giornate, organizzato preferibilmente tra i mesi di dicembre e
febbraio, con lo scopo di: formare gli assistenti del Governatore, i Presidenti delle
Commissioni distrettuali entranti ed eventuali altre figure inserite nell'Organigramma
distrettuale, sulla base del Piano Direttivo distrettuale; dare al Governatore eletto la
possibilità di incontrare e motivare la squadra distrettuale; permettere ad Assistenti e
Responsabili Fondazione Rotary di raccordarsi per guidare i Club alla imminente
presentazione delle Domande di Sovvenzioni Distrettuali.
Gli argomenti da trattare sono: tema annuale; amministrazione del Distretto, ruoli e
responsabilità; assistenza ai Club nell'implementazione del Piano direttivo di club;
risorse; pianificazione annuale e a lungo termine; comunicazione.
Il seminario è organizzato dal Governatore eletto in collaborazione con il Governatore
in carica.
L'istruttore distrettuale cura la pianificazione e la conduzione del Seminario sotto la
direzione e la supervisione del Governatore eletto.
B.4. Seminario d'istruzione dei Presidenti eletti (SIPE).
Il Seminario d'istruzione dei Presidenti eletti (SIPE) è un incontro di una o più giornate,
organizzato preferibilmente per i mesi di febbraio o marzo, che ha lo scopo di:
- preparare i Presidenti eletti dei Club agli incarichi che li attendono;
- dare al Governatore eletto e agli assistenti del Governatore entranti la possibilità di
incontrare e motivare i Presidenti eletti e consorti e costruire delle relazioni di amicizia e
collaborazione.
Gli argomenti da trattare sono: tema annuale; ruoli e responsabilità; scelta degli obiettivi;
selezione e formazione dei dirigenti di club; amministrazione del club; effettivo; progetti
di servizio; Fondazione Rotary, con particolare riguardo alle modalità di partecipazione
alle sue sovvenzioni ed ai suoi programmi; pubbliche relazioni; risorse; pianificazione
annuale e a lungo termine.
Al SIPE partecipano il Governatore eletto, gli Assistenti del Governatore eletto,
l'Istruttore distrettuale e i Presidenti eletti di tutti i Club del Distretto. E' facoltativa la
presenza di Segretari, Tesorieri e Prefetti eletti.
Gli Assistenti devono promuovere la partecipazione all'evento dei Presidenti dei Club a
loro assegnati e incoraggiare l'affiatamento tra i Presidenti eletti, il Governatore e i suoi
Assistenti.
Il seminario è organizzato dal Governatore eletto in collaborazione con il Governatore
in carica; sono presenti di norma i PDG.
L'Istruttore distrettuale cura la pianificazione e la conduzione del Seminario sotto la
direzione e la supervisione del Governatore eletto.
B.5. Assemblea di formazione distrettuale dei dirigenti di Club.
L'Assemblea di formazione distrettuale dei dirigenti di Club è l'ultimo momento di
formazione dei dirigenti incoming del Distretto. È un incontro di una o più giornate,
organizzato preferibilmente tra i mesi di marzo, aprile o maggio. In ogni caso il
Seminario dovrà svolgersi dopo il SIPE e prima del Congresso distrettuale.
Il Seminario ha lo scopo di: preparare i dirigenti entranti dei Club agli incarichi che li
attendono; dare al Governatore eletto e agli Assistenti del Governatore entranti la
possibilità di incontrare e motivare i dirigenti entranti e costruire delle relazioni di
amicizia e collaborazione.
Gli argomenti da trattare sono: tema annuale; ruoli e responsabilità; direttive e norme
procedurali; selezione e addestramento della squadra; pianificazione annuale e a lungo
termine sulla base delle risorse economiche ed umane.
Il Seminario è rivolto ai Presidenti eletti ed ai soci chiamati a svolgere incarichi di rilievo
nel nuovo anno sociale: Segretario; Tesoriere; Prefetto; Presidenti delle Commissioni
Pubbliche relazioni, Effettivo, Progetti di servizio, Fondazione Rotary.
L'Assemblea è organizzata dal Governatore eletto in collaborazione con il Governatore
in carica.
L'Istruttore distrettuale cura la pianificazione e la conduzione dell'Assemblea sotto la
direzione e la supervisione del Governatore eletto.
I responsabili distrettuali cureranno le sessioni di competenza.
B.6. Seminario sull'effettivo.
Il Seminario distrettuale sull'effettivo si svolge, preferibilmente, nei mesi di aprile o
maggio o giugno (dopo l'assemblea di formazione distrettuale).
Il Seminario ha lo scopo di sviluppare nei partecipanti le competenze, le conoscenze e le
motivazioni necessarie per servire in maniera adeguata i Club del Distretto ed
espanderne l'effettivo.
Gli argomenti da trattare sono: importanza dell'effettivo; conservazione dei soci;
reclutamento; istituzione di nuovi club; ruoli e responsabilità; risorse, dove reperirle e
come usarle.
Il seminario è aperto ai Presidenti di club, ai membri delle Commissioni di Club e
distrettuali per l'effettivo e l'espansione, agli Assistenti del Governatore e ad altri
rotariani interessati.
Il seminario è organizzato dal Governatore eletto. La Commissione distrettuale per lo
sviluppo dell'effettivo e l'Istruttore distrettuale curano la pianificazione e la conduzione
del Seminario sotto la direzione e la supervisione del Governatore eletto.
B.7. Seminario sulla gestione delle sovvenzioni della Fondazione Rotary.
Il seminario sulla gestione delle sovvenzioni della Fondazione Rotary si svolge secondo
le indicazioni del distretto ed è organizzato dal Governatore eletto.
E' rivolto ai Presidenti in carica, ai Presidenti incoming, ai componenti delle
Commissioni di Club per la Fondazione Rotary, ai Governatori in carica, eletti e designati
ed ai loro assistenti, ma è aperto a tutti i soci del Distretto.
Ha lo scopo di illustrare la gestione di una sovvenzione della Fondazione Rotary; aiutare
i club nella procedura di qualificazione.
Gli argomenti da trattare sono: pianificazione di un progetto di successo; richiesta e
gestione della sovvenzione; gestione responsabile dei fondi; procedure e condizioni per
la qualificazione del Club.
Esso può essere effettuato in concomitanza con il PRE –SIPE nei mesi da Ottobre a
Dicembre.
B.8. Seminario sulla leadership distrettuale.
Il Seminario sulla leadership distrettuale si svolge, preferibilmente, subito prima o dopo il
congresso distrettuale.
Il Seminario ha lo scopo di formare dirigenti rotariani che abbiano le capacità, le
conoscenze e le motivazioni necessarie per servire il Rotary a livello distrettuale e oltre.
Gli argomenti da trattare sono: tecniche motivazionali e di leadership; tendenze in
ambito distrettuale o regionale; pianificazione di un progetto internazionale di servizio;
pianificazione di una riunione distrettuale; opportunità di leadership.
Il seminario è aperto a rotariani che abbiano presieduto un Club o ricoperto per almeno
tre anni una carica dirigenziale all'interno del Club e ad altri rotariani interessati.
Il seminario è organizzato dal Governatore. L'Istruttore distrettuale cura la
pianificazione e la conduzione del Seminario sotto la direzione e la supervisione del
Governatore.
B.9. Seminario sulla Fondazione Rotary
Il Seminario distrettuale sulla Fondazione Rotary intende incrementare il sostegno dei
soci alla Fondazione offrendo loro una panoramica completa ed esauriente dei suoi
programmi e delle sue iniziative.
Si svolge di norma nel mese di novembre.
Il Seminario ha lo scopo di: motivare i rotariani a partecipare attivamente ai programmi
della Fondazione; motivare i rotariani a sostenere finanziariamente la Fondazione;
illustrare i programmi principali e il loro regolamento; aggiornare i rotariani sui
programmi e sugli obiettivi della Fondazione per il nuovo anno; riconoscere il contributo
straordinario dato alla Fondazione dai Club e dai singoli soci; rispondere a domande
specifiche.
Gli argomenti da trattare sono: programmi della Fondazione; definizione e
conseguimento di obiettivi specifici; "Ogni rotariano, ogni anno"; organizzazione
distrettuale e di club, la Commissione Fondazione Rotary; il sistema SHARE; gestione
responsabile dei fondi; il messaggio della Fondazione ai soci; qualificazione dei Club al
fine di accedere alle risorse della Fondazione; realizzazione degli obiettivi della
Fondazione; uso dei Fondi di designazione distrettuale (FODD); attività mensili
connesse alla Fondazione Rotary; come coinvolgere nel Rotary gli Alumni della
Fondazione.
Il seminario è indirizzato soprattutto ai Presidenti di Club e incoming, ai componenti
delle Commissioni di Club per la Fondazione Rotary, ai Governatori in carica, eletti e
designati e ai loro Assistenti, ma è aperto a tutti i soci del Distretto interessati ad
informarsi sulla Fondazione e sulle modalità di partecipazione alle sue sovvenzioni ed ai
suoi programmi.
Il seminario è organizzato dalla Commissione distrettuale per la Fondazione Rotary sotto
la direzione e la supervisione del Governatore.
B.10. Congresso distrettuale
Il Congresso distrettuale è la riunione annuale di tutti i rotariani del Distretto.
Si svolge ogni anno nei mesi di maggio - giugno nel luogo scelto dal Governatore, di
regola dopo l'Assemblea di formazione Distrettuale dei dirigenti di Club.
Dura due/tre giornate ed è suddiviso in tre parti: sviluppare un tema distrettuale;
presentare le attività svolte dal Distretto nel corso dell'anno sociale; seduta
amministrativa.
Il Congresso distrettuale non deve coincidere con gli otto giorni precedenti e successivi il
Congresso internazionale.
Il Congresso distrettuale raduna i rotariani del Distretto allo scopo di: riconoscere il
valore dei programmi e dei progetti di servizio svolti nel Distretto; assegnare
riconoscimenti ai rotariani meritevoli; motivare i rotariani a partecipare alle attività di
servizio; far conoscere l'operato del Rotary oltre il Club; fornire un'occasione di
affiatamento tra i soci; consentire ai soci di incontrare i dirigenti rotariani.
Al Congresso distrettuale partecipa un rappresentante del Presidente del RI. Le spese
relative alla partecipazione al Congresso (escluse le spese di viaggio) del rappresentante
presidenziale sono a carico del Distretto.
Nel corso del Congresso è prevista una seduta amministrativa le cui modalità sono
stabilite di volta in volta. La seduta è aperta a tutti i soci dei Club del Distretto, in qualità
di osservatori, che non potranno occupare l'area destinata ai delegati. Gli osservatori non
hanno diritto di parola e di voto.
I delegati dei Club, nella misura di uno ogni 25 soci, occupano l'area della sala a loro
destinata, hanno diritto di parola e di voto.
Il Congresso distrettuale, nel corso della seduta amministrativa, provvede a quanto
stabilito dall'art. 10 dello Statuto.
Il Congresso è organizzato dal Governatore eventualmente collaborato da un'apposita
Commissione.
Il Congresso distrettuale deve evidenziare il tema dell'anno possibilmente collegandolo
con quello dell'anno successivo.
B.11. Altri incontri distrettuali
Il Governatore può programmare, promuovere, organizzare e convocare altre riunioni
distrettuali, sulla base del suo programma annuale.
SEZIONE C DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
Utilizzo delle disponibilità finanziarie del Distretto
C.1. Tesoriere e Commissione distrettuale per la revisione del bilancio consuntivo
Il Tesoriere ha il compito di proporre l'importo della quota sociale da sottoporre al
Congresso (o anche in occasione dell'Assemblea o del S.I.P.E.) per l'approvazione, di
controllare che i libri contabili siano in regola e di conservare la documentazione relativa
a entrate e spese del fondo distrettuale.
D'intesa con il Governatore, il Tesoriere redige il rendiconto preventivo economicofinanziario da sottoporre all'approvazione dell'Assemblea.
L'ammontare di qualsiasi contributo pro capite per i Club a favore del fondo distrettuale
sarà' deciso in conformità con il Regolamento del RI.
Il fondo distrettuale deve essere tenuto in un conto bancario a nome del Distretto e
sotto la supervisione del Governatore insieme e del tesoriere.
Il bilancio consuntivo annuale e la relativa relazione vengono revisionate dalla
Commissione di revisione.
Al bilancio consuntivo dovranno essere inclusi dettagli come prescritto dalla sezione del
Regolamento del RI al punto 15.060.4 .
Il bilancio consuntivo annuale dovrà' essere presentato per l'esame ed approvazione al
successivo Congresso distrettuale.
La Commissione distrettuale per la revisione del bilancio consuntivo è regolata dall'art.
15 dello Statuto dell' Associazione.
C.2. Spese per le attività di Servizio del Governatore
Il Governatore è responsabile del Fondo Distrettuale e del suo utilizzo.
Le spese sostenute dal Governatore, durante il suo anno di incarico, per se è per
consorte/compagno-a, ammesse a rimborso dal Fondo distrettuale del Governatore
sono le seguenti:
Partecipazione ad incontri interdistrettuali con gli altri Governatori del territorio italiano
e ad eventi organizzati con carattere interdistrettuale, comprese quote di finanziamento a
carico del Distretto;
Spese per lo svolgimento delle Visite Ufficiali;
Partecipazione all'Institute, in considerazione del fatto che tale partecipazione non
prevede rimborso alcuno da parte del Rotary International;
Organizzazione del Seminario Distrettuale sulla Rotary Foundation;
Organizzazione di eventuali altri Forum o Seminari sul Tema dell'anno o su altri
argomenti ritenuti di rilievo dal Governatore;
Organizzazione del Congresso Distrettuale;
Organizzazione del Seminario sulla Leadership distrettuale;
Partecipazione alla Convention Internazionale;
Spese di carattere contrattuale e/o di noleggio per utenze telefoniche mobili
limitatamente al DG, al Segretario distrettuale, al Tesoriere distrettuale;
Spese di noleggio per autovettura utile per lo svolgimento dell'attività dell'anno e relative
spese per consumi e manutenzione o, in alternativa, rimborso chilometrico calcolato
sulla base dei parametri definiti dal R.I.;
Spese di rappresentanza;
Erogazioni liberali esclusivamente destinate ad iniziative e progetti di natura rotariana in
ambito distrettuale.
Non sono ammessi rimborsi per spese di trasferta a favore dei collaboratori del
Governatore, i quali espletano attività di Servizio di carattere volontario, eccetto che, in
casi eccezionali, il Governatore utilizzi l'automezzo di uno dei propri collaboratori.
Non sono ammesse a rimborso spese di trasferta, per le iniziative in ambito distrettuale,
per il DGE ed i propri collaboratori.
C.3. Spese per le attività di Servizio del Governatore nominato (DGN)
Le spese sostenute dal Governatore nominato, durante il suo anno di incarico, per sè e
per consorte/compagno-a, ammesse a rimborso dal Fondo distrettuale del Governatore
in carica sono le seguenti:
- partecipazione all'Institute, in considerazione del fatto che tale partecipazione non
prevede rimborso alcuno da parte del Rotary International;
- partecipazione ad incontri interdistrettuali con gli altri DGN del territorio italiano;
Partecipazione al Congresso Distrettuale.
C.4. Spese per le attività di Servizio del Governatore eletto (DGE)
Le spese sostenute dal Governatore entrante, durante il suo anno di incarico, per sè e per
consorte/compagno-a, ammesse a rimborso dal Fondo distrettuale del Governatore in
carica sono le seguenti:
Partecipazione ad incontri interdistrettuali con gli altri DGE del territorio italiano;
Partecipazione all'Institute, in considerazione del fatto che tale partecipazione non
prevede rimborso alcuno da parte del Rotary International;
Organizzazione di un Pre-Sipe;
Spese di rappresentanza per la partecipazione all'Assemblea Internazionale costituite da
piccoli doni tradizionali, biglietti da visita e acquisto di "merchandising" dell'anno;
Organizzazione dell'incontro annuale, al rientro dall'Assemblea Internazionale, con i Past
Governatori del Distretto;
Organizzazione del Seminario di Istruzione della Squadra Distrettuale (SISD);
Organizzazione del Seminario di Istruzione per i Presidenti Eletti (SIPE);
Organizzazione del Seminario sulla Gestione delle Sovvenzioni della Rotary Foundation;
Organizzazione del Seminario Distrettuale sull'Effettivo;
Spese di stampa per l'Organigramma distrettuale;
Organizzazione dell'Assemblea di formazione dei Dirigenti di Club (ex Assemblea
Distrettuale);
Partecipazione al Congresso Distrettuale;
Partecipazione alla Convention Internazionale;
Spese di carattere contrattuale e/o di noleggio per utenze telefoniche mobili
limitatamente al DGE, Segretario distrettuale, Tesoriere distrettuale.
Non sono ammesse a rimborso spese di trasferta, per le iniziative in ambito distrettuale,
per il DGE ed i propri collaboratori.
C.5. Spese per Ufficio/i di Segreteria
Le sedi e le somme necessarie per l'attività dell'Ufficio o di più Uffici di Segreteria, su
proposta del Governatore, sono stabilite e determinate in sede di bilancio preventivo
annuale. Le spese relative rientrano nelle spese generali del Distretto.
Le somme stanziate per l'attività saranno utilizzate per le seguenti voci di spesa:
acquisto e/o aggiornamento delle attrezzature utili per la gestione dell'attività, stipendi e
oneri per il personale, pagamento di servizi e/o consulenze, spese generali per la
conduzione dell'ufficio, canoni di locazione, utenze, spese di cancelleria, etc.
Il Governatore può nominare e/o confermare qualora nominato dal Governatore che lo
precede un Segretario Esecutivo, dipendente dell'Associazione, il quale svolgerà le
funzioni assegnate dal Governatore e collaborerà con il Segretario Distrettuale.
Nessun rimborso per le attività svolte nel territorio del Distretto sarà riconosciuto al
Presidente ed ai componenti della Commissione distrettuale.
Eventuali residui, sulla base della rendicontazione finale annuale, andranno a confluire
nel fondo distrettuale generale.
C.6. Spese per l'attività di "Scambio giovani"
Le somme necessarie per lo svolgimento dell'attività dello Scambio Giovani sono
rapportate e determinate ogni anno al numero di soci di ogni Club del Distretto. Tale
somma viene individuata all’interno della quota sociale, annualmente determinata come
indicato al precedente punto C.1, ed utilizzata su questa partita solo a seguito di
programmato evento.
Le somme stanziate per l'attività saranno utilizzate per le seguenti voci di spesa: incontri
nazionali ed interdistrettuali del Presidente della Commissione, seminario di istruzione
per gli studenti "outbound", destinati cioè a recarsi all'estero, seminario di istruzione per
gli studenti "inbound", destinati cioè a risiedere per i periodi determinati nei territori del
Distretto, "patches" in stoffa per applicazione sulla giacca ufficiale.
I Club che sponsorizzano i vari giovani interessanti allo Scambio si faranno carico degli
acquisti della giacca ufficiale, dei "pin" distintivi da giacca utili per lo scambio, dei
gagliardetti da consegnare ai Club presso cui i giovani stessi saranno ospitati, delle
somme per le piccole spese ("argent de poche") agli studenti "inbound" a carattere
mensile.
La famiglia del giovane che si recherà all'estero dovrà sostenere le spese di viaggio
(andata e ritorno) e le spese per la polizza assicurativa.
Nessun rimborso per le attività svolte nel territorio del Distretto sarà riconosciuto al
Presidente ed ai componenti della Commissione distrettuale.
Eventuali residui, sulla base della rendicontazione finale annuale, andranno a confluire
nel fondo distrettuale generale.
C.7. Spese per Azione Giovani
Il Distretto intende instradare i giovani verso un futuro migliore, aiutandoli a sviluppare
le loro capacità individuali, offrendo loro programmi in grado di affrontare i loro bisogni
fondamentali.
Tale attività è svolta attraverso i seguenti programmi ufficiali: Interact, Rotaract, Ryla e
Scambio giovani.
Nel bilancio preventivo del Fondo distrettuale sono previste voci di spesa: per il
Distretto e/o singoli Club Interact 2050; per il Distretto Rotaract 2050; per
l'organizzazione del RYLA distrettuale.
Per iniziative di carattere interdistrettuale, come il RYLA nazionale, il Governatore potrà
porre a carico del Fondo distrettuale le spese per trasporto e per partecipazione,.
Per le spese riguardanti lo Scambio Giovani si rimanda all'apposito capitolo del presente
Regolamento.
C.8. Spese per Pubblicazioni e Comunicazione
Sono strumenti di informazione e comunicazione del Distretto: la pubblicazione
dell'Annuario Distrettuale e/o Nazionale; la pubblicazione dell'Organigramma
distrettuale; la pubblicazione del Notiziario distrettuale e/o di eventuale Rivista
Distrettuale;
La lettera mensile del Governatore ai Presidenti ed ai Segretari dei Club del Distretto; il
Sito Internet e la presenza sui Social Network.
Sono previste altre forme di informazione e comunicazione quali gli interventi e le
presenze sulla stampa, sulle trasmissioni radiofoniche e televisive, e la produzione di
materiale audio visivo e multimediale.
Il Governatore distrettuale, in sede di presentazione del Bilancio preventivo per il Suo
anno di Servizio, presenterà il Piano di comunicazione nel quale verranno specificate le
forme prescelte per il Distretto ed analiticamente indicate le previsioni di spesa.
C.9. Spese per ospitalità e rappresentanza
Nell'organizzazione del Congresso Distrettuale sarà tenuta in considerazione la necessità
di favorire la partecipazione attiva dei Past Governatori Distrettuali (PDG) per
permettere il trasferimento di conoscenza ed esperienza fra vecchi e nuovi Rotariani.
A tale scopo il Distretto si farà carico delle spese di ospitalità dei PDG e consorti, con
esclusione di spese di trasferta e iscrizione all'evento.
Le modalità di partecipazione e copertura delle spese per il Governatore entrante (DGE)
e per il Governatore nominato (DGN) sono previste, nel presente regolamento, nei
capoversi che riguardano tali figure.
Sono integralmente a carico del Distretto, in occasione delle sopra richiamate
manifestazioni distrettuali il Rappresentante del Presidente Internazionale e consorte, i
Dirigenti del Rotary International, i componenti dello Staff del Governatore distrettuale
e consorti, tutti i relatori sia Rotariani che non Rotariani e consorti, i Consiglieri di
Segreteria ed il Segretario esecutivo di volta in volta chiamati a presenziare dal
Governatore.
Agli Assistenti del Governatore e consorti, in occasione delle sopra richiamate
manifestazioni distrettuali, è riservata ospitalità per la Cena di Gala.
Resta salva la possibilità per il Governatore di disporre eventuali altre ospitalità che
ritenesse necessarie.
In occasione dell'organizzazione di altri eventi di carattere distrettuale, che non
prevedono pernottamenti, quali i Seminari obbligatori, i Seminari facoltativi ed i Forum
distrettuali, il Governatore, sulla base del programma, stabilirà di volta in volta le
modalità di ospitalità.
Sulla base della prassi consolidata di ospitalità, in occasione delle Visite ufficiali del
Governatore ai Club, il componente dello staff e consorte che accompagnerà il
Governatore godrà della medesima ospitalità.
C.10. Destinazione dei residui annuali del Fondo distrettuale
Entro il termine massimo del 30 Settembre immediatamente successivo alla conclusione
del Suo anno di Servizio, il Governatore consuntiva ogni residuo finanziario sul conto
corrente del Fondo Distrettuale.
Le destinazioni di tali residui debbono essere preventivamente indicate dal Governatore
nel Bilancio preventivo del Suo anno di Servizio.
Le voci ammesse per tali destinazioni sono le seguenti:
Fondo internazionale della Rotary Foundation nelle sue varie articolazioni e possibilità di
finanziamento;
Fondo distrettuale con vincolo di destinazione per Progetti di Servizio rotariani di
carattere locale o di carattere internazionale, con o senza il concorso delle contribuzioni
della Fondazione;
Fondi delle Fondazioni e Premi rotariani nazionali e/o distrettuali;
Fondo distrettuale per le calamità naturali.
Governatore in carica avrà cura di seguire la ricognizione dei fondi e garantire il rispetto
delle destinazioni prescelte.
SEZIONE D DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
Piano Direttivo Distrettuale
Il Piano Direttivo Distrettuale è composto dai seguenti organi distrettuali:
D.1. Governatore
È il Presidente dell'Associazione. I compiti e le funzioni del Presidente sono
regolamentati dall'art.12 dello Statuto.
D.2. Consiglio direttivo distrettuale
I compiti e le funzioni del Consiglio Direttivo Distrettuale sono regolamentati dall'art.13
dello Statuto.
Il Governatore può nominare altresì un Consiglio costituito dai suoi più stretti
collaboratori, al fine di coordinare e programmare le attività distrettuali. Il Governatore
stabilisce tempi e modalità di convocazione e di funzionamento di tale Consiglio che è
improntato sulla struttura del Consiglio Direttivo di Club.
D.3. Consulta dei Past Governors
I compiti e le funzioni del Consiglio dei Past Governors sono regolamentati dall'art.14
dello Statuto.
D.4. Commissione di revisione
I compiti e le funzioni della Commissione di Revisione sono regolamentati dall'art.15
dello Statuto.
D.5. Governatore Eletto
II Governatore eletto è il Governatore che entra in carica il primo Luglio dell'esercizio
sociale successivo a quello in corso. Egli è componente di diritto del Consiglio Direttivo
Distrettuale. Il Governatore eletto organizza, di concerto con il Governatore in carica,
il seminario sulla gestione delle sovvenzioni della Fondazione Rotary,
il seminario di istruzione della squadra distrettuale (SISD),
il seminario di istruzione dei Presidenti eletti (SIPE e Pre-SIPE)),
il seminario sull'effettivo,
l'Assemblea di formazione Distrettuale dei Dirigenti di Club.
D.6. Governatore Designato e Nominato
Il candidato selezionato a seguito della procedura prevista nella Sezione A del presente
Regolamento assume inizialmente il titolo di Governatore designato e, successivamente,
il 1° luglio di due anni prima di entrare in carica come Governatore distrettuale, assume
il titolo di Goverrnatore nominato.
D.7. Segretario distrettuale
Il Segretario Distrettuale assiste il Governatore nello svolgimento delle attività, cura la
redazione dei verbali delle assemblee distrettuali, invia ai Club circolari amministrative e
di notifica, cura, custodisce e mette a disposizione degli aventi diritto alla consultazione
tutti i documenti del Distretto e dei Club aventi interesse distrettuale.
Il Governatore, sulla base delle esigenze del suo programma, può nominare un
Segretario Esecutivo che coadiuva il Segretario Distrettuale.
D.8. Tesoriere distrettuale
Il Tesoriere distrettuale si occupa con il Governatore della gestione del Fondo
Distrettuale di cui all'art.6 dello Statuto dell'Associazione, nonché delle obbligazioni
monetarie contratte in nome e per conto del Distretto. Per questo scopo gestisce in
nome e per conto del Distretto uno o più conti correnti bancari o postali intestati
all'Associazione Distretto 2050 del Rotary International con facoltà di firma disgiunta
per il Governatore. Il Tesoriere Distrettuale redige il bilancio preventivo e il bilancio
consuntivo, provvede a riscuotere le quote associative dovute dai Club e tutte le altre
entrate previste, si occupa dei pagamenti e di quant'altro necessario per far fronte agli
impegni finanziari assunti dal Distretto, liquida, previo esame della relativa
documentazione, i rimborsi a coloro che ne hanno diritto, tiene aggiornata la contabilità
e conserva tutta la documentazione relativa alle operazioni finanziarie effettuate.
D.9. Istruttore distrettuale
L'Istruttore distrettuale collabora con il Governatore in carica, con il Governatore Eletto
e con gli organizzatori di tutte le riunioni di formazione alla preparazione dei dirigenti di
Club e del Distretto e alla formazione continua di tutti i Rotariani.
L'incarico deve essere affidato ad un socio attivo di un Club del Distretto che deve aver
svolto in passato il ruolo di Governatore Distrettuale, Assistente del Governatore o
Presidente di Commissione.
D.10. Prefetto distrettuale
Il prefetto distrettuale coadiuva il Governatore nell'organizzazione di tutte le
manifestazioni distrettuali. Egli è il responsabile del rispetto del cerimoniale del Distretto
e custodisce il labaro, la campana e quant'altro necessario per lo svolgimento degli eventi
distrettuali.
Il Governatore, sulla base delle esigenze del suo programma, può nominare uno o più
responsabili degli eventi distrettuali e uno o più responsabili delle risorse multimediali
per collaborare con il Prefetto Distrettuale nell'organizzazione logistica di tutte le
manifestazioni ed eventi del Distretto.
D.11.Assistenti del Governatore
Gli Assistenti del Governatore hanno mandato annuale, rinnovabile per non più di tre
anni anche non consecutivi e devono:
essere stati Presidenti di Club;
aver ricoperto incarichi a livello di Staff del Governatore o di Squadra distrettuale;
aver partecipato nell'ultimo anno al Congresso Distrettuale;
aver partecipato negli ultimi anni ad un Seminario Distrettuale sulla Leadership, ad uno
sulla Rotary Foundation e ad uno sullo Sviluppo e Mantenimento dell'Effettivo.
Agli Assistenti del Governatore sono affidati i compiti previsti dal Manuale di Procedura
del Rotary International.
D.12 Consiglio del Governatore
Il Governatore può nominare un Consiglio costituito dai suoi più stretti collaboratori, al
fine di coordinare e programmare le attività distrettuali.
Esso di norma è composto da:
Governatore
Vice Governatore
Governatore Eletto
Segretario distrettuale
Segretario esecutivo distrettuale
Tesoriere distrettuale
Prefetto distrettuale
Consigliere distrettuale Azione Interna
Consigliere distrettuale Azione di Interesse Pubblico
Consigliere distrettuale Azione Professionale
Consigliere distrettuale Azione per i Giovani
Consigliere distrettuale Azione Internazionale
Consigliere distrettuale Presidente Commissione Fondazione Rotary
RD Rotaract
Il Governatore stabilisce tempi e modalità di convocazione e di funzionamento di tale
Consiglio che è improntato, al pari del Consiglio Direttivo di Club, sulle vie d'azione del
Rotary:
D.12.1 Azione Interna
L'azione interna, prima via d'azione rotariana, riguarda le attività che ogni socio deve
intraprendere nell'ambito del club per assicurarne il buon funzionamento.
Il Consigliere Distrettuale con delega all'Azione Interna coordina le seguenti
sottocommissioni:
D.12.1.1 Eventi
La Commissione opera d'intesa con il Governatore e la Commissione Immagine e
Pubbliche Relazioni; ciascun componente rappresenta per il proprio territorio il punto di
riferimento per l'organizzazione di eventi distrettuali; il Prefetto Distrettuale ha funzioni
di coordinamento e indirizzo.
D.12.1.2 Espansione, mantenimento e sviluppo dell'effettivo
Ha il compito di identificare, implementare e pubblicizzare strategie per lo sviluppo
dell'effettivo da porre a servizio dei club. I suoi componenti hanno in particolare il
compito, d'intesa con il Governatore, di:
- incoraggiare i club a rappresentare demograficamente le proprie comunità a livello
professionale (classifiche), ad usare gli strumenti del R.I. per l'effettivo, a creare un piano
di potenziamento dell'effettivo e a conservare l'attuale effettivo;
- visitare i club, se richiesti, per parlare delle strategie efficaci ed appropriate alle esigenze
dei club stessi;
- individuare, studiare e proporre territori privi di club, che sarebbero in grado di
sostenerne uno di nuova istituzione e le località in cui sarebbe possibile aprirne di nuovi,
senza influire negativamente sui club esistenti;
- pianificare e condurre un seminario distrettuale dedicato all'effettivo.
D.12.1.3 Formazione e istruzione
Ha il compito di collaborare con il Governatore e il Governatore Eletto
nell'organizzazione di corsi di formazione per i dirigenti distrettuali e di club.
Il Governatore può nominare per ciascuno dei Gruppi in cui sono suddivisi i club del
Distretto un Responsabile della Formazione, con mandato annuale, rinnovabile per non
più di tre anni anche non consecutivi. Il Responsabile della Formazione del Gruppo, in
accordo con il Presidente della Commissione Distrettuale e con l'Istruttore Distrettuale
organizza e dirige incontri di formazione rotariana.
D.12.1.4 Immagine e Pubbliche Relazioni
Ha il compito di promuovere il Rotary presso il pubblico esterno e favorire la
comprensione, l'apprezzamento e il sostegno dei programmi dell'organizzazione.
Il Governatore può nominare per ciascuno dei Gruppi in cui sono suddivisi i club del
Distretto un Responsabile Immagine e Pubbliche Relazioni, il quale ha il compito di
partecipare alla vita dei club; raccogliere le informazioni e le notizie utili sulle attività dei
club da divulgare agli organi di stampa, ai mass-media, al responsabile del Notiziario
Distrettuale e/o Rivista Distrettuale e della Rivista Regionale; collaborare direttamente
con il Presidente della Commissione Immagune e Pubbliche Relazioni distrettuale.
D.12.2. Azione professionale
La Commissione ha il compito di sviluppare nei rotariani del Distretto l'importanza di
operare nell'esercizio delle professioni attraverso elevati principi etici e di attuare progetti
che consentano di mettere le loro capacità professionali al servizio delle nostre comunità.
Il Consigliere Distrettuale con delega all'Azione Professionale coordina le seguenti
sottocommissioni:
D.12.2.1. Azione professionale a favore delle nuove generazioni
La commissione svolge attività di sensibilizzazione e stimolo presso i Club sui temi delle
nuove generazioni, sia per le Azioni istituzionali del Rotary sia per le iniziative dei singoli
club che volessero intraprendere attività di orientamento professionale a favore dei
giovani.
D.12.3. Azione di interesse pubblico
L'azione di interesse pubblico riguarda le iniziative intraprese dai soci a favore della
collettività locale.
Il Consigliere Distrettuale con delega all'Azione di interesse pubblico coordina le
eventuali sottocommissioni.
D.12.4 Azione Internazionale
L'azione Internazionale ricomprende tutte le azioni intraprese per allargare la portata
delle attività umanitarie del R.I. nel mondo e promuovere la comprensione e la pace tra i
popoli.
Il Consigliere Distrettuale con delega all'Azione Internazionale coordina le seguenti
sottocommissioni:
D.12.4.1 Promozione progetti distrettuali e internazionali
D.12.4.2 Scambi amicizia rotariana
Ha il compito di aiutare i club a stabilire contatti con i club di altri Distretti coordinando
tutte le attività connesse a questo programma e fornendo un supporto operativo ai
rotariani e ai club a ciò interessati.
D.12.4.3 Promozione congresso R.I.
D.12.4.4 Comitati Interpaese
Ha il compito di divulgare presso i club l'attività dei CIP a favore dell'iniziativa di pace
nel Mediterraneo, sensibilizzando i club a definire azioni e/o gemellaggi con club di
territori definiti in coerenze con gli obiettivi dei CIP.
D.12.5 Azione per i Giovani
La commissione svolge attività di sensibilizzazione e stimolo presso i Club sui temi delle
nuove generazioni, sia per le Azioni istituzionali del Rotary sia per le iniziative dei singoli
club.
Il Consigliere Distrettuale con delega all'Azione Internazionale coordina le seguenti
sottocommissioni:
D.12.5.1 Interact
Ha il compito di attuare nei Club Interact una formazione basata sui principi rotariani e
di attuare forme di stretta collaborazione tra Interact, Rotaract e Rotary, anche mediante
forme di attività congiunte. Ha il compito di fare rispettare il Codice Etico per l' Interact
e i limiti anagrafici previsti per l' appartenenza al Club.
D.12.5.2 Rotaract
Ha il compito di attuare nei Club Rotaract una formazione basata sui principi rotariani,
supportare i Club Rotaract nel perseguimento degli obiettivi dell'anno, attuare forme di
stretta collaborazione tra Interact, Rotaract e Rotary, anche mediante forme di attività
congiunte.
D.12.5.3 Scambio Giovani
La Commissione coordina e promuove le attività svolte dal Distretto nell'ambito del
programma e mantiene i collegamenti con il Rotary International, il Governatore e i
club. In particolare la Commissione ha il compito di implementare nel Distretto
procedure relative alla gestione dei rischi e delle crisi e di effettuare programmi di
formazione per i club, per i giovani in partenza, per i giovani in arrivo e per le famiglie
ospitanti.
D.12.5.4 RYLA
Ha il compito di organizzare il RYLA distrettuale, incoraggiando i Club del Distretto a
sponsorizzare la partecipazione di giovani.
D.12.5.5. RYLA junior
Ha il compito di organizzare gli incontri e di stabilire opportune modalità formative dei
giovani.
D.12.5.6. Famiglia
Ha il compito di essere di supporto alle attività dei club al fine di migliorare l'efficienza
dei club stessi; promuove la creazione di una rete di relazioni tra i vari componenti
(familiari dei rotariani, altri club e distretti, rotaractiani, interactiani, Inner Wheel, gruppi
per reti di relazioni globali, Fondazione, Alumni, partecipanti allo scambio dei Gruppi di
studio e allo Scambio giovani) per svolgere al meglio i propri compiti, perseguendo gli
obiettivi di servizio.
D.12.6 Fondazione Rotary
Ha il compito di istruire e motivare i rotariani del Distretto a contribuire alla Fondazione
ed a partecipare ai programmi della Fondazione.
D.12.7 Commissione Finanze
Ha come obiettivo la corretta e trasparente gestione dei fondi distrettuali; di essa fanno
parte il Presidente ed il Tesoriere di PROMETEO, unica onlus distrettuale deputata a
coadiuvare dal punto di vista finanziario i club nella raccolta di fondi e sponsorizzazioni.
D.12.8 Commissione speciale Focus Area Rotary Foundation
Ha il compito di aiutare i club nella realizzazione di progetti attinenti alle aree di
intervento che il Rotary International e la Fondazione Rotary ritengono prioritarie.
D.12.9 Commissione speciale per l'organizzazione del congresso distrettuale
Ha il compito di promuovere la partecipazione dei rotariani del Distretto al Congresso
Distrettuale.
SEZIONE E DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
PROMETEO
L'Associazione “PROMETEO 2050 - I VOLONTARI DEL DISTRETTO”, che si
propone si perseguire, sul piano pratico e concreto, l'ideale rotariano del “Servire” in
tutte le sue possibili implicazioni in un'ottica volta a superare le dimensioni dei singoli
club, rappresenta l'unica organizzazione di volontariato riconosciuta con funzioni di
collettore distrettuale di risorse umane e finanziarie, al fine di consentire le migliori
condizioni operative, gestionali, amministrative, finanziarie e di corretta certificazione
fiscale per i service sia di club sia distrettuali.
I Dirigenti del Club, che intendano fruire dell’operato di PROMETEO 2050, devono:
a) presentare preliminarmente la domanda di iscrizione a socio di PROMETEO 2050 di
almeno un rappresentante del club, preferibilmente il Presidente e/o il Tesoriere,
ponendo attenzione al fatto che l’anno rotariano inizia il 1° luglio dell’anno in corso e
termina il 30 giugno dell’anno successivo mentre lo status di socio di PROMETEO 2050
ha valenza per anno solare; pertanto se il service si concretizza nel primo semestre
rotariano (luglio-dicembre) potrebbe essere necessario che il rappresentante del club
mantenga l’iscrizione in PROMETEO 2050 anche per l’anno solare successivo, mentre
se il service si concretizza nel secondo semestre rotariano (gennaio-giugno) è sufficiente
l’iscrizione in PROMETEO 2050 per un solo anno solare, a condizione che il ciclo
finanziario del service, come più avanti descritto, si esaurisca entro tale anno solare;
b) elaborare in totale autonomia nel club il service che si intende realizzare, scegliendo
liberamente tema, beneficiari, modalità, budget di spesa, tempistiche, sponsorizzazioni e
raccolte fondi: è tuttavia assolutamente necessario che tali fasi del progetto di service
siano documentate in un fascicolo, anche informatico, da fornire al segretario ed al
tesoriere di PROMETEO 2050 per l’obbligatoria archiviazione a supporto della gestione
amministrativa del service;
c) una volta pianificato il service, che deve avere totale copertura finanziaria da parte del
club, in proprio o tramite sponsor o tramite raccolte fondi, il rappresentante del club lo
sottopone (anche via mail) al Segretario di PROMETEO 2050 che lo notifica al
Consiglio Direttivo per il formale accoglimento; eventuali dinieghi, totali o parziali, al
consenso devono essere celermente ed opportunamente motivati; eventuali carenze
documentative devono altresì essere sanate a cura del rappresentante del club: il
segretario di PROMETEO 2050 avrà cura di tenere sollecitate le parti per la positiva
evoluzione di ogni pratica meritevole di evasione;
d) ottenuto il consenso di PROMETEO 2050 il rappresentante del club si attiva per la
raccolta fondi a copertura finanziaria del service, la sua effettiva realizzazione, la
formalizzazione amministrativa (inoltro fatture fornitori, raccolta documentazioni di
spesa accessorie, ecc.) e l’autorizzazione al tesoriere al pagamento entro i limiti di
copertura finanziaria;
e) solo al completo pagamento degli impegni di spesa generati dalla realizzazione del
service il tesoriere predisporrà la certificazione fiscale delle liberalità ottenute dagli
sponsor, sottoponendola alla firma del Presidente di PROMETEO 2050 ed una volta
sottoscritta recapitandola al rappresentante del club che ne curerà l’inoltro ai propri
sponsor: in questo modo si favorisce un controllo di correttezza e completezza dei dati
da parte sia della tesoreria dell’associazione che da parte del club, oltre a consentire al
Presidente del Club e/o al promotore del service nel club di accompagnare la
certificazione con propria lettera di ringraziamento, mantenendo la paternità del service
ed al contempo gratificando il rapporto interpersonale con gli sponsor del territorio;
f) l’adozione della procedura di cui alla precedente lettera e) comporta l’obbligo di
rispettare la seguente tempistica:
i service annuali concretizzati nel primo semestre rotariano (luglio-dicembre), per i quali
entro dicembre sono state incamerate sponsorizzazioni, devono essere quietanzati entro
fine febbraio dell’anno successivo, per consentire che la procedura permetta il recapito
della certificazione fiscale in tempo utile per le dichiarazioni reddituali (730 ed UNICO);
i service annuali concretizzati nel secondo semestre rotariano (gennaio-giugno) hanno
invece un termine di quietanza più ampio, poiché le sponsorizzazioni possono essere
incamerate entro l’anno solare; anche per questi tuttavia le quietanze degli impegni di
spesa devono avvenire entro fine febbraio dell’anno successivo, per consentire che la
procedura permetta il recapito della certificazione fiscale in tempo utile per le
dichiarazioni reddituali (730 ed UNICO);
g) il rappresentante del club, oltre che essere un tramite tra il club e PROMETEO 2050 è
anche il primario referente per la corretta realizzazione del service all’interno del club
stesso: perciò deve adoperarsi affinché vengano rispettate le tempistiche operative di cui
alla lettera f); sono salve le sole cause di forza maggiore indipendenti dalla sua volontà e
dall’adozione di un comportamento diligente, cause da provarsi senza indugio al
Presidente ed al Tesoriere di PROMETEO 2050; in caso contrario, o qualora tali cause
di forza maggiore non siano adeguatamente giustificate, il progetto di service si intende
abbandonato le somme eventualmente incassate dagli sponsor restituite agli stessi (da cui
nessun obbligo di certificazione fiscale), le somme eventualmente raccolte dal club da
altre fonti o da raccolta fondi restituite al club;
nel caso in cui, invece, sia comprovata la presenza di cause di forza maggiore, in base alla
percentuale di concretizzazione del service si provvederà alla quietanza degli impegni di
spesa sostenuti, dando la precedenza all’utilizzo dei fondi coperti da sponsor per i quali
necessita la certificazione fiscale ed in subordine utilizzando gli ulteriori fondi
diversamente raccolti dal club; le somme residue saranno senza indugio restituite al club;
qualora si configuri la presenza di soli fondi da sponsor si procederà come segue:
per la percentuale di concretizzazione del service si certificheranno fiscalmente le relative
liberalità degli sponsor;
per la parte residua il rappresentante del club dovrà interpellare gli sponsor i quali, per
iscritto, si esprimeranno sulla disponibilità a mantenere integra la sponsorizzazione
autorizzando l’utilizzo della parte residua per le finalità istituzionali di PROMETEO
2050 programmate dal Consiglio Direttivo di concerto con il Governatore in Carica,
oppure in caso contrario richiedendone esplicita restituzione;
h) annualmente PROMETEO 2050 produrrà, oltre al bilancio consuntivo e preventivo e
relativa relazione accompagnatoria, anche un prospetto, anche tabellare, che elenchi i
service concretizzati nel periodo, il loro tema, una sintetica descrizione, il club
promotore o capofila, il nome del rappresentante del club, l’importo sostenuto, la natura
della copertura finanziaria, l’eventuale esubero e relativa destinazione (a fondo
patrimoniale o restituita): tali elaborati saranno pubblicati sul sito del Distretto 2050 e
comunque circolarizzati a tutti i soci rotariani in modo da orientarne favorevolmente la
propria presa di coscienza;
i) in occasione di ogni valorizzazione dell’immagine rotariana verso l’opinione pubblica,
con qualsiasi mezzo di comunicazione utilizzato, nell’illustrare la realizzazione dei propri
service ogni club dovrà aver cura di sottolineare che sono stati gestiti in sinergia e
collaborazione con PROMETEO 2050;
j) annualmente, entro i termini di volta in volta stabiliti dalla normativa fiscale vigente,
PROMETEO 2050 provvederà ad iscriversi negli elenchi degli enti del volontariato che
possono beneficiare della quota del 5 per mille dell’imposta sul reddito delle persone
fisiche da parte dei contribuenti, a sostegno delle proprie finalità istituzionali; una volta
ottenuta la conferma della presenza negli elenchi pubblicati sul sito dell’Agenzia delle
Entrate, la stessa notificherà al Governatore in Carica del Distretto 2050 tale esito
positivo, affinché lo stesso ne dia notizia a tutti i livelli ed in tutti i contesti del territorio
distrettuale rotariano; parimenti i Dirigenti dei Club avranno cura di promuovere la
destinazione del 5 per mille a favore di PROMETEO 2050 in ogni bollettino di club e
loro comunicazione ufficiale, nonché verso l’opinione pubblica, con qualsiasi mezzo di
comunicazione utilizzato, affinché si incrementi costantemente la platea dei contribuenti
sul territorio del Distretto 2050 che attuano detta scelta.
(determina Governatori Anna Spalla/Fabio Zanetti/Omar Bortoletti sottoscritto in
Piacenza, 7 dicembre 2013).
SEZIONE F DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
PIANO STRATEGICO DISTRETTUALE
F.1 Il Piano Strategico Distrettuale
Il Rotary International si è dato un piano strategico che ordina le priorità da perseguire
ai valori fondamentali del Rotary: servizio, amicizia, diversità, integrità e leadership. Esso
comprende anche la dichiarazione d’identità del Rotary come una rete globale di persone
motivate che si impegnano con entusiasmo nelle cause sociali al fine di migliorare la
qualità della vita nelle comunità.
L’allineamento delle priorità strategiche ai valori fondamentali del Rotary e la definizione
di obiettivi misurabili attraverso i quali realizzare queste priorità permettono al piano
strategico del Rotary di delineare chiaramente il percorso per il futuro per la propria
organizzazione di servizio nel mondo: i rotariani hanno così a disposizione una struttura
entro cui operare per realizzare in pieno il motto del Servire al di sopra di ogni interesse
personale.
Coerentemente con quanto definito a livello internazionale, il Distretto 2050 ritiene sia
opportuno e determinante dotarsi di un Piano strategico da sottoporre a revisione ogni
tre anni con condivisione di concezione e di volontà politica, da parte del Governatore
Distrettuale e dei Governatori Eletto e Nominato.
F2. Linee di indirizzo oggetto del Piano strategico Distrettuale
Nel Piano strategico, ogni tre anni, verranno confermate, aggiornate e/o ridefinite le
linee di indirizzo relative a questioni organizzative e di orientamento per il Distretto e
per i suoi Club.
In particolare saranno oggetto del documento di programmazione:
Ambiti e priorità di intervento a livello locale e globale,
Articolazione dell’attività distrettuale in commissioni,
Organizzazione dei Gruppi di Club,
Regole per l’ideazione, progettazione e attuazione degli interventi,
Interazione e collaborazione tra Distretti lombardi,
Collaborazioni tra i Distretti Italiani.
Il Piano Strategico verrà presentato al Congresso Distrettuale relativo al primo anno di
adozione.
SEZIONE G DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
REGOLE DI GESTIONE AMMINISTRATIVA
Gestione amministrativa del distretto
Una corretta e puntuale gestione amministrativa del Distretto richiede che si faccia
riferimento al bilancio preventivo nel decidere ogni spesa a carico del bilancio del
Distretto e che il bilancio preventivo sia aggiornato appena ci siano elementi utili per
definire l’entità di ogni spesa. In ogni caso ogni spesa deve esser autorizzata in via
preventiva con apposito ordine o preventivo firmato dal Governatore. Il documento
fiscale della spesa sostenuta, associato all’ordine o al preventivo autorizzato devono
essere inviati alla sede del Distretto.
Qualora l’attività preveda il concorso di più fornitori, i responsabili incaricati devono far
pervenire alla Segreteria Distrettuale, insieme ai preventivi autorizzati, il riferimento
all’attività svolta e l’elenco nominativo di tutti i fornitori, completo di numero di fattura e
importo dovuto
Coloro che sono incaricati di concludere gli ordini autorizzati dal Governatore devono
accertarsi che i Fornitori emettano corretti documenti fiscali (Fatture – Ricevute –
Scontrini fiscali)
La segreteria del Distretto provvederà a inoltrare al Tesoriere una copia dei documenti
da pagare accertandosi che siano completi delle coordinate bancarie per il bonifico.
Le spese pagate in nome e per conto del Distretto devono essere chieste a rimborso
inviando la richiesta alla Segreteria distrettuale, allegando il documento di spesa. e
comunicando le proprie coordinate bancarie.
Durante l’esecuzione, ogni attività deve essere monitorata con un raffronto al bilancio
preventivo in modo da operare perché essa gli corrisponda in modo adeguato e, qualora
ciò non sia possibile, capirne le motivazioni e decidere adeguati interventi per aggiornare
le previsioni e le attività restanti.
Curando che le entrate e le uscite relative al bilancio del Distretto siano determinate e
verificate entro l’anno di gestione di ciascun Governatore, dovrebbe esser semplice avere
un bilancio consuntivo da certificare subito dopo la chiusura dell’anno rotariano.
Gestione amministrativa di un Club
Un rotary club deve rispettare le regole del rotary international dotandosi dello statuto e
del regolamento suggeriti dal rotary international e reperibili nel sito www.rotary2050.net
Atti costitutivi o statuti e regolamenti devono essere redatti in forma di atto pubblico o
scrittura privata autenticata o registrata.
La vigente normativa fiscale italiana prevede che non si considerano commerciali, e
quindi non concorrono a formare il reddito complessivo, le attività svolte dai club in
diretta attuazione degli scopi istituzionali effettuate verso pagamento di corrispettivi
specifici a condizione che i regolamenti (non essendo possibile modificare lo Statuto)
contengano le seguenti clausole qualificanti.
1) “divieto di distribuire anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione nonché
fondi, riserve o capitale durante la vita dell’associazione, salvo che la destinazione o la
distribuzione non siano imposte dalla legge.
2) obbligo di devolvere il patrimonio dell’Ente, in caso di suo scioglimento per
qualunque causa, ad altra associazione con finalità analoghe a quelle dell’Ente o ai fini di
pubblica utilità, sentito l’organismo di controllo di cui all’art. 3, comma 190, della legge
23 dicembre 1996, n. 662, e salvo diversa destinazione imposta dalla legge.
(Ad esempio: “obbligo di devolvere il patrimonio dell'ente, in caso di suo scioglimento
per qualunque causa, all'Associazione Distretto 2050 del Rotary International)
3) disciplina uniforme del rapporto associativo e delle modalità associative volte a
garantire l'effettività del rapporto medesimo, escludendo espressamente la temporaneità
della partecipazione alla vita associativa e prevedendo per gli associati o partecipanti
maggiori di età il diritto di voto per l'approvazione e le modificazioni dello statuto e dei
regolamenti e per la noma degli organi direttivi dell'associazione.
4) “obbligo di redigere ed approvare annualmente un rendiconto economico e
finanziario secondo le disposizioni statutarie”.
5) eleggibilità libera degli organi amministrativi, principio del voto singolo di cui
all'articolo 2352, comma 2, del Codice Civile, sovranità dell'assemblea dei soci, associati
o partecipanti ed i criteri di loro ammissione ed esclusione, criteri ed idonee forme di
pubblicità delle convocazioni assembleari, delle relative deliberazioni, dei bilanci o
rendiconti,
6) intrasmissibilità della quota o contributo associativo ad eccezione dei trasferimenti a
causa di morte e non rivalutabilità della stessa.
Ogni rotary club deve dotarsi di codice fiscale richiedendolo all’Agenzia delle Entrate.
Ogni anno occorre trasmettere alla medesima Agenzia i dati del nuovo Presidenterappresentante del club.
Oltre alla clausole sopra indicate il club deve certificare il possesso dei requisiti di non
commercialità mediante l’invio telematico all'Agenzia delle Entrate dei dati e delle notizie
rilevanti ai fini fiscali con modello EAS, entro 60 giorni dalla data di costituzione.
Le eventuali variazioni dello statuto o del regolamento, approvate dall’assemblea dei soci
nel corso di un anno solare, dovranno essere telematicamente comunicate all’Agenzia
delle Entrate entro il 31 marzo dell’anno successivo. Tale adempimento non è necessario
qualora le variazioni riguardino il legale rappresentante ed esclusivamente i punti 20, 21 e
23 (media degli ultimi tre esercizi delle entrate dell'ente), 24 (numero degli associati
dell'ente dell'ultimo esercizio chiuso), 30, 31 e 33 del modello.
Alla fine di ogni anno rotariano deve essere redatto il rendiconto annuale delle entrate e
delle uscite che deve essere approvato dall’assemblea dei soci.
Si raccomanda la tenuta della contabilità durante l’anno
La documentazione amministrativa deve essere ordinatamente conservata.
Conviene dotarsi di un conto corrente bancario intestato al club nel quale far affluire le
entrate per contributi associativi, liberalità e rimborsi.
Le uscite devono essere documentate da fatture, ricevute fiscali o scontrini fiscali
parlanti.
Occorre indicare sempre la causale del bonifico.
Per evitare rilievi fiscali che, oltre a creare problemi per il club, screditerebbero
l’immagine del rotary international, si suggerisce di affidare o far affiancare la tesoreria
dai soci professionisti del settore giuridico economico, certamente in grado di suggerire
i necessari comportamenti amministrativi corretti
L’attività amministrativa di un club, che comprende l’incasso delle quote associative e la
loro destinazione a servizi benefici o a spese in favore dei soci non ha caratteristiche di
commercialita’ e non necessita della partita IVA.
I club che intendono dotarsi o sono già dotati di partita IVA devono farsi assistere da un
professionista.
Si raccomanda di affidare la responsabilità dei progetti ai soci dotati di capacità
progettuale e in grado di presentare corrette rendicontazioni.
SEZIONE H DEL REGOLAMENTO DISTRETTUALE
TRATTAMENTO DATI PERSONALI
L'Associazione è il titolare del trattamento dei dati personali di cui al D.Lvo 196/2003; il
Governatore è il responsabile del trattamento dei dati personali; incaricati sono il
responsabile del sito web e la segreteria permanente in persona della segreteria pro
tempore.
Per ciascun club, il medesimo è il titolare del trattamento dei dati personali; il Presidente
di club è il responsabile del trattamento dei dati personali; incaricati sono il segretario, il
tesoriere ed il prefetto.
Ogni club deve farsi rilasciare dal candidato socio l'autorizzazione al trattamento dei dati
personali da parte del club e strutture collegate (Distretto, R.I., R.F., Prometeo).
DICHIARAZIONE DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI .
INFORMATIVA
Ex art. 13 del D. Lgvo n. 196 – 27 giugno 2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, nel seguito
definita Legge. Le definizioni qui di seguito hanno il significato di cui alla suddetta Legge.
Il Rotary International - Distretto 2050 - Italia -, in quanto Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi
dell’art. 28 della Legge, informa che i suddetti dati, nonché le altre notizie fornite dall’interessato per accedere ai
servizi del Rotary International sono raccolti, registrati, riordinati, memorizzati esclusivamente per le finalità
funzionali alle prestazioni istituzionali (esempio: redazione annuario con elenco soci) nell’ambito del Rotary
International e degli Organismi operanti per il Rotary, riconosciuti dal Distretto 2050 e dai Rotary Club, nel
rispetto della Legge.
Il trattamento è effettuato con mezzi informatici e comunque in osservanza di ogni misura cautelativa della
sicurezza e riservatezza dei dati prevista dalle normative vigenti. Viene altresì precisato che in nessun caso
verranno trattati dati sensibili. I dati sono conservati dal Responsabile del Trattamento.
L’interessato del trattamento dei propri dati personali può avvalersi dei diritti previsti all’art. 7 della Legge e
secondo quanto previsto agli artt. 8 e 9 della stessa Legge.
CONSENSO ( ex art. 23 della Legge )
Letta l’Informativa sul trattamento sul trattamento dei dati personali,
acconsento
---
non acconsento
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affinché il Rotary International – Distretto 2050 – Italia utilizzi i miei dati personali nell’ambito e per esclusive
attività istituzionali del Rotary International, del Distretto 2050, del Rotary Club e degli Organismi da essi
riconosciuti.
acconsento --non acconsento --affinché i miei dati personali vengano resi disponibili nell’ambito e per esclusive attività istituzionali del Rotary
International, del Distretto 2050, del Rotary Club e degli Organismi da essi riconosciuti.
Luogo e data
Firma del socio
Visto il contenuto della proposta di Regolamento pervenuta dalla apposita Commissione
nominata per la predisposizione dello stesso;
Viste le proposte di emendamento e integrazione pervenute dai Club del Distretto
VIENE APPROVATO
il presente Regolamento Distrettuale, ai sensi dell'art. 17 dello Statuto dell'Associazione.
Il Regolamento Distrettuale entra in vigore dal 1.7.2014.