Conservazione sostitutiva dei documenti contabili

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Conservazione sostitutiva
dei documenti contabili
I documenti contabili
I documenti bancari
La raccolta dei documenti negli studi
Collegamento archivio e sistema contabile
Conservazione sostitutiva
in collaborazione con
I documenti contabili
Gli archivi principali della contabilità sono le
fatture emesse e quelle ricevute e abbiamo già
visto che esiste la possibilità di crearle e riceverle
in formato elettronico e di convertire in
elettronico quelle cartacee.
La stessa regola si può applicare agli altri
documenti contabili che provengono dalla
gestione finanziaria, da quella del personale e da
altre fonti per cui laddove è possibile ricevere un
documento elettronico, possiamo attivare una
conservazione totalmente elettronica e in caso di
documento cartaceo acquisirne l'immagine e
conservarla come elettronica.
Nella gestione "tradizionale" i documenti diversi
dalle fatture non vengono numerati
progressivamente e conservati in faldoni separati
per argomento (banche costi rimborsi etc.),e
all'interno di ogni tipologia sono di solito ordinati
per data. Anche questo si può modificare e
utilizzare, come per le fatture, un progressivo
(generale o per tipologia) . Il progressivo va
riportato nella registrazione contabile e fungerà
da collegamento .
FATTURE
EMESSE
Numerazione
progressiva
SUDDIVISI
PER CONTO
ALTRI DOC.
CONTABILI
ORDINATI
PER DATA
FATTURE
RICEVUTE
BANCHE
PERSONALE
Archivi di controllo
Ordini
clienti
rimborsi
spese
ddt
Ordini
fornitori
bolle
Archivi contabili
Costi del
personale
Fatture
emesse
Altri
Costi
Contratti
Fatture
ricevute
Documenti
finanziari
Protocollo
Estratti
conto
Annotazioni riepilogative
Nel caso di costi registrati in maniera
riepilogativa (esempio Rimborsi spese) si potrà
seguire l'organizzazione gestionale e portare
nell'archivio contabile solo il prospetto di sintesi
(magari in forma elettronica con firma digitale
evitando la scansione) e collegarlo ai documenti
analitici gestiti direttamente dagli interessati in
archivi specifici condivisi.
ALTRI COSTI
I documenti bancari
Quasi tutte le aziende oggi dispongono di un
sistema di Home Banking o Corporate Banking,
(C.B. da 1 solo programma si gestiscono tutti i
rapporti bancari ).
Da questi sistemi è, in genere, estremamente
semplice produrre le contabili in formato
elettronico. La loro conservazione in modalità
elettronica, assolve pienamente a qualsiasi
esigenza di controllo, fiscale e civilistica.
Attivando la protocollazione automatica di questi
documenti si otterrà una conservazione
immediata e la disponibilità in rete per la
registrazione da parte degli utenti o di
programmi adeguati di interpretazione.
Le contabili cartacee dovute ad operazioni di
sportello, seguiranno la strada della scansione e
andranno acompletare l'archivio. Trattandosi di
originali non unici, la scansione è sostitutiva a
tutti gli effetti del cartaceo che, completato il
procedimento, si può buttare.
Operazione
PROGRAMMA
BANCA
CONTABILE
PDF
COLLEGAMENTI
Contratti
Estratti
conto
Documenti
finanziari
Archivi accessori come quello dei contratti , delle
condizioni, della direzione, etc. possono fornire
ulteriori fonti di collegamenti. ad esempio può
essere comodo semplice e utile collegare tra loro
le fatture relative ad una operazione di leasing, il
contratto, gli addebiti, e perchè no, copia del
libretto del mezzo o delle specifiche tecniche o di
qualsiasi altro documento utile alla gestione della
operazione.
La raccolta dei documenti negli studi e nei centri servizi
Negli studi tributari e nei
centri servizi, è
particolarmente utile
attivare un "sistema di
raccolta dei documenti",
diversamente si rischia di
non sfruttare la possibilità
di conservare Fatture
elettroniche.
Si tratta di fornire un
accesso alle ditte clienti e
un metodo per trasmettere
le scansioni dei documenti
cartacei e i file di quelli
elettronici.
Ovvio che è rivolto a quelle
ditte clienti che hanno una
minima struttura
informatica, vale a dire un
pc, uno scanner o un
multifunzione e un
collegamento ad internet.
ArchiFile
Il cliente ha il compito di preparare i documenti,
che consiste nel memorizzare quelli ricevuti in
formato elettronico in una cartella e acquisire le
immagini di quelli cartacei DOPO aver applicato
l'etichetta progressiva che gli viene fornita dal
centro servizi.
Tramite un piccolo programma gratuito invia i file
al centro . I documenti cartacei vengono ordinati
in base alle etichette, quelli elettronici subiscono
il protocollo elettronico in base all'ordine di
arrivo.
DocFInder collegamento altri software
Il collegamento con la contabilità consente di
completare i campi di ricerca e se i programmi
dialogano correttamente di richiamare il
documento da record contabili
La scansione massiva dei documenti cartacei
Nei centri servizi si elaborano ancora molti
documenti cartacei e se non si adottano
metodologie di acquisizione veloce, il sistema di
conservazione dei documenti contabili diventa
pesante e scomodo da gestire.
L'etichettatura dei documenti con codici a barre
ha due scopi, il primo è quello di dividere i
documenti, il programma di elaborazione ogni
volta che trova l'etichetta considera quella come
una prima pagina di un nuovo documento.
Questo permette di inserire nello scanner una
serie di documenti anzichè uno per volta.
La seconda funzione delle etichette è quella di
fornire i dati di base per la codifica. Nella
etichetta normalmente viene indicato il codice
della ditta, il tipo documento , la serie e il numero
progressivo. Questi dati con l'aggiunta dell'anno
fiscale (impostato in partenza) creano la chiave
univoca di un record contabile. Che si tratti di
fatture, contabili bancarie costi poco importa,
sarà il codice del tipo documento a esplicitarlo.
La scansione massiva e la raccolta elettronica
insieme, possono ridurre notevolmente il traffico
di fogli di carta, ridurre i tempi di elaborazione,
aprire la strada al riconoscimento elettronico e
semplificare enormemente la conservazione .
ArchiScan scansione massiva
Integrazione con il software gestionale
L'integrazione può essere realizzata facilmente
con la creazione di chiavi univoche che
consentono ai programmi di dialogare e
aggiornarsi reciprocamente.
Con le funzioni di visualizzazione (DocFinder) dal
gestionale si richiama il documento archiviato, si
accede alle firme digitali, alle funzioni di
spedizione, ai fascicoli, ai documenti collegati e
alle annotazioni.
L'aggiornamento dei collegamenti è trasparente
per l'utente e immediato nel caso in cui si attivi la
digitalizzazione prima della registrazione. I
comandi per la visualizzazione dei documenti
possono essere inseriti nella prima nota, nei
partitari, nei movimenti commerciali.
La conferma delle registrazioni genera
l'aggiornamento dei dati di conservazione.
Conservazione sostitutiva
L'azienda o lo studio che arriva a gestire in
modalità digitale anche i documenti contabili ha
sicuramente compreso che il processo di
archiviazione non ha valore se non viene
confermato e validato dal processo di
conservazione. Per cui periodicamente e a
seconda delle esigenze fiscali e organizzative si
procederà al processo di consolidamento degli
archivi e alla generazione dei supporti sostitutivi.
DocFInder collegamento altri software
Per le fatture elettroniche di cui non si dispone di
una copia cartacea, il processo è quindicinale, per
gli altri documenti solo elettronici è almeno
annuale, per i documenti di cui si possiede copia
cartacea, la conversione in formato digitale può
essere svolta in qualsiasi momento ma la
distruzione del cartaceo è ammessa solo al
Firma
termine del processo di conservazione.
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Conservazione sostitutiva
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La normativa
L’applicabilità
I bolli informatici
La data certa
I formati di memorizzazione
Tempi di produzione
La data certa sui documenti
L’invio dell’impronta
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documenti del lavoro
Libro unico magnetico
Singola scrittura
Scadenza mensile e collegamento scritture
Gli altri documenti
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Stampe annuali dipendenti e ditte
Fascicolo ditta dipendente
Il protocollo
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